AVAC e canalização: piquete de urgência, quadro de planeamento, manutenção, relatórios de ensaio, fluidos frigorigéneos

• Serviço & SHK › Intervenções: todas as intervenções de serviço de emergência, reparação e manutenção com especialidade, local e código postal, urgência, prazo, técnico, instalação e estado. Filtros „Hoje“, „Esta semana“, „Abertos“, „Concluídos“, „Apenas meus“ e „Sem técnico“; a pesquisa encontra local, código postal, cliente e especialidade. „Prazo excedido“ e „Serviço de emergência aberto“ estão marcados a cores.
• Um clique abre a intervenção: Cliente e local da intervenção, instalação com „Anteriormente nesta instalação“, data e técnico („Alterar local da intervenção / data“), estado do alarme de serviço de emergência, „Relatar em trânsito“ e „Informar cliente“, o relatório de serviço e em „Relatório e fatura“ a fatura. O histórico mostra quem alterou o quê na intervenção e quando.

Uma intervenção urgente alerta o plantão conforme o plano de plantão (ver acima). Quem clicar em „Eu assumo“ surge imediatamente como técnico na intervenção e na respetiva linha do quadro de planeamento.

• Informar o cliente: O técnico indica na aplicação AIRIS «Estou a caminho» com chegada em cerca de 15–60 minutos. O cliente recebe «O seu técnico está a caminho — chegada aprox. …» por e-mail (hora no fuso horário da sua empresa). Se a mensagem é enviada automaticamente depende da sua definição de autonomia; caso contrário, o técnico ou o escritório enviam com «Informar o cliente agora».
• Durante o serviço, o técnico vê o que foi feito e instalado recentemente no equipamento e quais as peças compatíveis existentes na sua própria carrinha. Na pesquisa de material, o stock na carrinha surge ao lado de cada artigo.
• Sobretaxa de urgência: Em Serviços › Sobretaxa de urgência, define a sua regra de preços — percentagem sobre a mão de obra ou taxa fixa, período noturno, sábado a partir de, domingos e feriados. A fatura gerada a partir do relatório de serviço inclui automaticamente uma linha própria; o critério é o início do serviço (aceitação ou «a caminho»).
• Pela manhã, o resumo diário lista todos os serviços de urgência da noite: quando foram comunicados, quem assumiu, quando foram concluídos, qual o relatório — e a fatura, que aguarda a sua aprovação como rascunho.

• O técnico trabalha hoje na app web airis.divinemind.ai/app: „Minhas intervenções hoje“ mostra as suas intervenções do dia. Na intervenção, vê a instalação com „Anteriormente nesta instalação“ (últimos relatórios e material instalado) e em „No próprio veículo“ as peças correspondentes do seu armazém de veículo. A partir daí, relata „Estou em trânsito“, escreve o relatório de serviço e pede assinatura.
• Veículo de serviço na frota: Criar veículo com matrícula e condutor; a visão geral mostra a próxima inspeção §57a (Áustria) ou HU (Alemanha) e marca veículos cuja inspeção está prestes a vencer. O material no veículo é gerido em Armazém do veículo.

Em Quadro de intervenções visualiza os seus técnicos nas linhas e o dia ou a semana nas colunas. Arraste intervenções telefónicas, do helpdesk e manutenções pendentes para um técnico e uma hora — o técnico recebe o serviço imediatamente na app.

• Cores: azul agendado, amarelo a caminho/no local (reportado pelo técnico na app), violeta a aguardar, verde concluído, vermelho serviço de urgência. Uma moldura tracejada a vermelho indica um conflito; a tracejado amarelo, um aviso.
• Conflitos: ausência aprovada ou solicitada, dois serviços no mesmo horário, compromisso de calendário, código postal fora da área, serviço fora do horário de trabalho sem prevenção e tempo de descanso insuficiente após um serviço noturno (regra de acordo com o país da sua empresa, com fonte e data de atualização).
• Certificado: Se o técnico não possuir a certificação necessária ou se esta tiver expirado (ex.: licença de gás), o quadro de planeamento não permite a atribuição. Outros conflitos a vermelho podem ser confirmados manualmente; isso fica registado no serviço.
• Agendar manutenção: Arrastar uma manutenção pendente para o quadro cria o serviço com o equipamento e o cliente associados e conclui o lembrete pendente do cliente para evitar marcações duplicadas.
• Sem rato: Toque no cartão, selecione o técnico, a data, a hora e a duração, e guarde. Apenas a administração (proprietário, admin, gestor) pode planear; os funcionários podem visualizar o quadro.
• Tempo de descanso após uma intervenção noturna: Se o quadro de planeamento agendar alguém muito cedo após uma intervenção fora do horário de expediente, aparece um aviso com a regra do seu país de origem — Áustria 11 horas (AZG § 12), caso contrário na UE 11 horas (Diretiva 2003/88/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, Artigo 3.º), cada uma com fonte e data. Isto é um aviso, não aconselhamento jurídico; o contrato coletivo e o acordo de empresa prevalecem.

