Оптовая торговля и дистрибуция

В меню „Оптовая торговля“ пункты расположены в порядке рабочего процесса, а в разделе „Оптовая торговля · прочее“ — менее используемые страницы. То, что пошагово объясняется в главе Склад и запасы, здесь лишь кратко упоминается.

• Склад: Обзор склада с информацией о низких остатках, истекающих партиях и последних движениях.
• Входящие заказы: Проверка и утверждение заказов из электронной почты, PDF/факса, WhatsApp, голосовых сообщений и чата AIRIS — см. „Входящие заказы“ ниже.
• Комплектация: Список комплектации для каждого заказа с указанием места на складе, количества и партии (по принципу FEFO). В разделе „Процесс“ вы настраиваете, будет ли товар резервироваться при заказе, разрешены ли частичные поставки, будут ли автоматически подготавливаться накладные и счета-фактуры („Автоматически создавать накладную“, „Автоматически создавать счет-фактуру“ — оба варианта только через кнопку автономии) и включается ли контроль маржи.
• Отгрузка: Отгрузка всегда по накладной, с указанием транспортной компании, номера отправления и ссылки для отслеживания.
• Маршруты: Распределение накладных по маршрутам для каждого транспортного средства и водителя; водитель выполняет свои остановки в приложении AIRIS.
• Ассортимент клиента: Ассортимент, артикулы клиента и основной список для каждого клиента — см. ниже.
• Условия: Прайс-листы с градацией по количеству и для каждого клиента — срок оплаты, скидка, кредитный лимит и блокировка отгрузки; здесь же вы создаете персональную ссылку для заказа.
• Накладные: Создание и отправка накладной для подтверждения заказа — см. „Накладные и цепочка заказов“ ниже.
• Оптовая торговля · прочее: Отзывы, EDI, возвраты, закупки, приемка товара, инвентаризация и складские места подробно описаны в главе „Склад и запасы“.
• Залоговая тара и прогноз объясняются в разделе „Прогноз дозаказа и количество одноразовой залоговой тары“, закупки и 3-стороннее согласование — в одноименном разделе ниже.

• Заказы: просматривайте открытые заказы клиентов и запрашивайте их у AIRIS голосовой командой.
• Комплектовочный лист / Комплектация: обработка товаров, отсортированных по месту хранения.
• Приемка товара: регистрация полученного товара — остаток обновляется мгновенно.

• Заказ у клиента: в приложении AIRIS откройте клиента в разделе «Контакты» и нажмите «Создать заказ». В каталоге отображаются цены ЭТОГО клиента из его прайс-листа, шкала скидок от объема («от 10») и упаковка — кнопки + и − меняют количество на целую упаковку.
• «Повторить прошлый заказ» заполняет корзину позициями из предыдущего заказа; остается лишь скорректировать их и отправить. В офисе заказ создается так же, как и заказ из папки клиента, с подтверждением заказа и резервированием.
• Превышение кредитного лимита: заказ сохраняется, но принимается только после утверждения (переключатель автономии). При блокировке поставок заказ не принимается вовсе; владелец и администратор получают уведомление.
• Инвентаризация с помощью камеры: в разделе Склад › «Провести инвентаризацию» выберите склад (или складское место), отсканируйте товар по коду EAN, GS1 или артикулу и введите количество. Учетное количество отображается только в отчете (слепой пересчет).
• При завершении разница списывается относительно остатка на момент проведения. Крупные расхождения (от 250 € или 25 % при минимум 3 единицах) требуют утверждения; остаток обновляется только после нажатия «Утвердить». В бэк-офисе эти же ведомости доступны по адресу Инвентаризация.

