Kasa rejestrująca dla gastronomii i handlu: menu, plan stołów, kasowanie, wydruk paragonów, fiskalizacja RKSV (austriacki system bezpieczeństwa kas fiskalnych) i zamknięcie dobowe. Kasa działa w przeglądarce pod adresem pos.divinemind.ai/terminal, a panel Backoffice pod adresem pos.divinemind.ai/business.
Od zera do pierwszego paragonu
Najkrótsza droga od pustego konta do pierwszego opłaconego zamówienia. Każdy krok trwa kilka minut; nie potrzebują Państwo do tego żadnego dodatkowego urządzenia — wystarczy tablet lub komputer z przeglądarką.
1 · Konto i firma
Należy zarejestrować się na divinemind.ai i wprowadzić dane firmy — adres, numer identyfikacji podatkowej oraz dane bankowe. Informacje te będą później widoczne na każdym paragonie.
2 · Aktywacja kasy fiskalnej
W Ustawienia → Moje moduły przy systemie kasowym kliknij „Wyślij e-mail konfiguracyjny”: Pierwsza kasa zostanie utworzona, a kod aktywacyjny otrzymasz e-mailem. W pakietach za 749 € i 999 € kasa jest wliczona w cenę — na tyle urządzeń, ile Państwo potrzebują.
3 · Tworzenie i udostępnianie artykułów
Należy zarządzać artykułami w DivineMind jak zwykle i udostępnić je dla kasy. Na początek wystarczy kilka pozycji — kolejne można dodać w dowolnym momencie.
4 · Aktywacja kasy
W panelu administracyjnym (Backoffice) należy utworzyć kasę; otrzymają Państwo kod aktywacyjny. Należy go wprowadzić na urządzeniu — w ten sposób kasa zostanie na stałe przypisana do Państwa firmy.
5 · Konfiguracja fiskalizacji
Należy skonfigurować jednostkę sygnującą i wygenerować Startbeleg (paragon początkowy). Do celów ćwiczeniowych dostępny jest tryb demonstracyjny, który generuje dokładnie takie same paragony — jednak bez skutków prawnych.
6 · Rozliczenie pierwszego zamówienia
Pracownicy logują się za pomocą kodu PIN, dotykają artykułu, wybierają metodę płatności. Paragon jest podpisywany i drukowany; podsumowanie dzienne kasa wykonuje automatycznie o 05:00 czasu lokalnego, na życzenie można je również uruchomić ręcznie.
Konfiguracja kasy
Aktywacja kasy fiskalnej
Kasa jest bezpłatnie zawarta w pakietach za 749 € i 999 €, bez dodatkowych opłat za każdą kasę. W Ustawienia → Moje moduły przy systemie kasowym kliknij „Wyślij e-mail konfiguracyjny”: Pierwsza kasa zostanie utworzona, a kod aktywacyjny otrzymasz e-mailem.
Wybór trybu pracy: Gastronomia lub Handel detaliczny
Podczas konfiguracji w sekcji Ustawienia należy wybrać jeden z dwóch trybów pracy: Gastronomia (z planem stołów) lub Handel detaliczny (bez planu stołów). W przypadku Handlu detalicznego plan stołów zostaje obowiązkowo wyłączony, a kasa nie przyjmuje już zamówień na stoły — działa wyłącznie jako sprzedaż przy ladzie. W ramach trybu Gastronomia można dodatkowo indywidualnie włączać lub wyłączać plan stołów, na przykład dla kawiarni prowadzącej wyłącznie sprzedaż przy ladzie.
Tworzenie kasy
Kolejne kasy tworzy się w Ustawienia → Moje moduły → System kasowy w sekcji „Zarządzaj kasami” (np. Lada 2, Ogródek), opcjonalnie z oddziałem. Każda nowa kasa otrzymuje kod aktywacyjny w formacie K7MF-P2XR; „Nowy kod” zastępuje go, stary kod traci ważność.
Aktywacja urządzenia
Na urządzeniu należy otworzyć pos.divinemind.ai/terminal, zalogować się i wpisać kod aktywacyjny. Następnie urządzenie pozostaje połączone i regularnie zgłasza się jako aktywne.
Wiele artykułów przez CSV lub Excel
W sekcji Produkty → „Nowy produkt” → „Import pliku” wybierz listę artykułów (.csv lub .xlsx). Po podglądzie zaimportuj artykuły, zaznaczając opcję „Aktywuj bezpośrednio w kasie”: artykuły będą od razu dostępne do sprzedaży w kasie i możliwe do zeskanowania za pomocą kodu kreskowego. Kategorię kasy przypiszesz później w panelu administracyjnym.
