Verlag: Anzeigen, Mediadaten, Dispo, Advertorial, Pflichtstücke

Produkte › Magazin

• Produkte › Magazin: Name, Auflage, Erscheinungsweise, Format, Satzspiegel und Logo.
• Ausgaben: je Ausgabe Anzeigenschluss, Druckunterlagenschluss und Erscheinungstermin, dazu die Heftthemen.
• Formate für Print, Online und Beilage mit Preis, Zuschlag (z. B. Umschlagseite) und Rabatt für 6 und 12 Schaltungen bzw. Monate. Jedes Format wird automatisch ein Produkt.

Angebote › Magazin-Konfigurator · Agenturen

• Im Angebot „Magazin“ wählen: Kategorie, Ausgabe, Format und Thema. Ausgaben nach Anzeigenschluss sind markiert und lassen sich nur mit Hinweis buchen.
• Ausgabe, Format und Thema bleiben an der Position gespeichert. Malstaffel und Online-Rabatt kommen aus der Preisliste des Formats, Beilagen werden nach Tausend gerechnet.
• Agentur-Aufträge: Kunde = Agentur, Endkunde wählen; die AE-Provision der Agentur (z. B. 15 %) läuft durch die Kalkulation, der Endkunde steht auf dem Beleg (CRM › Agenturen).
• Österreich: 5 % Werbeabgabe auf Print und Beilagen vom Betrag nach AE-Provision, Umsatzsteuer auf Netto plus Werbeabgabe, Online frei.

Aufträge · Dispo je Ausgabe

• Nach der Annahme zeigt jede Anzeige ihren Unterlagen-Status (fehlt, erhalten, Datei da). Wege hinein: Upload-Link für Kunde oder Agentur, Mailanhang in DivineMail zuordnen, Knopf „Unterlagen erhalten“ — Details im Kapitel Produkte.
• Dispo je Ausgabe: alle Anzeigen mit Kunde/Agentur, Format, Platzierung, Thema, Unterlagen, Netto und Werbeabgabe; „PDF für Satz/Druckerei“ lädt die Liste im Premium-Layout herunter.

• Ist eine Anzeige ein bezahlter Beitrag im redaktionellen Stil, setzen Sie im Konfigurator „Als Advertorial markieren“ — oder nachträglich im Auftrag (Aufträge › Auftrag › Anzeigen & Druckunterlagen) bzw. in der Dispo.
• Auftrag, Dispo und Dispo-PDF zeigen dann „Entgeltliche Einschaltung“ mit dem Hinweis für das Land Ihrer Firma: Österreich § 26 MedienG („Anzeige“, „entgeltliche Einschaltung“ oder „Werbung“), Deutschland Landespressegesetz bzw. § 22 MStV („Anzeige“), dazu Hinweise für Großbritannien, USA und Kanada — jeweils mit Quelle und Stand.

• Die Dispo zeigt je Ausgabe, ob die Pflichtstücke abgeliefert sind, an wen sie gehen und bis wann (z. B. Österreich § 43 MedienG: Nationalbibliothek und Landesbibliotheken; Deutschland § 14 DNBG: 2 Stück binnen einer Woche).
• Nach dem Erscheinungstermin erinnert DivineMind einmal per Glocke/Push. Mit „Als abgeliefert vermerken“ halten Sie das Datum fest; der Vermerk lässt sich zurücknehmen.

