Upravljanje nepremičnin: najemnina, etažna lastnina, obračun, merilne storitve, zbor

Odprite upravljanje nepremičnin

Odprite „Vse aplikacije“ in izberite „Upravljanje nepremičnin“. Pregled prikazuje vse nepremičnine s številom enot, oddanih in praznih enot; zgoraj filtrirate po Avstriji ali Nemčiji.

Ustvarite nepremičnino

Kliknite na „Ustvari nepremičnino“. Čarovnik zaporedoma povpraša po matičnih podatkih in državi, zgradbi z njenimi pravnimi značilnostmi (npr. datum gradbenega dovoljenja ali subvencije), enotah in računih. Država določa, katero pravo velja kasneje.

Ustvarite enote v seriji

V koraku „Enote“ ustvarite veliko enot naenkrat, na primer enote 1 do 24, s skupno vrsto uporabe in površino. Posamezne enote lahko nato spremenite v njihovi datoteki; površina je verzija z datumom veljavnosti.

Zabeležite lastništvo in deleže

Na zavihku „Lastniki“ vnesete lastnike z njihovim deležem. Pri lastništvu stanovanj v Avstriji vnesete uporabne vrednosti iz cenitve uporabne vrednosti, v Nemčiji pa solastniške deleže in skupnostni red. Vsota se preveri.

Ustvarite najemno razmerje

Pod „Uporabniška razmerja“ kliknite na „Novo“. Čarovnik vas vodi skozi enoto, pogodbo in časovno omejitev, najemnike iz vaših stikov, sestavne dele najemnine z DDV na vrstico, varščino in prilagoditev najemnine (valorizacija, indeksna ali stopenjska najemnina) ter pravne značilnosti.

Preverite pravno klasifikacijo

V zadnjem koraku vidite, katero najemno pravo velja – korak za korakom utemeljeno, z referenco in povezavo do besedila zakona. Če manjkajo podatki, je klasifikacija „nedoločena“ in manjkajoča polja so povezana kot seznam. Klasifikacija se shrani z najemnim razmerjem.

Potrdite ali preglasite klasifikacijo

V datoteki najemnega razmerja lahko ponovno izračunate, potrdite ali preglasite klasifikacijo z utemeljitvijo vsaj 20 znakov. Vsaka različica ostane vidna v zgodovini.

Začetna stran »Moje nepremičnine danes«

Po prijavi se odpre »Moje nepremičnine danes«. Vidite, kaj je danes na vrsti v vaših nepremičninah: nujni primeri, zapadli pregledi, roki, zaostanki in nova sporočila iz mape stranke. Zgoraj »Nepremičnine«, »Škode« in »Uvoz bančnega izpiska« vodijo neposredno naprej.

Nepremičnine, za katere ste odgovorni

Kartice prikazujejo nepremičnine, za katere ste odgovorni, vsaka z lučko. Če vam še ni dodeljena nobena nepremičnina, vidite vse nepremičnine. »Prikaži vse« odpre celoten seznam pod »Objekt & Pisarna«.

Objekt & Pisarna

V meniju »Objekt & Pisarna« sta ista dnevna lista in pod njo vnosi iz mape stranke (škoda, stanje števca, povratna informacija obrtnika). Zgoraj »Škode« in »Pregledi & Roki« vodijo naprej; lastniki in administratorji vidijo dodatno »Nastavitve«.

Nastavitve vaše uprave

Pod »Nastavitve« lastniki in administratorji določijo odzivne čase, predhodne roke in omejitve – ločeno od zakonskih rokov: na primer »Štiri oči odobritev od (€, neto)« za naročila, »Roki dodatno kot termin v koledarju« in podjetniški nabiralnik za pošiljanje e-pošte. Nikoli se ne pošlje samodejno, vedno šele po odobritvi.

Odpri zavihek »Obračun«

Odprite nepremičnino in izberite zavihek »Obračun«. Pregled prikazuje odprte stroške, manjkajoče odčitke, roke s semaforjem in zapadle prilagoditve.

Določite kroge in ključe

Pod »Krogi & ključi« »Predlagaj kroge« ustvari krog obratovalnih stroškov, pri centralni oskrbi dodatno ogrevanje/toplo vodo, pri dvigalu ali pralnici pa lasten krog. Odstopajoči razdelilni ključ potrebuje pravno podlago in dokazilo; veljavnost določijo lastniki ali administratorji. Pri ogrevalnem krogu vnesite podatke za obračun stroškov ogrevanja (Avstrija: ločitev ogrevanja/tople vode, dogovor o deležu porabe; Nemčija: metoda tople vode, vrsta stavbe CO2). Vrste stroškov, ki jih je mogoče prenesti le z dokazano predpostavko, odkljukajte pri krogu, takoj ko je dokazilo na voljo.

