Gestão de condomínios: arrendamento, PH, liquidação, medição, assembleia

Abrir Gestão de Propriedades

Abra “Todas as Aplicações” e selecione “Gestão de Propriedades”. A visão geral mostra todas as propriedades com o número de unidades, unidades arrendadas e vazias; no topo, pode filtrar por Áustria ou Alemanha.

Criar Propriedade

Clique em “Criar Propriedade”. O assistente pergunta sucessivamente os dados mestre e o país, o edifício com as suas características legais (como a data da licença de construção ou subsídio), as unidades e as contas. O país determina qual a lei aplicável posteriormente.

Criar Unidades em Série

No passo “Unidades”, pode criar muitas unidades de uma só vez, por exemplo, Unidade 1 a 24, com tipo de utilização e área comuns. Pode alterar unidades individuais posteriormente no seu registo; a área é versionada com a data de validade.

Registar Propriedade e Quotas

No separador “Proprietários”, insira os proprietários com a sua quota. No caso de propriedade horizontal, na Áustria, registe os valores de utilização do relatório de avaliação de valores de utilização; na Alemanha, as quotas de copropriedade e o regulamento da comunidade. A soma é verificada.

Criar Contrato de Arrendamento

Em “Contratos de Utilização”, clique em “Novo”. O assistente guia-o através da unidade, contrato e prazo, inquilinos dos seus contactos, componentes da renda com IVA por linha, caução e ajuste da renda (atualização de valor, renda indexada ou escalonada), bem como as características legais.

Verificar Classificação Legal

No último passo, verá qual a lei de arrendamento aplicável — justificada passo a passo, com referência e link para o texto da lei. Se faltarem informações, a classificação será “indeterminada” e os campos em falta serão listados como links. A classificação é guardada com o contrato de arrendamento.

Confirmar ou Anular Classificação

No registo do contrato de arrendamento, pode recalcular, confirmar ou anular a classificação com uma justificação de pelo menos 20 caracteres. Cada versão permanece visível no histórico.

Página inicial "As minhas casas hoje"

Após o login, "As minhas casas hoje" abre. Vê o que está agendado para hoje nas suas casas: emergências, inspeções pendentes, prazos, atrasos e novas notificações da pasta do cliente. No topo, "Imóveis", "Danos" e "Ler extrato bancário" levam diretamente para as respetivas secções.

Casas pelas quais é responsável

Os cartões mostram as casas pelas quais é responsável, cada uma com um semáforo. Se ainda não lhe foi atribuída nenhuma casa, vê todas as casas. "Mostrar tudo" abre a lista completa em "Imóvel & Escritório".

Imóvel & Escritório

No menu "Imóvel & Escritório", encontra a mesma lista diária e, abaixo, as entradas da pasta do cliente (danos, leituras de contadores, feedback de um técnico). No topo, "Danos" e "Inspeções & Prazos" levam para as respetivas secções; proprietários e administradores veem adicionalmente "Diretivas".

Diretivas da sua administração

Em "Diretivas", proprietários e administradores definem tempos de resposta, prazos e limites – separados dos prazos legais: por exemplo, "Aprovação por duas pessoas a partir de (€, líquido)" para encomendas, "Prazos adicionais como compromissos no calendário" e a caixa de correio da empresa para envio de e-mails. Nunca é enviado automaticamente, apenas após aprovação.

Abrir separador “Faturação”

Abra o imóvel e selecione o separador “Faturação”. A visão geral mostra custos em aberto, leituras em falta, prazos com semáforo e ajustes devidos.

Definir círculos e chaves

Em “Círculos e Chaves”, “Sugerir círculos” cria o círculo de custos operacionais, adicionalmente aquecimento/água quente para fornecimento central e um círculo próprio para elevador ou lavandaria. Uma chave de distribuição diferente requer base legal e comprovativo; proprietários ou administradores a tornam válida. No círculo de aquecimento, insira os dados para a fatura de aquecimento (Áustria: separação aquecimento/água quente, acordo sobre a quota de consumo; Alemanha: método de água quente, tipo de edifício CO2). Marque os tipos de custo que só são imputáveis com um pré-requisito comprovado no círculo, assim que a prova estiver disponível.

