Vendéglátás és Szállodaipar

• Minőségmegőrzési idő / FEFO: Készlet lejárati dátum szerint rendezve — leírni vagy az AIRIS-szel újrarendelni.
• HACCP önellenőrzés: Hűtő-/fagyasztóhőmérsékletek rögzítése; az eltérések azonnal pirossal jelzésre kerülnek.
• Időpont rögzítés és műszaknapló: Az alkalmazottak állomás szerint be-/kijelentkeznek — valós idejű munkaidő-követés.
• Helyszíni bejelentkezés: A „Csak a helyszínen történő bejelentkezés” kártyán az időkövetés alatt a tulajdonosok, rendszergazdák és vezetők beállíthatják az üzletenkénti szabályt, és meghatározhatják a „Méterben megadott sugarat”. Ekkor a bejelentkezés csak akkor lehetséges, ha a mobiltelefon a sugaron belül van – az alkalmazásban és a weben.

• Foglalási napló: Napi nézet idővonallal a Foglalási könyv alatt — Asztalok × időpont, egy szabad mezőre kattintva foglalás hozható létre (személyek, időtartam, asztal automatikusan vagy fixen).
• Asztalok és területek: az „Asztalok kezelése” alatt hozzon létre asztalokat ülőhelyekkel és rendelje hozzá őket közvetlenül egy területhez (pl. vendégtér vagy terasz) — új területeket ugyanabban a párbeszédpanelen hozhat létre.
• Vendégkérések és allergiák: valós mezők a foglaláson és a CRM-kapcsolaton — Az allergiára vonatkozó figyelmeztetések pirosan jelennek meg a napi nézetben, és törzsvendégek esetén automatikusan átvételre kerülnek.
• Visszaigazolás a vendégnek: Még nincs WhatsApp visszaigazolás közvetlenül a foglalási könyvből (ez csak a Meta jóváhagyása után érkezik) – a visszaigazolást a csapata küldi el Önnek.
• Telefonon történő foglalás: Fogadja a hívást, és adja meg a foglalást a foglalási könyvben. Jelenleg nincs lehetőség mesterséges intelligencia általi telefonhívás fogadására.

• A Rendezvények alatt rögzítheti az alkalmat, az időpontot, a létszámot, a termet/asztalokat, a pénztári cikkekből összeállított menüt (ár/fő), az italcsomagot, a menetrendet és az allergiákat.
• Az „Ajánlat létrehozása” prémium PDF-ajánlatot készít a normál ajánlat funkción keresztül. Elfogadás után a „Megerősítés” zárolja az asztalokat a foglalási naplóban — ütközés esetén megjeleníti azt, és nem foglal.
• Ezután előlegszámla (pl. 30%, adókulcsonként bontva) és végszámla a tényleges létszámmal — az előleg automatikusan levonásra kerül. A forgatókönyv/bankettlap (PDF) a konyha és a szerviz munkalapja.
• A konyha és a csapat két nappal korábban, valamint aznap 08:00-kor (helyi idő szerint) emlékeztetőt kap a létszámról, a menüről és az allergiákról.

• A Pékműhely → „Beállítások” alatt határozhatja meg, hogy melyik telephely a pékségüzem, mely telephelyek rendelnek, meddig (a következő napi rendelési zárás az üzlet helyi ideje szerint), és melyik útvonalon szállítanak nekik. Cikkenként beállíthatja a tésztát, a sütőt, a sütési időt és a tepsilapméretet.
• Fiókrendelés: Minden fióküzlet reggel egy előre kitöltött rendelési javaslatot lát, és elküldi a rendelési határidőig — a pénztárnál a „Fióküzlet” alatt vagy a weben a „Fiókrendelések” menüpontban. Ezt követően már csak a pékségüzem/vezetőség módosíthat; ezek az utólagos bejegyzések jelölve vannak.
• Sütési lista: az összes elküldött fiókrendelés és előrendelés összege, tészta, sütő és sütési idő szerint csoportosítva, tepsikkel — PDF-ként is. A „Könyvelés megsütöttként” a pékségüzem raktárába helyezi az árut.
• Kiszállítás: Az „Indulás” fióküzletenként elkészíti a szállítólevelet (raktárközi áttárolás); a fióküzlet igazolja az átvételt, és indoklással rögzíti az eltéréseket.
• Esti visszáruk: cikkenként a megmaradt mennyiség és annak célja (leírás, szociális bolt, Too Good To Go, személyzet, visszavétel a pékségüzembe), valamint az, hogy egy cikk mikor fogyott el. Ebből képződik a visszáruarány fióküzletenként, cikkenként és naponta.
• Előrejelzés: a javaslat nyomon követhetően számol — azonos naptári napok, trend, időjárás, ünnepnapok, a készlet kimerülésének időpontja és az árrésből számított biztonsági ráhagyás. Az „Így számolva” minden lépést megmutat; a visszatekintés összehasonlítja az előrejelzést és a tényadatokat. Az AIRIS csak akkor küldheti el önállóan, ha ezt engedélyezi az Autonómia gombnál.
• Előírás üzletenként: Az „Előrejelzés” lapon a „Rendelési javaslat előírása” alatt választhat a „kiegyensúlyozott” (a lehető legkevesebb visszáru, anélkül, hogy túl gyakran fogyna el) és a „takarékos” (még kevesebb visszáru, de gyakoribb kifogyás) között. Alatta látható, hogyan alakult volna a visszáru és a kifogyás a másik előírással ugyanabban az időszakban. Ugyanez a választás megtalálható a „Beállítások” részben a „Javaslat” oszlopban; ez az előírás a következő rendelési javaslattól kezdve érvényes erre az üzletre.
• Előrendelések: Torták és tálak átvételi időponttal, fióküzlettel és a CRM-ből származó ügyféllel; az előleg normál előlegszámla. A mennyiség az átvétel napján szerepel a sütési listán, a csapat 07:00-kor emlékeztetőt kap.

