Kassasysteem voor horeca en detailhandel: menukaart, tafelplan, afrekenen, bonnen printen, RKSV-fiscalisering (Oostenrijkse fiscale beveiliging) en dagafsluiting. De kassa draait in de browser op pos.divinemind.ai/terminal, de backoffice op pos.divinemind.ai/business.
Van nul naar de eerste bon
De kortste weg van een leeg account naar de eerste afgerekende bestelling. Elke stap duurt een paar minuten; u heeft hiervoor geen extra apparaat nodig — een tablet of computer met browser is voldoende.
1 · Account en bedrijf
Registreer op divinemind.ai en voer de bedrijfsgegevens in — adres, btw-nummer en bankgegevens. Deze gegevens staan later op elke bon.
2 · Kassa activeren
Onder Instellingen → Mijn Modules bij het kassasysteem „Installatiemail verzenden“: De eerste kassa wordt aangemaakt, de activeringscode ontvangt u per e-mail. In de pakketten van € 749 en € 999 is de kassa zonder meerprijs inbegrepen — voor zoveel apparaten als u nodig heeft.
3 · Artikelen aanmaken en vrijgeven
Beheer artikelen zoals gewoonlijk in DivineMind en geef ze vrij voor de kassa. Voor het begin is een handvol voldoende — andere kunnen op elk moment worden toegevoegd.
4 · Kassa activeren
Maak in de backoffice een kassa aan; u ontvangt een activeringscode. Voer deze in op het apparaat — de kassa is hiermee definitief aan uw bedrijf gekoppeld.
5 · Fiscalisering instellen
Voeg de handtekeningeenheid toe en genereer de Startbeleg (openingsbon). Om te oefenen is er een demomodus die exact dezelfde bonnen genereert — maar dan zonder juridische geldigheid.
6 · Eerste bestelling afrekenen
Medewerkers aanmelden met pincode, artikelen selecteren, betaalmethode kiezen. De bon wordt ondertekend en afgedrukt; de dagafsluiting wordt door de kassa om 05:00 lokale tijd zelf uitgevoerd, op verzoek kunt u deze ook handmatig starten.
Kassa instellen
Kassa activeren
De kassa is in de pakketten van € 749 en € 999 gratis inbegrepen, zonder meerprijs per kassa. Onder Instellingen → Mijn Modules klikt u bij het kassasysteem op „Installatiemail verzenden“: De eerste kassa wordt aangemaakt en u ontvangt de activeringscode per e-mail.
Modus kiezen: Horeca of Detailhandel
Bij het configureren kiest u onder Instellingen een van de twee modi: Horeca (met plattegrond) of Detailhandel (zonder plattegrond). Bij Detailhandel wordt de plattegrond definitief uitgeschakeld en accepteert de kassa geen tafelbestellingen meer — deze werkt dan uitsluitend als toonbankverkoop. Binnen de Horeca schakelt u de plattegrond daarnaast afzonderlijk in of uit, bijvoorbeeld voor een café met uitsluitend toonbankverkoop.
Kassa aanmaken
Verdere kassa's maakt u aan onder Instellingen → Mijn Modules → Kassasysteem bij „Kassa's beheren“ (bijv. Balie 2, Terras), op verzoek met filiaal. Elke nieuwe kassa krijgt een activeringscode in de vorm K7MF-P2XR; „Nieuwe code“ vervangt deze, de oude is dan niet meer geldig.
Apparaat activeren
Open pos.divinemind.ai/terminal op het apparaat, meld u aan en voer de activeringscode in. Daarna blijft het apparaat verbonden en meldt het zich regelmatig als actief aan.
Veel artikelen via CSV of Excel
Selecteer onder Producten → „Nieuw product“ → „Bestandsimport“ de artikellijst (.csv of .xlsx). Importeer na de preview met het vinkje „Direct vrijgeven voor de kassa“: de artikelen zijn direct verkoopbaar aan de kassa en scanbaar via barcode. De kassacategorie wijst u daarna toe in de backoffice.