Atribuir custos

Em “Custos” encontram-se as faturas de entrada com o motivo da correspondência (centro de custo, fornecedor, ponto de medição, endereço). “Atribuir” distribui uma fatura por círculo e tipo de custo, se necessário em várias partes. Registre avisos, serviços próprios e receitas com comprovativo.

Ler contadores

Em “Contadores”, registe as leituras no final do período — no telemóvel através de “Ler no telemóvel” com foto — ou importe o ficheiro do serviço de medição. Uma correção cria uma nova linha com o motivo.

Criar fatura

“Nova fatura” abre o assistente. Selecione o período e o âmbito: na Áustria, custos operacionais e custos de aquecimento separadamente; na Alemanha, uma fatura conjunta.

Verificar e calcular

No passo “Verificar”, clique em “Calcular”. Verá as posições, faturas individuais com detalhe de IVA e uma pré-visualização em PDF. Um clique num bloqueador leva ao passo correspondente.

Fixar

Proprietários ou administradores fixam a fatura. Ela recebe um número de documento e é, a partir daí, inalterável; erros são corrigidos por uma retificação como nova versão.

Enviar e registar acesso

Na Áustria, afixe a fatura de custos operacionais e registe a data de afixação. Na Alemanha, registe o acesso por inquilino — ele define a data de vencimento e o prazo de objeção.

Contabilizar

“Contabilizar” lança pagamentos adicionais como cobrança e créditos como nota de crédito na conta do inquilino. Adiantamentos em aberto do período são estornados na Alemanha; a vacância é apenas declarada.

Novos adiantamentos

No último passo, o resultado gera propostas para novos adiantamentos — com carta e inclusão na renda.

Abrir Faturação

Abra o imóvel, separador "Dinheiro / Lista de Saldos", e clique em "Faturação". Selecione o mês, o imóvel e o que será faturado. A renda provém dos componentes da renda, os adiantamentos WEG do plano de adiantamentos fixado; se a data de vencimento cair num sábado ou feriado, será adiada para o próximo dia útil.

Verificar pré-visualização (simulação)

"Calcular pré-visualização" não regista nada. Vê o que será registado, o que está bloqueado (com as informações em falta) e o que será omitido. Se algo mudou desde a pré-visualização, o sistema não regista nada e exige uma nova pré-visualização.

Registar

"Registar agora" atribui números de comprovativo e regista nas contas dos inquilinos ou proprietários; uma conta de inquilino é criada na primeira registo. Uma segunda execução para o mesmo mês não regista nada em duplicado. Proprietários, administradores e gestores podem registar.

Cancelar em vez de sobrescrever

Uma faturação incorreta é cancelada com "Cancelar" através de um lançamento inverso – nunca é sobrescrita; montantes já pagos permanecem como crédito. Pagamentos são liquidados de acordo com a lei: Áustria § 1415/§ 1416 ABGB, Alemanha §§ 366, 367 BGB. A lista de saldos no separador "Dinheiro / Lista de Saldos" mostra débito, crédito e saldo por conta; um clique abre o extrato da conta.

Processo de Cobrança

No menu "Cobrança", selecione o imóvel e a data de referência. "Pré-visualização" calcula para cada conta o próximo nível de cobrança com bloqueios, prazos e juros; "Criar sugestões" cria as sugestões de cobrança para verificação.

Juros de mora e custos de cobrança

Ao aprovar, seleciona se "Registar juros de mora até à data de referência" e "Registar custos de cobrança" devem ser incluídos. Períodos provisórios (taxa de juro base ainda não publicada) não são registados; custos de cobrança apenas se forem acordados ou permitidos.

Aprovar e enviar

"Aprovar" atribui um número de comprovativo à cobrança – nada é enviado. "Enviar" envia-a "Enviar por e-mail" como PDF; correio, correio registado ou entrega pessoal são tratados por si e marcados com "Marcar como enviado". Depois, regista o dia de receção com "Registar receção" e, se necessário, anexa uma prova (por exemplo, aviso de receção).

