Gastronomia e Hotelaria

• MHD / FEFO: Estoque ordenado por data de validade — dar baixa ou deixar a AIRIS reordenar.
• Autocontrole HACCP: Registar temperaturas de refrigeração/congelamento; desvios são imediatamente assinalados a vermelho.
• Registo de Ponto e Livro de Turnos: Colaboradores registam entrada/saída por estação — controlo de tempo real.
• Registo no local: Em "Rastreamento de tempo", os proprietários, administradores e gerentes ativam a regra por filial no mapa "Registo apenas no local" e definem o "Raio em metros". Em seguida, o registo só é possível se o telemóvel estiver dentro do raio — na app e na web.

• Livro de Reservas: Vista diária com linha temporal em Livro de reservas — Mesas × Hora, clicar num campo livre cria uma reserva (pessoas, duração, mesa automática ou fixa).
• Mesas e Áreas: em "Gerir mesas", crie mesas com lugares e atribua-as diretamente a uma área (p. ex., sala de refeições ou esplanada) — crie novas áreas no mesmo diálogo.
• Pedidos de Clientes & Alergias: campos reais na reserva e no contacto CRM — Avisos de alergia aparecem a vermelho na vista diária e são automaticamente aplicados a clientes habituais.
• Confirmação para o cliente: Ainda não existe uma confirmação via WhatsApp diretamente do livro de reservas (só será possível após aprovação da Meta) — a confirmação é enviada pela sua equipa.
• Reserva telefónica: Atenda a chamada e registe a reserva no livro de reservas. A receção de chamadas por IA não está ativada no momento.

• Em Eventos define o motivo, data, n.º de pessoas, espaço/mesas, menu dos artigos POS (preço por pessoa), pacote de bebidas, programa e alergias.
• «Criar proposta» gera a proposta em PDF premium pela função habitual. Após a aceitação, «Confirmar» bloqueia as mesas no livro de reservas — em caso de sobreposição, esta é indicada e nada é reservado.
• De seguida, fatura de sinal (p. ex. 30 %, discriminada por taxa de IVA) e fatura final com o n.º real de pessoas — o sinal é deduzido automaticamente. A folha de banquete (PDF) serve para a cozinha e o serviço.
• A cozinha e a equipa são notificadas 2 dias antes e no próprio dia às 08:00 (hora local) com o n.º de pessoas, menu e alergias.

• Em Padaria central → "Configuração", defina qual unidade é a padaria central, quais unidades fazem pedidos, até quando (horário limite para o dia seguinte, hora local da sua empresa) e em qual rota serão atendidas. Para cada item, configure massa, forno, tempo de forno e tamanho do tabuleiro.
• Pedido da filial: Cada filial vê pela manhã uma sugestão de pedido pré-preenchida e a envia até o horário limite — no PDV em "Filial" ou na web em "Pedidos da filial". Depois disso, apenas a padaria central/gerência pode alterar; tais adições ficam sinalizadas.
• Lista de produção: a soma de todos os pedidos enviados pelas filiais mais encomendas, agrupados por massa, forno e tempo de forno, com tabuleiros — também em PDF. "Lançar como assado" transfere a mercadoria para o estoque da padaria central.
• Entrega: "Partida" gera a guia de remessa de cada filial (uma transferência de estoque); a filial confirma o recebimento e registra eventuais divergências com o motivo.
• Sobras à noite: para cada item, o que sobrou e qual o destino (baixa/perda, mercado social, Too Good To Go, funcionários, devolução à padaria) e quando o item esgotou. Isso gera a taxa de devolução por filial, item e dia.
• Previsão: a sugestão calcula de forma transparente — mesmos dias da semana, tendência, clima, feriados, momento em que esgotou e uma margem de segurança baseada na sua margem. "Como calculado" mostra cada etapa; a retrospectiva compara previsão e realizado. O AIRIS só envia sozinho se autorizar no botão de autonomia.
• Meta por filial: No separador "Previsão", em "Sugestão de pedido", escolha entre "equilibrado" (o mínimo de devoluções possível, sem esgotar frequentemente) e "económico" (ainda menos devoluções, mas com esgotamento mais frequente). Abaixo, é indicado como teriam sido as devoluções e os esgotamentos com a outra meta no mesmo período. A mesma opção encontra-se em "Configuração", na coluna "Sugestão"; aplica-se a partir da próxima sugestão de pedido desta filial.
• Encomendas: bolos e travessas com data/hora de retirada, filial e cliente do CRM; o adiantamento é uma fatura de adiantamento normal. A quantidade aparece na lista de produção no dia da retirada; a equipa é lembrada às 07:00.

