Registrska blagajna za gostinstvo in trgovino: meni, tloris miz, blagajniško poslovanje, tiskanje računov, RKSV-fiskalizacija (avstrijska davčna potrditev) in dnevni zaključek. Blagajna deluje v brskalniku na naslovu pos.divinemind.ai/terminal, ozadna pisarna pa na pos.divinemind.ai/business.
Od ničle do prvega računa
Najkrajša pot od praznega računa do prvega blagajniško prejetega naročila. Vsak korak traja nekaj minut; za to ne potrebujete dodatne naprave — zadostuje tablica ali računalnik z brskalnikom.
1 · Račun in podjetje
Registrirajte se na divinemind.ai in vnesite podatke o podjetju — naslov, davčno številko in bančne podatke. Ti podatki bodo kasneje navedeni na vsakem računu.
2 · Odklepanje blagajne
V razdelku Nastavitve → Moji moduli pri blagajniškem sistemu kliknite »Pošlji e-pošto za nastavitev«: Ustvarjena bo prva blagajna, aktivacijska koda pa bo prispela po e-pošti. V paketih za 749 € in 999 € je blagajna vključena brez doplačila — za toliko naprav, kot jih potrebujete.
3 · Ustvarjanje in odobritev artiklov
Artikle kot običajno uredite v sistemu DivineMind in jih odobrite za blagajno. Za začetek zadostuje že nekaj artiklov — ostale lahko dodate kadarkoli.
4 · Aktivacija blagajne
V zaledni pisarni (backoffice) ustvarite blagajno; prejeli boste aktivacijsko kodo. Vnesite jo v napravo — s tem je blagajna trajno dodeljena vašemu podjetju.
5 · Nastavitev fiskalizacije
Shranite podpisno enoto in ustvarite Startbeleg (začetni račun). Za vadbo je na voljo demo način, ki ustvarja popolnoma enake račune — vendar brez pravnega učinka.
6 · Obračun prvega naročila
Prijavite se z PIN-om zaposlenega, tapnite artikel, izberite način plačila. Račun bo podpisan in natisnjen; dnevni zaključek blagajna opravi sama ob 05:00 po lokalnem času, po želji pa ga lahko sprožite tudi ročno.
Nastavitev blagajne
Odklepanje blagajne
Blagajna je v paketih za 749 € in 999 € vključena brezplačno, brez doplačila za posamezno blagajno. V razdelku Nastavitve → Moji moduli pri blagajniškem sistemu kliknite na »Pošlji e-pošto za nastavitev«: Ustvarjena bo prva blagajna in prejeli boste aktivacijsko kodo po e-pošti.
Izbira načina delovanja: Gostinstvo ali Maloprodaja
Pri nastavitvi se v nastavitvah odločite za enega od obeh načinov delovanja: Gostinstvo (s tlorisom miz) ali Maloprodaja (brez tlorisa miz). Pri Maloprodaji se tloris miz obvezno izklopi in blagajna ne sprejema več naročil na mize — deluje izključno kot prodaja pri pultu. V okviru Gostinstva lahko tloris miz dodatno posamično vklopite ali izklopite, na primer za kavarno z izključno prodajo pri pultu.
Ustvarjanje blagajne
Dodatne blagajne ustvarite v razdelku Nastavitve → Moji moduli → Blagajniški sistem pod »Upravljanje blagajn« (npr. Pult 2, Letni vrt), po želji z lokacijo. Vsaka nova blagajna prejme aktivacijsko kodo v obliki K7MF-P2XR; »Nova koda« jo nadomesti, stara pa takrat ne velja več.
Aktivacija naprave
Na napravi odprite pos.divinemind.ai/terminal, se prijavite in vnesite aktivacijsko kodo. Nato naprava ostane povezana in se redno javlja kot aktivna.