Dodeli stroške

Pod »Stroški« so vhodni računi z razlogom zadetka (stroškovno mesto, dobavitelj, merilno mesto, naslov). »Dodeli« razdeli račun na krog in vrsto stroškov, po potrebi v več delov. Odločbe, lastne storitve in prihodke zabeležite z dokazilom.

Odčitajte števce

Pod »Števci« zabeležite stanje ob koncu obdobja – na mobilnem telefonu preko »Odčitavanje na mobilnem telefonu« s fotografijo – ali uvozite datoteko merilne službe. Popravek ustvari novo vrstico z razlogom.

Ustvari obračun

»Nov obračun« odpre pomočnika. Izberite obdobje in obseg: v Avstriji ločeno obratovalni stroški in stroški ogrevanja, v Nemčiji skupni obračun.

Preveri in izračunaj

V koraku »Preveri« pritisnite »Izračunaj«. Vidite postavke, posamezne obračune z razčlenitvijo DDV in predogled v PDF. Klik na blokator vas popelje do ustreznega koraka.

Določitev

Lastniki ali administratorji določijo obračun. Prejme številko dokazila in je nato nespremenljiv; napake se popravijo z dopolnitvijo kot novo različico.

Pošlji in zabeleži dostop

V Avstriji izobesite obračun obratovalnih stroškov in zabeležite datum objave. V Nemčiji zabeležite dostop za vsakega najemnika – to določa zapadlost in rok za ugovore.

Knjiži

»Knjiži« zapiše doplačila kot predpis in dobroimetja kot dobropis na najemnikov račun. Odprta predplačila obdobja se v Nemčiji izknjižijo; prazna stanovanja se samo izkažejo.

Nova predplačila

V zadnjem koraku se iz rezultatov oblikujejo predlogi za nova predplačila – z dopisom in prenosom v najemnino.

Odprite predpisovanje

Odprite nepremičnino, zavihek »Denar / Seznam saldov«, in kliknite na »Predpisovanje«. Izberite mesec, nepremičnino in kaj se predpisuje. Najemnina prihaja iz sestavin najemnine, predplačila WEG iz določenega načrta predplačil; če zapadlost pade na soboto ali praznik, se prestavi na naslednji delovni dan.

Preverite predogled (poskusni zagon)

»Izračunaj predogled« ne knjiži ničesar. Vidite, kaj se bo knjižilo, kaj je blokirano (z manjkajočimi podatki) in kaj se bo preskočilo. Če se je od predogleda kaj spremenilo, sistem ne knjiži ničesar in zahteva nov predogled.

Knjiženje

»Knjiži zdaj« dodeli številke dokumentov in knjiži na račune najemnikov oz. lastnikov; najemniški račun nastane ob prvem knjiženju. Drugi zagon za isti mesec ne knjiži ničesar dvakrat. Knjižijo lahko lastniki, administratorji in managerji.

Storniranje namesto prepisovanja

Napačno predpisovanje prekličete z »Storniraj« s protiknjižbo – nikoli se ne prepiše; že poravnani zneski ostanejo kot dobroimetje. Plačila poravnavajo po zakonu: Avstrija § 1415/§ 1416 ABGB, Nemčija §§ 366, 367 BGB. Seznam saldov v zavihku »Denar / Seznam saldov« prikazuje dolg, dobroimetje in saldo za vsak račun; klik odpre izpisek računa.

Zagon opominjanja

V meniju »Opominjanje« izberete nepremičnino in datum preseka. »Predogled« izračuna za vsak račun naslednjo stopnjo opomina z blokadami, roki in obrestmi; »Ustvari predloge« ustvari predloge opominov za pregled.

Zamudne obresti in stroški opominjanja

Pri odobritvi izberete, ali se »Knjiži zamudne obresti do datuma preseka« in »Knjiži stroške opominjanja« vključita. Začasna obdobja (osnovna obrestna mera še ni objavljena) se ne knjižijo; stroški opominjanja samo, če so dogovorjeni oz. dovoljeni.

