Készletek, raktármozgások és utánrendelés kézben tartása.
Tipikus folyamat
Hozzon létre cikket termékként → Kezdőkészlet/áruátvétel könyvelése → Az eladások/fogyasztások csökkentik a készletet → Az utánrendelési szabályok megrendelést indítanak, ha a jelzési mennyiség alá esik a készlet.
A raktár modul négy területre oszlik — Áttekintés, Készlet, Beszerzés és Kiszállítás. Az alábbiakban minden funkció külön-külön van leírva, ugyanabban a sorrendben, mint az oldalsávban.
Áttekintés
Dashboard — Raktár egy pillantásra
A raktár-dashboard összefoglalja az összes telephelyet, és azonnal megmutatja, hol van szükség beavatkozásra. Az olyan mutatók, mint a készlethiány és a hamarosan lejáró tételek, pirosan villognak, amint probléma merül fel — egy kattintás közvetlenül a megfelelő részletes oldalra vezet.
- Valós idejű mutatók: Raktárak, termékek és teljes készlet száma az összes telephelyen.
- Készlethiány-figyelmeztetés: A jelzési készlet alatti cikkek pirossal kiemelve jelennek meg.
- Lejáró tételek (60 nap), szavatossági idő szerint rendezve — narancssárga 45 nap alatt, piros 14 nap alatt (FEFO).
- Utolsó mozgások: a tíz legutóbbi könyvelés iránnyal (+/−) és időbélyeggel.
Készlet
Raktárak és helyszínek
Kezelje az összes fizikai raktárhelyszínt és azok tulajdonságait — a standard raktártól a hőmérséklet-ellenőrzött hűtési láncig. A standard raktár (csillaggal jelölve) akkor kerül felhasználásra, ha egy foglalásnál nincs raktár kiválasztva.
Új raktár létrehozása
Kattintson az 'Új raktár' gombra, adjon meg egy raktárkódot (pl. BERLIN-01) és egy nevet.
Típus és cím
Válasszon raktártípust (Standard, Hűtési lánc, BtM, Tranzit, Virtuális, Konszignáció); hűtési lánc esetén adja meg a min./max. hőmérsékletet, valamint opcionálisan a címet.
Mentés és kezelés
Mentés a Létrehozás gombbal. A raktárak később szerkeszthetők; törlés csak akkor lehetséges, ha a készlet 0.
Készlet
A készletáttekintés minden termékhez valós idejű mennyiségeket mutat raktáronként — beleértve a foglalt és ténylegesen elérhető mennyiséget (Elérhető = Készlet − Foglalt). Szűrhet raktár szerint, vagy egy kattintással csak az újrarendelési pont alatti tételeket jelenítheti meg.
- Színkód: piros sor = üres (0), narancssárga = alacsony készlet, zöld = normál.
- Keresés terméknév, SKU vagy vonalkód alapján; szűrés raktáronként.
- Újrarendelési pont és következő lejárati dátum tételenként látható.
- Több tétel termékenként tételszámmal kerül feltüntetésre.
Könyvelések — Be- és kimenő könyvelés
Gyorsan, manuálisan könyvelhet be vagy ki készletet — optimalizálva a vonalkód-olvasóhoz. Minden könyvelés után a fókusz visszaugrik a szkennelési mezőbe, így Ön megszakítás nélkül folytathatja a szkennelést.
Mód kiválasztása
Fent válassza ki a 'Beérkező áru +' vagy 'Kimenő áru −' opciót.
Cikk szkennelése
Szkennelje be a vonalkódot, vagy írja be az SKU-t/nevet, és nyomja meg az Entert — az aktuális készlet azonnal megjelenik.
Mennyiség könyvelése
Adja meg a mennyiséget, a raktárt és opcionálisan a tételt/minőségmegőrzési időt (csak beérkezés esetén), valamint egy okot, és könyvelje be vagy ki.
Mozgások — Hiánytalan előzmények
Minden készletváltozás naplózásra kerül. A mozgáslista az Ön teljes auditnaplója — termék szerint kereshető és mozgásnem szerint szűrhető.
- Mozgástípusok szimbólummal: Beérkezés, Kiadás, Korrekció, Leltár, Áthelyezés, Visszáru, Nyitókészlet.
- A készlet minden könyvelés előtt és után megjelenik.
