Gastronomia i hotelarstwo

• MHD / FEFO: Asortyment posortowany według daty ważności — odpisz ze stanu lub zleć AIRIS ponowne zamówienie.
• Samokontrola HACCP: Rejestrowanie temperatur chłodniczych/mroźniczych; odchylenia są natychmiast sygnalizowane na czerwono.
• Rejestracja czasu pracy i książka zmian: Pracownicy rejestrują wejścia/wyjścia według stanowiska — rzeczywiste śledzenie czasu pracy.
• Stemplowanie w lokalizacji: W sekcji Rejestracja czasu pracy właściciele, administratorzy i menedżerowie mogą ustawić regułę „Stemplowanie tylko w lokalizacji” dla każdej placówki na mapie, określając „Promień w metrach”. Wówczas stemplowanie jest możliwe tylko wtedy, gdy telefon znajduje się w określonym promieniu — w aplikacji i w wersji webowej.

• Księga rezerwacji: Widok dzienny z osią czasu pod Księga rezerwacji — Stoły × Godzina, kliknięcie wolnego pola tworzy rezerwację (liczba osób, czas trwania, stół automatycznie lub stały).
• Stoły i obszary: w sekcji „Zarządzaj stołami” tworzą Państwo stoły z miejscami siedzącymi i przypisują je bezpośrednio do obszaru (np. sala główna lub taras) — nowe obszary tworzą Państwo w tym samym oknie dialogowym.
• Życzenia gości i alergie: prawdziwe pola w rezerwacji i w kontakcie CRM — Ostrzeżenia o alergiach pojawiają się na czerwono w widoku dziennym i są automatycznie przenoszone dla stałych gości.
• Potwierdzenie dla gościa: Potwierdzenie przez WhatsApp bezpośrednio z książki rezerwacji jeszcze nie istnieje (pojawi się po zatwierdzeniu przez Meta) — potwierdzenie wysyła Państwa zespół samodzielnie.
• Rezerwacja telefoniczna: Proszę odebrać telefon i wprowadzić rezerwację do książki rezerwacji. Przyjmowanie telefonu przez SI nie jest obecnie dostępne.

• W Wydarzenia określają Państwo okazję, termin, liczbę osób, salę lub stoliki, menu z artykułów POS (cena za osobę), pakiet napojów, harmonogram i alergie.
• Opcja „Utwórz ofertę” generuje ofertę jako PDF premium przez standardową funkcję ofert. Po akceptacji „Potwierdź” blokuje stoliki w księdze rezerwacji — przy kolizji system wskaże konflikt i nie dokona rezerwacji.
• Następnie faktura zaliczkowa (np. 30%, z wyszczególnieniem stawek VAT) i faktura końcowa z rzeczywistą liczbą osób — zaliczka jest odliczana automatycznie. Karta bankietowa (BEO) w PDF to arkusz dla kuchni i obsługi.
• Kuchnia i zespół otrzymują przypomnienie 2 dni wcześniej oraz w dniu wydarzenia o 08:00 (czas lokalny lokalu) z liczbą gości, menu i alergiami.

• W sekcji Piekarnia → „Konfiguracja” określa się lokalizację piekarni, zamawiające filie, godzinę graniczną (czas lokalny dla zamówień na kolejny dzień) oraz trasę dostawy. Dla każdego artykułu definiuje się ciasto, piec, czas pieczenia i rozmiar blachy.
• Zamówienie filii: Każda filia otrzymuje rano wstępnie wypełnioną propozycję zamówienia i wysyła ją przed upływem terminu — na kasie w menu „Filia” lub przez przeglądarkę w „Zamówienia filii”. Po tym czasie zmiany może wprowadzać tylko piekarnia/kierownictwo; modyfikacje są odpowiednio oznaczone.
• Lista wypieków: suma wszystkich wysłanych zamówień filii i zamówień w przedsprzedaży, pogrupowana według ciasta, pieca i czasu pieczenia, z uwzględnieniem blach — dostępna także w PDF. Funkcja „Zaksięguj jako upieczone” przyjmuje towar na magazyn piekarni.
• Dostawa: Funkcja „Wyjazd” generuje dowód dostawy (przesunięcie międzymagazynowe) dla każdej filii; filia potwierdza odbiór i rejestruje ewentualne niezgodności wraz z powodem.
• Zwroty wieczorne: rejestracja niesprzedanych artykułów i ich przeznaczenia (odpis, sklep socjalny, Too Good To Go, personel, zwrot do piekarni) oraz godziny wyprzedania towaru. Na tej podstawie wyliczana jest stopa zwrotów dla filii, artykułu i dnia.
• Prognoza: przejrzyste obliczenia oparte na tych samych dniach tygodnia, trendzie, pogodzie, świętach, czasie wyprzedania oraz zapasie bezpieczeństwa wynikającym z marży. Funkcja „Sposób obliczenia” pokazuje każdy krok, a podsumowanie porównuje prognozę ze stanem faktycznym. Automatyczne wysyłanie przez AIRIS wymaga włączenia odpowiedniego poziomu autonomii.
• Ustawienie dla placówki: W zakładce „Prognoza” w sekcji „Ustawienie sugestii zamówienia” można wybrać między „zrównoważone” (jak najmniej zwrotów, bez częstego wyprzedania) a „oszczędne” (jeszcze mniej zwrotów, ale częstsze wyprzedanie). Poniżej znajduje się informacja, jak wyglądałyby zwroty i wyprzedania przy drugim ustawieniu w tym samym okresie. Ten sam wybór znajduje się w „Ustawieniach” w kolumnie „Sugestia”; obowiązuje od następnej sugestii zamówienia dla danej placówki.
• Zamówienia z wyprzedzeniem: torty i półmiski z terminem odbioru, filią i klientem z CRM; zadatek jest rozliczany standardową fakturą zaliczkową. Ilości trafiają na listę wypieków w dniu odbioru, a zespół otrzymuje powiadomienie o 07:00.