• В приложении AIRIS откройте клиента в разделе „Контакты“: „Карточка клиента“ показывает оборот (оплаченный), открытые и просроченные суммы, последний контакт, контактных лиц, а также предстоящие встречи, открытые предложения, открытые счета-фактуры и открытые задачи.
• „Что он покупает“: товарные группы клиента на основе выставленных ему счетов-фактур за последние 12 месяцев, без учета залоговой тары — с указанием суммы, на основе которой производился расчет.
• „Текущая акция“: актуальная акция, соответствующая его товарным группам, с обоснованием („Соответствует“ товарной группе и доле). Ниже указаны его накладные и — при наличии договоренности — его бонусный баланс. Отсюда вы начинаете „Ввод заказа“.

• Торговый представитель без сети: каталог и цены клиента, загруженные приложением последними, сохраняются на телефоне — сверху указано время их обновления. Заказ без сети сохраняется как черновик («ожидает сеть») и отправляется автоматически при появлении связи. DivineMind всегда пересчитывает цены заново (прайс-лист, скидки от объема, кредитный лимит, блокировка поставок). Если цена отличается от отображаемой, заказ помечается в приложении «с примечанием»: старая цена → новая цена.
• Склад без сети: скомплектованное количество (включая частичные объемы с − / +) и данные инвентаризации сохраняются и отправляются позже. Отгрузка и завершение инвентаризации возможны только после передачи всех данных. Если офис тем временем выполнил поставку, DivineMind уменьшает количество к сборке до фактически открытого остатка; если кто-то пересчитал позицию позже, сохраняется его подсчет. Оба случая наглядно отображаются в приложении.
• Водитель без сети: при наличии сети на складе приложение предварительно загружает все открытые остановки на день. В пути статусы «Прибыл», подпись, тара, расхождения, «клиент отсутствует» и отметка об инкассации работают и без сети — учитывается время фиксации. Если офис тем временем закрыл остановку, данные не перезаписываются — запись отображается со статусом «не принято» и указанием причины.
• Без дублирования: каждое отправление имеет уникальный ключ. Если ответ потерялся из-за отсутствия связи и приложение отправляет запрос повторно, дубликат заказа, повторное начисление залога или двойной пересчет исключены. При расхождении цен и остатков приоритет всегда у сервера.

• Заказы клиентов по эл. почте (включая PDF и факс) и через WhatsApp (текст, голосовое сообщение, фото/PDF) AIRIS считывает автоматически, если отправитель есть в CRM как клиент. В разделе Склад › «Входящие заказы» можно также вставить текст, загрузить PDF, скан факса или фото, либо записать голосовое сообщение.
• AIRIS распознает клиента (адрес отправителя, телефон, номер клиента, название компании) и товары в следующем порядке: номер товара у клиента, EAN, номер производителя/поставщика, ваш артикул, сохраненное название клиента, текст. При неоднозначности формируется уточнение с вариантами — AIRIS никогда не угадывает.
• Цена всегда берется из прайс-листа и шкалы скидок для клиента (рассчитывается сервером). Кредитный лимит, блокировка поставки, доступный остаток и ближайший срок годности отображаются рядом как подсказка.
• Действие «Утвердить» создает заказ покупателя с подтверждением заказа и резервированием — так же, как через карточку клиента и торговых представителей. При превышении кредитного лимита заказ ожидает утверждения кредита. Настройки автономности задаются в Склад › bestelleingang_annehmen; вопросы на уточнение всегда передаются человеку.
• Ответ клиенту AIRIS готовит на его языке — всегда только как черновик. Для эл. почты он после утверждения сохраняется как черновик в DivineMail; для WhatsApp скопируйте текст в чат. Подтвержденные сопоставления AIRIS запоминает для каждого клиента.
• В чате AIRIS: «Оформи заказ из PDF» (с вложением) или «Заказ от Eiscafé Venezia: 10 ящиков Export Hell, 5 Aperol» — проект поступит во входящие заказы.
• Из DivineMail: Откройте письмо клиента щелчком правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню „Ввести как заказ“. AIRIS прочитает текст и вложение PDF или факса; как только появится сообщение „Заказ распознан — проверить во входящих заказах“, предложение будет доступно по адресу Входящие заказы.
• Двойная защита: Один и тот же входящий документ будет предложен только один раз, даже если он поступит повторно или будет считан заново. Письма без заказа — например, „Спасибо за доставку“ — не создают входящих документов.

