Wykonywanie procesów w oparciu o reguły — z zatwierdzeniami i nadzorem.
AIRIS wykonuje zadania na żywo — z zatwierdzeniem na czacie
Mówią Państwo AIRIS, co ma zrobić, i obserwują: AIRIS tworzy kontakt, przygotowuje ofertę z Państwa szablonu i przygotowuje e-mail towarzyszący. Wysyłka następuje dopiero po dotknięciu „Zatwierdź i wyślij” na czacie — zarówno w sieci, jak i w aplikacji AIRIS.
Zadanie w jednym zdaniu
Na przykład: „Utwórz klienta i przygotuj ofertę z naszego szablonu z e-mailem towarzyszącym.” Jasne polecenie, takie jak „utwórz”, jest wykonywane bez pytania. „Przygotuj” pozostaje projektem.
Obserwowanie
Pasek „AIRIS pracuje” pokazuje kroki (kontakt, oferta, e-mail towarzyszący). W sieci AIRIS otwiera odpowiednią listę i krótko zaznacza nowy wiersz. „Zatrzymaj” przerywa zadanie.
Zmiana za pomocą kolejnego polecenia
„Uczyń ofertę ważną przez 14 dni” — AIRIS ją dostosowuje. Zatwierdzenie zawsze dotyczy ostatnio sprawdzonej wersji; jeśli dokument zmieni się później, zatwierdzenie traci ważność, a AIRIS przedstawia nową kartę.
Zatwierdź i wyślij
Karta na czacie pokazuje odbiorcę, temat, kwotę i załącznik. Dotknięcie „Zatwierdź i wyślij” wykonuje natychmiast; „Wykonano” pojawia się dopiero po potwierdzeniu wysyłki. „Nie” odrzuca, nic nie jest wysyłane.
Ponowne załadowanie niczego nie przerywa
Zadanie działa na serwerze. Po ponownym załadowaniu, zmianie karty lub urządzenia, pasek zgłasza „Ponownie połączono — nic nie zostało utracone”. To samo polecenie nie zostanie wykonane po raz drugi w ciągu 10 minut.
Jeśli zadadzą Państwo pytanie („Ile faktur jest otwartych?”), otrzymają Państwo odpowiedź na czacie, a w sieci dodatkowo listę z odpowiednim filtrem. Pracownicy bez uprawnień do zatwierdzania widzą na karcie „oczekuje na właściciela lub administratora”.
Telefon mówi, komputer reaguje
Wydaj polecenie w aplikacji AIRIS za pomocą tekstu lub głosu. Jeśli na komputerze jest zalogowane to samo konto w tej samej firmie, komputer zareaguje: otworzy odpowiednią listę, zaznaczy nowy wiersz i wyświetli ofertę oraz kartę zatwierdzenia w oknie AIRIS. Bez parowania, bez kodu — wystarczy Pańskie konto.
Oba urządzenia zalogowane
Otwórz DivineMind na komputerze i aplikację AIRIS na telefonie. Komputer co kilka sekund zgłasza swoją aktywność. Jeśli otwartych jest kilka komputerów, reaguje tylko ostatnio używany.
Zapytaj lub zleć przez telefon
„Ile faktur jest otwartych?” — odpowiedź pojawi się na telefonie, a komputer otworzy listę faktur z filtrem „otwarte”. Całe zadanie („Utwórz klienta i przygotuj ofertę z e-mailem towarzyszącym”) będzie widoczne na komputerze jako pasek „AIRIS pracuje · z telefonu”.
Otwarto na komputerze
Gdy komputer otworzy listę, w aplikacji pojawi się komunikat „Otwarto na komputerze”. Karta zatwierdzenia pojawi się na obu urządzeniach.
Zatwierdź, gdziekolwiek jesteś
Dotknij „Zatwierdź i wyślij” na telefonie — karta na komputerze wkrótce pokaże „wykonano”. Działa to również w drugą stronę: to, co uruchomisz na komputerze, telefon wyświetli z odpowiedzią i kartą, oznaczone jako „z komputera”.
