Управление недвижимостью: аренда, WEG, расчеты, учет, собрания

Открыть управление недвижимостью

Откройте «Все приложения» и выберите «Управление недвижимостью». Обзор показывает все объекты недвижимости с количеством единиц, сданных в аренду и пустующих единиц; сверху вы можете фильтровать по Австрии или Германии.

Создать объект недвижимости

Нажмите «Создать объект недвижимости». Помощник последовательно запросит основные данные и страну, здание с его правовыми характеристиками (например, дата разрешения на строительство или субсидии), единицы и счета. Страна определяет, какое право будет применяться позже.

Создать единицы сериями

На шаге «Единицы» вы можете создать множество объектов сразу, например, с 1 по 24, с общим типом использования и площадью. Отдельные единицы вы можете изменить позже в их досье; площадь версионируется с датой вступления в силу.

Зарегистрировать собственность и доли

На вкладке «Владельцы» вы вводите владельцев с их долей. В случае кондоминиума в Австрии вы регистрируете полезные значения из экспертного заключения о полезной стоимости, в Германии — доли совместной собственности и порядок сообщества. Сумма проверяется.

Создать договор аренды

В разделе «Договоры пользования» нажмите «Новый». Помощник проведет вас через единицу, договор и срок, арендаторов из ваших контактов, компоненты арендной платы с НДС по каждой строке, залог и корректировку арендной платы (индексация, индексированная или ступенчатая арендная плата), а также правовые характеристики.

Проверить правовую классификацию

На последнем шаге вы увидите, какое арендное право применяется — обоснованно шаг за шагом, с указанием источника и ссылкой на текст закона. Если данные отсутствуют, классификация будет «неопределенной», а отсутствующие поля будут связаны в виде списка. Классификация сохраняется вместе с договором аренды.

Подтвердить или переопределить классификацию

В досье договора аренды вы можете пересчитать, подтвердить или переопределить классификацию с обоснованием не менее 20 символов. Каждая версия остается видимой в истории.

Стартовая страница «Мои дома сегодня»

После входа в систему открывается раздел «Мои дома сегодня» (по адресу Панель управления). Здесь вы увидите, что запланировано на сегодня в ваших домах: экстренные случаи, предстоящие проверки, сроки, задолженности и новые сообщения из папки клиента. Вверху ссылки «Объекты», «Повреждения» и «Загрузить выписку по счету» ведут дальше.

Дома, за которые вы отвечаете

Карточки показывают дома, за которые вы отвечаете, с соответствующей светофорной индикацией. Если вам еще не назначен ни один дом, вы увидите все дома. «Показать все» открывает полный список в разделе «Объект и офис».

Объект и офис

В меню «Объект и офис» находится тот же список на день и под ним — входящие сообщения из папки клиента (повреждение, показания счетчика, ответ от подрядчика). Вверху ссылки «Повреждения» и «Проверки и сроки» ведут дальше; владельцы и администраторы дополнительно видят «Настройки».

Настройки вашей управляющей компании

В разделе «Настройки» владельцы и администраторы устанавливают время реакции, предварительные сроки и лимиты — отдельно от законодательных сроков: например, «Утверждение двумя лицами от (€, нетто)» для заказов, «Сроки дополнительно как событие в календаре» и корпоративный почтовый ящик для отправки электронной почты. Отправка никогда не происходит автоматически, только после утверждения.

Открыть вкладку «Расчет»

Откройте объект недвижимости и выберите вкладку «Расчет». Обзор показывает открытые расходы, отсутствующие показания, сроки со светофором и подлежащие корректировке.

Определить круги и ключи

В разделе «Круги и ключи» функция «Предложить круги» создает круг эксплуатационных расходов, при централизованном снабжении дополнительно отопление/горячую воду, а при наличии лифта или прачечной — отдельный круг. Для отклоняющегося ключа распределения требуется правовое основание и документ; его устанавливают владельцы или администраторы. В круге отопления введите данные для расчета расходов на отопление (Австрия: разделение отопления/горячей воды, соглашение о доле потребления; Германия: метод горячей воды, тип здания по CO2). Виды расходов, которые могут быть распределены только при наличии подтвержденного условия, отметьте в круге, как только будет получено подтверждение.