- Liczba kas nie jest ograniczona. Kasę, której Państwo już nie potrzebują, można dezaktywować za pomocą opcji „Dezaktywuj” i ponownie aktywować za pomocą opcji „Aktywuj ponownie”. Dezaktywacja nie kończy pracy kasy fiskalnej zgodnie z RKSV — do tego służy paragon końcowy.
- Kasa internetowa działa na każdym urządzeniu z przeglądarką — tablecie, laptopie lub komputerze kasowym. Aplikacja na urządzenia kasowe z systemem Android (Sunmi) pojawi się w następnej aktualizacji aplikacji.
- W ustawieniach wybierają Państwo typ działalności: gastronomia (ze stolikami) lub handel detaliczny (sprzedaż ladowa). Wybór ten decyduje o tym, jakie funkcje w ogóle pojawią się na kasie.
- Tryb pracy można zmienić w późniejszym czasie. Po przełączeniu na Handel detaliczny plan stołów znika z kasy; Państwa obszary i stoły pozostają zapisane i będą natychmiast ponownie dostępne po powrocie do trybu Gastronomia.
Artykuły dla kasy
Istnieje dokładnie jedna baza artykułów i znajduje się ona w DivineMind. To, co tam Państwo wprowadzają, sprzedają Państwo na kasie — z tą samą ceną, tą samą stawką podatkową i tym samym stanem magazynowym. W samej kasie nie tworzą Państwo żadnych artykułów.
Zarządzanie artykułami w DivineMind
Tak jak zwykle w sekcji Produkty: nazwa, cena, stawka podatkowa, numer artykułu, kod kreskowy i stan magazynowy. Dane te dotyczą w równym stopniu oferty, faktury, jak i kasy.
Udostępnianie dla kasy
Włączają Państwo przy artykule przełącznik dla kasy i wybierają kategorię kasową. Tylko zatwierdzone artykuły pojawiają się na przyciskach sprzedaży — Państwa artykuł magazynowy dla warsztatu nie musi pojawiać się na kasie.
Określanie kategorii kasowej
Kategoria określa stawkę podatkową, jeśli nie została ona przypisana do artykułu, a także kolejność przycisków i drukarkę zamówień: dania do kuchni, napoje do baru.
Warianty i dodatki
Warianty to wersje tego samego artykułu (0,3 l / 0,5 l) z własną ceną lub dopłatą. Dodatki są domawiane (dodatkowy ser, frytki zamiast sałatki) — z maksymalną ilością i, jeśli to konieczne, jako wybór obowiązkowy. Obie te pozycje wprowadzają Państwo w kasie, ponieważ występują one tylko tam.
- Jeden stan magazynowy dla wszystkiego: jeśli kasa sprzedaje artykuł, ten sam stan magazynowy zmniejsza się tak samo, jak w przypadku dowodu dostawy. Storno powoduje ponowne zaksięgowanie. Usługi — na przykład godzina naprawy — nie są odliczane ze stanu magazynowego.
- Zmiana ceny w jednym miejscu: nowa cena w DivineMind obowiązuje natychmiast na każdej kasie, bez konieczności ponownego wprowadzania danych.
- Jeśli przy artykule nie zapisano stawki podatkowej, zastosowanie ma stawka przypisana do kategorii kasowej. Dla artykułów z rzeczywistą stawką zerową tworzą Państwo kategorię z wartością 0%.
- Artykuły, których już Państwo nie prowadzą, należy usunąć z kasy lub oznaczyć jako nieaktywne. Stare paragony pozostają w pełni czytelne, ponieważ każdy dokument rejestruje nazwę i cenę z momentu sprzedaży.
Pomieszczenia & stoły
Ta sekcja dotyczy trybu pracy Gastronomia. W handlu detalicznym nie ma planu stołów — informacje o tym, jak działa tam kasa, znajdują się w następnej sekcji „Kasa w handlu”.
- Najpierw tworzą Państwo obszary — salę dla gości, taras, kameralną salę (Stüberl). Następnie przypisują Państwo stoły do każdego obszaru, określając nazwę, liczbę miejsc siedzących i kształt (okrągły, prostokątny, podłużny).
- Na planie stołów rozmieszczają Państwo stoły tak, jak są one ustawione w lokalu. Kasa pokazuje ten sam plan, aby Państwa personel łatwo rozpoznawał stoły.
- Zajęty lub wolny: stół jest uznawany za zajęty, gdy przypisane jest do niego otwarte zamówienie — kasa wyświetla wtedy numer zamówienia i bieżącą sumę. Dotknięcie otwiera rachunek.
