Primer uporabe · Finance Agent
Avtomatizacija računov z UI — od izdaje do uskladitve
AI finančni agent pripravi celoten življenjski cikel računa: sestavi račune iz podatkov o poslih ali evidenc delovnega časa, izbere pravi format e-računa (XRechnung, ZUGFeRD ali EN 16931), jih preveri, predlaga opomine 3., 14., 28. in 42. dan v primeru neplačila, uskladi dohodna nakazila z odprtimi računi in vsak korak zapiše v dnevnik sprememb. Računi in opomini se pošljejo po odobritvi človeka — v skladu z nastavitvami avtonomije vašega podjetja (EU AI Act čl. 14).
Zakaj je ročno izdajanje računov drago
Strošek izdajanja računov ni sam račun — temveč vse okoli njega.
Kako to opravi Finance Agent — 5 korakov
Vsak račun teče skozi isto zanko, naj gre za ponavljajoče se podaljšanje SaaS ali enkratno svetovalno naročilo.
- 01
Sprožilec
Posel sklenjen v CRM, oddana evidenca delovnega časa, zapadlo podaljšanje naročnine ali neposreden ukaz: „Podaljšanje za Acme, 12.400 €“.
- 02
Osnutek
Finance Agent pridobi davčne podatke stranke, uporabi cenovna pravila in davčne šifre ter pripravi račun v pravilnem formatu (XRechnung za B2G, ZUGFeRD za B2B, EN 16931 za čezmejno poslovanje v EU).
- 03
Odobritev
Agent predloži osnutek v odobritev z enim klikom. Nad Vašim pragom (privzeto: 1.000 €) vedno odobri človek; ali se sme pod njim pošiljati brez potrditve, določi Vaše podjetje v nastavitvah avtonomije.
- 04
Pošiljanje
Po odobritvi Mail agent pošlje račun z vljudnim spremnim besedilom. Dostava se spremlja; potrdilo o prejemu se shrani.
- 05
Uskladitev
Agent dnevno preverja bančne izpiske prek OAuth glede na odprte račune. Zanesljivost ujemanja nad 90% → označeno kot plačano. Pod tem → uvrščeno v čakalno vrsto za pregled.
Podprti formati e-invoicing
Pravilna izbira formata ni več izbirna. Nemška obveznost B2B e-računov stopa v veljavo v letih 2026–2027; Avstrija za javna naročila že zahteva XRechnung.
XRechnung 3.0
DE · AT javni sektorObvezno za nemške in avstrijske B2G račune. Agent generira XML neposredno — brez pretvornika tretjih oseb.
ZUGFeRD 2.x
DE · AT B2BHibridni format PDF + XML. Sprejema ga večina nemških B2B prejemnikov. Agent samodejno vgradi XML.
EN 16931
Standard EUTemeljni evropski standard za e-račune. Vsi formati XRechnung in ZUGFeRD izhajajo iz njega.
Zaporedje opominov — pripravi ga agent, pošiljanje po odobritvi
Agent vsak opomin pripravi vljudno in dosledno. Vi določite pragove in odobrite; on izvede v skladu z Vašimi nastavitvami avtonomije.
| — | Channel | Tone |
|---|---|---|
| Dan +3 | E-pošta (prijazen opomnik) | Vljudno, predpostavlja spregled. Nakaže, da je bil račun morda prezrt. |
| Dan +14 | E-pošta (drugi opomin) | Odločneje. Ponovi pogoje, rok zapadlosti in možnosti plačila. |
| Dan +28 | E-pošta (formalni opomin + stroški zamude) | Formalen jezik, sklicuje se na pogodbene pogoje, uporabi nastavljeno opominjevalno takso. |
| Dan +42 | Telefonski klic (Call Agent) | Klic s človeškim glasom. Preveri, ali je račun prispel, ponudi načrt plačila, po potrebi preda Vam. |
Pragovi (dnevi, zneski, odstotek opominjevalne takse, ton) so nastavljivi za posamezno stranko ali segment strank. Vsako dejanje je dokumentirano v revizijski sledi.
Primer stroškov — svetovalno podjetje z 10 zaposlenimi, ~80 računov/mesec
Številke temeljijo na avstrijskih/nemških primerjalnih vrednostih za MSP, stanje april 2026.
Izdate 80 izdanih računov na mesec. 18 % jih zapade in vstopi v cikel opominjanja. 3 od teh zahtevajo telefonski klic 42. dan.
