HVAC: pogotowie techniczne, tablica planowania, konserwacja, protokoły badań, czynniki chłodnicze

• Serwis i SHK › Zlecenia: wszystkie zlecenia pogotowia, napraw i konserwacji z branżą, miejscowością i kodem pocztowym, pilnością, terminem, monterem, urządzeniem i statusem. Filtry „Dzisiaj”, „Ten tydzień”, „Otwarte”, „Zakończone”, „Tylko moje” i „Bez montera”; wyszukiwanie znajduje miejscowość, kod pocztowy, klienta i branżę. „Termin przekroczony” i „Pogotowie otwarte” są oznaczone kolorami.
• Jedno kliknięcie otwiera zlecenie: Klient i miejsce zlecenia, urządzenie z opcją „Historia dla tego urządzenia” (ostatnie raporty i zainstalowany materiał), termin i monter („Zmień miejsce zlecenia / termin”), status alarmu pogotowia, opcje „Zgłoś w drodze” i „Powiadom klienta”, raport serwisowy i w sekcji „Raport i faktura” faktura. Historia pokazuje, kto, kiedy i co zmienił w zleceniu.

Pilne zlecenie alarmuje dyżur zgodnie z grafikiem dyżurów (patrz wyżej). Kto naciśnie „Przejmuję”, natychmiast pojawia się jako monter przy zleceniu oraz w swoim wierszu na tablicy planowania.

• Powiadamianie klienta: Technik zgłasza w aplikacji AIRIS „Jestem w drodze” z czasem przyjazdu za ok. 15–60 minut. Klient otrzymuje e-mail „Twój technik jest w drodze — przyjazd ok. …” (godzina w strefie czasowej Państwa firmy). O automatycznym wysłaniu decyduje poziom autonomii; w innym razie technik lub biuro klika „Powiadom klienta teraz”.
• Podczas zlecenia technik widzi historię prac i zamontowanych części przy danej instalacji oraz pasujące części we własnym aucie. W wyszukiwarce materiałów przy każdym artykule widoczny jest stan w pojeździe.
• Dodatek awaryjny: W Zlecenia › Dodatek awaryjny definiuje się regułę cenową — procent od robocizny lub ryczałt, godziny nocne, sobota od, niedziele i święta. Faktura z raportu serwisowego automatycznie dodaje osobną pozycję; decyduje czas rozpoczęcia zlecenia (przejęcie lub „w drodze”).
• Rano w podsumowaniu dnia widoczne są wszystkie nocne interwencje: czas zgłoszenia, kto przejął, czas zakończenia, raport — oraz faktura czekająca jako projekt na Państwa zatwierdzenie.

• Monter pracuje dzisiaj w aplikacji webowej airis.divinemind.ai/app: „Moje dzisiejsze zlecenia” pokazuje jego zlecenia na dany dzień. W zleceniu widzi urządzenie z opcją „Historia dla tego urządzenia” (ostatnie raporty i zainstalowany materiał) oraz w sekcji „We własnym samochodzie” odpowiednie części z magazynu pojazdu. Stamtąd zgłasza „Jestem w drodze”, pisze raport serwisowy i zbiera podpisy.
• Samochody serwisowe w parku maszynowym: Twórz samochody z numerem rejestracyjnym i kierowcą; widok ogólny pokazuje następne badanie §57a (Austria) lub HU (Niemcy) i oznacza samochody, dla których jest ono wkrótce wymagane. Materiał w samochodzie jest zarządzany w Magazyn pojazdów.

W sekcji Tablica zleceń widoczni są serwisanci w wierszach oraz dzień lub tydzień w kolumnach. Zlecenia telefoniczne, z helpdesku i przypadające konserwacje przeciąga się na serwisanta i godzinę — serwisant natychmiast otrzymuje zlecenie w aplikacji.

