Hurt i Dystrybucja

W menu „Hurtownia” pozycje są ułożone w kolejności dziennego harmonogramu, a pod „Hurtownia · więcej” znajdują się rzadziej używane strony. To, co jest wyjaśnione krok po kroku w rozdziale Magazyn i zapasy, jest tutaj tylko krótko wspomniane.

• Magazyn: Przegląd magazynu z zapasami poniżej minimum, kończącymi się partiami i ostatnimi ruchami.
• Przyjmowanie zamówień: Sprawdzanie i zatwierdzanie zamówień z e-mail, PDF/faks, WhatsApp, wiadomości głosowej i czatu AIRIS — patrz „Przyjmowanie zamówień” poniżej.
• Komisjonowanie: Lista pobrań dla każdego zamówienia z lokalizacją w magazynie, ilością i partią FEFO. W sekcji „Przepływ” można ustawić, czy towar jest rezerwowany przy zamówieniu, czy dozwolone są częściowe dostawy, czy list przewozowy i faktura są przygotowywane automatycznie („Automatycznie twórz list przewozowy”, „Automatycznie twórz fakturę” — oba tylko za pomocą przycisku Autonomii) oraz strażnik marży.
• Wysyłka: Wysyłka zawsze do listu przewozowego, z przewoźnikiem, numerem przesyłki i linkiem do śledzenia.
• Trasy: Rozdzielanie listów przewozowych na trasy dla każdego pojazdu i kierowcy; kierowca realizuje swoje postoje w aplikacji AIRIS.
• Asortyment klienta: Asortyment, numery artykułów klienta i lista główna dla każdego klienta — patrz poniżej.
• Warunki: Listy cenowe z progami ilościowymi oraz dla każdego klienta termin płatności, rabat, limit kredytowy i blokada dostawy; tam również tworzy Pan/Pani osobisty link do zamówień.
• Listy przewozowe: Tworzenie i wysyłanie listu przewozowego jako potwierdzenie zamówienia — patrz „Listy przewozowe i łańcuch zamówień” poniżej.
• Hurtownia · więcej: Zwroty towarów, EDI, zwroty, zakupy, przyjęcie towaru, inwentaryzacja i lokalizacje magazynowe są szczegółowo opisane w rozdziale Magazyn i zapasy.
• Kaucja i prognoza są wyjaśnione w sekcji „Prognoza ponownego zamawiania i ilości kaucji jednorazowej”, zakupy i 3-drożne uzgadnianie w sekcji o tej samej nazwie poniżej.

• Zamówienia: przeglądanie otwartych zamówień klientów i wysyłanie zapytań do AIRIS za pomocą poleceń głosowych.
• Picklist / Kompletacja: przetwarzanie artykułów posortowanych według lokalizacji magazynowej.
• Przyjęcie towaru: rejestrowanie dostarczonego towaru — stan magazynowy aktualizuje się natychmiast.

• Zamówienie u klienta: W aplikacji AIRIS w zakładce Kontakty otworzyć klienta i dotknąć „Wprowadź zamówienie”. Katalog pokazuje ceny TEGO klienta z jego cennika, progi ilościowe („od 10”) oraz jednostkę opakowania — + i − zmieniają ilość o całe opakowanie.
• „Przejmij ostatnie zamówienie” wypełnia koszyk ilościami z ostatniego zamówienia; potem wystarczy je dostosować i wysłać. Zamówienie trafia do biura tą samą drogą, co zamówienie z teczki klienta, z potwierdzeniem zamówienia i rezerwacją.
• Przekroczony limit kredytowy: Zamówienie zostaje zapisane, ale przyjęte dopiero po zatwierdzeniu (przycisk autonomii). W przypadku blokady dostaw nie zostanie przyjęte w ogóle; właściciel i administrator zostaną powiadomieni.
• Inwentaryzacja za pomocą kamery: W sekcji Magazyn › „Policz inwentaryzację” wybrać magazyn (lub miejsce składowania), zeskanować artykuł według kodu EAN, kodu GS1 lub numeru artykułu i wpisać ilość. Stan ewidencyjny widoczny jest dopiero w podsumowaniu (liczenie na ślepo).
• Zakończenie księguje różnice w stosunku do stanu magazynowego w momencie zamknięcia. Duże odchylenia (od 250 € lub 25% przy co najmniej 3 jednostkach) wymagają zatwierdzenia; stan magazynowy zmienia się dopiero po kliknięciu „Zatwierdź”. W panelu administracyjnym te same arkusze spisowe znajdują się pod ścieżką Inwentaryzacja.

