Inventários, movimentos de armazém e reabastecimento sob controlo.
Fluxo Típico
Criar artigo como produto → Registar stock inicial/receção de mercadorias → Vendas/consumos reduzem o stock → Regras de reabastecimento acionam uma encomenda quando a quantidade mínima é atingida.
O módulo de Inventário divide-se em quatro áreas — Visão Geral, Stock, Compras e Expedição. Cada função é descrita individualmente abaixo, na mesma ordem da barra lateral.
Visão Geral
Dashboard — Inventário num relance
O Dashboard de Inventário resume todos os locais e mostra imediatamente onde é necessária ação. Indicadores como stock baixo e lotes a expirar em breve pulsam a vermelho assim que há um problema — um clique leva diretamente à página de detalhes relevante.
- Indicadores em tempo real: número de armazéns, produtos e stock total em todos os locais.
- Aviso de stock baixo: Artigos abaixo do ponto de reabastecimento são destacados a vermelho.
- Lotes a expirar (60 dias), ordenados por data de validade — laranja abaixo de 45, vermelho abaixo de 14 dias (FEFO).
- Últimos movimentos: as dez transações mais recentes com direção (+/−) e carimbo de data/hora.
Stock
Armazéns e Locais
Gira todos os locais de armazenamento físico e as suas propriedades — do armazém padrão à cadeia de frio com temperatura controlada. O armazém padrão (marcado com uma estrela) é usado quando nenhum armazém é selecionado numa transação.
Criar novo armazém
Clique em 'Novo Armazém', atribua um código de armazém (ex: BERLIN-01) e um nome.
Tipo e Endereço
Selecione o tipo de armazém (Padrão, Cadeia de Frio, BtM, Trânsito, Virtual, Consignação); para Cadeia de Frio, insira a temperatura mínima/máxima e, opcionalmente, o endereço.
Salvar e Manter
Salve com 'Criar'. Os armazéns podem ser editados posteriormente; a exclusão só é possível se o stock for 0.
Stock
A visão geral do stock mostra as quantidades em tempo real para cada produto por armazém — incluindo a quantidade reservada e a realmente disponível (Disponível = Stock − Reservado). Filtre por armazém ou exiba apenas artigos abaixo do ponto de reabastecimento com um clique.
- Código de cores: linha vermelha = vazia (0), laranja = stock baixo, verde = normal.
- Pesquisa por nome do produto, SKU ou código de barras; filtro por armazém.
- Ponto de reabastecimento (Reorder-Point) e próxima data de validade visíveis por artigo.
- Vários lotes por produto são indicados com a contagem de lotes.
Transações — Entrada e Saída
Registe rapidamente o stock manualmente — otimizado para o leitor de código de barras. Após cada transação, o foco volta para o campo de leitura, permitindo continuar a digitalizar sem interrupção.
Selecionar modo
Selecione 'Entrada de Mercadorias +' ou 'Saída de Mercadorias −' na parte superior.
Digitalizar artigo
Digitalize o código de barras ou insira SKU/Nome e pressione Enter — o stock atual é exibido imediatamente.
Registar quantidade
Registe a quantidade, armazém e, opcionalmente, lote/data de validade (apenas entrada) e um motivo, e faça a entrada ou saída.
Movimentos — Histórico Completo
Todas as alterações de inventário são registadas. A lista de movimentos é a sua pista de auditoria completa — pesquisável por produto e filtrável por tipo de movimento.
- Tipos de movimento com símbolo: Entrada, Saída, Correção, Inventário, Transferência, Devolução, Stock Inicial.
- Stock antes e depois de cada transação é exibido.
- Referência, Armazém, Utilizador e Carimbo de data/hora por entrada; número do lote, se relevante.
- Filtro por tipo e pesquisa por nome do produto/SKU; paginado (50 por página).
Inventário
Realize contagens físicas e compare o stock real com o sistema (teórico). As diferenças são registadas como correções com um clique — com avaliação de excessos e faltas em Euros.
Iniciar inventário
Clique em 'Novo Inventário', atribua uma designação e, opcionalmente, restrinja a uma categoria.