- Het aantal kassa's is niet beperkt. Een kassa die u niet meer nodig heeft, deactiveert u met „Buiten gebruik stellen“ en met „Opnieuw activeren“ zet u deze weer in gebruik. Deactiveren beëindigt geen kassaregister volgens RKSV — daarvoor is de eindbon.
- De webkassa draait op elk apparaat met browser — tablet, laptop of kassacomputer. Een app voor Android-kassa-apparaten (Sunmi) volgt met de volgende app-update.
- Onder Instellingen kiest u het bedrijfstype: horeca (met tafels) of detailhandel (verkoop over de toonbank). Deze keuze bepaalt welke functies er op de kassa worden getoond.
- De modus kan later worden gewijzigd. Als u overschakelt naar Detailhandel, verdwijnt de plattegrond uit de kassa; uw zones en tafels blijven opgeslagen en zijn na een terugkeer naar Horeca direct weer beschikbaar.
Artikelen voor de kassa
Er is precies één artikelbestand, en dat bevindt zich in DivineMind. Wat u daar beheert, verkoopt u aan de kassa — met dezelfde prijs, hetzelfde btw-tarief en dezelfde voorraad. In de kassa zelf maakt u geen artikelen aan.
Artikelen beheren in DivineMind
Zoals gebruikelijk onder producten: naam, prijs, btw-tarief, artikelnummer, barcode en voorraad. Deze gegevens gelden in gelijke mate voor offerte, factuur en kassa.
Vrijgeven voor de kassa
Zet bij het artikel de schakelaar voor de kassa aan en kies een kassacategorie. Alleen vrijgegeven artikelen verschijnen op de verkoopknoppen — uw voorraadartikel voor de werkplaats hoeft niet op de kassa te verschijnen.
Kassacategorie bepalen
De categorie bepaalt het btw-tarief als er bij het artikel geen is ingesteld, evenals de volgorde van de knoppen en de bonnenprinter: gerechten naar de keuken, drankjes naar de bar.
Varianten & extra's
Varianten zijn uitvoeringen van hetzelfde artikel (0,3 l / 0,5 l) met een eigen prijs of toeslag. Extra's worden toegevoegd (extra kaas, friet in plaats van salade) — met een maximumhoeveelheid en, indien nodig, als verplichte selectie. Beide beheert u in de kassa, omdat dit alleen daar voorkomt.
- Eén voorraad voor alles: als de kassa een artikel verkoopt, daalt dezelfde voorraad als bei een pakbon. Een annulering boekt dit terug. Diensten — zoals een reparatie-uur — worden niet afgeschreven.
- Prijswijziging op één plek: de nieuwe prijs in DivineMind geldt direct op elke kassa, zonder dubbel beheer.
- Als er bij het artikel geen btw-tarief is ingesteld, geldt het tarief van de kassacategorie. Voor echte nulprocentstarief-artikelen maakt u een categorie met 0 % aan.
- Artikelen die u niet meer verkoopt, verwijdert u van de kassa of stelt u op inactief. Oude bonnen blijven volledig leesbaar, omdat elk bewijs de naam en prijs op het moment van verkoop vastlegt.
Ruimtes & tafels
Dit gedeelte is van toepassing op de modus Horeca. In de detailhandel is er geen plattegrond — hoe de kassa daar werkt, leest u in het volgende gedeelte "Kassa in de handel".
- Eerst maakt u zones aan — restaurant, terras, Stüberl. Vervolgens de tafels per zone, met naam, zitplaatsen en vorm (rond, vierkant, langwerpig).
- In de plattegrond positioneert u de tafels zoals ze in de zaak staan. De kassa toont dezelfde plattegrond, zodat uw personeel de tafels herkent.
- Bezet of vrij: een tafel geldt als bezet zodra er een openstaande bestelling op loopt — de kassa toont hiervoor het bestelnummer en het actuele totaal. Tikken op de tafel opent de rekening.