• W każdej kartotece kontaktu znajduje się zakładka „Ochrona danych”: informacja wg Art. 15 jako PDF oraz pełna kopia danych wg Art. 20 jako plik JSON — z rezerwacjami, połączeniami, e-mailami, rachunkami i zgodami.
• Wnioski są rejestrowane jako sprawy z datą wpływu i terminem (1 miesiąc); właściciele i administratorzy otrzymują przypomnienie na 7 dni przed upływem terminu.
• Usunięcie wg Art. 17: próba wstępna wskazuje dane do usunięcia, anonimizacji lub zachowania z uwagi na obowiązek przechowywania. Faktury i paragony pozostają nienaruszone (pseudonimizowane); operację mogą wykonać tylko właściciele i administratorzy, a protokół usunięcia dostępny jest w PDF.

• Eksport audytu: w Listy kontrolne HACCP w zakładce „Historia” można pobrać pełną historię list kontrolnych w formacie CSV lub PDF dla nadzoru żywności (okres do wyboru, odchylenia zaznaczone).
• Powiązanie z urządzeniami chłodniczymi: Punkty kontroli temperatury można przypisać do urządzeń zarządzanych w Urządzenia chłodnicze — nazwa urządzenia pojawia się podczas rejestracji, w historii i w eksporcie audytu.
• Zapomniane kontrole: Codziennie rano o 07:00 system sprawdza, które listy kontrolne są otwarte lub zaległe. Osoby odpowiedzialne otrzymują zadanie z liczbą otwartych i zaległych kontroli oraz powiadomienie w dzwonku — nie muszą Państwo nic włączać.

• Oba punkty menu otwierają gotowy szablon w edytorze przepływu pracy — nic jeszcze nie działa. Proszę sprawdzić nazwę, wyzwalacz i kroki, zapisać za pomocą „Zapisz”, a następnie aktywować przepływ pracy. Za pomocą „Testuj” można go wcześniej wypróbować (najpierw zapisać).
• Przepływ pracy No-show (Gastro › Przepływ pracy No-show): Wyzwalacz „ręczny” dla kontaktu, czyli gościa. Krok 1 wysyła mu uprzejme przypomnienie o dzisiejszej rezerwacji z prośbą o krótkie potwierdzenie (tekst od SI), krok 2 czeka jeden dzień, krok 3 informuje Państwa „Sprawdź No-show i w razie potrzeby podejmij działania”.
• Zamówienia (Gastro › Zamówienia): Szablon „Uruchom ponowne zamówienie” z harmonogramem cotygodniowym w poniedziałek rano (można zmienić w wyzwalaczu). Informuje „Sprawdź potrzebę zamówienia — artykuły poniżej minimalnego stanu” i tworzy zadanie „Uruchom zamówienie u dostawcy”, z terminem realizacji następnego dnia. Samo zamówienie nie jest generowane — robi to codzienna sugestia zamówienia w magazynie (patrz poniżej).
• E-maile do gości wysyłane są automatycznie tylko w takim zakresie, na jaki pozwala Państwa przycisk autonomii dla automatyzacji — w przeciwnym razie e-mail czeka na Państwa zatwierdzenie. Wykonane uruchomienia można zobaczyć w Automatyzacja › Uruchomienia.