• W aplikacji AIRIS, w sekcji Kontakty, otwórz klienta: „Karta klienta” pokazuje obroty (zapłacone), kwoty otwarte i przeterminowane, ostatni kontakt, osoby kontaktowe, a także nadchodzące terminy, otwarte oferty, otwarte faktury i otwarte zadania.
• „Co kupuje”: grupy towarowe klienta z jego wystawionych faktur z ostatnich 12 miesięcy, bez kaucji — wraz z kwotą, od której liczono.
• „Bieżąca akcja”: aktualna akcja pasująca do jego grup towarowych, z uzasadnieniem („Pasuje do” grupy towarowej i udziału). Poniżej znajdują się jego listy przewozowe i — jeśli istnieje umowa — jego stan premii. Stąd można rozpocząć „Rejestracja zamówienia”.

• Przedstawiciel handlowy bez sieci: Katalog i ceny klienta ostatnio pobrane przez aplikację pozostają w telefonie — na górze widnieje data ich aktualizacji. Zamówienie złożone offline zapisuje się jako wersja robocza („oczekuje na sieć”) i wysyła się automatycznie po odzyskaniu połączenia. DivineMind zawsze przelicza ceny na nowo (cennik, progi ilościowe, limit kredytowy, blokada dostaw). Jeśli cena różni się od wyświetlanej, zamówienie ma w aplikacji status „z uwagą”: stara cena → nowa cena.
• Magazyn bez sieci: Pobrane ilości (także częściowe za pomocą − / +) oraz wyniki inwentaryzacji są zapamiętywane i przesyłane później. Wysyłka i zakończenie inwentaryzacji są możliwe dopiero po przesłaniu wszystkich danych. Jeśli biuro zrealizowało już dostawę, DivineMind zmniejsza pobraną ilość do brakującej; jeśli ktoś inny policzył pozycję później, zachowywany jest jego wynik. Obie sytuacje są widoczne w aplikacji.
• Kierowca bez sieci: Przy połączeniu w magazynie aplikacja pobiera wszystkie otwarte postoje na dany dzień. W trasie funkcje „Przybycie”, podpis, opakowania zwrotne, rozbieżności, nieobecność i adnotacja o pobraniu gotówki działają także offline; decyduje czas rejestracji. Jeśli biuro w międzyczasie zamknęło dany postój, nic nie zostanie nadpisane — wpis pojawia się jako „nieprzyjęty” z podaniem przyczyny.
• Nigdy podwójnie: Każda transmisja ma unikalny klucz. Jeśli odpowiedź zaginie z powodu braku zasięgu i aplikacja wyśle dane ponownie, nie powstanie drugie zamówienie, drugie rozliczenie kaucji ani podwójne zliczenie. W kwestii cen i stanów magazynowych decyduje zawsze serwer.