Присвоить расходы

В разделе «Расходы» находятся входящие счета с основанием для совпадения (центр затрат, поставщик, точка учета, адрес). «Присвоить» распределяет счет по кругу и виду расходов, при необходимости на несколько частей. Уведомления, собственные услуги и доходы регистрируются с документом.

Снять показания счетчиков

В разделе «Счетчики» Вы регистрируете показания на конец периода — на мобильном телефоне через «Снять показания на мобильном телефоне» с фотографией — или загружаете файл службы измерений. Коррекция создает новую строку с основанием.

Создать расчет

«Новый расчет» открывает помощника. Выберите период и объем: в Австрии эксплуатационные расходы и расходы на отопление раздельно, в Германии — общий расчет.

Проверить и рассчитать

На шаге «Проверить» нажмите «Рассчитать». Вы увидите позиции, отдельные расчеты с разбивкой по НДС и предварительный просмотр в формате PDF. Нажатие на блокировщик приведет к соответствующему шагу.

Утвердить

Владельцы или администраторы утверждают расчет. Он получает номер документа и после этого становится неизменяемым; ошибки исправляются корректировкой как новой версией.

Отправить и зарегистрировать получение

В Австрии Вы вывешиваете расчет эксплуатационных расходов и регистрируете дату вывешивания. В Германии Вы регистрируете получение каждым арендатором — это устанавливает срок оплаты и срок для возражений.

Забронировать

«Забронировать» записывает доплаты как начисление, а кредиты как кредитовое авизо на счет арендатора. Открытые авансовые платежи за период в Германии списываются; пустующие помещения только указываются.

Новые авансовые платежи

На последнем шаге на основе результата формируются предложения по новым авансовым платежам — с письмом и включением в арендную плату.

Открыть выставление счетов

Откройте объект, вкладку «Финансы / Список сальдо» и нажмите «Выставление счетов» (по адресу ). Выберите месяц, объект и то, что будет выставлено. Арендная плата берется из составляющих арендной платы, авансовые платежи по WEG — из установленного плана авансовых платежей; если срок оплаты приходится на субботу или праздничный день, он переносится на следующий рабочий день.

Проверить предварительный просмотр (сухой прогон)

«Рассчитать предварительный просмотр» ничего не проводит по счетам. Вы увидите, что будет зачислено, что заблокировано (с недостающими данными) и что будет пропущено. Если с момента предварительного просмотра что-то изменилось, система ничего не зачислит и потребует новый предварительный просмотр.

Провести проводку

«Провести сейчас» присваивает номера документов и проводит операции по счетам арендаторов или собственников; счет арендатора создается при первой проводке. Второй прогон за тот же месяц не приведет к двойному зачислению. Проводить проводки могут владельцы, администраторы и менеджеры.

Аннулировать, а не перезаписывать

Неправильно выставленный счет аннулируется путем обратной проводки с помощью «Аннулировать» — он никогда не перезаписывается; уже погашенные суммы остаются в виде кредита. Платежи погашаются в соответствии с законом: Австрия § 1415/§ 1416 ABGB, Германия §§ 366, 367 BGB. Список сальдо на вкладке «Финансы / Список сальдо» показывает дебет, кредит и сальдо по каждому счету; один клик открывает карточку счета.

Процесс взыскания задолженности

В меню «Взыскание задолженности» (по адресу ) выберите объект и отчетную дату. «Предварительный просмотр» рассчитывает для каждого счета следующую стадию взыскания с блокировками, сроками и процентами; «Создать предложения» создает предложения по взысканию для проверки.

Проценты за просрочку и расходы на взыскание

При утверждении выберите, будут ли учитываться «Проценты за просрочку до отчетной даты» и «Расходы на взыскание». Предварительные периоды (базовая процентная ставка еще не объявлена) не учитываются; расходы на взыскание — только если они согласованы или допустимы.

