Atacado e Distribuição

No menu "Grossista", os itens estão na ordem do fluxo de trabalho diário, e em "Grossista · mais" encontram-se as páginas menos frequentes. O que é explicado passo a passo no capítulo Armazém e Stock, é apenas brevemente mencionado aqui.

• Inventário: Visão geral do inventário com stock baixo, lotes a expirar e os últimos movimentos.
• Caixa de entrada de encomendas: Rever e aprovar encomendas de e-mail, PDF/fax, WhatsApp, mensagens de voz e chat AIRIS — ver "Caixa de entrada de encomendas" abaixo.
• Picking: Lista de picking por encomenda com localização no armazém, quantidade e lote FEFO. Em "Fluxo", define se a mercadoria é reservada na encomenda, se são permitidas entregas parciais, se a guia de remessa e a fatura são preparadas automaticamente ("Criar guia de remessa automaticamente", "Criar fatura automaticamente" — ambos apenas através do botão Autonomia) e o guardião de margem.
• Envios: Envio sempre para uma guia de remessa, com transportadora, número de envio e link de rastreamento.
• Rotas: Distribuir guias de remessa em rotas por veículo e motorista; o motorista processa as suas paragens na aplicação AIRIS.
• Gama de produtos do cliente: Gama de produtos, números de artigo do cliente e lista mestre por cliente — ver abaixo.
• Condições: Listas de preços com escalões de quantidade e, por cliente, prazo de pagamento, desconto, limite de crédito e bloqueio de entrega; aqui também cria o link de encomenda pessoal.
• Guias de remessa: Criar e enviar guia de remessa para confirmação de encomenda — ver "Guias de remessa e cadeia de encomendas" abaixo.
• Grossista · mais: Devoluções, EDI, devoluções de clientes, compras, receção de mercadorias, inventário e locais de armazém são explicados em detalhe no capítulo Inventário e Stock.
• Depósito e Previsão são explicados na secção "Reordenação de previsão e quantidades de depósito descartável", Compras e Verificação de 3 vias na secção com o mesmo nome mais abaixo.

• Pedidos: visualize pedidos de clientes em aberto e consulte-os via comando de voz para AIRIS.
• Picklist / Separação: processe itens classificados por local de armazenamento.
• Entrada de mercadorias: registre as mercadorias entregues — o estoque é atualizado instantaneamente.

• Encomenda no cliente: na app AIRIS, abra o cliente em Contactos e toque em „Registar encomenda“. O catálogo mostra os preços DESTE cliente a partir da sua lista de preços, os escalões de quantidade („a partir de 10“) e a unidade de embalagem — + e − avançam uma embalagem.
• „Copiar última encomenda“ preenche o carrinho com as quantidades da última encomenda; depois, basta ajustar e enviar. A encomenda é criada no escritório pelo mesmo fluxo de um pedido da pasta do cliente, com confirmação da encomenda e reserva.
• Limite de crédito excedido: a encomenda é guardada, mas só é aceite após aprovação (botão de autonomia). Com bloqueio de entrega, não é de todo aceite; o proprietário e o administrador são informados.
• Inventário por câmara: em Armazém › „Contar inventário“, selecione um armazém (ou uma localização de armazém), leia os artigos por EAN, código GS1 ou referência do artigo e introduza a quantidade. A quantidade teórica só é visível no relatório (contagem cega).
• Concluir lança as diferenças face ao stock no momento da conclusão. Grandes desvios (a partir de 250 € ou 25% com pelo menos 3 unidades) requerem aprovação; o stock só é alterado após „Aprovar“. No back-office, as mesmas listas de contagem estão em Inventário.

• Na App AIRIS, em Contactos, abra o cliente: O "Dossiê do cliente" mostra o volume de negócios (pago), montantes em aberto e em atraso, o último contacto, os contactos e as próximas reuniões, ofertas em aberto, faturas em aberto e tarefas em aberto.
• "O que ele compra": os grupos de mercadorias do cliente a partir das suas faturas emitidas nos últimos 12 meses, sem depósito — com o montante a partir do qual foi calculado.
• "Promoção em curso": uma promoção atual que se adequa aos seus grupos de mercadorias, com justificação ("Adequado a" grupo de mercadorias e percentagem). Abaixo estão as suas guias de remessa e — se houver acordo — o seu saldo de bónus. A partir daqui, inicia "Registar encomenda".