• AIRIS automatycznie odczytuje zamówienia klientów przesyłane pocztą e-mail (w tym załączniki PDF lub faks) oraz przez WhatsApp (tekst, wiadomość głosowa, zdjęcie/PDF), o ile nadawca istnieje jako klient w CRM. W sekcji Magazyn › „Przychodzące zamówienia” można dodatkowo wkleić tekst, wgrać plik PDF, skan faksu, zdjęcie lub nagrać wiadomość głosową.
• AIRIS identyfikuje klienta (adres nadawcy, numer telefonu, numer klienta, nazwa firmy) oraz każdą pozycję w następującej kolejności: numer artykułu klienta, EAN, numer producenta lub dostawcy, Państwa numer artykułu, zapamiętana nazwa u klienta, tekst. Jeśli pozycja jest niejednoznaczna, wyświetlane jest zapytanie z propozycjami — AIRIS nigdy nie zgaduje.
• Cena to zawsze cena dla klienta z cennika i progów ilościowych (kalkulowana przez serwer). Limit kredytowy, blokada dostaw, dostępny stan magazynowy i najwcześniejszy termin przydatności (MHD) są widoczne obok jako uwagi.
• Opcja „Zatwierdź” tworzy zamówienie sprzedaży wraz z potwierdzeniem zamówienia (AB) i rezerwacją — tą samą ścieżką co kartoteka klienta i przedstawiciel handlowy. W przypadku przekroczenia limitu kredytowego zamówienie oczekuje na zwolnienie kredytowe. Zakres automatycznych działań AIRIS bez Państwa ingerencji konfiguruje się w ustawieniach autonomii (Magazyn › bestelleingang_annehmen); zapytania zawsze trafiają do człowieka.
• Odpowiedź do klienta AIRIS przygotowuje w jego języku — zawsze wyłącznie jako wersję roboczą. W przypadku poczty e-mail po zatwierdzeniu trafia ona jako wersja robocza do DivineMail; w przypadku WhatsApp tekst wkleja się do czatu. Potwierdzone powiązania AIRIS zapamiętuje dla danego klienta na przyszłość.
• Na czacie AIRIS: „Wprowadź zamówienie z pliku PDF” (z załącznikiem) lub „Zamówienie od Eiscafé Venezia: 10 skrzynek Export Jasne, 5 Aperol” — w skrzynce przychodzących zamówień powstaje taka sama propozycja.
• Z DivineMail: Otwórz e-mail klienta prawym przyciskiem myszy i wybierz w menu kontekstowym „Zarejestruj jako zamówienie”. AIRIS odczyta tekst i załącznik PDF lub faks; gdy pojawi się komunikat „Zamówienie rozpoznane — sprawdź w przyjmowaniu zamówień”, propozycja znajduje się pod adresem Skrzynka zleceń.
• Ochrona przed duplikatami: To samo wejście jest proponowane tylko raz, nawet jeśli dotrze ono po raz drugi lub zostanie odczytane ponownie. E-maile bez zamówienia — na przykład „Dziękujemy za dostawę” — nie generują wejścia.

• Limit kredytowy, termin płatności, rabat i blokada dostawy (z podaniem powodu) są zarządzane dla każdego klienta w sekcji Warunki. Sprawdzanie odbywa się przed każdym przyjęciem zamówienia i przed każdym listem przewozowym — we wszystkich kanałach: oferta, link do zamówienia, karta klienta, przedstawiciel handlowy, przyjmowanie zamówień, EDI i AIRIS.
• Jeśli zamówienie przekroczy limit kredytowy, zostanie zapisane i będzie czekać na zatwierdzenie. W przypadku blokady dostawy zostanie zapisane, ale nie zostanie przyjęte — nie powstanie potwierdzenie zamówienia. Klient nie zobaczy przy tym żadnych danych dotyczących jego zdolności kredytowej.
• Przy liście przewozowym pojawi się komunikat „Limit kredytowy / blokada dostawy”. Właściciele i administratorzy zatwierdzają sami, klikając „Utwórz mimo to”; w przeciwnym razie żądanie zatwierdzenia zostanie wysłane do działu księgowości, a list przewozowy powstanie dopiero po zatwierdzeniu. Decyzja zostanie zarejestrowana u klienta.
• Warunki przez AIRIS („Klient X: 30 dni termin płatności, 2% rabatu przy 10 dniach, limit kredytowy 20 000 €”) są zgodne z przyciskiem Autonomii. Limit kredytowy od 50 000 € AIRIS zawsze ustala dopiero po Pana/Pani zatwierdzeniu.
• Strażnik marży: Zamówienia poniżej kosztu zakupu lub poniżej Pana/Pani minimalnego progu pokrycia marży są wstrzymywane przez DivineMind do zatwierdzenia; cena pozostaje niezmieniona. Ustawienie w sekcji Komisjonowanie › „Przepływ”, szczegóły w rozdziale Magazyn i zapasy.

Każde zamówienie przebiega tę samą ścieżkę: Oferta → Potwierdzenie zamówienia → List przewozowy → Faktura — niezależnie od tego, czy pochodzi z przyjmowania zamówień, linku do zamówienia, karty klienta, przedstawiciela handlowego, czy przez EDI.

Ostrzeżenie o dacie ważności: Codziennie rano DivineMind informuje kierownictwo o partiach, których data ważności wkrótce upłynie; to samo ostrzeżenie znajduje się w dziennym raporcie. Identyfikowalność i wycofanie produktu są wskazówką z miejscem znalezienia, a nie poradą prawną.