Veliko artiklov prek CSV ali Excela
Pod »Izdelki« → »Nov izdelek« → »Uvoz datoteke« izberite seznam artiklov (.csv ali .xlsx). Po predogledu uvozite s kljukico »Omogoči neposredno za blagajno«: Artikli so takoj na voljo za prodajo na blagajni in jih je mogoče skenirati s črtno kodo. Kategorijo blagajne dodelite pozneje v zaledni pisarni.
- Število blagajn ni omejeno. Blagajno, ki je ne potrebujete več, deaktivirate z »Deaktiviraj« in ponovno aktivirate z »Ponovno aktiviraj«. Deaktivacija ne prekine registrske blagajne po RKSV — za to obstaja zaključni račun.
- Spletna blagajna deluje na vsaki napravi z brskalnikom — tablici, prenosniku ali blagajniškem računalniku. Aplikacija za Android blagajniške naprave (Sunmi) bo na voljo z naslednjo posodobitvijo aplikacije.
- V nastavitvah izberite vrsto poslovanja: gostinstvo (z mizami) ali maloprodaja (prodaja preko pulta). Izbira določa, katere funkcije se sploh prikažejo na blagajni.
- Način delovanja je mogoče pozneje spremeniti. Če preklopite na Maloprodaja, tloris miz izgine iz blagajne; Vaša območja in mize ostanejo shranjeni in so po ponovnem preklopu na Gostinstvo takoj spet na voljo.
Artikli za blagajno
Obstaja natanko ena baza artiklov, ki se nahaja v sistemu DivineMind. Kar urejate tam, prodajate na blagajni — z isto ceno, isto davčno stopnjo in isto zalogo. V sami blagajni ne ustvarjate artiklov.
Urejanje artiklov v sistemu DivineMind
Kot običajno pod Izdelki: ime, cena, davčna stopnja, številka artikla, črtna koda in zaloga. Ti podatki veljajo enako za ponudbo, račun in blagajno.
Odobritev za blagajno
Pri artiklu vklopite stikalo za blagajno in izberite blagajniško kategorijo. Na prodajnih gumbih se prikažejo le odobreni artikli — vašega skladiščnega artikla za delavnico ni treba prikazati na blagajni.
Določitev blagajniške kategorije
Kategorija določa davčno stopnjo, če ta ni navedena pri artiklu, ter vrstni red gumbov in tiskalnik računov: jedi v kuhinjo, pijače v šank.
Variante in dodatki
Variante so različice istega artikla (0,3 l / 0,5 l) z lastno ceno ali doplačilom. Dodatki se pripišejo zraven (dodaten sir, pomfrit namesto solate) — z največjo količino in po potrebi kot obvezna izbira. Oboje urejate v blagajni, saj se pojavlja le tam.
- Ena zaloga za vse: ko blagajna proda artikel, se zmanjša ista zaloga kot pri dobavnici. Storniranje vrne artikel na zalogo. Storitve — na primer ura popravila — se ne odpisujejo.
- Sprememba cene na enem mestu: nova cena v sistemu DivineMind velja takoj na vsaki blagajni, brez podvojenega urejanja.
- Če pri artiklu ni določena davčna stopnja, se uporabi stopnja blagajniške kategorije. Za artikle z dejansko ničelno stopnjo ustvarite kategorijo z 0 %.
- Artikle, ki jih ne prodajate več, odstranite z blagajne oder jih označite kot neaktivne. Stari računi ostanejo v celoti berljivi, saj vsak dokument vsebuje ime in ceno v trenutku prodaje.
Prostori in mize
Ta razdelek velja za način delovanja Gostinstvo. V maloprodaji ni tlorisa miz — kako blagajna deluje tam, je opisano v naslednjem razdelku „Blagajna v trgovini“.
- Najprej ustvarite območja — gostinski prostor, terasa, „Stüberl“ (stranska soba). Nato dodajte mize za vsako območje z imenom, številom sedežev in obliko (okrogla, pravokotna, podolgovata).