• Vendas externas sem rede: O catálogo e os preços do cliente carregados pela última vez permanecem no telemóvel — a data/hora consta no topo. Uma encomenda sem rede é guardada como rascunho («aguarda rede») e enviada automaticamente assim que houver ligação. O DivineMind recalcula sempre os preços (tabela de preços, escalão, limite de crédito, bloqueio de entrega). Se um preço divergir do apresentado, a encomenda surge na app «com aviso»: preço antigo → preço novo.
• Armazém sem rede: As quantidades de picking (incluindo quantidades parciais com − / +) e as contagens de inventário são guardadas e enviadas posteriormente. O envio e o fecho do inventário só são possíveis após a receção de todos os dados. Se o escritório já tiver efetuado o fornecimento, o DivineMind reduz a quantidade de picking para o pendente; se outra pessoa contou um item posteriormente, prevalece essa contagem. Ambos são indicados claramente na app.
• Motorista sem rede: Com rede no armazém, a app pré-carrega todas as paragens pendentes do dia. Em rota, «Chegada», assinatura, vasilhame, divergência, ausência e nota de cobrança funcionam mesmo sem rede; vigora o momento do registo. Se o escritório já tiver concluído a paragem, nada é sobrescrito — o registo surge como «não aceite» com o respetivo motivo.
• Sem duplicações: Cada envio possui uma chave própria. Se a resposta se perder numa zona sem rede e a app reenviar os dados, não é criada uma segunda encomenda, nem um segundo registo de caução ou contagem duplicada. No preço e no stock, prevalece sempre o servidor.

• O AIRIS lê automaticamente os pedidos dos seus clientes por e-mail (incluindo anexos em PDF ou fax) e por WhatsApp (texto, mensagem de voz, foto/PDF), assim que o remetente constar como cliente no CRM. Em Armazém › „Entrada de pedidos“, pode também inserir texto, carregar um PDF, uma digitalização de fax ou uma foto, ou gravar uma mensagem de voz.
• O AIRIS identifica o cliente (endereço do remetente, número de telefone, número de cliente, nome da empresa) e cada artigo pela seguinte ordem: número de artigo do cliente, EAN, número de fabricante ou fornecedor, o seu número de artigo, designação memorizada do cliente, texto. Se um artigo for ambíguo, verá uma questão com sugestões — o AIRIS nunca adivinha.
• O preço é sempre o preço de cliente da tabela de preços e escalão (calculado pelo servidor). O limite de crédito, o bloqueio de entrega, o stock disponível e o prazo de validade mais próximo surgem ao lado como aviso.
• „Aprovar“ cria a encomenda com confirmação de encomenda e reserva — o mesmo procedimento da ficha de cliente e do serviço externo. Se o limite de crédito for excedido, a encomenda aguarda aprovação de crédito. Pode definir o que o AIRIS pode fazer sem o seu clique na configuração de autonomia (Armazém › bestelleingang_annehmen); as questões são sempre encaminhadas para uma pessoa.
• O AIRIS escreve a resposta ao cliente no idioma deste — sempre apenas como rascunho. No caso de e-mails, após a aprovação, esta fica como rascunho no DivineMail; no WhatsApp, copia o texto para a conversa. O AIRIS memoriza as atribuições confirmadas por cliente para as próximas vezes.
• No chat do AIRIS: „Regista o pedido do PDF“ (com anexo) ou „Pedido da Geladaria Venezia: 10 caixas de Export Clara, 5 Aperol“ — é gerada a mesma proposta na entrada de pedidos.
• De DivineMail: Abra um e-mail de cliente com o botão direito do rato e selecione "Registar como encomenda" no menu de contexto. AIRIS lê o texto e o anexo PDF ou fax; assim que aparecer "Encomenda detetada — verificar na caixa de entrada de encomendas", a sugestão estará em Caixa de entrada de encomendas.
• Proteção contra duplicados: A mesma entrada só é proposta uma vez, mesmo que chegue uma segunda vez ou seja lida novamente. E-mails sem encomenda — como "Obrigado pela entrega" — não geram uma entrada.

