Запасы, движения на складе и повторные заказы под контролем.
Типовой процесс
Создайте товар как продукт → Учтите начальный запас/поступление товара → Продажи/потребление уменьшают запас → Правила повторного заказа инициируют заказ при снижении до минимального количества.
Модуль склада делится на четыре раздела — Обзор, Запасы, Закупки и Отгрузка. Ниже каждая функция описана отдельно, в том же порядке, что и в боковой панели.
Обзор
Дашборд — Склад с первого взгляда
Дашборд склада объединяет все местоположения и сразу показывает, где требуется действие. Показатели, такие как низкий запас и истекающие партии, пульсируют красным при наличии проблемы — один клик ведет прямо на соответствующую страницу деталей.
- Показатели в реальном времени: Количество складов, товаров и общий запас по всем местоположениям.
- Предупреждение о низком запасе: Товары ниже минимального запаса выделяются красным.
- Истекающие партии (60 дней), отсортированные по сроку годности — оранжевый при менее 45, красный при менее 14 днях (FEFO).
- Последние движения: десять последних операций с направлением (+/−) и отметкой времени.
Запасы
Склады и местоположения
Управляйте всеми физическими складами и их характеристиками — от стандартного склада до холодильной цепи с контролем температуры. Стандартный склад (отмеченный звездочкой) используется, если при проводке не выбран склад.
Создать новый склад
Нажмите 'Новый склад', присвойте код склада (например, BERLIN-01) и название.
Тип и адрес
Выберите тип склада (Стандартный, Холодильная цепь, BtM, Транзитный, Виртуальный, Консигнационный); для холодильной цепи укажите мин./макс. температуру, а также, при необходимости, адрес.
Сохранить и управлять
Сохраните, нажав 'Создать'. Склады можно редактировать позже; удаление возможно только при нулевом запасе.
Запасы
Обзор запасов показывает количество каждого продукта в реальном времени по каждому складу — включая зарезервированное и фактически доступное количество (Доступно = Запасы − Зарезервировано). Фильтруйте по складу или одним кликом отображайте только товары ниже минимального запаса.
- Цветовой код: красная строка = пусто (0), оранжевая = низкий запас, зеленая = норма.
- Поиск по названию продукта, SKU или штрихкоду; фильтр по складу.
- Виден минимальный запас (точка повторного заказа) и ближайший срок годности для каждого товара.
- Несколько партий для каждого продукта отображаются с указанием количества партий.
Проводки — Приход и расход
Быстро вручную приходуйте или списывайте запасы — оптимизировано для сканера штрих-кодов. После каждой проводки фокус возвращается в поле сканирования, что позволяет продолжать сканирование без перерыва.
Выбрать режим
Вверху выберите «Приход товара +» или «Расход товара −».
Сканировать товар
Отсканируйте штрих-код или введите артикул/название и нажмите Enter — текущий запас отобразится немедленно.
Зафиксировать количество
Введите количество, склад и, при необходимости, партию/срок годности (только для прихода), а также причину, затем оприходуйте или спишите.
Движения — Полная история
Каждое изменение остатков протоколируется. Список движений — это ваш полный аудиторский след с поиском по продукту и фильтрацией по типу движения.
- Типы движений с символом: Приход, Расход, Коррекция, Инвентаризация, Перемещение, Возврат, Начальный остаток.
- Остаток до и после каждой проводки отображается.
- Ссылка, Склад, Пользователь и Отметка времени для каждой записи; номер партии, если применимо.
- Фильтр по типу и поиск по названию продукта/SKU; постранично (50 на страницу).
Инвентаризация
Проводите физический пересчет и сверяйте фактические остатки с системой (план). Разницы будут учтены как корректировки одним нажатием кнопки — с оценкой излишков и недостач в евро.
Начать инвентаризацию
Нажмите 'Новая инвентаризация', присвойте название и при желании ограничьте по категории.
Подсчет
Для каждого товара введите фактическое количество — автоматически сохраняется каждые 60 секунд.
Учесть разницы
Завершите подсчет, проверьте отклонения и подтвердите кнопкой 'Учесть разницы'.
Печать этикеток и штрихкодов
Печатайте ценники и этикетки со штрихкодами прямо со склада — для полки или приемки. Те же штрихкоды работают с камерой-сканером для инвентаризации.
Выбрать продукты
На вкладке «Этикетки» найдите и добавьте товары по названию или артикулу.
Формат и количество
Выберите формат этикетки (малый, стандартный или большой) и укажите количество копий для каждого продукта.
Печать
Нажмите «Печать (PDF)» — DivineMind сгенерирует лист с названием, ценой и сканируемым штрихкодом для каждой этикетки.