- Een tafel met een openstaande bestelling kan niet worden verwijderd. Eerst afrekenen of annuleren, daarna verwijderen.
- In een detailhandelszaak schakelt u de plattegrond uit in de instellingen; de kassa werkt dan uitsluitend voor toonbankverkoop.
Tafelplattegrond ontwerpen
De tafelplattegrond is meer dan een lijst met tafels: u bootst uw gastenruimte na zoals deze er in werkelijkheid uitziet. Uw personeel herkent de ruimte dan meteen, in plaats van tafelnummers uit het hoofd te moeten leren. U vindt de plattegrond in de backoffice onder Restaurant → Tafels, weergave 'Layout'.
Starten met een sjabloon
Via 'Sjablonen' stelt u met één klik de plattegrond van een typisch bedrijf in — restaurant, café/bistro, bar/pub of terras. Het sjabloon bevat al muren, een bar, keuken, toilet en ingang. Het voegt alleen elementen toe en verwijdert nooit iets wat u al heeft ingericht.
Ruimte inrichten
De objecten zijn onderverdeeld in drie groepen: Gebouw (muur, raam, deur, ingang, trap, zuil, scheidingswand), Bedrijfsruimten (bar, toonbank, keuken, toilet, magazijn, buffet) en Inrichting (plant, tapijt, bank, haard, decoratie, belettering). Selecteer een object en klik vervolgens op de plattegrond. Muren, ramen en tapijten sleept u in plaats daarvan naar de gewenste grootte.
Tafels slepen
Nieuw aangemaakte tafels verschijnen eerst in de lijst 'Nog niet geplaatst'. Sleep ze naar hun plek in de ruimte. Met de blauwe handgrepen wijzigt u de grootte, en met 'Draaien' de oriëntatie in stappen van 15 graden.
Eigen plattegrond toevoegen
Als u een plattegrond van een architect of een getekende schets heeft, kunt u deze uploaden onder 'Plattegrond-afbeelding'. De afbeelding wordt vervaagd op de achtergrond weergegeven, zodat u uw tafels er direct op kunt positioneren.
- Zes tafelvormen: rond, vierkant, langwerpig, ovaal, booth en statafel. U kiest de vorm bij het aanmaken van de tafel of wijzigt deze achteraf op elk gewenst moment.
- Rondom elke tafel worden evenveel stoelen getekend als er zitplaatsen zijn ingesteld. Hierdoor ziet uw personeel in één oogopslag of een tafel groot genoeg is voor het gezelschap.
- „Uitlijnen op raster“ laat objecten vastklikken, zodat muren en tafels netjes op elkaar aansluiten. Voor precisiewerk schakelt u dit uit.
- De zoom loopt van 50 tot 160 procent — handig bij grote ruimtes met veel tafels.
- Elke zone heeft een eigen plattegrond. De zaal, het terras en de zijkamer richt u dus na elkaar in.
- Tafels verwijdert u in de lijstweergave, niet op de plattegrond — de plattegrond ordent de tafels alleen.
Tafels samenstellen en samenvoegen
Twee dingen die in de bediening vaak samen voorkomen, maar iets anders betekenen — de kassa houdt ze daarom uit elkaar. 'Samenstellen' heeft betrekking op het meubilair, 'samenvoegen' op de rekeningen.
Tafels samenstellen (het meubilair)
Komt er een grote groep, dan schuift u in de zaak meerdere tafels samen tot één grote tafel. Tik op de kassa op 'Tafels samenstellen', vervolgens op de betreffende tafels en bevestig uw keuze. In de plattegrond worden ze daarna door een kader omringd, met de naam en het totale aantal plaatsen — iedereen ziet direct welke tafels bij elkaar horen. Door op een samengestelde tafel te tikken, splitst u deze weer.
Tafels samenvoegen (rekeningen)
Als gasten van tafel wisselen of bij elkaar gaan zitten, tikt u op „Tafels samenvoegen“. Selecteer eerst de tafel met de openstaande bestelling en vervolgens de doeltafel. De kassa vraagt vervolgens of dit één enkele rekening moet worden of dat de bonnen gescheiden blijven.