Odobritev in pošiljanje

»Odobri« dodeli opominu številko dokumenta – pri tem se nič ne pošlje. »Pošlji« ga pošlje »Pošlji po e-pošti« kot PDF; pošto, priporočeno pošto ali osebno izročitev uredite sami in jo zabeležite z »Zabeleži kot poslano«. Nato z »Zabeleži prejem« zabeležite dan prejema in po potrebi priložite dokazilo (npr. povratnico).

Razlog za odpoved samo kot obvestilo

Opomin prikazuje, ali in od kdaj lahko obstaja razlog za odpoved zaradi zamude pri plačilu (Nemčija § 543 BGB, Avstrija § 30 MRG). To je samo obvestilo: sistem nikoli ne sproži odpovedi – o tem odloča uprava.

Ustvarite SEPA mandat

Pod »SEPA direktna bremenitev« (tudi v zavihku »Denar / Seznam saldov«) izberete nepremičnino. Potrebuje aktiven račun z IBAN-om in ID-jem upnika imetnika računa. »Ustvari mandat« zabeleži mandat za vsak osebni račun – osnovna direktna bremenitev (CORE) ali poslovna direktna bremenitev (B2B) – s skenom podpisanega mandata.

Ustvarite zagon direktne bremenitve

»Nov zagon direktne bremenitve« vključi knjižena predpisovanja z načinom plačila direktna bremenitev in aktivnim mandatom; »Ustvari zagon« ga ustvari. Če termin ni več dosegljiv, ga prestavite z »Spremeni datum«; »Zavrzi zagon« ponovno sprosti predpisovanja.

Bančna datoteka (pain.008) in oddaja

»Ustvari datoteko« ustvari datoteko SEPA direktne bremenitve (pain.008) za prenos. Oddajo opravite v spletnem bančništvu in jo nato prijavite z »Prijavi kot oddano«.

Bančni klic (EBICS)

Če je za podjetje vzpostavljena povezava EBICS (Prejeti računi → Nastavitve → Bančni klic), bančni izpiski računov objektov prispejo samodejno vsak dan. Pristanejo samo v upravljanju nepremičnin, nikoli v bančništvu podjetja – denar najemnikov in lastnikov je fiduciarni denar.

Uvoz bančnega izpiska kot datoteke

Brez EBICS odprete »Bančni izpisek & Prejeta plačila« in z »Uvozi bančni izpisek« uvozite datoteko vaše banke (CAMT.053 ali MT940). IBAN določa objektni račun; drugi uvoz istega izpiska ne knjiži ničesar dvakrat.

Dodeljevanje plačil

Pod „Bančni izpisek & Prejeta plačila“ je za vsako plačilo predlog s semaforjem: referenca plačila, znana IBAN (tudi pri delnem, prekomernem ali skupnem plačilu) ali ime plačnika. Če namen uporabe navaja drug račun, račun IBAN ni predlagan. Samodejno se knjiži samo enolično – in samo, če to dovoljuje nastavitev avtonomije.

Upoštevajte opombe

Referenca druge nepremičnine, zaprtega računa ali „Varščina“ na računu objekta se nikoli ne knjiži kot najemnina – opomba pove, kaj je treba storiti (povratno nakazilo ali preknjižba na varščinski račun).

Povlecite bančni izpisek v klepet AIRIS

Datoteko izpiska lahko povlečete tudi v klepet AIRIS. AIRIS jo prebere in sporoči račun, obdobje in gibanja; enolične postavke se knjižijo šele po vašem »Da, knjiži«, ostalo pa ostane pod »Bančni izpisek & Prejeta plačila« za ročno dodelitev. Drugi uvoz ne knjiži ničesar dvakrat. Podatki izpiska (imena, IBAN, namen plačila) se pri tem ne posredujejo nobenemu jezikovnemu modelu.

Predlagaj nakazilo

Pod „Odhodna plačila“ so odprti računi dobaviteljev, dobroimetja in varščine prekinjenih pogodb. „Predlog“ ustvari nakazilo z računa objekta nepremičnine – denar še ne teče.

Odobri (štiri oči)

Odobrijo lahko lastniki in administratorji. Nad mejo pristojnosti pogodbe o upravljanju (brez vrednosti: 1.000 €) morata odobriti dve različni osebi; plačila na račun uprave vedno.

Bančna datoteka ali EBICS

„Ustvari bančno datoteko“ ustvari datoteko SEPA nakazila (pain.001) za vsak račun objekta. Naložite jo v bančništvo in to zabeležite – ali jo predložite neposredno prek povezave EBICS.