Wyłączanie
W oknie AIRIS na komputerze ikona telefonu włącza lub wyłącza sterowanie z telefonu. Po wyłączeniu zlecenia będą nadal realizowane, ale komputer przestanie na nie reagować.
Reaguje tylko komputer, na którym Pan jest zalogowany w tej samej firmie — nigdy ekran innego użytkownika. Zatwierdzenie dotyczy dokładnie sprawdzonej wersji, niezależnie od tego, na którym urządzeniu Pan dotknie.
Kontakt z fotografii, zrzutu ekranu, podpisu lub pliku PDF
Wyślij do AIRIS zdjęcie wizytówki, zrzut ekranu (np. profilu lub stopki redakcyjnej), wklejony podpis e-mail lub plik PDF z nagłówkiem. AIRIS odczyta imię i nazwisko, firmę, stanowisko, e-mail, telefon, stronę internetową, adres i branżę, a następnie wyświetli kartę w czacie — zarówno w wersji internetowej, jak i w aplikacji AIRIS.
Załącz lub wklej
W czacie AIRIS załącz zdjęcie, zrzut ekranu lub plik PDF (w aplikacji można też użyć aparatu) lub wklej podpis do wiadomości. Dodaj zdanie typu „utwórz jako klienta” lub „oznacz jako potencjalnego klienta”.
Sprawdź kartę
Każde pole pokazuje swoje źródło („z fotografii”, „z Pańskiego zdania”). Brakujące dane są wyświetlane jako puste miejsce i można je uzupełnić bezpośrednio na karcie. Jeśli kontakt już istnieje, AIRIS poinformuje o tym i zaproponuje „Połącz” lub „Utwórz mimo wszystko nowego”.
Potencjalny klient lub klient, następnie utwórz
Wybierz „Potencjalny klient” lub „Klient” i kliknij „Utwórz kontakt”. Jeśli w zdaniu znajduje się jasne polecenie, np. „utwórz jako klienta”, AIRIS utworzy kontakt natychmiast — bez dodatkowych pytań. Komunikat „Utworzono” pojawi się dopiero po zapisaniu kontaktu; w wersji internetowej lista kontaktów przesunie się do nowego wiersza.
Obraz tylko na życzenie
Obraz jest odczytywany tylko w celu identyfikacji. Kliknięcie „Dołącz obraz do akt” spowoduje, że AIRIS dodatkowo dołączy wizytówkę jako dokument do kontaktu — w przeciwnym razie nie zostanie ona dołączona.
Ten sam szkic nigdy nie utworzy dwóch kontaktów: drugie kliknięcie spowoduje wyświetlenie tego samego kontaktu. W firmach demonstracyjnych dozwolone są tylko przykładowe dane (np. max@firma.example).
Tworzenie przepływu pracy
Otwórzcie Państwo automatyzację
Obszar Automatyzacja — pulpit nawigacyjny ze statusem i szablonami.
Utwórzcie Państwo nowy przepływ pracy
Poprzez Nowy przepływ pracy zdefiniujcie Państwo wyzwalacze (zdarzenie/harmonogram) i działania.
Warunki i kroki
Zestawienie reguł, rozgałęzień i działań.
Aktywujcie Państwo i obserwujcie
Aktywujcie Państwo przepływ pracy; śledźcie przebiegi pod Automatyzacja › Uruchomienia.
Sterowanie i kontrola
- Szablony dla często używanych procesów.
- Harmonogramy dla cyklicznego wykonywania.
- Zatwierdzenia — krytyczne kroki wymagają potwierdzenia.
- Nadzór i statystyki — pełna identyfikowalność.
Szablony startowe dla branży
Niektóre menu branżowe otwierają bezpośrednio gotowy szablon w edytorze przepływów pracy. Jest on początkowo nieaktywny — dostosuj teksty i czasy, a następnie go aktywuj.
