Zaloge, skladiščna gibanja in ponovno naročanje pod nadzorom.
Tipičen potek
Ustvarite artikel kot izdelek → Knjižite začetno zalogo/prejem blaga → Prodaja/poraba zmanjšuje zalogo → Pravila za ponovno naročanje sprožijo naročilo, ko je dosežena minimalna količina.
Modul skladišča je razdeljen na štiri področja — Pregled, Zaloga, Nakup in Odprema. Spodaj je vsaka funkcija opisana posebej, v enakem vrstnem redu kot v stranski vrstici.
Pregled
Nadzorna plošča — Skladišče na prvi pogled
Nadzorna plošča skladišča združuje vse lokacije in takoj pokaže, kje je potrebno ukrepanje. Ključni kazalniki, kot so prenizka zaloga in serije s skorajšnjim potekom roka, utripajo rdeče, takoj ko se pojavi problem — klik vas popelje neposredno na ustrezno podrobno stran.
- Ključni kazalniki v realnem času: Število skladišč, izdelkov in skupna zaloga na vseh lokacijah.
- Opozorilo o prenizki zalogi: Artikli pod minimalno zalogo so označeni rdeče.
- Serije s potekom roka (60 dni), razvrščeno po roku trajanja — oranžno pod 45, rdeče pod 14 dnevi (FEFO).
- Zadnje gibanje: deset najnovejših knjižb s smerjo (+/−) in časovnim žigom.
Zaloga
Skladišča in lokacije
Upravljajte vse fizične skladiščne lokacije in njihove značilnosti — od standardnega skladišča do temperaturno nadzorovane hladne verige. Standardno skladišče (označeno z zvezdico) se uporablja, če pri knjiženju ni izbrano nobeno skladišče.
Ustvarite novo skladišče
Kliknite na 'Novo skladišče', dodelite kodo skladišča (npr. BERLIN-01) in ime.
Tip in naslov
Izberite tip skladišča (Standardno, Hladna veriga, BtM, Tranzitno, Virtualno, Konsignacijsko); pri hladni verigi vnesite min/max temperaturo ter po želji naslov.
Shrani in vzdržuj
S shranjevanjem ustvarite. Skladišča lahko kasneje urejate; brisanje je možno le, če je zaloga 0.
Zaloga
Pregled zaloge prikazuje količine v realnem času za vsak izdelek po skladišču — vključno z rezervirano in dejansko razpoložljivo količino (Razpoložljivo = Zaloga − Rezervirano). Filtrirajte po skladišču ali z enim klikom prikažite samo artikle pod ravnijo ponovnega naročila.
- Barvna koda: rdeča vrstica = prazno (0), oranžna = prenizka zaloga, zelena = normalno.
- Iskanje po imenu izdelka, SKU ali črtni kodi; filter po skladišču.
- Vidna raven ponovnega naročila (Reorder-Point) in naslednji rok trajanja na artikel.
- Več serij na izdelek je prikazanih s številom serij.
Knjiženja — Vknjiževanje & Odknjiževanje
Hitro ročno vknjižite ali odknjižite zalogo — optimizirano za čitalnik črtnih kod. Po vsakem knjiženju se fokus vrne na polje za skeniranje, tako da lahko nadaljujete s skeniranjem brez prekinitve.
Izberite način
Zgoraj izberite 'Prejem blaga +' ali 'Izdaja blaga −'.
Skenirajte artikel
Skenirajte črtno kodo ali vnesite SKU/ime in pritisnite Enter — takoj se prikaže trenutna zaloga.
Knjižite količino
Vnesite količino, skladišče in po želji serijo/rok trajanja (samo prejem) ter razlog in vknjižite oz. odknjižite.
Gibanje — Neprekinjen potek
Vsaka sprememba zaloge se zabeleži. Seznam premikov je vaša popolna revizijska sled — z možnostjo iskanja po izdelku in filtriranja po vrsti premika.
- Vrste gibanj s simbolom: Vhod, Izhod, Korekcija, Inventura, Premeščanje, Vračilo, Začetna zaloga.
- Zaloga pred in po vsaki knjižbi je prikazana.
- Referenca, skladišče, uporabnik in časovni žig za vsak vnos; Številka serije, če je relevantno.
- Filter po vrsti in iskanje po imenu izdelka/SKU; po straneh (50 na stran).
