Do mapa de quartos à fatura — num só sistema.

↳ Quem dorme em que quarto e quando, está registado no livro, no portal e na memória. Os preços sazonais são calculados manualmente.

→ Um calendário de ocupação para todos os quartos: Clicar num dia livre cria a reserva. Cada reserva progride de pedido a confirmado e check-in até check-out. Um quarto não pode ser confirmado duas vezes para a mesma noite. O preço é por noite da estação em que a noite se insere; categorias de quartos de quarto individual a apartamento.

↳ Reservas diretas chegam por telefone e e-mail. Os hóspedes não veem o que está livre, e cada pedido de informação custa tempo.

→ Um link de reserva sem registo: O hóspede vê o mês livre por categoria com preço, o sistema sugere o menor quarto adequado. O pedido fica imediatamente no calendário de ocupação; recebe um e-mail e uma notificação, o hóspede uma confirmação de receção no seu idioma. Só quando confirma é que o quarto fica ocupado e o hóspede recebe a confirmação. A página indica o preço com IVA incluído, a taxa de turismo, o aviso de proteção de dados e de cancelamento.

↳ Booking.com, Airbnb e a reserva própria não sabem um do outro. Reservas duplicadas só são detetadas na chegada.

→ Para cada quarto, um calendário de exportação para o portal e uma importação do calendário do portal, sincronizados a cada hora. Se uma reserva de portal se sobrepuser a uma própria, o DivineMind cria-a apenas como pedido com marca de conflito e notifica via sino e e-mail. O iCal transfere apenas ocupado ou livre: sem preços, sem contingentes, sem dados de hóspedes. Não é um gestor de canais.

↳ O viajante de negócios precisa de uma fatura para a sua empresa, com endereço e NIF. A fatura do bloco de notas não serve para isso.

→ No check-out, seleciona um contacto do CRM ou insere empresa, endereço e NIF. Acima do limite de valor para faturas de pequeno valor, o DivineMind exige o endereço. A fatura inclui alojamento, refeições, itens da conta do hóspede e taxa de turismo e deduz automaticamente um adiantamento. É gerada como rascunho no módulo de faturas e lá é aprovada.

↳ Alojamento, pequeno-almoço e bebidas têm taxas de imposto diferentes, e estas são diferentes na Áustria do que na Alemanha.

→ As taxas vêm do país da sua empresa: na Áustria, alojamento 10 % e taxa normal 20 %, na Alemanha 7 % e 19 %. O pequeno-almoço é uma linha separada na fatura, na Alemanha dividido em alimentos 7 % e bebidas 19 %. A meia pensão com bebidas é igualmente dividida em alimentos e bebidas; a percentagem é definida por si.

↳ Por pessoa e noite ou em percentagem, crianças isentas ou não, com ou sem pequeno-almoço: a taxa de turismo é diferente em cada município.

→ Define o modo, a taxa e o limite de idade para crianças, para Viena existe um modelo. Na fatura, a taxa de turismo aparece como uma linha separada com a sua origem, na Áustria como despesa de passagem sem IVA. Na Alemanha, escolhe se, de acordo com o regulamento, o hóspede é o devedor da taxa. Para a liquidação com o município, existe a lista mensal de taxas de turismo em PDF; a comunicação e o pagamento são feitos como antes por si.

↳ Jantar, bar e minibar acabam em papéis. No check-out falta metade, e o hóspede pergunta o que assinou.

→ No registo de caixa (RKSV), o empregado lança o talão com "Para o quarto" na conta do hóspede. O botão só fica disponível quando o hóspede assinou no aparelho. Minibar e extras são lançados diretamente na conta do hóspede. Para a fatura, existe um anexo com todas as assinaturas em PDF. Bar ou cartão na receção passam pelo registo de caixa: talão com assinatura, fatura paga, taxa de turismo como item de caixa separado.

↳ Os adiantamentos são solicitados por transferência bancária, rastreados e deduzidos manualmente na fatura final.

→ A fatura de adiantamento (30 % ou um valor livre) é gerada a partir da reserva. Com "Enviar ao hóspede (PDF + link de pagamento)", o hóspede recebe a fatura e um link para pagar através da sua conta de pagamento em Mollie. Na fatura final, o adiantamento é deduzido como uma linha separada.

↳ A cozinha não sabe de manhã quantos hóspedes tomam o pequeno-almoço e quem tem meia pensão à noite.

→ Por reserva: sem refeições, pequeno-almoço, meia pensão ou pensão completa. A lista de pequeno-almoço mostra apenas hóspedes com pequeno-almoço, o resumo conta "Pequeno-almoço amanhã de manhã" e "Jantar hoje (MP/PC)". Na fatura, as refeições aparecem como uma linha separada com a taxa de imposto apropriada.

↳ A folha de hóspedes é copiada de um modelo, faltam números e campos obrigatórios.

→ Para a Áustria, a folha de registo de hóspedes de acordo com o Anexo A do Regulamento de Registo de Hóspedes com número sequencial, sexo, documento de viagem e acompanhantes. Para a Alemanha, o formulário de registo especial de acordo com o § 30 BMG. Ambos em PDF para preencher e assinar. O DivineMind não faz comunicação eletrónica ao município ou autoridade.

↳ Após o check-out, ninguém sabe qual quarto precisa de ser limpo. Quão bem o estabelecimento esteve ocupado, só a consultoria fiscal mostra.

→ No check-out, o quarto fica automaticamente "a limpar", a equipa recebe uma notificação. Na página de housekeeping, também no navegador do telemóvel, clica-se em "Limpo"; o nome e a hora são guardados, os quartos podem ser bloqueados. Os relatórios mostram por mês a taxa de ocupação, o preço médio do quarto (ADR), RevPAR, dormidas por país de origem e a lista mensal de taxas de turismo.

↳ Um pedido de disponibilidade à noite fica pendente até amanhã.

→ Com o assistente de IA AIRIS (no pacote por 999 €), pergunta no chat o que está livre, cria uma reserva como pedido ou pede para ver o dia no estabelecimento. Confirmar, check-in, check-out, lançar itens, folha de hóspedes e adiantamento só são executados pelo AIRIS se tiver dado autorização através do botão de autonomia; caso contrário, ele apresenta-lhe o passo. Se não estiver claro qual a reserva pretendida, o AIRIS pergunta.