Закупки
Отправить заказ поставщику
В разделе Закупки Вы открываете заказ, проверяете поставщика и позиции, а затем отправляете его одним кликом — DivineMind создает PDF и отправляет его напрямую поставщику. AIRIS также может автоматически формировать заказы на основе правил пополнения запасов.
Открыть заказ
Выберите заказ из списка — поставщик, основные данные, позиции и суммы с первого взгляда.
Отправить поставщику
Нажмите 'Отправить поставщику' — заказ будет создан в формате PDF и отправлен по электронной почте (статус изменится на 'Отправлено').
Отслеживать
Отслеживайте подтверждение и поступление товара по изменению статуса; отправленный PDF-файл остается в архиве.
Поступления товаров
Проверяйте и учитывайте входящие поставки по Вашим заказам. Каждое поступление товара показывает соответствующий заказ, поставщика, склад и его статус проверки.
Открыть поступление товара
В списке выберите соответствующее поступление или создайте новое с помощью 'Новое поступление товара'; Фильтр по статусу (открыто, принято, частично, отклонено).
Проверить позиции
Сверьте поставленные количества с заказом и при необходимости введите номер накладной.
Принять или отклонить
Установите статус: принято, частично принято или отклонено — запасы будут оприходованы.
Правила пополнения запасов
Для каждого продукта определите, при каком уровне запасов следует делать повторный заказ. На основе минимального запаса, количества заказа и предпочтительного поставщика автоматический повторный заказ решает, когда формируется заказ.
Найти правило
Искать продукт или фильтровать по уже активированным позициям с помощью 'Только автопополнение'.
Установить пороги
Минимальный запас (точка повторного заказа), количество заказа, поставщик и срок поставки поддерживаются для каждого продукта на странице сведений о запасах.
Включить автоматику
Активируйте автоматическое пополнение запасов для каждой строки с помощью переключателя 'Авто'; режим (предложение, утверждение, автономный) определяет степень самостоятельности заказа.
Каталог поставщиков
Централизованно сравнивайте поставщиков, продукты и цены. Каталог — ваша основа для принятия решений о заказах, включая цену, минимальный объем, срок поставки и надежность.
- Для каждой связи: продукт, поставщик, цена за единицу и артикул поставщика.
- Минимальный объем заказа (MOQ) и срок поставки в днях.
- Показатель надежности 0–100 % (зеленый ≥ 90, оранжевый ≥ 70, красный ниже).
- Дата последнего заказа для каждой комбинации поставщик-продукт.
Auto-Reorder — Журнал
Журнал Auto-Reorder показывает, когда автоматический повторный заказ был активирован и какое решение было принято — от созданного предложения по заказу до эскалированного исключения.
- Три ключевых показателя сверху: созданные заказы, предложения и эскалированные случаи.
- Для каждой записи: Продукт, Запас при срабатывании, Минимальный запас, Количество заказа и Поставщик.
- Причина срабатывания (напр., минимальный запас ниже нормы) и статус действия выделены цветом.
- Связанный номер заказа — один клик открывает созданный заказ.
Отгрузка
Комплектация и Отгрузка
В разделе Комплектация Вы видите все открытые заказы на комплектацию — с частичной поставкой и отслеживанием отложенных заказов.
Открытые заказы
Рабочий список показывает по каждому заказу заказанные, отгруженные и открытые количества по каждому товару.
Зарезервировать запас
Одним кликом зарезервируйте запас для клиента — так ничего не будет продано дважды.
Список отбора и упаковки
Создайте список отбора/упаковки в формате PDF — запас распределяется по самому раннему сроку годности (FEFO).
Отгрузка
Отслеживайте все исходящие отправления — от черновика до доставки, включая отправку и нахождение в пути. Номер отправления, служба доставки и трек-номер всегда доступны.
- Поиск по номеру отправления, получателю или трек-номеру.
- Фильтр по статусу (Черновик, комплектуется, упаковано, отправлено, в пути, доставлено, отменено, возвращено).
- По каждой отправке: Служба доставки, отслеживание, склад-источник, место назначения, количество позиций и дата отправки.
Возвраты (RMA)
Обрабатывайте возвраты клиентов структурированно через процесс RMA — от запроса, проверки и возмещения до завершения.
Проверить возврат
Искать по номеру RMA или клиенту; просматривать и утверждать открытые запросы через фильтр статуса ('запрошено').
Проверить товар
Проверить полученные товары и причину возврата, а затем установить статус на 'получено' или 'проверено'.
Возместить и закрыть
Зафиксировать сумму и метод возмещения, инициировать возврат средств и закрыть случай.
Резервирования
Резервирования блокируют запасы для открытых предложений и заказов, чтобы один и тот же товар не был продан дважды. Вы видите, какое предложение или заказ сколько запасов зарезервировали.