Izvedba in knjiženje

Če nakazilo prispe v naslednjem bančnem izpisku, je označeno kot „izvedeno“. „Knjiženje“ zabeleži plačilo stroškov, izplačilo dobroimetja ali vračilo varščine. Sporočeno je vrnjeno nakazilo.

Odpri zapadle prilagoditve

Na zavihku »Obračun« pod »Valorizacija« (Avstrija) oziroma »Indeks & stopnja« (Nemčija) so pogodbe z zapadlo prilagoditvijo, z indeksom in obdobjem blokade.

Izračunaj

»Izračunaj« ustvari protokol: stari in novi indeks z virom in različico, sprememba, zgornja meja, zaokrožitev in datum učinkovanja.

Odobri in napiši

Po odobritvi s strani lastnikov ali administratorjev je dopis na voljo v PDF obliki.

Pošiljanje in dostop

Pošljite dopis in zabeležite dostop. Učinek se ponovno izračuna z dostopom; v Nemčiji pomočnik prikazuje letno blokado indeksne najemnine.

Prevzemi

»Prevzemi« zaključi dosedanji znesek in ustvari nov del najemnine. Predpis ga uporablja od naslednjega obdobja.

Priprava povišanja najemnine (Nemčija)

V pogodbeni dokumentaciji zavihek »Povišanja« odpre pomočnika »Priprava povišanja najemnine (§ 558 BGB)«: izhodišče, blokada in čakalna doba, utemeljitev z najemno tabelo, izvedenskim mnenjem ali primerljivimi stanovanji, zgornja meja, nova najemnina in preverjanje. Izračun se izvede v motorju; vsaka številka ima pot izračuna.

Odobrite, pošljite, zabeležite prejem

Lastniki ali administratorji odobrijo dopis — referenčna številka in status se zamrzneta. DivineMind ne pošilja ničesar sam: naložite PDF, pošljite, zabeležite pošiljanje in zabeležite prejem. Šele s prejemom začnejo teči roki za soglasje in tožbo.

Odgovor in prevzem

Zabeležite soglasje (tudi delno ali s plačilom), zavrnitev, tožbo in sodbo. »Prevzem v najemnino« konča prejšnji znesek dan prej in določi novega od datuma veljavnosti; doplačila za modernizacijo so prikazana kot samostojna vrstica.

Modernizacija in zavora najemnin

Zavihek »Modernizacija« nepremičnine vodi od projekta preko napovedi in zaključka do povišanja za vsakega najemnika. V enoti zavihek »Najemnina« preverja dovoljeno najemnino pri novi oddaji in pripravi informacije pred izjavo o pogodbi.

Avstrija: določitev najemnine in obračun glavne najemnine

V zavihku »Najemnina« enote nastane zgornja meja po § 16 MRG (referenčna vrednost ali kategorija) z dodatki in odtegljaji, lokacijo, časovno omejitvijo in dokazilom, kot PDF. Povišanje § 45, vstop § 46, § 46a, § 12a in sanacija § 16 odst. 10 se začnejo v zavihku »Povišanja« pogodbe; obračun glavne najemnine po § 20 MRG nastane v zavihku »Glavna najemnina« nepremičnine, prav tako kot PDF.

Roki in najemne tabele

Pod »Najemnina in prevzem« so vsi roki z semaforjem in najemne tabele (vedno z virom). Začetna stran prikazuje odprte postopke, roke, opomine in manjkajoče podlage, kot so stanje območja ali nove referenčne vrednosti.

Prenos podatkov

Pod »Prevzem podatkov« naložite Excelovo predlogo, naložite izpolnjeno datoteko, dodelite stolpce in zaženete poskusni zagon. Ta ne knjiži ničesar in prikaže seznam napak za vsako vrstico. Po uskladitvi oseb in kontrolnih vsot lastniki ali administratorji prevzamejo serijo, jo preverijo v produktu in potrdijo salde.

Odpri upravljanje WEG

Prek menija »Upravljanje WEG« ali zavihka »WEG« nepremičnine z etažno lastnino. Zgoraj so odprti roki vseh hiš s semaforjem, spodaj pa podzavihki Pregled, Gospodarski načrt, Letni obračun, Rezerva, Zbori, Sklepi in Upravljanje.

Gospodarski načrt oz. napoved

Asistent vas vodi skozi obdobje, postavke, ključ za razdelitev, podatke, posamezne načrte za vsako enoto in določitev. Predplačila se nato predpišejo prek denarnega toka.