- Stołu z otwartym zamówieniem nie można usunąć. Należy najpierw przyjąć płatność lub anulować zamówienie, a dopiero potem go usunąć.
- W przypadku działalności detalicznej mogą Państwo wyłączyć plan stołów w ustawieniach; kasa działa wtedy wyłącznie w trybie sprzedaży przy ladzie.
Projektowanie planu stołów
Plan stołów to coś więcej niż lista stołów: pozwala on odzwierciedlić rzeczywisty wygląd Państwa sali. Dzięki temu Państwa personel łatwo rozpozna układ pomieszczenia, zamiast uczyć się numerów stołów na pamięć. Plan znajdą Państwo w panelu administracyjnym (Backoffice) w zakładce Restauracja → Stoły, w widoku „Układ”.
Rozpoczęcie od szablonu
W sekcji „Szablony” mogą Państwo jednym kliknięciem ustawić plan typowego lokalu — restauracji, kawiarni/bistro, baru/pubu lub tarasu. Szablon zawiera już ściany, bar, kuchnię, toaletę i wejście. Jedynie dodaje on nowe elementy i nigdy nie usuwa tego, co zostało już przez Państwa skonfigurowane.
Aranżacja sali
Obiekty są podzielone na trzy grupy: Budynek (ściana, okno, drzwi, wejście, schody, kolumna, ścianka działowa), Obszary robocze (bar, lada, kuchnia, toaleta, magazyn, bufet) oraz Wyposażenie (roślina, dywan, sofa, kominek, dekoracja, etykieta). Wystarczy wybrać obiekt, a następnie kliknąć w odpowiednim miejscu na planie. Z kolei ściany, okna i dywany można rozciągnąć do pożądanego rozmiaru.
Przeciąganie stołów
Nowo utworzone stoły znajdują się początkowo na liście „Nierozmieszczone”. Proszę przeciągnąć je na odpowiednie miejsce na sali. Za pomocą niebieskich uchwytów mogą Państwo zmienić ich rozmiar, a funkcja „Obróć” umożliwia regulację kąta nachylenia w krokach co 15 stopni.
Wgrywanie własnego planu
Jeśli posiadają Państwo rzut poziomy od architekta lub odręczny szkic, mogą go Państwo wgrać w sekcji „Obraz planu”. Obraz ten wyświetli się jako półprzezroczyste tło pod planem, co pozwoli Państwu na bezpośrednie rozmieszczenie stołów na jego podstawie.
- Sześć kształtów stołów: okrągły, prostokątny, podłużny, owalny, loża oraz stolik wysoki. Kształt wybierają Państwo podczas tworzenia stołu lub mogą go Państwo zmienić w dowolnym momencie.
- Wokół każdego stołu wyświetlana jest taka liczba krzeseł, jaka odpowiada przypisanym do niego miejscom siedzącym. Dzięki temu Państwa personel od razu widzi, czy dany stół pomieści całą grupę gości.
- Funkcja „Przyciągaj do siatki” powoduje automatyczne dopasowanie obiektów, dzięki czemu ściany i stoły są idealnie wyrównane. W celu wykonania precyzyjnych zmian mogą Państwo tę funkcję wyłączyć.
- Skala powiększenia wynosi od 50 do 160 procent — jest to niezwykle pomocne w przypadku dużych sal z wieloma stołami.
- Każda strefa ma swój własny plan. Salę główną, taras czy kameralną salkę mogą Państwo skonfigurować po kolei.
- Stoły usuwa się w widoku listy, a nie bezpośrednio na planie — plan służy wyłącznie do rozmieszczania stołów.
Zestawianie stołów i łączenie rachunków
Dwie czynności, które w codziennej obsłudze często idą w parze, ale oznaczają zupełnie co innego — dlatego system kasowy rozróżnia je. „Zestawianie” dotyczy fizycznych mebli, natomiast „łączenie” odnosi się do rachunków.
Zestawianie stołów (fizyczne meble)
W przypadku wizyty większej grupy gości mogą Państwo zsunąć kilka stołów w jeden wspólny stół. W tym celu należy wybrać na kasie opcję „Zestaw stoły”, wskazać odpowiednie stoły i zatwierdzić wybór. Na planie zostaną one wówczas otoczone wspólną ramką zawierającą nazwę oraz łączną liczbę miejsc — dzięki temu każdy od razu widzi, które stoły są połączone. Ponowne dotknięcie zestawionego stołu spowoduje jego rozdzielenie.
Łączenie stołów (rachunki)
Jeśli goście zmieniają stolik lub siadają razem, proszę dotknąć opcji „Połącz stoły”, wybrać najpierw stolik z otwartym zamówieniem, a następnie stolik docelowy. Kasa zapyta, czy ma powstać z tego jeden wspólny rachunek, czy też bony mają pozostać oddzielne.
