Zarządzanie nieruchomościami: najem, wspólnota, rozliczenia, odczyty, zebrania

Otwórz zarządzanie nieruchomościami

Otwórz „Wszystkie aplikacje” i wybierz „Zarządzanie nieruchomościami”. Przegląd pokazuje wszystkie nieruchomości z liczbą lokali, lokali wynajętych i pustych; u góry filtruje się według Austrii lub Niemiec.

Utwórz nieruchomość

Kliknij „Utwórz nieruchomość”. Asystent kolejno pyta o dane podstawowe i kraj, budynek z jego cechami prawnymi (np. data pozwolenia na budowę lub dotacji), lokale i konta. Kraj określa, jakie prawo będzie później obowiązywać.

Tworzenie lokali seryjnie

W kroku „Lokale” tworzy się wiele lokali jednocześnie, na przykład od Top 1 do 24, ze wspólnym rodzajem użytkowania i powierzchnią. Poszczególne lokale można później zmieniać w ich aktach; powierzchnia jest wersjonowana z datą ważności.

Rejestrowanie własności i udziałów

W zakładce „Właściciele” wpisuje się właścicieli z ich udziałem. W przypadku własności mieszkań w Austrii rejestruje się wartości użytkowe z opinii o wartości użytkowej, w Niemczech udziały we współwłasności i regulamin wspólnoty. Suma jest sprawdzana.

Utwórz stosunek najmu

W sekcji „Stosunki użytkowania” kliknij „Nowy”. Asystent prowadzi przez lokal, umowę i terminowość, najemców z Państwa kontaktów, składniki czynszu z podatkiem VAT w każdej linii, kaucję i dostosowanie czynszu (waloryzacja, indeksacja lub czynsz stopniowany) oraz cechy prawne.

Sprawdź kwalifikację prawną

W ostatnim kroku widzą Państwo, jakie prawo najmu obowiązuje — uzasadnione krok po kroku, z odnośnikiem i linkiem do tekstu ustawy. Jeśli brakuje danych, kwalifikacja jest „nieokreślona”, a brakujące pola są połączone jako lista. Kwalifikacja jest zapisywana wraz ze stosunkiem najmu.

Potwierdź lub nadpisz kwalifikację

W aktach stosunku najmu mogą Państwo ponownie obliczyć, potwierdzić lub nadpisać kwalifikację z uzasadnieniem zawierającym co najmniej 20 znaków. Każda wersja pozostaje widoczna w historii.

Strona główna „Moje nieruchomości dzisiaj”

Po zalogowaniu otwiera się „Moje nieruchomości dzisiaj”. Widzą Państwo, co dzisiaj dzieje się w Państwa nieruchomościach: nagłe wypadki, wymagane przeglądy, terminy, zaległości i nowe zgłoszenia z akt klienta. Na górze „Nieruchomości”, „Szkody” i „Wczytaj wyciąg bankowy” prowadzą bezpośrednio dalej.

Nieruchomości, za które Państwo odpowiadają

Karty pokazują nieruchomości, za które Państwo odpowiadają, każda z sygnalizacją świetlną. Jeśli żadna nieruchomość nie została jeszcze Państwu przypisana, widzą Państwo wszystkie nieruchomości. „Pokaż wszystko” otwiera całą listę w „Obiekt i biuro”.

Obiekt i biuro

W menu „Obiekt i biuro” znajduje się ta sama lista dzienna, a pod nią wpływy z akt klienta (szkoda, stan licznika, odpowiedź wykonawcy). Na górze „Szkody” i „Przeglądy i terminy” prowadzą dalej; właściciele i administratorzy widzą dodatkowo „Ustawienia”.

Ustawienia Państwa zarządu

W „Ustawieniach” właściciele i administratorzy określają czasy reakcji, okresy wyprzedzenia i limity – oddzielnie od terminów ustawowych: na przykład „Zatwierdzenie przez dwie osoby od (kwota, netto)” dla zleceń, „Terminy dodatkowo jako termin w kalendarzu” oraz firmowa skrzynka pocztowa do wysyłki e-maili. Nigdy nie jest wysyłane automatycznie, zawsze dopiero po zatwierdzeniu.

Otwórz zakładkę „Rozliczenie”

Proszę otworzyć nieruchomość i wybrać zakładkę „Rozliczenie”. Przegląd pokazuje otwarte koszty, brakujące odczyty, terminy z sygnalizacją świetlną oraz należne korekty.

Ustal kręgi i klucze

W sekcji „Kręgi i klucze” opcja „Zaproponuj kręgi” tworzy krąg kosztów eksploatacyjnych, w przypadku centralnego zaopatrzenia dodatkowo ogrzewanie/ciepła woda, a w przypadku windy lub pralni – osobny krąg. Odmienny klucz podziału wymaga podstawy prawnej i dokumentu; jego ważność ustalają właściciele lub administratorzy. W kręgu ogrzewania proszę wprowadzić dane do rozliczenia kosztów ogrzewania (Austria: rozdzielenie ogrzewania/ciepłej wody, umowa o udziale w zużyciu; Niemcy: metoda ciepłej wody, rodzaj budynku CO2). Rodzaje kosztów, które mogą być rozliczane tylko po udokumentowaniu warunków, proszę zaznaczyć w kręgu, gdy tylko dowód zostanie przedstawiony.