- V tlorisu miz razporedite mize tako, kot stojijo v lokalu. Blagajna prikazuje enak tloris, da vaše osebje mize lažje prepozna.
- Zasedeno ali prosto: miza velja za zasedeno, takoj ko je na njej odprto naročilo — blagajna pri tem prikazuje številko naročila in trenutni skupni znesek. Dotik odpre račun.
- Mize z odprtim naročilom ni mogoče izbrisati. Najprej izvedite plačilo ali stornirajte naročilo, nato jo odstranite.
- V maloprodajnem poslovanju tloris miz izklopite v nastavitvah; blagajna nato deluje izključno kot prodaja pri pultu.
Oblikovanje tlorisa miz
Tloris miz je več kot le seznam miz: svoj gostinski prostor poustvarite tako, kot je videti v resnici. Vaše osebje bo tako prostor takoj prepoznalo, namesto da bi se moralo učiti številke miz na pamet. Načrt najdete v zaledni pisarni pod Restavracija → Mize, v pogledu »Postavitev«.
Začnite s predlogo
V razdelku »Predloge« z enim klikom nastavite tloris tipičnega obrata — restavracije, kavarne/bistroja, bara/puba ali terase. Predloga že vsebuje stene, bar, kuhinjo, WC in vhod. Predloga le dodaja nove elemente in nikoli ne izbriše ničesar, kar ste že sami uredili.
Uredite prostor
Predmeti so razvrščeni v tri skupine: zgradba (stena, okno, vrata, vhod, stopnice, steber, predelna stena), delovne površine (bar, pult, kuhinja, WC, skladišče, bife) in oprema (rastlina, preproga, zofa, kamin, dekoracija, napis). Izberite predmet in nato kliknite na načrt. Stene, okna in preproge pa namesto tega povlecite na želeno velikost.
Povlecite mize
Na novo ustvarjene mize so najprej na seznamu »Še ni postavljeno«. Povlecite jih na njihovo mesto v prostoru. Z modrimi ročaji spremenite velikost, z možnostjo »Zavrti« pa usmeritev v korakih po 15 stopinj.
Naložite lasten tloris
Če imate tloris arhitekta ali narisano skico, jo naložite pod »Slika tlorisa«. Slika bo prikazana bledo v ozadju načrta, vi pa lahko svoje mize razporedite neposredno nanjo.
- Šest oblik miz: okrogla, pravokotna, podolgovata, ovalna, separe in visoka miza. Obliko izberete ob ustvarjanju mize ali pa jo pozneje kadar koli spremenite.
- Okoli vsake mize je izrisanih toliko stolov, kolikor je nastavljenih sedišč. Tako vaše osebje na prvi pogled vidi, ali je miza dovolj velika za celotno družbo.
- »Poravnaj z mrežo« omogoča, da se objekti zaskočijo, tako da so stene in mize poravnane. Za natančne prilagoditve to možnost izklopite.
- Povečava sega od 50 do 160 odstotkov — kar je zelo uporabno pri velikih prostorih s številnimi mizami.
- Vsako območje ima svoj tloris. Gostinski prostor, teraso in stransko sobo zato uredite enega za drugim.
- Mize izbrišete v pogledu seznama, ne na tlorisu — tloris mize le razporeja.
Sestavljanje in združevanje miz
Dve stvari, ki se pri strežbi pogosto pojavljata skupaj, vendar pomenita različni zadevi — blagajna ju zato razlikuje. »Sestavljanje« se nanaša na pohištvo, »združevanje« pa na račune.
Sestavljanje miz (pohištvo)
Če pride večja družba, v lokalu potisnite več miz skupaj v eno večje omizje. Na blagajni tapnite »Sestavi mize«, nato tapnite vključene mize in potrdite. Na tlorisu bodo nato obdane z okvirjem, z imenom in skupnim številom mest — tako vsi takoj vidijo, katere mize so sestavljene skupaj. S tapom na obstoječe omizje jih znova razdružite.
