De Retail-functies in de AIRIS-app en in de Back-Office — van magazijn tot filiaal.
In de AIRIS-app (Filiaal)
- Voorraad: Controleer de voorraad per locatie en vraag deze op via spraakopdracht aan AIRIS.
- Nabestelling: Herken artikelen onder de minimumvoorraad en laat deze nabestellen door AIRIS.
- Goederenontvangst & Etiketten: Registreer leveringen en druk prijs-/schapetiketten af.
In de Backoffice (Leiding)
- Producten & Catalogus: Artikelen met EAN, prijs en belastingtarief onder Producten onderhouden (varianten naar grootte of kleur zijn niet beschikbaar). In de kassa neemt u deze over in het kassa-backoffice onder „Producten“.
- Magazijn & Filialen: Voorraden, overboekingen tussen locaties en inventarisatie onder Voorraadbeheer.
- Leveranciers: Inkoopbronnen en inkoopcondities onder Leveranciers.
Aan de kassa: retour, statiegeld, kasopmaak, klantendisplay
- Retour: knop „Retour“, kassabon scannen (QR) of bonnummer invoeren, aantal en staat per artikel kiezen, contant, op kaart of als waardebon terugbetalen. Er ontstaat een eigen bon met negatief bedrag (RKSV-ondertekend); de oude bon blijft ongewijzigd. Goederen in perfecte staat gaan direct terug naar de voorraad van het filiaal, geopende, beschadigde of defecte goederen naar de geblokkeerde voorraad (Magazijn → Retouren).
- Statiegeld: is aan het artikel een statiegeldtype gekoppeld (Magazijn → Statiegeld), dan boekt de kassa het statiegeld automatisch als eigen regel. Knop „Leeggoed“: leeggoed per statiegeldtype innemen of een leeggoedbon van de automaat verzilveren — wordt verrekend met de aankoop. De aantallen verschijnen in de statiegeld-rapportage (kolommen „Kassa“).
- Kastelling: knop „Kastelling“, beginstand en aantal per biljet en munt invoeren. Nominaal (uit contante omzet, retouren, leeggoed, contant op facturen, tegoedbonnen, fooi) en verschil worden direct getoond en als telprotocol opgeslagen. Het verschil staat als boeking „Verschil“ in het kasboek van het filiaal; vóór het Z-rapport geteld, wordt het met de dagontvangst nageboekt, nooit dubbel. Een tekort dat groter is dan het kassaldo, blijft als openstaand punt staan („Openstaande kasverschillen“ in het dashboard).
- Klantendisplay: knop „Klantendisplay“ opent een venster voor het tweede scherm. De klant ziet artikelen, statiegeld en totaal, na betaling de bon als QR-code voor de mobiele telefoon (zonder app, zonder registratie).
- Statiegeld-hoeveelhedenlijst: Onder Magazijn › „Hoeveelheden eenmalig statiegeld“ staat per maand „Artikelen per barcode — in de handel gebracht“ met de te melden hoeveelheid; de kolommen „Kassa verkocht“ en „Kassa leeggoed“ komen uit de kassa. Exporteer als CSV of PDF, daarna „Als gemeld markeren“.
Aan de kassa: cadeaubon, klantenkaart, kassabon, offline, retourbeleid
- Cadeaubon verkopen: De knop „Cadeaubon“ in de kassabalk opent „Waardebon“. Voer in het tabblad „Verkopen“ de waarde van de cadeaubon in — de bon wordt afgedrukt; „Restwaarde controleren“ toont wat er nog openstaat op een cadeaubon. Inwisselen in het betaalvenster met „Cadeaubon inwisselen“ → „Inwisselen“, terugnemen met „Cadeaubon verwijderen“.
- Klantenkaart en loyaliteitspunten: Scan in het betaalvenster onder „Klantenkaart“ de kaart of voer het telefoonnummer in en klik op „Toevoegen“; „Nieuwe kaart“ → „Kaart aanmaken“ maakt een kaart aan, „Beloning inwisselen“ wisselt een beloning in. U stelt uw programma's in de zijbalk van de kassa in onder „Klantbinding“.
- Kassabon: toont per artikel de basisprijs, plus filiaal en kassa en de QR-code van de RKSV-handtekening. U geeft deze afgedrukt, per e-mail of als online bon.
- Online bon via QR: Na betaling toont het klantenscherm de bon als QR-code. De klant opent de bon hiermee op zijn mobiel — zonder app, zonder registratie, zonder klantgegevens. Een gewijzigde link opent geen bon.
- Offline doorgaan met kasseren: Als het internet uitvalt, verschijnt de banner „OFFLINE — de kassa werkt door“. Verkopen worden op het apparaat opgeslagen, in plaats van de ondertekende bon drukt de kassa een vervangende bon af. Zodra de verbinding is hersteld, worden de bonnen alsnog verzonden en ondertekend; onder „Offline wachtrij“ kunt u met „Nu overdragen“ ook zelf de overdracht starten.