Przyporządkuj koszty

W sekcji „Koszty” znajdują się faktury przychodzące z uzasadnieniem (miejsce powstawania kosztów, dostawca, punkt pomiarowy, adres). Opcja „Przyporządkuj” rozdziela fakturę na krąg i rodzaj kosztów, w razie potrzeby na kilka części. Decyzje, usługi własne i dochody proszę rejestrować za pomocą dokumentu.

Odczytaj liczniki

W sekcji „Liczniki” proszę rejestrować stany na koniec okresu – na telefonie komórkowym za pomocą opcji „Odczyt na telefonie” ze zdjęciem – lub wczytać plik z usługi pomiarowej. Korekta tworzy nową linię z uzasadnieniem.

Utwórz rozliczenie

„Nowe rozliczenie” otwiera asystenta. Proszę wybrać okres i zakres: w Austrii koszty eksploatacji i ogrzewania oddzielnie, w Niemczech wspólne rozliczenie.

Sprawdź i oblicz

W kroku „Sprawdź” proszę nacisnąć „Oblicz”. Zobaczą Państwo pozycje, pojedyncze rozliczenia z zestawieniem USt i podgląd w formacie PDF. Kliknięcie blokera prowadzi do odpowiedniego kroku.

Zatwierdź

Właściciele lub administratorzy zatwierdzają rozliczenie. Otrzymuje ono numer dokumentu i jest odtąd niezmienne; błędy koryguje się poprzez sprostowanie jako nową wersję.

Wyślij i zarejestruj doręczenie

W Austrii proszę wywiesić rozliczenie kosztów eksploatacji i zarejestrować datę wywieszenia. W Niemczech proszę zarejestrować datę doręczenia dla każdego najemcy – ustala ona termin płatności i termin wniesienia sprzeciwu.

Zaksięguj

„Zaksięguj” zapisuje dopłaty jako faktury, a nadpłaty jako noty kredytowe na koncie najemcy. Otwarte zaliczki z okresu są w Niemczech wyksięgowane; pustostany są tylko wykazywane.

Nowe zaliczki

W ostatnim kroku, na podstawie wyników, generowane są propozycje nowych zaliczek – wraz z pismem i przeniesieniem do czynszu.

Otwórz obciążenie

Otwórz nieruchomość, zakładka „Pieniądze / Lista sald” i kliknij „Obciążenie”. Wybierz miesiąc, nieruchomość i co ma być obciążone. Czynsz pochodzi ze składników czynszu, zaliczki na koszty zarządu nieruchomością (WEG) z ustalonego planu zaliczek; jeśli termin płatności przypada na sobotę lub święto, zostaje przesunięty na następny dzień roboczy.

Sprawdź podgląd (symulacja)

„Oblicz podgląd” nic nie księguje. Widzą Państwo, co zostanie zaksięgowane, co jest zablokowane (z brakującymi danymi) i co zostanie pominięte. Jeśli od czasu podglądu coś się zmieniło, system nic nie księguje i wymaga nowego podglądu.

Księgowanie

„Zaksięguj teraz” przydziela numery dokumentów i księguje na kontach najemców lub właścicieli; konto najemcy powstaje przy pierwszym księgowaniu. Drugi przebieg dla tego samego miesiąca niczego nie księguje podwójnie. Księgować mogą właściciele, administratorzy i menedżerowie.

Anuluj zamiast nadpisywać

Błędne obciążenie anulują Państwo przez „Anuluj” poprzez księgowanie przeciwstawne – nigdy nie jest nadpisywane; już spłacone kwoty pozostają jako saldo kredytowe. Płatności są spłacane zgodnie z prawem: Austria § 1415/§ 1416 ABGB, Niemcy §§ 366, 367 BGB. Lista sald w zakładce „Pieniądze / Lista sald” pokazuje dla każdego konta debet, kredyt i saldo; kliknięcie otwiera kartę kontową.

Przebieg wezwań do zapłaty

W menu „Wezwania do zapłaty” wybierają Państwo nieruchomość i datę graniczną. „Podgląd” oblicza dla każdego konta kolejny poziom wezwania z blokadami, terminami i odsetkami; „Utwórz propozycje” tworzy propozycje wezwań do zapłaty do sprawdzenia.

Odsetki za zwłokę i koszty upomnienia

Przy zatwierdzaniu wybierają Państwo, czy „Księguj odsetki za zwłokę do daty granicznej” i „Księguj koszty upomnienia” są uwzględniane. Okresy tymczasowe (stopa procentowa bazowa jeszcze nie ogłoszona) nie są księgowane; koszty upomnienia tylko wtedy, gdy są uzgodnione lub dopuszczalne.