• Manter o limite de crédito, prazo de pagamento, desconto e bloqueio de entrega (com motivo) por cliente em Condições. A verificação é feita antes de cada aceitação de encomenda e antes de cada guia de remessa — em todos os canais: Oferta, link de encomenda, pasta do cliente, equipa de campo, caixa de entrada de encomendas, EDI e AIRIS.
• Se uma encomenda exceder o limite de crédito, é guardada e aguarda aprovação. Em caso de bloqueio de entrega, é guardada, mas não aceite — não é gerada nenhuma confirmação de encomenda. O seu cliente não vê nenhum número de solvência.
• Na guia de remessa, aparece a indicação "Limite de crédito / Bloqueio de entrega". Os proprietários e administradores aprovam com "Criar mesmo assim"; caso contrário, é enviada uma solicitação de aprovação para a contabilidade, e a guia de remessa só é criada após a aprovação. A decisão é registada no cliente.
• Condições via AIRIS ("Cliente X: prazo de 30 dias, 2% de desconto em 10 dias, limite de crédito 20.000 €") seguem o seu botão Autonomia. Um limite de crédito a partir de 50.000 € só é definido por AIRIS após a sua aprovação.
• Guardião de margem: Encomendas abaixo do custo de aquisição ou abaixo da sua margem de contribuição mínima são retidas por DivineMind para aprovação; o preço permanece inalterado. Configuração em Picking › "Fluxo", detalhes no capítulo Inventário e Stock.

Cada encomenda segue o mesmo caminho: Oferta → Confirmação de encomenda → Guia de remessa → Fatura — independentemente de vir da caixa de entrada de encomendas, do link de encomenda, da pasta do cliente, da equipa de campo ou via EDI.

Aviso de prazo de validade: Todas as manhãs, DivineMind informa a gerência sobre os lotes cujos prazos de validade estão a expirar em breve; o mesmo aviso aparece no resumo diário. A rastreabilidade e o recall são uma indicação com a localização, não um aconselhamento jurídico.

• Sortido do cliente: Em Stock › „Sortido do cliente“, selecione um cliente e faça a gestão dos seus artigos, dos números de artigo próprios e da sua lista habitual com quantidades. „Sugerir a partir de encomendas“ analisa as encomendas dos últimos 12 meses e sugere o sortido e a lista habitual; nada é aplicado sem a sua confirmação.
• „Repetir encomenda da lista habitual“ preenche o carrinho com um toque — no portal do cliente, no link de encomenda e na encomenda do vendedor externo na aplicação. Os preços são sempre obtidos a partir da tabela de preços do cliente e calculados pelo servidor no envio.
• Com „Cliente vê apenas o seu sortido“, o portal do cliente e o link de encomenda apresentam apenas esses artigos; o vendedor externo continua a ver tudo e pode filtrar por „Sortido“. A pesquisa também localiza artigos através do número de artigo do cliente, tal como a receção de encomendas.
• Informação alimentar (Reg. (UE) 1169/2011): No artigo, em „Informação alimentar“, indique os 14 alergénios principais (contém/vestígios), ingredientes, declaração nutricional por 100 g ou 100 ml, origem, teor alcoólico e conservação. Os alergénios são os mesmos do POS de restauração.
• A ficha técnica (PDF) fica visível para os seus clientes no portal do cliente, no link de encomenda e no link da guia de remessa — cumprindo assim o dever de transmissão de informação previsto no artigo 8.º, n.º 8, do Regulamento (UE) n.º 1169/2011.
• BMEcat: Em Produtos › Novo › „Grossista“, pode importar DATANORM e também BMEcat 1.2 e 2005 (XML, incluindo em ZIP). Pré-visualização, deteção de duplicados (referência do fornecedor, referência do artigo, EAN) e relatório de preços são idênticos; o fornecedor é sugerido a partir do cabeçalho do catálogo. Nada é eliminado — os artigos descontinuados permanecem nos dados mestres.