Утвердить и отправить

«Утвердить» присваивает требованию номер документа — при этом ничего не отправляется. «Отправить» отправляет его «Отправить по электронной почте» в формате PDF; почту, заказное письмо или личную передачу вы выполняете сами и отмечаете это как «Отметить как отправленное». После этого вы вводите дату получения с помощью «Зарегистрировать получение» и при необходимости прикрепляете подтверждение (например, уведомление о вручении).

Основание для расторжения только как уведомление

Требование показывает, имеется ли и с какого момента может иметься основание для расторжения договора из-за просрочки платежа (Германия § 543 BGB, Австрия § 30 MRG). Это только уведомление: система никогда не инициирует расторжение — решение принимает управляющая компания.

Создать мандат SEPA

В разделе «Прямые дебеты SEPA» (по адресу, также на вкладке «Финансы / Список сальдо») выберите объект. Ему нужен активный счет с IBAN и идентификатором кредитора владельца счета. «Создать мандат» регистрирует мандат для каждого счета клиента — базовый прямой дебет (CORE) или корпоративный прямой дебет (B2B) — со сканом подписанного мандата.

Создать цикл прямого дебетования

«Новый цикл прямого дебетования» включает выставленные счета с методом оплаты прямым дебетом и активным мандатом; «Создать цикл» создает его. Если срок становится недоступным, вы переносите его с помощью «Изменить дату»; «Отменить цикл» снова освобождает выставленные счета.

Банковский файл (pain.008) и отправка

«Создать файл» генерирует файл прямого дебетования SEPA (pain.008) для скачивания. Отправку вы выполняете в онлайн-банкинге и затем сообщаете об этом с помощью «Сообщить об отправке».

Банковский запрос (EBICS)

Если для компании настроено EBICS-соединение (Входящие счета → Настройки → Банковский запрос), выписки по счетам объектов поступают ежедневно автоматически. Они попадают только в управление недвижимостью, никогда в корпоративный банкинг – деньги арендаторов и собственников являются доверительными средствами.

Загрузить выписку по счету в виде файла

Без EBICS откройте «Выписка по счету и поступления платежей» (по адресу ) и загрузите файл вашего банка (CAMT.053 или MT940) с помощью «Загрузить выписку по счету». IBAN определяет счет объекта; повторная загрузка той же выписки не приведет к двойному зачислению.

Присвоить платежи

В разделе «Выписка по счету и входящие платежи» для каждого платежа есть предложение со светофором: платежная ссылка, известный IBAN (также при частичной, избыточной или групповой оплате) или имя плательщика. Если в назначении платежа указан другой счет, счет IBAN не предлагается. Автоматически бронируется только однозначное – и только если это разрешено настройками автономии.

Обратите внимание на примечания

Ссылка на другую недвижимость, закрытый счет или «Залог» на объектном счете никогда не будет забронирована как арендная плата – примечание указывает, что делать (обратный перевод или перенос на залоговый счет).

Перетащить выписку по счету в чат AIRIS

Вы также можете перетащить файл выписки в чат AIRIS. AIRIS прочитает его и сообщит счет, период и движения; однозначные операции будут проведены только после вашего «Да, провести», остальное останется в разделе «Выписка по счету и поступления платежей» для ручного сопоставления. Повторная загрузка не приведет к двойному зачислению. Данные выписки (имена, IBAN, назначение платежа) при этом не передаются ни одной языковой модели.

Предложить перевод

В разделе «Исходящие платежи» находятся открытые счета поставщиков, остатки и залоги по расторгнутым договорам. «Предложение» создает перевод со счета объекта недвижимости – деньги еще не переводятся.

Одобрить (четыре глаза)

Одобрять могут владельцы и администраторы. При превышении лимита компетенции договора управления (без указания стоимости: 1 000 €) должны одобрить два разных человека; платежи на счет администрации – всегда.

