Zapasy, ruchy magazynowe i ponowne zamawianie pod kontrolą.
Typowy przebieg
Utworzenie artykułu jako produktu → zaksięgowanie stanu początkowego/przyjęcia towaru → sprzedaż/zużycie zmniejsza zapasy → zasady ponownego zamawiania uruchamiają zamówienie po spadku poniżej poziomu ostrzegawczego.
Moduł Magazyn dzieli się na cztery obszary — Przegląd, Zapasy, Zakupy i Wysyłka. Poniżej każda funkcja jest opisana indywidualnie, w tej samej kolejności jak na pasku bocznym.
Przegląd
Dashboard — Magazyn w pigułce
Dashboard magazynu podsumowuje wszystkie lokalizacje i natychmiast wskazuje obszary wymagające uwagi. Kluczowe wskaźniki, takie jak niedobór i partie wkrótce wygasające, pulsują na czerwono w przypadku problemu — kliknięcie prowadzi bezpośrednio do strony szczegółów.
- Wskaźniki w czasie rzeczywistym: liczba magazynów, produktów i całkowitych zapasów we wszystkich lokalizacjach.
- Ostrzeżenie o niedoborze: artykuły poniżej poziomu zamówienia są podświetlone na czerwono.
- Partie wygasające (60 dni), sortowane wg daty ważności — pomarańczowe poniżej 45, czerwone poniżej 14 dni (FEFO).
- Ostatnie ruchy: dziesięć najnowszych transakcji z kierunkiem (+/−) i znacznikiem czasu.
Stan magazynowy
Magazyny i lokalizacje
Zarządzaj wszystkimi fizycznymi lokalizacjami magazynowymi i ich właściwościami — od magazynu standardowego po łańcuch chłodniczy monitorowany temperaturowo. Magazyn standardowy (oznaczony gwiazdką) jest używany, gdy podczas transakcji nie wybrano magazynu.
Utwórz nowy magazyn
Kliknij 'Nowy magazyn', przypisz kod magazynu (np. BERLIN-01) i nazwę.
Typ i adres
Wybierz typ magazynu (Standard, Łańcuch chłodniczy, BtM, Tranzyt, Wirtualny, Konsygnacja); dla łańcucha chłodniczego wprowadź min./maks. temperaturę oraz opcjonalnie adres.
Zapisz i zarządzaj
Zapisz po utworzeniu. Magazyny można edytować później; usunięcie jest możliwe tylko, gdy stan zapasów wynosi 0.
Zapasy
Przegląd zapasów pokazuje ilości w czasie rzeczywistym dla każdego produktu w każdym magazynie — w tym ilości zarezerwowane i faktycznie dostępne (Dostępne = Zapasy − Zarezerwowane). Filtruj według magazynu lub jednym kliknięciem wyświetl tylko artykuły poniżej poziomu zamówienia.
- Kod koloru: czerwony wiersz = pusty (0), pomarańczowy = niedobór, zielony = normalny.
- Szukaj według nazwy produktu, SKU lub kodu kreskowego; filtruj według magazynu.
- Poziom zamówienia (Reorder-Point) i najbliższa data ważności widoczne dla każdego artykułu.
- Wiele partii dla każdego produktu jest wyświetlanych z liczbą partii.
Transakcje — Przyjęcia i wydania
Szybko ręcznie przyjmuj lub wydawaj zapasy — zoptymalizowane pod kątem skanera kodów kreskowych. Po każdej transakcji fokus wraca do pola skanowania, umożliwiając nieprzerwane skanowanie.
Wybierz tryb
Wybierz 'Przyjęcie towaru +' lub 'Wydanie towaru −' u góry.
Skanuj artykuł
Zeskanuj kod kreskowy lub wprowadź SKU/nazwę i naciśnij Enter — aktualny stan zapasów zostanie natychmiast wyświetlony.
Zaksięguj ilość
Wprowadź ilość, magazyn i opcjonalnie partię/datę ważności (tylko przyjęcie) oraz powód, a następnie zaksięguj przyjęcie lub wydanie.
Ruchy — Kompletna historia
Każda zmiana stanu magazynowego jest rejestrowana. Lista ruchów stanowi pełną ścieżkę audytu — z możliwością wyszukiwania według produktu i filtrowania według typu ruchu.