- Een samengestelde tafel wordt vaak al klaargezet voordat het gezelschap überhaupt aanwezig is. Daarom is voor het samenvoegen geen openstaande bestelling vereist — het beschrijft alleen hoe de tafels staan opgesteld.
- Een samengestelde tafel kan alleen bestaan uit tafels uit dezelfde zone. Tafels uit het restaurantgedeelte en van het terras kunnen niet worden samengevoegd.
- Het splitsen van een samengevoegde tafel verandert niets aan de rekeningen. Openstaande bonnen blijven waar ze zijn.
- Bij het samenvoegen worden alleen onbetaalde bestellingen overgedragen. Reeds ondertekende bonnen blijven onaangeroerd — de bon blijft de bon.
Wie mag wat — kelners, zones, dienstwissel
In een groter bedrijf werken meerdere medewerkers tegelijkertijd op dezelfde kassa. Om te voorkomen dat iemand per ongeluk op een tafel van een ander boekt of een rekening van een ander afrekent, hoort elke tafel bij de kelner die deze heeft geopend.
Zones toewijzen
In de backoffice onder Personeel wijst u elke medewerker zijn of haar zones toe — bijvoorbeeld het terras voor de een, de zaal voor de ander. Wie geen toewijzing heeft, mag overal werken. De toewijzing wordt actief bij het openen van een tafel.
Meebestellen toestaan of blokkeren
In de instellingen bepaalt u of collega's extra bestellingen mogen opnemen op een tafel van iemand anders. Standaard is dit toegestaan — tijdens de middagdrukte is alle hulp welkom. Als u dit strenger wilt reguleren, schakelt u dit uit.
Dienst overdragen
Aan het einde van uw dienst opent u de tafelplattegrond en tikt u op „Dienstoverdracht“. Selecteer de collega die het overneemt — al uw openstaande tafels worden in één keer naar deze collega overgedragen. Deze is hiermee de hoofdgebruiker en mag ze afrekenen.
- Alleen de hoofdgebruiker van de tafel mag afrekenen. Dit is de medewerker die de tafel heeft geopend — of de persoon aan wie de tafel is overgedragen.
- Eigenaren en de bedrijfsleiding mogen alles: tafels van anderen boeken, afrekenen en diensten voor anderen overdragen.
- De verantwoordelijke kelner staat op de tafel op de plattegrond. U kunt de weergave onder 'Op de tafels tonen' ook uitschakelen.
- In de backoffice gelden deze blokkades niet — daar werkt de bedrijfsleiding, niet de bediening.
Keukenscherm
In plaats van papieren bonnen kan de keuken meelezen op een scherm. U opent dit in het menu onder 'Keukenscherm' — bij voorkeur op een apparaat dat permanent in de keuken staat. Het scherm wordt om de paar seconden automatisch bijgewerkt.
Bon lezen
Elke openstaande bestelling is een kaart: tafelnaam of 'bar', ter plaatse of om mee te nemen, alle items met aantal, varianten, extra's en de speciale wensen van de gast.
Itemstatus wijzigen
Tik op een gerecht wanneer u eraan begint — de status verandert in 'in bewerking'. Tik nogmaals om het op 'gereed' te zetten. De status van de gehele bestelling wordt automatisch bijgewerkt.
Volledige bon afronden
Als alles tegelijkertijd klaar is, volstaat een klik op 'Bestelling gereed' — de kaart verdwijnt van het scherm.
- De wachttijd staat op elke kaart en kleurt deze: vanaf tien minuten geel, vanaf twintig rood. Zo ziet de keukenleiding zonder te zoeken welke bon te lang openstaat.
- Het keukenscherm vervangt de bonnenprinters niet, maar vult deze aan. U kunt beide parallel gebruiken.
- De vermelding in het menu verschijnt alleen in de horecamodus.