• Minden kapcsolat adatlapján található egy „Adatvédelem” fül: Art. 15 szerinti tájékoztatás PDF-ben és teljes adatmásolat az Art. 20 szerint JSON-fájlként — foglalásokkal, hívásokkal, e-mailekkel, bizonylatokkal és hozzájárulásokkal.
• A kérelmek ügyként rögzülnek a beérkezés dátumával és határidejével (1 hónap); a tulajdonosok és adminisztrátorok 7 nappal a lejárta előtt emlékeztetőt kapnak.
• Art. 17 szerinti törlés: a próbaüzem először megmutatja, mi kerül törlésre, anonimizálásra vagy megőrzési kötelezettség miatt megtartásra. A számlák és pénztárbizonylatok változatlanok maradnak (pszeudonimizálva); a végrehajtás csak tulajdonosoknak és adminoknak engedélyezett, a törlési jegyzőkönyv PDF-ben elérhető.

• Audit export: a HACCP ellenőrzőlisták alatt a „Előzmények” fülön letölthető a teljes ellenőrzőlista-előzmény CSV vagy PDF formátumban az élelmiszer-felügyelet számára (időszak választható, eltérések megjelölve).
• Hűtőberendezés-összekapcsolás: a hőmérséklet-ellenőrzési pontok a Hűtőegységek alatt kezelt eszközökhöz rendelhetők — az eszköz neve megjelenik a rögzítéskor, az előzményekben és az audit exportban.
• Elfelejtett ellenőrzések: Minden reggel 07:00-kor a rendszer ellenőrzi, hogy mely ellenőrzőlisták vannak nyitva vagy késedelmesen. A felelősök feladatot kapnak a nyitott és késedelmes ellenőrzések számával, valamint egy értesítést a harangban – Önnek ehhez semmit sem kell bekapcsolnia.

• Mindkét menüpont egy kész sablont nyit meg a munkafolyamat-szerkesztőben – még semmi sem fut. Ellenőrizze a nevet, az eseményindítót és a lépéseket, mentse el a „Mentés” gombbal, majd aktiválja a munkafolyamatot. A „Tesztelés” gombbal előzetesen kipróbálhatja (mentés előtt).
• Lemondási munkafolyamat (Gastro › Lemondási munkafolyamat): Az „manuális” eseményindító egy kapcsolattartóhoz, azaz a vendéghez kapcsolódik. Az 1. lépés egy kedves emlékeztetőt küld neki a mai foglalásról, kérve egy rövid visszaigazolást (szöveg az AI-tól), a 2. lépés egy napot vár, a 3. lépés pedig jelzi Önnek: „Ellenőrizze a lemondást és szükség esetén lépjen kapcsolatba”.
• Rendelések (Gastro › Rendelések): „Utánrendelés indítása” sablon időzítéssel, heti rendszerességgel hétfő reggel (az eseményindítóban módosítható). Jelzi: „Ellenőrizze a rendelési igényt – cikkek a minimális készlet alatt”, és létrehozza a „Rendelés indítása a szállítónál” feladatot, esedékességgel a következő napra. Magát a rendelést nem hozza létre – ezt a raktár napi rendelési javaslata végzi (lásd alább).
• Az e-mailek a vendégeknek csak annyira önállóan mennek ki, amennyire az automatizálási autonómia gombja lehetővé teszi – különben az e-mail az Ön jóváhagyására vár. A végrehajtott futásokat a Automatizálás › Futások oldalon tekintheti meg.