Найти резервирование
Искать по продукту, SKU или ссылке (номер предложения/заказа); фильтр по умолчанию установлен на 'активные'.
Использовать
При отгрузке отметьте активное резервирование зеленым флажком как использованное.
Освободить
Если срок действия предложения истекает, освободите резервирование красным крестиком — запас снова станет доступным.
Фармацевтика и соответствие
В разделе Фармацевтика Вы управляете отзывами партий и лицензиями клиентов (разрешение для аптек/оптовой торговли) — с полной отслеживаемостью по всем поставкам.
Лицензии клиентов
Для каждого клиента укажите разрешение на аптечную, оптовую или пищевую торговлю. Истекшие лицензии выделяются красным и автоматически блокируют отгрузку.
Отследить партию
При отзыве DivineMind проверяет, какие поставки получили затронутую партию — по всем накладным.
Инициировать отзыв
Создайте отзыв как событие качества (CAPA); затронутые клиенты будут подготовлены и уведомлены по клику.
Экспортировать отчет об отзыве
На вкладке «Отчет об отзыве» выберите продукт и партию — Вы увидите всех клиентов и поставки, которые получили товар из этой партии, и экспортируйте список в формате CSV для органов власти и документации.
Отозыв и прослеживаемость (продукты питания, напитки, товары)
В разделе Отзывы товара доступны отзыв, отчеты об отзывах и прослеживаемость без фармлицензий — для оптовой торговли продуктами питания, напитками и общими товарами. Основа — принцип «шаг вперед, шаг назад» (Регламент (EC) № 178/2002, ст. 18/19). Данные совпадают с разделом Pharma & Compliance.
Создать отзыв
Найдите товар, укажите партию и нажмите «Проверить затронутые»: отобразится число поставок с этой партией, а также поставки без указания партии, делающие отзыв неполным.
Уведомить клиентов
Уведомления об отзыве отправляются только по вашему клику — одно письмо на клиента, даже если у него было несколько поставок.
Обратная прослеживаемость
Во вкладке «Прослеживаемость» введите номер накладной или счета, чтобы увидеть партию, поступление товара и поставщика.
Планирование рейсов и экран водителя
В меню Склад › Планирование рейсов вы планируете на каждый день, какой автомобиль и водитель доставляют открытые накладные и в каком порядке. Водитель выполняет рейс в приложении AIRIS в разделе «Рейсы».
Создание рейса
Выберите день, «Новый рейс», автомобиль из автопарка, водителя и пункт погрузки. Предупреждения отображаются сразу: срок техосмотра, автомобиль уже занят, водитель отсутствует, второй рейс за день.
Добавление накладных
Перетащите открытые накладные слева в рейс или выберите «В рейс…». В рейсе меняйте порядок перетаскиванием или кнопками ↑/↓, удаляйте через ×. Накладная может быть только в одном рейсе.
Предложить порядок
«Предложить порядок» определяет адреса доставки на карте и рассчитывает кратчайший порядок по прямой от места погрузки. Адреса без совпадений сортируются по индексу. Маршрут меняется только после нажатия «Применить».
У клиента (приложение)
Водитель видит остановки, навигацию и накладную с партией. Он принимает подпись клиента на телефоне (или указывает «Накладная оставлена»/«Товар выгружен»), проводит возвратную тару на залоговый счет и отмечает расхождения (недостача, бой) — на этой основе создается черновик возврата.
Прием оплаты
Принимая оплату, водитель указывает сумму и способ в виде примечания. Проводка не выполняется — платеж вносит бухгалтерия. Если клиента нет на месте или получен отказ от приемки: накладная снова появляется в «Открытых накладных».
Фото как подтверждение доставки
На остановке прикрепите через «+ Фото» до пяти фотографий (напр., выгруженный товар, поддон, повреждения). Фото защищены и доступны только после входа.
Автомобиль в автопарке занят
Маршрут резервирует автомобиль с момента выезда до следующего рейса или конца дня. Автопарк и планировщик отображают маршрут; если машина уже занята, система предупредит об этом.
Отгрузка по накладной
В разделе Склад › Отгрузка вы всегда создаете отгрузку к накладной. Клиент, получатель и позиции с партией берутся из накладной; остаток уже списан там, статус «Отправлено» не списывает повторно.
Создать отгрузку
«Создать отгрузку», найти накладную (по номеру или клиенту), выбрать службу доставки, ввести трек-номер. Для одной накладной возможна только одна открытая отгрузка.
Отследить отправление
Для DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS и Canada Post ссылка для отслеживания создается автоматически. DivineMind не печатает этикетки служб доставки.
Переключить статус
На странице отгрузки справа: скомплектовано, упаковано, отправлено, доставлено. Возвраты по этой отгрузке отображаются внизу.
