Hotelaria e pensões: quartos, reservas, ficha de hóspede, taxa turística

Quartos, reservas, conta de hóspede e faturação — com um calendário de ocupação de duas semanas como central.

• Números diários no topo: chegadas e partidas hoje, quartos ocupados, pequeno-almoço para amanhã de manhã, quartos a limpar.
• Calendário de ocupação Quarto por Dia: Clicar num campo livre abre a reserva com quarto e data pré-preenchidos; a cor indica o estado.
• Gerir reserva: confirmar, fazer check-in, fazer check-out; além disso, cancelar ou marcar como não compareceu.
• Conta de hóspede: alojamento, itens reservados e taxa turística; no hotel, os serviços podem ser reservados para o quarto com quantidade e taxa de imposto.
• Faturação: Check-out com fatura consolidada, fatura de adiantamento de 30 por cento, ficha de hóspede em PDF.
• Configurar uma única vez: quartos com categoria e preço, épocas com fator de preço, taxa turística, calendário do portal via iCal e o link de reserva público.
• Destinatário da fatura: Na reserva, selecione um contacto do CRM ou insira a empresa/nome, morada e NIF. Acima de 400 € (AT) ou 250 € (DE) brutos, o sistema exige nome e morada.
• As taxas de imposto provêm do país da empresa (AT Alojamento 10 %, Itens 20 %; DE 7 % / 19 %). Se o pequeno-almoço estiver incluído no preço do quarto, aparece como uma linha separada na fatura (DE: Alimentos 7 %, Bebidas 19 %).
• Configure a taxa turística local em Definições — não existe um valor padrão. O modelo de Viena define 5 % do alojamento sem pequeno-almoço e IVA (a partir de 01.07.2027 8 %), com fonte; crianças abaixo de uma certa idade estão isentas.
• Os preços são por noite: Se uma estadia se estender por uma temporada, cada noite terá o seu próprio preço de temporada — no módulo, na página de reservas e no AIRIS.
• iCal: Se uma reserva de portal se sobrepuser a uma reserva própria, nada será reservado duas vezes — aparecerá como um pedido com conflito no calendário, e o sino e o e-mail irão notificá-lo.
• Página de reservas: Preços finais incluem IVA, aviso de taxa turística local, aviso de privacidade e cancelamento; ative e desative em Definições. Novas solicitações são notificadas por sino e e-mail; o hóspede recebe e-mails de confirmação e receção no seu idioma.
• Ficha de hóspedes: na Áustria, a folha de registo de hóspedes de acordo com o Anexo A do Regulamento de Registo de Hóspedes; na Alemanha, o formulário de registo especial (apenas hóspedes estrangeiros) — com número sequencial.

• “Para o quarto” na caixa: O hóspede assina no ecrã da caixa. A assinatura fica privada no item da conta do hóspede e aparece no “Anexo com assinaturas” (PDF) da fatura.
• Pagar fatura na receção (Ficha do Hóspede → Faturas): “Dinheiro (Caixa)” ou “Cartão (Caixa)” é cobrado através da sua caixa registadora — com recibo e assinatura; a fatura fica então paga.
• Sinal: a partir da fatura de sinal aprovada é gerado um link de pagamento. O hóspede paga numa página própria através da conta Mollie do seu estabelecimento. Um rascunho ou um estabelecimento sem fornecedor de pagamentos não recebe link.
• Alimentação por reserva (apenas quarto, pequeno-almoço, meia pensão, pensão completa): linhas de fatura próprias para o tipo de refeição, lista de pequeno-almoço e número de jantares por dia (botão “Lista de pequeno-almoço”).
• Governança no telemóvel: o check-out define o quarto como „a limpar“ e o sino notifica „Quarto … está livre — favor limpar“. „Limpo“ guarda nome e hora, „Bloqueado“ remove o quarto também da página de reservas.
• Relatórios: Ocupação, ADR, RevPAR, dormidas por país de origem e a lista mensal da taxa turística em PDF para o município. O número de registo (VO (EU) 2024/1028) está na página de reserva e na fatura; o AIRIS pode confirmar, fazer check-in/out, registar itens, ficha de hóspede e adiantamento — escrevendo apenas através do botão de autonomia.
• Taxa turística na caixa: se a caixa registadora cobrar a taxa turística, esta surge no recibo como item próprio „verba de passagem“ a 0%. Meia-pensão e pensão completa com bebidas dividem a fatura entre refeições e bebidas; a proporção é definida por si.
• AIRIS sem aprovação: verificar quartos livres, mostrar o dia no estabelecimento e criar um pedido. Se existirem várias reservas correspondentes, a AIRIS solicita esclarecimento.

• Hora da empresa: Visão geral, calendário de ocupação, o „hoje“ na sincronização iCal e a visão diária da AIRIS calculam no fuso horário da sua casa (dos dados da empresa ou do país da empresa) — não no fuso horário do servidor. Chegada, partida e „Pequeno-almoço para amanhã“ mudam, portanto, à meia-noite hora local.
• Introduzir número de registo (Regulamento (UE) 2024/1028, Aluguer de curta duração): Hotel › „Configurações“ › „Número de registo do imóvel“ e „Atribuído por / Estado“. Se um apartamento tiver um número próprio, introduza-o em „Gerir quartos“ › Quartos › „N.º de Reg. (apenas se for diferente)“. O número aparecerá na página de reservas e nas faturas; verifique se o seu município ou país tem um procedimento de registo.
• Assinaturas são privadas: A assinatura „para o quarto“ na caixa registadora não é publicamente acessível — apenas através de um link assinado e com tempo limitado da conta do hóspede ou em „Anexo com assinaturas“. Uma assinatura vazia ou danificada será rejeitada, o botão „para o quarto“ só fica disponível após a assinatura, e só podem ser selecionados hóspedes que estejam na casa.
• Idiomas: A interface e a página de reservas pública estão disponíveis em 30 idiomas; o hóspede recebe o e-mail de entrada e de confirmação no seu idioma. O DivineMind não inclui um gestor de canais (sincronizar preços e contingentes com portais de reservas) — a sincronização com portais é feita via iCal (apenas ocupado/livre).