Združevanje miz (računi)
Če gostje zamenjajo mizo ali se združijo, tapnite »Združi mize«, najprej izberite mizo z odprtim naročilom in nato ciljno mizo. Blagajna vas bo vprašala, ali želite ustvariti en sam skupni račun ali naj boni ostanejo ločeni.
- Omizje se pogosto pripravi, še preden družba sploh prispe. Zato za združevanje ni potrebno odprto naročilo – opisuje le, kako so mize postavljene.
- K istemu omizju lahko spadajo le mize iz istega območja. Miz iz gostinskega prostora in terase ni mogoče združiti.
- Razdružitev miz ne vpliva na račune. Odprti boni ostanejo tam, kjer so.
- Pri združevanju se prenesejo le neplačana naročila. Že podpisani računi ostanejo nespremenjeni – račun ostane račun.
Kdo lahko kaj dela – natakarji, območja, predaja izmene
V večjem obratu več zaposlenih dela hkrati na isti blagajni. Da ne bi kdo pomotoma knjižil na tujo mizo ali zaključil tujega računa, vsaka miza pripada natakarju, ki jo je odprl.
Dodelitev območij
V zaledni pisarni (Backoffice) pod možnostjo Osebje dodelite vsakemu zaposlenemu njegova območja — na primer teraso za enega, jedilnico za drugega. Tisti, ki nima dodeljenega območja, lahko dela povsod. Dodelitev začne veljati ob odprtju mize.
Omogočanje ali blokiranje naročanja na tuje mize
V nastavitvah določite, ali lahko sodelavci oddajo dodatna naročila za mizo nekoga drugega. Privzeto je to dovoljeno — med kosilno konico vsaka roka pomaga. Če želite strožja pravila, to funkcijo izklopite.
Predaja izmene
Ob koncu svoje izmene odprite načrt miz in tapnite »Predaja izmene«. Izberite sodelavca, ki prevzema — vse vaše odprte mize se bodo hkrati prenesle nanj. S tem postane glavni uporabnik in jih lahko obračuna.
- Plačilo lahko vedno izvede le glavni uporabnik mize. To je natakar, ki jo je odprl — ali oseba, na katero je bila prenesena.
- Lastniki in vodstvo lahko storijo vse: vnašajo naročila na tuje mize, zaključujejo račune in predajajo izmene namesto drugih.
- Odgovorni natakar je prikazan na mizi v tlorisu. Prikaz lahko izklopite tudi pod „Prikaži na mizah“.
- V zaledni pisarni te blokade ne veljajo – tam dela vodstvo, ne strežba.
Kuhinjski zaslon
Namesto papirnatih bonov lahko kuhinja naročila spremlja na zaslonu. Odprete ga v meniju pod „Kuhinjski zaslon“ – najbolje na napravi, ki stalno stoji v kuhinji. Posodablja se samodejno vsakih nekaj sekund.
Branje bona
Vsako odprto naročilo je kartica: ime mize ali »točilni pult«, za konzumacijo v lokalu ali za s seboj, vse postavke s količino, različicami, dodatki in posebnimi željami gosta.
Preklop postavke
Dotaknite se jedi, ko jo začnete pripravljati – njeno stanje se spremeni v »v pripravi«. Z drugim dotikom jo označite kot »pripravljeno«. Stanje celotnega naročila se samodejno posodobi.
Zaključi celoten bon
Če je vse pripravljeno hkrati, zadostuje en klik na »Naročilo je pripravljeno« – kartica bo izginila z zaslona.
- Čas čakanja je naveden na vsaki kartici in jo obarva: po desetih minutah rumeno, po dvajsetih rdeče. Tako vodja kuhinje brez iskanja takoj vidi, kateri bon čaka predolgo.
- Kuhinjski zaslon ne nadomešča tiskalnikov bonov, temveč jih dopolnjuje. Oboje lahko uporabljate vzporedno.
