Planowanie zadań, przypisywanie ich i rejestrowanie czasu.
Praca z zadaniami
Otwórz Divine Tasks
Obszar Zadania.
Utwórz zadanie
Określ tytuł, opis, termin wykonania, priorytet i osobę odpowiedzialną.
Przypisz i śledź
Przypisz zadania do osób; śledź status za pomocą tablicy/listy.
Rejestruj czas
Dokumentuj nakłady pracy — analiza za pomocą Raporty czasu pracy.
Tworzenie projektu i przypisywanie klientów
Tworzenie nowego projektu
W Divine Tasks należy wybrać „Nowy projekt” i określić nazwę, okres, kolor oraz opis.
Łączenie klientów
W projekcie należy przypisać kontakt CRM jako klienta — projekt pojawi się wtedy bezpośrednio u klienta, a wszystkie dokumenty pozostaną przypisane.
Otwieranie projektu
Kliknięcie projektu otwiera plik projektu z przeglądem, harmonogramem, ryzykami, budżetem, podprojektami i plikami.
Podprojekty i zadania
- Struktura trójpoziomowa: Projekt → Podprojekt → Zadanie. Dzięki temu nawet duże zlecenie pozostaje przejrzyste.
- W pliku projektu zakładka „Podprojekty” pokazuje każdy podprojekt ze statusem, priorytetem, postępem i liczbą ukończonych zadań.
- Kliknięcie podprojektu otwiera jego własny plik — z tymi samymi zakładkami, w tym z własnymi zadaniami i plikami.
- Każde zadanie może zawierać własne załączniki/pliki PDF (np. plan, specyfikacja) — widoczne bezpośrednio w dialogu zadania pod „Załączniki”.
Łączenie plików i folderów w chmurze
Tworzenie folderu w chmurze
W zakładce projektu „Pliki” jednym kliknięciem można utworzyć folder DivineCloud dla projektu — zostanie on trwale połączony z projektem.
Przechowywanie plików PDF i dokumentów
Pliki można przesyłać bezpośrednio; pojawią się one w projekcie i jednocześnie będą przechowywane w DivineCloud — z możliwością pobrania dla całego zespołu.
Wybór poziomu
Foldery i pliki można przechowywać na poziomie projektu, podprojektu i zadania — każdy poziom zawiera własne dokumenty.
Łączenie e-maili z projektami i zadaniami
- W DivineMail każdy e-mail można przypisać do projektu, podprojektu lub zadania — ręcznie lub za pomocą sugestii.
- Jeśli e-mail zawiera ważny plik PDF, załącznik zostanie automatycznie zapisany w folderze chmury projektu — i pozostanie połączony z projektem i zadaniem.
- W ten sposób podpisana umowa lub plan z skrzynki odbiorczej trafia bez zbędnych pośredników do właściwego pliku projektu — nic nie ginie, nic nie trzeba przechowywać dwukrotnie.
Zarządzanie portfolio i projektami
- Portfolio Cockpit: wszystkie projekty w jednym miejscu — kondycja budżetu, sygnalizacja terminów, otwarte ryzyka i postępy.
- Zasoby i obciążenie: tygodniowe godziny pracy na pracownika we wszystkich projektach — natychmiast rozpoznawalne przeciążenie powyżej 100 %.
- Zgodność i zatwierdzenia: bramki akceptacji oraz historia zmian (kto, co i kiedy zmienił).
- Scenariusz What-if: wpływ na budżet, terminy i ryzyko za pomocą jednego kliknięcia — AIRIS szacuje i rekomenduje.
- Szablony metodyczne: fazy, bramki i zadania za naciśnięciem przycisku — za pośrednictwem tego samego silnika Workflow, co reszta firmy.
Więcej
- Zadania cykliczne dla regularnych rutyn.
- Raporty czasu pracy jako podstawa do rozliczeń i obciążenia pracą.
- Powiązanie z procesami CRM i „Moim obszarem roboczym”.
Ustaw regularne zadania jako cykliczne — pojawią się one automatycznie w następnym terminie, zamiast być tworzone ręcznie od nowa.