Sklic zbora

Pod »Sestanki« določite datum, kraj ali spletno sobo in dnevni red. Vabilo se zabeleži z načinom dostave in roki za vsakega lastnika in se pošlje šele s pritiskom na gumb. Spletni udeleženci pridejo preko čakalnice DivineMeet; posnetka ni. Zapisnik je možen le s soglasjem vseh prisotnih (glej »Sestanek v živo«).

Glasovanje in zapisnik

Vodenje zbora zajema prisotnost in pooblastila ter glasove za vsako točko dnevnega reda. Rezultat se določi z izračunom po zakonodaji države. Sledijo zapisnik, podpisi in – v Nemčiji – zbirka sklepov.

Sklep v obtoku

Sklepe brez zbora začnete pod »Zbori« z »Začni kroženje«; glasovi se zabeležijo za vsakega lastnika z rokom in se ovrednotijo kot na zboru.

Letni obračun

Pod »Letni obračun« izračunate obračun skupnosti in posamezne obračune za vsakega lastnika, jih določite, pošljete in knjižite doplačila in dobroimetja na račun lastnika – vsak korak s pritiskom na gumb.

Rezerva in upravljanje

»Rezerva« prikazuje stanje, vplačila in izplačila; tam nastane tudi poročilo o premoženju (Nemčija) oz. obračun rezerv ob menjavi upravnika (Avstrija). Pod »Upravljanje« vzdržujete imenovanje upravnika, svet, spremembo lastništva, podatke o dostavi in glasovalne enote.

Vodenje sestanka

Na dan sestanka odprete sestanek pod »Upravljanje WEG« → »Sestanki« in kliknete na »Vodi sestanek«. Če spletne sobe še ni, jo »Ustvari spletno sobo« ustvari; »Odpri kot gostitelj« zažene DivineMeet, »Kopiraj povezavo za lastnike« zagotovi povezavo za spletno udeležbo.

Dodelite goste Meet enoti

Lastniki pridejo preko čakalnice. Po vstopu kot predsedujoči preverite identiteto, izberete nosilca glasu in kliknete »Identiteta preverjena – dodeli«. Šele nato lahko gost glasuje; za tuje nosilce glasu je glasovanje blokirano.

Glasovanje v živo

Za vsako točko dnevnega reda »Odpri glasovanje« začne glasovanje. Spletno glasujejo gostje Meet in sama mapa stranke; glasove v prostoru zabeležite na glasovnici. Spodaj vidite oddane glasove, prisotnost, spletno udeležbo in sklepčnost.

Zabeležite rezultat

V Nemčiji »Zapri, razglasi in v zbirko sklepov« zaključi točko in vpiše sklep neposredno v zbirko sklepov. V Avstriji »Zapri in zabeleži rezultat« zabeleži rezultat; nato sledita objava v hiši in pošiljanje (§ 24 odst. 5 WEG 2002), od katerih teče rok za izpodbijanje. Zabeležijo lahko lastniki in administratorji.

Zapisnik samo s soglasjem vseh

Pod »Transkript za zapisnik« z »Vklopi transkript« vklopite zapisnik – ta teče le, dokler so vsi prisotni dali soglasje. Če se nekdo pridruži brez soglasja, se takoj ustavi. Posnetka ni. Zapisnik piše uprava; rezultati vedno prihajajo iz preštevanja.

Izvoz DATEV/BMD po nepremičnini

V razdelku »Izvoz DATEV/BMD« izberite nepremičnino, račun in obdobje (eno koledarsko leto). Predogled prikazuje vsa knjiženja s kontom, protikontom in opombami; »Prenesi izvoz« ustvari datoteko ZIP s paketom knjižb, analitiko partnerjev ter razporeditvijo kontov in jo arhivira s kontrolno vsoto. Izvoz je ločena stranka za davčnega svetovalca lastnika – najemnine in obratovalni stroški se nikoli ne pojavijo v izvozu za davčnega svetovalca vašega podjetja.

Kontni okvir in razporeditev kontov

V zavihku »Nastavitve« določite format (DATEV ali BMD), kontni okvir ter številko svetovalca in stranke. Konti so predlogi iz kontnega okvirja; vsako kategorijo je mogoče spremeniti na lasten konto – prosimo, uskladite z davčnim svetovanjem.