- Vnos v meniju se prikaže le v načinu delovanja Gostinstvo.
V lokalu ali za s seboj
Hrana za s seboj je obdavčena drugače kot hrana v lokalu. Na blagajni zato zgoraj v območju za naročila preklopite med možnostma »V lokalu« in »Za s seboj« – blagajna bo nato račun obračunala s pravilno davčno stopnjo.
Nastavitev stopnje za kategorijo
Pri vsaki blagajniški kategoriji je poleg običajne davčne stopnje na voljo polje »Stopnja DDV za s seboj«. Če ga pustite praznega, se prodaja za s seboj obdavči enako kot poraba v lokalu.
Drugačne stopnje za posamezne artikle
Če posamezen artikel potrebuje drugačno stopnjo kot njegova kategorija, jo določite neposredno pri artiklu. Nastavitev artikla ima prednost pred kategorijo, kategorija pa pred stopnjo za porabo v lokalu.
Preklop pri blagajni
Če gost pokliče in naroči za s seboj, pred vnosom preklopite stikalo na »Za s seboj«. Vse postavke na bonu bodo obračunane po stopnji za s seboj, vključno s tistimi, ki jih dodate naknadno.
Od leta 2026 v Nemčiji za hrano velja znižana stopnja — tako za konzumacijo na lokaciji kot za s seboj. Razlika ostaja predvsem pri pijačah. Poleg tega obstajajo posebni primeri v obe smeri: voda iz pipe in določene mešane mlečne pijače so za s seboj obdavčene po znižani stopnji, medtem ko so jastogi, ostrige in polži za s seboj obdavčeni po polni stopnji. Svoje postavke na meniju enkrat uskladite s svojim davčnim svetovalcem in nato vnesite stopnje. Blagajna zanesljivo preračunava na podlagi vaših vnosov — razvrstitve ne more opraviti namesto vas.
Gostinsko skladišče: Zaboj/sod noter, porcija ven
Kupite sod piva, prodajate pa kozarce. Da bo zaloga kljub temu pravilna, enkratno določite, koliko nakupnega artikla porabi prodajni artikel — nato blagajna preračunava sama.
Vnos porabe
Pri blagajniškem artiklu vnesete, kateri skladiščni artikel se porabi in v kakšni količini — „Pivo 0,3 l“ porabi 0,3 litra piva iz soda. Prodajni artikel lahko sestoji tudi iz več sestavin.
Ustvari zaboj/sod
Za vsak skladiščni artikel določite svoja pakiranja: sod 50 l, sod 30 l, zaboj 24. Enega od njih označite kot privzetega — na podlagi tega se bo kasneje merila preostala zaloga.
Knjiženje prevzema blaga
Ko prejmete dostavo, jo vknjižite v pakiranjih: „2 × sod 30 l“. Blagajna preračuna količino v osnovno enoto in pripiše 60 litrov. Lahko pa neposredno vknjižite osnovno enoto.
Pregled preostale zaloge
Zaloga je prikazana v osnovni enoti in v pakiranjih: »32,5 l ≈ 0,65 soda«. Namerno z znakom za približno – načet sod je le ocena in ne natančna številka.
- Vsak prodajni artikel ne potrebuje nabavnega artikla. Kozarec vode iz pipe za 0,50 € nima porabe in nima povezave z zalogo – preprosto se nič ne odšteje in nič ne spodleti.
- Več postavk istega skladiščnega artikla na enem bonu – 0,3 l in 0,5 l iz istega soda – ustvari eno samo knjiženje zaloge namesto več manjših.
- Pri storniranju blagajna vpraša: Ali je treba blago knjižiti nazaj na zalogo ali je bilo pivo že natočeno? Poraba se razveljavi le pri možnosti »nazaj na zalogo«.
- Če odstranite postavko iz naročila, ki ni bilo nikoli plačano, čeprav je bila že postrežena, porabo vseeno odpišite — primanjkljaj ostane viden.