• Кредитный лимит, срок оплаты, скидку и блокировку отгрузки (с указанием причины) вы указываете для каждого клиента в разделе „Условия“. Проверка осуществляется перед каждым принятием заказа и перед каждой накладной — по всем каналам: предложение, ссылка для заказа, карточка клиента, выездной сотрудник, входящие заказы, EDI и AIRIS.
• Если заказ превышает кредитный лимит, он сохраняется и ожидает утверждения. При блокировке отгрузки заказ сохраняется, но не принимается — подтверждение заказа не создается. Ваш клиент при этом не видит никаких данных о кредитоспособности.
• При создании накладной появляется уведомление „Кредитный лимит / Блокировка отгрузки“. Владельцы и администраторы могут самостоятельно утвердить заказ, нажав „Создать несмотря ни на что“; в противном случае запрос на утверждение направляется в бухгалтерию, и накладная создается только после утверждения. Решение фиксируется в карточке клиента.
• Условия через AIRIS („Клиент X: 30 дней срок оплаты, 2 % скидка при оплате в течение 10 дней, кредитный лимит 20 000 €“) следуют вашей кнопке автономии. Кредитный лимит от 50 000 € AIRIS всегда устанавливает только после вашего утверждения.
• Контроль маржи: Заказы ниже себестоимости или ниже вашей минимальной маржи покрытия DivineMind ставит на утверждение; цена остается неизменной. Настройка выполняется в разделе „Комплектация“ › „Процесс“, подробности — в главе „Склад и запасы“.

Каждый заказ проходит один и тот же путь: Предложение → Подтверждение заказа → Накладная → Счет-фактура — независимо от того, откуда он поступил: из входящих заказов, по ссылке для заказа, из карточки клиента, от выездного сотрудника или через EDI.

Предупреждение о сроке годности: Каждое утро DivineMind сообщает руководству о партиях, срок годности которых скоро истекает; такое же предупреждение содержится в ежедневном отчете. Отслеживание и отзыв являются информационными сообщениями с указанием источника, а не юридической консультацией.

• Ассортимент клиента: в разделе Склад › «Ассортимент клиента» выберите клиента и ведите его товары, собственные артикулы и постоянный список с количествами. Функция «Предложить из заказов» анализирует заказы за последние 12 месяцев и предлагает ассортимент и постоянный список; изменения вступают в силу только после вашего подтверждения.
• Кнопка «Повторить заказ по шаблону» заполняет корзину в одно нажатие — в клиентском портале, по ссылке на заказ и при оформлении заказа торговым представителем в приложении. Цены всегда берутся из прайс-листа клиента и рассчитываются сервером при отправке.
• С опцией «Клиент видит только свой ассортимент» в клиентском портале и по ссылке на заказ отображаются только эти товары; торговый представитель продолжает видеть всё и может фильтровать по «Ассортименту». Поиск находит товары в том числе по артикулу клиента, как и при приёме заказов.
• Информация о пищевой продукции (Регламент (ЕС) № 1169/2011): в карточке товара в блоке «Информация о пищевой продукции» укажите 14 основных аллергенов (содержит/следы), состав, пищевую ценность на 100 г или 100 мл, происхождение, содержание алкоголя и условия хранения. Аллергены совпадают с используемыми в кассе для общепита.
• Клиенты видят технический паспорт (PDF) в клиентском портале, по ссылке на заказ и по ссылке в накладной — так вы выполняете обязательство по передаче информации согласно ст. 8 п. 8 Регламента (ЕС) № 1169/2011.
• BMEcat: в разделе Продукты › Новый › «Оптовик» вы можете загружать как DATANORM, так и BMEcat 1.2 и 2005 (XML, также в ZIP). Предпросмотр, поиск дубликатов (артикул поставщика, артикул, EAN) и отчёт по ценам работают аналогично; поставщик подставляется из заголовка каталога. Ничего не удаляется — выведенные из ассортимента товары остаются в базе.