Motivo de rescisão apenas como indicação

A cobrança indica se e a partir de quando pode existir um motivo de rescisão por atraso de pagamento (Alemanha § 543 BGB, Áustria § 30 MRG). Isto é apenas uma indicação: o sistema nunca inicia uma rescisão – a administração decide sobre isso.

Criar Mandato SEPA

Em "Débito Direto SEPA" (também no separador "Dinheiro / Lista de Saldos"), selecione o imóvel. Precisa de uma conta ativa com IBAN e ID de Credor do titular da conta. "Criar Mandato" regista o mandato por conta pessoal – débito direto básico (CORE) ou débito direto empresarial (B2B) – com o scan do mandato assinado.

Criar Execução de Débito Direto

"Novo processo de débito direto" recolhe faturas com método de pagamento por débito direto e mandato ativo; "Criar processo" cria-o. Se uma data não for mais alcançável, adie-a com "Alterar data"; "Cancelar processo" liberta novamente as faturas.

Ficheiro bancário (pain.008) e submissão

"Criar ficheiro" gera o ficheiro de débito direto SEPA (pain.008) para download. A submissão é feita no online banking e depois comunicada com "Marcar como submetido".

Consulta bancária (EBICS)

Se uma ligação EBICS estiver configurada para a empresa (Faturas de entrada → Definições → Consulta bancária), os extratos das contas do imóvel são recebidos automaticamente todos os dias. Estes são apenas visíveis na gestão do imóvel, nunca no "banking" da empresa – o dinheiro dos inquilinos e proprietários é dinheiro fiduciário.

Ler extrato bancário como ficheiro

Sem EBICS, abra "Extrato Bancário & Recebimentos" e leia o ficheiro do seu banco (CAMT.053 ou MT940) com "Ler extrato bancário". O IBAN determina a conta do imóvel; uma segunda leitura do mesmo extrato não regista nada em duplicado.

Associar pagamentos

Em "Extrato de conta e pagamentos recebidos", cada pagamento tem uma proposta com semáforo: referência de pagamento, IBAN conhecido (mesmo para pagamentos parciais, a mais ou coletivos) ou nome do pagador. Se a descrição da transação indicar outra conta, a conta do IBAN não será sugerida. Apenas o que é inequívoco é automaticamente registado – e apenas se a configuração de autonomia o permitir.

Observar notas

Uma referência de outro imóvel, de uma conta encerrada ou "Caução" na conta do imóvel nunca será registada como renda – a nota indica o que deve ser feito (reembolso ou transferência para a conta de caução).

Arrastar extrato bancário para o chat AIRIS

Também pode arrastar o ficheiro do extrato para o chat AIRIS. AIRIS lê-o e reporta conta, período e movimentos; o que for inequívoco só será registado após o seu "Sim, registar", o resto permanece em "Extrato Bancário & Recebimentos" para atribuição manual. Uma segunda leitura não regista nada em duplicado. Os dados do extrato (nomes, IBAN, motivo) não são enviados para nenhum modelo de linguagem.

Sugerir transferência

Em "Pagamentos efetuados" encontram-se faturas de fornecedores em aberto, saldos credores e cauções de contratos terminados. "Proposta" cria uma transferência da conta do imóvel – ainda não há fluxo de dinheiro.

Aprovar (Quatro Olhos)

Os proprietários e administradores podem aprovar. Acima do limite de competência do contrato de gestão (sem valor: 1.000 €), duas pessoas diferentes devem aprovar; os pagamentos para uma conta da administração sempre.

Ficheiro bancário ou EBICS

"Gerar ficheiro bancário" cria um ficheiro de transferência SEPA (pain.001) para cada conta do imóvel. Carregue-o no "banking" e registe-o – ou envie-o diretamente através da ligação EBICS.