Inventura
Izvedite fizično štetje in uskladite dejansko stanje zalog s sistemom (želeno stanje). Razlike se s pritiskom na gumb knjižijo kot popravki — z analizo presežkov in mankov v evrih.
Začnite inventuro
Kliknite 'Nova inventura', določite ime in po želji omejite na kategorijo.
Štetje
Za vsak artikel vnesite prešteto dejansko količino — samodejno se shrani vsakih 60 sekund.
Knjiži razlike
Zaključite štetje, preverite odstopanja pri pregledu in potrdite z 'Knjiži razlike'.
Tiskanje etiket in črtnih kod
Natisnite cenike in etikete s črtno kodo neposredno iz skladišča — pripravljeno za polico ali prejem blaga. Iste črtne kode delujejo s skenerjem kamere za inventuro.
Izberite izdelke
Na zavihku „Etikete" poiščite in dodajte artikle po imenu ali številki artikla.
Format in količina
Izberite format etikete (majhen, standarden ali velik) in določite število kopij na izdelek.
Natisni
Kliknite „Natisni (PDF)" — DivineMind ustvari list z imenom, ceno in skenabilno črtno kodo za vsako etiketo.
Nabava
Pošlji naročilnico dobavitelju
V Nakup odprete naročilnico, preverite dobavitelja in postavke ter jo pošljete z enim klikom — DivineMind ustvari PDF in ga pošlje neposredno dobavitelju. AIRIS lahko naročilnice samodejno pripravi tudi iz pravil za ponovno naročanje.
Odpri naročilnico
Izberite naročilnico s seznama — dobavitelj, ključni podatki, postavke in zneski na prvi pogled.
Pošlji dobavitelju
Kliknite 'Pošlji dobavitelju' — naročilnica bo ustvarjena kot PDF in poslana po e-pošti (status se spremeni v 'Poslano').
Spremljajte
Spremljajte potrditev in prejem blaga s spremembo statusa; poslani PDF ostane arhiviran.
Prejemi blaga
Preverite in knjižite prejete dobave k vašim naročilom. Vsak prejem blaga prikazuje pripadajoče naročilo, dobavitelja, skladišče in status pregleda.
Odprite prejem blaga
Na seznamu izberite ustrezen prejem ali ustvarite novega z 'Nov prejem blaga'; Filtrirajte po statusu (odprto, sprejeto, delno, zavrnjeno).
Preverite postavke
Uskladite dobavljene količine z naročilom in po želji vnesite številko dobavnice.
Sprejmite ali zavrnite
Nastavite status na sprejeto, delno sprejeto ali zavrnjeno — zaloga bo ustrezno knjižena.
Pravila za ponovno naročanje
Za vsak izdelek določite, pri kateri zalogi naj se ponovno naroči. Na podlagi opozorilne zaloge, količine naročila in preferenčnega dobavitelja avtomatsko ponovno naročanje določi, kdaj nastane naročilo.
Poišči pravilo
Poiščite izdelek ali filtrirajte po že aktiviranih artiklih z 'Samo avtomatsko ponovno naročanje'.
Nastavi pragove
Opozorilna zaloga (Reorder-Point), količina naročila, dobavitelj in dobavni rok se vzdržujejo za vsak izdelek na strani s podrobnostmi o zalogi.
Vklopi avtomatiko
Z avtomatskim stikalom v vsaki vrstici aktivirajte avtomatsko ponovno naročanje; način (predlog, odobritev, avtonomno) nadzoruje, kako samostojno se naroča.
Katalog dobaviteljev
Centralno primerjajte, kateri dobavitelj dobavlja kateri izdelek po kateri ceni. Katalog je vaša podlaga za odločanje pri naročilih — z navedbo cene, minimalne količine naročila, dobavnega roka in zanesljivosti.
- Na povezavo: Izdelek, dobavitelj, enotna cena in dobaviteljeva številka artikla.
- Minimalna količina naročila (MOQ) in dobavni rok v dneh.
- Vrednost zanesljivosti 0–100 % (zelena ≥ 90, oranžna ≥ 70, rdeča pod tem).
- Datum zadnjega naročila za vsako kombinacijo dobavitelj-izdelek.
Auto-Reorder — Dnevnik
Dnevnik Auto-Reorder prikazuje, kdaj je bilo avtomatsko ponovno naročanje aktivirano in kaj je odločilo — od ustvarjenega predloga naročila do eskalirane izjeme.
- Tri ključne metrike zgoraj: ustvarjena naročila, predlogi in eskalirani primeri.