• В разделе „Продукты“ › „Новый“ › „Каталог оптового поставщика (DATANORM · BMEcat)“ вы можете загрузить DATANORM 4 или 5 вашего оптового поставщика — отдельные файлы или все вместе в виде ZIP-архива: артикулы, прейскуранты, ваши группы скидок, товарные группы и изменения цен (DATPREIS). Файлы вы получаете на портале клиента вашего оптового поставщика.
• Выберите оптового поставщика или „+ создать нового оптового поставщика“, установите ставку налога для новых артикулов и решите, что произойдет с вашими ценами продажи: Цена продажи = прейскурант оптового поставщика (при изменении цен только до тех пор, пока вы не изменили ее самостоятельно) или „Цены продажи не трогать — принимать только цены закупки“.
• Предварительный просмотр показывает для каждой строки номер артикула, наименование, товарную группу, прейскурант, вашу цену закупки и действие (новый, обновить, без изменений); если группа скидок отсутствует, указано „без цены закупки“. „Импортировать сейчас“ выполняет импорт, после чего отчет о ценах показывает старые и новые прейскуранты и цены закупки. Дубликаты DivineMind распознает по номеру артикула и EAN; ничего не удаляется. Предыдущие запуски отображаются в разделе „Последние импорты каталогов“.
• Иностранная валюта: Если каталог представлен в другой валюте, DivineMind пересчитывает цены в евро по референтному курсу ЕЦБ на дату цены. Предварительный просмотр показывает курс для каждой валюты („1 EUR = … на …“) и в цене — сумму в оригинальной валюте. Если для валюты отсутствует курс ЕЦБ, строка не принимается („отклонено – отсутствует курс“).

• Создайте соглашение во вкладке клиента «Бонусы и ретро-бонусы»: период (год, полугодие или квартал), шкалу «от оборота X → Y %» и тип применения ставки — ретроспективно на весь оборот или только на прирост по ступеням. Опционально: только определенные группы товаров.
• Бонусной базой является чистый оборот по выставленным за период счетам за вычетом выставленных кредит-нот (включая возвраты). Опционально учитываются только оплаченные счета. Черновики, аннулированные счета, а также залог, тара и доставка не учитываются.
• Вкладка отображает в реальном времени: текущий оборот, следующую ступень и остаток до нее, бонус на текущий момент и прогноз к концу периода. Эти же данные видит торговый представитель в приложении у клиента; в клиентском портале — только если включено «Показывать статус в клиентском портале».
• В конце периода AIRIS рассчитывает бонус по каждой ставке НДС из позиций счетов и создает предложение в меню Автоматизация › Согласования. Только после вашего согласования формируется черновик кредит-ноты (одна позиция на ставку налога, без привязки к счету) — отправка никогда не происходит автоматически. На одного клиента за период создается максимум одна бонусная кредит-нота.
• Бонус поставщика: укажите у поставщика ожидаемый ретро-бонус. Отображается ожидаемая сумма на основе входящих счетов; проводки пока не создаются.
• Сверка по бонусам поставщика: Рядом с „Ожидаемая ретроспективная выплата сейчас“ вы видите „Уже зачислено“ (из кредитовых авизо поставщика) и „Открыто“. Возвраты и бонусные кредитовые авизо поставщика уменьшают оборот закупок. Бухгалтерия выполняет проводку.

