VKI: dežurna služba, planerska tabla, vzdrževanje, zapisniki o preskusih, hladilna sredstva

• Servis & SHK › Intervencije: vse intervencije za nujne primere, popravila in vzdrževanje z vrsto dela, krajem in poštno številko, nujnostjo, rokom, monterjem, napravo in statusom. Filtri »Danes«, »Ta teden«, »Odprto«, »Opravljeno«, »Samo moje« in »Brez monterja«; iskanje najde kraj, poštno številko, stranko in vrsto dela. »Rok prekoračen« in »Nujna intervencija odprta« sta barvno označena.
• Klik odpre intervencijo: Stranka in kraj intervencije, naprava z »Doslej na tej napravi«, termin in monter (»Spremeni kraj intervencije / termin«), status alarma za nujno intervencijo, »Prijavi, da sem na poti« in »Obvesti stranko«, servisno poročilo in pod »Poročilo & račun« račun. Zgodovina prikazuje, kdo je kdaj kaj spremenil na intervenciji.

Nujna intervencija sproži alarm za dežurno službo v skladu z načrtom pripravljenosti (glejte zgoraj). Kdor pritisne »Prevzamem«, je takoj naveden kot monter na intervenciji in v svoji vrstici na razporeditveni tabli.

• Obveščanje stranke: tehnik v aplikaciji AIRIS označi »Na poti sem« s prihodom čez pribl. 15–60 minut. Stranka prejme e-pošto »Vaš tehnik je na poti — prihod ob pribl. …« (čas v časovnem pasu vašega podjetja). Ali se sporočilo pošlje samodejno, določa vaša nastavitev avtonomije; sicer ga pošlje tehnik ali pisarna z »Obvesti stranko zdaj«.
• Med intervencijo tehnik vidi zadnja opravljena dela in vgrajene dele na napravi ter kateri ustrezni deli so v njegovem vozilu. Pri iskanju materiala je ob vsakem artiklu prikazana zaloga v vozilu.
• Dodatek za nujne primere: pod Intervencije › Dodatek za nujne primere določite svoje cenovno pravilo — odstotek na delovni čas ali pavšal, nočni interval, sobota od, nedelje in prazniki. Račun iz servisnega poročila nato samodejno doda posebno postavko; merodajen je začetek intervencije (prevzem oz. »na poti«).
• Zjutraj so v dnevnem pregledu navedene vse nočne intervencije: kdaj prijavljeno, kdo je prevzel, kdaj zaključeno, katero poročilo — in račun, ki kot osnutek čaka na vašo odobritev.

• Monter danes dela v spletni aplikaciji airis.divinemind.ai/app: »Moje današnje intervencije« prikazuje njegove intervencije za dan. V intervenciji vidi napravo z »Doslej na tej napravi« (zadnja poročila in vgrajen material) in pod »V lastnem vozilu« ustrezne dele iz svojega skladišča vozil. Od tam prijavi »Sem na poti«, napiše servisno poročilo in pusti podpisati.
• Servisno vozilo v voznem parku: Ustvarite vozilo z registrsko tablico in voznikom; pregled prikazuje naslednji pregled po §57a (Avstrija) oz. tehnični pregled (Nemčija) in označi vozila, pri katerih je kmalu zapadel. Material v vozilu upravljate pod Skladišče vozil.

Pod Načrtovanje intervencij vidite svoje serviserje v vrsticah ter dan ali teden v stolpcih. Delovne naloge iz telefona, helpdeska in zapadla vzdrževanja povlečete na serviserja in čas — serviser nalog takoj prejme v aplikaciji.

• Barve: modra načrtovano, rumena na poti/na lokaciji (sporoči serviser v aplikaciji), vijolična čaka, zelena opravljeno, rdeča dežurna služba. Črtkana rdeča obroba pomeni konflikt, črtkana rumena pa opozorilo.
• Konflikti: odobrena ali zaprošena odsotnost, dva posega hkrati, koledarski dogodek, poštna številka zunaj območja, poseg zunaj delovnega časa brez pripravljenosti in prekratek čas počitka po nočnem posegu (pravilo glede na državo vašega podjetja, z virom in stanjem).
• Certifikat: Če serviser nima potrebnega dovoljenja ali je to poteklo (npr. plinsko dovoljenje), razporeditvena tabla dodelitve ne dovoli. Druge rdeče konflikte lahko zavestno potrdite; to se zabeleži pri posegu.
• Načrtovanje vzdrževanja: Če zapadlo vzdrževanje povlečete na tablo, se ustvari poseg z napravo in stranko ter zapre odprti opomnik stranke, da ne pride do podvojenega termina.
• Brez miške: Tapnite kartico, izberite serviserja, datum, uro in trajanje ter shranite. Načrtuje lahko vodstvo (lastnik, skrbnik, vodja); zaposleni vidijo tablo.
• Čas počitka po nočni intervenciji: Če tabla načrtuje nekoga prehitro po intervenciji izven delovnega časa, se prikaže opozorilo s pravilom vaše države podjetja – Avstrija 11 ur (AZG § 12), sicer v EU 11 ur (Direktiva o delovnem času 2003/88/EG člen 3), vsakokrat z virom in stanjem. To je opozorilo, ne pravno svetovanje; kolektivna pogodba in podjetniška pogodba imata prednost.