Contar
Insira a quantidade contada para cada artigo — é automaticamente guardado a cada 60 segundos.
Registar diferenças
Conclua a contagem, verifique as divergências na revisão e confirme com 'Registar Diferenças'.
Imprimir Etiquetas e Códigos de Barras
Imprima etiquetas de preço e etiquetas de código de barras diretamente do estoque — prontas para a prateleira ou recebimento de mercadorias. Os mesmos códigos de barras funcionam com o scanner de câmera para o inventário.
Selecionar Produtos
Na aba 'Etiquetas', pesquise e adicione itens por nome ou número de item.
Formato e Quantidade
Escolha o formato da etiqueta (pequeno, padrão ou grande) e defina o número de cópias por produto.
Imprimir
Clique em 'Imprimir (PDF)' — DivineMind gera uma folha com nome, preço e código de barras escaneável para cada etiqueta.
Aprovisionamento
Enviar Pedido de Compra ao Fornecedor
Em Compras, abre um pedido de compra, verifica o fornecedor e os itens e envia-o com um clique — DivineMind gera o PDF e envia-o por e-mail diretamente ao fornecedor. AIRIS também pode rascunhar pedidos de compra automaticamente a partir das regras de reabastecimento.
Abrir Pedido de Compra
Na lista, selecione o pedido de compra — Fornecedor, dados principais, itens e totais em um relance.
Enviar ao Fornecedor
Clique em 'Enviar ao Fornecedor' — o pedido de compra é gerado como PDF e enviado por e-mail (o status muda para 'Enviado').
Acompanhar
Acompanhe a confirmação e o recebimento de mercadorias através da transição de status; o PDF enviado permanece arquivado.
Entradas de Mercadorias
Verifique e registe as entregas recebidas para as suas encomendas. Cada entrada de mercadorias mostra a encomenda associada, o fornecedor, o armazém e o seu status de verificação.
Abrir entrada de mercadorias
Na lista, selecione a entrada correspondente ou crie uma nova com 'Nova Entrada de Mercadorias'; filtre por status (aberto, aceite, parcial, rejeitado).
Verificar itens
Compare as quantidades entregues com a encomenda e, opcionalmente, registe o número da guia de remessa.
Aceitar ou rejeitar
Defina o status para aceite, parcialmente aceite ou rejeitado — o stock será registado em conformidade.
Regras de Reabastecimento
Defina por produto o nível de stock para reabastecimento. O reabastecimento automático decide, com base no stock mínimo, quantidade de encomenda e fornecedor preferencial, quando gerar uma encomenda.
Encontrar Regra
Pesquise um produto ou filtre por 'Apenas Reabastecimento Automático' para artigos já ativados.
Definir Limiares
O stock mínimo (ponto de reabastecimento), quantidade de encomenda, fornecedor e tempo de entrega são geridos por produto na página de detalhes do stock.
Ativar Automático
Ative o reabastecimento automático com o interruptor 'Auto' em cada linha; o modo (Sugestão, Aprovação, Autónomo) controla o nível de autonomia da encomenda.
Catálogo de Fornecedores
Compare centralmente qual fornecedor entrega qual produto a que preço. O catálogo é a sua base de decisão para encomendas — com preço, quantidade mínima de encomenda, tempo de entrega e fiabilidade.
- Por ligação: Produto, Fornecedor, Preço Unitário e Número de Artigo do Fornecedor.
- Quantidade Mínima de Encomenda (MOQ) e Tempo de Entrega em dias.
- Valor de Fiabilidade 0–100 % (verde ≥ 90, laranja ≥ 70, vermelho abaixo).
- Data da última encomenda por combinação Fornecedor-Produto.
Reabastecimento Automático — Registo
O registo de Reabastecimento Automático mostra quando o reabastecimento automático foi ativado e o que decidiu — desde a sugestão de encomenda criada até à exceção escalada.
- Três métricas principais: encomendas criadas, sugestões e casos escalados.