- Stół łączony jest często ustawiany jeszcze przed przybyciem gości. Dlatego jego zestawienie nie wymaga otwartego zamówienia – określa ono jedynie fizyczny układ stołów.
- Do stołu łączonego mogą należeć wyłącznie stoły z tego samego obszaru. Stołów z sali i tarasu nie można ze sobą łączyć.
- Rozdzielenie stołu łączonego nie wpływa na rachunki. Otwarte bony pozostają tam, gdzie były.
- Podczas łączenia przenoszone są wyłącznie nieopłacone zamówienia. Już wystawione paragony pozostają nienaruszone – paragon pozostaje paragonem.
Kto co może robić – kelnerzy, obszary, przekazanie zmiany
W większych lokalach przy tej samej kasie pracuje jednocześnie wiele osób personelu. Aby uniknąć sytuacji, w której ktoś przypadkowo nabija zamówienie na cudzy stolik lub rozlicza cudzy rachunek, każdy stolik jest przypisany do kelnera, który go otworzył.
Przypisywanie obszarów
W panelu administracyjnym (Backoffice) w sekcji Personel mogą Państwo przypisać każdemu pracownikowi jego obszary – na przykład taras dla jednej osoby, a salę dla drugiej. Pracownicy bez przypisanego obszaru mogą pracować wszędzie. Przypisanie obowiązuje w momencie otwarcia stolika.
Zezwalanie na doliczanie do cudzych stolików lub jego blokowanie
W ustawieniach mogą Państwo określić, czy współpracownicy mogą doliczać kolejne zamówienia do cudzych stolików. Domyślnie jest to dozwolone – w porze szczytu obiadowego przyda się każda pomocna dłoń. Jeśli wolą Państwo bardziej rygorystyczne zasady, można tę opcję wyłączyć.
Przekazanie zmiany
Na koniec swojej zmiany należy otworzyć plan stolików i dotknąć „Przekazanie zmiany”. Proszę wybrać pracownika, który przejmuje zmianę – wszystkie Państwa otwarte stoliki zostaną przypisane do tej osoby. Staje się ona głównym użytkownikiem i może dokonać ich rozliczenia.
- Płatność może przyjąć wyłącznie główny użytkownik przypisany do stolika. Jest to kelner, który go otworzył, lub osoba, której stolik został przekazany.
- Właściciel oraz kadra zarządzająca mają pełne uprawnienia: mogą dodawać zamówienia do cudzych stolików, przyjmować płatności oraz przekazywać zmiany w imieniu innych osób.
- Odpowiedzialny kelner jest widoczny na planie stolików. Mogą Państwo wyłączyć to wskazanie w sekcji „Pokazuj na stolikach”.
- W panelu administracyjnym (Backoffice) te blokady nie obowiązują – tam pracuje kadra zarządzająca, a nie obsługa kelnerska.
Ekran kuchenny
Zamiast papierowych bonów kuchnia może śledzić zamówienia na ekranie. Mogą go Państwo otworzyć w menu pod pozycją „Ekran kuchenny” – najlepiej na urządzeniu, które znajduje się na stałe w kuchni. Ekran aktualizuje się automatycznie co kilka sekund.
Odczytanie bonu
Każde otwarte zamówienie ma postać karty: zawiera nazwę stolika lub oznaczenie „Lada”, informację o konsumpcji na miejscu lub na wynos, a także wszystkie pozycje wraz z ilością, wariantami, dodatkami i życzeniami specjalnymi gościa.
Zmiana statusu pozycji
Proszę dotknąć dane danie, gdy rozpoczynają Państwo jego przygotowanie – jego status zmieni się na „w realizacji”. Ponowne dotknięcie oznaczy je jako „gotowe”. Status całego zamówienia zaktualizuje się automatycznie.
Finalizacja całego bonu
Jeśli wszystkie dania są gotowe w tym samym czasie, wystarczy kliknąć „Zamówienie gotowe” – karta zniknie wówczas z ekranu.
- Czas oczekiwania jest widoczny na każdej karcie i wpływa na jej kolor: od dziesięciu minut karta staje się żółta, a od dwudziestu – czerwona. Dzięki temu osoba zarządzająca kuchnią widzi od razu, bez konieczności szukania, które zamówienie czeka zbyt długo.
- Ekran kuchenny nie zastępuje drukarek bonowych, lecz stanowi ich uzupełnienie. Mogą Państwo korzystać z obu tych rozwiązań równolegle.
- Ta pozycja w menu pojawia się wyłącznie w trybie pracy dla gastronomii.