• As faturas são geradas pelo escritório com a permissão „Gravar finanças“; o instalador não vê o botão.
• Para clientes particulares na Alemanha, a fatura indica os custos de mão de obra incluindo IVA para o § 35a EStG; os clientes na Áustria não recebem esta discriminação.
• No relatório diário constam o serviço de piquete da noite, a fatura a aguardar a sua aprovação e as manutenções vencidas com ligação para a instalação.

Em Equipamentos, verá todas as instalações dos seus clientes e as manutenções devidas. Algumas semanas antes do vencimento, o cliente recebe um lembrete com três propostas de agendamento disponíveis dos seus técnicos na área; o agendamento escolhido torna-se imediatamente uma intervenção.

• Lembrete: o AIRIS só envia se o botão de autonomia do agente do Helpdesk o permitir — caso contrário, fica pendente de aprovação. Com “Lembrar cliente”, envia o lembrete; “Verificar agora” inicia o processo imediatamente.
• Conclusão: O técnico conclui o relatório de serviço — a manutenção é registada (quem, quando) e a próxima data é adiada pelo intervalo.
• Contrato de manutenção: “Criar contrato” transforma o preço do contrato da instalação numa fatura de subscrição (anual, trimestral ou mensal).
• Importar: Importar instalações e contratos via CSV — primeiro verificar, depois importar; as instalações existentes nunca são substituídas.
• Importação CSV passo a passo: Equipamentos › separador „Importar“ › selecionar ficheiro › „Verificar“ mostra linha a linha o que seria transferido e o que falta — só depois „Importar … instalações“ escreve. Instalações existentes nunca são substituídas.
• Contrato de manutenção: Na lista de instalações ou na instalação „Criar contrato“ — do preço do contrato surge uma fatura de assinatura („Contrato de manutenção criado — fatura de assinatura … € a partir de …“), que vê e altera em Recorrente. Instalações com contrato exibem „Com contrato de manutenção“.
• O AIRIS responde a «Quais as manutenções pendentes?», lista instalações e regista uma manutenção concluída por comando de voz — também para técnicos no chat do AIRIS da aplicação Web.

Em Equipamentos QR imprime etiquetas para os seus equipamentos — 24 ou 10 por folha A4, também a partir de uma posição específica para folhas já encetadas. No serviço, «Imprimir etiqueta QR» imprime a etiqueta do respetivo equipamento.

• O seu cliente lê a etiqueta no equipamento. A página mostra apenas o nome da sua empresa e o tipo de equipamento — sem nomes, sem morada, sem modelo do aparelho.
• «Comunicar avaria» cria imediatamente um serviço para o equipamento correto (cliente e morada dos seus dados mestre). Se o pedido for urgente e o alarme do serviço de emergência estiver ativo, a equipa de piquete é alertada. Um segundo aviso para o mesmo equipamento complementa o serviço em aberto.
• «Agendar manutenção» mostra as datas disponíveis do ciclo de manutenção; a escolha converte-se num serviço com técnico e data marcada. Em «Pedidos via etiqueta» vê todas as comunicações; «Novo código» invalida etiquetas perdidas ou antigas.

• Criar página de agendamento: Calendário › Páginas de agendamento › „Nova página de agendamento“, p. ex., „Manutenção de esquentador/caldeira“ com 60 minutos, margem e os seus horários. O cliente agenda sem conta e vê apenas os horários livres.
• O lembrete do ciclo de manutenção contém a ligação para a página de agendamento. Pode definir qual a página associada em Equipamentos › „Definições“ › „Página de agendamento na ligação“; „Automático“ seleciona a página com „Manutenção“ no nome.
• No mesmo separador, define com quantas „Semanas antes do vencimento“ o lembrete é enviado. Através do código QR autocolante, o cliente agenda diretamente com „Agendar manutenção“.