Банковский файл или EBICS

«Создать банковский файл» создает файл SEPA-перевода (pain.001) для каждого счета объекта. Загрузите его в банкинг и отметьте это – или отправьте его напрямую через EBICS-соединение.

Выполнение и учет

Если перевод поступает в следующей выписке по счету, он имеет статус «выполнен». «Учет» регистрирует оплату расходов, выплату остатка или возврат залога. Сообщается о возвращенном переводе.

Открыть подлежащие корректировке

На вкладке «Расчет» в разделе «Индексация стоимости» (Австрия) или «Индекс и ступени» (Германия) находятся договоры с подлежащей корректировке, с индексом и сроком блокировки.

Рассчитать

«Рассчитать» создает протокол: старый и новый индекс с источником и версией, изменение, лимит, округление и дата вступления в силу.

Утвердить и отправить письмо

После утверждения владельцами или администраторами письмо готово в формате PDF.

Отправка и получение

Отправьте письмо и зарегистрируйте получение. Эффект пересчитывается с момента получения; в Германии помощник показывает годовую блокировку индексированной арендной платы.

Принять

«Принять» завершает предыдущую сумму и создает новый компонент арендной платы. Начисление использует его с следующего периода.

Подготовка повышения арендной платы (Германия)

Во вкладке «Повышения» в досье договора открывается помощник «Подготовка повышения арендной платы (§ 558 BGB)»: исходная ситуация, период блокировки и ожидания, обоснование с помощью таблицы арендной платы, экспертного заключения или сравнительных квартир, предельный размер повышения, новая арендная плата и проверка. Расчеты производятся в системе; каждое число имеет путь расчета.

Утвердить, отправить, зафиксировать получение

Владельцы или администраторы утверждают письмо — номер дела и статус замораживаются. DivineMind не отправляет ничего самостоятельно: загрузите PDF, отправьте, отметьте отправку и зафиксируйте получение. Только после получения начинают действовать сроки согласия и подачи иска.

Ответ и перенос

Зафиксируйте согласие (в том числе частичное или путем оплаты), отказ, иск и решение суда. «Перенести в арендную плату» завершает предыдущую сумму за день до этого и устанавливает новую с даты вступления в силу; надбавки за модернизацию указываются отдельной строкой.

Модернизация и ограничение арендной платы

Вкладка «Модернизация» в досье объекта недвижимости ведет от проекта через объявление и завершение к повышению для каждого арендатора. Во вкладке «Арендная плата» для объекта проверяется допустимая арендная плата при новой сдаче в аренду и формируется информация до заявления о заключении договора.

Австрия: формирование арендной платы и расчет основной арендной платы

На вкладке «Арендная плата» объекта устанавливается верхний предел в соответствии с § 16 MRG (ориентировочная ставка или категория) с надбавками и скидками, местоположением, сроком действия и подтверждением в формате PDF. Повышение § 45, вступление § 46, § 46a, § 12a и санация § 16 абз. 10 начинаются на вкладке «Повышения» договора; расчет основной арендной платы по § 20 MRG создается на вкладке «Основная арендная плата» объекта, также в формате PDF.

Сроки и таблицы арендной платы

В разделе «Арендная плата и перенос» представлены все сроки с индикатором и таблицы арендной платы (всегда с источником). На стартовой странице отображаются открытые процессы, сроки, претензии и отсутствующие основы, такие как статус территории или новые ориентировочные значения.

Перенос данных

В разделе «Перенос данных» вы скачиваете шаблон Excel, загружаете заполненный файл, сопоставляете столбцы и запускаете сухой прогон. Он ничего не проводит по счетам и показывает список ошибок для каждой строки. После сопоставления лиц и контрольных сумм владельцы или администраторы принимают партию, проверяют ее в продукте и фиксируют сальдо.

Открыть управление ТСЖ

Через меню «Управление ТСЖ» или вкладку «ТСЖ» для объекта недвижимости с квартирной собственностью. Вверху отображаются открытые сроки для всех домов с индикатором светофора, ниже — подвкладки Обзор, Финансовый план, Годовой отчет, Резерв, Собрания, Решения и Управление.