- Gastronomia: Przepływ pracy dla nieobecności (przypomnienie przed rezerwacją) i uruchomienie ponownego zamówienia (sprawdzenie zapotrzebowania na zamówienia w poniedziałki).
- Hurtownie i farmacja: Przepływ pracy dla wycofania produktu z partii.
- Handel detaliczny: Przepływ pracy dla zwrotów. Budownictwo: Przepływ pracy dla aneksów dotyczących dodatkowych kosztów.
- Sprzątanie budynków: Kontrola jakości w obiekcie — cotygodniowe zadanie kontrolne, a następnie prośba o informację zwrotną od klienta.
- Gabinet lekarski: Przypomnienie o kolejnej recepcie — przypomnienie dla pacjenta bez danych zdrowotnych w e-mailu, wystawienie trafia jako zadanie do zespołu gabinetu.
- Doradztwo podatkowe: Przypomnienie o terminach — klient jest przypominany o brakujących dokumentach, po pięciu dniach pojawia się zadanie do ponownego kontaktu.
Zapisz i aktywuj
Zapisz szablon, a następnie kliknij „Aktywuj teraz” → „Tak, aktywuj”. Jeśli automatyzacja Państwa firmy jest jeszcze wyłączona, zostanie ona włączona.
Uruchom dla kontaktu
W edytorze przepływu pracy kliknij „Test”: Otworzy się okno „Uruchom przepływ dla kontaktu”. Wyszukaj kontakt (nazwa lub e-mail), kliknij „Uruchom teraz”. AIRIS napisze e-mail zgodnie z celem przepływu.
Zatwierdź e-mail
Jeśli tryb zatwierdzania jest włączony, e-mail najpierw trafi do sekcji Zatwierdzenia. Dopiero po Państwa „Zatwierdź” zostanie wysłany do kontaktu; zadanie zostanie utworzone natychmiast.
Pamięć i Umiejętności AIRIS
AIRIS zapamiętuje notatki, oferty, faktury, e-maile i rozmowy z czatów dotyczące każdego klienta. Na tej podstawie AIRIS rozpoznaje powtarzające się u wielu klientów procedury i proponuje je jako Umiejętność.
Zobacz propozycję
W sekcji Automatyzacja › Umiejętności AIRIS: wyzwalacz, każdy krok i u ilu klientów procedura wystąpiła. Nowe propozycje są zgłaszane przez dzwonek.
Potwierdź lub odrzuć
Dopiero Twoje potwierdzenie włącza Umiejętność — działa ona wtedy jako przepływ pracy. Odrzucone propozycje nie pojawią się ponownie.
Obserwuj i wstrzymaj
AIRIS liczy udane i nieudane uruchomienia; wstrzymanie jest możliwe w każdej chwili.
- E-maile do klientów w ramach Umiejętności są wysyłane dopiero po Pana/Pani zatwierdzeniu.
- AIRIS odpowiada z pamięci tylko przy użyciu źródeł, które Pan/Pani może odczytać — obce skrzynki pocztowe i prywatne rozmowy pozostają ukryte.
- Zdecyduj bezpośrednio w czacie AIRIS: Zapytaj „Jakie umiejętności dla nas wykryłeś?” — AIRIS odpowie kartą z przyciskami Zaadoptuj, Dostosuj i Odrzuć. Wynik pojawi się natychmiast na karcie.
- Za pomocą opcji „Szukaj procedur teraz” można natychmiast uruchomić rozpoznawanie; w przeciwnym razie AIRIS sprawdza raz w tygodniu.
Początkowo pozwólcie Państwo na wykonywanie działań o poważnych konsekwencjach poprzez zatwierdzenia. Zwiększajcie autonomię dopiero po przetestowaniu procesu (patrz „Onboarding — Autonomia”).