Em Protocolos de teste — ou diretamente na intervenção e no relatório de serviço — regista relatórios de ensaio com valores de medição. Cada medição tem unidade e valor-limite; o semáforo indica logo se está em conformidade (verde), no limite (amarelo) ou não conforme (vermelho).

• Modelos: Estanqueidade de gás (AT/DE), inspeção de aquecimento para Viena, Baixa Áustria, Alta Áustria e Estíria, manutenção de aquecimento DE, verificação de bomba de calor § 60a GEG, comissionamento, água potável e UK Gas Safety Record (CP12). É configurado o que corresponde ao país da sua empresa.
• Cada modelo indica a referência legal e a versão da fonte, mas não o texto da norma. Os limites são sugestões — ajuste-os nas listas de verificação; um relatório concluído mantém os valores da altura.
• Conclusão: Assinatura do técnico (obrigatória) e, se pretendido, do cliente. O PDF no modelo da empresa é guardado de forma privada e enviado por link ao cliente; a próxima inspeção resulta do intervalo.
• No telemóvel: Na app AIRIS, o técnico preenche o relatório durante a intervenção — os mesmos campos, o mesmo semáforo.

Em Refrigerantes — ou diretamente a partir do serviço — regista um ou mais circuitos de refrigeração por instalação: fluido frigorigéneo, carga em kg, GWP e as respetivas toneladas de equivalente de CO₂. O intervalo de verificação é calculado automaticamente consoante o país da sua empresa.

• UE/EEE (VO (EU) 2024/573): a partir de 5 t CO₂e a cada 12 meses, a partir de 50 t a cada 6, a partir de 500 t a cada 3 meses — com sistema de deteção de fugas, o dobro do período. Hermeticamente fechado abaixo de 10 t: sem verificação. Reino Unido segundo o regulamento britânico de gases fluorados, Canadá segundo as regras de halocarbonetos (respeitar o direito provincial).
• EUA (EPA Section 608 / AIM Act): sem intervalo fixo — a cada recarga, a taxa de fuga é calculada; acima do limite (arrefecimento de conforto 10%, refrigeração comercial 20%, refrigeração industrial 30%), aplica-se um prazo de reparação de 30 dias.
• Os registos (carga, recarga, recuperação, verificação de estanqueidade, reparação de fuga, desativação) apenas podem ser efetuados por um técnico com certificado válido de gases fluorados na respetiva categoria à data da intervenção (Ficha de funcionário → Certificados). O certificado é gravado em conjunto; os registos são apenas anexados.
• As verificações pendentes constam no resumo diário e no quadro de planeamento em «A planear». O relatório do operador (PDF com o layout da empresa, guardado de forma privada) apresenta a norma, a referência legal, o estado atual e o registo dos últimos 5 anos.

Em Armazém do veículo configura um armazém por carrinha de serviço e associa o veículo e o técnico. Define o stock mínimo e pretendido para cada artigo.

• Quando o técnico conclui o relatório de serviço, o material do catálogo é automaticamente debitado da sua carrinha. Se faltar algo na carrinha, o débito é feito a partir do armazém principal; os artigos inexistentes são registados no relatório como em falta.
• Se um artigo ficar abaixo do stock mínimo, é gerada uma proposta de reabastecimento: transferência do armazém principal até ao stock pretendido e o restante como pedido de compra. A definição de autonomia determina se o AIRIS cria o pedido automaticamente; caso contrário, aguarda a sua aprovação.
• Com o material na carrinha, um clique em «Mercadoria na carrinha — registar» conclui a transferência. O técnico pode consultar a sua carrinha na aplicação AIRIS em Intervenções.

Em Variantes de oferta — ou no serviço através de «Novo orçamento com opções» — compare duas ou três opções lado a lado, por ex., nova caldeira a gás, bomba de calor ou bomba de calor com AQS. Os artigos vêm do catálogo (com preço e tipo de custo) ou são inseridos livremente.