Obračun za lastnika

V razdelku »Obračun za lastnika« izberite pogodbo o upravljanju (upravljanje najema ali posamezne enote) in mesec. Predogled prikazuje prejete najemnine, plačane stroške oz. obratovalne stroške, nadomestilo za upravljanje po pogodbi, rezervni sklad, saldo in predlog za izplačilo. »Ustvari kot osnutek«, nato »Potrdi« – zatem je obračun nespremenljiv in shranjen kot PDF.

Pošiljanje in izplačilo

Obračun pošljite po e-pošti ali ga dajte na voljo v mapi stranke za lastnika. »Naroči izplačilo« v odhodnih plačilih ustvari nakazilo z računa objekta; odobritev, načelo štirih oči in bančna datoteka potekajo tam.

E-račun za terjatve

V razdelku »E-račun« so navedene vse knjižene terjatve z DDV in informacija, ali je e-račun obvezen (Nemčija: § 14 UStG s prehodnimi roki; Avstrija: prostovoljno s soglasjem). »Preveri« prikaže manjkajoče podatke, »Naloži« ustvari XRechnung, ZUGFeRD ali ebInterface ter arhivira izvirnik.

Mesečni podatki o porabi (§ 6a HeizkostenV)

Pri daljinsko odčitljivih števcih uvozite mesečne vrednosti merilne službe prek uvoza odčitkov. V razdelku »Podatki o porabi« vidite porabo v kWh po uporabniku s prejšnjim mesecem, istim mesecem prejšnjega leta in povprečnim uporabnikom. »Ustvari« zamrzne vrednosti, »Pošlji« jih pošlje po e-pošti ali da na voljo v mapi stranke. Manjkajoče vrednosti so navedene, nikoli ocenjene.

Začetek dneva obračuna

V razdelku »Dan obračuna« izberite nepremičnino, leto in obseg (obratovalni stroški, stroški ogrevanja ali oboje). Lahko pa preprosto naročite AIRIS: »Pripravi obračun obratovalnih stroškov 2025 za L-003« – pomočnik in pogovor imata isto vmesno stanje.

Računi iz poštnega predala

Možnost »Preberi poštni predal« posreduje e-sporočila s priponkami računov sistemu za prepoznavanje dokumentov DivineFinance. Če prepozna številko objekta ali naslov stavbe, račun prejme stroškovno mesto nepremičnine. »Prevzemi enolične kot stroškovne dokumente« ustvari stroškovne dokumente; račune brez enolične vrste stroška dodelite neposredno v obračunu. E-sporočila najemnikov in lastnikov se nikoli ne berejo.

Zahteva za manjkajoče odčitke

Če ob koncu obdobja manjka stanje števca, možnost »Zahtevaj pri najemnikih« pozove trenutne uporabnike k oddaji stanja: prek mape stranke (potisno obvestilo in opozorilo) ali po e-pošti, sicer pa kot dopis za tiskanje. Najemnik sporoči stanje v mapi stranke pod »Sporoči stanje števca«; vi ga prevzamete kot običajno pod »Iz mape stranke«.

Osnutek in zapisnik o pregledu

»Izračunaj osnutek« uporablja računski modul upravljanja nepremičnin. »Preveri« shrani zapisnik o pregledu s semaforjem: blokatorji, postavke brez dokumenta, neprevzeti računi, manjkajoči odčitki, medletna primerjava po vrstah stroškov (od 20 % in 100 €), izstopajoča doplačila ter rok. Zapisnik je na voljo kot PDF in ustreza le osnutku, s katerim je bil pregled izveden.

Odobritev in pošiljanje

Če ni rdeče pike, lastniki ali skrbniki odobrijo obračun: obračun se določi (Avstrija: objava/Legung danes) in pošlje v mapo stranke oziroma po e-pošti. Prejemniki s potjo dostave po pošti se prikažejo za tiskanje. AIRIS pošilja le po vaši izrecni odobritvi.

Najemnik sprašuje, AIRIS pojasnjuje

V mapi stranke lahko najemnik postavlja vprašanja o svojem obračunu, na primer »Zakaj je moje doplačilo tako visoko?«. AIRIS odgovarja izključno na podlagi računskega protokola tega posameznega obračuna (delež, predplačila, največje postavke, prejšnje leto), prikaže dokumente pripadajočih postavk in navede rok za ugovor s sklicem. AIRIS ne računa: vsaka številka v odgovoru se preveri glede na protokol, podatkov drugih najemnikov AIRIS ne pozna.