Финансовый план или прогноз

Мастер проведет вас через период, позиции, ключ распределения, данные, индивидуальные планы для каждой единицы и утверждение. Авансы затем будут начислены через денежный оборот.

Созвать собрание

В разделе «Собрания» вы устанавливаете дату, место или онлайн-комнату и повестку дня. Приглашение регистрируется с путем доставки и сроками для каждого владельца и отправляется только по кнопке. Онлайн-участники проходят через зал ожидания DivineMeet; записи нет. Протоколирование возможно только с согласия всех присутствующих (см. «Собрание в прямом эфире»).

Голосование и протокол

В управлении собранием вы регистрируете присутствие и доверенности, а также голоса по каждому пункту повестки дня. Результат определяется с учетом метода расчета в соответствии с законодательством страны. Затем следуют протокол, подписи и — в Германии — сборник решений.

Решение путем рассылки

Решения без собрания вы начинаете в разделе «Собрания» с «Начать рассылку»; голоса регистрируются для каждого собственника с указанием срока и оцениваются как на собрании.

Годовой отчет

В разделе «Годовой отчет» вы рассчитываете отчет сообщества и индивидуальные отчеты для каждого собственника, утверждаете их, отправляете и списываете доплаты и кредиты на счет собственника — каждый шаг по кнопке.

Резерв и управление

«Резерв» показывает состояние, поступления и изъятия; там же формируется отчет об имуществе (Германия) или расчет резервов при смене управляющего (Австрия). В разделе «Управление» вы ведете назначение управляющего, совет, смену собственника, данные для доставки и единицы голосования.

Вести собрание

В день собрания откройте собрание в разделе «Управление WEG» → «Собрания» и нажмите «Вести собрание». Если онлайн-комнаты еще нет, «Создать онлайн-комнату» создаст ее; «Открыть как организатор» запустит DivineMeet, «Копировать ссылку для владельцев» предоставит ссылку для онлайн-участия.

Назначить гостей Meet для объекта

Владельцы проходят через зал ожидания. После входа вы, как председатель, проверяете личность, выбираете представителя для голосования и нажимаете «Личность проверена — назначить». Только после этого гость может голосовать; для представителей других лиц голосование заблокировано.

Голосование в прямом эфире

По каждому пункту повестки дня «Открыть голосование» запускает голосование. Онлайн голосуют гости Meet и сама папка клиента; голоса в помещении вы вводите в карточку голосования. Вы постоянно видите поданные голоса, присутствие, онлайн-участие и кворум.

Зафиксировать результат

В Германии «Закрыть, объявить и внести в сборник решений» завершает пункт и вносит решение непосредственно в сборник решений. В Австрии «Закрыть и зафиксировать результат» фиксирует результат; затем следуют вывешивание в доме и отправка (§ 24 абз. 5 WEG 2002), с которых начинается срок оспаривания. Фиксировать результат могут владельцы и администраторы.

Протоколирование только с согласия всех

В разделе «Транскрипт для протокола» вы включаете протоколирование с помощью «Включить транскрипт» — оно работает только до тех пор, пока все присутствующие дали согласие. Если кто-то присоединяется без согласия, оно немедленно останавливается. Записи нет. Протокол составляет управляющая компания; результаты всегда поступают из подсчета голосов.

Экспорт DATEV/BMD по объекту

В разделе «Экспорт DATEV/BMD» выберите объект, счет и период (календарный год). Предпросмотр отображает все проводки со счетом, корреспондирующим счетом и примечаниями; кнопка «Скачать экспорт» формирует ZIP-файл с пакетом проводок, субсчетами контрагентов и планом счетов, архивируя его с контрольной суммой. Экспорт формируется как отдельный клиент для налогового консультанта собственника — арендная плата и коммунальные платежи никогда не попадают в экспорт для налогового консультанта вашей компании.

