Primer uporabe · Finance Agent
Avtomatizacija računov z UI — od izdaje do uskladitve
Finance Agent, ki temelji na UI, prevzame celoten življenjski cikel računa brez človeškega posega: pripravi osnutke računov iz podatkov o poslih ali evidence delovnega časa, izbere pravilen format e-invoicing (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol ali EN 16931), jih pošlje, ob neplačilu stopnjuje opomine 3., 14., 28. in 42. dan, uskladi prejeta nakazila z odprtimi računi in vsak korak zapiše v nespremenljivo revizijsko sled, skladno z GoBD. Podjetje z 10 zaposlenimi običajno prihrani 15–25 ur računovodskega dela na mesec.
Zakaj je ročno izdajanje računov drago
Strošek izdajanja računov ni sam račun — temveč vse okoli njega.
Kako to opravi Finance Agent — 5 korakov
Vsak račun teče skozi isto zanko, naj gre za ponavljajoče se podaljšanje SaaS ali enkratno svetovalno naročilo.
- 01
Sprožilec
Posel sklenjen v CRM, oddana evidenca delovnega časa, zapadlo podaljšanje naročnine ali neposreden ukaz: „Podaljšanje za Acme, 12.400 €“.
- 02
Osnutek
Finance Agent pridobi davčne podatke stranke, uporabi cenovna pravila in davčne šifre ter pripravi račun v pravilnem formatu (XRechnung za B2G, ZUGFeRD za B2B, EN 16931 za čezmejno poslovanje v EU).
- 03
Odobritev
Nad Vašim pragom (privzeto: 1.000 €) agent usmeri zadevo k človeku za odobritev z enim klikom. Pod tem pragom pošlje samodejno.
- 04
Pošiljanje
Mail Agent pošlje račun z vljudnim spremnim dopisom. Dostava se spremlja; potrdilo o prejemu se shrani.
- 05
Uskladitev
Agent dnevno preverja bančne izpiske prek OAuth glede na odprte račune. Zanesljivost ujemanja nad 90% → označeno kot plačano. Pod tem → uvrščeno v čakalno vrsto za pregled.
Podprti formati e-invoicing
Pravilna izbira formata ni več izbirna. Nemška obveznost B2B e-računov stopa v veljavo v letih 2026–2027; Avstrija za javna naročila že zahteva XRechnung.
XRechnung 3.0
DE · AT javni sektorObvezno za nemške in avstrijske B2G račune. Agent generira XML neposredno — brez pretvornika tretjih oseb.
ZUGFeRD 2.x
DE · AT B2BHibridni format PDF + XML. Sprejema ga večina nemških B2B prejemnikov. Agent samodejno vgradi XML.
Peppol BIS
EU čezmejnoEvropsko omrežje Peppol za čezmejne e-račune. Agent se poveže s točko Peppol Access Point.
EN 16931
Standard EUTemeljni evropski standard za e-račune. Vsi formati Peppol, XRechnung in ZUGFeRD izhajajo iz njega.
Zaporedje opominov — popolnoma avtomatizirano
Agent stopnjuje vljudno in dosledno. Vi določite pragove; on izvede.
| — | Channel | Tone |
|---|---|---|
| Dan +3 | E-pošta (prijazen opomnik) | Vljudno, predpostavlja spregled. Nakaže, da je bil račun morda prezrt. |
| Dan +14 | E-pošta (drugi opomin) | Odločneje. Ponovi pogoje, rok zapadlosti in možnosti plačila. |
| Dan +28 | E-pošta (formalni opomin + stroški zamude) | Formalen jezik, sklicuje se na pogodbene pogoje, uporabi nastavljeno opominjevalno takso. |
| Dan +42 | Telefonski klic (Call Agent) | Klic s človeškim glasom. Preveri, ali je račun prispel, ponudi načrt plačila, po potrebi preda Vam. |
Pragovi (dnevi, zneski, odstotek opominjevalne takse, ton) so nastavljivi za posamezno stranko ali segment strank. Vsako dejanje je dokumentirano v revizijski sledi.
Primer stroškov — svetovalno podjetje z 10 zaposlenimi, ~80 računov/mesec
Številke temeljijo na avstrijskih/nemških primerjalnih vrednostih za MSP, stanje april 2026.
Izdate 80 izdanih računov na mesec. 18 % jih zapade in vstopi v cikel opominjanja. 3 od teh zahtevajo telefonski klic 42. dan.