• Em Produtos › Novo › "Catálogo de grossista (DATANORM · BMEcat)", importa o DATANORM 4 ou 5 do seu grossista — ficheiros individuais ou tudo junto num ZIP: artigos, preços de lista, os seus grupos de desconto, grupos de mercadorias e alterações de preços (DATPREIS). Recebe os ficheiros no portal do cliente do seu grossista.
• Selecione o grossista ou "+ criar novo grossista", defina a taxa de imposto para novos artigos e decida o que acontece com os seus preços de venda: Preço de venda = preço de lista do grossista (em caso de alterações de preço, apenas enquanto não o tiver alterado pessoalmente) ou "Não tocar nos preços de venda — apenas assumir preços de compra".
• A pré-visualização mostra por linha o número do artigo, a designação, o grupo de mercadorias, o preço de lista, o seu preço de compra e a ação (novo, atualizar, inalterado); se faltar o grupo de desconto, aparece "sem preço de compra". "Importar agora" assume, o relatório de preços mostra depois os preços de lista e de compra antigos e novos. DivineMind deteta duplicados através do número do artigo e do EAN; nada é apagado. Execuções anteriores encontram-se em "Últimos importações de catálogo".
• Moeda estrangeira: Se um catálogo estiver noutra moeda, DivineMind converte os preços em euros utilizando a taxa de câmbio de referência do BCE na data do preço. A pré-visualização mostra a taxa por moeda ("1 EUR = … em …") e o montante original no preço. Se faltar a taxa do BCE para uma moeda, a linha não é aceite ("rejeitada – taxa em falta").

• No cliente, no separador «Bónus e reembolsos», crie um acordo: período (ano, semestre ou trimestre), escalão «a partir da faturação X → Y %» e se a taxa atingida se aplica retroativamente ao volume total ou apenas ao valor excedente por escalão. Opcionalmente, apenas para grupos de produtos específicos.
• Elegível para bónus é o valor líquido faturado em faturas emitidas no período, deduzidas as notas de crédito emitidas (incluindo devoluções). Opcionalmente, contam apenas faturas pagas. Rascunhos, faturas anuladas, cauções, vasilhame e frete nunca contam.
• O separador mostra continuamente: faturação até à data, próximo escalão e o que falta, bónus no nível atual e a projeção até ao fim do período. O comercial de campo vê o mesmo na app do cliente; no portal do cliente apenas se a opção «Mostrar estado no portal do cliente» estiver ativa.
• No fim do período, o AIRIS calcula o bónus por taxa de imposto a partir das linhas de fatura e cria uma proposta em Automação › Aprovações. Apenas após a sua aprovação é criado um rascunho de nota de crédito (uma linha por taxa de imposto, sem referência a fatura) — nunca é enviado automaticamente. Existe no máximo uma nota de crédito de bónus por cliente e período.
• Bónus de fornecedor: registe no fornecedor o reembolso que espera receber. É apresentado o valor previsto com base nas faturas de compra recebidas; ainda nada é contabilizado.
• Conciliação do bónus do fornecedor: Ao lado de "Reembolso esperado agora", vê "Já creditado" (a partir dos créditos do fornecedor) e "Em aberto". Devoluções e créditos de bónus do fornecedor reduzem o volume de compras. A contabilização é feita pela sua contabilidade.