Ter plaatse of meenemen
Gerechten om mee te nemen worden anders belast dan gerechten voor consumptie ter plaatse. Op de kassa schakelt u daarom bovenaan in het bestelgedeelte tussen 'Ter plaatse' en 'Meenemen' — de kassa berekent de bon vervolgens met het juiste btw-tarief.
Btw-tarief aan de categorie koppelen
Bij elke kassacategorie vindt u naast het normale btw-tarief het veld „Btw-tarief buitenhuis“. Als u dit leeg laat, wordt consumptie buitenhuis op dezelfde manier belast als consumptie ter plaatse.
Afzonderlijke artikelen afwijkend
Heeft een afzonderlijk artikel een ander tarief nodig dan de bijbehorende categorie, stel dit dan rechtstreeks bij het artikel in. Het artikel heeft voorrang op de categorie, en de categorie heeft voorrang op het tarief voor consumptie ter plaatse.
Omschakelen bij het afrekenen
Als een gast belt en een bestelling plaatst om mee te nemen, zet u de schakelaar vóór het invoeren op "Meenemen". Alle items op de bon worden berekend tegen het meeneemtarief, ook achteraf toegevoegde items.
Sinds 2026 geldt in Duitsland voor gerechten het verlaagde tarief — zowel ter plaatse als om mee te nemen. Het verschil blijft met name bij dranken bestaan. Daarnaast zijn er uitzonderingen in beide richtingen: kraanwater en bepaalde melkmixdranken vallen buiten de deur onder het verlaagde tarief, terwijl kreeft, oesters en slakken om mee te nemen juist volledig worden belast. Stem uw menu-items eenmalig af met uw belastingadviseur en voer de tarieven vervolgens in. De kassa rekent betrouwbaar met de gegevens die u invoert — het systeem kan deze indeling niet voor u bepalen.
Horeca-voorraad: fust/krat erin, portie eruit
U koopt een fust bier en verkoopt glazen. Om ervoor te zorgen dat de voorraad toch klopt, legt u eenmalig vast hoeveel een verkoopartikel verbruikt van het inkoopartikel — daarna rekent de kassa automatisch.
Verbruik vastleggen
Bij het kassa-artikel voert u in welk voorraadartikel in welke hoeveelheid wordt verbruikt — „Bier 0,3 l“ verbruikt 0,3 liter van het fustbier. Een verkoopartikel kan ook uit meerdere ingrediënten bestaan.
Fust/krat aanmaken
Voor elk voorraadartikel legt u uw verpakkingseenheden vast: fust 50 l, fust 30 l, krat 24. U markeert er één als standaard — hieraan wordt de restvoorraad later gemeten.
Goederenontvangst boeken
Wanneer de levering binnenkomt, boekt u deze in als verpakkingseenheden: „2 × fust 30 l“. De kassa rekent dit om naar de basiseenheid en schrijft 60 liter bij. Alternatief boekt u de basiseenheid direct in.
Restvoorraad inzien
De voorraad wordt weergegeven in de basiseenheid en in fusten/kratten: „32,5 l ≈ 0,65 fust“. Bewust met een circa-teken — een aangebroken fust is een schatting, geen exact getal.
- Niet elk verkoopartikel heeft een inkoopartikel nodig. Een glas kraanwater van € 0,50 heeft geen verbruik en geen voorraadkoppeling — er wordt simpelweg niets afgeschreven en er mislukt niets.
- Meerdere regels van hetzelfde voorraadartikel op één bon — een 0,3 l en een 0,5 l uit hetzelfde fust — resulteren in één enkele voorraadboeking in plaats van vele kleine.
- Bij een storno vraagt de kassa: moet het artikel worden teruggeboekt naar de voorraad, of was het bier al getapt? Alleen bij „terug naar voorraad“ wordt het verbruik ongedaan gemaakt.
- Als u een item verwijdert van een nooit betaalde bestelling die al is uitgeschonken, boekt u het verbruik toch af — de derving blijft zichtbaar.
- Diensten worden nooit afgeboekt. Een werkuur in de werkplaats heeft geen voorraad.
