Od načrta sob do računa — v enem sistemu.
Rezervacija, lastna stran za rezervacije, portalski koledar, račun gosta, turistična taksa, prijavni list in blagajna so medsebojno povezani: gost rezervira na vaši strani, restavracija knjiži na sobo, ob odjavi se izda račun s prejemnikom, pravilno davčno stopnjo in turistično takso.
Zasedenost v portalu, račun v Wordu, turistična taksa v kalkulatorju.
Kaj majhen objekt potrebuje vsak dan.
Za penzione, hotele garni, gostišča in apartmajske hiše do približno 30 sob v Avstriji in Nemčiji, z restavracijo ali brez.
Koledar zasedenosti in rezervacije
↳ Kdo, kdaj in v kateri sobi spi, je v knjigi, v portalu in v glavi. Sezonske cene se izračunajo ročno.
→ Koledar zasedenosti za vse sobe: klik na prost dan ustvari rezervacijo. Vsaka rezervacija poteka od povpraševanja prek potrjene in prijavljene do odjavljene. Soba ne more biti dvakrat potrjena za isto noč. Cena velja na noč glede na sezono, v kateri je noč; kategorije sob od enoposteljne do apartmaja.
Lastna stran za rezervacije
↳ Direktne rezervacije prihajajo po telefonu in e-pošti. Gostje ne vidijo, kaj je prosto, in vsako vprašanje stane čas.
→ Povezava za rezervacijo brez prijave: gost vidi prost mesec po kategoriji s ceno, sistem predlaga najmanjšo ustrezno sobo. Povpraševanje se takoj pojavi v koledarju zasedenosti; prejmete e-pošto in obvestilo, gost pa potrditev prejema v svojem jeziku. Šele ko potrdite, je soba zasedena in gost prejme potrditev. Stran navaja ceno z DDV, turistično takso, obvestilo o varovanju podatkov in odpovedi.
Portalski koledar prek iCal z zaščito pred konflikti
↳ Booking.com, Airbnb in vaša lastna rezervacija ne vedo nič drug o drugem. Dvojne rezervacije se odkrijejo šele ob prihodu.
→ Za vsako sobo izvozni koledar za portal in uvoz portalskega koledarja, usklajen vsako uro. Če se portalska rezervacija prekriva z vašo lastno, jo DivineMind ustvari le kot povpraševanje z oznako konflikta in vas obvesti z zvoncem in e-pošto. iCal prenaša le zasedeno ali prosto: brez cen, brez kontingentov, brez podatkov o gostih. To ni upravitelj kanalov.
Račun ob odjavi s prejemnikom
↳ Poslovni potnik potrebuje račun na svoje podjetje, z naslovom in ID za DDV. Račun iz beležnice za to ne zadostuje.
→ Ob odjavi izberete kontakt iz CRM ali vnesete podjetje, naslov in ID za DDV. Nad zneskovno mejo za račune z majhnimi zneski DivineMind zahteva naslov. Račun vsebuje prenočitev, prehrano, postavke z računa gosta in turistično takso ter samodejno odšteje predplačilo. Ustvari se kot osnutek v modulu za račune in se tam odobri.
Davčne stopnje za posamezno državo
↳ Nastanitev, zajtrk in pijača imajo različne davčne stopnje, in te so v Avstriji drugačne kot v Nemčiji.
→ Stopnje prihajajo iz države vašega podjetja: v Avstriji prenočitev 10 % in normalna stopnja 20 %, v Nemčiji 7 % in 19 %. Zajtrk je na računu kot samostojna postavka, v Nemčiji razdeljen na hrano 7 % in pijačo 19 %. Polpenzion s pijačo se prav tako razdeli na hrano in pijačo; delež nastavite sami.
Turistična taksa kot prehodni strošek
↳ Na osebo in noč ali v odstotkih, otroci oproščeni ali ne, z zajtrkom ali brez: turistična taksa je v vsaki občini drugačna.
→ Nastavite način, stopnjo in starostno mejo za otroke, za Dunaj je na voljo predloga. Na računu je turistična taksa kot samostojna postavka z izpeljavo, v Avstriji kot prehodni strošek brez DDV. V Nemčiji izberete, ali gost dolguje dajatev po statutu. Za obračun z občino je na voljo mesečni seznam turistične takse v PDF; prijava in odvod se izvajata kot doslej.
„Na sobo“ iz blagajne, s podpisom
↳ Večerja, bar in mini bar pristanejo na listkih. Ob odjavi manjka polovica, in gost vpraša, kaj je podpisal.
→ V registrski blagajni (RKSV) natakar knjiži račun z „Na sobo“ na račun gosta. Gumb je prost šele, ko se gost podpiše na napravi. Mini bar in dodatke knjižite neposredno na račun gosta. K računu je priložena priloga z vsemi podpisi v PDF. Gotovina ali kartica na recepciji potekata prek blagajne: potrdilo s podpisom, plačan račun, turistična taksa kot samostojna blagajniška postavka.
Predplačilo s povezavo za plačilo
↳ Predplačila se zahtevajo z nakazilom, spremljajo in ročno odštejejo pri končnem računu.
→ Račun za predplačilo (30 % ali prost znesek) se ustvari iz rezervacije. Z „Pošlji gostu (PDF + povezava za plačilo)“ gost prejme račun in povezavo za plačilo prek vašega plačilnega računa pri Mollie. Pri končnem računu se predplačilo odšteje kot samostojna postavka.
