Od planu pokoi po fakturę — w jednym systemie.

↳ Kto, kiedy i w którym pokoju śpi, jest zapisane w księdze, w portalu i w głowie. Ceny sezonowe liczy się ręcznie.

→ Kalendarz obłożenia wszystkich pokoi: Kliknięcie na wolny dzień tworzy rezerwację. Każda rezerwacja przechodzi od zapytania przez potwierdzenie i zameldowanie do wymeldowania. Pokój nie może być potwierdzony dwukrotnie na tę samą noc. Cena dotyczy nocy w danym sezonie; kategorie pokoi od jedynki do apartamentu.

↳ Rezerwacje bezpośrednie przychodzą telefonicznie i mailowo. Goście nie widzą, co jest wolne, a każde zapytanie kosztuje czas.

→ Link do rezerwacji bez logowania: Gość widzi wolny miesiąc wg kategorii z ceną, system proponuje najmniejszy pasujący pokój. Zapytanie trafia natychmiast do kalendarza obłożenia; otrzymują Państwo mail i powiadomienie, a gość potwierdzenie odbioru w swoim języku. Dopiero po Państwa potwierdzeniu pokój jest zajęty, a gość otrzymuje potwierdzenie. Strona podaje cenę wraz z VAT, podatek turystyczny, informację o ochronie danych i anulacji.

↳ Booking.com, Airbnb i własna rezerwacja nie wiedzą o sobie nawzajem. Podwójne rezerwacje wychodzą na jaw dopiero przy przyjeździe.

→ Dla każdego pokoju kalendarz eksportu do portalu i import kalendarza portalu, synchronizowane co godzinę. Jeśli rezerwacja z portalu pokrywa się z własną, DivineMind tworzy ją tylko jako zapytanie z oznaczeniem konfliktu i powiadamia dzwonkiem i mailem. iCal przesyła tylko informacje o zajętości lub wolnym miejscu: bez cen, bez kontyngentów, bez danych gościa. To nie jest menedżer kanałów.

↳ Podróżujący służbowo potrzebuje faktury na swoją firmę, z adresem i numerem VAT. Faktura z notatnika nie wystarczy.

→ Przy wymeldowaniu wybierają Państwo kontakt z CRM lub wpisują firmę, adres i numer VAT. Powyżej limitu kwotowego dla faktur na drobne kwoty, DivineMind wymaga podania adresu. Faktura zawiera nocleg, wyżywienie, pozycje z konta gościa i podatek turystyczny oraz automatycznie odejmuje zaliczkę. Jest tworzona jako szkic w module faktur i tam zatwierdzana.

↳ Noclegi, śniadania i napoje mają różne stawki VAT, a w Austrii są one inne niż w Niemczech.

→ Stawki pochodzą z kraju Państwa firmy: w Austrii noclegi 10 % i stawka standardowa 20 %, w Niemczech 7 % i 19 %. Śniadanie jest osobną pozycją na fakturze, w Niemczech podzielone na żywność 7 % i napoje 19 %. Półpensjon z napojami jest również dzielony na żywność i napoje; proporcje ustalają Państwo samodzielnie.

↳ Za osobę i noc lub w procentach, dzieci zwolnione czy nie, ze śniadaniem czy bez: podatek turystyczny jest inny w każdej gminie.

→ Ustawiają Państwo tryb, stawkę i granicę wieku dla dzieci, dla Wiednia dostępny jest szablon. Na fakturze podatek turystyczny jest osobną pozycją z uzasadnieniem, w Austrii jako pozycja przechodnia bez VAT. W Niemczech wybierają Państwo, czy zgodnie z uchwałą gminy, to gość jest zobowiązany do uiszczenia opłaty. Do rozliczenia z gminą służy miesięczna lista podatku turystycznego w PDF; zgłoszenie i odprowadzenie odbywa się jak dotychczas przez Państwa.

↳ Kolacja, bar i minibar lądują na karteczkach. Przy wymeldowaniu brakuje połowy, a gość pyta, co podpisał.

→ W kasie fiskalnej (RKSV) obsługa księguje paragon z opcją „Na pokój” na konto gościa. Przycisk jest aktywny dopiero po podpisaniu przez gościa na urządzeniu. Minibar i dodatki księgują się bezpośrednio na koncie gościa. Do faktury dołączany jest dodatek ze wszystkimi podpisami w PDF. Płatności gotówką lub kartą w recepcji przechodzą przez kasę: paragon z podpisem, faktura zapłacona, podatek turystyczny jako osobna pozycja kasowa.

↳ Zaliczki są pobierane przelewem, śledzone i ręcznie odejmowane od końcowej faktury.

→ Faktura zaliczkowa (30 % lub dowolna kwota) jest tworzona z rezerwacji. Po kliknięciu „Wyślij do gościa (PDF + link do płatności)” gość otrzymuje fakturę i link do płatności za pośrednictwem Państwa konta płatniczego w Mollie. Na fakturze końcowej zaliczka jest odejmowana jako osobna pozycja.

↳ Kuchnia nie wie rano, ilu gości będzie miało śniadanie i kto wieczorem będzie miał półpensjon.

→ Dla każdej rezerwacji: bez wyżywienia, śniadanie, półpensjon lub pełne wyżywienie. Lista śniadaniowa pokazuje tylko gości ze śniadaniem, podsumowanie liczy „Śniadanie jutro rano” i „Kolacja dziś (HP/VP)”. Na fakturze wyżywienie jest osobną pozycją z odpowiednią stawką VAT.

↳ Karta meldunkowa jest przepisywana z szablonu, brakuje numerów i pól obowiązkowych.

→ Dla Austrii karta meldunkowa zgodnie z załącznikiem A rozporządzenia o kartach meldunkowych z numerem bieżącym, płcią, dokumentem podróży i towarzyszącymi osobami. Dla Niemiec specjalny formularz meldunkowy zgodnie z § 30 BMG. Oba jako PDF do wypełnienia i podpisania. DivineMind nie wykonuje elektronicznego zgłoszenia do gminy ani urzędu.

↳ Po wymeldowaniu nikt nie wie, który pokój wymaga sprzątania. Jak dobrze obiekt był obłożony, pokazuje dopiero doradca podatkowy.

→ Po wymeldowaniu pokój jest automatycznie oznaczany jako „do sprzątnięcia”, zespół otrzymuje powiadomienie. Na stronie Housekeeping, również w przeglądarce na telefonie, wystarczy kliknąć „Czysty”; nazwisko i godzina są zapisywane, pokoje można zablokować. Raporty pokazują miesięczne obłożenie, średnią cenę pokoju (ADR), RevPAR, liczbę noclegów wg kraju pochodzenia i miesięczną listę podatku turystycznego.

↳ Zapytanie o dostępność wieczorem pozostaje do jutra.

→ Dzięki asystentowi AI AIRIS (w pakiecie za 999 €) można zapytać na czacie, co jest wolne, utworzyć rezerwację jako zapytanie lub zobaczyć dzień w obiekcie. Potwierdzenie, zameldowanie, wymeldowanie, księgowanie pozycji, karta meldunkowa i zaliczka AIRIS wykonuje tylko po Państwa zatwierdzeniu przez przycisk autonomii; w przeciwnym razie przedstawia Państwu krok do wykonania. Jeśli nie jest jasne, o którą rezerwację chodzi, AIRIS pyta.