• Račune ustvarja pisarna s pravico »Pisanje financ«; monter gumba ne vidi.
• Za zasebne stranke v Nemčiji račun prikazuje stroške dela z DDV za § 35a EStG; stranke v Avstriji tega prikaza ne prejmejo.
• V dnevnem poročilu so nočna dežurna služba, račun, ki čaka na vašo odobritev, in zapadla vzdrževanja s povezavo do naprave.

Pod Naprave si lahko ogledate vse naprave vaših strank in zapadle vzdrževalne preglede. Nekaj tednov pred zapadlostjo stranka prejme opomnik s tremi prostimi termini vaših tehnikov na terenu; izbrani termin takoj postane delovni nalog.

• Opomnik: AIRIS pošlje opomnik le, če to omogoča gumb za avtonomijo agenta helpdeska – sicer pristane v odobritvi. Z »Opomni stranko« pošljete sami, »Preveri zdaj« pa takoj sproži postopek.
• Zaključek: Tehnik zaključi poročilo o servisu – s tem je vzdrževanje zabeleženo (kdo, kdaj) in naslednji termin se premakne za interval.
• Vzdrževalna pogodba: »Ustvari pogodbo« spremeni pogodbeno ceno naprave v naročniški račun (letno, četrtletno ali mesečno).
• Uvoz: Prevzem naprav in pogodb prek CSV – najprej preverite, nato uvozite; obstoječe naprave nikoli ne bodo prepisane.
• CSV-uvoz korak za korakom: Naprave › Zavihek »Uvoz« › Izberite datoteko › »Preveri« prikazuje vrstico za vrstico, kaj bi bilo prevzeto in kaj manjka – šele »… uvozi naprave« zapiše. Obstoječe naprave se nikoli ne prepišejo.
• Vzdrževalna pogodba: Na seznamu naprav oz. pri napravi »Ustvari pogodbo« – iz cene pogodbe nastane naročniški račun (»Vzdrževalna pogodba ustvarjena – naročniški račun … € od …«), ki ga vidite in spremenite pod Ponavljajoči. Naprave s pogodbo imajo oznako »Z vzdrževalno pogodbo«.
• AIRIS odgovori na vprašanje „Katera vzdrževanja so zapadla?“, navede naprave in na ukaz zabeleži opravljeno vzdrževanje — tudi kot monter v klepetu AIRIS v spletni aplikaciji.

Pod QR naprav natisnete nalepke za svoje naprave — 24 ali 10 na polo A4, tudi od določenega polja za načete pole. Med delovnim nalogom možnost »Natisni QR-nalepko« natisne nalepko točno za to napravo.

• Vaša stranka skenira nalepko na napravi. Stran prikazuje le ime vašega podjetja in vrsto naprave — brez imen, naslovov ali modela naprave.
• »Prijava motnje« takoj ustvari delovni nalog za pravo napravo (stranka in naslov iz vaših matičnih podatkov). Če je zahteva nujna in je vklopljen alarm za nujno službo, se obvesti dežurna služba. Druga prijava za isto napravo dopolni odprti delovni nalog.
• »Naročilo vzdrževanja« prikaže proste termine iz vzdrževalnega cikla; izbira ustvari delovni nalog s serviserjem in terminom. Pod »Zahteve prek nalepke« vidite vsa sporočila; »Nova koda« razveljavi izgubljene ali stare nalepke.

• Ustvarjanje strani za rezervacije: Koledar › Strani za rezervacijo › »Nova stran za rezervacijo«, npr. »Vzdrževanje peči« s 60 minutami, časovnim zamikom in vašimi termini. Stranka se naroči brez računa in vidi le proste termine.
• Opomnik cikla vzdrževanja vsebuje povezavo do strani za rezervacije. Katera stran je povezana, določite pod Naprave › »Nastavitve« › »Stran za rezervacijo v povezavi«; možnost »Samodejno« izbere stran z besedo »Wartung« v imenu.
• V istem zavihku nastavite, koliko »tednov pred zapadlostjo« se pošlje opomnik. Prek QR-nalepke se stranka naroči neposredno z »Rezerviraj vzdrževanje«.