Vnos odpovedi

V razdelku »Menjava najemnika« → »Nova menjava najemnika« izberite nepremičnino in enoto ter vnesite, kdo je podal odpoved, kdaj je bila odpoved prejeta in v kakšni obliki (s skenom dopisa). Konec pogodbe izračuna računski modul s prikazom izračuna in pravno podlago: Nemčija § 573c BGB (3. delovni dan, roki najemodajalca po 5 in 8 letih, pisna oblika § 568 BGB), Avstrija § 560 ZPO in § 33 MRG. Odpoved po e-pošti se prikaže kot formalno neveljavna. »Vnesi konec pogodbe v najemno pogodbo« nastavi datum šele ob vašem kliku.

Predaja

»Ustvari primopredajni zapisnik« odpre znan primopredajni zapisnik: prostori, pomanjkljivosti s fotografijami, stanja števcev, ključi in podpis obeh strani. Stanja števcev se ob zaključku prenesejo v obračun.

Oglas in prosilci

Oglas se ustvari v nepremičninskem modulu, povezanem z enoto. Po objavi prejme povezavo; povpraševanja se zabeležijo kot stiki v CRM in se z možnostjo »Prevzemi povpraševanja iz oglasa« spremenijo v prosilce. Za vsakega prosilca vnesete ogled in vprašalnik za najemnika – samo dopustna vprašanja, stopnjevana glede na fazo postopka.

Soglasje in boniteta

Pred preverjanjem bonitete poda prosilec soglasje (besedilo s kontrolno vsoto, podpis na zaslonu, papirju ali po e-pošti; kadarkoli preklicno). Za poizvedbo pri KSV1870 (Avstrija) oz. SCHUFA (Nemčija) je potrebna pogodba s ponudnikom – do takrat v predstavitvenih podjetjih deluje v testnem načinu, jasno označena kot »ni pravo poročilo«. Uporaba brez pogodbe: naložite poročilo, ki ga predloži prosilec, in vnesite rezultat. Shrani se le semafor; po zavrnitvi se podatki po poteku roka anonimizirajo.

Najemna pogodba s podpisom

Po odobritvi se iz predloge ustvari pogodba z vašimi zneski; varščino DivineMind preveri glede na najvišji znesek (§ 551 BGB). Pogodba za nedoločen čas je neoblična: najemnik se podpiše na zaslonu ali prek povezave na mobilnem telefonu, upravnik se prav tako podpiše. Če pogodba zahteva pisno obliko (določen čas, daljša odpoved pravici do odpovedi), je možen le papir z lastnoročnim podpisom ali kvalificiran elektronski podpis. »Skleni pogodbo« ustvari novo najemno razmerje.

Varščina in vselitev

Varščina se vpiše v novo pogodbo – v denarni obliki le na varščinski račun nepremičnine, ločeno od računa objekta. Ob vselitvi: vselitveni zapisnik s stanji števcev, »Izračunaj predogled« in »Knjiži terjatev najemnine« za prvi mesec (to ustvari osebni račun najemnika) ter »Sporoči menjavo uporabnika« kot datoteko ARGE za merilno službo. Ko so vsi koraki zaključeni, zaključite menjavo najemnika. AIRIS vedno pozna trenutno stanje.

Vnos merilne službe

Pod »Merilna služba« za vsako nepremičnino izberite ponudnika, format izmenjave (ARGE-HeiWaKo 3.10 ali datoteka z odčitki) ter svojo številko stranke in nepremičnine pri merilni službi.

Uvoz datotek

Naložite datoteko merilne službe in zaženite poskusni tek. Datoteke ARGE: stanja števcev se prenesejo v odčitke, rezultati obračuna po uporabnikih se shranijo za navzkrižno preverjanje. Datoteke z odčitki (CSV/Excel) se prepoznajo po imenih stolpcev – dodelitev vidite pred prevzemom. Profili ponudnikov brez pogodbe niso preverjeni glede na izvirne datoteke.

Prijava spremembe uporabnika

»Prenos« oz. »Ustvari in shrani v spis« ustvari datoteko ARGE z vsemi uporabniki in obdobji bivanja v obračunskem obdobju, vključno s praznimi enotami. Iz modula menjava najemnika funkcija »Prijava spremembe uporabnika« sporoči le zadevno stanovanje.