- Referencia, raktár, felhasználó és időbélyeg minden bejegyzéshez; tételszám, ha releváns.
- Szűrés típus szerint és keresés terméknév/SKU alapján; oldalanként (50 oldalanként).
Leltár
Végezzen fizikai számlálásokat, és egyeztesse a tényleges (IST) készletet a rendszer (SOLL) adataival. A különbségeket egy gombnyomással korrekcióként könyveljük — a többlet- és hiányzó mennyiségek euróban történő értékelésével.
Leltár indítása
Kattintson az 'Új leltár' gombra, adjon meg egy megnevezést, és opcionálisan korlátozza egy kategóriára.
Számlálás
Minden cikkhez írja be a megszámolt tényleges (IST) mennyiséget — automatikusan mentésre kerül 60 másodpercenként.
Különbségek könyvelése
Fejezze be a számlálást, ellenőrizze az eltéréseket az áttekintésben, és erősítse meg a 'Különbségek könyvelése' gombbal.
Címkék és vonalkódok nyomtatása
Nyomtasson árcédulákat és vonalkód-címkéket közvetlenül a raktárból — készen a polcra vagy az áruátvételre. Ugyanezek a vonalkódok működnek a kamera-szkennerrel a leltározáshoz.
Termékek kiválasztása
Az „Címkék” fülön keressen és adjon hozzá termékeket név vagy cikkszám alapján.
Formátum és mennyiség
Címkeformátum kiválasztása (kicsi, standard vagy nagy) és példányszám megadása termékenként.
Nyomtatás
Kattintson a „Nyomtatás (PDF)” gombra — a DivineMind létrehoz egy ívet névvel, árral és szkennelhető vonalkóddal minden címkéhez.
Beszerzés
Megrendelés küldése szállítónak
Az Beszerzés alatt nyisson meg egy megrendelést, ellenőrizze a szállítót és a tételeket, majd küldje el egy kattintással — a DivineMind elkészíti a PDF-et és közvetlenül elküldi a szállítónak. Az AIRIS a készletfeltöltési szabályok alapján automatikusan is tervezhet megrendeléseket.
Megrendelés megnyitása
Válassza ki a megrendelést a listából — szállító, fő adatok, tételek és összegek egy pillantásra.
Küldés szállítónak
Kattintson a 'Küldés szállítónak' gombra — a megrendelés PDF-ként generálódik és e-mailben elküldésre kerül (a státusz 'Elküldve' értékre változik).
Nyomon követés
Kövesse nyomon a visszaigazolást és az áruátvételt a státuszváltásokkal; az elküldött PDF archiválva marad.
Áruátvételek
Ellenőrizze és könyvelje a beérkező szállítmányokat a megrendeléseihez. Minden áruátvétel mutatja a kapcsolódó megrendelést, a szállítót, a raktárt és az ellenőrzési állapotát.
Áruátvétel megnyitása
A listában válassza ki a megfelelő beérkezést, vagy hozzon létre újat az 'Új áruátvétel' gombbal; Szűrés állapot szerint (nyitott, elfogadott, részleges, elutasított).
Tételek ellenőrzése
A szállított mennyiségek összevetése a megrendeléssel, és opcionálisan a szállítólevél számának rögzítése.
Elfogadás vagy elutasítás
Az állapot beállítása elfogadottra, részben elfogadottra vagy elutasítottra — a készlet ennek megfelelően bekerül.
Utánrendelési szabályok
Termékenként határozza meg, milyen készletszinttől kell utánrendelni. A jelzőkészlet, a rendelési mennyiség és az előnyben részesített szállító alapján az automatikus utánrendelés dönti el, mikor jön létre egy megrendelés.
Szabály keresése
Keressen terméket, vagy szűrjön a már aktivált tételekre a 'Csak automatikus utánrendelés' opcióval.
Küszöbértékek beállítása
A jelzőkészlet (utánrendelési pont), a rendelési mennyiség, a szállító és a szállítási idő termékenként a készlet részletes oldalán kerül karbantartásra.
Automatika bekapcsolása
A soronkénti automatikus kapcsolóval aktiválja az automatikus utánrendelést; az üzemmód (javaslat, jóváhagyás, autonóm) szabályozza, mennyire önállóan történik a rendelés.