• Cada opção torna-se um orçamento próprio com número próprio; a taxa de IVA e o Reverse Charge para construção dependem do país da sua empresa e do cliente. Pode marcar uma opção como recomendação.
• «Mostrar no tablet» abre a página do cliente: o cliente compara preços, vantagens e serviços, escolhe uma opção e assina com o dedo. Em alternativa, envie o link por e-mail.
• Com a assinatura, a opção escolhida é aceite e converte-se em encomenda: confirmação da encomenda para o cliente, notificação para si, e as outras opções são dadas como substituídas. A assinatura e um PDF «Encomenda — opção selecionada» são guardados de forma privada.

Se um orçamento incluir uma bomba de calor, caldeira a lenha ou pellets ou ligação a rede de calor, o separador «Verificação de subsídios» abre-se na edição do orçamento. Uma visão geral de todos estes orçamentos e do regulamento associado encontra-se em Subsídios.

• Programas: Áustria — Kesseltausch a nível federal (anterior «Raus aus Öl und Gas»), Wien (Heizungsumstellung, MA 50) e Niederösterreich (Eigenheimsanierung); Alemanha — incentivo ao aquecimento KfW 458 com bónus de rapidez climática e de rendimento. O país do cliente é determinante; sem morada do cliente, vigora o país da sua empresa; o estado/região é obtido através do código postal e pode ser alterado.
• O montante do subsídio é sempre uma estimativa com memória de cálculo. O separador solicita os dados em falta (aquecimento antigo, habitação própria, rendimento, área útil); qualquer alteração recalcula de imediato. O que apenas o cliente pode saber surge em «verificar pelo cliente».
• Prazos: Na KfW, o pedido tem de ser apresentado antes do início dos trabalhos, após celebração de contrato com condição suspensiva — o separador emite um aviso e, se pretendido, o orçamento inclui essa cláusula contratual com a data prevista de execução.
• Após guardar, o PDF do orçamento apresenta a estimativa, os prazos, a lista de comprovativos e as fontes. A fatura associada ao orçamento inclui os dados obrigatórios da entidade gestora (p. ex. morada do imóvel, custos elegíveis, prazo de candidatura Wien).
• Cada regra indica a fonte e a data de consulta. As entidades gestoras alteram orçamentos e condições com frequência — as informações resultam de pesquisa técnica e não constituem consultoria jurídica ou financeira. Com o incentivo KfW, não é possível a dedução fiscal ao abrigo do § 35a EStG para a mesma intervenção.

Em Produtos → Criar produto → "Grossista", importe os ficheiros DATANORM do seu grossista (versão 4 ou 5, individuais ou em ZIP): artigos com preço de tabela, os seus grupos de desconto, grupos de produtos e alterações de preço. A pré-visualização mostra primeiro o que aconteceria — a gravação só ocorre com "Importar agora".

• A importação deteta duplicados através do número de artigo do grossista, do número de artigo nos dados mestre e do EAN. Nada é eliminado: se o grossista descontinuar um artigo, apenas a sua condição é marcada como descontinuada.
• O seu preço de custo resulta do preço líquido do ficheiro ou do preço de tabela e grupo de desconto. A importação define o preço de venda como o preço de tabela — em alterações de preço posteriores, apenas se não o tiver alterado manualmente. Se desejar, os preços de venda permanecem inalterados.
• Ficheiros de alteração de preço (DATPREIS) geram um relatório de preços: quais os artigos que aumentam ou diminuem de preço, em que percentagem, e em formato CSV para transferência.
• IDS-Connect: Em Pedidos de encomenda, introduza o endereço IDS e os dados de acesso do seu grossista (encriptados). "Compor na loja" abre a loja com início de sessão; "Transferir para a loja do grossista" envia um pedido de encomenda como carrinho para lá. De volta vêm os números de artigo, quantidades e os seus preços líquidos — ao clicar em "Encomendar" na loja, o pedido é marcado como encomendado.
• Para efetuar testes, existe uma loja de teste (simulador) — não é um grossista real. Empresas de demonstração apenas podem utilizar a loja de teste.

Ordens maiores como renovação de casas de banho ou troca de aquecimento são realizadas com as funções de construção: uma obra em Obras com equipa, horas, material e diário de obra, relatório de regie com assinatura, medição com fatura parcial e final no orçamento de construção. O caminho da intervenção (relatório de serviço → fatura) permanece para serviço ao cliente e manutenção. Para o capítulo Construção