Retailové funkce v aplikaci AIRIS a v back-office — od skladu po pobočku.
V aplikaci AIRIS (pobočka)
- Skladové zásoby: Zkontrolujte zásoby na jednotlivých místech a zeptejte se AIRIS hlasovým příkazem.
- Doobjednávka: Identifikujte položky pod minimální zásobou a nechte je doobjednat systémem AIRIS.
- Příjem zboží a etikety: Zaznamenejte dodávky a vytiskněte cenové/regálové etikety.
V Back-Office (vedení)
- Produkty a katalog: Položky s EAN, cenou a daňovou sazbou spravujte na Produkty (varianty podle velikosti nebo barvy nejsou k dispozici). Do pokladny je převezmete v pokladním Backoffice v sekci „Produkty“.
- Sklad a pobočky: Zásoby, převody mezi pobočkami a inventura pod Inventář.
- Dodavatelé: Zdroje dodávek a nákupní podmínky pod Dodavatelé.
Na pokladně: vrácení zboží, zálohy, uzávěrka hotovosti, zákaznický displej
- Vrácení zboží: Tlačítko „Vrácení zboží“, naskenujte účtenku (QR) nebo zadejte číslo účtenky, zvolte množství a stav u každé položky, vyplaťte v hotovosti, na kartu nebo jako poukaz. Vytvoří se samostatný doklad se zápornou částkou (podepsaný RKSV); původní účtenka zůstává beze změny. Bezvadné zboží se okamžitě vrátí na sklad pobočky, otevřené, poškozené nebo vadné zboží do blokovaných zásob (Sklad → Vratky).
- Záloha: Je-li u položky přiřazen druh zálohy (Sklad → Zálohy), pokladna zaúčtuje zálohu automaticky jako samostatnou položku. Tlačítko „Vratné obaly“: příjem obalů podle druhu zálohy nebo uplatnění lístku z automatu — započte se k nákupu. Množství se zobrazí ve výkazu záloh (sloupce „Pokladna“).
- Inventura pokladny: Tlačítko „Inventura pokladny“, zadat počáteční stav a počet jednotlivých bankovek a mincí. Předpokládaný stav (z hotovostního obratu, vratek, vratných obalů, hotovosti z faktur, poukázek, spropitného) a rozdíl se ihned zobrazí a uloží jako protokol o počítání. Rozdíl je uveden jako záznam „Rozdíl“ v pokladní knize pobočky; při spočítání před denní uzávěrkou (Z-bon) se zaúčtuje s denní tržbou, nikdy dvakrát. Schodek, který je vyšší než hotovost v pokladně, zůstává jako otevřená položka („Otevřené pokladní rozdíly“ na přehledu).
- Zákaznický displej: Tlačítko „Zákaznický displej“ otevře okno pro druhou obrazovku. Zákazník vidí položky, zálohy a celkovou částku, po zaplacení účtenku jako QR kód pro svůj telefon (bez aplikace, bez registrace).
- Množstevní seznam záloh: V sekci Sklad › „Množství jednorázových záloh“ se pro každý měsíc zobrazuje „Zboží dle čárového kódu — uvedeno do oběhu“ s hlášeným množstvím; sloupce „Pokladna prodáno“ a „Pokladna vratné obaly“ pocházejí z pokladny. Export jako CSV nebo PDF, poté „Označit jako nahlášené“.
U pokladny: poukázka, zákaznická karta, účtenka, offline, pravidla pro vrácení zboží
- Prodej poukázky: Tlačítko „Poukázka“ na liště pokladny otevře „Hodnota poukázky“. Na kartě „Prodej“ zadejte hodnotu poukázky — účtenka se vytiskne; „Zkontrolovat zůstatek“ zobrazí, co ještě zbývá na poukázce. Uplatnění v dialogu platby pomocí „Uplatnit poukázku“ → „Uplatnit“, vrácení pomocí „Odebrat poukázku“.
- Zákaznická karta a věrnostní body: V dialogu platby pod „Zákaznická karta“ naskenujte kartu nebo zadejte telefonní číslo a klikněte na „Přidat“; „Nová karta“ → „Vytvořit kartu“ vytvoří kartu, „Uplatnit prémii“ uplatní prémii. Své programy nastavíte v postranním panelu pokladny pod „Věrnost zákazníků“.
- Účtenka z pokladny: zobrazuje základní cenu za položku, k tomu pobočku a pokladnu a QR kód podpisu RKSV. Poskytujete ji tištěnou, e-mailem nebo jako online účtenku.
- Online účtenka přes QR: Po zaplacení zobrazí zákaznický displej účtenku jako QR kód. Zákazník si účtenku otevře na svém mobilu — bez aplikace, bez registrace, bez údajů o zákazníkovi. Změněný odkaz účtenku neotevře.