Beszállítói katalógus
Központilag hasonlítsa össze, melyik beszállító milyen terméket milyen áron szállít. A katalógus az Ön döntési alapja a megrendelésekhez — árral, minimális rendelési mennyiséggel, szállítási idővel és megbízhatósággal.
- Kapcsolatonként: Termék, szállító, egységár és szállítói cikkszám.
- Minimális rendelési mennyiség (MOQ) és szállítási idő napokban.
- Megbízhatósági érték 0–100% (zöld ≥ 90, narancs ≥ 70, piros alatta).
- Utolsó rendelés dátuma szállító-termék kombinációnként.
Auto-Reorder — Napló
Az Auto-Reorder napló megmutatja, mikor vált aktívvá az automatikus utánrendelés, és mit döntött — a létrehozott rendelési javaslattól az eszkalált kivételig.
- Három kulcsfontosságú mutató fent: létrehozott megrendelések, javaslatok és eszkalált esetek.
- Bejegyzésenként: Termék, készlet az indításkor, jelzőkészlet, rendelési mennyiség és szállító.
- Kiváltó ok (pl. jelzőkészlet alá csökkenés) és a művelet állapota színnel jelölve.
- Kapcsolt rendelési szám — egy kattintás megnyitja a létrehozott megrendelést.
Kiszállítás
Komissiózás és Szállítás
Az Komissiózás alatt láthatja az összes nyitott komissiózási megrendelést — részleges szállítással és hátralékos rendelés követéssel.
Nyitott megrendelések
A munkalista megrendelésenként mutatja a megrendelt, leszállított és nyitott mennyiségeket termékenként.
Készlet foglalása
Egy kattintással foglalja le a készletet az ügyfél számára — így semmi sem kerül kétszer eladásra.
Pick- és Packlista
Hozzon létre pick-/packlistát PDF-ként — a készlet a legkorábbi lejárati dátum szerint kerül kiosztásra (FEFO).
Szállítás
Tartsa szemmel az összes kimenő küldeményt — a piszkozattól az elküldötten és úton lévőn át a kézbesítettig. A küldeményszám, a szállítmányozó és a nyomkövetési szám bármikor megtalálható.
- Keresés küldeményszám, címzett vagy nyomkövetési szám alapján.
- Státuszszűrő (Piszkozat, komissiózva, csomagolva, elküldve, úton, kézbesítve, törölve, visszáru).
- Küldeményenként: Szállítmányozó, nyomkövetés, forrásraktár, címzett helye, tételek száma és feladás dátuma.
Visszáruk (RMA)
Strukturáltan kezelje az ügyfél visszárukat az RMA-folyamaton keresztül — a kéréstől az ellenőrzésen és visszatérítésen át a lezárásig.
Visszáru ellenőrzése
Keressen RMA-szám vagy ügyfél alapján; tekintse meg és hagyja jóvá a nyitott kéréseket a státuszszűrőn keresztül (kérelem).
Áru ellenőrzése
Ellenőrizze a beérkezett tételeket és a visszaküldés okát, és állítsa a státuszt 'átvéve' vagy 'ellenőrizve' értékre.
Visszatérítés és lezárás
Rögzítse a visszatérítési összeget és módszert, indítsa el a visszatérítést és zárja le az ügyet.
Foglalások
A foglalások zárolják a készletet a nyitott ajánlatok és megrendelések számára, hogy ugyanaz az áru ne kerüljön kétszer eladásra. Láthatja, melyik ajánlat vagy megrendelés mennyi készletet kötött le.
Foglalás keresése
Keressen termék, SKU vagy referencia (ajánlat-/megrendelésszám) alapján; a szűrő alapértelmezetten 'aktív' állapotban van.
Felhasználás
Szállításkor jelölje meg az aktív foglalást zöld pipával felhasználtként.
Felszabadítás
Ha egy ajánlat lejár, engedje fel a foglalást a piros X-szel — a készlet újra elérhetővé válik.
Gyógyszeripar és megfelelőség
Az Gyógyszeripar alatt Ön kezeli a tételszám visszahívásokat és az ügyfél-engedélyeket (gyógyszertári/nagykereskedelmi engedély) — hiánytalan nyomon követéssel minden szállításon keresztül.
Ügyfél-engedélyek
Tárolja el ügyfelenként a gyógyszertári, nagykereskedelmi vagy élelmiszer-engedélyt. A lejárt engedélyek pirossal vannak jelölve és automatikusan blokkolják a kiadást.