Na miejscu lub na wynos
Dania na wynos są opodatkowane inaczej niż dania spożywane na miejscu. Dlatego na kasie, w górnej części obszaru zamówień, mogą Państwo przełączać się między opcjami „Na miejscu” a „Na wynos” — kasa automatycznie rozliczy bon z zastosowaniem właściwej stawki podatkowej.
Przypisanie stawki do kategorii
W każdej kategorii kasowej, obok standardowej stawki podatku, znajduje się pole „Stawka VAT na wynos”. Jeśli pozostawią je Państwo puste, sprzedaż na wynos zostanie opodatkowana tak samo jak na miejscu.
Inne stawki dla pojedynczych artykułów
Jeśli pojedynczy artykuł wymaga innej stawki niż przypisana do jego kategorii, należy zapisać ją bezpośrednio przy tym artykule. Stawka artykułu ma pierwszeństwo przed stawką kategorii, a stawka kategorii przed stawką dla konsumpcji na miejscu.
Przełączanie podczas rejestracji
Jeśli gość dzwoni i składa zamówienie na wynos, przed wprowadzeniem pozycji należy ustawić przełącznik na „Na wynos”. Wszystkie pozycje na bonie zostaną wówczas rozliczone według stawki na wynos, również te dodane później.
Od 2026 roku w Niemczech dla dań obowiązuje stawka obniżona — zarówno na miejscu, jak i na wynos. Różnica pozostaje widoczna przede wszystkim w przypadku napojów. Istnieją również wyjątki w obie strony: woda z kranu i niektóre napoje mleczne mieszane na wynos podlegają stawce obniżonej, natomiast homary, ostrygi i ślimaki na wynos są w pełni opodatkowane. Prosimy o jednorazowe skonsultowanie pozycji w menu z doradcą podatkowym i odpowiednie skonfigurowanie stawek. Kasa rozlicza transakcje dokładnie na podstawie wprowadzonych danych — nie jest w stanie samodzielnie dokonać klasyfikacji podatkowej za Państwa.
Magazyn gastronomiczny: przyjęcie opakowania zbiorczego, wydanie porcji
Kupują Państwo beczkę piwa, a sprzedają je w szklankach. Aby stan magazynowy mimo to się zgadzał, wystarczy jednorazowo określić, ile artykułu zakupowego zużywa dany artykuł sprzedażowy — od tej pory kasa będzie automatycznie przeliczać te wartości.
Zdefiniowanie zużycia
W karcie artykułu sprzedażowego wprowadzają Państwo informację, który artykuł magazynowy i w jakiej ilości jest zużywany — np. „Piwo 0,3 l” zużywa 0,3 litra piwa z beczki. Artykuł sprzedażowy może również składać się z kilku składników.
Tworzenie opakowań zbiorczych
Dla każdego artykułu magazynowego definiują Państwo jego opakowania zbiorcze: beczka 50 l, beczka 30 l, skrzynka 24 szt. Jedno z nich należy oznaczyć jako domyślne — to na jego podstawie będzie później wyliczany stan pozostały.
Księgowanie przyjęcia towaru
Gdy przychodzi dostawa, księgują ją Państwo w opakowaniach zbiorczych: „2 × beczka 30 l”. Kasa przelicza to na jednostkę podstawową i dopisuje do stanu 60 litrów. Alternatywnie mogą Państwo zaksięgować bezpośrednio jednostkę podstawową.
Sprawdzanie stanu pozostałego
Stan magazynowy jest wyświetlany w jednostce podstawowej oraz w opakowaniach zbiorczych: „32,5 l ≈ 0,65 beczki”. Znak przybliżenia zastosowano celowo — otwarta beczka to wartość szacunkowa, a nie precyzyjna liczba.
- Nie każdy artykuł sprzedażowy wymaga przypisania artykułu zakupowego. Szklanka wody z kranu za 0,50 € nie generuje zużycia i nie ma powiązania z magazynem — po prostu nic nie zostaje odliczone, a system nie zgłasza żadnych błędów.
- Wiele pozycji tego samego artykułu magazynowego na jednym bonie – np. 0,3 i 0,5 z tej samej beczki – generuje jedno wspólne księgowanie magazynowe zamiast wielu małych.
- W przypadku stornowania kasa pyta: czy towar ma zostać zwrócony na magazyn, czy też piwo zostało już nalane? Zużycie zostanie cofnięte tylko w przypadku wybrania opcji „zwrot na magazyn”.
- Jeśli usuną Państwo pozycję z nigdy nieopłaconego zamówienia, mimo że została już nalana, zużycie i tak zostanie zaksięgowane – ubytek pozostanie widoczny.