- Pokračovat v pokladně offline: Pokud vypadne internet, zobrazí se banner „ OFFLINE — pokladna pracuje dál“. Prodeje se uloží do zařízení, místo podepsané účtenky pokladna vytiskne náhradní účtenku. Jakmile je připojení obnoveno, účtenky se dodatečně odešlou a podepíší; pod „Fronta offline“ můžete přenos spustit i sami pomocí „Přenos nyní“.
- Pravidla pro vrácení zboží (Vlastník): V pokladně pod Nastavení › Obchod, sekce „Vrácení zboží na pokladně“, zaškrtněte, které role mohou přijímat vrácené zboží s PINem — vlastník to smí vždy, výchozí nastavení je vlastník a manažer. Přepínač „Odečíst věrnostní body při vrácení“ určuje, zda se razítka a body za vrácené položky odečtou (výchozí: ano, body poměrně k vrácené částce, razítka za každý vrácený kus) nebo si je zákazník ponechá.
- Dvojitá ochrana: Položka může být vrácena pouze jednou. Pokud již existuje vrácení k určité účtence, nelze ji již stornovat — pokladna nahlásí „K této účtence existuje vrácení — další položky odeberte přes „Vrácení zboží““. Samotné vrácení zboží nelze stornovat; pokud to byla chyba, položku prodáte znovu.
- Cena za pobočku: V pokladně pod Produkty › „Sortiment pobočky“ stanovíte cenu a sortiment pro každou pobočku. Bez ceny pobočky platí normální cena položky. Pokladna, účtenka a etiketa („Cena pobočky“) počítají s cenou pobočky.
- Příjem zboží na pokladně: V pokladně pod „Sklad“, karta „Zásoby a příjem zboží“, zaúčtujete dodávku přímo do skladu pobočky této pokladny.
Změna cen a etikety
- Každá změna ceny (položky nebo pobočkové ceny) se ukládá s datem. V nabídce Sklad → Etikety načte možnost „Změny cen (tiskový seznam)“ všechny položky, jejichž etiketa stále zobrazuje starou cenu; po vytištění jsou odškrtnuty.
- „Přeškrtnutá cena“: Přeškrtnutá cena je vždy nejnižší cena za posledních 30 dní před slevou (DE § 11 PAngV, AT § 9a PrAG). Bez skutečné slevy nebo při cenové historii kratší než 30 dní DivineMind přeškrtnutou cenu nevytiskne a uvede důvod.
Maloobchod a pobočky: jednotková cena, faktura na pokladně, převod zásob, štítky
- Základní cena (Produkt → karta „Základní cena“): Zadejte množství a jednotku prodejního balení (např. 200 g). Na etiketě a pokladním dokladu se pak zobrazí základní cena za 1 kg / 1 l / 1 m — 100 g, 100 ml nebo 0,5 l pouze tam, kde to umožňuje vnitrostátní právo (DE PAngV § 5, AT Grundpreisauszeichnungs-VO § 3). Platí-li na pobočce jiná cena, počítá doklad s touto cenou.
- Etikety: „Položky z dnešní dodávky“ převezme všechny položky z dnešních příjmů zboží; „Cena pobočky“ vytiskne cenu pobočky. AIRIS: „Vytiskni cenovky pro dnešní dodávku“.
- Archy štítků: Zvolte formát — „Malý (40/arch)“, „Standardní (24/arch)“ nebo „Velký (10/arch)“ —, u každé položky zadejte počet a klikněte na „Tisknout (PDF)“. Každý štítek obsahuje název, cenu, základní cenu, číslo položky a EAN kód.
- Otevřená faktura na pokladně (Pokladna → tlačítko „Faktura“): Vyhledejte fakturu, zvolte Hotovost nebo Karta. Částka se převezme z faktury, vytvoří se pokladní doklad s podpisem a faktura je poté uhrazena — nedochází k dvojímu obratu. Návrh se přitom vydá a uzamkne.
- Přeskladnění: vytvořte, druhá osoba zkontroluje (majitelé a administrátoři smějí své vlastní přeskladnění zkontrolovat sami), poté proveďte — teprve nyní se stav zásob přeúčtuje. AIRIS vytváří přeskladnění pouze jako návrh.
- Pokladní prodej bez odpočtu ze skladu: Pokud by byl stav zásob záporný, pokladna přesto naúčtuje — případ se zobrazí pod Sklad → Stav zásob, ve zvonku a v denním přehledu, dokud jej po opravě neodškrtnete. Příjem zboží na pokladně naskladní do vybrané pobočky.
Nákup a 3cestná kontrola
Otevřít stránku
Položka nabídky „Nákup a 3cestná kontrola“ otevře stránku „3cestná kontrola“. Zde DivineMind porovnává objednávku, příjem zboží a přijatou fakturu — tolerance ceny ±2 % nebo ±50 €.