Execução e Contabilização

Se a transferência aparecer no próximo extrato de conta, o estado será "executado". "Contabilizar" regista o pagamento de custos, o pagamento do saldo credor ou o reembolso da caução. Uma transferência devolvida é comunicada.

Abrir ajustes devidos

No separador “Faturação”, em “Valorização” (Áustria) ou “Índice e Escalão” (Alemanha), encontram-se os contratos com ajuste devido, com valor do índice e período de bloqueio.

Calcular

“Calcular” cria um protocolo: índice antigo e novo com fonte e versão, alteração, limite, arredondamento e data de efeito.

Aprovar e emitir carta

Após a aprovação por proprietários ou administradores, a carta está disponível em PDF.

Envio e acesso

Envie a carta e registe o acesso. O efeito é recalculado com o acesso; na Alemanha, o assistente mostra o bloqueio anual da renda indexada.

Assumir

“Assumir” encerra o valor anterior e cria o novo componente da renda. A cobrança o utiliza a partir do próximo período.

Preparar aumento de renda (Alemanha)

No registo do contrato, o separador “Aumentos” abre o assistente “Preparar aumento de renda (§ 558 BGB)”: situação inicial, período de bloqueio e espera, justificação com tabela de rendas, avaliação ou apartamentos comparáveis, limite máximo, nova renda e verificação. O cálculo é feito no motor; cada número tem um caminho de cálculo.

Aprovar, enviar, registar receção

Os proprietários ou administradores aprovam a carta — o número do processo e o estado são congelados. A DivineMind não envia nada por si mesma: carregar PDF, enviar, registar o envio e registar a receção. Só com a receção é que os prazos de consentimento e de ação judicial começam a correr.

Resposta e Aquisição

Registar consentimento (também parcial ou por pagamento), recusa, ação judicial e sentença. “Assumir na renda” termina o valor anterior no dia anterior e aplica o novo a partir da data de efeito; os suplementos de modernização aparecem como uma linha separada.

Modernização e travão de rendas

O separador “Modernização” do imóvel leva do projeto à notificação e conclusão do aumento por inquilino. Na unidade, o separador “Renda” verifica a renda permitida para novos arrendamentos e cria a informação antes da declaração do contrato.

Áustria: Determinação da Renda e Extrato de Renda Principal

No separador "Renda" da unidade, o limite superior de acordo com o § 16 MRG (valor de referência ou categoria) é criado com acréscimos e decréscimos, localização, prazo e prova, como PDF. Aumento § 45, entrada § 46, § 46a, § 12a e renovação § 16 Abs 10 iniciam-se no separador "Aumentos" do contrato; o cálculo da renda principal de acordo com o § 20 MRG é criado no separador "Renda Principal" do imóvel, também como PDF.

Prazos e Tabelas de Rendas

Em “Renda e Aquisição” encontram-se todos os prazos com semáforo e as tabelas de rendas (sempre com fonte). A página inicial mostra processos abertos, prazos, reclamações e bases em falta, como o estado da área ou novos valores de referência.

Transferência de Dados

Em "Importação de dados", carregue o modelo Excel, carregue o ficheiro preenchido, atribua colunas e inicie a simulação. Não regista nada e mostra uma lista de erros por linha. Após comparação de pessoas e somas de controlo, proprietários ou administradores assumem a carga, verificam-na no produto e fixam os saldos.

Abrir Gestão de Condomínios

Através do menu "Gestão de Condomínios" ou do separador "Condomínio" de um imóvel com propriedade horizontal. No topo, encontram-se os prazos em aberto de todos os edifícios com semáforo, e abaixo, os sub-separadores Visão Geral, Plano Económico, Contas Anuais, Fundo de Reserva, Assembleias, Deliberações e Administração.

Plano Económico ou Previsão

O assistente guia-o através do período, posições, chaves de distribuição, informações, planos individuais por unidade e fixação. Os adiantamentos são posteriormente cobrados através do ciclo financeiro.

Convocar Assembleia

Em "Assembleias", defina data, local ou sala online e ordem do dia. O convite é registado com o método de entrega e prazos por proprietário e só é enviado através de botão. Participantes online entram pela sala de espera do DivineMeet; não há gravação. Uma ata só é possível com o consentimento de todos os presentes (ver "Assembleia ao vivo").