• Kolory: Niebieski – zaplanowane, Żółty – w drodze/na miejscu (zgłasza serwisant w aplikacji), Fioletowy – oczekuje, Zielony – zrealizowane, Czerwony – dyżur awaryjny. Czerwona przerywana ramka oznacza konflikt, żółta przerywana to wskazówka.
• Konflikty: zatwierdzona lub wnioskowana nieobecność, dwa zlecenia w tym samym czasie, termin w kalendarzu, kod pocztowy poza obszarem, zlecenie poza godzinami pracy bez dyżuru oraz zbyt krótki odpoczynek po zleceniu nocnym (reguła według kraju firmy, ze źródłem i stanem na dzień).
• Certyfikat: jeśli monter nie ma wymaganego uprawnienia lub wygasło ono (np. uprawnienia gazowe), tablica planowania nie zezwoli na przypisanie. Inne czerwone konflikty można świadomie zatwierdzić; zostanie to odnotowane w zleceniu.
• Planowanie konserwacji: przeciągnięcie należnej konserwacji na tablicę tworzy zlecenie z urządzeniem i klientem oraz zamyka otwarte przypomnienie dla klienta, zapobiegając zdublowaniu terminu.
• Bez myszy: dotknąć karty, wybrać montera, datę, godzinę i czas trwania, a następnie zapisać. Planować może kierownictwo (właściciel, administrator, menedżer); pracownicy widzą tablicę.
• Czas odpoczynku po nocnym zleceniu: Jeśli tablica planowania zaplanuje kogoś zbyt wcześnie po zleceniu poza godzinami pracy, pojawi się wskazówka z zasadą obowiązującą w Państwa kraju — Austria 11 godzin (AZG § 12), w pozostałych przypadkach w UE 11 godzin (Dyrektywa 2003/88/WE Art. 3), każdy z podaniem źródła i stanu. Jest to wskazówka, a nie porada prawna; układy zbiorowe i porozumienia zakładowe mają pierwszeństwo.

• Faktury generuje biuro z uprawnieniem „Zapis finansów”; monter nie widzi tego przycisku.
• W przypadku klientów prywatnych w Niemczech faktura wykazuje koszty robocizny z VAT dla § 35a EStG; klienci w Austrii nie otrzymują tego wyszczególnienia.
• W raporcie dziennym widnieją nocne dyżury awaryjne, faktura oczekująca na zatwierdzenie oraz przypadające konserwacje z linkiem do instalacji.

W Instalacje widzą Państwo wszystkie urządzenia klientów i terminy przeglądów. Na kilka tygodni przed terminem klient otrzymuje przypomnienie z trzema wolnymi terminami od techników z danego obszaru; wybrany termin staje się natychmiast zleceniem.

• Przypomnienie: AIRIS wysyła tylko, jeśli przycisk autonomii agenta helpdesku na to pozwala — w przeciwnym razie trafia do zatwierdzenia. „Przypomnij klientowi” wysyła wiadomość samodzielnie, „Sprawdź teraz” uruchamia proces natychmiast.
• Zakończenie: Technik zamyka raport serwisowy — w ten sposób konserwacja zostaje zarejestrowana (kto, kiedy), a następny termin przesuwa się o interwał.
• Umowa serwisowa: „Utwórz umowę” zamienia cenę umowną urządzenia w fakturę abonamentową (roczną, kwartalną lub miesięczną).
• Import: Przejmij urządzenia i umowy za pomocą CSV — najpierw sprawdź, potem importuj; istniejące urządzenia nigdy nie zostaną nadpisane.
• Import CSV krok po kroku: Instalacje › zakładka „Import” › wybierz plik › „Sprawdź” pokazuje wiersz po wierszu, co zostałoby zaimportowane, a czego brakuje — dopiero „Importuj… urządzeń” zapisuje dane. Istniejące urządzenia nigdy nie są nadpisywane.
• Umowa serwisowa: W liście urządzeń lub przy urządzeniu „Utwórz umowę” — z ceny umowy powstaje faktura abonamentowa („Umowa serwisowa utworzona — faktura abonamentowa … € od …”), którą można zobaczyć i edytować w Cykliczne. Urządzenia z umową mają oznaczenie „Z umową serwisową”.
• AIRIS odpowiada na „Które przeglądy są wymagalne?”, sporządza listę urządzeń i rejestruje zrealizowany przegląd na polecenie — także jako monter na czacie AIRIS w aplikacji internetowej.

