Die Retail-Funktionen in der AIRIS-App und im Back-Office — vom Lager bis zur Filiale.
In der AIRIS-App (Filiale)
- Lagerbestand: Bestände je Standort prüfen und per Sprachbefehl an AIRIS abfragen.
- Nachbestellung: Artikel unter Mindestbestand erkennen und von AIRIS nachbestellen lassen.
- Wareneingang & Etiketten: Lieferungen erfassen und Preis-/Regaletiketten drucken.
Im Back-Office (Leitung)
- Produkte & Katalog: Artikel mit EAN, Preis und Steuersatz unter Produkte pflegen (Varianten nach Größe oder Farbe gibt es nicht). In die Kasse übernehmen Sie sie im Kassen-Backoffice unter „Produkte“.
- Lager & Filialen: Bestände, Umlagerungen zwischen Standorten und Inventur unter Lagerverwaltung.
- Lieferanten: Bezugsquellen und Einkaufskonditionen unter Lieferanten.
An der Kasse: Rückgabe, Pfand, Kassensturz, Kundenanzeige
- Rückgabe: Knopf „Rückgabe“, Bon scannen (QR) oder Bonnummer eingeben, Menge und Zustand je Artikel wählen, bar, auf Karte oder als Gutschein erstatten. Es entsteht ein eigener Beleg mit negativem Betrag (RKSV-signiert); der alte Bon bleibt unverändert. Einwandfreie Ware geht sofort zurück ins Lager der Filiale, geöffnete, beschädigte oder defekte Ware in den Sperrbestand (Lager → Retouren).
- Pfand: Ist am Artikel eine Pfandart hinterlegt (Lager → Pfand), bucht die Kasse das Pfand automatisch als eigene Position. Knopf „Leergut“: Leergut je Pfandart zurücknehmen oder einen Leergutbon vom Automaten einlösen — wird mit dem Einkauf verrechnet. Die Mengen erscheinen in der Pfand-Mengenmeldung (Spalten „Kasse“).
- Kassensturz: Knopf „Kassensturz“, Anfangsbestand und Anzahl je Schein und Münze eingeben. Soll (aus Bar-Umsatz, Rückgaben, Leergut, Bar auf Rechnungen, Gutscheinen, Trinkgeld) und Differenz werden sofort angezeigt und als Zählprotokoll gespeichert. Die Differenz steht als Eintrag „Differenz“ im Kassenbuch der Filiale; vor dem Z-Bon gezählt, wird sie mit der Tageslosung nachgebucht, nie doppelt. Ein Fehlbetrag, der größer ist als der Kassenbestand, bleibt als offener Punkt stehen („Offene Kassendifferenzen“ im Dashboard).
- Kundenanzeige: Knopf „Kundenanzeige“ öffnet ein Fenster für den zweiten Bildschirm. Der Kunde sieht Artikel, Pfand und Summe, nach dem Bezahlen den Bon als QR-Code für sein Handy (ohne App, ohne Anmeldung).
- Pfand-Mengenliste: Unter Lager › „Einwegpfand-Mengen“ steht je Monat „Artikel je Barcode — in Verkehr gesetzt“ mit der Meldemenge; die Spalten „Kasse verkauft“ und „Kasse Leergut“ kommen aus der Kasse. Export als CSV oder PDF, danach „Als gemeldet markieren“.
An der Kasse: Gutschein, Kundenkarte, Bon, offline, Rückgabe-Regeln
- Gutschein verkaufen: Knopf „Gutschein“ in der Kassenleiste öffnet „Wertgutschein“. Im Reiter „Verkaufen“ den Gutscheinwert eingeben — der Beleg wird gedruckt; „Restwert prüfen“ zeigt, was auf einem Gutschein noch offen ist. Einlösen im Bezahldialog mit „Gutschein einlösen“ → „Einlösen“, zurücknehmen mit „Gutschein entfernen“.
- Kundenkarte und Treuepunkte: Im Bezahldialog unter „Kundenkarte“ die Karte scannen oder die Telefonnummer eingeben und „Hinzufügen“; „Neue Karte“ → „Karte erstellen“ legt eine Karte an, „Prämie einlösen“ löst eine Prämie ein. Ihre Programme richten Sie in der Kassen-Seitenleiste unter „Kundenbindung“ ein.
- Kassenbon: zeigt je Artikel den Grundpreis, dazu Filiale und Kasse und den QR-Code der RKSV-Signatur. Sie geben ihn gedruckt, per E-Mail oder als Online-Beleg.
- Online-Beleg per QR: Nach dem Bezahlen zeigt die Kundenanzeige den Bon als QR-Code. Der Kunde öffnet den Beleg damit auf seinem Handy — ohne App, ohne Registrierung, ohne Kundendaten. Ein veränderter Link öffnet keinen Beleg.
- Offline weiter kassieren: Fällt das Internet aus, erscheint das Banner „OFFLINE — die Kasse arbeitet weiter“. Verkäufe werden auf dem Gerät gespeichert, statt des signierten Bons druckt die Kasse einen Ersatzbeleg. Sobald die Verbindung zurück ist, werden die Bons nachgereicht und signiert; unter „Offline-Warteschlange“ können Sie mit „Jetzt übertragen“ auch selbst anstoßen.