Votação e Ata

Na condução da assembleia, regista a presença e as procurações, bem como os votos por ponto da ordem de trabalhos. O resultado é determinado com o método de cálculo de acordo com a lei do país. Seguem-se a ata, as assinaturas e — na Alemanha — a coleção de deliberações.

Deliberação por Circulação

As deliberações sem assembleia são iniciadas em "Assembleias" com "Iniciar circulação"; os votos são registados por proprietário com prazo e avaliados como na assembleia.

Contas Anuais

Em "Contas Anuais", calcula as contas da comunidade e as contas individuais por proprietário, fixa-as, envia-as e lança os pagamentos adicionais e os créditos na conta do proprietário — cada passo com um botão.

Fundo de Reserva e Administração

"Fundo de Reserva" mostra o saldo, as contribuições e os levantamentos; é também onde são gerados o relatório de património (Alemanha) ou as contas do fundo de reserva na mudança de administrador (Áustria). Em "Administração", gere a nomeação do administrador, o conselho fiscal, a mudança de proprietário, os dados de entrega e as unidades de votação.

Conduzir Assembleia

No dia da assembleia, em "Gestão WEG" → "Assembleias", abra a assembleia e clique em "Conduzir Assembleia". Se ainda não houver sala online, "Criar sala online" cria-a; "Abrir como anfitrião" inicia o DivineMeet, "Copiar link para proprietários" fornece o link para participação online.

Atribuir convidados do Meet à unidade

Os proprietários entram pela sala de espera. Após a entrada, o presidente verifica a identidade, seleciona o representante com direito a voto e clica em "Identidade verificada – Atribuir". Só depois disso o convidado pode votar; para representantes externos, a votação está bloqueada.

Votação ao vivo

Para cada ponto da ordem do dia, "Abrir votação" inicia a votação. Online votam convidados do Meet e a própria pasta do cliente; votos na sala são registados no cartão de voto. Vê continuamente os votos emitidos, a presença, a participação online e a capacidade de decisão.

Registar resultado

Na Alemanha, "Fechar, anunciar e inserir na coleção de deliberações" fecha o ponto e insere a deliberação diretamente na coleção de deliberações. Na Áustria, "Fechar e registar resultado" regista o resultado; depois seguem a afixação na casa e o envio (§ 24 Abs 5 WEG 2002), a partir dos quais corre o prazo de impugnação. Proprietários e administradores podem registar.

Ata apenas com consentimento de todos

Em "Transcrição para a ata", com "Ativar transcrição" ativa uma ata – esta corre apenas enquanto todos os presentes consentiram. Se alguém entrar sem consentimento, para imediatamente. Não há gravação. A ata é escrita pela administração; os resultados vêm sempre da contagem.

Exportação DATEV/BMD por imóvel

Em «Exportação DATEV/BMD», selecione o imóvel, a conta e o período (um ano civil). A pré-visualização mostra todos os lançamentos com conta, contrapartida e observações; «Descarregar exportação» gera um ficheiro ZIP com o lote de lançamentos, contas correntes e mapeamento de contas, arquivando-o com soma de controlo. A exportação constitui uma entidade própria para o consultor fiscal do proprietário – as rendas e as quotas de condomínio nunca surgem na exportação contabilística da sua empresa.

Plano de contas e mapeamento de contas

No separador «Definições», configure o formato (DATEV ou BMD), o plano de contas, o número do consultor e o número do cliente. As contas são sugestões do plano de contas; cada categoria pode ser atribuída a uma conta personalizada – coordene previamente com a consultoria fiscal.

Prestação de contas ao proprietário

Em «Prestação de contas ao proprietário», selecione o contrato de gestão (gestão de arrendamento ou de fração autónoma) e o mês. A pré-visualização apresenta as rendas recebidas, os custos ou quotas pagos, os honorários de gestão contratuais, a reserva, o saldo e a proposta de pagamento. Selecione «Criar como rascunho» e depois «Fixar» – a partir desse momento, a prestação de contas torna-se inalterável e é guardada como PDF.