• Em cada ficha de contacto existe o separador «Proteção de dados»: direito de acesso (Art. 15) em PDF e cópia integral dos dados (Art. 20) em JSON — com reservas, chamadas, e-mails, faturas e consentimentos.
• Os pedidos são registados como processo com data de receção e prazo (1 mês); proprietários e administradores são notificados 7 dias antes do termo.
• Eliminação (Art. 17): uma simulação prévia mostra o que é eliminado, anonimizado ou retido por obrigação legal. Faturas e talões POS mantêm-se inalterados (pseudonimizados); execução reservada a proprietários e administradores, com relatório de eliminação em PDF.

• Exportação de Auditoria: em Listas de verificação HACCP, no separador „Histórico“, descarregue o histórico completo da checklist como CSV ou PDF para a inspeção alimentar (período selecionável, desvios marcados).
• Ligação de Unidades de Refrigeração: os pontos de verificação de temperatura podem ser associados a equipamentos geridos em Unidades de Refrigeração — o nome do equipamento aparece no registo, no histórico e na exportação da auditoria.
• Verificações esquecidas: Todas as manhãs, às 07:00, o sistema verifica quais as listas de verificação abertas ou em atraso. Os responsáveis recebem uma tarefa com o número de verificações abertas e em atraso e uma notificação na campainha — não precisa de ativar nada para isso.

• Ambos os itens do menu abrem um modelo pronto no editor de fluxo de trabalho — nada está a ser executado ainda. Verifique o nome, o gatilho e os passos, guarde com "Guardar" e, em seguida, ative o fluxo de trabalho. Com "Testar", experimente-o antes (guarde primeiro).
• Fluxo de trabalho de no-show (Gastro › Fluxo de trabalho de no-show): Gatilho "manual" para um contacto, ou seja, o cliente. O passo 1 envia-lhe uma lembrança amigável da reserva de hoje com o pedido de confirmação breve (texto da IA), o passo 2 aguarda um dia, o passo 3 notifica-o "Verificar no-show e, se necessário, contactar".
• Pedidos (Gastro › Pedidos): Modelo "Ativar novo pedido" com horário semanal às segundas-feiras de manhã (alterável no gatilho). Notifica "Verificar necessidade de pedido — artigos abaixo do stock mínimo" e cria a tarefa "Ativar pedido ao fornecedor", com prazo para o dia seguinte. O pedido em si não é gerado — isso é feito pela sugestão diária de pedidos no armazém (ver abaixo).
• Os e-mails para os clientes só são enviados automaticamente na medida em que o seu botão de autonomia para automações o permite — caso contrário, o e-mail aguarda a sua aprovação. As execuções realizadas podem ser vistas em Automação › Execuções.

• No chat AIRIS: envie a fatura como foto ou PDF, a AIRIS pergunta "Deseja que registe isto no armazém?". Se a AIRIS regista diretamente ou aguarda a sua aprovação, é determinado pelo seu botão de autonomia para o armazém.
• Sugestão diária de pedidos: Em Reabastecimento Automático, o sistema verifica todas as manhãs as regras de novo pedido ativas e cria um rascunho de pedido por fornecedor; os proprietários, administradores e gerentes são notificados. "Verificar agora" inicia a verificação imediatamente. Lotes expirados não contam como stock. Se o rascunho é apenas sugerido, apresentado para aprovação ou enviado diretamente ao fornecedor, é decidido pelo botão de autonomia.

As regras de novo pedido, os pedidos e o FEFO estão detalhados no capítulo Armazém e Stock.

A configuração, o plano de mesas, a operação de caixa, o ecrã da cozinha e a impressora estão detalhados no capítulo DivinePOS — Sistema de caixa registadora. Aqui é explicado o que se acrescenta no dia a dia da restauração.

• Várias empresas: Se possui várias empresas com caixa, após o login, selecione a empresa em pos.divinemind.ai/firmenwahl. A seleção é memorizada; pode mudar a qualquer momento no backoffice através do menu do perfil → "Mudar de empresa". A caixa ativada de cada empresa é memorizada pelo dispositivo — ao voltar a mudar, basta a PIN.
• Gorjeta: Na janela de pagamento, em "Gorjeta", selecione "Nenhuma", "Arredondar" ou "Valor próprio" — também em "Pagamento dividido" (dinheiro e cartão). A gorjeta não é volume de negócios e não consta no valor assinado. Em Relatórios, "Volume de negócios por empregado" mostra o volume de negócios e a gorjeta por pessoa; o talão Z apresenta a gorjeta por empregado, com "dos quais em dinheiro, a pagar". Como paga a gorjeta em dinheiro (em numerário da gaveta ou através da folha de pagamento), decide — não é registada automaticamente.
• Fatura em aberto no balcão: Caixa → botão "Fatura", procure a fatura e pague em dinheiro ou com cartão. O valor provém da fatura, é gerado um talão de caixa assinado, a fatura fica paga. No talão Z, o pagamento consta num bloco próprio "Pagamentos de faturas" e não conta uma segunda vez como volume de negócios.
• Indicação de pronto a levantar: No ecrã da cozinha, o botão "Levantamento" abre a visualização do cliente para um ecrã no balcão — "Em preparação" e "Pronto a levantar" com o número de levantamento, para levar e para o balcão. Quando a cozinha indica que um pedido está pronto, o número muda para "Pronto a levantar".
• Fecho diário: O talão Z é gerado todas as manhãs às 05:00 hora local do seu estabelecimento para o dia útil encerrado — com volume de negócios por taxa de imposto e forma de pagamento e gorjeta por empregado. Pode ainda iniciar um fecho manual; nenhum pedido será contado duas vezes.