Возврат с блокированным запасом
Возврат всегда привязан к накладной: вернуть можно только то, что было поставлено, с соответствующей партией. При приемке качественный товар поступает на склад, уничтоженный списывается — поврежденный или непроверенный товар попадает в блокированный запас и не подлежит продаже или комплектации.
Создать возврат
Склад › Возвраты › «Создать возврат», выбрать накладную, отметить позиции, указать количество и состояние.
Товар принят
Утвердить, затем «Товар принят». Для возврата, как и ранее, создается черновик корректировочного счета.
Решение по блокированному запасу
По каждой позиции: снова годен к продаже (на склад), уничтожить или поставщику. Решение зависит от настройки кнопки автономности для склада — сразу или через утверждение. Завершение возможно только после разблокировки всех позиций.
Номер производителя, единицы, ценовые шкалы в ссылке заказа
В карточке товара номер производителя (MPN) вынесен в отдельное поле рядом с артикулом и EAN. Поиск, сканирование в приложении и сканирование этикеток также находят товар по нему; импорт DATANORM заполняет его из референтного номера записи B, не перезаписывая существующие значения. Единицы измерения вроде «piece» отображаются на вашем языке. Ссылка для заказа показывает шкалу цен из вашего прайс-листа, а корзина рассчитывает цену по ступеням скидок — итоговая цена фиксируется при отправке.
Перемещения
Перемещайте запасы между вашими складами и отслеживайте передачу от черновика до завершения, включая нахождение в пути.
Создать перемещение
Нажмите 'Новое перемещение' и выберите склад-источник и склад назначения.
Добавить позиции
Добавьте товары и количества для передачи и инициируйте перемещение.
Отслеживание и завершение
Отслеживайте передачу по статусу 'в пути' и по прибытии на склад назначения отметьте как завершенную.
Связанные функции
EDI: импорт заказов, отправка авизо об отгрузке
В меню Склад › EDI-интерфейс вы можете импортировать заказы клиентов в формате EDIFACT ORDERS (D.96A) или openTRANS ORDER. На их основе создается проект заказа для утверждения — по ценам из вашего прайс-листа, с проверкой кредитного лимита, блокировки поставок и маржи. Счета (INVOIC, Peppol) обрабатываются через DivineFinance, а не здесь.
Указать собственный GLN
Ваш 13-значный GLN указывается как отправитель в авизо об отгрузке. GLN клиента сохраняется при первом импорте, если вы сопоставите его один раз.
Проверить и создать заказ
Выберите файл, нажмите «Проверить»: вы увидите каждую позицию с сопоставленным товаром (по GTIN или вашему артикулу) и цену по прайс-листу. «Создать как проект заказа» — заказ будет сформирован после утверждения в меню Автоматизация › Утверждения. Заказ с тем же номером от клиента повторно создан не будет.
Сформировать авизо об отгрузке
Для каждой накладной можно скачать DESADV (EDIFACT) или DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) — с указанием партии, срока годности для каждой позиции и номера заказа клиента.
Через интерфейс (API)
Системы клиентов отправляют заказы на Интерфейс заказов (API) с API-ключом вашей компании (Настройки › API-ключи, право orders:write). Авизо об отгрузке они получают с помощью orders:read.
Контроль маржи
Если цена продажи ниже себестоимости товара или вашего минимального маржинального дохода, заказ ожидает утверждения — при заказе по ссылке, из карточки клиента, торговыми представителями, через EDI и при приеме заказа через AIRIS. Цены никогда не меняются. Настройка: Склад › Комплектация › Процесс (по умолчанию: вкл., 0 % = только ниже себестоимости). Пропускается ли заказ без утверждения, определяется настройкой автономии склада.
Себестоимость и Intrastat в карточке товара
В товаре укажите себестоимость и данные Intrastat: код товара (КН, 8 знаков), масса нетто в кг, страна происхождения (код ISO) и — если этого требует КН — дополнительная единица измерения с количеством на единицу. При импорте из CSV/Excel распознаются такие столбцы, как «Закупочная цена», «Код товара», «Вес нетто» и «Страна происхождения».
Ссылка для заказа клиентом
Предоставьте постоянным клиентам персональную ссылку для заказа: они открывают ее без входа, видят Ваш каталог с ценами и заказывают напрямую — у Вас автоматически создается заказ.
Создать ссылку
В разделе «Условия» создайте ссылку для заказа для каждого клиента (прайс-лист, мин. сумма заказа, срок действия).
Поделиться ссылкой
Отправьте персональную ссылку клиенту — ему не нужна учетная запись.
Клиент заказывает
Клиент выбирает из каталога и отправляет заказ — создается подтверждение заказа с его условиями.
Установите минимальные запасы и поставщиков для каждого товара. Автоматический повторный заказ предотвращает дефицит поставок без ручного отслеживания.