Ročni postopek
- 80 računov × 11 min priprave14,7 ure / mesec
- 14 zapadlih × 20 min opominjevalnih e-sporočil4,7 ure / mesec
- 3 eskalacije × 15 min telefonskega stika0,8 ure / mesec
- Uskladitev z banko4,0 ure / mesec
- Vzdrževanje revizijske sledi2,0 uri / mesec
S Finance Agentom
- Obdelava s strani agenta (vključeno v naročnino 749 €/uporabnika)0 € mejno
- Človeške odobritve za račune > 1.000 €~30 min / mesec
- Opominjevalni klici prek Call AgentaSamo krediti Voice
~1.150 € na mesec dela, preusmerjenega v obračunljive dejavnosti ali rast. Finance Agent je eden od 16 v naročnini 749 €/uporabnika — preostala delovna sila vzporedno poganja CRM, e-pošto, klice, koledar itd.
Predpostavka: 80 računov na mesec in interni strošek dela 45 €/h (bruto obremenjen računovodja začetnik). Skalirajte sorazmerno z Vašim obsegom. Glasovne minute za opominjevalne klice Call Agenta se obračunavajo ločeno.
Skladnost že privzeto
Vsak račun, vsak opomin in vsaka uskladitev se zapišejo v nespremenljivo revizijsko sled. Finančni nadzor ima specifične zahteve; agent jih izpolnjuje strukturno.
Vsak račun in vsaka sprememba so verzionirani, nespremenljivi in pripravljeni na davčni nadzor. Arhiviranje, skladno z davčno revizijo, za 10 let.
Avstrijski ekvivalent za združljivost z davčnim nadzorom. Velja ista kriptografska revizijska sled.
Strukturiran izvoz (CSV, XML) za DATEV Unternehmen Online — Vaš davčni svetovalec ne potrebuje ročnega ponovnega vnosa.
Vsebina Vaših računov se nikoli ne uporablja za učenje modelov. Izolirano po najemniku, šifrirano v mirovanju (AES-256) in med prenosom (TLS 1.3).
Povezave OAuth z Vašo banko, skladne s PSD2. Preklic z enim klikom. Minimalni obsegi — privzeto samo branje za uskladitev.
Pogosta vprašanja
Ali agent obdeluje tudi prejete račune?+
Da. Ločen tok: Mail Agent prepozna prejeti PDF računa, Document Agent izvede OCR in izlušči postavke, Finance Agent posreduje v odobritev in plača na dan zapadlosti.
Kaj se zgodi, če UI pripravi napačen račun?+
Računi nad Vašim pragom za odobritev (privzeto 1.000 €) gredo pred pošiljanjem vedno skozi človeški pregled. Pod tem pragom agent uporablja pretekle vzorce računov in podatke o poslih — napake so redke, vsi osnutki pa so pred pošiljanjem vidni na nadzorni plošči.
Ali lahko agent deluje z mojo obstoječo računovodsko programsko opremo?+
Da. Danes so na voljo domorodne integracije OAuth s QuickBooks, Xero, Stripe in Mollie. Izvoz DATEV prek strukturiranega CSV/XML. HubSpot, Salesforce in drugi so na načrtu za leto 2026.
Ali je glasovno opominjanje (klici 42. dan) obvezno?+
Ne. Telefonsko stopnjo je mogoče izklopiti za posamezno stranko ali globalno. Glasovne minute se prodajajo ločeno kot paketi kreditov — porabijo se le, kadar Call Agent dejansko pokliče.
Kako agent ravna s spornimi računi?+
Če stranka odgovori z ugovorom ali oporekanjem, Mail Agent račun označi in ustavi cikel opominjanja. Posreduje ga v Vaš poštni predal za človeško rešitev — agent se ne spušča samodejno v razpravo.
Ali deluje za ponavljajoče se naročnine?+
Da. Finance Agent pripravlja ponavljajoče se račune po načrtu, upošteva spremembe sredi cikla (nadgradnje, dobropise, premore) in pošilja samodejno. Vzorec je enak kot pri enkratnih računih.
Kaj pa računi v več valutah?+
Podprto. Agent uporabi pravilna davčna in valutna pravila glede na jurisdikcijo stranke. Obrnjena davčna obveznost (reverse charge) za čezmejno poslovanje v EU se obravnava samodejno.
Koliko časa traja nastavitev?+
1–2 delovna dneva po preverjanju poslovnega subjekta. Agent uvozi Vaše račune zadnjih 12 mesecev, da se nauči cen, davčnih šifer in vzorcev strank, preden začne delovati v živo.
Poglejte, kako deluje na Vaših lastnih podatkih o računih
Rezervirajte 30-minutno predstavitev. Prinesite svoj zadnji račun v PDF. Oglejte si, kako ga Finance Agent v živo reproducira in izboljša.