Envio e pagamento

Envie a prestação de contas por e-mail ou disponibilize-a no portal do cliente do proprietário. «Solicitar pagamento» cria uma transferência bancária a partir da conta do imóvel na secção de pagamentos emitidos; a aprovação, o princípio dos quatro olhos e o ficheiro bancário são processados aí.

Fatura eletrónica de avisos de cobrança

Em «Fatura eletrónica», encontram-se todos os avisos de cobrança lançados com IVA e a indicação de obrigatoriedade de fatura eletrónica (Alemanha: § 14 UStG com prazos transitórios; Áustria: facultativo com consentimento). «Verificar» apresenta as informações em falta; «Carregar» gera o ficheiro XRechnung, ZUGFeRD ou ebInterface e arquiva o original.

Informação mensal de consumo (§ 6a HeizkostenV)

No caso de contadores com teleleitura, importe os valores mensais do serviço de medição através da importação de leituras. Em «Informação de consumo», consulte por utilizador o consumo em kWh em comparação com o mês anterior, o período homólogo do ano anterior e o utilizador médio. «Criar» consolida os valores; «Enviar» remete-os por e-mail ou disponibiliza-os no portal do cliente. Os valores em falta são explicitamente indicados, nunca estimados.

Iniciar dia de acerto de contas

Em „Dia da liquidação“, selecione o imóvel, o ano e o âmbito (custos de operação, custos de aquecimento ou ambos). Em alternativa, diga ao AIRIS: „Faça a liquidação de custos de operação de 2025 para L-003“ – o assistente e o diálogo partilham o mesmo estado intermédio.

Faturas da caixa de entrada

„Ler caixa de entrada“ envia e-mails com faturas em anexo para o reconhecimento de documentos do DivineFinance. Se este reconhecer o número do imóvel ou a morada, a fatura recebe o centro de custos do imóvel. „Importar inequívocos como comprovativos de custos“ cria os comprovativos; faturas sem tipo de custo inequívoco são atribuídas por si na liquidação. E-mails de inquilinos e proprietários nunca são lidos.

Solicitar leituras em falta

Se faltar uma leitura de contador no final do período, „Solicitar aos inquilinos“ pede o valor aos utilizadores atuais: na pasta do cliente (notificação push) ou por e-mail; caso contrário, como carta para impressão. A inquilina comunica na pasta do cliente em „Comunicar leitura do contador“; o utilizador importa a leitura como habitualmente em „A partir da pasta do cliente“.

Rascunho e relatório de verificação

„Calcular rascunho“ utiliza o motor de cálculo da administração de imóveis. „Verificar“ guarda um relatório de verificação com semáforo: bloqueadores, posições sem comprovativo, faturas não importadas, leituras em falta, comparação com o ano anterior por tipo de custo (a partir de 20% e 100 €), pagamentos adicionais anómalos e o prazo. O relatório está disponível em PDF e corresponde apenas ao rascunho verificado.

Aprovação e envio

Sem ponto vermelho, os proprietários ou administradores aprovam: a liquidação é finalizada (Áustria: afixação/Legung hoje) e enviada para a pasta do cliente ou por e-mail. Destinatários por via postal são indicados para impressão. O AIRIS só envia após a sua aprovação expressa.

O inquilino pergunta, o AIRIS explica

Na pasta do cliente, a inquilina pode colocar questões sobre a sua liquidação, por exemplo: „Por que razão o meu pagamento adicional é tão alto?“. O AIRIS responde apenas com base no relatório de cálculo desta liquidação (quota-parte, adiantamentos, maiores rúbricas, ano anterior), mostra os comprovativos das suas posições e indica o prazo de oposição com a respetiva referência. O AIRIS não calcula: todos os números da resposta são validados com o relatório; o AIRIS não tem acesso a dados de outros inquilinos.