• Na czacie AIRIS: wysłać fakturę jako zdjęcie lub PDF, AIRIS zapyta „Czy mam to zaksięgować w magazynie?”. To, czy AIRIS zaksięguje bezpośrednio, czy poczeka na Państwa zatwierdzenie, określa Państwa przycisk autonomii dla magazynu.
• Codzienna sugestia zamówienia: W sekcji Automatyczne ponowne zamawianie system codziennie rano sprawdza aktywne reguły ponownego zamawiania i tworzy szkic zamówienia dla każdego dostawcy; właściciele, administratorzy i menedżerowie otrzymują powiadomienie. „Sprawdź teraz” uruchamia sprawdzenie natychmiast. Przeterminowane partie nie są brane pod uwagę jako stan magazynowy. To, czy szkic jest tylko sugerowany, przedstawiany do zatwierdzenia, czy wysyłany bezpośrednio do dostawcy, decyduje przycisk autonomii.

Reguły ponownego zamawiania, zamówienia i FEFO są szczegółowo opisane w rozdziale Magazyn i zapasy.

Ustawienia, plan stolików, obsługa kasy, ekran kuchni i drukarka są szczegółowo opisane w rozdziale DivinePOS — system kasowy. Tutaj znajduje się informacja, co dochodzi w codziennej pracy gastronomii.

• Wiele firm: Jeśli posiadają Państwo kilka firm z kasą, po zalogowaniu wybierają Państwo firmę na stronie pos.divinemind.ai/firmenwahl. Wybór pozostaje zapamiętany; można go zmienić w dowolnym momencie w panelu administracyjnym poprzez menu profilu → „Zmień firmę”. Aktywowana kasa każdej firmy jest zapamiętywana przez urządzenie — przy powrocie wystarczy PIN.
• Napiwki: W oknie dialogowym płatności w sekcji „Napiwek” wybrać „Brak”, „Zaokrąglij” lub „Własna kwota” — także przy „Podzielonej płatności” (gotówka i karta). Napiwek nie jest obrotem i nie znajduje się w podpisanym kwocie. W raportach „Obroty na kelnera” pokazują się obroty i napiwki na osobę; paragon Z wykazuje napiwki na kelnera, z podziałem „w tym bezgotówkowe, do wypłaty”. Sposób wypłaty napiwków bezgotówkowych (gotówką z kasy lub przez listę płac) decydują Państwo sami — nie są one automatycznie księgowane.
• Otwarta faktura przy ladzie: Kasa → przycisk „Faktura”, wyszukać fakturę i zapłacić gotówką lub kartą. Kwota pochodzi z faktury, powstaje podpisany paragon fiskalny, faktura jest następnie opłacona. Na paragonie Z płatność znajduje się w osobnym bloku „Płatności na fakturach” i nie jest liczona dwukrotnie jako obrót.
• Wyświetlanie gotowości do odbioru: Na ekranie kuchni przycisk „Odbiór” otwiera wyświetlacz klienta dla ekranu przy ladzie — „W przygotowaniu” i „Gotowe do odbioru” z numerem odbioru, do zabrania i przy ladzie. Gdy kuchnia zgłosi zamówienie jako gotowe, numer zmienia się na „Gotowe do odbioru”.
• Zamknięcie dnia: Paragon Z jest generowany każdego ranka o 05:00 czasu lokalnego Państwa lokalu dla zakończonego dnia roboczego — z obrotami według stawki podatkowej i metody płatności oraz napiwkami na kelnera. Zamknięcie ręczne jest nadal możliwe; żadne zamówienie nie zostanie policzone dwukrotnie.

• Skróty pojawiają się na kafelku kasy, na wydruku kuchennym i na ekranie kuchni. Na paragonie dla klienta, przy dodatkach i w menu online nie ma alergenów — od tego jest karta alergenów.
• Marża na danie: W sekcji Raporty → zakładka „Marża na danie” kasa netto oblicza z receptury i ostatniej ceny zakupu — z kosztem towaru i wskaźnikiem Food Cost na danie. Jeśli brakuje ceny zakupu dla składnika, informacja ta pojawi się przy daniu zamiast wymyślonej liczby. Receptury należy prowadzić w sekcji Magazyn › Przypisanie.