- Za vsak vnos: izdelek, zaloga ob sprožitvi, minimalna zaloga, količina naročila in dobavitelj.
- Razlog sprožitve (npr. minimalna zaloga podkoračena) in status dejanja barvno označena.
- Povezana številka naročila — klik odpre ustvarjeno naročilo.
Odprema
Komisioniranje & Odprema
Pod Komisioniranje si oglejte vsa odprta naročila za komisioniranje — z delno dobavo in sledenjem zaostalih naročil.
Odprta naročila
Delovni seznam prikazuje za vsako naročilo naročene, dobavljene in odprte količine za vsak izdelek.
Rezervirajte zalogo
S klikom rezervirajte zalogo za stranko — tako se nič ne proda dvakrat.
Seznam za pobiranje in pakiranje
Ustvarite seznam za pobiranje/pakiranje kot PDF — zaloga se dodeli po najzgodnejšem datumu izteka roka (FEFO).
Pošiljanje
Spremljajte vse odhodne pošiljke — od osnutka, preko odposlanega in na poti, do dostavljenega. Številka pošiljke, ponudnik pošiljanja in sledilna številka so vedno na voljo.
- Iskanje po številki pošiljke, prejemniku ali sledilni številki.
- Filter statusa (Osnutek, pripravljeno, pakirano, odposlano, na poti, dostavljeno, preklicano, vrnjeno).
- Na pošiljko: ponudnik pošiljanja, sledenje, izvorno skladišče, kraj prejemnika, število postavk in datum pošiljanja.
Vračila (RMA)
Strukturirano obravnavajte vračila strank preko RMA procesa — od povpraševanja, pregleda in vračila denarja do zaključka.
Preglej vračilo
Iščite po RMA številki ali stranki; preglejte in odobrite odprta povpraševanja preko statusnega filtra (povpraševano).
Preglej blago
Preverite prejete artikle in razlog za vračilo ter nastavite status na 'prejeto' oz. 'pregledano'.
Vračilo & zaključek
Zabeležite znesek in metodo vračila, sprožite vračilo denarja in zaključite primer.
Rezervacije
Rezervacije blokirajo zalogo za odprte ponudbe in naročila, da se isto blago ne proda dvakrat. Vidite, katera ponudba ali naročilo je vezalo koliko zaloge.
Poišči rezervacijo
Iščite po izdelku, SKU ali referenci (številka ponudbe/naročila); filter je privzeto nastavljen na 'aktivno'.
Porabi
Ob dostavi označite aktivno rezervacijo z zeleno kljukico kot porabljeno.
Sprosti
Če ponudba poteče, sprostite rezervacijo z rdečim X — zaloga postane ponovno na voljo.
Farmacija in skladnost
Pod Farmacija upravljate odpoklice serij in licence strank (dovoljenje za lekarne/veleprodajo) — z neprekinjenim sledenjem vseh dobav.
Licence strank
Za vsako stranko shranite dovoljenje za lekarno, veleprodajo ali živila. Potečene licence so označene rdeče in samodejno blokirajo izdajo.
Sledite seriji
Ob odpoklicu DivineMind preveri, katere dobave so prejele zadevno serijo — preko vseh dobavnic.
Sprožite odpoklic
Odpoklic ustvarite kot kakovostni dogodek (CAPA); prizadete stranke so pripravljene in ob kliku obveščene.
Izvoz poročila o odpoklicu
Na zavihku »Poročilo o odpoklicu« izberete izdelek in serijo — videli boste vse stranke in dobave, ki so prejele blago iz te serije, ter seznam izvozite kot CSV za organe in dokumentacijo.
Odpoklic in sledljivost (živila, pijače, trgovsko blago)
Pod Odpoklici najdete odpoklic, poročilo o odpoklicu in sledljivost brez farmacevtskih licenc — za veleprodajo živil, pijač in splošno veleprodajo. Osnova je sledljivost »korak naprej, korak nazaj« (Uredba (ES) št. 178/2002, čl. 18/19). Podatki so enaki kot pod Pharma & Compliance.
Ustvari odpoklic
Poiščite artikel, vnesite serijo, »Preveri prizadete«: vidite, koliko dobav je prejelo to serijo — in koliko dobav brez serije dela odpoklic nepopoln.
Obvesti stranke
Dopisi o odpoklicu se pošljejo šele na vaš klik — po eno e-sporočilo na stranko, tudi če je imela več dobav.