План счетов и сопоставление счетов

На вкладке «Настройки» укажите формат (DATEV или BMD), план счетов, номер консультанта и клиента. Счета предложены на основе плана счетов; для каждой категории можно назначить свой счет — согласуйте это с налоговым консультантом.

Расчет с собственником

В разделе «Расчет с собственником» выберите договор управления (аренда или управление отдельной собственностью) и месяц. Предпросмотр показывает поступления аренды, оплаченные расходы или взносы, вознаграждение управляющего по договору, резервный фонд, сальдо и предложение к выплате. Нажмите «Создать черновик», затем «Утвердить» — после этого расчет фиксируется и сохраняется в виде PDF.

Отправка и выплата

Отправьте расчет по электронной почте или опубликуйте его в папке клиента собственника. Кнопка «Поручить выплату» создает в исходящих платежах перевод со счета объекта; согласование, принцип четырех глаз и формирование банковского файла происходят там.

Электронные счета к начислениям

В разделе «Электронные счета» представлены все проведенные начисления с НДС и указанием обязательности электронного счета (Германия: § 14 UStG с переходными периодами; Австрия: добровольно при согласии). «Проверить» показывает недостающие данные, «Загрузить» генерирует XRechnung, ZUGFeRD или ebInterface и архивирует оригинал.

Ежемесячная информация о потреблении (§ 6a HeizkostenV)

При наличии счетчиков с дистанционным считыванием импортируйте ежемесячные данные расчетной службы через импорт показаний. В разделе «Информация о потреблении» отображается расход в кВт·ч по каждому пользователю с данными за прошлый месяц, аналогичный месяц прошлого года и по среднему пользователю. «Создать» фиксирует значения, «Отправить» пересылает их по эл. почте или публикует в папке клиента. Отсутствующие значения указываются явно и никогда не рассчитываются приблизительно.

Начать расчетный день

В разделе «День расчетов» выберите объект, год и объем (эксплуатационные расходы, расходы на отопление или оба варианта). Либо скажите AIRIS: «Сделай расчет эксплуатационных расходов за 2025 год для L-003» — мастер и чат синхронизируют промежуточный статус.

Счета из почтового ящика

Функция «Прочитать почтовый ящик» передает письма со счетами во вложении в модуль распознавания документов DivineFinance. Если распознан номер объекта или адрес, счет связывается с местом возникновения затрат (МВЗ) объекта. «Принять однозначные как расходные документы» создает проводки; счета без четкого вида затрат распределяются в расчете вручную. Письма от арендаторов и собственников никогда не читаются.

Запрос недостающих показаний

Если показания счетчика на конец периода отсутствуют, действие «Запросить у арендаторов» отправляет запрос текущим пользователям: в личный кабинет (push и уведомление) или по эл. почте, иначе — в виде письма для печати. Арендатор передает данные через раздел «Передать показания»; вы принимаете их как обычно через «Из личного кабинета».

Черновик и протокол проверки

«Рассчитать черновик» запускает расчетный модуль управления недвижимостью. «Проверить» сохраняет протокол проверки со светофором: блокирующие ошибки, позиции без документов, непринятые счета, отсутствующие показания, сравнение с прошлым годом по видам затрат (от 20 % и 100 €), нестандартные доплаты и сроки. Протокол доступен в формате PDF; он привязан только к проверенному черновику.

Утверждение и отправка

При отсутствии красных индикаторов владелец или администратор выполняет утверждение: расчет фиксируется (в Австрии: публикация/legung сегодняшним днем) и отправляется в личный кабинет либо по эл. почте. Получатели с доставкой обычной почтой выводятся для печати. AIRIS выполняет отправку только после вашего явного утверждения.

Арендатор спрашивает, AIRIS объясняет

В личном кабинете арендатор может задать вопрос по своему расчету, например: «Почему такая большая доплата?». AIRIS отвечает исключительно на основе расчетного протокола этого конкретного расчета (доля, авансовые платежи, крупнейшие статьи, прошлый год), показывает документы по его позициям и сообщает срок подачи возражений со ссылкой на норму. AIRIS не производит вычислений: каждое число в ответе сверяется с протоколом; данные других арендаторов AIRIS недоступны.