Zatwierdź i wyślij

„Zatwierdź” nadaje wezwaniu numer dokumentu – nic nie jest przy tym wysyłane. „Wyślij” wysyła je „Wyślij e-mailem” jako PDF; pocztę, list polecony lub osobiste przekazanie wykonują Państwo sami i zaznaczają je jako „Oznacz jako wysłane”. Następnie wprowadzają Państwo za pomocą „Zarejestruj dostęp” dzień dostępu i w razie potrzeby załączają dowód (np. potwierdzenie odbioru).

Podstawa wypowiedzenia tylko jako informacja

Wezwanie do zapłaty pokazuje, czy i od kiedy może istnieć podstawa do wypowiedzenia z powodu zwłoki w płatności (Niemcy § 543 BGB, Austria § 30 MRG). Jest to tylko informacja: wypowiedzenie nigdy nie jest inicjowane przez system – decyduje o tym zarząd.

Utwórz mandat SEPA

W „Polecenie zapłaty SEPA” (również w zakładce „Pieniądze / Lista sald”) wybierają Państwo nieruchomość. Potrzebuje ona aktywnego konta z IBAN i identyfikatorem wierzyciela właściciela konta. „Utwórz mandat” rejestruje mandat dla każdego konta osobistego – polecenie zapłaty podstawowe (CORE) lub polecenie zapłaty dla firm (B2B) – ze skanem podpisanego mandatu.

Utwórz przebieg polecenia zapłaty

„Nowy przebieg polecenia zapłaty” uwzględnia zaksięgowane obciążenia z metodą płatności polecenie zapłaty i aktywnym mandatem; „Utwórz przebieg” go tworzy. Jeśli termin nie jest już osiągalny, przesuwają go Państwo za pomocą „Zmień datę”; „Odrzuć przebieg” zwalnia ponownie obciążenia.

Plik bankowy (pain.008) i wysyłka

„Utwórz plik” generuje plik polecenia zapłaty SEPA (pain.008) do pobrania. Wysyłkę wykonują Państwo w bankowości internetowej i zgłaszają ją następnie za pomocą „Zgłoś jako wysłane”.

Pobieranie danych bankowych (EBICS)

Jeśli dla firmy skonfigurowano połączenie EBICS (Faktury przychodzące → Ustawienia → Pobieranie danych bankowych), wyciągi z kont nieruchomości są pobierane automatycznie codziennie. Trafiają one wyłącznie do zarządzania nieruchomościami, nigdy do bankowości firmowej – pieniądze najemców i właścicieli są pieniędzmi powierniczymi.

Wczytaj wyciąg bankowy jako plik

Bez EBICS otwierają Państwo „Wyciąg bankowy i wpływy” i wczytują za pomocą „Wczytaj wyciąg bankowy” plik swojego banku (CAMT.053 lub MT940). IBAN określa konto obiektu; drugie wczytanie tego samego wyciągu niczego nie księguje podwójnie.

Przypisz płatności

W sekcji „Wyciąg bankowy i wpływy” dla każdej płatności znajduje się propozycja z sygnalizacją świetlną: referencja płatności, znany numer IBAN (również w przypadku płatności częściowych, nadpłat lub płatności zbiorczych) lub nazwa płatnika. Jeśli tytuł przelewu wskazuje inne konto, konto IBAN nie jest proponowane. Automatycznie księgowane są tylko jednoznaczne transakcje – i tylko wtedy, gdy pozwala na to ustawienie autonomii.

Zwróć uwagę na wskazówki

Referencja innej nieruchomości, zamkniętego konta lub „kaucja” na koncie nieruchomości nigdy nie zostanie zaksięgowana jako czynsz – wskazówka informuje, co należy zrobić (zwrot lub przeksięgowanie na konto kaucji).

Przeciągnij wyciąg bankowy do czatu AIRIS

Mogą Państwo również przeciągnąć plik wyciągu do czatu AIRIS. AIRIS go wczyta i zgłosi konto, okres i ruchy; jednoznaczne pozycje zostaną zaksięgowane dopiero po Państwa „Tak, księguj”, reszta pozostaje w „Wyciąg bankowy i wpływy” do ręcznego przypisania. Drugie wczytanie niczego nie księguje podwójnie. Dane wyciągu (nazwy, IBAN, tytuł przelewu) nie trafiają przy tym do żadnego modelu językowego.

Zaproponuj przelew

W sekcji „Płatności wychodzące” znajdują się otwarte faktury dostawców, salda dodatnie i kaucje z zakończonych umów. „Propozycja” tworzy przelew z konta nieruchomości – pieniądze jeszcze nie są przesyłane.

Zatwierdź (cztery oczy)

Zatwierdzać mogą właściciele i administratorzy. Powyżej limitu kompetencji umowy o zarządzanie (bez wartości: 1 000 €) dwie różne osoby muszą zatwierdzić; płatności na konto zarządu zawsze.