• Reabastecimento por previsão: Em Armazém › „Reabastecimento por previsão“, ative a previsão por regra de reabastecimento. Em vez de um ponto de encomenda fixo, o AIRIS calcula a procura esperada até à próxima entrega: dia da semana, tendência, sazonalidade homóloga, feriados no estado do armazém e, para bebidas, meteorologia (previsão do Deutscher Wetterdienst, histórico de Copernicus ERA5).
• Por artigo, defina o ciclo de encomenda (dias até à entrega seguinte à próxima) e o perfil „equilibrado“ ou „económico“. „Cálculo detalhado“ mostra cada dia com quantidade esperada, dispersão, feriado e meteorologia — sem caixa negra. Sem dados de vendas, aplica-se o ponto de encomenda fixo.
• As encomendas mantêm-se: a rotina matinal (ou „Criar rascunho de encomenda agora“) cria um rascunho por fornecedor. O envio ao fornecedor só ocorre se o botão de autonomia permitir ou alguém aprovar. Importe vendas do sistema anterior em CSV (data; artigo ou EAN; quantidade). Na app AIRIS, veja a previsão em Armazém › „Reabastecimento por previsão“.
• Quantidades de tara não reutilizável: Em Armazém › „Quantidades de tara não reutilizável“, associe a cada tipo de tara o sistema (EWP AT, EWP DE, reutilizável), material e volume, e indique a lista de materiais no artigo (ex.: 1 tabuleiro = 24 latas).
• Por mês, consulte os artigos por código de barras (emitidos, perdidos, quantidade a reportar, correção) e a conta de tara por tipo de embalagem (emitidos, recolhidos, saldo). Exportação em CSV ou PDF com fonte e data. Na Áustria, os primeiros distribuidores reportam o total por código nos primeiros 5 dias do mês seguinte no portal da Recycling Pfand Österreich (em atraso até ao 9.º); na Alemanha, a análise serve para reconciliação com o clearing DPG.
• Conta de depósito do cliente: Depósito e embalagens retornáveis são processados por embalagem através da conta de depósito. O motorista regista as embalagens retornadas durante a rota, uma devolução traz o depósito de volta com o rascunho do crédito. O saldo por embalagem pode ser visto em Depósito na área "Embalagens — fluxo de embalagens com clientes (conta de depósito)", o seu cliente na sua pasta de cliente.
• Antes do prazo, o AIRIS lembra proprietário, admin e gestão (sino e push), até „marcar o mês como reportado“. São avaliadas apenas quantidades — os valores de tara continuam via guia de remessa, conta de tara e fatura.

• Fornecedores e Compras: Fontes de aquisição em Fornecedores, pedidos e conciliação de três vias (pedido/recebimento de mercadorias/fatura).
• Armazém e Inventário: Estoques, níveis mínimos de estoque, regras de reabastecimento e reabastecimento automático em Gestão de Stock.
• Preços e Condições: Manutenção de preços de clientes e preços por volume — são diretamente aplicados em orçamentos e pedidos.

Em "Compras e verificação de 3 vias" (a página abre Correspondência de 3 vias), DivineMind compara a sua encomenda ao fornecedor, a receção de mercadorias e a fatura de entrada. Tolerância: preço ±2% ou ±50 €, quantidade ±1% (mercadorias a granel ±3%).

• O preço de aquisição líquido é mantido no artigo em "Custo de aquisição & Intrastat". DivineMind memoriza cada alteração com data (histórico de custos de aquisição) — uma data de referência é avaliada com o custo de aquisição que era válido nesse dia.
• DivineMind calcula o stock na data de referência a partir dos movimentos de inventário, no fuso horário da sua empresa: uma saída em 31.12. às 23:30 pertence ao ano anterior.
• Se faltar um custo de aquisição, é avaliado com o custo de aquisição atual ou o preço de venda — sempre marcado como solução temporária. No painel do grossista, encontra-se "Valor do inventário hoje · … posições" e, onde necessário, "… avaliado sem custo de aquisição".
• Para o fecho de ano, o "Pacote de fecho de ano para o consultor fiscal" em Livro Razão contém o valor do inventário em 31.12. por artigo (stock, custo de aquisição, valor, avaliação) como CSV com a comparação ao ano anterior. O valor do inventário é apenas lido — nada é contabilizado.