• Az AIRIS csevegésben: Küldje el a számlát fotóként vagy PDF-ként, az AIRIS megkérdezi: „Szeretné, ha ezt raktárba könyvelném?”. Az, hogy az AIRIS közvetlenül könyvel-e, vagy az Ön jóváhagyására vár, azt a raktárra vonatkozó autonómia gombja határozza meg.
• Napi rendelési javaslat: A Automatikus utánrendelés alatt a rendszer minden reggel ellenőrzi az aktív utánrendelési szabályokat, és szállítónként létrehoz egy rendelési tervezet. A tulajdonosok, rendszergazdák és vezetők értesítést kapnak. A „Most ellenőrizze” azonnal elindítja az ellenőrzést. A lejárt tételek nem számítanak készletnek. Az, hogy a tervezet csak javasolt, jóváhagyásra benyújtott, vagy közvetlenül a szállítónak küldött, az autonómia gomb döntésétől függ.

Az utánrendelési szabályok, rendelések és a FEFO módszer részletesen a következő fejezetben találhatók: Raktár és Készlet.

A beállítások, az asztalterv, a kasszírozás, a konyhai képernyő és a nyomtató részletesen a következő fejezetben találhatók: DivinePOS — Kassarendszer. Itt olvashat arról, mi kerül bele a vendéglátás mindennapjaiba.

• Több telephely: Ha több pénztárral rendelkező céggel rendelkezik, a bejelentkezés után a pos.divinemind.ai/firmenwahl oldalon válassza ki a céget. A választás megmarad; bármikor válthat a backoffice-ban a profilmenü → „Cégváltás” menüponton keresztül. Minden cég aktivált pénztárát megjegyzi az eszköz – visszaváltáskor elegendő a PIN-kód.
• Borravaló: A fizetési párbeszédablakban a „Borravaló” alatt válassza a „Nincs”, „Kerekítés” vagy „Egyéni összeg” opciót – még „Megosztott fizetés” (készpénz és kártya) esetén is. A borravaló nem számít bevételnek, és nem szerepel az aláírt összegben. A Jelentések alatt a „Bevétel pincérenként” mutatja a bevételt és a borravalót személyenként; a Z-bizonylat pincérenként tünteti fel a borravalót, „ebből készpénzben fizetendő” megjelöléssel. Ön dönti el, hogyan fizeti ki a nem készpénzes borravalót (a kasszából készpénzben vagy a bérszámfejtésen keresztül) – automatikusan nem kerül könyvelésre.
• Nyitott számla a pultnál: Pénztár → „Számla” gomb, keresse meg a számlát, és fizessen készpénzben vagy kártyával. Az összeg a számláról származik, aláírt pénztárbizonylat keletkezik, a számla ezt követően ki van fizetve. A Z-bizonylaton a fizetés a saját „Számlákra történő fizetések” blokkjában szerepel, és nem számít be másodszor bevételként.
• Elvitelre kész kijelző: A konyhai képernyőn az „Elvitel” gomb megnyitja az ügyfélkijelzőt egy pultnál lévő képernyőhöz – „Feldolgozás alatt” és „Elvitelre kész” az elviteli számmal, elvitelre és a pulthoz. Ha a konyha jelzi, hogy egy rendelés elkészült, a szám „Elvitelre kész” állapotra vált.
• Napi zárás: A Z-bizonylat minden reggel 05:00-kor keletkezik a telephely helyi idejében, az elmúlt üzleti napra vonatkozóan – bevétel adókulcs és fizetési mód szerint, valamint borravaló pincérenként. Továbbra is kézzel indíthat zárást; egy rendelés sem kerül kétszer számításba.

• A rövidítések megjelennek a pénztár csempéjén, a konyhai bizonylaton és a konyhai képernyőn. Az ügyfélbizonylaton, a kiegészítőknél és az online étlapon nincsenek allergének – erre szolgál az allergénkártya.
• Árrés ételenként: A Jelentések → „Árrés ételenként” lapon a pénztár nettó módon kiszámolja a receptből és az utolsó beszerzési árból – az ételenkénti árubeszállítmányi költséggel és az élelmiszer-költség hányadossal. Ha egy hozzávalónak hiányzik a beszerzési ára, az az ételnél jelenik meg, ahelyett, hogy számot találnának ki. A recepteket a Raktár › Hozzárendelés alatt kezelheti.

• Értékutalványok: A pénztárnál „Utalvány” gomb → „Eladás” vagy „Maradványérték ellenőrzése”. A kód QR-kóddal együtt szerepel a bizonylaton, és minden telephelyen beváltható, akár több lépésben is – a fizetési párbeszédablakban a „Utalvány beváltása” alatt. Az eladott és nyitott utalványokat a backoffice-ban a „Utalványok” lapon tekintheti meg.
• A „Jelentés” lapon láthatja a tagokat, bélyegeket, jutalmakat és utalványokat telephelyenként. Reklám SMS-ben vagy WhatsAppon keresztül a kártyatulajdonosoknak csak akkor lehetséges, ha a vendég ehhez külön hozzájárult.