Plik bankowy lub EBICS

„Generuj plik bankowy” tworzy plik przelewu SEPA (pain.001) dla każdego konta nieruchomości. Prześlij go do bankowości i odnotuj to – lub prześlij go bezpośrednio za pośrednictwem połączenia EBICS.

Realizacja i księgowanie

Jeśli przelew pojawi się w następnym wyciągu bankowym, będzie miał status „wykonany”. „Księgowanie” rejestruje płatność kosztów, wypłatę salda dodatniego lub zwrot kaucji. Zwrócony przelew jest zgłaszany.

Otwórz należne korekty

W zakładce „Rozliczenie” w sekcji „Waloryzacja” (Austria) lub „Indeks i stawka” (Niemcy) znajdują się umowy z należną korektą, ze stanem indeksu i okresem blokady.

Oblicz

„Oblicz” tworzy protokół: indeks stary i nowy ze źródłem i wersją, zmiana, limit, zaokrąglenie i data wejścia w życie.

Zatwierdź i wyślij pismo

Po zatwierdzeniu przez właścicieli lub administratorów pismo jest dostępne w formacie PDF.

Wysyłka i doręczenie

Proszę wysłać pismo i zarejestrować datę doręczenia. Skutek jest ponownie obliczany z datą doręczenia; w Niemczech asystent pokazuje roczną blokadę czynszu indeksowanego.

Przejmij

„Przejmij” kończy dotychczasową kwotę i tworzy nowy składnik czynszu. Faktura używa go od następnego okresu.

Przygotuj podwyżkę czynszu (Niemcy)

W aktach umowy zakładka „Podwyżki” otwiera asystenta „Przygotuj podwyżkę czynszu (§ 558 BGB)”: sytuacja wyjściowa, okres blokady i karencji, uzasadnienie na podstawie tabeli czynszów, ekspertyzy lub mieszkań porównywalnych, limit górny, nowy czynsz i weryfikacja. Obliczenia są wykonywane w silniku; każda liczba ma ścieżkę obliczeniową.

Zatwierdź, wyślij, zarejestruj doręczenie

Właściciele lub administratorzy zatwierdzają pismo — numer sprawy i status zostają zamrożone. DivineMind nie wysyła niczego samodzielnie: pobierz PDF, wyślij, odnotuj wysyłkę i zarejestruj doręczenie. Dopiero po doręczeniu biegną terminy na wyrażenie zgody i wniesienie powództwa.

Odpowiedź i przejęcie

Zarejestruj zgodę (również częściową lub poprzez zapłatę), odmowę, powództwo i wyrok. „Przejmij do czynszu” kończy dotychczasową kwotę w dniu poprzedzającym i ustala nową od daty wejścia w życie; dopłaty modernizacyjne są widoczne jako osobna pozycja.

Modernizacja i hamulec czynszowy

Zakładka „Modernizacja” nieruchomości prowadzi od zamiaru, poprzez ogłoszenie i zakończenie, do podwyżki dla każdego najemcy. W jednostce zakładka „Czynsz” sprawdza dopuszczalny czynsz przy nowym wynajmie i tworzy informację przed oświadczeniem o zawarciu umowy.

Austria: Ustalanie czynszu i rozliczenie głównego czynszu

W zakładce „Czynsz” lokalu powstaje górna granica zgodnie z § 16 MRG (wartość orientacyjna lub kategoria) z dodatkami i potrąceniami, lokalizacją, okresem obowiązywania i dowodem, jako PDF. Podwyżka § 45, wstąpienie § 46, § 46a, § 12a i renowacja § 16 ust. 10 rozpoczynają się w zakładce „Podwyżki” umowy; rozliczenie głównego czynszu zgodnie z § 20 MRG powstaje w zakładce „Główny czynsz” nieruchomości, również jako PDF.

Terminy i tabele czynszów

W sekcji „Czynsz i przejęcie” znajdują się wszystkie terminy z sygnalizacją świetlną oraz tabele czynszów (zawsze ze źródłem). Strona startowa pokazuje otwarte sprawy, terminy, reklamacje i brakujące podstawy, takie jak status obszaru lub nowe wartości referencyjne.

Przeniesienie danych

W „Przenoszenie danych” pobierają Państwo szablon Excel, przesyłają wypełniony plik, przypisują kolumny i uruchamiają symulację. Nic nie księguje i pokazuje listę błędów dla każdego wiersza. Po dopasowaniu osób i sumach kontrolnych właściciele lub administratorzy przejmują ładunek, sprawdzają go w produkcie i ustalają salda.

Otwórz zarządzanie wspólnotą mieszkaniową

Poprzez menu „Zarządzanie wspólnotą mieszkaniową” lub zakładkę „Wspólnota mieszkaniowa” nieruchomości z własnością mieszkaniową. U góry znajdują się otwarte terminy wszystkich budynków z sygnalizacją świetlną, poniżej podzakładki: Przegląd, Plan gospodarczy, Rozliczenie roczne, Fundusz remontowy, Zebrania, Uchwały i Zarządzanie.