- Usługi nigdy nie są odliczane ze stanu magazynowego. Godzina pracy w warsztacie nie posiada stanu magazynowego.
Storno częściowe
Czasami zwracana jest tylko część zamówienia – błędnie podane danie lub rozlana szklanka. W takim przypadku mogą Państwo stornować pojedyncze pozycje zamiast całego rachunku. Funkcję tę znajdą Państwo w panelu administracyjnym (Backoffice) w zakładce Zamówienia.
- Wybierają Państwo pozycje oraz – w przypadku większej ilości – liczbę zwracanych sztuk. Podanie przyczyny jest obowiązkowe – zostanie ona wydrukowana na dokumencie.
- Dla każdej pozycji należy odpowiedzieć na pytanie dotyczące wydania: zwrot na magazyn czy zużyte. Od tego zależy, czy stan magazynowy zostanie ponownie zwiększony.
- Jeśli zamówienie zostało już opłacone, generowany jest osobny, podpisany dokument storno. Pierwotny paragon pozostaje w pełni zachowany – nic nie zostaje usunięte.
- Pozostała kwota zostanie przeliczona na nowo. Jeśli ostatecznie stornują Państwo wszystkie pozycje, status zamówienia zmieni się na „zwrócone”, a obrót ponownie wyniesie zero.
Kasa w handlu
W handlu detalicznym, hurtowym oraz w warsztacie zamówienia nie są składane przy stole, lecz płatność następuje przy ladzie. Do tego celu służy tryb pracy Handel detaliczny: plan stołów jest wyłączony, kasa natychmiast otwiera pusty paragon, a towar rejestrują Państwo za pomocą kodu kreskowego zamiast przycisków sprzedaży. Cała reszta — ceny, podatek, fiskalizacja, wydruk bonów i zamknięcie dobowe — działa dokładnie tak samo jak w gastronomii.
Ustawienie trybu pracy na Handel detaliczny
W ustawieniach należy wybrać tryb pracy Handel detaliczny. Spowoduje to obowiązkowe wyłączenie planu stołów: kasa nie wyświetla już stołów i odrzuca zamówienia przypisywane do stołu. Dostępny jest wyłącznie bieżący paragon przy ladzie.
Uzupełnianie artykułów o kody kreskowe
W karcie artykułu w DivineMind należy wprowadzić kod kreskowy (EAN) oraz numer artykułu i udostępnić artykuł dla kasy. W przypadku braku kodu kreskowego sprzedaż nadal odbywa się poprzez wyszukiwanie i przyciski sprzedaży.
Skanowanie zamiast wpisywania
Skanerem ręcznym zeskanuj kod kreskowy — artykuł trafia bezpośrednio do paragonu, drugie skanowanie zwiększa ilość. Nieznane kody kasa zgłasza natychmiast, zamiast je po cichu pomijać.
Rejestracja płatności i odejmowanie ze stanu magazynowego
Wybrać metodę płatności, wydrukować paragon, gotowe. Wraz z płatnością zmniejsza się ten sam stan magazynowy, co w przypadku dowodu dostawy — widzą Państwo rozchód bezpośrednio w magazynie, bez konieczności wykonywania drugiego księgowania.
- Brak planu stołów, brak bonów kuchennych: w trybie pracy Handel detaliczny nie ma stołów, obszarów ani ekranu kuchennego. Drukarki bonów i wydruk paragonów pozostają bez zmian.
- Kategorie kasowe służą w handlu jako grupy towarowe — sterują one stawką podatkową i kolejnością przycisków sprzedaży dla towarów bez kodu kreskowego (owoce, towary na wagę, usługi).
- Zwroty i wymiany realizuje się za pomocą kodu QR na paragonie: Kasa tworzy własny, podpisany paragon zwrotu, oryginalny paragon pozostaje zachowany, a przyjęty towar trafia do zapasów zablokowanych.
- W warsztacie i salonie samochodowym łączą Państwo części i czas pracy na jednym paragonie. Części są odejmowane ze stanu magazynowego, natomiast usługi, takie jak godzina pracy, nie.
- W handlu hurtowym rejestrują Państwo na kasie sprzedaż z odbiorem osobistym i gotówkową; klasyczne zamówienie na fakturę nadal odbywa się poprzez dowód dostawy i fakturę w DivineMind.
Obsługa płatności
Logowanie za pomocą kodu PIN
Każdy pracownik loguje się za pomocą własnego kodu PIN (od 4 do 8 cyfr). Dzięki temu każde zamówienie jest przypisane do konkretnej osoby. Kody PIN nadaje się w Backoffice w sekcji Personel.