- Typy ruchów z symbolem: Przyjęcie, Wydanie, Korekta, Inwentaryzacja, Przesunięcie, Zwrot, Stan początkowy.
- Stan zapasów przed i po każdej transakcji jest wyświetlany.
- Referencja, magazyn, użytkownik i znacznik czasu dla każdego wpisu; numer partii, jeśli dotyczy.
- Filtruj według typu i szukaj według nazwy produktu/SKU; stronicowanie (50 na stronę).
Inwentaryzacja
Przeprowadzaj fizyczne liczenia i porównuj rzeczywisty stan zapasów z systemowym (oczekiwanym). Różnice są księgowane jako korekty za naciśnięciem przycisku — z oceną nadwyżek i niedoborów w euro.
Rozpocznij inwentaryzację
Kliknij 'Nowa inwentaryzacja', nadaj nazwę i opcjonalnie ogranicz do kategorii.
Licz
Wprowadź policzoną rzeczywistą ilość dla każdego artykułu — automatycznie zapisywane co 60 sekund.
Zaksięguj różnice
Zakończ liczenie, sprawdź odchylenia w weryfikacji i potwierdź 'Zaksięguj różnice'.
Drukuj etykiety i kody kreskowe
Drukujcie Państwo etykiety cenowe i etykiety z kodami kreskowymi bezpośrednio z magazynu — gotowe na półkę lub do przyjęcia towaru. Te same kody kreskowe działają ze skanerem aparatu podczas inwentaryzacji.
Wybierz produkty
W zakładce „Etykiety" wyszukajcie i dodajcie Państwo artykuły po nazwie lub numerze artykułu.
Format i ilość
Wybierzcie Państwo format etykiety (mały, standardowy lub duży) i określcie liczbę kopii dla każdego produktu.
Drukuj
Kliknijcie Państwo „Drukuj (PDF)" — DivineMind generuje arkusz z nazwą, ceną i skanowalnym kodem kreskowym na każdej etykiecie.
Zaopatrzenie
Wysyłanie zamówienia do dostawcy
W Zakupy otwierają Państwo zamówienie, sprawdzają dostawcę i pozycje, a następnie wysyłają je jednym kliknięciem — DivineMind generuje plik PDF i wysyła go bezpośrednio do dostawcy. AIRIS może również automatycznie tworzyć zamówienia na podstawie reguł ponownego zamawiania.
Otwieranie zamówienia
Z listy wybierają Państwo zamówienie — dostawca, kluczowe dane, pozycje i sumy są widoczne na pierwszy rzut oka.
Wysyłanie do dostawcy
Klikają Państwo 'Wyślij do dostawcy' — zamówienie jest generowane jako PDF i wysyłane e-mailem (status zmienia się na 'Wysłano').
Śledzenie
Monitorowanie potwierdzenia i przyjęcia towaru poprzez zmianę statusu; wysłany plik PDF pozostaje zarchiwizowany.
Przyjęcia towaru
Sprawdzaj i księguj przychodzące dostawy do swoich zamówień. Każde przyjęcie towaru pokazuje powiązane zamówienie, dostawcę, magazyn i jego status weryfikacji.
Otwórz przyjęcie towaru
Wybierz odpowiednie przyjęcie z listy lub utwórz nowe za pomocą 'Nowe przyjęcie towaru'; filtruj według statusu (otwarte, zaakceptowane, częściowo, odrzucone).
Sprawdź pozycje
Porównaj dostarczone ilości z zamówieniem i opcjonalnie wprowadź numer listu przewozowego.
Akceptuj lub odrzuć
Ustaw status na zaakceptowany, częściowo zaakceptowany lub odrzucony — zapasy zostaną odpowiednio zaksięgowane.
Zasady ponownego zamawiania
Ustaw dla każdego produktu poziom zapasów, przy którym należy złożyć ponowne zamówienie. Automatyczne ponowne zamawianie, na podstawie punktu ponownego zamawiania, ilości zamówienia i preferowanego dostawcy, decyduje o tym, kiedy zamówienie zostanie utworzone.