Pod Protokoli pregledov — ali neposredno pri intervenciji in v servisnem poročilu — beležite zapisnike o pregledu z izmerjenimi vrednostmi. Vsaka izmerjena vrednost ima enoto in mejno vrednost; semafor takoj pokaže, ali je stanje ustrezno (zeleno), mejno (rumeno) ali neustrezno (rdeče).

• Predloge: tesnost plina (AT/DE), pregled ogrevanja za Dunaj, Spodnjo Avstrijo, Zgornjo Avstrijo in Štajersko, vzdrževanje ogrevanja DE, pregled toplotnih črpalk § 60a GEG, zagon, pitna voda in UK Gas Safety Record (CP12). Nastavi se tisto, kar ustreza državi vašega podjetja.
• Vsaka predloga navaja pravno podlago in stanje vira, ne pa celotnega besedila standarda. Mejne vrednosti so predlogi — prilagodite jih pod kontrolnimi seznami; zaključen zapisnik ohrani takratne vrednosti.
• Zaključek: podpis pregledovalca (obvezno) in po želji stranke. PDF v celostni podobi podjetja se shrani zasebno in se pošlje kot povezava stranki; naslednji pregled izhaja iz intervala.
• Na telefonu: V aplikaciji AIRIS monter izpolni zapisnik med intervencijo — z istimi polji in istim semaforjem.

Pod Hladilna sredstva — ali neposredno iz naloga — vnesete za vsako napravo enega ali več hladilnih krogov: hladilno sredstvo, količino polnjenja v kg, GWP in iz tega izračunane tone ekvivalenta CO₂. Interval pregledov se samodejno izračuna glede na državo vašega podjetja.

• EU/EGP (VO (EU) 2024/573): od 5 t CO₂e vsakih 12 mesecev, od 50 t vsakih 6, od 500 t vsake 3 mesece — s sistemom za zaznavanje puščanja dvakrat daljši interval. Hermetično zaprto pod 10 t: brez pregleda. ZK po britanski uredbi o F-plinih, Kanada po pravilih o halogeniranih ogljikovodikih (upoštevajte provincialno zakonodajo).
• ZDA (EPA Section 608 / AIM Act): ni fiksnega intervala — pri vsakem dopolnjevanju se preračuna stopnja puščanja; nad pragom (klimatizacija za udobje 10 %, komercialno hlajenje 20 %, industrijsko hlajenje 30 %) nastopi 30-dnevni rok za popravilo.
• Vnosi (polnjenje, dopolnjevanje, zajem, preverjanje tesnosti, popravilo puščanja, izločitev iz obratovanja) so možni le s tehnikom, ki ima na dan izvedbe veljaven certifikat za hladilna sredstva/F-pline ustrezne kategorije (Kadrovska mapa → Certifikati). Certifikat se shrani; vnosi se le pripenjajo.
• Pretekli ali zapadli pregledi so prikazani v dnevnem poročilu in na razporeditveni tabli pod »Za načrtovanje«. Poročilo za upravljavca (PDF v celostni grafični podobi podjetja, zasebno shranjeno) prikazuje pravilo, pravno podlago in stanje ter dnevnik zadnjih 5 let.

Pod Skladišče vozil nastavite skladišče za vsako servisno vozilo ter dodelite vozilo in monterja. Za vsak artikel določite minimalno in ciljno zalogo.

• Ko monter zaključi servisno poročilo, se material iz kataloga samodejno odknjiži iz njegovega vozila. Če v vozilu česa primanjkuje, se poknjiži iz glavnega skladišča; česar ni nikjer, je v poročilu označeno kot manjkajoča količina.
• Če artikel pade pod minimalno zalogo, se ustvari predlog za dopolnitev: preknjižba iz glavnega skladišča na ciljno zalogo, ostanek kot povpraševanje za naročilo. Ali AIRIS to ustvari samodejno, določa vaš gumb za avtonomijo; sicer predlog čaka na vašo odobritev.
• Ko je blago v vozilu, klik na »Blago je v vozilu — poknjiži« izvede preknjižbo. Monter vidi svoje vozilo v aplikaciji AIRIS pod Nalogi.

Pod Variante ponudb — ali med delovnim nalogom prek »Nova večvariatna ponudba« — primerjate dve ali tri opcije, npr. nova plinska peč, toplotna črpalka ali toplotna črpalka s toplo vodo. Postavke izberete iz kataloga (s ceno in vrsto stroška) ali jih vnesete prosto.