• Asortyment klienta: W sekcji Magazyn › „Asortyment klienta” wybierz klienta i zarządzaj jego artykułami, numerami artykułów klienta oraz stałą listą z ilościami. Funkcja „Zaproponuj z zamówień” analizuje zlecenia z ostatnich 12 miesięcy i sugeruje asortyment oraz stałą listę; dane zostaną zatwierdzone dopiero po kliknięciu.
• Funkcja „Zamów ze stałej listy” napełnia koszyk jednym kliknięciem – w portalu klienta, w linku do zamówienia oraz przy zamówieniu przedstawiciela handlowego w aplikacji. Ceny są zawsze pobierane z cennika klienta i przeliczane przez serwer podczas wysyłki.
• Dzięki opcji „Klient widzi tylko swój asortyment” portal klienta i link do zamówienia wyświetlają tylko te artykuły; przedstawiciel handlowy widzi nadal wszystko i może filtrować według „Asortymentu”. Wyszukiwarka znajduje artykuły również po numerze artykułu klienta, tak samo jak moduł przyjmowania zamówień.
• Informacje o żywności (rozporządzenie 1169/2011): W karcie artykułu w sekcji „Informacje o żywności” wprowadź 14 głównych alergenów (zawiera/śladowe ilości), składniki, wartości odżywcze na 100 g lub 100 ml, pochodzenie, zawartość alkoholu i sposób przechowywania. Alergeny są zgodne z kasą gastronomiczną.
• Klienci widzą kartę produktu (PDF) w portalu klienta, w linku do zamówienia oraz w linku do dokumentu WZ – w ten sposób spełniają Państwo obowiązek przekazywania informacji zgodnie z art. 8 ust. 8 rozporządzenia (UE) nr 1169/2011.
• BMEcat: W sekcji Produkty › Nowy › „Hurtownik” można importować obok DATANORM również formaty BMEcat 1.2 i 2005 (XML, także jako ZIP). Podgląd, wykrywanie duplikatów (numer artykułu dostawcy, numer artykułu, EAN) i raport cenowy działają identycznie; dostawca jest sugerowany z nagłówka katalogu. Nic nie jest usuwane – wycofane artykuły pozostają w bazie głównej.

• W sekcji Produkty › Nowy › „Katalog hurtowni (DATANORM · BMEcat)” można zaimportować DATANORM 4 lub 5 od swojego hurtownika — pojedyncze pliki lub wszystko razem jako ZIP: artykuły, ceny katalogowe, Pana/Pani grupy rabatowe, grupy towarowe i zmiany cen (DATPREIS). Pliki te można uzyskać w portalu klienta swojego hurtownika.
• Wybierz hurtownika lub „+ utwórz nowego hurtownika”, określ stawkę podatku dla nowych artykułów i zdecyduj, co stanie się z Pana/Pani cenami sprzedaży: Cena sprzedaży = cena katalogowa hurtownika (w przypadku zmian cen tylko tak długo, jak długo Pan/Pani jej nie zmienił/a) lub „Nie zmieniaj cen sprzedaży — tylko ceny zakupu”.
• Podgląd pokazuje dla każdego wiersza numer artykułu, opis, grupę towarową, cenę katalogową, Pana/Pani cenę zakupu i akcję (nowy, aktualizacja, bez zmian); jeśli brakuje grupy rabatowej, widnieje „bez ceny zakupu”. „Importuj teraz” zatwierdza, a raport cenowy pokazuje następnie stare i nowe ceny katalogowe i zakupu. Duplikaty są rozpoznawane przez DivineMind na podstawie numeru artykułu i EAN; nic nie jest usuwane. Poprzednie przebiegi znajdują się pod „Ostatnie importy katalogów”.
• Waluty obce: Jeśli katalog jest w innej walucie, DivineMind przelicza ceny na euro według kursu referencyjnego EBC z daty ceny. Podgląd pokazuje kurs dla każdej waluty („1 EUR = … dnia …”) i kwotę oryginalną przy cenie. Jeśli dla danej waluty brakuje kursu EBC, wiersz nie zostanie przyjęty („odrzucono – brak kursu”).