Znajdź zasadę
Wyszukaj produkt lub filtruj według 'Tylko Auto-Reorder' dla już aktywnych pozycji.
Ustaw progi
Punkt ponownego zamawiania (Reorder-Point), ilość zamówienia, dostawca i czas dostawy są zarządzane dla każdego produktu na stronie szczegółów zapasów.
Włącz automatykę
Aktywuj automatyczne ponowne zamawianie za pomocą przełącznika 'Auto' w każdym wierszu; tryb (propozycja, zatwierdzenie, autonomiczny) kontroluje, jak niezależnie składane są zamówienia.
Katalog dostawców
Porównaj centralnie, który dostawca dostarcza jaki produkt w jakiej cenie. Katalog jest podstawą Twoich decyzji zakupowych — zawiera cenę, minimalną ilość zamówienia, czas dostawy i niezawodność.
- Dla każdego powiązania: produkt, dostawca, cena jednostkowa i numer artykułu dostawcy.
- Minimalna ilość zamówienia (MOQ) i czas dostawy w dniach.
- Wartość niezawodności 0–100 % (zielony ≥ 90, pomarańczowy ≥ 70, czerwony poniżej).
- Data ostatniego zamówienia dla każdej kombinacji dostawca-produkt.
Automatyczne ponowne zamawianie — Dziennik
Dziennik automatycznego ponownego zamawiania pokazuje, kiedy automatyczne ponowne zamawianie zostało aktywowane i co zdecydowało — od utworzonej propozycji zamówienia po eskalowany wyjątek.
- Trzy kluczowe wskaźniki u góry: utworzone zamówienia, propozycje i eskalowane przypadki.
- Dla każdego wpisu: produkt, stan zapasów w momencie wyzwolenia, punkt ponownego zamawiania, ilość zamówienia i dostawca.
- Powód wyzwolenia (np. przekroczenie punktu ponownego zamawiania) i status akcji oznaczone kolorami.
- Powiązany numer zamówienia — kliknięcie otwiera wygenerowane zamówienie.
Realizacja zamówień
Kompletacja i wysyłka
W Realizacja zamówień widzą Państwo wszystkie otwarte zamówienia do kompletacji — ze śledzeniem dostaw częściowych i zamówień zaległych (backorder).
Otwarte zamówienia
Lista pracy pokazuje dla każdego zamówienia zamówione, dostarczone i pozostałe ilości dla każdego produktu.
Rezerwacja zapasów
Kliknięciem rezerwują Państwo zapasy dla klienta — dzięki temu nic nie zostanie sprzedane podwójnie.
Lista kompletacji i pakowania
Generują Państwo listę kompletacji i pakowania jako PDF — zapasy są przydzielane według najwcześniejszej daty ważności (FEFO).
Wysyłka
Śledź wszystkie wychodzące przesyłki — od projektu, przez wysłane i w drodze, aż po dostarczone. Numer przesyłki, przewoźnik i numer śledzenia są zawsze dostępne.
- Wyszukiwanie według numeru przesyłki, odbiorcy lub numeru śledzenia.
- Filtr statusu (Projekt, skompletowane, zapakowane, wysłane, w drodze, dostarczone, anulowane, zwrot).
- Dla każdej przesyłki: przewoźnik, śledzenie, magazyn źródłowy, miejsce odbioru, liczba pozycji i data wysyłki.
Zwroty (RMA)
Obsługuj zwroty klientów w ustrukturyzowany sposób poprzez proces RMA — od zapytania, przez weryfikację i zwrot, aż po zakończenie.
Sprawdź zwrot
Wyszukaj według numeru RMA lub klienta; przeglądaj i zatwierdzaj otwarte zapytania za pomocą filtra statusu (oczekujące).
Sprawdź towar
Sprawdź otrzymane artykuły i powód zwrotu, a następnie ustaw status na 'otrzymane' lub 'sprawdzone'.
Zwróć i zakończ
Zarejestruj kwotę i metodę zwrotu, zainicjuj zwrot i zamknij sprawę.
Rezerwacje
Rezerwacje blokują zapasy dla otwartych ofert i zamówień, aby ten sam towar nie został sprzedany dwukrotnie. Widzisz, która oferta lub zamówienie ile zapasów związało.