Регистрация расторжения договора

В разделе «Смена арендатора» → «Новая смена арендатора» выберите объект и единицу, укажите, кто расторг договор, дату получения уведомления и его форму (со скан-копией письма). Дата окончания договора рассчитывается модулем с указанием хода расчета и правового основания: Германия — § 573c BGB (3-й рабочий день, сроки наймодателя после 5 и 8 лет, письменная форма по § 568 BGB), Австрия — § 560 ZPO и § 33 MRG. Уведомление по эл. почте отображается как недействительное из-за несоблюдения формы. «Внести дату окончания в договор» сохраняет ее только по вашему нажатию.

Передача объекта

Пункт «Создать акт возврата» открывает привычный акт приема-передачи: помещения, дефекты с фотографиями, показания счетчиков, ключи и подписи обеих сторон. При завершении процесса показания счетчиков переносятся в расчет.

Объявление и претенденты

Объявление создается в модуле брокера и связывается с единицей. После публикации формируется ссылка; запросы сохраняются как контакты в CRM и по нажатию кнопки «Перенести запросы из объявления» становятся претендентами. По каждому претенденту вносятся данные осмотра и анкета — только допустимые вопросы с учетом текущего этапа.

Согласие и проверка платежеспособности

Перед проверкой платежеспособности претендент дает согласие (текст с контрольной суммой, подпись на экране, на бумаге или по эл. почте; отзыв возможен в любое время). Запрос в KSV1870 (Австрия) или SCHUFA (Германия) требует договора с поставщиком — до этого момента в демо-компаниях он работает в тестовом режиме с отметкой «не является реальной справкой». Без договора доступно: загрузить предоставленную претендентом справку и внести результат. Сохраняется только цветовой статус («светофор»); в случае отказа данные анонимизируются по истечении установленного срока.

Договор аренды с подписью

После подтверждения формируется договор на основе шаблона с вашими суммами; залог проверяется системой DivineMind на непревышение установленного максимума (§ 551 BGB). Бессрочный договор не требует специальной формы: арендатор подписывает на экране или по ссылке на смартфоне, управляющая компания также ставит подпись. Если требуется письменная форма (срочный договор, длительный отказ от расторжения), допустимы только бумага с собственноручной подписью или квалифицированная электронная подпись (КЭП). Пункт «Заключить договор» создает новые арендные отношения.

Залог и заселение

Залог вносится в новый договор — в денежной форме только на отдельный залоговый счет объекта, отдельно от расчетного счета объекта. К заселению: акт заселения с показаниями счетчиков, «Рассчитать предварительный расчет» и «Провести начисление» за первый месяц (создает лицевой счет арендатора), а также «Сообщить о смене пользователя» в виде файла ARGE для службы учета. Когда все шаги выполнены, завершите смену арендатора. AIRIS в любой момент знает текущий статус.

Ввод данных службы учета

В разделе «Служба учета» выберите для каждого объекта поставщика услуг, формат обмена (ARGE-HeiWaKo 3.10 или файл показаний), а также номер клиента и объекта в службе учета.

Импорт файлов

Загрузите файл службы учета и запустите пробный прогон. Файлы ARGE: показания счетчиков переносятся в показания, результаты расчетов по каждому пользователю сохраняются для перекрестной проверки. Файлы показаний (CSV/Excel) распознаются по названиям колонок — вы увидите сопоставление перед принятием. Профили поставщиков без договора не проверяются на оригинальных файлах.

Сообщение о смене пользователя

Команда «Скачать» или «Создать и сохранить в деле» формирует файл ARGE со всеми пользователями и периодами проживания за расчетный период, включая периоды простоя. Из процесса смены арендатора «Сообщить о смене пользователя» отправляет данные только по соответствующей квартире.

Дистанционное считывание

Владельцы и администраторы активируют интерфейс: радиошлюз или служба учета передает показания счетчиков с ключом в DivineMind; они проходят ту же проверку, что и любой импорт. Ключ отображается только один раз.