• Прогнозный дозаказ: в меню Склад › «Прогнозный дозаказ» включите прогноз для каждого правила дозаказа. Вместо фиксированной точки заказа AIRIS рассчитывает ожидаемый спрос до следующей поставки: день недели, тренд, сезонность прошлого года, праздники региона склада и погода для напитков (прогноз Deutscher Wetterdienst, архив Copernicus ERA5).
• Для каждого товара задайте цикл заказа (дни до поставки после следующей) и профиль «сбалансированный» или «экономный». «Детализация расчета» показывает каждый день с ожидаемым объемом, дисперсией, праздниками и погодой — никакой «черной коробки». При нехватке данных о продажах применяется фиксированная точка заказа.
• Заказ оформляется как обычно: утренний прогон (или «Создать предложение заказа сейчас») формирует черновик заказа по поставщикам. Поставщику он отправляется только при включенном переключателе автономии или после подтверждения вручную. Продажи из старой системы можно импортировать через CSV (дата; артикул или EAN; количество). В приложении AIRIS прогноз доступен в Склад › «Прогнозный дозаказ».
• Количество одноразового залога: в меню Склад › «Одноразовый залог: количества» сопоставьте каждый тип залога с системой (одноразовый AT, одноразовый DE, многооборотный), укажите материал, объем и спецификацию товара (напр., 1 упаковка = 24 банки).
• За каждый месяц отображаются товары по штрихкодам (отпущено, утрачено, количество к отчету, корректировка) и залоговый счет по типу тары (выдано, принято, сальдо). Экспорт в CSV или PDF с источником и датой. В Австрии первичные дистрибьюторы передают данные по штрихкодам в первые 5 дней след. месяца через портал Recycling Pfand Österreich (с опозданием — до 9-го); в Германии отчет служит для сверки с DPG.
• Залоговый счет клиента: Залоговая тара и возвратная тара учитываются по каждой единице упаковки через залоговый счет. Водитель регистрирует принятую возвратную тару в ходе маршрута, возврат возвращает залоговую стоимость вместе с проектом кредитового авизо. Баланс по каждой единице упаковки вы видите в разделе Залоговая тара в подразделе „Емкости — поток возвратной тары с клиентами (залоговый счет)“, ваш клиент — в своей карточке клиента.
• До наступления срока AIRIS напоминает владельцу, админу и руководству (колокольчик и push), пока месяц не будет отмечен как «передан в отчет». Учитываются только количества — суммы залога по-прежнему проходят через накладную, залоговый счет и счет-фактуру.

• Поставщики и Закупки: источники поставок в Поставщики, заказы и трехстороннее согласование (Заказ/Приемка товара/Счет).
• Склад и Запасы: запасы, минимальные запасы, правила повторного заказа и автозаказ в Управление складом.
• Цены и Условия: ведение клиентских и оптовых цен — напрямую используются в предложениях и заказах.

В разделе „Закупки и 3-стороннее согласование“ (страница открывается по адресу Трехстороннее сопоставление) DivineMind сравнивает ваш заказ поставщику, приемку товара и входящий счет-фактуру. Допуск: цена ±2 % или ±50 €, количество ±1 % (сыпучие товары ±3 %).

• Чистую себестоимость вы указываете в карточке товара в разделе „Себестоимость и Intrastat“. Каждое изменение DivineMind запоминает с указанием даты (история себестоимости) — отчетная дата оценивается по себестоимости, действовавшей в этот день.
• DivineMind рассчитывает остатки на отчетную дату путем обратного расчета складских движений в часовом поясе вашей компании: отгрузка 31.12. в 23:30 относится к старому году.
• Если себестоимость отсутствует, оценка производится по текущей себестоимости или цене продажи — всегда с пометкой „экстренная мера“. На панели управления оптовой торговлей отображается „Стоимость запасов сегодня · … позиций“ и, где необходимо, „… оценено без себестоимости“.
• К концу года „Пакет годовой отчетности для налогового консультанта“ в разделе „Главная книга“ содержит стоимость запасов на 31.12. по каждому товару (остаток, себестоимость, стоимость, оценка) в формате CSV с сравнением с предыдущим годом. Стоимость запасов только для чтения — ничего не проводится.

• Сводный счет: в разделе Сводный счет-фактура выберите клиента и период, проверьте открытые накладные и заказы в предпросмотре и создайте черновик. AIRIS также может это сделать («Создай сводный счет для клиента X за сентябрь»).
• Внутригрупповые расчеты: как только принимающая компания проводит получение межфилиального перемещения, у отправителя создается ровно один черновик счета — внутри страны с НДС, трансгранично с Reverse Charge, если оба номера плательщика НДС действительны.
• Возврат → Кредит-нота: при оприходовании возврата создается ровно один черновик кредит-ноты к исходному счету — по фактически начисленной цене со скидкой, с той же налоговой ставкой и с залогом за возвращенный товар.
• Все три являются черновиками: отправка происходит только после того, как вы проверите и утвердите документ.