• W profilu klienta, w zakładce „Premie i retrospekcje”, utwórz porozumienie: okres (rok, półrocze lub kwartał), próg „od obrotu X → Y %” oraz czy osiągnięta stawka obowiązuje z mocą wsteczną na cały obrót, czy tylko na nadwyżkę obrotu w danym progu. Opcjonalnie tylko wybrane grupy towarowe.
• Podstawą naliczenia premii jest obrót netto z wystawionych faktur w okresie, pomniejszony o wystawione faktury korygujące (w tym zwroty). Opcjonalnie uwzględniane są tylko opłacone faktury. Wersje robocze, anulowane faktury oraz kaucja, opakowania zwrotne i fracht nigdy się nie wliczają.
• Zakładka na bieżąco pokazuje: dotychczasowy obrót, kolejny próg i kwotę brakującą, premię przy obecnym stanie oraz prognozę do końca okresu. To samo widzi przedstawiciel handlowy w aplikacji u klienta; w portalu klienta tylko wtedy, gdy włączona jest opcja „Pokaż stan w portalu klienta”.
• Na koniec okresu AIRIS oblicza premię według stawek podatkowych z pozycji faktur i tworzy propozycję w sekcji Automatyzacja › Zatwierdzenia. Dopiero po Państwa zatwierdzeniu powstaje projekt faktury korygującej (jedna pozycja na stawkę podatkową, bez powiązania z fakturą) — nigdy nie jest wysyłany automatycznie. Na klienta i okres przypada maksymalnie jedna korekta premiowa.
• Premia od dostawcy: w profilu dostawcy wprowadź retrospekcję, której Państwo oczekują. Wyświetlana jest wartość oczekiwana z faktur zakupu; nic nie jest jeszcze księgowane.
• Uzgadnianie premii od dostawcy: Obok „Oczekiwana refundacja teraz” widzi Pan/Pani „Już zaksięgowano” (z faktur korygujących od dostawcy) i „Otwarte”. Zwroty i premie od dostawcy pomniejszają obrót zakupowy. Księgowanie wykonuje Pana/Pani dział księgowości.

• Zamawianie prognozowane: W sekcji Magazyn › „Zamawianie prognozowane” włączają Państwo prognozę dla każdej reguły zamawiania. Zamiast stałego punktu zamawiania AIRIS oblicza oczekiwany popyt do następnej dostawy: dzień tygodnia, trend, sezonowość z poprzedniego roku, dni świąteczne w regionie magazynu oraz, w przypadku napojów, pogodę (prognoza Deutscher Wetterdienst, dane historyczne z Copernicus ERA5).
• Dla każdego artykułu ustawiają Państwo cykl zamawiania (dni do kolejnej dostawy) oraz profil „zrównoważony” lub „oszczędny”. „Kalkulacja” pokazuje każdy dzień z oczekiwaną ilością, odchyleniem, świętem i pogodą — bez czarnych skrzynek. W przypadku braku danych o sprzedaży obowiązuje stały punkt zamawiania.
• Zamawianie przebiega jak dotychczas: przebieg poranny (lub „Utwórz propozycję zamówienia teraz”) tworzy wersję roboczą zamówienia dla każdego dostawcy. Do dostawcy trafia ono tylko wtedy, gdy zezwala na to przełącznik autonomii lub zostanie zatwierdzone. Sprzedaż z poprzedniego systemu można zaimportować jako CSV (data; numer artykułu lub EAN; ilość). W aplikacji AIRIS prognoza jest widoczna w menu Magazyn › „Zamawianie prognozowane”.
• Ilości kaucji jednorazowej: W sekcji Magazyn › „Ilości kaucji jednorazowej” przypisują Państwo system do każdego rodzaju kaucji (jednorazowa AT, jednorazowa DE, wielorazowa), a także materiał i pojemność oraz definiują zestawienie materiałowe (BOM) w artykule (np. 1 zgrzewka = 24 puszki).
• W ujęciu miesięcznym widoczne są artykuły według kodów kreskowych (wydane, utracone, ilość do zgłoszenia, korekta) oraz konto kaucji według opakowania (wydane, zwrócone, saldo). Eksport do CSV lub PDF ze źródłem i stanem. W Austrii pierwsi wprowadzający zgłaszają liczbę według kodów kreskowych w ciągu pierwszych 5 dni następnego miesiąca w portalu Recycling Pfand Österreich (z opóźnieniem do 9.); w Niemczech zestawienie służy do uzgodnienia z rozliczeniem DPG.
• Konto kaucji klienta: Kaucja i opakowania zwrotne są rozliczane dla każdego pojemnika przez konto kaucji. Kierowca rejestruje przyjęte opakowania zwrotne podczas trasy, zwrot towaru zwraca kaucję wraz z projektem faktury korygującej. Saldo dla każdego pojemnika widzi Pan/Pani pod adresem Kaucja w sekcji „Pojemniki — przepływ opakowań zwrotnych z klientami (konto kaucji)”, a Pana/Pani klient w swojej karcie klienta.
• Przed upływem terminu AIRIS przypomina właścicielowi, administratorowi i kierownictwu (powiadomienie i push), dopóki miesiąc nie zostanie oznaczony jako zgłoszony. Rozliczane są wyłącznie ilości — kwoty kaucji przechodzą nadal przez WZ, konto kaucji i fakturę.