Вкладки «Эксплуатация» и «Офис»

В объекте вкладка «Эксплуатация» объединяет повреждения, заказы, «Оборудование и проверки» и сроки эксплуатации дома, вкладка «Офис» — циркуляры, поставщиков услуг, список арендаторов и ключи. По всем домам вы можете получить доступ к тем же спискам из раздела «Объект и офис».

Сообщение о повреждении по электронной почте

В разделе «Повреждения и сообщения» блок «Из телефона и электронной почты» отображает сообщения о повреждениях из писем на ваш подключенный почтовый ящик. Отправитель определяется по вашей базе контактов и назначается соответствующему объекту; если совпадает только имя, система не угадывает — вы назначаете сами. Создание происходит в соответствии с вашей настройкой автономии или с помощью «Создать как сообщение»; по желанию отправитель получает подтверждение о получении.

Подрядчики: предложения и назначение

В разделе «Заказы» запускается «Назначить заказ» — из повреждения или напрямую. «Запросить у поставщика услуг» и «Отправить запросы» получают предложения, «Ввести предложение» вносит их; сравнение показывает разницу с самым дешевым. Начиная с вашего лимита суммы, второе лицо утверждает («Утвердить эту сумму»), затем следует «Назначить». В разделе «Данные для подрядчика» вы определяете, что будет передано. После «Зарегистрировать приемку» реестр сроков вносит гарантийный срок.

Обязанности по проверке оборудования

В разделе «Оборудование и проверки» вы регистрируете лифт, отопление, дымовые извещатели и другое оборудование. Система рассчитывает сроки проверки по закону, норме и договору — с указанием источника: обязанность по установке дымовых извещателей и ответственность для всех 16 немецких и 9 австрийских земель, лифт для всех австрийских земель. Если для земли не указано правило, там будет «не указано» вместо вымышленного срока. Обязательную проверку по закону можно отключить только при наличии оснований.

Реестр сроков

«Проверки и сроки» показывает «Предстоящие проверки» и «Сроки» с меткой Закон, Договор, Норма или Настройка вашей управляющей компании. Каждый срок имеет ответственного; если в «Настройках» включено «Сроки дополнительно как событие в календаре», он также отображается в календаре. «Сверить сейчас» обновляет реестр; срок можно отклонить только с указанием причины.

Праздничные дни на месте

Сроки и время реакции учитывают официальные праздничные дни по федеральной земле и муниципалитету. Какие из них действуют, вы можете увидеть на вкладке «Обзор» объекта в разделе «Праздничные дни на месте». Если муниципалитет отсутствует, соответствующий срок будет «неопределенным».

Протокол передачи

«Новая передача» → «Создать и начать» открывает протокол передачи; помещения, счетчики и ключи предварительно заполняются из объекта и последнего протокола. Дефекты с фотографиями и подписи обеих сторон затем будут в PDF.

Циркуляры и объявления

На вкладке «Офис» в разделе «Циркуляры» нажмите «Написать циркуляр», выберите в разделе «Кому?» роли и «Определить получателей». «Проверить» показывает, что нужно изменить; после «Утвердить» создаются письма для каждого получателя, серийное письмо и объявление в формате PDF. Электронные письма отправляются каждому получателю индивидуально, почта печатается как серийное письмо. Уведомления о расторжении и другие письменные заявления не отправляются как циркуляры.

Список арендаторов

На вкладке «Офис» «Список арендаторов» показывает обзор арендаторов объекта — «Скачать как Excel» или «Скачать как PDF».

Открыть каталог правил

В меню «Каталог правил» находятся все правила, по которым DivineMind классифицирует и рассчитывает. Фильтруйте по Австрии или Германии, по закону и по типу.

Понять правило

Каждое правило показывает условие, результат, источник, источник с датой источника, срок действия и тестовые случаи. Замененные версии остаются видимыми; открытые вопросы к юристу отмечены.