Rejestrowanie zamówienia
Wybrać stolik, przefiltrować lub wyszukać kategorię, stuknąć w artykuł, zatwierdzić warianty i dodatki, uzupełnić ilość oraz notatkę (np. bez cebuli). Artykuły z kodem kreskowym mogą Państwo zamiast tego zeskanować — trafiają one bezpośrednio na paragon.
Wysyłanie do kuchni i baru
Po wysłaniu zamówienie jest zapisywane i automatycznie rozdzielane na odpowiednie drukarki. Jeśli przy stoliku trwa już zamówienie, kasa pyta, czy chcą Państwo dodać pozycje, czy otworzyć drugi rachunek.
Płatność
Wybierz metodę płatności: gotówka lub karta. Płatność kartą gość dokonuje na Państwa własnym terminalu kartowym, kasa rejestruje kwotę — nie ma integracji z terminalem. W przypadku płatności gotówką należy wprowadzić otrzymaną kwotę za pomocą klawiatury numerycznej lub szybkich kwot, wyświetlone zostanie wydawane reszta. Po dokonaniu płatności stolik jest ponownie wolny.
- Dzielenie rachunku: Mogą Państwo podzielić kwotę na kilka osób lub wybrać poszczególne pozycje i rozliczyć je osobno. Oba rachunki zostaną przeliczone na nowo i zamknięte indywidualnie.
- Rabat: Przed dokonaniem płatności można odliczyć kwotę w euro. Podatek jest proporcjonalnie pomniejszany, a paragon pozostaje prawidłowy.
- Napiwek jest rejestrowany oddzielnie od obrotu. Nie wchodzi on w podstawę opodatkowania i nie zniekształca analizy danych.
- Ceny i podatek oblicza serwer, a nie urządzenie. Dzięki temu dwie kasy zawsze wykazują tę samą sumę, również w przypadku wariantów, dodatków i rabatów.
- Storno: Zamówienie można anulować, podając przyczynę. Jeśli zostało już opłacone, generowany jest zwrot środków — oryginalny paragon zostaje zachowany.
- O tym, jakie metody płatności są w ogóle oferowane, decydują Państwo w ustawieniach; co najmniej jedna musi pozostać aktywna.
- Ekran kuchenny: Otwarte zamówienia wyświetlają się na osobnym ekranie. Kuchnia zmienia status każdej pozycji z „w toku” na „gotowe”, a status zamówienia aktualizuje się automatycznie.
Paragony i drukarki
Dodawanie drukarki
W sekcji drukarek wprowadzają Państwo każde urządzenie: name, typ (paragonowa, kuchenna, barowa lub wbudowana drukarka) i połączenie (sieć z IP i portem, USB, Bluetooth). Szerokość papieru ustawiają Państwo odpowiednio do rolki.
Wykonanie wydruku próbnego
Wydruk próbny natychmiast sprawdza, czy drukarka jest dostępna — zanim pierwszy gość usiądzie przy stoliku.
Przypisywanie kategorii
W routingu drukowania przypisują Państwo do każdej drukarki kategorie, które ma ona obsługiwać: dania do kuchni, napoje do baru. Dzięki temu zamówienie mieszane jest automatycznie dzielone.
Drukowanie paragonu
Po dokonaniu płatności drukowany jest paragon klienta: pozycje wraz z dodatkami i notatkami, wykaz podatku dla każdej stawki, forma płatności, obsługa oraz kod fiskalizacji w formacie QR do odczytu maszynowego.
- Zlecenia drukowania przechodzą przez kolejkę. Jeśli drukarka jest w danym momencie niedostępna, zlecenie jest wielokrotnie ponawiane, zamiast zostać odrzucone.
- Paragon mogą Państwo w każdej chwili wydrukować ponownie lub wysłać gościowi pocztą elektroniczną; dodatkowo można go otworzyć na ekranie.
- Stopkę paragonu (podziękowanie, godziny otwarcia, wskazówkę) definiują Państwo jednorazowo w ustawieniach.
RKSV (austriackie rozporządzenie o kasach rejestrujących) i fiskalizacja
Rejestracja kasy
W panelu administracyjnym (Backoffice) należy wprowadzić dane dostępowe do Państwa jednostki sygnującej — użytkownika, hasło oraz numer uczestnika. System przypisze do tego numer identyfikacyjny kasy i zapisze dane dostępowe w formie zaszyfrowanej. Za pomocą przycisku „Testuj połączenie” mogą Państwo natychmiast sprawdzić poprawność danych.
Utworzenie Startbeleg (paragonu początkowego)
Przed zaksięgowaniem pierwszego rzeczywistego obrotu należy wygenerować Startbeleg (paragon początkowy). Rozpoczyna on łańcuch podpisów i jest wystawiany dokładnie raz dla każdej kasy. Należy go zachować.