Daljinsko odčitavanje

Lastniki in skrbniki vklopijo vmesnik: radijski prehod ali merilna služba pošlje stanja števcev s ključem v DivineMind; ta gredo skozi enako preverjanje kot vsak uvoz. Ključ se prikaže le enkrat.

Zavihek »Delovanje« in »Pisarna«

V nepremičnini zavihek »Delovanje« združuje škode, naročila, »Naprave & Pregledi« in roke hiše, zavihek »Pisarna« okrožnice, ponudnike storitev, seznam najemnikov in ključe. Preko vseh nepremičnin dosežete iste sezname iz »Objekt & Pisarna«.

Poročilo o škodi iz e-pošte

Pod »Škode & Poročila« blok »Iz telefona & E-pošte« prikazuje poročila o škodi iz e-pošte na vaš povezan nabiralnik. Poročevalec je prepoznan preko vaše kontaktne baze in dodeljen pravilni enoti; če se ujema samo ime, se ne ugiba – dodelite sami. Ustvari se po vaši nastavitvi avtonomije ali z »Ustvari kot poročilo«; po želji poročevalec prejme potrdilo o prejemu.

Obrtniki: ponudbe in oddaja

Pod »Naročila« se začne »Oddaj naročilo« – iz škode ali neposredno. »Povprašaj ponudnike storitev« in »Pošlji povpraševanja« pridobita ponudbe, »Zabeleži ponudbo« jih vnese; primerjava prikazuje razliko do najugodnejše. Od vaše mejne vrednosti odobri druga oseba (»Odobri to stanje«), nato sledi »Naroči«. Pod »Podatki za obrtnika« določite, kaj se posreduje. Po »Zabeleži prevzem« register rokov vpiše garancijo.

Obveznosti pregledov naprav

Pod »Naprave & Pregledi« zabeležite dvigalo, ogrevanje, javljalnike dima in druge naprave. Sistem izračuna datume pregledov po zakonu, normi in pogodbi – z navedbo vira: obveznost javljalnikov dima in pristojnost za vseh 16 nemških in 9 avstrijskih dežel, dvigalo za vse avstrijske dežele. Če za deželo ni shranjeno pravilo, piše »ni shranjeno« namesto izmišljenega roka. Zakonsko obveznost pregleda izklopite le z razlogom.

Register rokov

»Pregledi & Roki« prikazuje »Zapadle preglede« in »Roke« z oznako Zakon, Pogodba, Norma ali Nastavitev vaše uprave. Vsak rok ima odgovorno osebo; če je pod »Nastavitve« vklopljeno »Roki dodatno kot termin v koledarju«, je tudi v koledarju. »Uskladi zdaj« posodobi register; rok zavržete le z utemeljitvijo.

Prazniki v kraju

Roki in odzivni časi upoštevajo zakonske praznike po zvezni deželi in občini. Katere veljajo, vidite v zavihku »Pregled« nepremičnine pod »Prazniki v kraju«. Če občina manjka, je prizadeti rok »nedoločen«.

Primopredajni zapisnik

»Nova primopredaja« → »Ustvari in začni« odpre primopredajni zapisnik; prostori, števci in ključi so predhodno izpolnjeni iz enote in zadnjega zapisnika. Pomanjkljivosti s fotografijami in podpisi obeh strani so nato v PDF-ju.

Okrožnice in obvestila

V zavihku »Pisarna« pod »Okrožnice« kliknete »Napiši okrožnico«, izberete vloge pod »Komu?« in »Določi prejemnike«. »Preveri« pokaže, kaj je treba spremeniti; po »Odobri« nastanejo pismo za vsakega prejemnika, serijsko pismo in obvestilo kot PDF. E-pošta gre za vsakega prejemnika posebej, pošta se natisne kot serijsko pismo. Odpovedi in druge izjave, ki zahtevajo pisno obliko, ne gredo kot okrožnice.

Seznam najemnikov

V zavihku »Pisarna« »Seznam najemnikov« prikazuje pregled najemnikov nepremičnine – »Prenesi kot Excel« ali »Prenesi kot PDF«.

Odprite katalog pravil

V meniju »Katalog pravil« so vsa pravila, po katerih DivineMind razvršča in izračunava. Filtrirajte po Avstriji ali Nemčiji, po zakonu in po vrsti.

Razumeti pravilo

Vsako pravilo prikazuje pogoj, rezultat, navedbo vira, vir s stanjem vira, veljavnost in njegove testne primere. Zamenjane različice ostanejo vidne; odprta vprašanja za odvetnika so označena.