- Por entrada: Produto, Stock no momento do acionamento, Stock mínimo, Quantidade de encomenda e Fornecedor.
- Motivo do acionamento (ex: stock mínimo abaixo do limite) e estado da ação destacados por cor.
- Número de encomenda associado — um clique abre a encomenda gerada.
Expedição
Separação de Pedidos e Envio
Em Picking, vê todos os pedidos em aberto para separação — com entrega parcial e rastreamento de backorder.
Pedidos em Aberto
A lista de trabalho mostra, por pedido, as quantidades pedidas, entregues e em aberto por produto.
Reservar Estoque
Com um clique, reserve o estoque para o cliente — assim, nada é vendido em duplicidade.
Lista de Separação e Embalagem
Gerar lista de separação/embalagem em PDF — o estoque é alocado pela data de validade mais antiga (FEFO).
Envio
Mantenha todas as remessas de saída sob controlo — desde o rascunho, enviado e em trânsito até entregue. Número da remessa, transportadora e número de rastreamento são sempre acessíveis.
- Pesquisar por número de remessa, destinatário ou número de rastreamento.
- Filtro de estado (Rascunho, Separado, Embalado, Enviado, Em trânsito, Entregue, Cancelado, Devolvido).
- Por remessa: Transportadora, Rastreamento, Armazém de origem, Local de destino, Número de itens e Data de envio.
Devoluções (RMA)
Processe as devoluções de clientes de forma estruturada através do processo RMA — desde o pedido, passando pela verificação e reembolso, até à conclusão.
Verificar Devolução
Pesquisar por número RMA ou cliente; visualizar e aprovar pedidos em aberto através do filtro de estado (solicitado).
Verificar Mercadoria
Controlar os artigos recebidos e o motivo da devolução e definir o estado para 'recebido' ou 'verificado'.
Reembolsar e Concluir
Registar o valor e método de reembolso, iniciar o reembolso e fechar o caso.
Reservas
As reservas bloqueiam o stock para ofertas e encomendas em aberto, para que a mesma mercadoria não seja vendida duas vezes. Pode ver qual oferta ou encomenda reservou quanto stock.
Encontrar Reserva
Pesquisar por produto, SKU ou referência (número de oferta/encomenda); o filtro está por defeito em 'ativo'.
Consumir
Ao entregar, marque a reserva ativa como consumida com o visto verde.
Liberar
Se uma oferta expirar, liberte a reserva com o X vermelho — o stock volta a ficar disponível.
Farma & Conformidade
Em Farmacêutico, gere recolhas de lotes e licenças de clientes (licença de funcionamento de farmácia/autorização de distribuição por grosso) — com rastreabilidade completa em todas as entregas.
Licenças de Clientes
Registe para cada cliente a licença de farmácia, de distribuição por grosso ou de operador do setor alimentar. Licenças expiradas são marcadas a vermelho e bloqueiam automaticamente o fornecimento.
Rastrear Lote
Na recolha, DivineMind verifica quais entregas receberam o lote afetado — através de todas as notas de entrega.
Iniciar Recolha
Registe a recolha como um evento de qualidade (CAPA); os clientes afetados são preparados e notificados com um clique.
Exportar Relatório de Recolha
No separador 'Relatório de Recolha', selecione o produto e o lote — verá todos os clientes e entregas que receberam mercadorias deste lote, e exportará a lista como CSV para a autoridade e documentação.
Recolha & Rastreabilidade (alimentos, bebidas, mercadorias)
Em Recolhas encontra a recolha, o relatório de recolha e a rastreabilidade sem licenças farmacêuticas — para o comércio grossista de alimentos, bebidas e geral. A base é a rastreabilidade «um passo à frente, um passo atrás» (Regulamento (CE) n.º 178/2002, Art. 18/19). Os dados são os mesmos que em Pharma & Compliance.
Criar recolha
Pesquisar artigo, introduzir lote, «Verificar afetados»: veja quantas entregas receberam o lote — e quantas entregas sem lote tornam a recolha incompleta.
Notificar clientes
As cartas de recolha só são enviadas após o seu clique — um e-mail por cliente, mesmo que tenha tido várias entregas.