DivineMail › Rechtsklick › Als Anzeigenbuchung prüfen · Anzeigenverkauf

• Schreibt eine Agentur „1/2 quer in 2/27, Thema Bad“, erkennt AIRIS Magazin, Ausgabe, Format, Thema, Anzahl und Endkunden — geprüft gegen Ihre Mediadaten. Nennt die Mail kein Magazin, entscheidet das Heftthema.
• Dazu rechnet AIRIS das Angebot wie der Konfigurator: AE-Provision der Agentur, Werbeabgabe und Umsatzsteuer, mit Anzeigenschluss in der Zeitzone Ihrer Firma.
• Eindeutig erkannt: „Angebot zur Freigabe vorschlagen“. Der Autonomie-Knopf für CRM entscheidet, ob Sie freigeben müssen. Nach der Freigabe liegen das Angebot und die Antwort an die Agentur als Entwürfe bereit — versendet wird nichts.
• Unklar (Anzeigenschluss vorbei, Format nicht in den Mediadaten, Absender nicht im CRM): AIRIS zeigt Rückfragen mit Auswahl; „Rückfrage als Entwurf“ legt eine Antwort mit den Fragen an.
• Neue Mails im Posteingang mit Buchungssignal prüft AIRIS alle 5 Minuten selbst; alle erkannten Buchungsmails stehen unter Anzeigenverkauf.
• Rückfrage statt Weiterrechnen: Ist der Anzeigenschluss der gewünschten Ausgabe vorbei oder die Ausgabe schon erschienen, fragt AIRIS nach („Anzeigenschluss … war am … — trotzdem anbieten?“). Steht das genannte Thema nicht im Themenplan der Ausgabe, nennt AIRIS die geplanten Themen und übernimmt das Thema nur als Wunsch; die Rückfrage-Antwort enthält diesen Hinweis.

Anzeigenverkauf

• Zu jedem Heftthema der kommenden Ausgaben schlägt AIRIS passende Inserenten aus dem CRM vor — mit Begründung: Branche passt, im Vorjahr gebucht, früher zu einem ähnlichen Thema gebucht, Stammkunde, Mitbewerber schon im Heft (nur für Sie sichtbar).
• Wer in der Ausgabe schon gebucht oder ein Angebot hat, fehlt in der Liste. Je besser die Branche an den Kontakten gepflegt ist, desto treffender die Vorschläge.
• „Kampagnen-Entwurf“ legt eine E-Mail-Kampagne nur für Kontakte mit Marketing-Einwilligung an. Prüfen und starten Sie sie in DivineMail › Kampagnen; Kontakte ohne Einwilligung sprechen Sie persönlich an.

Dispo je Ausgabe

• Preflight: Jede Druckunterlage (Büro, Upload-Link, Mailanhang) wird beim Eingang geprüft — Format gegen das gebuchte Maß aus den Formaten, 3 mm Beschnitt bei angeschnittenen Anzeigen, Bildauflösung (Ziel 300 dpi), Farbraum CMYK und eingebettete Schriften. Online-Werbemittel werden auf das Pixelmaß geprüft.
• Gibt es Fehler oder Hinweise, steht die Anzeige auf „Unterlage prüfen“. Klick auf den Status zeigt Prüfwerte und den Text für Kunde/Agentur; „Trotzdem übernehmen“ oder „An Kunden senden“. Auf dem Upload-Link sieht der Kunde das Ergebnis sofort.
• Die freundliche Formulierung des Prüfergebnisses schreibt AIRIS und kennzeichnet sie als KI-formuliert (EU-KI-Verordnung Art. 50). Die Prüfwerte selbst kommen aus der automatischen Prüfung, nicht aus der KI.
• Belegung je Heft (Dispo, unten): Umfang und Ziel-Anzeigenquote eintragen, je Anzeige die Seite (Zahl oder U2/U3/U4). Daraus: Anzeigenquote, Seiten frei bis zum Ziel, Seiten mit Restfläche, Anzeigen ohne Seite, Seitenraster. Keine Layout-Software — nur Seite und Fläche.
• Belegexemplare: E-Paper-Link eintragen oder Heft-PDF hochladen (privat). Ab dem Erscheinungstag schlägt AIRIS je Auftrag einen Beleg vor — PDF nur mit der Anzeigenseite oder der Link. Verschickt wird über den Autonomie-Knopf, sonst über die Freigabe. Empfänger lässt sich vorher ändern.
• AIRIS kennt die Belegung: Fragen wie „Wie viele Seiten sind in 2/27 noch frei?“ beantwortet AIRIS mit denselben Zahlen wie die Dispo (Umfang, Anzeigenquote, belegt, angeboten, frei bis zum Ziel).
• Belegexemplar Schritt für Schritt: Dispo › Ausgabe › E-Paper-Link oder Heft-PDF hinterlegen → nach dem Erscheinungstag steht je Auftrag ein Beleg-Vorschlag bereit → freigeben (bzw. Autonomie-Knopf) → der Kunde bzw. die Agentur bekommt nur die Seite mit seiner Anzeige oder den Link.
• KI-Kennzeichnung: Für Verlagstexte gehen keine Personennamen an die KI. Jeder AIRIS-Entwurf trägt den KI-Hinweis bzw. den Vermerk der verantwortlichen Person und die passenden Metadaten (EU-KI-Verordnung Art. 50) — Hinweis mit Fundstelle, keine Rechtsberatung.
• Verlagstext mit AIRIS: Artikel, Heftvorschau, Editorial, Pressetext oder Advertorial als Entwurf — immer mit sichtbarem KI-Hinweis und Metadaten. Wird eine redaktionell verantwortliche Person genannt, entfällt der sichtbare Hinweis (Art. 50 Abs. 4), die Metadaten bleiben. Auch im AIRIS-Chat: „Schreib einen Artikel über …“.

