Dossier, termijn en factuur in één systeem.
Elk dossier met zaaknummer en conflictcheck vóór aanmaak. Termijnen en herinneringen die alleen worden voltooid of met reden geannuleerd, nooit verwijderd. Tijden bij het dossier, daaruit de factuur. Plus cliënten, e-mails, afspraken en facturen op dezelfde plek.
Dossiers in mappen, termijnen in de agenda, uren op briefjes.
Van opdracht tot factuur.
Voor advocatenkantoren die dossiers, termijnen, uren en facturen op één plek willen beheren — in de EU, het VK, de VS en Canada.
Dossiers met zaaknummer en conflictcheck
↳ Of een nieuwe cliënt conflicteert met een bestaande, wordt handmatig in lijsten gezocht.
→ Elk dossier heeft een zaaknummer, cliënt en betrokkenen. Vóór aanmaak toont de conflictcheck of een naam al voorkomt in een ander dossier en in welke rol, als cliënt of als tegenpartij.
Termijnen en herinneringen bij het dossier
↳ Termijnen staan in de agenda van een persoon. Wordt een vermelding verwijderd, dan weet niemand meer dat deze bestond.
→ Termijnen en herinneringen zijn gekoppeld aan het dossier, met datum en verantwoordelijke. Ze worden voltooid of met reden geannuleerd, nooit verwijderd. De termijnen voert u zelf in; een automatische termijnberekening is er niet.
Tijden bij het dossier, factuur daaruit
↳ Uren worden aan het einde van de maand uit notities verzameld en in een factuur overgezet.
→ U registreert tijden direct bij het dossier. Met één klik worden alle nog niet gefactureerde tijden naar de factuur overgezet, met uw uurtarief netto. Gefactureerde tijden zijn gemarkeerd en worden niet dubbel berekend.
Cliënten in CRM
↳ Contactgegevens, e-mails, documenten en facturen van een cliënt bevinden zich in vier programma's.
→ Cliënten zijn contacten en bedrijven in CRM. Het dossier toont e-mails, documenten, facturen en afspraken. Documenten met persoonsgegevens bevinden zich privé in de cloud en zijn alleen via tijdelijk gelimiteerde links opvraagbaar.
Consultatie om zelf te boeken
↳ Eerste consultaties worden telefonisch tussen twee afspraken door geregeld.
→ Via een boekingspagina kiezen cliënten zelf een vrij moment, zonder account. Op verzoek krijgt de afspraak een link voor een videogesprek met DivineMeet.
DivineMail bij het dossier
↳ De correspondentie voor het dossier bevindt zich in persoonlijke postvakken.
→ Uw postvak (Microsoft 365, Gmail of IMAP) is gekoppeld, e-mails zijn gekoppeld aan de cliënt. Met AIRIS ontstaat een antwoordconcept in de taal van de e-mail; verzenden gebeurt altijd door een mens.
Facturen en export voor de belastingadviseur
↳ De eigen administratie van het kantoor wordt voor de belastingadviseur elke maand opnieuw samengesteld.
→ Facturen, aanmaningsniveaus en inkomende facturen lopen via DivineMind. Voor uw belastingadviseur exporteert u bestanden: DATEV-boekingsstapel, ebInterface of het BMD-pakket. Een live-koppeling met DATEV, RZL of BMD is er niet.
Eén prijs per gebruiker. De kantoormodule is inbegrepen.
Dossiers, conflictcheck, termijnen en facturatie kosten niets extra. Alle prijzen excl. btw.
per gebruiker per maand: DivineMind met kantoormodule, CRM, DivineMail, agenda, facturen en archief.
per gebruiker per maand met de AI-assistent AIRIS in chat en via spraak.
Installatiekosten. U installeert zelf, met handleidingen en video's in het handboek.
Veelgestelde vragen
Is er een beA- of webERV-koppeling?+
Nee. Een koppeling met beA (Duitsland) of webERV (Oostenrijk) is er niet, evenmin een RVG- of RATG-kosten calculator en geen derdengelden- of geblokkeerde rekening.
Berekent DivineMind termijnen automatisch?+
Nee. Termijnen voert u bij het dossier zelf in. DivineMind toont ze bij het dossier met verloop en voorkomt dat een termijn wordt verwijderd; de berekening blijft bij u.
Kan ik uren per chat aan een cliënt toewijzen?+
Nee. Tijden registreert u bij het dossier. Daaruit ontstaat de factuur.
Is DivineMind ook geschikt voor belastingadvieskantoren?+
Voor de eigen organisatie ja: cliënten in CRM, e-mails, afspraken, taken, facturen. Uw cliënten kunt u uitnodigen via de toegang voor belastingadviseurs; dan ziet u hun facturen en trekt u exports. Een administratie voor veel cliënten, een overdracht naar ELSTER of FinanzOnline en een DATEV-, RZL- of BMD-koppeling is er niet.
Wat kost DivineMind voor een kantoor?+
€ 749 per gebruiker per maand, met de AI-assistent AIRIS € 999, telkens excl. btw. De kantoormodule is inbegrepen.
Waar bevinden de cliëntgegevens zich?+
In de EU: database in Frankfurt, bestanden in Berlijn. Elke praktijk is gescheiden, documenten met persoonsgegevens blijven privé.
Branchespecifieke AI-inzichten — wekelijks
Elke woensdag een case uit uw branche: wat werkt, wat niet, wat het echt kost.
Elk dossier met een deadline, tijdregistratie en factuur.
Tijdens het kennismakingsgesprek demonstreren wij DivineMind aan u met een voorbeeldpraktijk, inclusief dossiers, deadlines, tijdregistraties en facturen.
Of schrijf ons direct.
Beschrijf kort wat u nodig heeft — wij nemen binnen 24 uur contact met u op.