Rastrear a montante
No separador «Rastreabilidade», introduza um número de guia de remessa ou fatura e consulte o lote, a entrada de mercadorias e o fornecedor.
Planeamento de rotas e ecrã do motorista
Em Armazém › Planeamento de rotas, planeia para cada dia que veículo e motorista entregam quais guias de remessa pendentes e em que sequência. O motorista processa a rota na app AIRIS em «Rotas».
Criar rota
Escolha o dia, «Nova rota», veículo da frota, motorista e local de carga. Avisos imediatos: inspeção periódica (IPO) em atraso, veículo já atribuído, motorista ausente, segunda rota no mesmo dia.
Planear guias de remessa
Arraste as guias de remessa pendentes à esquerda para uma rota ou escolha «Na rota…». Na rota, reordene arrastando ou com ↑/↓, remova com ×. Uma guia de remessa só pode constar numa rota.
Sugerir sequência
„Sugerir sequência“ localiza os endereços de entrega no mapa e calcula a sequência mais curta em linha reta a partir do ponto de carga. Endereços não encontrados são ordenados pelo código postal. Apenas „Aplicar“ altera a rota.
No cliente (App)
O motorista visualiza paragens, navegação e guia de remessa com lote. Solicita a assinatura do cliente no telemóvel (ou anota „Guia deixada“/„Mercadoria entregue no local“), lança os vasilhames devolvidos na conta de caução e relata divergências (falta, avaria) — gerando um rascunho de devolução.
Cobrança na entrega
Se o motorista receber dinheiro, insere o valor e a modalidade como nota. Nada é lançado — a contabilidade registra o pagamento. Não encontrado ou recusa no recebimento: a guia de remessa reaparece em „Guias de remessa em aberto“.
Foto como comprovativo de entrega
Na paragem, anexe até cinco fotos através de «+ Foto» (p. ex., mercadoria descarregada, palete, danos). As fotos são protegidas e só podem ser consultadas com sessão iniciada.
Veículo ocupado na frota
Uma rota com veículo ocupa a viatura desde a partida até à rota seguinte ou até ao fim do dia. A frota e o quadro de planeamento apresentam a rota; se a viatura já estiver atribuída a outro serviço, o planeamento de rotas alerta para o facto.
Envio para a guia de remessa
Em Armazém › Envio, cria sempre um envio associado a uma guia de remessa. O cliente, o destinatário e os itens com lote vêm da guia de remessa; o stock já foi debitado aí, «Enviado» não volta a debitar.
Criar envio
«Criar envio», pesquisar guia de remessa (número ou cliente), selecionar transportadora, introduzir código de rastreio. Existe apenas um envio em aberto por guia de remessa.
Rastrear envio
Para DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS e Canada Post, a ligação de rastreio é criada automaticamente. O DivineMind não imprime etiquetas de transportadora.
Avançar estado
Na página de envio, à direita: separado, embalado, enviado, entregue. As devoluções relativas a este envio constam abaixo.
Devolução com stock bloqueado
Uma devolução pertence sempre a uma guia de remessa: só pode ser devolvido o que foi entregue, com o lote fornecido. Na receção de mercadorias, os artigos impecáveis vão para o armazém e os destruídos são anulados — os artigos danificados ou não verificados vão para o stock bloqueado e não são vendidos nem separados.
Criar devolução
Armazém › Devoluções › «Criar devolução», selecionar guia de remessa, marcar itens, indicar quantidade e estado.
Mercadoria recebida
Aprovar e, em seguida, «Mercadoria recebida». Tal como habitualmente, é criado um rascunho de nota de crédito para a devolução.
Decidir stock bloqueado
Por item: novamente vendável (vai para o armazém), destruir ou devolver ao fornecedor. A decisão segue o seu botão de autonomia para o armazém — dependendo da configuração, imediatamente ou mediante aprovação. A conclusão só é possível quando já nada estiver bloqueado.