Prehrana in seznam zajtrkov
↳ Kuhinja zjutraj ne ve, koliko gostov zajtrkuje in kdo ima zvečer polpenzion.
→ Za vsako rezervacijo: brez prehrane, zajtrk, polpenzion ali polni penzion. Seznam zajtrkov prikazuje samo goste z zajtrkom, pregled šteje „Zajtrk jutri zjutraj“ in „Večerja danes (PP/VP)“. Na računu je prehrana kot samostojna postavka z ustrezno davčno stopnjo.
Prijavni list za izpolnjevanje in podpisovanje
↳ Prijavni list se prepiše iz predloge, manjkajo številke in obvezna polja.
→ Za Avstrijo prijavni list po Prilogi A Uredbe o prijavnih listih z zaporedno številko, spolom, potovalnim dokumentom in sopotniki. Za Nemčijo posebna prijavnica po § 30 BMG. Oboje v PDF za izpolnjevanje in podpisovanje. DivineMind ne izvaja elektronske prijave občini ali organu.
Čiščenje in poročila
↳ Po odjavi nihče ne ve, katero sobo je treba očistiti. Kako dobro je bil objekt zaseden, pokaže šele davčno svetovanje.
→ Ob odjavi se soba samodejno označi kot „za čiščenje“, ekipa prejme obvestilo. Na strani Čiščenje, tudi v brskalniku na telefonu, tapnete „Čisto“; ime in čas se shranita, sobe se lahko zaklenejo. Poročila prikazujejo mesečno zasedenost, povprečno ceno sobe (ADR), RevPAR, prenočitve po državi izvora in mesečni seznam turistične takse.
AIRIS za gumbom za odobritev
↳ Povpraševanje po razpoložljivosti zvečer ostane do jutra.
→ S pomočnikom AI AIRIS (v paketu za 999 €) v klepetu vprašate, kaj je prosto, ustvarite rezervacijo kot povpraševanje ali si ogledate dan v objektu. Potrditev, prijava, odjava, knjiženje postavk, prijavni list in predplačilo AIRIS izvede le, če ste to odobrili prek gumba za avtonomijo; sicer vam predlaga korak. Če je nejasno, katera rezervacija je mišljena, AIRIS vpraša.
Ena cena na uporabnika. Hotelski modul je vključen.
Načrt sob, stran za rezervacije, usklajevanje iCal, računi, turistična taksa, prijavni list, čiščenje in poročila ne stanejo nič dodatno. Vse cene so brez DDV.
na uporabnika in mesec: DivineMind z modulom za hotele, računi, CRM, DivineMail, koledarjem in shranjevanjem.
na uporabnika in mesec z AI pomočnikom AIRIS.
Davčna blagajna (RKSV) je vključena v paket za 749 € — brez doplačila na blagajniško mesto.
Pogosta vprašanja
Za katere objekte je DivineMind zasnovan?+
Za penzione, hotele garni, gostišča in apartmajske hiše do približno 30 sob. Ne vključuje upravitelja kanalov s cenami in kontingenti, spletne prijave, cenovnih načrtov z minimalnim bivanjem in elektronske prijave gostov občini ali organu. Kdor to potrebuje, bo bolje postrežen z velikim hotelskim programom.
Ali to deluje z Booking.com in Airbnb?+
Da, preko iCal: Za vsako sobo portalu posredujete svoj izvozni naslov in se naročite na koledar portala. Sinhronizacija poteka vsako uro in prenaša le zasedeno ali prosto. Prekrivanja se sporočijo, ne pa dvojne rezervacije. Cene in kontingente še naprej vzdržujete na portalu.
Kako se izračuna turistična taksa?+
Tako, kot nastavite za svojo občino: na osebo in noč ali v odstotkih od cene sobe brez zajtrka in DDV, z starostno omejitvijo za otroke. Za Dunaj je shranjena predloga. Stopnje so občinsko oz. deželno pravo; prosimo, preverite vrednost za vaš kraj.
Kaj je registracijska številka?+
Od 20.05.2026 velja Uredba EU 2024/1028 o kratkoročnem najemu. Kjer vaša občina dodeli registracijsko številko, jo vnesete za vsak objekt ali apartma. DivineMind jo prikaže na strani za rezervacije in jo natisne na vsak račun.
Koliko stane DivineMind za hotel?+
DivineMind stane 749 € na uporabnika mesečno, s pomočnikom umetne inteligence AIRIS 999 €, vsakokrat brez DDV. Hotelski modul in davčna blagajna (RKSV) sta vključena brez doplačila.
Kje so naši podatki?+
V EU, v Frankfurtu in Berlinu. Podpisi in prijavni listi gostov so zasebni in vidni samo prijavljenim uporabnikom vašega objekta. Vmesnik je na voljo v 30 jezikih.
Panogi specifični vpogledi v UI — tedensko
Vsako sredo primer iz vaše panoge: kaj deluje, kaj ne, kaj resnično stane.
Vaš objekt v enem sistemu, od načrta sob do računa.
V prvem pogovoru vam bomo predstavili DivineMind na primeru demonstracijskega penziona s 17 sobami, stranjo za rezervacije, koledarjem portala, blagajno in poročili.
Ali pa nam pišite neposredno.
Na kratko opišite, kaj potrebujete — oglasili se vam bomo v 24 urah.