Znajdź rezerwację
Wyszukaj według produktu, SKU lub referencji (numer oferty/zamówienia); filtr jest domyślnie ustawiony na 'aktywne'.
Zużyj
Po dostarczeniu oznacz aktywną rezerwację zielonym znacznikiem jako zużytą.
Zwolnij
Jeśli oferta wygasa, zwolnij rezerwację czerwonym X — zapasy staną się ponownie dostępne.
Farmacja i Zgodność
W Farmacja Państwo zarządzają wycofaniami partii i licencjami klientów (zezwolenie na prowadzenie apteki/obrót hurtowy GDP) — z pełną identyfikowalnością wszystkich dostaw.
Licencje klientów
Dla każdego klienta Państwo wprowadzają zezwolenie na prowadzenie apteki, obrót hurtowy lub działalność spożywczą. Licencje, których ważność wygasła, są oznaczane na czerwono i automatycznie blokują wydanie.
Śledzenie partii
Podczas wycofania DivineMind sprawdza, które dostawy otrzymały daną partię — na podstawie wszystkich dokumentów dostawy.
Inicjowanie wycofania
Państwo tworzą wycofanie jako zdarzenie jakościowe (CAPA); dotknięci klienci są przygotowywani i powiadamiani jednym kliknięciem.
Eksport raportu wycofania produktu
W zakładce „Raport wycofania produktu” proszę wybrać produkt i partię — zobaczy Pan/Pani wszystkich klientów i dostawy, które otrzymały towar z tej partii, i wyeksportuje Pan/Pani listę jako CSV dla urzędu i dokumentacji.
Wycofanie i identyfikowalność (żywność, napoje, towary handlowe)
W sekcji Wycofania znajdą Państwo funkcje wycofania, raportu z wycofania oraz identyfikowalności bez licencji farmaceutycznych — dla hurtowni spożywczych, napojów i ogólnych. Podstawą jest zasada identyfikowalności „krok w przód, krok w tył” (Rozporządzenie (WE) nr 178/2002, art. 18/19). Dane są tożsame z danymi w sekcji Pharma & Compliance.
Utwórz wycofanie
Wyszukaj artykuł, wprowadź partię, kliknij „Sprawdź objęte”: zobaczysz, ile dostaw otrzymało daną partię — oraz ile dostaw bez numeru partii czyni wycofanie niepełnym.
Powiadom klientów
Pisma o wycofaniu są wysyłane dopiero po Państwa kliknięciu — jeden e-mail na klienta, nawet jeśli dotyczy wielu dostaw.
Identyfikacja wsteczna
W zakładce „Identyfikowalność” wprowadź numer dowodu dostawy lub faktury, aby zobaczyć partię, przyjęcie towaru oraz dostawcę.
Planowanie tras i ekran kierowcy
W sekcji Magazyn › Planowanie tras planują Państwo na każdy dzień, który pojazd z jakim kierowcą i w jakiej kolejności dostarcza otwarte dowody dostawy. Kierowca realizuje trasę w aplikacji AIRIS w sekcji „Trasy”.
Tworzenie trasy
Wybierz dzień, „Nowa trasa”, pojazd z floty, kierowcę i miejsce załadunku. Ostrzeżenia pojawiają się natychmiast: upływający termin badania technicznego, pojazd przypisany gdzie indziej, nieobecność kierowcy, druga trasa w tym samym dniu.
Planowanie dowodów dostawy
Przeciągnij otwarte dowody dostawy z lewej strony na trasę lub wybierz „Na trasę…”. Zmieniaj kolejność na trasie, przeciągając lub za pomocą ↑/↓, a usuwaj za pomocą ×. Dowód dostawy może znajdować się tylko na jednej trasie.
Zaproponuj kolejność
Opcja „Zaproponuj kolejność” lokalizuje adresy dostawy na mapie i wylicza najkrótszą kolejność w linii prostej od punktu załadunku. Adresy bez dopasowania są sortowane według kodu pocztowego. Dopiero „Zastosuj” zmienia trasę.