- Storitve se nikoli ne odpišejo. Delovna ura v delavnici nima zaloge.
Delni storno
Včasih se vrne le del naročila — napačno postrežena jed ali kozarec, ki se je prevrnil. V ta namen stornirate posamezne postavke namesto celotnega računa. To najdete v zaledni pisarni (Backoffice) pod Naročila.
- Izberete postavke in, v primeru večje količine, koliko kosov se vrne. Razlog je obvezen — kasneje bo naveden na računu.
- Za vsako postavko odgovorite na vprašanje o točenju: nazaj v skladišče ali porabljeno. Od tega je odvisno, ali se bo zaloga ponovno povečala.
- Če je bilo naročilo že plačano, se ustvari lasten podpisan storno račun. Prvotni račun ostane v celoti ohranjen — nič se ne izbriše.
- Preostali znesek se ponovno izračuna. Če na koncu stornirate vse postavke, bo status naročila nastavljen na 'povrnjeno', promet pa bo ponovno enak nič.
Blagajna v trgovini
V maloprodaji, veleprodaji in delavnici se naročila ne oddajajo pri mizi, temveč se plačujejo pri blagajniškem pultu. Za to je namenjen način delovanja Maloprodaja: tloris miz je izklopljen, blagajna takoj odpre prazen račun, blago pa namesto s prodajnimi gumbi zajemate s črtno kodo. Vse ostalo — cene, davki, fiskalizacija, tiskanje bonov in dnevni zaključek — deluje natanko tako kot v gostinstvu.
Nastavitev načina delovanja na Maloprodaja
V nastavitvah izberite način delovanja Maloprodaja. S tem se tloris miz obvezno izklopi: blagajna ne prikazuje več miz in zavrača naročila na mizo. Na voljo je le še trenutni račun pri pultu.
Urejanje artiklov s črtno kodo
Pri artiklu v DivineMind vnesite črtno kodo (EAN) in številko artikla ter artikel odobrite za blagajno. Brez črtne kode prodaja še naprej poteka prek iskanja in prodajnih gumbov.
Skeniranje namesto tipkanja
S čitalnikom črtne kode preberite črtno kodo — artikel se takoj doda na račun, drugi sken pa poveča količino. Blagajna takoj sporoči neznane kode, namesto da bi jih tiho prezrla.
Kasiranje in odštevanje zaloge
Izberite način plačila, natisnite račun, končano. S plačilom se zmanjša ista zaloga kot pri dobavnici — zmanjšanje zaloge vidite neposredno v skladišču, brez dodatnega knjiženja.
- Brez tlorisa miz, brez kuhinjskih bonov: v načinu delovanja Maloprodaja so mize, območja in kuhinjski zaslon odstranjeni. Tiskalniki bonov in tiskanje računov ostajajo nespremenjeni.
- Blagajniške kategorije v trgovini služijo kot blagovne skupine — določajo davčno stopnjo in vrstni red prodajnih gumbov za blago brez črtne kode (sadje, tehtano blago, storitve).
- Vračila in menjave potekajo preko QR kode na računu: Blagajna ustvari lasten podpisan račun za vračilo, prvotni račun ostane, vrnjeno blago pa se doda v blokirano zalogo.
- V delavnici in avtosalonu lahko na enem računu združite dele in delovni čas. Deli se odštejejo od zaloge, storitve, kot je delovna ura, pa ne.
- V veleprodaji prek blagajne zaračunavate prevzem in gotovinsko prodajo; klasično naročilo na račun še naprej poteka prek dobavnice in računa v DivineMind.
Zaračunavanje
Prijava s PIN
Vsak zaposleni se prijavi z lastno PIN kodo (4 do 8 številk). S tem je vsako naročilo dodeljeno določeni osebi. PIN kode dodelite v zaledni pisarni pod Osebje.