Registar rescisão

Em «Mudança de inquilino» → «Nova mudança de inquilino», selecione o imóvel e a fração e registe quem rescindiu, quando a rescisão foi recebida e sob que forma (com digitalização da carta). O cálculo determina o fim do contrato com fórmula e base jurídica: Alemanha § 573c BGB (3.º dia útil, prazos do senhorio após 5 e 8 anos, forma escrita § 568 BGB), Áustria § 560 ZPO e § 33 MRG. Uma rescisão por e-mail é indicada como nula por vício de forma. «Registar fim do contrato no contrato de arrendamento» só define a data após o seu clique.

Entrega

«Criar auto de devolução» abre o habitual auto de entrega: divisões, anomalias com fotos, leituras dos contadores, chaves e a assinatura de ambas as partes. As leituras dos contadores são integradas no acerto de contas aquando da conclusão.

Anúncio e candidatos

O anúncio é criado no módulo de mediação imobiliária, associado à fração. Uma vez publicado, recebe uma ligação; os pedidos entram como contactos no CRM e tornam-se candidatos através de «Assumir pedidos do anúncio». Para cada candidato, regista a visita e a ficha de informações – apenas perguntas admissíveis, faseadas consoante o estado do processo.

Consentimento e solvabilidade

Antes da avaliação de solvabilidade, o candidato dá o seu consentimento (texto com soma de verificação, assinatura no ecrã, papel ou e-mail; revogável a qualquer momento). A consulta na KSV1870 (Áustria) ou SCHUFA (Alemanha) requer um contrato com o fornecedor – até lá, funciona em modo de teste nas empresas de demonstração, claramente identificada como «sem informação real». Utilizável sem contrato: carregar a declaração apresentada pelo candidato e registar o resultado. Apenas o sinal luminoso é guardado; após uma recusa, os dados são anonimizados após o termo do prazo.

Contrato de arrendamento com assinatura

Após a aceitação, o contrato é gerado a partir do modelo com os seus valores; o DivineMind valida a caução face ao montante máximo (§ 551 BGB). Um contrato por tempo indeterminado não exige forma especial: o inquilino assina no ecrã ou através de uma ligação no telemóvel, e a administração também assina. Caso o contrato exija a forma escrita (prazo determinado, renúncia prolongada à rescisão), apenas é aceite papel com assinatura manuscrita ou assinatura eletrónica qualificada. «Concluir contrato» cria a nova relação contratual de arrendamento.

Caução e entrada

A caução é registada no novo contrato – valores monetários apenas numa conta de caução do imóvel, separada da conta do condomínio/gestão. Para a entrada: auto de entrada com leituras dos contadores, «Calcular pré-visualização» e «Lançar débito inicial» para o primeiro mês (cria a conta-corrente do inquilino) e «Comunicar mudança de utilizador» como ficheiro ARGE para o serviço de medição. Concluídos todos os passos, finalize a mudança de inquilino. O AIRIS acompanha o estado a qualquer momento.

Registar serviço de medição

Em «Serviço de medição», selecione por imóvel o prestador, o formato de intercâmbio (ARGE-HeiWaKo 3.10 ou ficheiro de leituras), bem como o seu número de cliente e de imóvel junto do serviço de medição.

Importar ficheiros

Carregue o ficheiro do serviço de medição e inicie o teste prévio. Ficheiros ARGE: as leituras dos contadores entram nas leituras; os resultados de liquidação por utilizador são guardados para controlo cruzado. Os ficheiros de leituras (CSV/Excel) são identificados pelos nomes das colunas – a atribuição é visível antes de aplicar. Os perfis dos prestadores não são validados com ficheiros originais sem contrato.

Comunicar mudança de utilizador

«Descarregar» ou «Criar e arquivar no processo» gera o ficheiro ARGE com todos os utilizadores e períodos de ocupação do período de liquidação, incluindo frações vagas. A partir da mudança de inquilino, «Comunicar mudança de utilizador» comunica apenas a fração em causa.