U klienta (aplikacja)
Kierowca widzi punkty trasy, nawigację i dowód dostawy z partią. Pobiera podpis klienta na telefonie (lub oznacza „Pozostawiono dowód dostawy” / „Towar pozostawiony”), księguje odebrane opakowania zwrotne na koncie kaucji i zgłasza rozbieżności (braki, uszkodzenia) — na tej podstawie powstaje wersja robocza zwrotu.
Pobranie należności
Jeśli kierowca przyjmuje pieniądze, wprowadza kwotę i formę jako adnotację. Nic nie jest księgowane — płatność rejestruje księgowość. Nie zastano klienta lub odmówiono przyjęcia: dowód dostawy pojawia się ponownie w sekcji „Otwarte dowody dostawy”.
Zdjęcie jako potwierdzenie dostawy
Na stopie można dodać do pięciu zdjęć za pomocą „+ Zdjęcie” (np. pozostawiony towar, paleta, uszkodzenie). Zdjęcia są chronione i dostępne tylko po zalogowaniu.
Pojazd zablokowany we flocie
Trasa z pojazdem blokuje samochód od momentu wyjazdu do następnej trasy lub do końca dnia. Flota i tablica planowania pokazują trasę; jeśli pojazd jest już przypisany gdzie indziej, planowanie tras wyświetli ostrzeżenie.
Wysyłka do dokumentu dostawy
W sekcji Magazyn › Wysyłka tworzą Państwo wysyłkę zawsze do dokumentu dostawy. Klient, odbiorca i pozycje wraz z partią pochodzą z dokumentu dostawy; stan magazynowy został już tam odpisany, status „Wysłano” nie księguje ponownie.
Utwórz wysyłkę
„Utwórz wysyłkę”, wyszukaj dokument dostawy (numer lub klient), wybierz firmę kurierską, wpisz numer przesyłki. Do jednego dokumentu dostawy może istnieć tylko jedna otwarta wysyłka.
Śledź przesyłkę
Dla DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS i Canada Post link do śledzenia jest generowany automatycznie. DivineMind nie drukuje etykiet kurierskich.
Zmień status
Po prawej stronie na karcie wysyłki: skompletowano, spakowano, wysłano, doręczono. Zwroty dotyczące tej wysyłki znajdują się poniżej.
Zwrot ze strefą kwarantanny
Zwrot jest zawsze powiązany z dokumentem dostawy: zwrócić można tylko to, co zostało dostarczone, z dostarczoną partią. Przy przyjęciu towar bez wad trafia na magazyn, zniszczony jest odpisywany — uszkodzony lub niesprawdzony towar trafia do zapasu zablokowanego (kwarantanna) i nie jest sprzedawany ani kompletowany.
Utwórz zwrot
Magazyn › Zwroty › „Utwórz zwrot”, wybierz dokument dostawy, zaznacz pozycje, podaj ilość i stan.
Towar przyjęty
Zatwierdź, a następnie „Towar przyjęty”. Do zwrotu tworzy się jak dotychczas wersja robocza noty korygującej.
Decyzja dotycząca zapasu zablokowanego
Dla każdej pozycji: ponowna sprzedaż (trafia na magazyn), utylizacja lub zwrot do dostawcy. Decyzja zależy od ustawienia przełącznika autonomii dla magazynu — zależnie od ustawień natychmiast lub jako zatwierdzenie. Zakończenie jest możliwe dopiero wtedy, gdy nic nie pozostaje zablokowane.
Numer producenta, jednostki, progi cenowe w linku zamówienia
W kartotece artykułu dostępny jest numer części producenta (MPN) jako osobne pole obok numeru artykułu i EAN. Wyszukiwanie, skanowanie w aplikacji oraz skanowanie etykiet znajdują artykuł także po tym numerze; import DATANORM wypełnia go na podstawie numeru referencyjnego rekordu B, nie nadpisując wprowadzonych wartości. Jednostki miary, takie jak „piece”, wyświetlane są w Państwa języku. Link do zamówienia prezentuje progi ilościowe z cennika, a koszyk oblicza cenę progową — wiążąca pozostaje cena w momencie wysłania zamówienia.
Przesunięcia magazynowe
Przenoś zapasy między swoimi magazynami i śledź transfer od projektu, przez w drodze, aż po zakończony.
