Gostinstvo in hotelirstvo

• MHD / FEFO: Zaloga razvrščena po datumu izteka — odpišite ali naročite ponovno preko AIRIS-a.
• HACCP samokontrola: Beležite temperature hladilnikov/zamrzovalnikov; odstopanja se takoj označijo rdeče.
• Evidentiranje & Knjiga izmen: Zaposleni evidentirajo prihod/odhod po postaji — resnično sledenje časa.
• Žigosanje na lokaciji: Pod Evidenca časa lastniki, skrbniki in upravitelji v kartici »Žigosanje samo na lokaciji« vklopijo pravilo za vsako poslovalnico in določijo »Polmer v metrih«. Potem je žigosanje možno samo, če je mobilni telefon znotraj polmera – v aplikaciji in na spletu.

• Knjiga rezervacij: Dnevni pogled s časovnico pod Knjiga rezervacij — Mize × ura, klik na prosto polje ustvari rezervacijo (osebe, trajanje, miza samodejno ali fiksno).
• Mize in območja: pod „Upravljanje miz“ ustvarite mize s sedeži in jih neposredno dodelite območju (npr. jedilnica ali terasa) — nova območja ustvarite v istem pogovornem oknu.
• Želje gostov & alergije: prava polja pri rezervaciji in pri CRM-kontaktu — Opozorila o alergijah se v dnevnem pogledu prikažejo rdeče in se pri stalnih gostih samodejno prevzamejo.
• Potrditev gostu: Potrditve prek WhatsAppa neposredno iz knjige rezervacij še ni (sledi šele po odobritvi s strani Mete) – potrditev pošlje vaša ekipa sama.
• Telefonska rezervacija: Sprejmite klic in vnesite rezervacijo v knjigo rezervacij. Telefonsko sprejemanje klicev s strani umetne inteligence trenutno ni omogočeno.

• Pod Dogodki določite priložnost, termin, število oseb, prostor ali mize, meni iz vaših blagajniških artiklov (cena na osebo), paket pijač, potek in alergije.
• »Ustvari ponudbo« ustvari ponudbo kot premium PDF prek običajne funkcije ponudb. Po potrditvi »Potrdi« blokira mize v knjigi rezervacij — ob prekrivanju z drugo rezervacijo vas sistem opozori in ne shrani ničesar.
• Nato sledita avansni račun (npr. 30 %, prikazan po davčnih stopnjah) in končni račun z dejanskim številom oseb — avans se samodejno odšteje. Banketni list (PDF) je dokument za kuhinjo in strežbo.
• Kuhinja in ekipa prejmeta opomnik dva dni prej ter na dan dogodka ob 08:00 (lokalni čas vašega obrata) s podatki o številu oseb, meniju in alergijah.

• V Pekarna → »Nastavitve« določite, katera lokacija je pekarna, katere lokacije naročajo, do kdaj (rok za oddajo naročil za naslednji dan, lokalni čas vašega obrata) in s katero dostavno potjo se oskrbujejo. Za vsak artikel nastavite testo, pečico, čas peke in velikost pekača.
• Naročilo poslovalnice: Vsaka poslovalnica zjutraj vidi vnaprej izpolnjen predlog naročila in ga odda do roka za oddajo naročil — na blagajni pod »Poslovalnica« ali na spletu pod »Naročila poslovalnic«. Po tem lahko spreminja le še pekarna/vodstvo; takšni dodatki so označeni.
• Seznam peke: vsota vseh oddanih naročil poslovalnic plus prednaročila, združena po testu, pečici in času peke, s pekači — tudi kot PDF. »Knjiži kot pečeno« prenese blago v skladišče pekarne.
• Dostava: »Odhod« za vsako poslovalnico ustvari dobavnico (prenos v skladišču); poslovalnica potrdi prejem in vnese morebitna odstopanja z razlogom.
• Večerni odpisi/vračila: za vsak artikel, kaj je ostalo in kam gre (odpis, socialna trgovina, Too Good To Go, osebje, vračilo v pekarno) ter kdaj je bil artikel razprodan. Iz tega se izračuna stopnja odpisov po poslovalnici, artiklu in dnevu.
• Napoved: predlog računa popolnoma pregledno — enaki dnevi v tednu, trend, vreme, prazniki, čas razprodaje in varnostni pribitek iz vaše marže. »Prikaz izračuna« prikaže vsak korak; pregled za nazaj primerja napoved in dejansko stanje. AIRIS sme samodejno oddati le, če to omogočite z gumbom za avtonomijo.
• Prednastavitev za poslovalnico: V zavihku »Napoved« pod »Prednastavitev predloga naročila« izberete med »uravnoteženo« (čim manj vračil, ne da bi bili pogosteje razprodani) in »varčno« (še manj vračil, vendar pogosteje razprodani). Spodaj je navedeno, kako bi se vračila in razprodani izdelki obnesli z drugo prednastavitvijo v istem obdobju. Enako izbiro najdete v »Nastavitvah« v stolpcu »Predlog«; velja od naslednjega predloga naročila te poslovalnice.
• Prednaročila: torte in plošče s časom prevzema, poslovalnico in stranko iz CRM; predplačilo je običajen račun za predplačilo. Količina se na dan prevzema prikaže na seznamu peke, ekipa pa prejme opomnik ob 07:00.