• AIRIS мгновенно отвечает на вопросы о запасах, сроках годности и открытых позициях клиента в чате — для чтения не требуется утверждение.
• AIRIS обрабатывает заказы из PDF или чата (как предложение во входящих заказах), выставляет предложения по цене клиента и создает проекты сводных счетов-фактур. Все, что создает документы, выполняется через вашу кнопку автономии; ответы клиентам остаются в виде черновиков.
• AIRIS не создает бонусные соглашения — это возможно только в веб-интерфейсе для клиента. Все инструменты с названиями приведены в главе „Что умеет AIRIS для каждой отрасли“.

Компании в отрасли фармацевтической оптовой торговли используют те же функции склада и заказов, что и оптовые компании, и дополнительно видят меню „Фарма“. Отслеживание и отзыв являются информационными сообщениями с указанием источника, а не юридической консультацией.

• Холодовая цепь: открывает обзор склада с информацией о низких остатках и истекающих партиях. Холодильные склады создаются в разделе „Складские места“ с типом склада „Холодовая цепь“ и минимальной/максимальной температурой; диапазон указывается на карте склада. Температуры регистрируются через контрольные списки, а не через датчики.
• Рабочий процесс отзыва: открывает шаблон „Рабочий процесс отзыва (партия)“ в редакторе рабочих процессов — уведомление „Идентифицировать и заблокировать затронутую партию“, электронное письмо клиенту об отзыве партии, задача „Задокументировать и завершить отзыв“ (срок выполнения через 2 дня). Шаблон изначально неактивен и запускается вручную для каждого контакта; электронное письмо клиенту отправляется только после вашего утверждения.
• Фармацевтический склад и отзывы: лицензии клиентов, отзыв по партии, отчет об отзыве и отслеживание — пошагово в главе „Склад и запасы“ в разделах „Фарма и соответствие требованиям“ и „Отзыв и отслеживание“. Письма об отзыве отправляются только по вашему нажатию.
• Холодильное оборудование: с помощью „Новое холодильное оборудование“ создайте холодильник, морозильную камеру, холодильную камеру или холодильную витрину с указанием местоположения и заданного значения (мин./макс. заданное значение в °C). Точки проверки температуры в контрольных списках назначаются оборудованию; название оборудования затем указывается при регистрации, в журнале и в экспортном файле аудита.
• EDI: загрузка заказов в формате EDIFACT ORDERS или openTRANS и создание уведомления о доставке с указанием партии и срока годности — см. главу „Склад и запасы“, „EDI: загрузка заказов, отправка уведомления о доставке“. Системы ваших клиентов используют для этого API-ключ из „Настройки“ › „Интеграции“.
• Корректирующие действия: создайте „Новую CAPA“; доска показывает черновик, открыто, в работе, проверка эффективности и закрыто. В CAPA вы указываете первопричину, корректирующее действие, превентивное действие, „Срок выполнения“ и „Проверка эффективности до“, создаете план действий с помощью „Добавить действие“ и видите связанные с ним события качества. „Закрыть CAPA“ возможно только при наличии доказательства эффективности и только для владельцев, администраторов и ответственных за управление качеством; каждый шаг фиксируется в журнале аудита.
• Партия и срок годности: остатки по каждой партии с датой истечения срока годности, FEFO при комплектации и в накладной, утреннее предупреждение об истечении срока. Кроме того, та же цепочка заказов, что и в оптовой торговле — цены клиента с градацией, кредитный лимит и блокировка отгрузки с утверждением.
• AIRIS отвечает на вопросы о запасах, сроках годности и открытых позициях; вся письменная работа выполняется через кнопку автономии.