Utwórz przesunięcie magazynowe
Kliknij 'Nowe przesunięcie magazynowe' i wybierz magazyn źródłowy oraz docelowy.
Wprowadź pozycje
Dodaj artykuły i ilości do transferu i zainicjuj przesunięcie magazynowe.
Śledź i zakończ
Śledź transfer poprzez status 'w drodze' i oznacz jako zakończony po dotarciu do magazynu docelowego.
Powiązane funkcje
EDI: wczytywanie zamówień, wysyłanie awiza dostawy
W sekcji Magazyn › Interfejs EDI wczytują Państwo zamówienia klientów jako EDIFACT ORDERS (D.96A) lub openTRANS ORDER. Na tej podstawie powstaje propozycja zlecenia do zatwierdzenia — według cen z cennika, z weryfikacją limitu kredytowego, blokady dostaw i marży. Faktury (INVOIC, Peppol) są obsługiwane przez DivineFinance, a nie tutaj.
Wprowadzanie własnego numeru GLN
Państwa 13-cyfrowy GLN widnieje jako nadawca w awizie dostawy. GLN klienta jest zapamiętywany przy pierwszym wczytaniu po jednorazowym wybraniu klienta.
Weryfikacja i tworzenie zamówienia
Wybierz plik, „Sprawdź”: widoczna jest każda pozycja z przypisanym artykułem (przez GTIN lub Państwa numer artykułu) oraz cena z cennika. „Utwórz jako propozycję zlecenia” — zlecenie powstaje po zatwierdzeniu w Automatyzacja › Zatwierdzenia. Ten sam numer zamówienia klienta nie utworzy drugiego zlecenia.
Generowanie awiza dostawy
Do każdego dokumentu WZ (Lieferschein) pobierają Państwo DESADV (EDIFACT) lub DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) — z partią i terminem ważności dla każdej pozycji oraz numerem zamówienia klienta.
Przez interfejs API
Systemy Państwa klientów przesyłają zamówienia do Interfejs zamówień (API) z kluczem API Państwa firmy (Ustawienia › Klucze API, uprawnienie orders:write). Awizo dostawy pobierają za pomocą orders:read.
Strażnik marży
Jeśli cena sprzedaży jest niższa niż cena nabycia artykułu lub minimalna marża pokrycia, zlecenie oczekuje na zatwierdzenie — w przypadku linku do zamówienia, z kartoteki klienta, w sprzedaży terenowej, przez EDI oraz gdy zlecenie przyjmuje AIRIS. Ceny nigdy nie są zmieniane. Konfiguracja w Magazyn › Komisjonowanie › Przebieg (domyślnie: włączone, 0% = tylko poniżej ceny nabycia). O pominięciu zatwierdzenia decyduje ustawienie autonomii Magazyn.
Cena nabycia i Intrastat w artykule
W artykule wprowadza się cenę nabycia oraz dane Intrastat: kod towaru (CN, 8-cyfrowy), masę netto w kg, kraj pochodzenia (kod ISO) oraz — tam, gdzie wymaga tego CN — uzupełniającą jednostkę miary z ilością na jednostkę. Podczas importu z CSV/Excel rozpoznawane są kolumny takie jak „Cena zakupu”, „Kod towaru”, „Masa netto” i „Kraj pochodzenia”.
Link do zamówień klienta
Udostępnijcie Państwo stałym klientom osobisty link do zamówienia: Klient otworzy go bez logowania, zobaczy Państwa katalog z uzgodnionymi cenami i zamówi bezpośrednio — u Państwa automatycznie powstanie zamówienie.
Utwórz link
W sekcji 'Warunki' utwórzcie Państwo link do zamówienia dla każdego klienta, określając (cennik, minimalną wartość zamówienia, ważność).
Udostępnij link
Wyślijcie Państwo osobisty link do klienta — nie potrzebuje on konta.
Klient zamawia
Klient wybiera z katalogu i wysyła zamówienie — powstaje potwierdzenie zamówienia z jego warunkami.
Proszę określić minimalne stany magazynowe i dostawców dla każdego artykułu. Automatyczne ponowne zamawianie zapobiega niedoborom dostaw bez ręcznego monitorowania.