Plan gospodarczy lub prognoza

Asystent przeprowadza przez okres, pozycje, klucze podziału, dane, indywidualne plany dla każdej jednostki i ustalenie. Zaliczki są następnie naliczane poprzez obieg pieniężny.

Zwołaj zebranie

W „Zgromadzenia” ustalają Państwo termin, miejsce lub salę online i porządek obrad. Zaproszenie jest rejestrowane z drogą doręczenia i terminami dla każdego właściciela i wysyłane dopiero po kliknięciu przycisku. Uczestnicy online przechodzą przez poczekalnię DivineMeet; nagranie nie jest dostępne. Sporządzenie protokołu jest możliwe tylko za zgodą wszystkich obecnych (patrz „Zgromadzenie na żywo”).

Głosowanie i protokół

W prowadzeniu zebrania rejestruje się obecność i pełnomocnictwa oraz głosy dla każdego punktu porządku obrad. Wynik jest obliczany zgodnie z prawem danego kraju. Następnie sporządza się protokół, podpisy i — w Niemczech — zbiór uchwał.

Uchwała w trybie obiegowym

Uchwały bez zebrania rozpoczyna się w sekcji „Zebrania” za pomocą „Rozpocznij obieg”; głosy są rejestrowane dla każdego właściciela z terminem i oceniane jak na zebraniu.

Rozliczenie roczne

W sekcji „Rozliczenie roczne” oblicza się rozliczenie wspólnoty i indywidualne rozliczenia dla każdego właściciela, ustala się je, wysyła i księguje dopłaty oraz nadpłaty na konto właściciela — każdy krok za pomocą przycisku.

Fundusz remontowy i zarządzanie

„Fundusz remontowy” pokazuje stan, wpłaty i wypłaty; tam również powstaje sprawozdanie majątkowe (Niemcy) lub rozliczenie funduszu remontowego przy zmianie zarządcy (Austria). W sekcji „Zarządzanie” utrzymuje się powołanie zarządcy, radę, zmianę właściciela, dane do doręczeń i jednostki głosowania.

Prowadź zgromadzenie

W dniu zgromadzenia otwierają Państwo w „Zarząd nieruchomością” → „Zgromadzenia” zgromadzenie i klikają „Prowadź zgromadzenie”. Jeśli nie ma jeszcze sali online, „Utwórz salę online” ją tworzy; „Otwórz jako gospodarz” uruchamia DivineMeet, „Skopiuj link dla właścicieli” dostarcza link do udziału online.

Przypisz gości Meet do jednostki

Właściciele przechodzą przez poczekalnię. Po wpuszczeniu sprawdzają Państwo jako przewodniczący tożsamość, wybierają pełnomocnika do głosowania i klikają „Tożsamość sprawdzona – przypisz”. Dopiero wtedy gość może głosować; dla pełnomocników zewnętrznych głosowanie jest zablokowane.

Głosowanie na żywo

Dla każdego punktu porządku obrad „Otwórz głosowanie” rozpoczyna głosowanie. Online głosują goście Meet i sam system akt klienta; głosy w sali wprowadzają Państwo na karcie do głosowania. Widzą Państwo na bieżąco oddane głosy, obecność, udział online i zdolność do podejmowania decyzji.

Zapisz wynik

W Niemczech „Zamknij, ogłoś i wprowadź do zbioru uchwał” zamyka punkt i wprowadza uchwałę bezpośrednio do zbioru uchwał. W Austrii „Zamknij i zapisz wynik” zapisuje wynik; następnie następuje wywieszenie w budynku i wysłanie (§ 24 ust. 5 WEG 2002), od których rozpoczyna się termin zaskarżenia. Zapisywać mogą właściciele i administratorzy.

Protokół tylko za zgodą wszystkich

W „Transkrypcja do protokołu” włączają Państwo za pomocą „Włącz transkrypcję” sporządzanie protokołu – działa ono tylko tak długo, jak długo wszyscy obecni wyrazili zgodę. Jeśli ktoś dołączy bez zgody, natychmiast się zatrzymuje. Nagranie nie jest dostępne. Protokół sporządza zarząd; wyniki zawsze pochodzą z przeliczenia.

Eksport DATEV/BMD dla nieruchomości

W sekcji „Eksport DATEV/BMD” należy wybrać nieruchomość, konto i okres (rok kalendarzowy). Podgląd pokazuje wszystkie księgowania z kontem, kontem przeciwstawnym i uwagami; „Pobierz eksport” generuje plik ZIP z pakietem księgowań, kontami imiennymi oraz przypisaniem kont i archiwizuje go z sumą kontrolną. Eksport stanowi odrębny podmiot (mandant) dla doradcy podatkowego właściciela – czynsze i zaliczki eksploatacyjne nigdy nie pojawiają się w eksporcie dla doradcy podatkowego Państwa firmy.

Plan kont i przypisanie kont

W zakładce „Ustawienia” określa się format (DATEV lub BMD), plan kont oraz numer doradcy i klienta. Konta są propozycjami z planu kont; każdą kategorię można zmienić na własne konto – prosimy uzgodnić to z doradcą podatkowym.