Gedeeltelijke storno
Soms gaat er slechts een deel van de bestelling retour — een verkeerd geserveerd gerecht of een glas dat is omgevallen. Hiervoor storneert u afzonderlijke items in plaats van de hele rekening. U vindt dit in de backoffice onder Bestellingen.
- U selecteert de artikelen en, bij een meervoudige hoeveelheid, hoeveel stuks er worden geretourneerd. Een reden is verplicht — deze wordt later op de bon vermeld.
- Voor elk artikel beantwoordt u de uitschenkvraag: terug naar de voorraad of verbruikt. Dit bepaalt of de voorraad weer toeneemt.
- Als de bestelling al was betaald, wordt er een afzonderlijke, ondertekende stornobon aangemaakt. De oorspronkelijke bon blijft volledig behouden — er wordt niets verwijderd.
- Het resterende bedrag wordt opnieuw berekend. Als u uiteindelijk alle artikelen storneert, krijgt de bestelling de status 'terugbetaald' en is de omzet weer nul.
Kassa in de handel
In de detailhandel, de groothandel en de werkplaats wordt er niet aan tafel besteld, maar aan de toonbank afgerekend. Hiervoor is er de modus Detailhandel: de plattegrond is uitgeschakeld, de kassa opent direct een lege bon en u voert de artikelen in via de barcode in plaats van via verkoopknoppen. Al het andere — prijzen, btw, fiscalisering, het afdrukken van bonnen en de dagafsluiting — werkt precies hetzelfde als in de horeca.
Modus op Detailhandel instellen
In de instellingen de modus Detailhandel selecteren. Hiermee is de plattegrond definitief uitgeschakeld: de kassa toont geen tafels meer en weigert bestellingen op een tafel. Er is alleen nog de lopende bon aan de toonbank.
Artikelen met barcode beheren
Bij het artikel in DivineMind de barcode (EAN) en het artikelnummer invoeren en het artikel vrijgeven voor de kassa. Zonder barcode werkt de verkoop nog steeds via de zoekfunctie en verkoopknoppen.
Scannen in plaats van typen
Met een handscanner de barcode scannen — het artikel belandt direct op de bon, een tweede scan verhoogt de hoeveelheid. Onbekende codes meldt de kassa direct, in plaats van ze stilzwijgend te negeren.
Afrekenen en voorraad afschrijven
Betaalmethode kiezen, bon afdrukken, klaar. Met de betaling daalt dezelfde voorraad als bij een pakbon — u ziet de afschrijving direct in het magazijn, zonder tweede boeking.
- Geen plattegrond, geen keukenbonnen: in de modus Detailhandel vervallen tafels, zones en het keukenscherm. Bonprinters en het afdrukken van bonnen blijven ongewijzigd.
- Kassacategorieën dienen in de handel als productgroepen — ze bepalen het belastingtarief en de volgorde van de verkoopknoppen voor artikelen zonder barcode (fruit, artikelen op gewicht, diensten).
- Retourneren en omruilen verloopt via de QR-code op de bon: De kassa maakt een eigen ondertekende retourbon aan, de oorspronkelijke bon blijft behouden en de teruggenomen goederen komen in de spervoorraad.
- In de werkplaats en het autobedrijf combineert u onderdelen en arbeidstijd op één bon. Onderdelen worden van de voorraad afgetrokken, diensten zoals een werkuur niet.
- In de groothandel rekent u via de kassa de afhaal- en contante verkoop af; de klassieke bestelling op rekening verloopt nog steeds via pakbon en factuur in DivineMind.
Afrekenen
Aanmelden met PIN
Elke medewerker meldt zich aan met een eigen pincode (4 tot 8 cijfers). Daarmee is elke bestelling aan een persoon toegewezen. De pincodes wijst u toe in het backoffice onder Personeel.
