Caso de Uso · Agente Financeiro
Automação de Faturas com IA — da Emissão à Reconciliação
Um agente financeiro de IA prepara todo o ciclo de vida das faturas: redige faturas a partir de dados de negócios ou de registo de horas, seleciona o formato de fatura eletrónica correto (XRechnung, ZUGFeRD ou EN 16931), verifica-as, propõe cobranças nos dias 3, 14, 28 e 42 em caso de não pagamento, concilia as transferências recebidas com as faturas em aberto e regista cada passo num registo de alterações. Faturas e cobranças são enviadas após aprovação por uma pessoa — de acordo com as configurações de autonomia da sua empresa (EU AI Act Art. 14).
Por que a Faturação Manual é Cara
Os custos da faturação não são a fatura — mas sim tudo o que a rodeia.
Como o Agente Financeiro o Faz — 5 Passos
Cada fatura passa pelo mesmo ciclo, seja uma renovação de SaaS recorrente ou um mandato de consultoria único.
- 01
Trigger
Negócio concluído no CRM, registo de tempo submetido, renovação de subscrição devida, ou comando direto: "Renovação para Acme, 12.400 €".
- 02
Rascunho
O Agente Financeiro recolhe os dados fiscais do cliente, aplica as regras de preços e códigos fiscais e elabora a fatura no formato correto (XRechnung para B2G, ZUGFeRD para B2B, EN 16931 para transações transfronteiriças na UE).
- 03
Aprovação
O agente apresenta o rascunho para aprovação com um clique. Acima do seu limite (Padrão: 1.000 €) aprova sempre uma pessoa; se abaixo disso é permitido enviar sem confirmação, decide a sua empresa nas configurações de autonomia.
- 04
Envio
Após a aprovação, o agente Mail envia a fatura com uma nota de apresentação cordial. Entrega rastreada; confirmação de receção guardada.
- 05
Reconciliação
Diariamente, o agente verifica extratos bancários via OAuth contra faturas em aberto. Confiança de correspondência acima de 90% → marcada como paga. Abaixo disso → adicionada à fila para revisão.
Formatos de Fatura Eletrónica Suportados
A seleção correta do formato já não é opcional. A obrigatoriedade da fatura eletrónica B2B na Alemanha entra em vigor em 2026–2027; a Áustria já exige XRechnung para contratos públicos.
XRechnung 3.0
DE · AT Setor PúblicoObrigatório para faturas B2G alemãs e austríacas. O agente gera o XML diretamente — sem conversor de terceiros.
ZUGFeRD 2.x
DE · AT B2BFormato híbrido PDF-+-XML. Aceite pela maioria dos recetores B2B alemães. O agente incorpora o XML automaticamente.
EN 16931
EU-StandardPadrão europeu subjacente para faturas eletrónicas. Todos os formatos XRechnung e ZUGFeRD derivam dele.
Sequência de cobrança — preparada pelo agente, enviada após aprovação
O agente prepara cada cobrança de forma cordial e consistente. Você define os limites e aprova; ele executa de acordo com as suas configurações de autonomia.
| — | Channel | Tone |
|---|---|---|
| Dia +3 | E-mail (lembrete amigável) | Cortês, assume um lapso. Sugere que a fatura pode ter sido esquecida. |
| Dia +14 | E-mail (segundo lembrete) | Mais assertivo. Repete condições, vencimento e opções de pagamento. |
| Dia +28 | E-mail (lembrete formal + custos de atraso) | Linguagem formal, refere-se às condições contratuais, aplica a taxa de atraso configurada. |
| Dia +42 | Chamada Telefónica (Agente de Chamadas) | Chamada com voz humana. Verifica se a fatura foi recebida, oferece um plano de pagamento, e encaminha para si, se necessário. |
Os limites (dias, valores, percentagem de taxas de atraso, tonalidade) são configuráveis por cliente ou segmento de cliente. Cada ação é documentada no registo de auditoria.
Exemplo de Custo — Consultoria de 10 Pessoas, ~80 Faturas/Mês
Números baseados em benchmarks de PME austríacas/alemãs, a partir de abril de 2026.
Você emite 80 faturas de saída por mês. 18 % ficam em atraso e entram no ciclo de cobrança. 3 delas necessitam de uma chamada telefónica no dia 42.