- Retourbeleid (Eigenaar): In de kassa onder Instellingen › Winkel, sectie „Retouren aan de kassa“, vinkt u aan welke rollen retouren met pincode mogen accepteren — de eigenaar mag dit altijd, standaard zijn eigenaar en manager. De schakelaar „Loyaliteitspunten aftrekken bij retour“ bepaalt of stempels en punten voor geretourneerde artikelen weer worden afgetrokken (standaard: ja, punten pro rata van het gerestitueerde bedrag, stempels per teruggegeven stuk) of dat de klant ze behoudt.
- Dubbele bescherming: Een artikel kan slechts één keer worden geretourneerd. Als er al een retour is voor een bon, kan deze niet meer worden geannuleerd — de kassa meldt „Er is een retour voor deze bon — neem verdere artikelen terug via „Retour““. Een retour zelf wordt niet geannuleerd; was het een fout, dan verkoopt u het artikel opnieuw.
- Prijs per filiaal: In de kassa onder Producten › „Filiaalassortiment“ stelt u per filiaal de prijs en het assortiment vast. Zonder filiaalprijs geldt de normale artikelprijs. Kassa, bon en etiket („Filiaalprijs“) rekenen met de filiaalprijs.
- Goederenontvangst aan de kassa: In de kassa onder „Voorraad“, tabblad „Voorraad & Goederenontvangst“, boekt u een levering direct in de voorraad van het filiaal van deze kassa.
Prijswijziging en etiketten
- Elke prijswijziging (artikel- of filiaalprijs) wordt met datum opgeslagen. Onder Magazijn → Etiketten haalt „Prijswijzigingen (afdruklijst)“ alle artikelen op waarvan het etiket nog de oude prijs toont; na het afdrukken zijn ze afgevinkt.
- „Van-prijs“: de doorgehaalde prijs is altijd de laagste prijs van de afgelopen 30 dagen vóór de korting (DE § 11 PAngV, AT § 9a PrAG). Zonder echte korting of met minder dan 30 dagen prijshistorie drukt DivineMind geen van-prijs af en vermeldt waarom.
Detailhandel & filialen: eenheidsprijs, factuur aan de kassa, voorraadverplaatsing, etiketten
- Eenheidsprijs (Product → tabblad „Eenheidsprijs“): vul inhoud en eenheid van een verkoopeenheid in (bijv. 200 g). Etiket en kassabon tonen dan de eenheidsprijs per 1 kg / 1 l / 1 m — 100 g, 100 ml of 0,5 l alleen waar de nationale wetgeving dit toestaat (DE PAngV § 5, AT Grundpreisauszeichnungs-VO § 3). Geldt in een filiaal een andere prijs, dan rekent de bon met deze prijs.
- Etiketten: „Artikelen van de levering van vandaag“ neemt alle artikelen over uit de goederenontvangsten van vandaag; „Filiaalprijs“ drukt de filiaalprijs af. AIRIS: „Druk prijsetiketten af voor de levering van vandaag“.
- Etikettenvellen: Formaat kiezen — „Klein (40/vel)“, „Standaard (24/vel)“ of „Groot (10/vel)“ —, per artikel het aantal bepalen en „Afdrukken (PDF)“. Elk etiket toont naam, prijs, basisprijs, artikelnummer en EAN-barcode.
- Openstaande factuur aan de kassa (Kassa → knop „Factuur“): zoek factuur, kies Contant of Kaart. Het bedrag komt uit de factuur, er ontstaat een kassabon met signatuur, de factuur is daarna betaald — geen dubbele omzet. Een concept wordt daarbij uitgegeven en vergrendeld.
- Voorraadoverboeking: aanmaken, een tweede persoon controleert (eigenaren en beheerders mogen hun eigen overboeking zelf controleren), daarna uitvoeren — pas dan wordt de voorraad overgeboekt. AIRIS maakt overboekingen alleen als concept aan.
- Kassaverkoop zonder voorraadafschrijving: zou de voorraad negatief worden, dan rekent de kassa toch af — het geval verschijnt onder Voorraad → Voorraad, bij het belsymbool en in het dagrapport totdat u het na correctie afvinkt. Goederenontvangst aan de kassa boekt in het geselecteerde filiaal.
Inkoop & 3-weg-afstemming
Pagina openen
Het menu-item „Inkoop & 3-weg-afstemming“ opent de pagina „3-weg-match“. Daar stemt DivineMind bestelling, goederenontvangst en inkomende factuur op elkaar af — tolerantie op de prijs ±2 % of ±50 €.