- Rückgabe-Regeln (Inhaber): In der Kasse unter Einstellungen › Geschäft, Abschnitt „Rückgaben an der Kasse“, kreuzen Sie an, welche Rollen Rückgaben mit PIN annehmen dürfen — der Inhaber darf es immer, Vorgabe ist Inhaber und Manager. Der Schalter „Treuepunkte bei Rückgabe abziehen“ legt fest, ob Stempel und Punkte für zurückgegebene Artikel wieder abgezogen werden (Vorgabe: ja, Punkte anteilig zum erstatteten Betrag, Stempel je zurückgegebenem Stück) oder der Kunde sie behält.
- Doppelschutz: Ein Artikel lässt sich nur einmal zurückgeben. Gibt es zu einem Bon schon eine Rückgabe, kann er nicht mehr storniert werden — die Kasse meldet „Zu diesem Bon gibt es eine Rückgabe — weitere Artikel über „Rückgabe“ zurücknehmen“. Eine Rückgabe selbst wird nicht storniert; war sie ein Fehler, verkaufen Sie den Artikel neu.
- Preis je Filiale: In der Kasse unter Produkte › „Filial-Sortiment“ legen Sie je Filiale Preis und Sortiment fest. Ohne Filialpreis gilt der normale Artikelpreis. Kasse, Bon und Etikett („Preis der Filiale“) rechnen mit dem Filialpreis.
- Wareneingang an der Kasse: In der Kasse unter „Lager“, Reiter „Bestand & Wareneingang“, buchen Sie eine Lieferung direkt ins Lager der Filiale dieser Kasse.
Preisänderung und Etiketten
- Jede Preisänderung (Artikel oder Filialpreis) wird mit Datum gespeichert. Unter Lager → Etiketten holt „Preisänderungen (Druckliste)“ alle Artikel, deren Etikett noch den alten Preis zeigt; nach dem Druck sind sie abgehakt.
- „Streichpreis“: Der durchgestrichene Preis ist immer der niedrigste Preis der letzten 30 Tage vor der Ermäßigung (DE § 11 PAngV, AT § 9a PrAG). Ohne echte Ermäßigung oder mit weniger als 30 Tagen Preisverlauf druckt DivineMind keinen Streichpreis und sagt warum.
Einzelhandel & Filialen: Grundpreis, Rechnung an der Kasse, Umlagern, Etiketten
- Grundpreis (Produkt → Karte „Grundpreis“): Füllmenge und Einheit einer Verkaufseinheit eintragen (z. B. 200 g). Etikett und Kassenbon zeigen dann den Grundpreis je 1 kg / 1 l / 1 m — 100 g, 100 ml oder 0,5 l nur, wo das Landesrecht es erlaubt (DE PAngV § 5, AT Grundpreisauszeichnungs-VO § 3). Gilt in einer Filiale ein anderer Preis, rechnet der Bon mit diesem.
- Etiketten: „Artikel der heutigen Lieferung“ übernimmt alle Artikel aus den heutigen Wareneingängen; „Preis der Filiale“ druckt den Filialpreis. AIRIS: „Drucke Preisetiketten für die heutige Lieferung“.
- Etikettenbögen: Format wählen — „Klein (40/Bogen)“, „Standard (24/Bogen)“ oder „Groß (10/Bogen)“ —, je Artikel die Anzahl festlegen und „Drucken (PDF)“. Jedes Etikett zeigt Name, Preis, Grundpreis, Artikelnummer und EAN-Barcode.
- Offene Rechnung an der Kasse (Kasse → Knopf „Rechnung“): Rechnung suchen, Bar oder Karte wählen. Der Betrag kommt aus der Rechnung, es entsteht ein Kassenbeleg mit Signatur, die Rechnung ist danach bezahlt — kein doppelter Umsatz. Ein Entwurf wird dabei ausgegeben und gesperrt.
- Umlagern: anlegen, eine zweite Person prüft (Inhaber und Admins dürfen ihre eigene Umlagerung selbst prüfen), dann ausführen — erst jetzt wird der Bestand umgebucht. AIRIS legt Umlagerungen nur als Entwurf an.
- Kassenverkauf ohne Lagerabzug: Würde der Bestand negativ, kassiert die Kasse trotzdem — der Fall erscheint unter Lager → Bestand, in der Glocke und im Tagesbrief, bis Sie ihn nach der Korrektur abhaken. Wareneingang an der Kasse bucht in die gewählte Filiale.
Einkauf & 3-Wege-Abgleich
Seite öffnen
Der Menüpunkt „Einkauf & 3-Wege-Abgleich“ öffnet die Seite „3-Wege-Match“. Dort gleicht DivineMind Bestellung, Wareneingang und Eingangsrechnung miteinander ab — Toleranz beim Preis ±2 % oder ±50 €.