W sekcji Instalacje QR można wydrukować naklejki na swoje urządzenia — 24 lub 10 na arkusz A4, również od określonego pola w przypadku napoczętych arkuszy. Podczas zlecenia funkcja „Drukuj naklejkę QR” drukuje naklejkę dokładnie dla tego urządzenia.

• Klient skanuje naklejkę na urządzeniu. Strona pokazuje tylko nazwę Państwa firmy i typ urządzenia — bez nazwisk, adresu czy modelu urządzenia.
• „Zgłoś usterkę” natychmiast tworzy zlecenie serwisowe dla właściwego urządzenia (klient i adres z danych podstawowych). Jeśli zgłoszenie jest pilne, a alarm pogotowia włączony, dyżur zostaje powiadomiony. Drugie zgłoszenie dla tego samego urządzenia uzupełnia otwarte zlecenie.
• „Zarezerwuj konserwację” pokazuje wolne terminy z cyklu konserwacji; wybór tworzy zlecenie serwisowe z przypisanym technikiem i terminem. W sekcji „Zapytania z naklejek” widoczne są wszystkie zgłoszenia; „Nowy kod” unieważnia zgubione lub stare naklejki.

• Tworzenie strony rezerwacji: Kalendarz › Strony rezerwacji › „Nowa strona rezerwacji”, np. „Konserwacja kotła” z czasem 60 minut, buforem i Państwa godzinami. Klient rezerwuje bez konta i widzi tylko wolne terminy.
• Przypomnienie z cyklu konserwacji zawiera link do strony rezerwacji. Wybór linkowanej strony określa się w Instalacje › „Ustawienia” › „Strona rezerwacji w linku”; opcja „Automatycznie” wybiera stronę ze słowem „Konserwacja” w nazwie.
• W tej samej zakładce ustawia się, na ile „Tygodni przed terminem” wysyłane jest przypomnienie. Za pomocą naklejki z kodem QR klient rezerwuje bezpośrednio przez „Zarezerwuj konserwację”.

W sekcji Protokoły kontroli — lub bezpośrednio w zleceniu i raporcie serwisowym — tworzą Państwo protokoły kontroli z wartościami pomiarowymi. Każda wartość ma jednostkę i limit; sygnalizacja świetlna od razu wskazuje stan: w porządku (zielony), zakres graniczny (żółty) lub usterka (czerwony).

• Szablony: szczelność gazu (AT/DE), przegląd ogrzewania dla Wiednia, Dolnej Austrii, Górnej Austrii i Styrii, konserwacja ogrzewania DE, kontrola pompy ciepła § 60a GEG, uruchomienie, woda pitna oraz UK Gas Safety Record (CP12). Konfiguracja dostosowuje się do kraju Państwa firmy.
• Każdy szablon podaje źródło i stan prawny, lecz nie pełny tekst normy. Wartości graniczne są propozycjami — można je edytować w listach kontrolnych; zamknięty protokół zachowuje pierwotne wartości.
• Zakończenie: podpis kontrolera (obowiązkowy) oraz opcjonalnie klienta. PDF w układzie graficznym firmy jest bezpiecznie zapisywany i wysyłany do klienta jako link; termin kolejnej kontroli wynika z interwału.
• Na telefonie: w aplikacji AIRIS monter wypełnia protokół podczas zlecenia — te same pola, ta sama sygnalizacja świetlna.

W Czynnik chłodniczy — lub bezpośrednio ze zlecenia — rejestruje się jeden lub więcej obiegów chłodniczych dla danej instalacji: czynnik chłodniczy, ilość napełnienia w kg, GWP i wynikające z tego tony ekwiwalentu CO₂. Interwał kontroli jest obliczany automatycznie w zależności od kraju firmy.