Rozliczenie właściciela

W sekcji „Rozliczenie właściciela” należy wybrać umowę o zarządzanie (zarządzanie najmem lub zarządzanie lokalem wyodrębnionym) oraz miesiąc. Podgląd pokazuje wpłaty czynszu, opłacone koszty wzgl. zaliczki eksploatacyjne, wynagrodzenie zarządcy wg umowy, fundusz remontowy, saldo i propozycję wypłaty. „Utwórz jako wersję roboczą”, a następnie „Zatwierdź” – po tym rozliczenie jest niezmienne i zapisane jako PDF.

Wysyłka i wypłata

Rozliczenie można wysłać e-mailem lub udostępnić w portalu klienta właściciela. „Zleć wypłatę” tworzy w płatnościach wychodzących przelew z konta nieruchomości; zatwierdzanie, zasada czterech oczu i plik bankowy są obsługiwane w tym miejscu.

E-faktura do naliczeń

W sekcji „E-faktura” widoczne są wszystkie zaksięgowane naliczenia z podatkiem VAT wraz z informacją, czy e-faktura jest obowiązkowa (Niemcy: § 14 UStG z okresami przejściowymi; Austria: dobrowolnie za zgodą). „Sprawdź” wskazuje brakujące dane, „Pobierz” generuje format XRechnung, ZUGFeRD lub ebInterface i archiwizuje oryginał.

Miesięczna informacja o zużyciu (§ 6a HeizkostenV)

W przypadku liczników ze zdalnym odczytem wartości miesięczne z firmy rozliczeniowej importuje się przez import odczytów. W sekcji „Informacja o zużyciu” widoczne jest dla każdego użytkownika zużycie w kWh z porównaniem do poprzedniego miesiąca, tego samego miesiąca ubiegłego roku i przeciętnego użytkownika. „Utwórz” blokuje wartości, „Wyślij” przesyła je e-mailem lub udostępnia w portalu klienta. Brakujące wartości są wskazywane, nigdy szacowane.

Rozpocznij dzień rozliczeń

W sekcji „Dzień rozliczenia” wybierają Państwo nieruchomość, rok i zakres (koszty eksploatacji, koszty ogrzewania lub oba). Alternatywnie można powiedzieć do AIRIS „Zrób rozliczenie kosztów eksploatacji 2025 dla L-003” – asystent i czat dzielą ten sam stan pracy.

Faktury ze skrzynki pocztowej

Funkcja „Odczytaj skrzynkę pocztową” przekazuje wiadomości e-mail z załącznikami faktur do modułu rozpoznawania dokumentów DivineFinance. Jeśli rozpozna numer obiektu lub adres, faktura otrzymuje miejsce powstawania kosztów nieruchomości. „Przejmij jednoznaczne jako dowody kosztowe” tworzy dowody kosztowe; faktury bez jednoznacznego rodzaju kosztów przypisują Państwo ręcznie w rozliczeniu. E-maile od najemców i właścicieli nigdy nie są odczytywane.

Wezwanie do przesłania brakujących odczytów

Jeśli brakuje stanu licznika na koniec okresu, opcja „Zażądaj od najemców” prosi aktualnych użytkowników o podanie stanu: w teczce klienta (powiadomienie push i komunikat) lub pocztą e-mail, ewentualnie listem do wydruku. Najemca zgłasza stan w teczce klienta w sekcji „Zgłoś stan licznika”; Państwo przejmują stan jak zwykle w sekcji „Z teczki klienta”.

Projekt i protokół weryfikacji

Opcja „Oblicz projekt” korzysta z silnika obliczeniowego zarządcy. „Sprawdź” zapisuje protokół weryfikacji z sygnalizacją świetlną: blokady, pozycje bez dowodu, nieprzejęte faktury, brakujące odczyty, porównanie z rokiem ubiegłym dla każdego rodzaju kosztów (od 20% i 100 €), nietypowe dopłaty oraz termin. Protokół jest dostępny jako plik PDF; dotyczy wyłącznie projektu, dla którego przeprowadzono weryfikację.

Zatwierdzenie i wysyłka

W przypadku braku czerwonego punktu właściciele lub administratorzy zatwierdzają dokument: rozliczenie zostaje ustalone (Austria: Legung / wywieszenie dzisiaj) i przesłane do teczki klienta lub pocztą e-mail. Odbiorcy z wysyłką pocztową są wskazywani do wydruku. AIRIS realizuje wysyłkę wyłącznie po Państwa wyraźnym zatwierdzeniu.

Najemca pyta, AIRIS wyjaśnia

W teczce klienta najemca może zadawać pytania dotyczące swojego rozliczenia, np. „Dlaczego moja dopłata jest tak wysoka?”. AIRIS odpowiada wyłącznie na podstawie protokołu obliczeniowego tego konkretnego rozliczenia (udział, zaliczki, największe pozycje, poprzedni rok), pokazuje dowody księgowe przypisane do jego pozycji i podaje termin na wniesienie zastrzeżeń wraz ze źródłem. AIRIS nie dokonuje przeliczeń: każda liczba w odpowiedzi jest weryfikowana z protokołem, a dane innych najemców są dla AIRIS niedostępne.