Processo Manual
- 80 Faturas × 11 Min de Elaboração14,7 Horas / Mês
- 14 em atraso × 20 Min de E-mails de Cobrança4,7 Horas / Mês
- 3 Escalações × 15 Min de Acompanhamento Telefónico0,8 Horas / Mês
- Reconciliação Bancária4,0 Horas / Mês
- Manutenção do Registo de Auditoria2,0 Horas / Mês
Com Agente Financeiro
- Processamento pelo Agente (incluído na subscrição de 749 €/utilizador)0 € marginal
- Portas de Aprovação Humana para Faturas > 1.000 €~30 Min / Mês
- Chamadas de Cobrança pelo Agente de ChamadasApenas Créditos de Voz
~1.150 € por mês em trabalho redistribuído para atividades faturáveis ou de crescimento. O Agente Financeiro é um dos 28 na subscrição de 749 €/utilizador — o resto da força de trabalho opera em paralelo CRM, E-mail, Chamadas, Calendário, etc.
Assunção: 80 faturas/mês e custos de trabalho internos de 45 €/h (contabilista júnior com encargos brutos). Escale proporcionalmente ao seu volume. Os minutos de voz para as chamadas de cobrança do Agente de Chamadas são faturados separadamente.
Rastreável desde o início
Cada fatura, cobrança e reconciliação é registada. As faturas emitidas são bloqueadas, as alterações resultam numa nova versão.
Cada fatura e cada alteração é versionada, as faturas emitidas são bloqueadas. O export para a consultoria fiscal é gerado com um botão.
Para a Áustria aplica-se o mesmo protocolo: cada alteração permanece rastreável.
Exportação estruturada (CSV, XML) para DATEV Unternehmen Online — não é necessária reintrodução manual pelo seu consultor fiscal.
O conteúdo das suas faturas nunca é utilizado para treinar modelos. Inquilino-isolado, encriptado em repouso (AES-256) e em trânsito (TLS 1.3).
Conexões OAuth compatíveis com PSD2 ao seu banco. Revogável com um clique. Escopos Mínimos — por padrão, apenas leitura para reconciliação.
Perguntas Frequentes
O agente também processa faturas de entrada?+
Sim. Um fluxo separado: o Agente de E-mail reconhece o PDF da fatura recebida, o Agente de Documentos executa OCR e extrai itens, o Agente Financeiro encaminha para aprovação e paga na data de vencimento.
O que acontece se a IA elaborar uma fatura incorreta?+
As faturas acima do seu limite de aprovação (padrão 1.000 €) passam sempre por uma revisão humana antes do envio. Abaixo disso, o agente usa os seus padrões históricos de faturação e os dados de negócios — também aqui o envio segue a aprovação, exceto se a sua empresa tiver permitido expressamente outra coisa nas configurações de autonomia. Todos os rascunhos ficam visíveis no painel antes do envio.
O agente pode trabalhar com o meu software de contabilidade existente?+
Sim. Integrações OAuth nativas hoje com QuickBooks, Xero, Stripe e Mollie. Exportação DATEV via CSV/XML estruturado. HubSpot, Salesforce e outros no roadmap de 2026.
A cobrança baseada em voz (chamadas telefónicas do Dia 42) é obrigatória?+
Não. A etapa telefónica pode ser desativada por cliente ou globalmente. Os minutos de voz são vendidos separadamente como pacotes de créditos — consumidos apenas quando o Agente de Chamadas realmente liga.
Como o agente lida com faturas contestadas?+
Se um cliente responder com uma objeção ou contestação, o Agente de E-mail sinaliza a fatura e pausa o ciclo de cobrança. Ele encaminha para a sua caixa de entrada para resolução humana — o agente não discute automaticamente.
Funciona para subscrições recorrentes?+
Sim. O agente Finance redige faturas recorrentes conforme o calendário, considera alterações a meio do ciclo (upgrades, créditos, pausas) e apresenta-as para aprovação — ou envia-as de acordo com as suas configurações de autonomia. O padrão é idêntico ao das faturas únicas.
E quanto às faturas em várias moedas?+
Suportado. O agente aplica regras fiscais e cambiais corretas por jurisdição do cliente. O regime de inversão do sujeito passivo para transações transfronteiriças na UE é tratado automaticamente.
Quanto tempo demora a configuração?+
1–2 dias úteis após a verificação do estatuto de empresário. O agente importa as suas faturas dos últimos 12 meses para aprender preços, códigos fiscais e padrões de clientes antes de entrar em funcionamento.
Veja-o a funcionar com os seus próprios dados de faturação
Agende uma demonstração de 30 minutos. Traga o seu último PDF de fatura. Veja como o Agente Financeiro o reproduz e melhora ao vivo.