Abgleich starten
Inhaber und Admins klicken „Manuell starten“, tragen die Nummer der Bestellung („Purchase-Order-ID“) und, falls vorhanden, des Wareneingangs und der Rechnung ein und wählen „Match ausführen“. Sie können den Abgleich auch AIRIS auftragen. Er startet nicht von selbst, wenn ein Wareneingang oder eine Rechnung eintrifft.
Ergebnis prüfen
Die Liste „3-Wege-Match Läufe“ zeigt je Lauf die Beträge aus Bestellung, Wareneingang und Rechnung, die Abweichung und die Entscheidung — filterbar nach „Automatisch freigegeben“, „Freigabe nötig“, „Markiert“ und „Abgelehnt“. Fehlt die Rechnung noch, steht der Lauf mindestens auf „Freigabe nötig“.
Abweichungen je Position
Ein Klick auf einen Lauf öffnet „Abweichungen pro Position“: bestellte und erhaltene Menge, Preis laut Bestellung und laut Wareneingang und die Differenz je Artikel.
Lieferscheine und Geschäftskunden auf Rechnung
Übersicht
Unter Lieferscheine steht je Kunde die Kette aus Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferschein, jeweils mit PDF. Suchen Sie nach Lieferschein-, Rechnungs-, AB- oder Angebotsnummer oder nach dem Kunden.
Lieferschein erstellen
Ein Lieferschein entsteht aus der Auftragsbestätigung: In der Zeile ohne Lieferschein „Lieferschein erstellen“ klicken, Lieferanschrift wählen (oder „Rechnungsanschrift verwenden“), den E-Mail-Empfänger festlegen und „Erstellen & senden“. Ist ein Kreditlimit überschritten, fragt DivineMind vorher nach.
Lagerabgang
Mit dem Lieferschein wird die Ware aus dem Lager gebucht, Reservierungen aus Angebot und Auftragsbestätigung werden aufgelöst, Teil- und Restmengen fortgeschrieben.
Geschäftskunden auf Rechnung beliefern
Die ganze Kette: Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein mit Lagerabgang → Rechnung, auf Wunsch als E-Rechnung XRechnung. Stammkunden bestellen über ihren eigenen Bestell-Link (Kapitel Lager). Eine offene Rechnung kann der Kunde auch an der Kasse bar oder mit Karte bezahlen.
E-Commerce: Retoure-Workflow, Stockout-Alerts, Review-Campaign, API
Retoure-Workflow
Der Menüpunkt „Retoure-Workflow“ legt einen Workflow aus der Vorlage „Retoure-Workflow“ an. Er wird am Kontakt von Hand gestartet: Schritt 1 erstellt die Aufgabe „Retoure prüfen und Artikel wieder einlagern“ (fällig in einem Tag), Schritt 2 eine von der KI formulierte E-Mail, die dem Kunden den Eingang bestätigt und Rückerstattung oder Umtausch ankündigt. Der Workflow ist nach dem Anlegen ausgeschaltet — prüfen Sie Schritte und Text und schalten Sie ihn selbst ein. Die Ware selbst buchen Sie unter Lager › Retouren zum Lieferschein zurück: in den Sperrbestand, mit Gutschrift-Entwurf.
Stockout-Alerts
„Stockout-Alerts“ öffnet die Lager-Übersicht. Die Kachel „Niedriger Bestand“ führt zur Liste aller knappen Artikel (Filter „Niedriger Bestand“). Mit einer Nachbestell-Regel legt DivineMind für Artikel unter Mindestbestand eine Bestellung beim Lieferanten als Entwurf an — abschicken tun Sie.
Review-Campaign
„Review-Campaign“ öffnet DivineMarketing. Eine eigene Bewertungs-Kampagne gibt es nicht: Bitten Sie Ihre Kunden mit einer E-Mail-Kampagne um eine Bewertung — sie geht nur an Empfänger mit Einwilligung (Kapitel DivineMarketing).
Aufträge per API
Inhaber und Admins legen unter Einstellungen › Reiter „Integrationen“ in der Karte „API-Schlüssel (Entwickler-API & MCP)“ einen Schlüssel an: Namen eingeben, die Berechtigung „orders:write“ ankreuzen, „Schlüssel erstellen“. Der Schlüssel wird nur einmal angezeigt — gleich mit „Schlüssel kopieren“ sichern; „Widerrufen“ sperrt ihn. Aufträge, die über Bestell-Schnittstelle (API) kommen (JSON, openTRANS oder EDIFACT ORDERS), legt DivineMind als Vorschlag an; ob sie ohne Rückfrage übernommen werden, entscheidet Ihr Autonomie-Schalter.
Anbindung von Webshops (Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL), automatischer Bestellstatus vom Paketdienst, Retourenlabel und automatische Erstattung über einen Zahlungsanbieter. Bestellungen kommen über Bestell-Link, API oder Erfassung; am Versand steht der Verfolgungslink.
Dasselbe Video liegt auch direkt in der AIRIS-App unter „Anleitungen“ — so finden es auch Filial-Mitarbeiter ohne Back-Office-Zugang.