Rejestracja wypowiedzenia

W sekcji „Zmiana najemcy” → „Nowa zmiana najemcy” wybierz nieruchomość i lokal, a następnie wprowadź, kto wypowiedział umowę, kiedy wypowiedzenie dotarło i w jakiej formie (ze skanem pisma). Koniec umowy jest wyliczany przez silnik kalkulacyjny wraz ze ścieżką obliczeń i podstawą prawną: Niemcy § 573c BGB (3. dzień roboczy, terminy wynajmującego po 5 i 8 latach, forma pisemna § 568 BGB), Austria § 560 ZPO i § 33 MRG. Wypowiedzenie e-mailem jest oznaczane jako nieważne formalnie. Opcja „Wpisz koniec umowy do umowy najmu” ustala datę zakończenia dopiero po kliknięciu.

Przekazanie

Opcja „Utwórz protokół zwrotu” otwiera znany protokół przekazania: pomieszczenia, usterki ze zdjęciami, stany liczników, klucze i podpisy obu stron. Stany liczników trafiają do rozliczenia przy zamykaniu procesu.

Ogłoszenie i kandydaci

Ogłoszenie powstaje w module pośrednika, powiązane z lokalem. Po opublikowaniu otrzymuje link; zapytania trafiają jako kontakty do CRM i po kliknięciu „Przejmij zapytania z ogłoszenia” stają się kandydatami. Dla każdego kandydata rejestruje się prezentację i ankietę osobową – tylko dopuszczalne pytania, stopniowane według etapu procesu.

Zgoda i zdolność kredytowa

Przed weryfikacją wypłacalności kandydat wyraża zgodę (tekst z sumą kontrolną, podpis na ekranie, papierze lub przez e-mail; odwołalna w każdej chwili). Zapytanie do KSV1870 (Austria) lub SCHUFA (Niemcy) wymaga umowy z dostawcą – do tego czasu w firmach demonstracyjnych działa w trybie testowym, wyraźnie oznaczonym jako „brak rzeczywistej informacji”. Możliwe do użycia bez umowy: przesłanie raportu przedłożonego przez kandydata i wpisanie wyniku. Zapisywany jest tylko status sygnalizacji świetlnej; po odrzuceniu dane są anonimizowane po upływie terminu.

Umowa najmu z podpisem

Po akceptacji umowa jest generowana z szablonu z Państwa kwotami; kaucja jest weryfikowana przez DivineMind pod kątem kwoty maksymalnej (§ 551 BGB). Umowa na czas nieokreślony nie wymaga formy szczególnej: najemca podpisuje na ekranie lub przez link na telefonie, zarządca podpisuje również. Jeśli umowa wymaga formy pisemnej (na czas określony, długa rezygnacja z wypowiedzenia), dopuszczalny jest tylko papier z podpisem własnoręcznym lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Opcja „Zakończ umowę” tworzy nowy stosunek najmu.

Kaucja i wprowadzenie się

Kaucja jest wpisywana w nowej umowie – w formie pieniężnej wyłącznie na rachunku kaucji nieruchomości, oddzielonym od rachunku bieżącego obiektu. Przy wprowadzeniu się: protokół wprowadzenia ze stanami liczników, „Oblicz podgląd” i „Zaksięguj naliczenie” dla pierwszego miesiąca (co tworzy konto rozrachunkowe najemcy) oraz „Zgłoś zmianę użytkownika” jako plik ARGE dla firmy pomiarowej. Po wykonaniu wszystkich kroków należy zamknąć zmianę najemcy. AIRIS w każdej chwili zna aktualny stan.

Wprowadzanie firmy rozliczeniowej

W sekcji „Firma rozliczeniowa” należy wybrać dla każdej nieruchomości dostawcę, format wymiany danych (ARGE-HeiWaKo 3.10 lub plik odczytów) oraz swój numer klienta i numer nieruchomości u dostawcy.

Wczytywanie plików

Prześlij plik firmy rozliczeniowej i uruchom przebieg próbny. Pliki ARGE: stany liczników trafiają do odczytów, wyniki rozliczenia dla każdego użytkownika są zapisywane do próby krzyżowej. Pliki odczytów (CSV/Excel) są rozpoznawane po nazwach kolumn – przypisanie jest widoczne przed zatwierdzeniem. Profile dostawców bez umowy nie są weryfikowane z oryginalnymi plikami.

Zgłaszanie zmiany użytkownika

Opcja „Pobierz” lub „Utwórz i zapisz w aktach” generuje plik ARGE ze wszystkimi użytkownikami i okresami zamieszkania w okresie rozliczeniowym, łącznie z pustostanami. W module zmiany najemcy funkcja „Zgłoś zmianę użytkownika” zgłasza tylko dany lokal.

