Hotel i pensjonat: pokoje, rezerwacja, karta meldunkowa, opłata miejscowa

Pokoje, rezerwacje, konto gościa i rozliczenia — z kalendarzem obłożenia na dwa tygodnie jako centrum zarządzania.

• Liczby dzienne u góry: dzisiejsze przyjazdy i wyjazdy, zajęte pokoje, śniadanie na jutro rano, pokoje do sprzątnięcia.
• Kalendarz obłożenia pokój na dzień: kliknięcie na wolne pole otwiera rezerwację z wstępnie wypełnionym pokojem i datą; kolor wskazuje status.
• Zarządzanie rezerwacją: potwierdzić, zameldować, wymeldować; dodatkowo anulować lub oznaczyć jako nieobecność.
• Konto gościa: nocleg, zarezerwowane pozycje i opłata miejscowa; w obiekcie można rezerwować usługi z ilością i stawką podatku na pokój.
• Rozliczenie: wymeldowanie z fakturą zbiorczą, faktura zaliczkowa na 30 procent, karta gościa jako PDF.
• Jednorazowa konfiguracja: pokoje z kategorią i ceną, sezony z czynnikiem cenowym, opłata miejscowa, kalendarz portalu przez iCal i publiczny link do rezerwacji.
• Odbiorca faktury: W rezerwacji wybierz kontakt CRM lub wprowadź nazwę firmy/nazwisko, adres i numer UID. System wymaga podania imienia i nazwiska oraz adresu dla kwot brutto powyżej 400 € (AT) lub 250 € (DE).
• Stawki podatkowe pochodzą z kraju firmy (AT zakwaterowanie 10%, pozostałe pozycje 20%; DE 7% / 19%). Jeśli śniadanie jest wliczone w cenę pokoju, pojawia się jako osobna pozycja na fakturze (DE: jedzenie 7%, napoje 19%).
• Ustaw podatek miejski w Ustawieniach — nie ma wartości domyślnej. Szablon wiedeński ustawia 5% od zakwaterowania bez śniadania i VAT (od 01.07.2027 8%), ze źródłem; dzieci poniżej określonego wieku są zwolnione.
• Ceny obowiązują za noc: Jeśli pobyt obejmuje różne sezony, każda noc otrzymuje swoją własną cenę sezonową — w module, na stronie rezerwacji i w AIRIS.
• iCal: Jeśli rezerwacja z portalu pokrywa się z własną, nic nie zostanie podwójnie zarezerwowane — pojawi się jako zapytanie z konfliktem w kalendarzu, a dzwonek i e-mail powiadomią o tym.
• Strona rezerwacji: Ceny końcowe zawierają VAT, informację o podatku miejskim, informację o ochronie danych i anulowaniu; włączanie i wyłączanie w Ustawieniach. Nowe zapytania są zgłaszane dzwonkiem i e-mailem; gość otrzymuje e-mail potwierdzający i e-mail z potwierdzeniem w swoim języku.
• Karta meldunkowa: w Austrii karta meldunkowa gościa zgodnie z załącznikiem A do rozporządzenia o ewidencji gości, w Niemczech specjalny formularz meldunkowy (tylko goście zagraniczni) — z numerem bieżącym.

• „Na pokój” przy kasie: Gość podpisuje na ekranie kasy. Podpis jest prywatnie przypisany do pozycji na koncie gościa i pojawia się na „Załączniku z podpisami” (PDF) do faktury.
• Płatność faktury w recepcji (Akta gościa → Faktury): „Gotówka (kasa)” lub „Karta (kasa)” jest pobierana za pośrednictwem kasy fiskalnej — z paragonem i podpisem; faktura jest następnie oznaczana jako opłacona.
• Zaliczka: Z zatwierdzonej faktury zaliczkowej powstaje link do płatności. Gość płaci na dedykowanej stronie za pośrednictwem konta Mollie obiektu. Wersja robocza lub obiekt bez dostawcy płatności nie otrzymują linku.
• Wyżywienie na rezerwację (tylko pokój, śniadanie, półpensjonat, pełne wyżywienie): oddzielne pozycje na fakturze dla stawki żywieniowej, lista śniadań i liczba kolacji na każdy dzień (przycisk „Lista śniadań”).
• Housekeeping w telefonie: Check-out ustawia pokój na „do sprzątania”, a dzwonek powiadamia „Pokój … jest zwolniony — proszę posprzątać”. „Czysty” zapisuje nazwisko i godzinę, „Zablokowany” usuwa pokój także ze strony rezerwacji.
• Raporty: Obłożenie, ADR, RevPAR, noclegi według kraju pochodzenia oraz miesięczna lista opłat klimatycznych w formacie PDF dla gminy. Numer rejestracyjny (VO (EU) 2024/1028) znajduje się na stronie rezerwacji i fakturze; AIRIS może potwierdzać, zameldowywać/wymeldowywać, księgować pozycje, kartę gościa i zaliczkę — zapis tylko za pomocą przycisku autonomii.
• Opłata klimatyczna na kasie: Jeśli kasa rejestrująca pobiera opłatę klimatyczną, widnieje ona na paragonie jako osobna pozycja „pozycja przejściowa” ze stawką 0%. Dwa lub trzy posiłki z napojami dzielą rachunek na jedzenie i napoje; udział ustawia się samodzielnie.
• AIRIS bez zatwierdzenia: sprawdzanie wolnych pokoi, pokazywanie bieżącego dnia w obiekcie i tworzenie zapytania. Jeśli pasuje kilka rezerwacji, AIRIS dopytuje o szczegóły.

• Czas firmowy: Widok ogólny, kalendarz obłożenia, „dzisiaj” w synchronizacji iCal oraz widok dzienny AIRIS obliczają w strefie czasowej Państwa obiektu (z danych firmy lub kraju firmy) — nie w strefie czasowej serwera. Przyjazd, wyjazd i „Śniadanie na jutro” zmieniają się zatem o północy czasu lokalnego.
• Wprowadzenie numeru rejestracyjnego (Rozporządzenie (UE) 2024/1028, krótkoterminowy wynajem): Hotel › „Ustawienia” › „Numer rejestracyjny obiektu” i „Nadany przez / Stan”. Jeśli apartament ma własny numer, należy go wprowadzić w „Zarządzaj pokojami” › Pokój › „Nr rej. (tylko jeśli inny)” Numer pojawi się na stronie rezerwacji i na fakturach; czy Państwa gmina lub kraj mają procedurę rejestracyjną, należy sprawdzić na miejscu.
• Podpisy są prywatne: Podpis „na pokój” przy kasie nie jest publicznie dostępny — tylko poprzez podpisany, ograniczony czasowo link z konta gościa lub w „Załączniku z podpisami”. Pusty lub uszkodzony podpis zostanie odrzucony, przycisk „na pokój” jest aktywny dopiero po podpisaniu, a wybierać można tylko gości, którzy są w obiekcie.
• Języki: Interfejs i publiczna strona rezerwacji są dostępne w 30 językach; e-maile przychodzące i potwierdzające gość otrzymuje w swoim języku. Channel Managera (synchronizacja cen i kontyngentów z portalami rezerwacyjnymi) DivineMind nie zawiera — synchronizacja z portalami odbywa się przez iCal (tylko zajęte/wolne).