От плана номеров до счета — в одной системе.

↳ Кто, когда и в каком номере спит, записано в книге, на портале и в голове. Сезонные цены рассчитываются вручную.

→ Календарь занятости по всем номерам: щелчок на свободный день создает бронирование. Каждое бронирование проходит путь от запроса через подтвержденное и заселенное до выселенного. Один номер не может быть подтвержден дважды на одну и ту же ночь. Цена указана за ночь в соответствии с сезоном, в который попадает ночь; категории номеров от одноместного до апартаментов.

↳ Прямые бронирования поступают по телефону и электронной почте. Гости не видят, что свободно, и каждый запрос отнимает время.

→ Ссылка для бронирования без регистрации: гость видит свободный месяц по категориям с ценой, система предлагает наименьший подходящий номер. Запрос немедленно отображается в календаре занятости; вы получаете электронное письмо и уведомление, гость — подтверждение получения на своем языке. Только когда вы подтвердите, номер будет занят, и гость получит подтверждение. На странице указана цена с НДС, курортный сбор, уведомление о конфиденциальности и отмене.

↳ Booking.com, Airbnb и собственное бронирование ничего не знают друг о друге. Двойные бронирования обнаруживаются только при заезде.

→ Экспортный календарь для портала и импорт календаря портала для каждого номера, синхронизация каждый час. Если бронирование из портала пересекается с собственным, DivineMind создает его только как запрос с отметкой о конфликте и уведомляет вас через колокольчик и электронную почту. iCal передает только информацию о занятости или свободе: без цен, без квот, без данных гостей. Это не менеджер каналов.

↳ Деловому путешественнику нужен счет на его фирму с адресом и ИНН. Счет из блокнота для этого не подходит.

→ При выписке вы выбираете контакт из CRM или вводите фирму, адрес и ИНН. При превышении лимита для счетов на малые суммы DivineMind требует указать адрес. Счет включает проживание, питание, позиции из счета гостя и курортный сбор, а также автоматически вычитает предоплату. Он создается как черновик в модуле счетов и утверждается там.

↳ Проживание, завтрак и напитки облагаются разными ставками НДС, и в Австрии они отличаются от Германии.

→ Ставки берутся из страны вашей компании: в Австрии проживание 10 % и стандартная ставка 20 %, в Германии 7 % и 19 %. Завтрак указывается отдельной строкой в счете, в Германии разделяется на продукты питания 7 % и напитки 19 %. Полупансион с напитками также разделяется на продукты питания и напитки; долю вы устанавливаете самостоятельно.

↳ За человека за ночь или в процентах, дети освобождаются или нет, с завтраком или без: курортный сбор в каждом муниципалитете разный.

→ Вы устанавливаете режим, ставку и возрастной предел для детей, для Вены есть шаблон. В счете курортный сбор указывается отдельной строкой с пояснением, в Австрии как транзитный платеж без НДС. В Германии вы выбираете, должен ли гость уплачивать сбор в соответствии с уставом. Для отчетности перед муниципалитетом существует ежемесячный список курортных сборов в формате PDF; декларирование и уплата производятся вами, как и прежде.

↳ Ужин, бар и мини-бар попадают в записки. При выписке половины не хватает, и гость спрашивает, что он подписал.

→ В кассовом аппарате (RKSV) оператор записывает чек «На номер» на счет гостя. Кнопка становится доступной только после того, как гость подписал документ на устройстве. Мини-бар и дополнительные услуги вы бронируете непосредственно в счете гостя. К счету прилагается вложение со всеми подписями в формате PDF. Оплата наличными или картой на стойке регистрации проходит через кассу: чек с подписью, счет оплачен, курортный сбор как отдельная позиция кассы.

↳ Предоплаты запрашиваются банковским переводом, отслеживаются и вручную вычитаются при окончательном расчете.

→ Счет на предоплату (30 % или свободная сумма) формируется из бронирования. Отправив гостю (PDF + ссылка для оплаты), гость получает счет и ссылку для оплаты через ваш платежный счет в Mollie. При окончательном расчете предоплата вычитается как отдельная строка.

↳ Кухня утром не знает, сколько гостей завтракает и кто ужинает по полупансиону.

→ На бронирование: без питания, завтрак, полупансион или полный пансион. Список завтраков показывает только гостей с завтраком, сводка подсчитывает «Завтрак завтра утром» и «Ужин сегодня (ПП/ПП)». В счете питание указывается отдельной строкой по соответствующей ставке НДС.

↳ Лист регистрации гостей копируется из шаблона, отсутствуют номера и обязательные поля.

→ Для Австрии — лист регистрации гостей согласно Приложению A Положения о регистрации гостей с порядковым номером, полом, проездным документом и сопровождающими лицами. Для Германии — специальная регистрационная форма согласно § 30 BMG. Оба в формате PDF для заполнения и подписи. Электронное сообщение в муниципалитет или орган DivineMind не осуществляет.

↳ После выписки никто не знает, какой номер нужно убрать. Насколько хорошо был загружен дом, покажет только налоговый консультант.

→ При выписке номер автоматически помечается как «требует уборки», команда получает уведомление. На странице уборки, в том числе в браузере на мобильном телефоне, нажмите «Чисто»; имя и время сохраняются, номера можно заблокировать. Отчеты показывают за месяц загрузку, среднюю цену номера (ADR), RevPAR, количество ночевок по стране происхождения и ежемесячный список курортных сборов.

↳ Запрос о доступности вечером остается до утра.

→ С помощью ИИ-ассистента AIRIS (в пакете за 999 €) вы можете спросить в чате, что свободно, создать запрос на бронирование или посмотреть день в доме. Подтверждение, заселение, выселение, добавление позиций, лист регистрации гостей и предоплата AIRIS выполняет только после вашего подтверждения через кнопку автономии; в противном случае он предложит вам шаг. Если неясно, какое бронирование имеется в виду, AIRIS уточнит.