Vnos naročila
Izberite mizo, filtrirajte ali poiščite kategorijo, tapnite izdelek, potrdite različice in dodatke, dodajte količino in opombo (npr. brez čebule). Izdelke s črtno kodo lahko namesto tega skenirate — dodani bodo neposredno na račun.
Pošiljanje v kuhinjo in šank
Ob pošiljanju se naročilo shrani in samodejno porazdeli na pristojne tiskalnike. Če je na mizi že aktivno naročilo, blagajna vpraša, ali želite dodati postavke ali odpreti drug račun.
Plačilo
Izberite način plačila: gotovina ali kartica. Gost plača s kartico na vašem lastnem kartičnem terminalu, blagajna knjiži znesek — povezave terminala ni. Pri gotovinskem plačilu vnesete prejeti znesek preko polja za plačilo ali hitrih zneskov, prikazan bo znesek vračila. Po plačilu je miza ponovno prosta.
- Razdelitev računa: Znesek lahko razdelite na več oseb ali izberete posamezne postavke in jih zaračunate ločeno. Oba računa se ponovno izračunata in zaključita posamično.
- Popust: Pred plačilom lahko odštejete znesek v evrih. Davek se sorazmerno zmanjša, račun pa ostane pravilen.
- Napitnina se beleži ločeno od prometa. Ne vpliva na davčno osnovo in ne izkrivlja analize.
- Cene in davek izračunava strežnik, ne naprava. Dve blagajni tako vedno prideta do iste vsote, tudi pri različicah, dodatkih in popustih.
- Storno: Naročilo je mogoče stornirati z navedbo razloga. Če je bilo že plačano, se izvede vračilo — prvotni račun se ohrani.
- Katere načine plačila sploh ponujate, določite v nastavitvah; vsaj eden mora ostati aktiven.
- Kuhinjski zaslon: Odprta naročila se prikazujejo na lastnem zaslonu. Kuhinja vsako postavko spremeni iz „v pripravi“ v „pripravljeno“, status naročila pa se samodejno posodobi.
Računi in tiskalniki
Ustvarjanje tiskalnika
Pod tiskalniki vnesete vsako napravo: ime, tip (račun, kuhinja, šank ali vgrajeni tiskalnik) in povezavo (omrežje z IP in vrati, USB, Bluetooth). Širino papirja nastavite glede na zvitek.
Izvedba preizkusnega tiska
Preizkusni tisk takoj preveri, ali je tiskalnik dosegljiv — preden prvi gost sede za mizo.
Dodelitev kategorij
V usmerjanju tiskanja vsakemu tiskalniku dodelite kategorije, ki naj jih izpiše: jedi v kuhinjo, pijačo na šank. Mešano naročilo se s tem samodejno razdeli.
Tiskanje računa
Po plačilu se natisne račun za stranko: postavke vključno z dodatki in opombami, prikaz davka po stopnjah, način plačila, natakar in strojno berljiva koda davčne potrditve kot QR.
- Tiskalni posli potekajo prek čakalne vrste. Če tiskalnik trenutno ni dosegljiv, se tiskalni posel večkrat ponovi, namesto da bi se zavrgel.
- Račun lahko kadarkoli ponovno natisnete ali ga gostu pošljete po e-pošti; poleg tega ga je mogoče odpreti na zaslonu.
- Nogo računa (zahvala, delovni čas, opomba) enkratno shranite v nastavitvah.
RKSV (avstrijska uredba o blagajnah) & fiskalizacija
Registracija blagajne
V zaledni pisarni (backoffice) shranite dostopne podatke svoje podpisne enote — uporabnika, geslo in številko udeleženca. Sistem temu dodeli identifikacijsko številko blagajne in dostopne podatke shrani v šifrirani obliki. S funkcijo „Preizkusi povezavo“ jih lahko takoj preverite.
Ustvarjanje dokumenta Startbeleg
Pred prvim dejanskim prometom ustvarite Startbeleg. Ta odpre podpisno verigo in se za vsako blagajno izda natanko enkrat. Shranite ga.