• Fatura consolidada: Em Fatura Coletiva, selecione o cliente e o período, verifique as guias de remessa e encomendas pendentes na pré-visualização e crie como rascunho. O AIRIS também pode fazer isso («Cria a fatura consolidada para o cliente X de setembro»).
• Faturação intragrupo: Assim que a empresa destinatária regista a receção de uma transferência intragrupo, é criado exatamente um rascunho de fatura no remetente — a nível nacional com IVA, transfronteiriço com Reverse Charge, se ambos os números de IVA forem válidos.
• Devolução → Nota de crédito: Na receção de mercadorias de uma devolução, é criado exatamente um rascunho de nota de crédito para a fatura original — ao preço efetivamente faturado com desconto, com a mesma taxa de imposto e com a caução do artigo devolvido.
• Todos os três são rascunhos: O envio só é efetuado após ter verificado e aprovado o documento.

• AIRIS responde imediatamente no chat a perguntas sobre stock, prazos de validade e saldos em aberto de um cliente — a leitura não requer aprovação.
• AIRIS regista encomendas de PDF ou chat (como sugestão na caixa de entrada de encomendas), escreve ofertas ao preço do cliente e cria faturas coletivas como rascunho. Tudo o que cria algo segue o seu botão Autonomia; as respostas aos clientes permanecem rascunhos.
• AIRIS não cria acordos de bónus — isso só é possível na web no cliente. Todas as ferramentas com nome encontram-se no capítulo "O que AIRIS pode fazer por setor".

Empresas do setor farmacêutico grossista utilizam as mesmas funções de inventário e encomenda que o grossista e veem adicionalmente o menu "Pharma". A rastreabilidade e o recall são uma indicação com a localização, não um aconselhamento jurídico.

• Cadeia de frio: abre a visão geral do inventário com stock baixo e lotes a expirar. Cria armazéns de frio em Locais de armazém com o tipo de armazém "Cadeia de frio" e temperatura mínima/máxima; o intervalo está no cartão do armazém. As temperaturas são registadas através de checklists, não através de sensores.
• Fluxo de recall: abre o modelo "Fluxo de recall (lote)" no editor de fluxos de trabalho — indicação "Identificar e bloquear lote afetado", e-mail ao cliente para recall do lote, tarefa "Documentar e concluir recall" (vencimento após 2 dias). O modelo está inicialmente inativo e é iniciado manualmente por contacto; o e-mail ao cliente só é enviado após a sua aprovação.
• Inventário farmacêutico e recalls: licenças de cliente, recall por lote, relatório de recall e rastreabilidade — passo a passo no capítulo Inventário e Stock em "Pharma & Conformidade" e "Recall & Rastreabilidade". As cartas de recall só são enviadas com um clique seu.
• Equipamentos de refrigeração: com "Novo equipamento de refrigeração", crie frigorífico, congelador, câmara frigorífica ou vitrine refrigerada com localização e valor nominal (nominal min/max em °C). Atribui pontos de verificação de temperatura nas checklists a um equipamento; o nome do equipamento aparece então na registo, no histórico e na exportação de auditoria.
• EDI: importa encomendas como EDIFACT ORDERS ou openTRANS e gera o aviso de entrega com lote e prazo de validade — ver capítulo Inventário e Stock, "EDI: Importar encomendas, enviar aviso de entrega". Os sistemas dos seus clientes utilizam para isso uma chave API de Configurações › Integrações.
• Ações corretivas: crie "Nova CAPA"; o quadro mostra Rascunho, Aberto, Em curso, Verificação de eficácia e Fechado. Na CAPA, regista a causa raiz, a ação corretiva, a prevenção, "Vencimento em" e "Verificação de eficácia em", constrói um plano de ação com "Adicionar ação" e vê eventos de qualidade relacionados. "Fechar CAPA" só é possível com prova de eficácia e apenas para proprietários, administradores e responsáveis de QM; cada passo está no registo de auditoria.
• Lote e validade: Stock por lote com data de validade, FEFO ao fazer picking e na guia de remessa, aviso de expiração matinal. Além disso, a mesma cadeia de encomendas que no grossista — preços de cliente com escalões, limite de crédito e bloqueio de entrega com aprovação.
• AIRIS responde a perguntas sobre stock, validade e saldos em aberto; tudo o que é escrito passa pelo botão Autonomia.