• UE/EOG (VO (EU) 2024/573): od 5 t CO₂e co 12 miesięcy, od 50 t co 6, od 500 t co 3 miesiące — z systemem wykrywania wycieków okres jest dwukrotnie dłuższy. Hermetycznie zamknięte poniżej 10 t: bez kontroli. UK według brytyjskiego rozporządzenia F-gazowego, Kanada według przepisów dotyczących halowęglowodorów (uwzględnić prawo prowincjonalne).
• USA (EPA Section 608 / AIM Act): brak stałego interwału — przy każdym dopełnieniu obliczany jest wskaźnik wycieku; po przekroczeniu progu (chłodzenie komfortowe 10%, chłodnictwo komercyjne 20%, chłodnictwo przemysłowe 30%) powstaje 30-dniowy termin na naprawę.
• Wpisy (napełnienie, dopełnienie, odzysk, kontrola szczelności, naprawa nieszczelności, wycofanie z eksploatacji) są możliwe tylko z technikiem posiadającym w dniu czynności ważny certyfikat F-gazowy odpowiedniej kategorii (Akta osobowe → Certyfikaty). Certyfikat jest zapisywany; wpisy można wyłącznie dopisywać.
• Wymagane kontrole pojawiają się w briefingu dziennym i na tablicy dyspozytorskiej w sekcji „Do zaplanowania”. Raport dla operatora (PDF w szablonie firmowym, zapisany prywatnie) zawiera przepis, podstawę prawną, stan oraz dziennik z ostatnich 5 lat.

W Magazyn pojazdów konfiguruje się magazyn dla każdego pojazdu serwisowego oraz przypisuje pojazd i instalatora. Dla każdego artykułu określa się stan minimalny i docelowy.

• Po zamknięciu raportu serwisowego przez instalatora materiał z katalogu jest automatycznie odpisywany z jego pojazdu. Jeśli w pojeździe brakuje towaru, pobierany jest z magazynu głównego; brakujący wszędzie towar zostaje oznaczony w raporcie jako niedobór.
• Jeśli stan artykułu spadnie poniżej minimum, generowana jest propozycja uzupełnienia: przesunięcie magazynowe z magazynu głównego do stanu docelowego, a reszta jako zapotrzebowanie na zakup. O tym, czy AIRIS tworzy to sam, decyduje przełącznik autonomii; w przeciwnym razie propozycja czeka na zatwierdzenie.
• Gdy towar znajdzie się w pojeździe, kliknięcie „Towar w pojeździe — zaksięguj” rejestruje przesunięcie magazynowe. Instalator widzi swój pojazd w aplikacji AIRIS w sekcji Zlecenia.

W sekcji Warianty ofert — lub podczas zlecenia serwisowego przez „Nowa oferta wariantowa” — zestawiają Państwo dwa lub trzy warianty obok siebie, np. nowy kocioł gazowy, pompa ciepła lub pompa ciepła z c.w.u. Pozycje pochodzą z katalogu (z ceną i rodzajem kosztu) lub są wprowadzane ręcznie.

• Każdy wariant staje się osobną ofertą z własnym numerem; stawka podatkowa i Reverse Charge dla usług budowlanych zależą od kraju Państwa firmy i klienta. Jeden wariant można oznaczyć jako rekomendację.
• „Pokaż na tablecie” otwiera stronę klienta: klient porównuje ceny, korzyści i zakres usług, wybiera wariant i podpisuje palcem. Alternatywnie można wysłać link pocztą e-mail.
• Wraz ze złożeniem podpisu wybrany wariant zostaje zaakceptowany i przekształcony w zamówienie: potwierdzenie zamówienia trafia do klienta, powiadomienie do Państwa, a pozostałe warianty uznaje się za zastąpione. Podpis i plik PDF „Zamówienie — wybrany wariant” są zapisywane jako prywatne.

Jeśli oferta zawiera pompę ciepła, ogrzewanie na drewno lub pellet albo przyłącze do sieci ciepłowniczej, podczas edycji oferty otwiera się karta „Weryfikacja dofinansowania”. Przegląd wszystkich takich ofert oraz zapisanego zbioru reguł znajduje się pod adresem Dotacje.