• Kupony wartościowe: Przy kasie przycisk „Kupon” → „Sprzedaj” lub „Sprawdź pozostałą wartość”. Kod wraz z QR znajduje się na paragonie i można go zrealizować w każdej placówce, także w kilku krokach — w oknie dialogowym płatności w sekcji „Zrealizuj kupon”. Sprzedane i otwarte kupony można zobaczyć w zapleczu w zakładce „Kupony”.
• W zakładce „Raport” widzą Państwo członków, stemple, nagrody i kupony dla każdej placówki. Reklama SMS-em lub WhatsApp do posiadaczy kart tylko wtedy, gdy gość wyraził na to osobną zgodę.

• Strona „Kasa fiskalna (RKSV)” w zapleczu kasy w Ustawieniach: status każdej kasy, dane dla FinanzOnline, lista paragonów, „Eksport DEP” i „Sprawdź łańcuch”. Sprawdzenie kontroluje podpisy, numery paragonów, powiązanie, liczniki obrotów, paragon startowy, awarie i kody QR. Każda kasa ma swój własny łańcuch podpisów.
• Paragony zerowe, miesięczne, roczne i końcowe tworzy się na tej samej stronie. Paragon końcowy wycofuje kasę z eksploatacji na stałe — nie można tego cofnąć.
• Awaria modułu podpisu: Kasa nadal przyjmuje płatności; paragony zawierają adnotację „Sicherheitseinrichtung ausgefallen”. Gdy moduł jest ponownie dostępny, tworzony jest podpisany paragon zbiorczy dotyczący awarii. Na kasie demonstracyjnej można to zademonstrować za pomocą „Symuluj awarię”.
• Dalsze przyjmowanie płatności bez internetu — także w przeglądarce: Jeśli kasa wyświetla „Gotowa do pracy offline”, działa ona nadal w przypadku awarii sieci, nawet po ponownym załadowaniu strony. Zamówienia i płatności trafiają do „Kolejki offline” na tym urządzeniu; gość otrzymuje paragon zastępczy bez QR („KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG”).
• Gdy połączenie sieciowe zostanie przywrócone, transakcje są przesyłane w kolejności ich rejestracji — nigdy podwójnie — i podpisywane adnotacją „Nacherfassung” oraz rzeczywistym czasem sprzedaży. Za pomocą „Drukuj podpisany paragon dla gościa” gość otrzymuje następnie swój podpisany paragon. Jeśli urządzenie nie ma drukarki, kasa informuje o konieczności przekazania zamówienia ustnie do kuchni — wydruk kuchenny nie jest drukowany ponownie.

• Obsługa placówek: Kasy, ceny (w zapleczu kasy w sekcji Produkty, asortyment dla każdej placówki) i księga kasowa są prowadzone dla każdej placówki. „Kokpit sieci” w zapleczu kasy porównuje placówki, w tym programy lojalnościowe.
• Księga kasowa (Gastro & Hotel › Księga kasowa): Gotówka z zamknięcia dnia trafia automatycznie do księgi kasowej placówki, z potwierdzonym łańcuchem haszy.
• DATEV: W sekcji Doradca podatkowy można wyeksportować stos księgowy DATEV jako plik CSV — z rozwiązaniem kasowym, w Austrii w planie kont SKR07, w Niemczech SKR03 lub SKR04. Obrót kartą z kasy jest księgowany jako tranzyt pieniężny. Jest to plik, a nie interfejs.

• AIRIS odpowiada na podstawie Państwa własnych danych, na przykład: „Ile obrotów i napiwków miał każdy kelner dzisiaj?”, „Kto jest dzisiaj na służbie?”, „Które dania nie zawierają glutenu?” lub „Ile rogalików powinna zamówić placówka na jutro?” — wraz ze sposobem obliczenia.
• AIRIS może podejmować działania (zamawiać, księgować, wysyłać) tylko w takim zakresie, na jaki pozwala Państwa przycisk autonomii.

Wszystkie narzędzia dla danej branży znajdują się w rozdziale Możliwości AIRIS w podziale na branże — wszystkie narzędzia.

• Dodawanie dostawcy: Ręczne wprowadzanie dostawców żywności w sekcji Dostawcy.
• Dodawanie pracownika: bez adresu e-mail → AIRIS-PIN, za pomocą którego pracownik loguje się do aplikacji.
• Zgłoszenie zwolnienia lekarskiego: Składanie wniosku o nieobecność (choroba) — pojawia się natychmiast na liście zespołu.
• Zwalnianie zamówień: Weryfikuj i zatwierdzaj zamówienia pracowników pod adresem Zapytania o zamówienie, a następnie wysyłaj je bezpośrednio jako e-mail do dostawcy za pomocą przycisku „Bestellung senden” (status automatycznie zmieni się na „bestellt”).