Sledi nazaj
V zavihku »Sledljivost« vnesite številko dobavnice ali računa in videli boste serijo, prevzem blaga ter dobavitelja.
Načrtovanje poti in zaslon za voznika
Pod Skladišče › Načrtovanje poti za posamezen dan določite, katero vozilo s katerim voznikom bo dostavilo katere odprte dobavnice in v kakšnem vrstnem redu. Voznik svojo pot obdeluje v aplikaciji AIRIS pod »Poti«.
Ustvari pot
Izberite dan, »Nova pot«, vozilo iz voznega parka, voznika in nakladalno mesto. Opozorila se prikažejo takoj: potekel tehnični pregled, vozilo že zasedeno, voznik odsoten, druga pot na isti dan.
Razporedi dobavnice
Odprte dobavnice na levi povlecite na pot ali izberite »Na pot …«. Znotraj poti prerazporedite z vlečenjem ali ↑/↓, odstranite z ×. Dobavnica je lahko le na eni poti.
Predlagaj vrstni red
»Predlagaj vrstni red« določi naslove za dostavo na zemljevidu in izračuna najkrajši vrstni red zračne linije od nakladalnega mesta. Naslovi brez zadetkov se razvrstijo po poštni številki. Šele »Prevzemi« spremeni traso.
Pri stranki (aplikacija)
Voznik vidi postanke, navigacijo in dobavnico s serijo. Od stranke pridobi podpis na telefonu (ali zabeleži »dobavnica puščena«/»blago odloženo«), knjiži vrnjeno embalažo na kavcijski račun in sporoči odstopanja (manjkajoča količina, poškodovano) — iz tega nastane osnutek vračila.
Pobiranje gotovine
Če voznik prejme denar, vpiše znesek in način kot opombo. Nič se ne knjiži — plačilo evidentira računovodstvo. Ni bilo mogoče vročiti ali zavrnitev prevzema: dobavnica se ponovno pojavi pod »Odprte dobavnice«.
Fotografija kot dokazilo o dostavi
Na postanku z možnostjo »+ Fotografija« priložite do pet fotografij (npr. odloženo blago, paleta, poškodba). Fotografije so zaščitene in dostopne le po prijavi.
Zasedenost vozila v voznem parku
Pot z vozilom zasede vozilo od odhoda do naslednje poti oz. do konca dneva. Vozni park in gradbena terminska tabla prikazujeta pot; če je vozilo tam že zasedeno za drugo opravilo, načrtovanje poti na to opozori.
Pošiljka k dobavnici
Pod Skladišče › Pošiljanje ustvarite pošiljko vedno k dobavnici. Kupec, prejemnik in postavke s šaržo se prevzamejo z dobavnice; zaloga je tam že knjižena, status »Poslano« ne knjiži ponovno.
Ustvari pošiljko
»Ustvari pošiljko«, poiščite dobavnico (številka ali kupec), izberite paketno službo, vnesite številko za sledenje. Za posamezno dobavnico obstaja le ena odprta pošiljka.
Sledi pošiljki
Za DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS in Canada Post se povezava za sledenje ustvari samodejno. DivineMind ne tiska etiket paketnih služb.
Spremeni status
Na strani pošiljke desno: komisionirano, pakirano, poslano, dostavljeno. Vračila k tej pošiljki so prikazana spodaj.
Vračilo s karantensko zalogo
Vračilo vedno pripada dobavnici: vrne se lahko le dobavljeno blago z dobavljeno šaržo. Pri prevzemu gre brezhibno blago v skladišče, uničeno se odpiše — poškodovano ali nepreverjeno blago gre v karantensko zalogo in se ne prodaja niti ne komisionira.
Ustvari vračilo
Skladišče › Vračila › »Ustvari vračilo«, izberite dobavnico, označite postavke, navedite količino in stanje.
Blago prejeto
Odobrite, nato »Blago prejeto«. K vračilu se kot običajno ustvari osnutek dobropisa.
Odločitev o karantenski zalogi
Za vsako postavko: ponovno prodajno (gre v skladišče), uniči ali vrni dobavitelju. Odločitev sledi vašemu stikalu avtonomije za skladišče — glede na nastavitev takoj ali z odobritvijo. Zaključek je možen šele, ko ni več blokiranih postavk.