Bestelling invoeren
Tafel selecteren, categorie filteren of zoeken, artikel aantikken, varianten en extra's bevestigen, aantal en opmerking toevoegen (bijv. zonder ui). Artikelen met een barcode kunt u in plaats daarvan scannen — deze worden direct aan de bon toegevoegd.
Naar keuken en bar verzenden
Bij het verzenden wordt de bestelling opgeslagen und automatisch naar de juiste printers gestuurd. Als er al een bestelling op de tafel openstaat, vraagt de kassa of u deze wilt toevoegen of een tweede rekening wilt openen.
Betalen
Betaalmethode kiezen: contant of kaart. De kaart betaalt de gast aan uw eigen kaartterminal, de kassa boekt het bedrag — er is geen koppeling met de terminal. Bij contante betaling voert u het ontvangen bedrag in via het invoerveld of de snelle bedragen, het wisselgeld wordt weergegeven. Na de betaling is de tafel weer vrij.
- Bon splitsen: u kunt het bedrag over meerdere personen verdelen of afzonderlijke items selecteren und apart afrekenen. Beide rekeningen worden opnieuw berekend en afzonderlijk afgesloten.
- Korting: voorafgaand aan de betaling kan een bedrag in euro worden afgetrokken. De btw wordt naar verhouding mee verlaagd, de bon blijft correct.
- Fooi wordt gescheiden van de omzet geregistreerd. Dit wordt niet meegenomen in de belastinggrondslag en beïnvloedt de rapportage niet.
- Prijzen en btw worden door de server berekend, niet door het apparaat. Twee kassa's komen daardoor altijd op hetzelfde totaalbedrag uit, ook bij varianten, extra's und korting.
- Annulering: een bestelling kan met opgaaf van reden worden geannuleerd. Als deze al was betaald, ontstaat er een terugbetaling — de oorspronkelijke bon blijft behouden.
- U bepaalt in de instellingen welke betaalmethoden worden aangeboden; er moet minimaal één actief blijven.
- Keukenscherm: openstaande bestellingen worden op een eigen scherm getoond. De keuken zet elk item van "in behandeling" naar "gereed", waarna de status van de bestelling automatisch wordt bijgewerkt.
Bonnen & printers
Printers aanmaken
Onder printers registreert u elk apparaat: naam, type (bon, keuken, bar of ingebouwde printer) en aansluiting (netwerk met IP en poort, USB, Bluetooth). De papierbreedte stelt u in op basis van de rol.
Testafdruk maken
Een testafdruk controleert direct of de printer bereikbaar is — voordat de eerste gast aan tafel zit.
Categorieën toewijzen
In de printrouting wijst u aan elke printer de categorieën toe die deze moet afdrukken: gerechten naar de keuken, drankjes naar de bar. Een gemengde bestelling wordt hierdoor automatisch gesplitst.
Bon afdrukken
Na de betaling wordt de klantenbon afgedrukt: items inclusief extra's en opmerkingen, btw-specificatie per tarief, betaalmethode, bediening und de machineleesbare code van de fiscalisering als QR.
- Printopdrachten verlopen via een wachtrij. Als een printer momenteel niet bereikbaar is, wordt de opdracht herhaaldelijk geprobeerd in plaats van verworpen.
- U kunt een bon op elk gewenst moment opnieuw afdrukken of per e-mail naar de gast verzenden; daarnaast kan deze op het scherm worden geopend.
- De voettekst van de bon (bedankje, openingstijden, opmerking) voert u eenmalig in bij de instellingen.
RKSV & Fiscalisering
Kassa registreren
In de backoffice voert u de inloggegevens van uw handtekeningeenheid in — gebruiker, wachtwoord en deelnemersnummer. Het systeem wijst hiervoor een kassa-identificatienummer toe und slaat de inloggegevens versleuteld op. Met "Verbinding testen" controleert u deze direct.
Startbeleg (openingsbon) aanmaken
Voor de eerste echte omzet genereert u de Startbeleg (openingsbon). Deze opent de handtekeningketen en wordt per kassa exact één keer aangemaakt. Bewaar deze goed.