Afstemming starten
Eigenaren en beheerders klikken op „Handmatig starten“, voeren het bestelnummer („Purchase-Order-ID“) en, indien aanwezig, het goederenontvangstnummer en factuurnummer in en selecteren „Match uitvoeren“. U kunt de afstemming ook aan AIRIS toevertrouwen. Deze start niet vanzelf wanneer een goederenontvangst of factuur binnenkomt.
Resultaat controleren
De lijst „3-weg-match Runs“ toont per run de bedragen uit bestelling, goederenontvangst en factuur, de afwijking en de beslissing — filterbaar op „Automatisch goedgekeurd“, „Goedkeuring nodig“, „Gemarkeerd“ en „Afgewezen“. Ontbreekt de factuur nog, dan staat de run minimaal op „Goedkeuring nodig“.
Afwijkingen per item
Een klik op een run opent „Afwijkingen per item“: bestelde en ontvangen hoeveelheid, prijs volgens bestelling en volgens goederenontvangst en het verschil per artikel.
Leveringsbonnen en zakelijke klanten op rekening
Overzicht
Onder Leveringsbonnen staat per klant de keten van offerte, orderbevestiging, factuur en leveringsbon, telkens met PDF. Zoek op leveringsbonnummer, factuurnummer, orderbevestigingsnummer of offertenummer of op de klant.
Leveringsbon aanmaken
Een leveringsbon ontstaat uit de orderbevestiging: Klik in de regel zonder leveringsbon op „Leveringsbon aanmaken“, selecteer het leveringsadres (of „Factuuradres gebruiken“), bepaal de e-mailontvanger en klik op „Aanmaken & verzenden“. Als een kredietlimiet is overschreden, vraagt DivineMind vooraf toestemming.
Magazijnuitgang
Met de leveringsbon wordt de goederen uit het magazijn geboekt, reserveringen uit offerte en orderbevestiging worden opgeheven, deel- en resthoeveelheden worden bijgewerkt.
Zakelijke klanten op rekening beleveren
De hele keten: Offerte → Orderbevestiging → Leveringsbon met magazijnuitgang → Factuur, desgewenst als e-factuur XRechnung. Vaste klanten bestellen via hun eigen bestellink (Hoofdstuk Magazijn). Een openstaande factuur kan de klant ook aan de kassa contant of met kaart betalen.
E-commerce: Retourworkflow, voorraadwaarschuwingen, reviewcampagne, API
Retourworkflow
Het menu-item „Retourworkflow“ maakt een workflow aan vanuit de sjabloon „Retourworkflow“. Deze wordt handmatig gestart bij het contact: Stap 1 maakt de taak „Retour controleren en artikel terugplaatsen in voorraad“ (vervaldatum over een dag), stap 2 een door de KI geformuleerde e-mail die de klant de ontvangst bevestigt en restitutie of omruiling aankondigt. De workflow is uitgeschakeld na aanmaken — controleer stappen en tekst en schakel deze zelf in. De goederen zelf boekt u onder Magazijn › Retouren terug naar de leveringsbon: in de gereserveerde voorraad, met concept-creditnota.
Voorraadwaarschuwingen
„Voorraadwaarschuwingen“ opent het voorraadoverzicht. De tegel „Lage voorraad“ leidt naar de lijst van alle schaarse artikelen (filter „Lage voorraad“). Met een nabestellingsregel legt DivineMind voor artikelen onder de minimumvoorraad een bestelling bij de leverancier aan als concept — u verzendt deze.
Reviewcampagne
„Reviewcampagne“ opent DivineMarketing. Een eigen beoordelingscampagne bestaat niet: Vraag uw klanten met een e-mailcampagne om een beoordeling — deze gaat alleen naar ontvangers met toestemming (Hoofdstuk DivineMarketing).
Bestellingen via API
Eigenaren en beheerders maken onder Instellingen › tabblad „Integraties“ in de kaart „API-sleutels (Ontwikkelaars-API & MCP)“ een sleutel aan: voer de naam in, vink de machtiging „orders:write“ aan, klik op „Sleutel aanmaken“. De sleutel wordt slechts één keer weergegeven — beveilig deze direct met „Sleutel kopiëren“; „Intrekken“ blokkeert deze. Bestellingen die via Bestel-interface (API) binnenkomen (JSON, openTRANS of EDIFACT ORDERS), legt DivineMind aan als voorstel; of ze zonder verdere vragen worden overgenomen, bepaalt uw autonomie-schakelaar.
Koppeling van webshops (Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL), automatische bestelstatus van pakketdienst, retourlabels en automatische terugbetaling via een betaalprovider. Bestellingen komen binnen via bestellink, API of invoer; bij verzending staat de trackinglink.
Dezelfde video is ook direct beschikbaar in de AIRIS-app onder „Instructies” — zo vinden ook filiaalmedewerkers zonder Backoffice-toegang deze.