Redno delovanje
Vsak plačan račun je takoj podpisan in dodan v verigo. Števec prometa se šifrira, strojno berljiva koda pa je na računu v obliki QR kode. Verigo lahko preverite sami pod Blagajna z gumbom »Preveri verigo«.
- Pravila v primeru izpada: Če podpisna enota ni dosegljiva, se plačilo vseeno zaključi in račun se označi kot izpadni račun. Ko je podpisna enota ponovno na voljo, zbirni račun zaključi izpad – veriga ostane zaprta.
- Storniranja se podpišejo kot posebna vrsta računa; števec prometa se ustrezno poračuna.
- DEP-Export (izvoz podatkovnega protokola DEP): Za finančno upravo izvozite celoten protokol o zajemu podatkov — vse račune blagajne v predpisani strukturi kot datoteko za posredovanje.
- Demo način: Za usposabljanje in predstavitev blagajna deluje s simuliranim podpisom, vendar z identično strukturo računa. Tako lahko vadite celoten postopek brez ustvarjanja pravih računov. Za dejansko delovanje nato ustvarite konfiguracijo s svojimi pravimi dostopnimi podatki.
Vsaka blagajna vodi natanko eno podpisno verigo, Startbeleg pa se izda le enkrat. Če zamenjate napravo, nastavite novo blagajno z lastnim dokumentom Startbeleg — stara blagajna se ohrani z vsemi računi in se ne izbriše.
Nadaljevanje dela brez povezave
- Blagajna v brskalniku nadaljuje z delovanjem, tudi če internet odpove: naročila, naknadne knjižbe, popusti, plačila in stornacije se shranijo na napravi.
- Tiskanje računov prek vgrajenega tiskalnika deluje naprej tudi brez povezave — gost prejme svoj račun.
- Takoj ko se povezava vzpostavi nazaj, se čakalna vrsta prenese v prvotnem vrstnem redu. Naročilo, ustvarjeno brez povezave, in vsa kasnejša knjiženja nanj sodijo skupaj in se prevzamejo skupaj.
- Prenos poteka samodejno in se redno ponavlja; neuspeli postopki se ponovijo, namesto da bi se izgubili.
- Računi, ki so nastali brez povezave, se ob naknadni oddaji prenesejo brez dvojnega knjiženja in podpišejo z dejanskim časom prodaje.
- Blagajna prikazuje, koliko postopkov še čaka na prenos. Napravo izklopite šele, ko je čakalna vrsta prazna.
Dnevni zaključek in poročila
Dnevni zaključek: samodejno ali ročno
Dnevni zaključek blagajna opravi sama ob koncu poslovnega dne ob 05:00 po lokalnem času. Lahko ga sprožite tudi ročno v zaledni pisarni. Vključuje vsa plačana naročila od zadnjega zaključka in prejme zaporedno Z-številko; po želji lahko posamezne blagajne zaključite ločeno.
Branje Z-Bona
Z-račun prikazuje skupni promet, vključen davek, število računov, vsote po načinu plačila (npr. gotovina in kartica) ter razčlenitev po davčni stopnji — osnova za blagajniški pregled in računovodstvo.
Analiza
Poročila za poljubno izbrano obdobje prikazujejo promet, povprečno vrednost računa, promet na dan in najbolj prodajane artikle — uporabno za načrtovanje osebja in urejanje menija.
- Če v tem obdobju ni plačanih naročil, se zaključek ne izvede — ne nastanejo prazni Z-Boni (prazni zaključni blagajniški prejemki).
- Napitnina je prikazana ločeno in ni del prometa.
Nastavite meni, mize in tiskalnik ter izvedite celoten dan v demo načinu — vključno s tiskanjem računov in dnevnim zaključkom („Z-Bon“). Šele nato vnesite prave dostopne podatke in ustvarite začetni račun („Startbeleg“).