Zdalny odczyt

Właściciele i administratorzy aktywują interfejs: bramka radiowa lub firma rozliczeniowa przesyła stany liczników z kluczem do DivineMind; przechodzą one tę samą weryfikację, co każdy import. Klucz jest wyświetlany tylko raz.

Zakładki „Eksploatacja” i „Biuro”

W nieruchomości zakładka „Eksploatacja” grupuje szkody, zlecenia, „Urządzenia i przeglądy” oraz terminy domu, zakładka „Biuro” okólniki, usługodawców, listę najemców i klucze. W obrębie wszystkich nieruchomości można uzyskać dostęp do tych samych list z „Obiekt i biuro”.

Zgłoszenie szkody z e-maila

W „Szkody i zgłoszenia” blok „Z telefonu i e-maila” pokazuje zgłoszenia szkód z e-maili na Państwa połączoną skrzynkę pocztową. Zgłaszający jest rozpoznawany na podstawie Państwa bazy kontaktów i przypisywany do właściwej jednostki; jeśli pasuje tylko nazwa, nie jest sugerowane – przypisują Państwo sami. Utworzenie następuje zgodnie z Państwa ustawieniem autonomii lub za pomocą „Utwórz jako zgłoszenie”; na życzenie zgłaszający otrzymuje potwierdzenie odbioru.

Wykonawcy: oferty i zlecenia

W „Zlecenia” rozpoczyna się „Zleć zadanie” – ze szkody lub bezpośrednio. „Zapytaj usługodawcę” i „Wyślij zapytania” zbierają oferty, „Zarejestruj ofertę” je wprowadza; porównanie pokazuje różnicę do najtańszej. Od Państwa limitu kwotowego druga osoba zatwierdza („Zatwierdź ten stan”), następnie następuje „Zleć”. W „Informacje dla wykonawcy” określają Państwo, co zostanie przekazane. Po „Zarejestruj odbiór” rejestr terminów wprowadza gwarancję.

Obowiązki przeglądowe urządzeń

W „Urządzenia i przeglądy” rejestrują Państwo windy, ogrzewanie, czujniki dymu i inne urządzenia. System oblicza terminy przeglądów na podstawie prawa, normy i umowy – z podstawą prawną: obowiązek dotyczący czujników dymu i odpowiedzialność dla wszystkich 16 niemieckich i 9 austriackich krajów związkowych, winda dla wszystkich austriackich krajów związkowych. Jeśli dla danego kraju nie ma uregulowania, widnieje tam „nieuregulowane” zamiast wymyślonego terminu. Obowiązek przeglądu ustawowego można wyłączyć tylko z uzasadnionego powodu.

Rejestr terminów

„Przeglądy i terminy” pokazuje „Terminy przeglądów” i „Terminy” z etykietą Prawo, Umowa, Norma lub Ustawienie Państwa zarządu. Każdy termin ma osobę odpowiedzialną; jeśli w „Ustawieniach” włączono „Terminy dodatkowo jako termin w kalendarzu”, widnieje on również w kalendarzu. „Zsynchronizuj teraz” aktualizuje rejestr; termin można odrzucić tylko z uzasadnieniem.

Święta w miejscu

Terminy i czasy reakcji uwzględniają ustawowe święta w każdym kraju związkowym i gminie. Które obowiązują, widzą Państwo w zakładce „Przegląd” nieruchomości w sekcji „Święta w miejscu”. Jeśli brakuje gminy, objęty termin jest „nieokreślony”.

Protokół przekazania

„Nowe przekazanie” → „Utwórz i rozpocznij” otwiera protokół przekazania; pomieszczenia, liczniki i klucze są wstępnie wypełniane z lokalu i ostatniego protokołu. Wady ze zdjęciami i podpisy obu stron znajdują się następnie w pliku PDF.

Okólniki i ogłoszenia

W zakładce „Biuro” w sekcji „Okólniki” klikają Państwo „Napisz okólnik”, wybierają w „Do kogo?” role i „Określ odbiorców”. „Sprawdź” pokazuje, co należy zmienić; po „Zatwierdź” powstaje list dla każdego odbiorcy, list seryjny i ogłoszenie w formacie PDF. E-maile są wysyłane indywidualnie do każdego odbiorcy, poczta jest drukowana jako list seryjny. Wypowiedzenia i inne oświadczenia wymagające formy pisemnej nie są wysyłane jako okólniki.

Lista najemców

W zakładce „Biuro” „Lista najemców” pokazuje spis najemców nieruchomości – „Pobierz jako Excel” lub „Pobierz jako PDF”.

Otwórz katalog zasad

W menu „Katalog zasad” znajdują się wszystkie zasady, według których DivineMind klasyfikuje i oblicza. Filtruj według Austrii lub Niemiec, według prawa i według typu.

Zrozumienie zasady

Każda zasada pokazuje warunek, wynik, podstawę prawną, źródło ze stanem źródłowym, ważność i jej przypadki testowe. Zastąpione wersje pozostają widoczne; otwarte pytania do prawnika są oznaczone.