• As abreviaturas aparecem no bloco da caixa, no talão da cozinha e no ecrã da cozinha. No talão do cliente, nos extras e no menu online, não constam alergénios — para isso serve o mapa de alergénios.
• Margem por prato: Em Relatórios → separador "Margem por prato", a caixa calcula o valor líquido a partir da receita e do último preço de compra — com custo de mercadoria e quota de food cost por prato. Se faltar o preço de compra de um ingrediente, isso é indicado no prato, em vez de inventar um número. As receitas são geridas em Armazém › Atribuição.

• Vales de valor: Na caixa, botão "Vale" → "Vender" ou "Verificar saldo restante". O código aparece com QR no talão e pode ser resgatado em qualquer filial, mesmo em várias etapas — na janela de pagamento, em "Resgatar vale". Os vales vendidos e em aberto podem ser vistos no backoffice, no separador "Vales".
• No separador "Relatório", vê membros, carimbos, prémios e vales por filial. Publicidade por SMS ou WhatsApp a titulares de cartões apenas se o cliente tiver consentido separadamente.

• Página "Caixa registadora (RKSV)" no backoffice da caixa, em Configurações: estado de cada caixa, os dados para FinanzOnline, a lista de talões, "Exportar DEP" e "Verificar cadeia". A verificação controla assinaturas, números de talão, encadeamento, contadores de volume de negócios, talão de início, falhas e códigos QR. Cada caixa tem a sua própria cadeia de assinatura.
• Crie o talão zero, mensal, anual e de encerramento na mesma página. O talão de encerramento desativa definitivamente a caixa — isto não pode ser desfeito.
• Falha da unidade de assinatura: A caixa continua a operar; os talões trazem a indicação "Sicherheitseinrichtung ausgefallen". Quando a unidade voltar a estar disponível, é gerado um talão coletivo assinado sobre a falha. Numa caixa de demonstração, pode simular isto com "Simular falha".
• Continuar a operar sem internet — também no navegador: Se a caixa indicar "Pronto para offline", continua a funcionar em caso de falha de rede, mesmo após recarregar a página. Pedidos e pagamentos ficam na "Fila offline" neste dispositivo; o cliente recebe um talão de substituição sem QR ("KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG").
• Quando a rede voltar, os processos são enviados na ordem de registo — nunca duplicados — e assinados com a indicação "Nacherfassung" e a hora real da venda. Com "Imprimir talão assinado para o cliente", o cliente recebe depois o seu talão assinado. Se o dispositivo não tiver impressora, a caixa indica que o pedido deve ser comunicado verbalmente à cozinha — o talão da cozinha não é reimpresso.

• Operação de filial: Caixas, preços (no backoffice da caixa, em Produtos, sortido por filial) e livro de caixa são geridos por filial. O "Cockpit da cadeia" no backoffice da caixa compara as filiais, incluindo a fidelização de clientes.
• Livro de caixa (Gastro & Hotel › Livro de caixa): O dinheiro do fecho diário entra automaticamente no livro de caixa da filial, com cadeia de hash verificada.
• DATEV: Em Consultor Fiscal, exporta o lote de registos DATEV como ficheiro CSV — com a solução de caixa, na Áustria no plano de contas SKR07, na Alemanha SKR03 ou SKR04. O volume de negócios com cartão da caixa é registado como trânsito de dinheiro. É um ficheiro, não uma interface.

• A AIRIS responde com base nos seus próprios dados, por exemplo: "Quanto volume de negócios e gorjeta teve cada empregado hoje?", "Quem está de serviço hoje?", "Quais os pratos sem glúten?" ou "Quantos croissants deve a filial pedir amanhã?" — com o cálculo.
• A AIRIS só pode agir (pedir, registar, enviar) na medida em que o seu botão de autonomia o permite.

Todas as ferramentas por setor encontram-se no capítulo O que o AIRIS faz por setor — todas as ferramentas.

• Criar fornecedor: Registar fornecedores de alimentos manualmente em Fornecedores.
• Criar colaborador: sem e-mail → PIN AIRIS, com o qual o colaborador inicia sessão na aplicação.
• Atestado médico: Submeter pedido de ausência (doença) — aparece imediatamente na lista da equipa.
• Aprovar pedidos: Analisar e aprovar os pedidos dos colaboradores em Solicitações de Pedido — e enviá-los diretamente como e-mail para o fornecedor com o botão "Bestellung senden" (o status será automaticamente "bestellt").