Buchverlag

• Titel anlegen, dann je Ausgabe (Hardcover, Taschenbuch, E-Book) die ISBN-13: von Hand (die Prüfziffer wird geprüft, ISBN-10 umgerechnet) oder aus Ihrem ISBN-Kontingent — DivineMind vergibt die nächste freie Nummer samt Prüfziffer und zeigt, wie viele noch frei sind.
• Ladenpreis je Land inkl. USt. Den USt-Satz tragen Sie selbst ein. Eine Preisänderung ist eine neue Zeile mit „gültig ab“ — der alte Preis bleibt im Verlauf. Für Deutschland und Österreich zeigt die Seite die Regeln der Buchpreisbindung (auch für E-Books); eine Aufhebung vor 18 Monaten (DE) bzw. 24 Monaten (AT) nimmt DivineMind nicht an.
• ONIX 3.0: „ONIX-Datei erzeugen“ prüft die Pflichtfelder (ISBN, Titel, Verlag, Format, Erscheinungstermin, Sprache, WGS-Warengruppe, Preis mit USt) und lädt die Datei herunter; Ausgaben mit Fehlern bleiben draußen und stehen mit Grund in der Liste. Die Datei laden Sie im VLB bzw. bei Ihrer Datenstelle hoch. Mit dem Export gelten neue Preise als gemeldet; „Nur Änderungen“ enthält nur geänderte Ausgaben.
• Autorenverträge: Autor/in (als Lieferant), Vertragsdatum, Vorschuss, Honorarstaffel je Format und Rechte. Das ist der Stamm — die Abrechnung als Honorar-Gutschrift macht DivineFinance. Das Häkchen „KSK-relevant“ markiert Honorare für die Künstlersozialabgabe (Verlage mit Sitz in Deutschland).
• Absatz: die CSV-Datei Ihres Auslieferers (Spalten ISBN/EAN und Menge, optional Kanal, Monat oder Von/Bis, Remission) erst prüfen, dann übernehmen. Ein erneuter Import desselben Zeitraums ersetzt die Zahlen. Einzelne Remissionen erfassen Sie am Titel; die Remissionsquote steht je Titel, Ausgabe und Kanal.
• Pflichtstücke: je Ausgabe die Stellen nach dem Recht Ihres Verlagssitzes (z. B. Österreichische Nationalbibliothek, Deutsche Nationalbibliothek) mit Frist. Nach Erscheinen erinnert DivineMind einmal per Glocke/Push; „Heute abgeliefert“ vermerkt die Ablieferung.