• „Regisztrációs pénztár (RKSV)” oldal a pénztár backoffice-ában a Beállítások alatt: minden pénztár állapota, a FinanzOnline adatok, a bizonylatlista, a „DEP-export” és a „Lánc ellenőrzése”. Az ellenőrzés a digitális aláírásokat, bizonylatszámokat, láncolást, bevételi számlálókat, indító bizonylatot, meghibásodásokat és QR-kódokat ellenőrzi. Minden pénztárnak saját aláíráslánca van.
• Null-, havi-, éves- és záróbizonylatot ugyanazon az oldalon hozhat létre. A záróbizonylat véglegesen kivonja a pénztárt a forgalomból – ezt nem lehet visszavonni.
• Aláíró egység meghibásodása: A pénztár tovább kasszíroz; a bizonylatokon a „Sicherheitseinrichtung ausgefallen” (Biztonsági berendezés meghibásodott) felirat szerepel. Ha az egység újra működik, egy aláírt gyűjtőbizonylat keletkezik a meghibásodásról. Egy demó pénztárnál ezt az „Ausfall vorführen” (Meghibásodás bemutatása) opcióval demonstrálhatja.
• Internetkapcsolat nélkül tovább kasszírozhat – akár böngészőben is: Ha a pénztár „Offline módra kész” állapotot mutat, akkor hálózati hiba esetén tovább működik, még az oldal újratöltése után is. A rendelések és fizetések az eszközön lévő „Offline várólistába” kerülnek; a vendég egy pótbizonylatot kap QR-kód nélkül („KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG” – PÉNZTÁRGÉP MEGHIBÁSODÁS / KÉSŐBB FELDOLGOZVA – PÓTBizonylat).
• Ha az internetkapcsolat visszatér, a tranzakciók az adatbevitel sorrendjében kerülnek feldolgozásra – soha nem kétszer – és az „Nacherfassung” (Utólagos feldolgozás) jelzéssel, valamint az eredeti értékesítési időponttal íródnak alá. A „Signierten Beleg für den Gast drucken” (Aláírt bizonylat nyomtatása a vendégnek) gombbal a vendég ezután megkapja az aláírt bizonylatát. Ha az eszközön nincs nyomtató, a pénztár jelzi, hogy a rendelést szóban kell továbbítani a konyhának – a konyhai bizonylat nem kerül újra kinyomtatásra.

• Telephely üzemeltetés: A pénztárakat, árakat (a pénztár backoffice-ában a Termékek, kínálat telephelyenként) és a pénztárkönyvet telephelyenként vezeti. A „Lánc-vezérlőpult” a pénztár backoffice-ában összehasonlítja a telephelyeket, beleértve az ügyfélhűséget.
• Pénztárkönyv (Gastro & Hotel › Pénztárkönyv): A napi zárásból származó készpénz automatikusan a telephely pénztárkönyvébe kerül, ellenőrzött hash-lánccal.
• DATEV: A Adótanácsadó alatt exportálhatja a DATEV könyvelési köteget CSV-fájlként – a pénztár napi bevételével, Ausztriában a SKR07 számlakeretben, Németországban a SKR03 vagy SKR04 számlakeretben. A pénztár kártyás bevétele pénzátfutásként kerül könyvelésre. Ez egy fájl, nem egy interfész.

• Az AIRIS az Ön saját adataiból válaszol, például: „Mennyi volt a bevétel és a borravaló pincérenként ma?”, „Ki van ma szolgálatban?”, „Mely ételek gluténmentesek?” vagy „Hány croissant-ot kellene a telephelynek holnap rendelnie?” – a számítási móddal együtt.
• Az AIRIS csak annyira cselekedhet (rendelhet, könyvelhet, küldhet), amennyire az Ön autonómia gombja lehetővé teszi.

Minden ágazatspecifikus eszköz a következő fejezetben található: Mire képes az AIRIS iparáganként — az összes eszköz.

• Szállító létrehozása: Élelmiszer-szállítók manuális rögzítése a Beszállítók alatt.
• Alkalmazott létrehozása: e-mail nélkül → AIRIS-PIN, amellyel az alkalmazott bejelentkezik az alkalmazásba.
• Betegség bejelentése: Hiányzási kérelem (betegség) benyújtása — azonnal megjelenik a csapatlistán.
• Rendelési kérelmek jóváhagyása: Az alkalmazottak rendelési kéréseinek ellenőrzése és jóváhagyása a Rendelési kérelmek alatt — és a „Rendelés küldése” gombbal közvetlenül e-mailben elküldeni a szállítónak (a státusz automatikusan „rendelt” lesz).