• V vsaki mapi stika je zavihek »Varstvo podatkov«: vpogled po čl. 15 kot PDF in celovita kopija podatkov po čl. 20 kot datoteka JSON — z rezervacijami, klici, e-sporočili, računi in soglasji.
• Zahtevki se beležijo kot postopek z datumom prejema in rokom (1 mesec); lastniki in administratorji prejmejo opomnik 7 dni pred iztekom.
• Izbris po čl. 17: poskusni zagon najprej prikaže, kaj bo izbrisano, anonimizirano ali ohranjeno zaradi zakonske hrambe. Računi in blagajniški izpiski ostanejo nespremenjeni (psevdonimizirani); izbris lahko izvedejo le lastniki in administratorji, zapisnik o izbrisu je na voljo kot PDF.

• Izvoz revizije: pod HACCP kontrolni seznami v zavihku „Zgodovina“ prenesite celotno zgodovino kontrolnih seznamov kot CSV ali PDF za nadzor živil (obdobje izbirno, odstopanja označena).
• Povezava hladilnih naprav: Kontrolne točke temperature se lahko dodelijo napravam, vzdrževanim pod Hladilne naprave — Ime naprave se prikaže pri vnosu, v zgodovini in pri izvozu revizije.
• Pozabljeni pregledi: Vsako jutro ob 07:00 sistem preveri, katere kontrolne liste so odprte ali zapadle. Odgovorni prejmejo nalogo s številom odprtih in zapadlih pregledov ter obvestilo v zvoncu – za to vam ni treba ničesar vklopiti.

• Oba menijska elementa odpreta dokončano predlogo v urejevalniku potekov dela – nič še ne deluje. Preverite ime, sprožilec in korake, shranite z »Shrani« in nato aktivirajte potek dela. Z »Testiraj« ga lahko prej preizkusite (prej shranite).
• Potek dela za neudeležbo (Gastro › Potek dela za neudeležbo): Sprožilec »ročno« za kontakt, torej gosta. Korak 1 mu napiše prijazen opomin na današnjo rezervacijo s prošnjo za kratko potrditev (besedilo umetne inteligence), korak 2 počaka en dan, korak 3 vam sporoči »Preveri neudeležbo in po potrebi nadaljuj«.
• Naročila (Gastro › Naročila): Predloga »Sproži ponovno naročilo« s tedenskim urnikom v ponedeljek zjutraj (spremenljivo v sprožilcu). Sporoča »Preveri potrebo po naročilu – artikli pod minimalno zalogo« in ustvari nalogo »Sproži naročilo pri dobavitelju«, ki zapade naslednji dan. Samega naročila ne ustvari – to naredi dnevni predlog naročila v skladišču (glejte spodaj).
• E-pošta gostom se pošilja samodejno le v obsegu, ki ga omogoča vaš gumb za avtomatizacijo – sicer e-pošta čaka na vašo odobritev. Izvedene poteke si lahko ogledate pod Avtomatizacija › Izvedbe.