Teleleitura

Proprietários e administradores ativam a interface: um gateway de rádio ou o serviço de medição envia as leituras com a chave para a DivineMind; estas passam pela mesma validação de qualquer importação. A chave só é apresentada uma vez.

Separadores "Operação" e "Escritório"

No imóvel, o separador "Operação" agrupa danos, encomendas, "Instalações & Inspeções" e prazos da casa, o separador "Escritório" agrupa circulares, prestadores de serviços, lista de inquilinos e chaves. Em todas as casas, acede às mesmas listas de "Imóvel & Escritório".

Notificação de danos por e-mail

Em "Danos & Notificações", o bloco "De Telefone & E-mail" mostra notificações de danos de e-mails para a sua caixa de correio conectada. O notificante é reconhecido através do seu registo de contactos e atribuído à unidade correta; se apenas o nome corresponder, não há suposições – atribui manualmente. É criado de acordo com a sua configuração de autonomia ou com "Criar como notificação"; a pedido, o notificante recebe uma confirmação de receção.

Técnicos: Orçamentos e Atribuição

Em "Encomendas", "Atribuir encomenda" inicia – a partir de um dano ou diretamente. "Solicitar prestador de serviços" e "Enviar pedidos" obtêm orçamentos, "Registar orçamento" insere-os; a comparação mostra a diferença para o mais barato. A partir do seu limite de montante, uma segunda pessoa aprova ("Aprovar este estado"), depois segue "Contratar". Em "Informações para o técnico", define o que é transmitido. Após "Registar receção", o registo de prazos insere a garantia.

Obrigações de inspeção das instalações

Em "Instalações & Inspeções", regista elevadores, aquecimento, detetores de fumo e outras instalações. O sistema calcula as datas de inspeção a partir da lei, norma e contrato – com referência: a obrigação de detetores de fumo e a responsabilidade para todos os 16 estados alemães e 9 estados austríacos, o elevador para todos os estados austríacos. Se não houver regra definida para um país, "não definido" aparece em vez de um prazo inventado. Uma obrigação de inspeção legal só pode ser desativada com motivo.

Registo de Prazos

"Inspeções & Prazos" mostra "Inspeções Pendentes" e "Prazos" com etiqueta Lei, Contrato, Norma ou Diretiva da sua administração. Cada prazo tem um responsável; se em "Diretivas" "Prazos adicionais como compromissos no calendário" estiver ativado, aparece também no calendário. "Sincronizar agora" atualiza o registo; um prazo só pode ser descartado com justificação.

Feriados Locais

Prazos e tempos de resposta consideram os feriados legais por estado e município. Quais se aplicam, vê no separador "Visão Geral" do imóvel em "Feriados Locais". Se o município estiver em falta, um prazo afetado fica "indeterminado".

Protocolo de Entrega

"Nova Entrega" → "Criar e Iniciar" abre o protocolo de entrega; divisões, contadores e chaves são pré-selecionados a partir da unidade e do último protocolo. Defeitos com fotos e as assinaturas de ambas as partes ficam depois no PDF.

Circulares e Avisos

No separador "Escritório" em "Circulares", clique em "Escrever Circular", selecione em "Para quem?" os papéis e "Identificar destinatários". "Verificar" mostra o que precisa de ser alterado; após "Aprovar", são criadas cartas por destinatário, carta em série e aviso em PDF. E-mails são enviados individualmente por destinatário, correio é impresso como carta em série. Rescisões e outras declarações que exijam forma escrita não são enviadas como circulares.

Lista de Inquilinos

No separador "Escritório", "Lista de Inquilinos" mostra o panorama dos inquilinos do imóvel – "Descarregar como Excel" ou "Descarregar como PDF".

Abrir Catálogo de Regras

No menu "Catálogo de Regras", encontra todas as regras pelas quais a DivineMind classifica e calcula. Filtre por Áustria ou Alemanha, por lei e por tipo.

Compreender Regra

Cada regra mostra condição, resultado, referência, fonte com estado da fonte, validade e os seus casos de teste. Versões substituídas permanecem visíveis; questões em aberto para o advogado estão marcadas.