• Dostawcy i Zakupy: Źródła zaopatrzenia pod Dostawcy, zamówienia i trójstronne uzgadnianie (zamówienie/przyjęcie towaru/faktura).
• Magazyn i Zapasy: Stany magazynowe, minimalne stany magazynowe, zasady ponownego zamawiania i automatyczne ponowne zamawianie pod Zarządzanie zapasami.
• Ceny i Warunki: Zarządzanie cenami dla klientów i cenami progowymi — są one bezpośrednio uwzględniane w ofertach i zamówieniach.

W sekcji „Zakupy i 3-drożne uzgadnianie” (strona otwiera 3-krotne dopasowanie) DivineMind porównuje Pana/Pani zamówienie u dostawcy, przyjęcie towaru i fakturę zakupu. Tolerancja: cena ±2% lub ±50 €, ilość ±1% (towary sypkie ±3%).

• Cenę zakupu netto należy wprowadzić przy artykule w sekcji „Koszt zakupu i Intrastat”. Każda zmiana jest zapamiętywana przez DivineMind z datą (historia kosztów zakupu) — dzień bilansowy jest wyceniany według kosztu zakupu, który obowiązywał w tym dniu.
• Zapas na dzień bilansowy jest obliczany przez DivineMind na podstawie ruchów magazynowych wstecz, w strefie czasowej Pana/Pani firmy: wyjście z magazynu 31.12. o 23:30 należy do starego roku.
• Jeśli brakuje kosztu zakupu, jest on wyceniany według dzisiejszego kosztu zakupu lub ceny sprzedaży — zawsze oznaczony jako tymczasowe rozwiązanie. W panelu głównym hurtowni znajduje się „Wartość magazynowa dzisiaj · … pozycji” oraz, tam gdzie to konieczne, „… wyceniono bez kosztu zakupu”.
• Na koniec roku „Pakiet bilansowy dla doradcy podatkowego” w sekcji Księga główna zawiera wartość magazynową na dzień 31.12. dla każdego artykułu (zapas, koszt zakupu, wartość, wycena) w formacie CSV z porównaniem do roku poprzedniego. Wartość magazynowa jest tylko do odczytu — nic nie jest księgowane.

• Faktura zbiorcza: W Faktura zbiorcza wybierz klienta i okres, sprawdź otwarte WZ i zamówienia w podglądzie i utwórz wersję roboczą. AIRIS również może to zrobić („Utwórz fakturę zbiorczą dla klienta X za wrzesień”).
• Rozliczenia wewnątrzgrupowe: Gdy spółka odbierająca zaksięguje przyjęcie przesunięcia wewnątrzgrupowego, u nadawcy powstaje dokładnie jeden projekt faktury — krajowy z podatkiem VAT, transgraniczny z Reverse Charge, jeśli oba numery NIP-UE są poprawne.
• Zwrot → Faktura korygująca: Przy przyjęciu zwrotu towaru powstaje dokładnie jeden projekt faktury korygującej do faktury pierwotnej — według rzeczywiście naliczonej ceny z rabatem, z tą samą stawką podatku i kaucją za zwrócony towar.
• Wszystkie trzy to wersje robocze: Wysyłka następuje dopiero po sprawdzeniu i zatwierdzeniu dokumentu.