Spustit kontrolu
Vlastníci a správci kliknou na „Spustit ručně“, zadají číslo objednávky („Purchase-Order-ID“) a, pokud existuje, číslo příjmu zboží a faktury a vyberou „Provést kontrolu“. Kontrolu můžete také zadat AIRIS. Nezačne se automaticky, když dorazí příjem zboží nebo faktura.
Zkontrolovat výsledek
Seznam „Běhy 3cestné kontroly“ zobrazuje pro každý běh částky z objednávky, příjmu zboží a faktury, odchylku a rozhodnutí — filtrovatelné podle „Automaticky schváleno“, „Vyžaduje schválení“, „Označeno“ a „Zamítnuto“. Pokud faktura stále chybí, běh zůstane minimálně na „Vyžaduje schválení“.
Odchylky na položku
Kliknutím na běh se otevře „Odchylky na položku“: objednané a přijaté množství, cena podle objednávky a podle příjmu zboží a rozdíl na položku.
Dodací listy a firemní zákazníci na fakturu
Přehled
Pod Dodací listy je pro každého zákazníka řetězec nabídky, potvrzení objednávky, faktury a dodacího listu, vždy s PDF. Hledejte podle čísla dodacího listu, faktury, potvrzení objednávky nebo nabídky, nebo podle zákazníka.
Vytvořit dodací list
Dodací list vzniká z potvrzení objednávky: V řádku bez dodacího listu klikněte na „Vytvořit dodací list“, vyberte dodací adresu (nebo „Použít fakturační adresu“), určete příjemce e-mailu a klikněte na „Vytvořit a odeslat“. Pokud je překročena kreditní hranice, DivineMind se předtím zeptá.
Výdej ze skladu
Dodacím listem se zboží odečte ze skladu, rezervace z nabídky a potvrzení objednávky se zruší, částečné a zbývající množství se aktualizuje.
Firemní zákazníci na fakturu
Celý řetězec: Nabídka → Potvrzení objednávky → Dodací list s výdejem ze skladu → Faktura, na přání jako e-faktura XRechnung. Stálí zákazníci objednávají přes svůj vlastní odkaz k objednávce (Kapitola Sklad). Otevřenou fakturu může zákazník zaplatit i na pokladně v hotovosti nebo kartou.
E-commerce: Retoure-Workflow, Stockout-Alerts, Review-Campaign, API
Retoure-Workflow
Položka nabídky „Retoure-Workflow“ vytvoří workflow z šablony „Retoure-Workflow“. Spouští se ručně u kontaktu: Krok 1 vytvoří úkol „Zkontrolovat vrácení a naskladnit položky“ (splatnost do jednoho dne), krok 2 e-mail formulovaný AI, který zákazníkovi potvrdí příjem a oznámí vrácení peněz nebo výměnu. Workflow je po vytvoření vypnutý — zkontrolujte kroky a text a zapněte ho sami. Zboží samotné vrátíte do skladu pod Sklad › Vrácené zboží k dodacímu listu: do blokované zásoby, s návrhem dobropisu.
Stockout-Alerts
„Stockout-Alerts“ otevře přehled skladu. Dlaždice „Nízký stav zásob“ vede k seznamu všech nedostatkových položek (Filtr „Nízký stav zásob“). S pravidlem pro doplňování objednávek DivineMind vytvoří pro položky pod minimálním stavem zásob návrh objednávky u dodavatele — odesíláte vy.
Review-Campaign
„Review-Campaign“ otevře DivineMarketing. Vlastní kampaň hodnocení neexistuje: Požádejte své zákazníky o hodnocení e-mailovou kampaní — ta jde pouze příjemcům se souhlasem (Kapitola DivineMarketing).
Objednávky přes API
Vlastníci a správci vytvoří v Nastavení › Karta „Integrace“ v kartě „API klíče (Developer API & MCP)“ klíč: zadejte název, zaškrtněte oprávnění „orders:write“, klikněte na „Vytvořit klíč“. Klíč se zobrazí pouze jednou — hned si ho uložte pomocí „Kopírovat klíč“; „Odvolat“ ho zablokuje. Objednávky, které přijdou přes Objednávkové rozhraní (API) (JSON, openTRANS nebo EDIFACT ORDERS), DivineMind vytvoří jako návrh; zda budou přijaty bez dotazu, rozhoduje váš přepínač autonomie.
Propojení webových obchodů (Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL), automatický stav objednávky od přepravní služby, štítek pro vrácení zboží a automatické vrácení peněz přes platební poskytovatele. Objednávky přicházejí přes odkaz k objednávce, API nebo zadáním; u odeslání je odkaz pro sledování.
Stejné video je k dispozici také přímo v aplikaci AIRIS pod „Návody“ — takže ho najdou i zaměstnanci poboček bez přístupu do Back-Office.