• V klepetu AIRIS: Pošljite račun kot fotografijo ali PDF, AIRIS vpraša »Ali naj to knjižim v skladišče?«. Ali AIRIS knjiži neposredno ali čaka na vašo odobritev, določa vaš gumb za avtonomijo za skladišče.
• Dnevni predlog naročila: Pod Samodejno ponovno naročanje sistem vsako jutro preveri aktivna pravila za ponovno naročanje in ustvari osnutek naročila za vsakega dobavitelja; lastniki, skrbniki in upravitelji so obveščeni. »Preveri zdaj« takoj začne preverjanje. Iztečene serije se ne štejejo kot zaloga. Ali je osnutek samo predlagan, predložen v odobritev ali poslan neposredno dobavitelju, odloča gumb za avtonomijo.

Pravila za ponovno naročanje, naročila in FEFO so podrobno opisana v poglavju Skladišče in zaloge.

Nastavitev, načrt miz, blagajniško poslovanje, kuhinjski zaslon in tiskalnik so podrobno opisani v poglavju DivinePOS — blagajniški sistem. Tukaj je opisano, kaj se doda v vsakdanjem gostinstvu.

• Več podjetij: Če imate več podjetij z blagajno, po prijavi na pos.divinemind.ai/firmenwahl izberite podjetje. Izbira ostane zapomnjena; kadar koli lahko preklopite v zaledju prek menija profila → »Zamenjaj podjetje«. Aktivna blagajna vsakega podjetja si zapomni napravo – pri preklopu nazaj zadostuje PIN.
• Napitnina: V dialogu za plačilo pod »Napitnina« izberite »Brez«, »Zaokroži« ali »Lasten znesek« – tudi pri »Deljenem plačilu« (gotovina in kartica). Napitnina ni promet in ni vključena v podpisan znesek. Pod Poročila »Promet na natakarja« prikazuje promet in napitnino na osebo; Z-bon izkazuje napitnino na natakarja, z »od tega negotovinsko, za izplačilo«. Kako izplačate negotovinsko napitnino (gotovina iz predala ali prek obračuna plač), se odločite sami – ne knjiži se samodejno.
• Odprt račun na pultu: Blagajna → gumb »Račun«, poiščite račun in zaračunajte z gotovino ali kartico. Znesek prihaja iz računa, nastane podpisan blagajniški račun, račun je nato plačan. V Z-bonu je plačilo v lastnem bloku »Plačila na račune« in se ne šteje drugič kot promet.
• Prikaz pripravljenosti za prevzem: Na kuhinjskem zaslonu gumb »Prevzem« odpre prikaz za stranke za zaslon na pultu – »V pripravi« in »Pripravljeno za prevzem« s številko prevzema, za s seboj in pult. Ko kuhinja sporoči, da je naročilo končano, se številka spremeni v »Pripravljeno za prevzem«.
• Dnevni zaključek: Z-bon se samodejno ustvari vsako jutro ob 05:00 po lokalnem času vašega podjetja za pretekli poslovni dan – s prometom po davčni stopnji in načinu plačila ter napitnino na natakarja. Ročni zaključek lahko še vedno sprožite; nobeno naročilo ne bo dvakrat prešteto.

• Kratice se pojavijo na blagajniški ploščici, na kuhinjskem bonu in na kuhinjskem zaslonu. Na računu za stranke, pri dodatkih in na spletnem meniju ni alergenov – za to je namenjena kartica alergenov.
• Marža na jed: Pod Poročila → zavihek »Marža na jed« blagajna neto izračuna iz recepta in zadnje nabavne cene – z vložkom blaga in deležem stroškov hrane na jed. Če sestavini manjka nabavna cena, je to navedeno pri jedi, namesto da bi si izmislili številko. Recepture vzdržujete pod Skladišče › Dodelitev.