• Programy: Austria — Bundesförderung Kesseltausch (dawniej „Raus aus Öl und Gas”), Wien (Heizungsumstellung, MA 50) oraz Niederösterreich (Eigenheimsanierung); Niemcy — KfW 458 Heizungsförderung z premią za tempo wymiany i premią dochodową. Decyduje kraj klienta, a przy braku adresu klienta — kraj Państwa firmy; kraj związkowy wynika z kodu pocztowego i można go zmienić.
• Wysokość dofinansowania jest zawsze szacunkiem ze ścieżką kalkulacji. Brakujące dane (stare ogrzewanie, użytkowanie na własne potrzeby, dochód, powierzchnia mieszkalna) karta pobiera w formularzu; każda zmiana powoduje natychmiastowe przeliczenie. Kwestie, które może wiedzieć tylko klient, znajdują się w sekcji „do weryfikacji przez klienta”.
• Terminy: W przypadku KfW wniosek należy złożyć przed rozpoczęciem prac, po zawarciu umowy z warunkiem zawieszającym — karta wyświetla ostrzeżenie, a na życzenie oferta drukuje ten warunek umowy z przewidywaną datą realizacji.
• Po zapisaniu PDF oferty zawiera szacunek, terminy, listę wymaganych dokumentów oraz źródła. Faktura do oferty zawiera obowiązkowe dane instytucji dotacyjnej (np. adres nieruchomości, koszty kwalifikowane, termin składania wniosków Wien).
• Każda reguła podaje źródło i datę pobrania. Instytucje dotacyjne stale zmieniają budżety i warunki — dane stanowią analizę merytoryczną, a nie doradztwo dotacyjne czy prawne. W przypadku dofinansowania KfW dla tego samego działania nie jest możliwe odliczenie podatkowe zgodnie z § 35a EStG.

W sekcji Produkty → Utwórz produkt → „Hurtownia” można wczytać pliki DATANORM hurtowni (wersja 4 lub 5, pojedynczo lub jako ZIP): artykuły z ceną katalogową, grupy rabatowe, grupy towarowe i zmiany cen. Najpierw podgląd pokazuje planowane zmiany — zapis następuje dopiero po kliknięciu „Importuj teraz”.

• Import wykrywa duplikaty na podstawie numeru artykułu hurtowni, numeru artykułu w kartotece oraz kodu EAN. Nic nie jest usuwane: jeśli hurtownia wycofa artykuł z oferty, tylko jego warunki zostaną oznaczone jako wycofane.
• Cena zakupu (cena zak.) wynika z ceny netto w pliku lub z ceny katalogowej i grupy rabatowej. Import ustawia cenę sprzedaży na cenę katalogową — przy późniejszych zmianach cen tylko wtedy, gdy nie została zmieniona ręcznie. Na życzenie ceny sprzedaży mogą pozostać bez zmian.
• Pliki ze zmianami cen (DATPREIS) generują raport cenowy: które artykuły drożeją lub tanieją, o jaki procent, wraz z opcją pobrania pliku CSV.
• IDS-Connect: W zapytaniach ofertowych/zamówieniach zapisują Państwo adres IDS oraz dane logowania hurtowni (zaszyfrowane). „Skomponuj w sklepie” otwiera sklep po zalogowaniu; „Przekaż do sklepu hurtowni” przesyła zapytanie jako koszyk. Z powrotem przesyłane są numery artykułów, ilości i ceny netto — po kliknięciu „Zamów” w sklepie zapytanie zostaje oznaczone jako zamówione.
• Do celów testowych dostępny jest sklep testowy (symulator) — nie jest to prawdziwa hurtownia. Firmy demonstracyjne mogą korzystać wyłącznie ze sklepu testowego.

Większe zlecenia, takie jak renowacja łazienki lub wymiana ogrzewania, realizuje się za pomocą funkcji budowlanych: plac budowy w Budowy z ekipą, godzinami, materiałami i dziennikiem budowy, raportem robót z podpisem, przedmiarem z fakturami częściowymi i końcowymi w ofercie budowlanej. Ścieżka zlecenia (raport serwisowy → faktura) pozostaje dla serwisu i konserwacji. Do rozdziału Budownictwo