Número do fabricante, unidades, escalões na ligação de encomenda
No artigo, a referência do fabricante (MPN) existe como campo próprio ao lado do código do artigo e do EAN. A pesquisa, a leitura na app e a leitura de etiquetas também encontram o artigo por aí; a importação DATANORM preenche-a a partir do número de referência do registo B, sem substituir valores já existentes. Unidades como «piece» surgem no seu idioma. A ligação da encomenda mostra os escalões de quantidade da sua tabela de preços, e o carrinho calcula com o preço escalonado — o preço vinculativo é o do envio.
Transferências de Stock
Mova stock entre os seus armazéns e acompanhe a transferência desde o rascunho, em trânsito, até à conclusão.
Criar Transferência de Stock
Clique em 'Nova Transferência de Stock' e selecione os armazéns de origem e destino.
Registar Itens
Adicione artigos e quantidades para a transferência e inicie a movimentação de stock.
Acompanhar e Concluir
Acompanhe a transferência através do estado 'em trânsito' e marque como concluída ao chegar ao armazém de destino.
Funções Relacionadas
EDI: Importar encomendas, enviar avisos de expedição
Em Armazém › Interface EDI, importa as encomendas dos seus clientes como EDIFACT ORDERS (D.96A) ou openTRANS ORDER. Isto gera uma encomenda como proposta para aprovação — com os preços da sua lista de preços, com verificação de limite de crédito, bloqueio de entrega e de margem. As faturas (INVOIC, Peppol) são processadas através do DivineFinance, não aqui.
Inserir o próprio GLN
O seu GLN de 13 dígitos surge como remetente no aviso de expedição. O GLN do cliente é memorizado na primeira importação, após selecioná-lo uma vez.
Verificar e criar encomenda
Selecionar ficheiro, «Verificar»: visualiza cada item com o artigo atribuído (via GTIN ou o seu código de artigo) e o preço de acordo com a lista de preços. «Criar como proposta de encomenda» — a encomenda é gerada após a aprovação em Automação › Aprovações. O mesmo número de encomenda do cliente não gera uma encomenda em duplicado.
Gerar aviso de expedição
Para cada guia de remessa, descarregue o DESADV (EDIFACT) ou DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) — com lote e data de validade por item e o número de encomenda do cliente.
Via interface
Os sistemas dos seus clientes enviam encomendas para Interface de Pedidos (API) com uma chave de API da sua empresa (Definições › Chaves de API, permissão orders:write). O aviso de expedição é obtido com orders:read.
Guardião de margens
Se um preço de venda for inferior ao preço de custo do artigo ou à sua margem de contribuição mínima, a encomenda aguarda aprovação — através do link de encomenda, da ficha de cliente, nas vendas de campo, via EDI e quando o AIRIS aceita uma encomenda. Os preços nunca são alterados. Configure em Armazém › Separação › Fluxo (predefinição: ativo, 0 % = apenas abaixo do custo). A passagem sem aprovação é determinada pela sua definição de autonomia do armazém.
Preço de custo e Intrastat no artigo
No artigo, mantém o preço de custo e os dados Intrastat: código pautal (NC, 8 dígitos), massa líquida em kg, país de origem (código ISO) e — quando a NC o exigir — a unidade suplementar com quantidade por unidade. Na importação de CSV/Excel, são reconhecidas colunas como «Preço de compra», «Código pautal», «Peso líquido» e «País de origem».
Link de Pedido do Cliente
Ofereça aos clientes habituais um link de pedido pessoal: Eles abrem-no sem login, veem o seu catálogo com os preços acordados e fazem o pedido diretamente — um pedido é gerado automaticamente para o utilizador.
Criar Link
Crie um link de pedido para cada cliente em 'Condições' (tabela de preços, valor mínimo do pedido, validade).
Compartilhar Link
Envie o link pessoal ao cliente — ele não precisa de uma conta.
Cliente Faz o Pedido
O cliente escolhe do catálogo e envia — uma confirmação de pedido é gerada com as suas condições.
Defina stocks mínimos e fornecedores por artigo. O reabastecimento automático evita ruturas de stock sem acompanhamento manual.