Dagelijkse werking
Elke betaalde bon wordt onmiddellijk ondertekend en aan de ketting toegevoegd. De omzetmeter loopt versleuteld mee, de machineleesbare code staat als QR op de bon. U kunt de ketting zelf controleren via Kassaregister met „Kette prüfen“.
- Noodprocedure: Als de signatuureenheid niet bereikbaar is, wordt de betaling toch afgerond en de bon als noodbon genoteerd. Zodra de signatuureenheid weer beschikbaar is, sluit een verzamelbon de noodsituatie af — de ketting blijft gesloten.
- Annuleringen worden als een eigen bontype gesigneerd; de omzetteller wordt dienovereenkomstig verrekend.
- DEP-Export (export van het gegevensregistratieprotocol): Voor de belastingdienst exporteert u het volledige dataregistratieprotocol — alle bonnen van de kassa in de voorgeschreven structuur, als bestand om te overhandigen.
- Demomodus: Voor training en demonstratie werkt de kassa met een gesimuleerde handtekening, maar met een identieke bonstructuur. Zo oefent u de volledige procedure zonder echte bonnen te genereren. Voor live-gebruik maakt u daarna een configuratie aan met uw echte inloggegevens.
Elke kassa heeft exact één handtekeningketen en de Startbeleg (openingsbon) wordt slechts eenmalig aangemaakt. Als u een apparaat vervangt, stelt u een nieuwe kassa in met een eigen Startbeleg — de oude blijft mit alle bonnen behouden en wordt niet verwijderd.
Offline blijven werken
- De kassa in de browser blijft kasseren wanneer het internet uitvalt: Bestellingen, nabewerkingen, kortingen, betalingen en annuleringen worden op het apparaat opgeslagen.
- Het afdrukken van bonnen via de ingebouwde printer blijft offline werken — de gast ontvangt de bon.
- Zodra de verbinding is hersteld, wordt de wachtrij in de oorspronkelijke volgorde overgedragen. Een offline aangemaakte bestelling und alle latere boekingen daarop horen bij elkaar en worden gezamenlijk overgenomen.
- De overdracht verloopt automatisch en wordt regelmatig herhaald; mislukte transacties worden opnieuw geprobeerd in plaats van dat ze verloren gaan.
- Bonnen die offline zijn aangemaakt, worden bij het alsnog indienen zonder dubbele boeking overgedragen en ondertekend met het werkelijke verkooptijdstip.
- De kassa geeft aan hoeveel transacties nog op overdracht wachten. Schakel een apparaat pas uit als de wachtrij leeg is.
Dagafsluiting & rapportages
Dagafsluiting: automatisch of handmatig
De dagafsluiting wordt door de kassa aan het einde van de handelsdag om 05:00 lokale tijd zelf uitgevoerd. U kunt deze in het backoffice ook handmatig starten. Deze omvat alle betaalde bestellingen sinds de laatste afsluiting en krijgt een doorlopend Z-nummer; op verzoek sluit u individuele kassa's afzonderlijk af.
Z-Bon (dagafsluitingsrapport) lezen
De Z-bon toont de totale omzet, de inbegrepen belasting, het aantal bonnen, de totalen per betaalmethode (bijv. contant en kaart) en de verdeling per belastingtarief — de basis voor kasafroom en boekhouding.
Analyseren
De rapportages tonen voor een vrij te kiezen periode de omzet, de gemiddelde bonwaarde, de omzet per dag en de meest verkochte artikelen — nuttig voor de personeelsplanning en het menubeheer.
- Als er in de periode geen betaalde bestellingen zijn, wordt er geen afsluiting gegenereerd — er ontstaan geen lege Z-Bons (lege dagafsluitingen).
- Fooi wordt apart vermeld en maakt geen deel uit van de omzet.
Richt de menukaart, tafels en printers in en doorloop een volledige dag in de demo-modus — inclusief het printen van bonnen en de dagafsluiting. Voer pas daarna de echte inloggegevens in en maak de Startbeleg (openingsbon) aan.