Številka proizvajalca, enote, količinski razredi v povezavi za naročilo
Pri artiklu je številka proizvajalca (MPN) na voljo kot posebno polje poleg šifre artikla in EAN. Iskanje, skeniranje v aplikaciji in skeniranje etiket artikel najdejo tudi prek tega polja; uvoz DATANORM ga izpolni iz referenčne številke B-zapisa, ne da bi prepisal obstoječe vrednosti. Enote, kot je »piece«, so prikazane v vašem jeziku. Povezava za naročanje prikazuje količinske lestvice vašega cenika, košarica pa računa s stopenjsko ceno — zavezujoča ostaja cena ob oddaji naročila.
Prenosi med skladišči
Premikajte zalogo med vašimi skladišči in spremljajte prenos od osnutka, preko na poti, do zaključenega.
Ustvarite prenos med skladišči
Kliknite na 'Nov prenos med skladišči' in izberite izvorno ter ciljno skladišče.
Vnesite postavke
Dodajte artikle in količine za prenos ter sprožite prenos med skladišči.
Spremljajte in zaključite
Spremljajte prenos preko statusa 'na poti' in ga ob prispetju v ciljno skladišče označite kot zaključenega.
Povezane funkcije
EDI: uvoz naročil, pošiljanje obvestil o odpremi
V meniju Skladišče › Vmesnik EDI uvozite naročila kupcev kot EDIFACT ORDERS (D.96A) ali openTRANS ORDER. Iz tega nastane naročilo kot predlog za odobritev — po cenah iz vašega cenika, s preverjanjem kreditnega limita, blokade dobave in marže. Računi (INVOIC, Peppol) potekajo prek DivineFinance, ne tukaj.
Vnos lastne GLN
Vaša 13-mestna GLN je navedena kot pošiljatelj v obvestilu o odpremi. GLN kupca se shrani ob prvem uvozu, ko ga enkrat izberete.
Preverjanje in ustvarjanje naročila
Izberite datoteko, »Preveri«: vidite vsako postavko s pripadajočim artiklom (prek GTIN ali vaše šifre artikla) in ceno po ceniku. »Ustvari kot predlog naročila« — naročilo nastane po odobritvi v Avtomatizacija › Odobritve. Ista številka naročila kupca ne bo ponovno ustvarila naročila.
Ustvarjanje obvestila o odpremi
K vsaki dobavnici prenesete DESADV (EDIFACT) ali DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) — s serijo in rokom uporabe za vsako postavko ter številko naročila kupca.
Prek vmesnika
Sistemi vaših kupcev pošiljajo naročila na Vmesnik za naročila (API) z API-ključem vašega podjetja (Nastavitve › API-ključi, pravica orders:write). Obvestilo o odpremi prevzamejo z orders:read.
Varuh marže
Če je prodajna cena nižja od lastne cene artikla ali vašega minimalnega prispevka za kritje, naročilo čaka na odobritev — pri povezavi za naročanje, iz mape kupca, na terenu, prek EDI in ko AIRIS sprejme naročilo. Cene se nikoli ne spremenijo. Nastavitev v Skladišče › Priprava blaga › Potek (privzeto: vklopljeno, 0 % = samo pod lastno ceno). Ali se naročilo sprosti brez odobritve, določa vaša nastavitev avtonomije za skladišče.
Lastna cena in Intrastat pri artiklu
V artiklu urejate nabavno ceno in podatke za Intrastat: tarifno številko (KN, 8-mestno), neto lastno maso v kg, državo porekla (koda ISO) ter — kjer KN to zahteva — dopolnilno enoto s količino na enoto. Pri uvozu iz CSV/Excela se prepoznajo stolpci, kot so »Nabavna cena«, »Tarifna številka«, »Neto teža« in »Država porekla«.
Povezava za naročanje strank
Dajte stalnim strankam osebno povezavo za naročanje: Odprejo jo brez prijave, vidijo vaš katalog z dogovorjenimi cenami in naročijo neposredno — pri vas samodejno nastane naročilo.
Ustvarite povezavo
Pod pogoji za vsako stranko ustvarite povezavo za naročanje (cenik, minimalna vrednost naročila, veljavnost).
Delite povezavo
Pošljite osebno povezavo stranki — ne potrebuje računa.
Stranka naroči
Stranka izbere iz kataloga in odda — nastane potrditev naročila z njenimi pogoji.
Določite minimalne zaloge in dobavitelje za vsak artikel. Samodejno ponovno naročanje preprečuje ozka grla v dobavi brez ročnega spremljanja.