• Vsaka opcija postane samostojna ponudba z lastno številko; davčna stopnja in Reverse Charge za gradbene storitve se določita glede na državo vašega podjetja in stranko. Eno opcijo označite kot priporočilo.
• »Prikaži na tablici« odpre stran za stranko: stranka primerja cene, prednosti in storitve, izbere opcijo ter se podpiše s prstom. Povezavo lahko pošljete tudi po e-pošti.
• S podpisom se izbrana opcija sprejme in postane naročilo: potrditev naročila stranki, obvestilo vam, ostale opcije pa se označijo kot nadomeščene. Podpis in PDF »Naročilo — izbrana opcija« se shranita interno.

Če ponudba vsebuje toplotno črpalko, ogrevanje na drva ali pelete ali priključek na daljinsko ogrevanje, se pri urejanju ponudbe odpre zavihek »Preverjanje subvencij«. Pregled vseh tovrstnih ponudb in veljavnega pravilnika najdete na Subvencije.

• Programi: Avstrija — zvezna subvencija Kesseltausch (prej »Raus aus Öl und Gas«), Wien (Heizungsumstellung, MA 50) in Niederösterreich (Eigenheimsanierung); Nemčija — KfW 458 subvencija za ogrevanje z bonusom za hitrost in dohodkovnim bonusom. Odločilna je država stranke, brez naslova stranke pa država vašega podjetja; zvezna dežela se določi iz poštne številke in jo je mogoče spremeniti.
• Višina subvencije je vedno ocena z izračunom. Manjkajoče podatke (staro ogrevanje, lastna uporaba, dohodek, bivalna površina) zahteva zavihek; vsaka sprememba takoj ponovno preračuna vrednosti. Podatki, ki jih lahko ve le stranka, so navedeni pod »preveri stranka«.
• Roki: Pri KfW je treba vlogo oddati pred začetkom del, po sklenitvi pogodbe z odložnim pogojem — zavihek opozori, po želji pa ponudba natisne ta pogodbeni pogoj s predvidenim datumom izvedbe.
• Po shranitvi PDF ponudbe natisne oceno, roke, kontrolni seznam dokazil in vire. Račun k ponudbi vsebuje obvezne podatke agencije za subvencije (npr. naslov nepremičnine, upravičeni stroški, rok za oddajo vloge Wien).
• Vsako pravilo navaja vir in datum prevzema. Agencije za subvencije nenehno spreminjajo proračune in pogoje — navedeni podatki so strokovna raziskava in ne predstavljajo finančnega ali pravnega svetovanja. Ob prejemu subvencije KfW za isti ukrep ni mogoča davčna olajšava po § 35a EStG.

V razdelku Izdelki → Ustvari izdelek → »Veletrgovec« uvozite datoteke DATANORM svojega veletrgovca (različica 4 ali 5, posamično ali kot ZIP): artikle s cenikom, vaše skupine popustov, blagovne skupine in spremembe cen. Predogled najprej prikaže predvidene spremembe — podatki se zapišejo šele s klikom na »Uvozi zdaj«.

• Uvoz prepozna dvojnike na podlagi številke artikla veletrgovca, številke artikla v bazi in kode EAN. Nič se ne izbriše: če veletrgovec artikel umakne iz prodaje, se le njegov pogoj označi kot umaknjen.
• Vaša nabavna cena (NC) izhaja iz neto cene v datoteki ali iz cenika in skupine popustov. Prodajno ceno (PC) uvoz nastavi na cenik — pri poznejših spremembah cen le, če je niste sami spremenili. Po želji prodajne cene ostanejo nespremenjene.
• Datoteke s spremembami cen (DATPREIS) ustvarijo poročilo o cenah: kateri artikli se podražijo ali pocenijo, za koliko odstotkov, z možnostjo prenosa v formatu CSV.
• IDS-Connect: V naročilnih povpraševanjih shranite naslov IDS in prijavne podatke veletrgovca (šifrirano). Možnost »Sestavi v trgovini« odpre spletno trgovino s prijavo; »Prenesi v trgovino veletrgovca« tja pošlje naročilno povpraševanje kot košarico. Nazaj se vrnejo številke artiklov, količine in vaše neto cene — ob kliku na »Naroči« v trgovini se povpraševanje označi kot naročeno.
• Za preizkušanje je na voljo testna trgovina (simulator) — to ni pravi veletrgovec. Predstavitvena podjetja lahko uporabljajo samo testno trgovino.

Večja naročila, kot so prenova kopalnice ali menjava ogrevanja, izvedete z gradbenimi funkcijami: gradbišče pod Gradbišča z ekipo, urami, materialom in gradbenim dnevnikom, poročilo o režiji s podpisom, izmera z vmesnimi in končnimi računi v gradbeni ponudbi. Pot intervencije (servisno poročilo → račun) ostane za servis in vzdrževanje. Na poglavje Gradnja