Buchverlag

• Im Autorenvertrag legen Sie fest: Abrechnung je Halbjahr oder Jahr, Staffel (Prozent vom Nettoladenpreis oder vom Verlagserlös, Stufen nach Exemplaren), Vorschuss und bei mehreren Autor/innen den Anteil. Für den Verlagserlös tragen Sie den durchschnittlichen Händlerrabatt ein.
• Gerechnet wird: Netto-Absatz = geliefert minus remittiert je Ausgabe und Kanal. Die Staffelstufen zählen den gesamten Absatz seit Erscheinen — wer im Zeitraum die Grenze überschreitet, bekommt ab dem Exemplar darüber den höheren Satz. Der Vorschuss wird höchstens bis zur Höhe des Honorars verrechnet, der Rest bleibt stehen.
• Umsatzsteuer: Pflegen Sie sie je Autor/in im Reiter „Honorare“ (Kleinunternehmer 0 %, sonst AT 10 % bzw. DE 7 % für urheberrechtliche Leistungen, oder ein eigener Satz). Ist sie nicht geklärt, entsteht keine Gutschrift — die Abrechnung zeigt „USt-Satz am Autor pflegen“.
• Nach Ende des Zeitraums legt DivineMind je Autor/in eine Vorschau an. Ihr Autonomie-Knopf entscheidet, ob sie zur Freigabe vorgelegt wird. Mit „Freigeben“ entsteht die Honorar-Gutschrift (HG-…) in DivineFinance; bezahlt wird erst nach der Freigabe dort. Je Autor/in und Zeitraum gibt es genau eine Gutschrift.
• Die Honorarabrechnung (Absatz je Titel, Remissionen, Staffel, Honorar, Vorschussstand) laden Sie als PDF herunter. Verschickt wird sie nur über den Autonomie-Knopf; in Demo-Firmen nur an Testadressen. AIRIS beantwortet Fragen wie „Wie steht der Vorschuss von …?“.
• Künstlersozialabgabe (Verlage mit Sitz in Deutschland): Buchverlag › Block „Künstlersozialabgabe“ zeigt je Jahr die Summe der Honorare laut DivineFinance für alle Autorenverträge mit Häkchen „KSK-relevant“ — als Bemessungsgrundlage für Ihre Meldung an die Künstlersozialkasse. Die Meldung selbst machen Sie bzw. Ihre Steuerberatung.
• Reverse Charge: Sitzt die Autorin/der Autor in einem anderen EU-Land und hat eine gültige UID-Nummer (Unternehmer/in), entsteht die Gutschrift mit 0 % und dem Vermerk über den Übergang der Steuerschuld — die Umsatzsteuer schuldet der Verlag. Ohne UID (Privatperson im Ausland) tragen Sie den Satz selbst ein.

Dashboard

• Das Dashboard eines Verlags zeigt den Umsatz je Magazin nach Woche, Monat, Quartal und Jahr, im Vergleich zur Vorperiode.
• Mit AIRIS fragen Sie im Chat nach Ihren Zahlen, z. B. welche Anzeigen einer Ausgabe noch Unterlagen brauchen, wie die Belegung steht oder wer gekündigt hat.

• Abo-Rechnungen: alle wiederkehrenden Rechnungen Ihres Verlags, auch die der Leser-Abos (DivineFinance). Pausen, Kündigungen und Sammelbezüge der Leser-Abos ändern die Abo-Rechnung nur so, wie es in „Leser-Abos“ eingestellt ist.
• Mail-Sequenzen: mehrstufige Mailfolgen, z. B. zum Nachfassen bei Inserenten nach der Themenplan-Akquise. Aufbau und Start stehen im Kapitel DivineMail unter „Kampagnen & Sequenzen“; werbliche Mails schicken Sie nur an Kontakte mit Einwilligung.
• Leser-Abos: bezahlte Newsletter, Digitalabo mit Paywall und E-Paper sowie Print-Abos stehen im eigenen Kapitel „Verlag: Leser-Abos & bezahlte Newsletter“.