• AIRIS natychmiast odpowiada na pytania dotyczące zapasów, dat ważności i otwartych pozycji klienta na czacie — do odczytu nie jest wymagane zatwierdzenie.
• AIRIS rejestruje zamówienia z PDF lub czatu (jako propozycję w przyjmowaniu zamówień), tworzy oferty po cenie klienta i tworzy wersje robocze faktur zbiorczych. Wszystko, co tworzy dokumenty, działa za pomocą Pana/Pani przycisku Autonomii; odpowiedzi do klientów pozostają wersjami roboczymi.
• AIRIS nie tworzy umów premiowych — można to zrobić tylko w sieci, u klienta. Wszystkie narzędzia z nazwami znajdują się w rozdziale „Co potrafi AIRIS w poszczególnych branżach”.

Firmy z branży farmaceutycznej hurtowni korzystają z tych samych funkcji magazynowych i zamówień co hurtownie i dodatkowo widzą menu „Farmacja”. Identyfikowalność i wycofanie produktu są wskazówką z miejscem znalezienia, a nie poradą prawną.

• Łańcuch chłodniczy: otwiera przegląd magazynu z zapasami poniżej minimum i kończącymi się partiami. Chłodnie można utworzyć w sekcji Lokalizacje magazynowe z typem magazynu „Łańcuch chłodniczy” oraz temperaturą min./maks.; zakres jest podany na karcie magazynu. Temperatury są rejestrowane za pomocą list kontrolnych, a nie czujników.
• Przepływ pracy wycofania produktu: otwiera szablon „Przepływ pracy wycofania produktu (partia)” w edytorze przepływu pracy — wskazówka „Zidentyfikuj i zablokuj wadliwą partię”, e-mail do klienta w sprawie wycofania partii, zadanie „Dokumentuj i zakończ wycofanie produktu” (termin 2 dni). Szablon jest początkowo nieaktywny i jest uruchamiany ręcznie dla każdego kontaktu; e-mail do klienta jest wysyłany dopiero po Pana/Pani zatwierdzeniu.
• Magazyn farmaceutyczny i wycofania produktu: licencje klienta, wycofanie produktu dla każdej partii, raport wycofania produktu i identyfikowalność — krok po kroku w rozdziale Magazyn i zapasy w sekcjach „Farmacja i zgodność” oraz „Wycofanie produktu i identyfikowalność”. Pisma o wycofanie produktu są wysyłane tylko za Pana/Pani kliknięciem.
• Urządzenia chłodnicze: za pomocą „Nowe urządzenie chłodnicze” można utworzyć lodówkę, zamrażarkę, komorę chłodniczą lub witrynę chłodniczą z lokalizacją i nastawą (nastawa min/maks w °C). Punkty kontroli temperatury w listach kontrolnych przypisuje Pan/Pani do urządzenia; nazwa urządzenia jest następnie podana podczas rejestracji, w historii i w eksporcie audytu.
• EDI: odczyt zamówień w formacie EDIFACT ORDERS lub openTRANS i generowanie awiza dostawy z partią i datą ważności — patrz rozdział Magazyn i zapasy, „EDI: odczyt zamówień, wysyłanie awiza dostawy”. Systemy Pana/Pani klientów wykorzystują do tego klucz API z Ustawień › Integracje.
• Działania korygujące: utwórz „Nową CAPA”; tablica pokazuje wersję roboczą, otwartą, w toku, kontrolę skuteczności i zamkniętą. W CAPA rejestruje Pan/Pani pierwotną przyczynę, działanie korygujące, zapobieganie, „Termin do” i „Kontrola skuteczności do”, tworzy plan działań za pomocą „Dodaj akcję” i widzi powiązane zdarzenia jakościowe. „Zamknij CAPA” jest możliwe tylko z dowodem skuteczności i tylko dla właścicieli, administratorów i osób odpowiedzialnych za zarządzanie jakością; każdy krok jest zapisany w ścieżce audytu.
• Partia i termin ważności: zapasy według partii z datą wygaśnięcia, FEFO przy komisjonowaniu i na liście przewozowym, poranne ostrzeżenie o terminie ważności. Do tego ten sam łańcuch zamówień co w hurtowni — ceny klienta z progami, limit kredytowy i blokada dostawy z zatwierdzeniem.
• AIRIS odpowiada na pytania dotyczące zapasów, terminów ważności i otwartych pozycji; wszystko, co dotyczy pisania, odbywa się za pomocą przycisku Autonomii.