Ročni postopek
- 80 računov × 11 min priprave14,7 ure / mesec
- 14 zapadlih × 20 min opominjevalnih e-sporočil4,7 ure / mesec
- 3 eskalacije × 15 min telefonskega stika0,8 ure / mesec
- Uskladitev z banko4,0 ure / mesec
- Vzdrževanje revizijske sledi2,0 uri / mesec
S Finance Agentom
- Obdelava s strani agenta (vključeno v naročnino 749 €/uporabnika)0 € mejno
- Človeške odobritve za račune > 1.000 €~30 min / mesec
- Opominjevalni klici prek Call AgentaSamo krediti Voice
~1.150 € na mesec dela, preusmerjenega v obračunljive dejavnosti ali rast. Finance Agent je eden od 28 v naročnini 749 €/uporabnika — preostala delovna sila vzporedno poganja CRM, e-pošto, klice, koledar itd.
Predpostavka: 80 računov na mesec in interni strošek dela 45 €/h (bruto obremenjen računovodja začetnik). Skalirajte sorazmerno z Vašim obsegom. Glasovne minute za opominjevalne klice Call Agenta se obračunavajo ločeno.
Sledljivo od začetka
Vsak račun, opomin in uskladitev so zabeleženi. Izdani računi so zaklenjeni, spremembe se ustvarijo kot nova različica.
Vsak račun in vsaka sprememba sta verzionirana, izdani računi so zaklenjeni. Izvoz za davčno svetovanje ustvarite s pritiskom na gumb.
Za Avstrijo velja enak protokol: vsaka sprememba ostane sledljiva.
Strukturiran izvoz (CSV, XML) za DATEV Unternehmen Online — Vaš davčni svetovalec ne potrebuje ročnega ponovnega vnosa.
Vsebina Vaših računov se nikoli ne uporablja za učenje modelov. Izolirano po najemniku, šifrirano v mirovanju (AES-256) in med prenosom (TLS 1.3).
Povezave OAuth z Vašo banko, skladne s PSD2. Preklic z enim klikom. Minimalni obsegi — privzeto samo branje za uskladitev.
Pogosta vprašanja
Ali agent obdeluje tudi prejete račune?+
Da. Ločen tok: Mail Agent prepozna prejeti PDF računa, Document Agent izvede OCR in izlušči postavke, Finance Agent posreduje v odobritev in plača na dan zapadlosti.
Kaj se zgodi, če UI pripravi napačen račun?+
Računi nad Vašim pragom za odobritev (privzeto 1.000 €) vedno gredo skozi človeški pregled pred pošiljanjem. Pod njim agent uporablja Vaše zgodovinske vzorce izdajanja računov in podatke o poslih — tudi tu se pošlje po odobritvi, razen če je Vaše podjetje v nastavitvah avtonomije izrecno dovolilo drugače. Vsi osnutki so pred pošiljanjem vidni na nadzorni plošči.
Ali lahko agent deluje z mojo obstoječo računovodsko programsko opremo?+
Da. Danes so na voljo domorodne integracije OAuth s QuickBooks, Xero, Stripe in Mollie. Izvoz DATEV prek strukturiranega CSV/XML. HubSpot, Salesforce in drugi so na načrtu za leto 2026.
Ali je glasovno opominjanje (klici 42. dan) obvezno?+
Ne. Telefonsko stopnjo je mogoče izklopiti za posamezno stranko ali globalno. Glasovne minute se prodajajo ločeno kot paketi kreditov — porabijo se le, kadar Call Agent dejansko pokliče.
Kako agent ravna s spornimi računi?+
Če stranka odgovori z ugovorom ali oporekanjem, Mail Agent račun označi in ustavi cikel opominjanja. Posreduje ga v Vaš poštni predal za človeško rešitev — agent se ne spušča samodejno v razpravo.
Ali deluje za ponavljajoče se naročnine?+
Da. Finance agent sestavlja ponavljajoče se račune po načrtu, upošteva spremembe sredi cikla (nadgradnje, dobropise, premore) in jih predloži v odobritev — ali jih pošlje v skladu z Vašimi nastavitvami avtonomije. Vzorec je enak kot pri enkratnih računih.
Kaj pa računi v več valutah?+
Podprto. Agent uporabi pravilna davčna in valutna pravila glede na jurisdikcijo stranke. Obrnjena davčna obveznost (reverse charge) za čezmejno poslovanje v EU se obravnava samodejno.
Koliko časa traja nastavitev?+
1–2 delovna dneva po preverjanju poslovnega subjekta. Agent uvozi Vaše račune zadnjih 12 mesecev, da se nauči cen, davčnih šifer in vzorcev strank, preden začne delovati v živo.
Poglejte, kako deluje na Vaših lastnih podatkih o računih
Rezervirajte 30-minutno predstavitev. Prinesite svoj zadnji račun v PDF. Oglejte si, kako ga Finance Agent v živo reproducira in izboljša.