Bieżąca eksploatacja
Każdy opłacony paragon jest natychmiast podpisywany i dołączany do łańcucha. Licznik obrotów działa w sposób zaszyfrowany, a kod czytelny maszynowo znajduje się na paragonie w formie kodu QR. Łańcuch można sprawdzić samodzielnie pod adresem Kasa fiskalna, klikając „Sprawdź łańcuch”.
- Regulacja w przypadku awarii: Jeśli jednostka sygnująca jest niedostępna, płatność zostanie mimo to zrealizowana, a paragon zostanie oznaczony jako paragon awaryjny. Gdy jednostka sygnująca będzie ponownie dostępna, zbiorczy paragon zakończy awarię — łańcuch pozostanie zamknięty.
- Storna są podpisane jako osobny rodzaj dokumentu; licznik obrotów jest odpowiednio korygowany.
- DEP-Export (eksport protokołu rejestracji danych): Na potrzeby administracji skarbowej mogą Państwo wyeksportować pełny protokół rejestracji danych — wszystkie paragony z kasy w wymaganej strukturze, jako plik do przekazania.
- Tryb demonstracyjny: Na potrzeby szkoleń i prezentacji kasa działa z symulowanym podpisem, ale z identyczną strukturą paragonu. Pozwala to na przećwiczenie całego procesu bez generowania rzeczywistych dokumentów. W celu uruchomienia rzeczywistej sprzedaży należy następnie utworzyć konfigurację z Państwa prawdziwymi danymi dostępowymi.
Każda kasa prowadzi dokładnie jeden łańcuch podpisów, a Startbeleg (paragon początkowy) jest wystawiany tylko raz. W przypadku wymiany urządzenia należy skonfigurować nową kasę z własnym dokumentem Startbeleg — stara kasa wraz ze wszystkimi paragonami zostanie zachowana i nie zostanie usunięta.
Dalsza praca w trybie offline
- Kasa w przeglądarce kontynuuje sprzedaż, gdy Internet zostanie przerwany: Zamówienia, dodatkowe pozycje, rabaty, płatności i anulowania są zapisywane na urządzeniu.
- Wydruk paragonu na wbudowanej drukarce działa nadal w trybie offline — gość otrzymuje swój paragon.
- Gdy tylko połączenie zostanie przywrócone, kolejka jest przesyłana w pierwotnej kolejności. Zamówienie utworzone w trybie offline i wszystkie późniejsze księgowania z nim związane należą do siebie i są przejmowane wspólnie.
- Transmisja odbywa się automatycznie i jest regularnie powtarzana; nieudane operacje są ponawiane, zamiast zostać utracone.
- Paragony wystawione w trybie offline zostaną przesłane po uzupełnieniu danych bez podwójnego księgowania i podpisane rzeczywistym czasem sprzedaży.
- Kasa wskazuje, ile operacji oczekuje jeszcze na przesłanie. Urządzenie należy wyłączyć dopiero wtedy, gdy kolejka jest pusta.
Zamknięcie dobowe i raporty
Podsumowanie dzienne: automatyczne lub ręczne
Podsumowanie dzienne kasa wykonuje automatycznie na koniec dnia roboczego o 05:00 czasu lokalnego. Można je również uruchomić ręcznie w Backoffice. Obejmuje ono wszystkie opłacone zamówienia od ostatniego podsumowania i otrzymuje kolejny numer Z; na życzenie można zamknąć poszczególne kasy oddzielnie.
Odczyt raportu Z-Bon
Paragon Z wykazuje całkowity obrót, zawarty podatek, liczbę paragonów, sumy według metod płatności (np. gotówka i karta) oraz podział według stawki podatkowej — podstawę do inwentaryzacji i księgowości.
Analiza danych
Raporty pokazują obrót, średnią wartość paragonu, obrót dzienny oraz najlepiej sprzedające się artykuły w dowolnie wybranym okresie — przydatne przy planowaniu personelu i aktualizacji menu.
- Jeśli w tym okresie nie ma opłaconych zamówień, zamknięcie nie jest generowane — nie powstają puste raporty Z-Bon (dobowe raporty fiskalne Z).
- Napiwki są wykazywane oddzielnie i nie stanowią części obrotu.
Proszę skonfigurować menu, stoły oraz drukarki i przeprowadzić cały dzień w trybie demonstracyjnym — w tym wydruk paragonu i raport dobowy (Z-Bon). Dopiero po tym należy wprowadzić rzeczywiste dane dostępowe i wygenerować paragon początkowy (Startbeleg).