• Vrednostni boni: Na blagajni gumb »Bon« → »Prodaj« ali »Preveri preostalo vrednost«. Koda je s QR kodo na računu in jo je mogoče unovčiti v kateri koli poslovalnici, tudi v več korakih – v dialogu za plačilo pod »Unovči bon«. Prodane in odprte bone si lahko ogledate v zaledju v zavihku »Boni«.
• V zavihku »Poročilo« si lahko ogledate člane, žige, nagrade in bone za vsako poslovalnico. Oglaševanje prek SMS-a ali WhatsAppa imetnikom kartic samo, če je gost ločeno privolil.

• Stran »Registrska blagajna (RKSV)« v zaledju blagajne pod Nastavitve: Status vsake blagajne, podatki za FinanzOnline, seznam računov, »DEP-izvoz« in »Preveri verigo«. Preverjanje nadzoruje podpise, številke računov, veriženje, števce prometa, začetni račun, izpade in QR kode. Vsaka blagajna ima svojo podpisno verigo.
• Ničelni, mesečni, letni in zaključni račun ustvarite na isti strani. Zaključni račun dokončno izključi blagajno iz obratovanja – tega ni mogoče razveljaviti.
• Izpad podpisne enote: Blagajna še naprej posluje; računi nosijo opombo »Sicherheitseinrichtung ausgefallen«. Ko je enota spet na voljo, se ustvari podpisan zbirni račun o izpadu. Na demo blagajni to prikažete z »Ausfall vorführen«.
• Nadaljujte z blagajniškim poslovanjem brez interneta – tudi v brskalniku: Če blagajna prikazuje »Offline bereit«, deluje naprej ob izpadu omrežja, tudi po ponovnem nalaganju strani. Naročila in plačila pristanejo v »Offline-Warteschlange« na tej napravi; gost prejme nadomestni račun brez QR kode (»KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG«).
• Ko se omrežje vrne, se postopki naknadno vnesejo v vrstnem redu vnosa – nikoli dvakrat – in podpišejo z opombo »Nacherfassung« in dejanskim časom prodaje. Z »Signierten Beleg für den Gast drucken« gost nato prejme svoj podpisan račun. Če naprava nima tiskalnika, blagajna sporoči, da mora naročilo ustno v kuhinjo – kuhinjski bon se ne ponatisne.

• Poslovanje s poslovalnicami: Blagajne, cene (v zaledju blagajne pod Izdelki, asortiman na poslovalnico) in blagajniško knjigo vodite za vsako poslovalnico. »Ketten-Cockpit« v zaledju blagajne primerja poslovalnice, vključno z zvestobo strank.
• Blagajniška knjiga (Gastro & Hotel › Blagajniška knjiga): Gotovina iz dnevnega zaključka se samodejno knjiži v blagajniško knjigo poslovalnice, s preverjeno hash verigo.
• DATEV: Pod Davčni svetovalec izvozite DATEV knjižni sveženj kot CSV datoteko – z blagajniškim izkupičkom, v Avstriji v kontnem načrtu SKR07, v Nemčiji SKR03 ali SKR04. Promet s karticami blagajne se knjiži kot denarni tranzit. To je datoteka, ne vmesnik.

• AIRIS odgovarja iz vaših lastnih podatkov, na primer: »Koliko prometa in napitnine ima danes vsak natakar?«, »Kdo ima danes službo?«, »Katere jedi so brez glutena?« ali »Koliko rogljičkov naj poslovalnica naroči jutri?« – z izračunom.
• AIRIS sme delovati (naročati, knjižiti, pošiljati) le v obsegu, ki ga dovoljuje vaš gumb za avtonomijo.

Vsa orodja za posamezno panogo so v poglavju Zmožnosti rešitve AIRIS po panogah — vsa orodja.

• Dodajte dobavitelja: Ročno vnesite dobavitelje hrane pod Dobavitelji.
• Dodajte zaposlenega: brez e-pošte → AIRIS-PIN, s katerim se zaposleni prijavi v aplikacijo.
• Prijava bolezni: Oddajte vlogo za odsotnost (bolezen) — takoj se prikaže na seznamu ekipe.
• Odobrite povpraševanja za naročila: Preverite in odobrite želje zaposlenih za naročila pod Povpraševanja za naročila — in s klikom na „Pošlji naročilo“ pošljite neposredno kot e-pošto dobavitelju (status se samodejno spremeni v „naročeno“).