Tételszám nyomon követése
Visszahíváskor a DivineMind ellenőrzi, mely szállítások kapták meg az érintett tételszámot — minden szállítólevélen keresztül.
Visszahívás indítása
Hozza létre a visszahívást minőségi eseményként (CAPA); az érintett ügyfelek előkészítésre kerülnek és kattintásra értesítést kapnak.
Visszahívási jelentés exportálása
A „Visszahívási jelentés” fülön válassza ki a terméket és a tételt — látni fogja az összes ügyfelet és szállítmányt, amely ebből a tételből kapott árut, és exportálja a listát CSV-ként a hatóság és a dokumentáció számára.
Termékvisszahívás és nyomonkövetés (élelmiszerek, italok, kereskedelmi áruk)
A Visszahívások alatt találja a visszahívást, a visszahívási jelentést és a nyomonkövetést gyógyszeripari licencek nélkül — élelmiszer-, ital- és általános nagykereskedelem számára. Alapja az „egy lépéssel előre, egy lépéssel hátra” nyomonkövethetőség (178/2002/EK rendelet, 18/19. cikk). Az adatok megegyeznek a Pharma & Compliance alatt találhatókkal.
Visszahívás létrehozása
Cikk keresése, tétel megadása, „Érintettek ellenőrzése”: Láthatja, hány kiszállítás kapta meg a tételt — és hány tétel nélküli kiszállítás teszi hiányossá a visszahívást.
Ügyfelek értesítése
A visszahívási értesítők csak az Ön kattintására mennek ki — ügyfelenként egy e-mail, még akkor is, ha több kiszállítása volt.
Visszafelé követés
A „Nyomonkövetés” fülön adjon meg egy szállítólevél- vagy számlaszámot, és láthatja a tételt, az áruátvételt és a szállítót.
Túratervezés és sofőrképernyő
A Raktár › Túratervezés menüpontban naponta megtervezheti, melyik jármű melyik sofőrrel mely nyitott szállítóleveleket milyen sorrendben szállítja ki. A sofőr a túráját az AIRIS app „Túrák” pontjában hajtja végre.
Túra létrehozása
Válasszon napot, „Új túra”, válasszon járművet a járműparkból, sofőrt és felrakodóhelyet. A figyelmeztetések azonnal megjelennek: műszaki vizsga esedékes, a jármű máshová van beosztva, a sofőr távol van, második túra ugyanazon a napon.
Szállítólevelek betervezése
Húzza a nyitott szállítóleveleket a bal oldalról egy túrára, vagy válassza a „Túrára…” lehetőséget. A túrán belül húzással vagy az ↑/↓ gombokkal rendezheti át, a × gombbal kiveheti őket. Egy szállítólevél egyszerre csak egy túrán szerepelhet.
Sorrend javaslása
A „Sorrend javaslása” meghatározza a szállítási címeket a térképen, és a felrakodóhelytől indulva kiszámítja a legrövidebb légvonalbeli sorrendet. A találat nélküli címeket irányítószám szerint rendezi. A túra csak az „Alkalmaz” gombra kattintva módosul.
Az ügyfélnél (alkalmazás)
A sofőr látja a megállókat, a navigációt és a szállítólevelet a sarzzsal. Aláíratja az ügyféllel a mobilon (vagy feljegyzi: „Szállítólevél hátrahagyva” / „Áru lerakva”), lekönyveli a visszavett göngyöleget a göngyölegszámlára, és jelzi az eltéréseket (hiány, sérült) — ebből egy visszáru-tervezet jön létre.
Beszedés
Ha a sofőr pénzt vesz át, az összeget és a módot megjegyzésként rögzíti. Könyvelés nem történik — a kifizetést a könyvelés rögzíti. Nincs a helyszínen vagy átvétel megtagadva: a szállítólevél ismét megjelenik a „Nyitott szállítólevelek” alatt.
Fénykép kézbesítési igazolásként
A megállónál a „+ Fénykép” gombbal legfeljebb öt fényképet csatolhat (pl. lerakott áru, raklap, kár). A fényképek védettek, és csak bejelentkezve érhetők el.
Jármű lefoglalva a járműparkban
A járművel ellátott útvonal lefoglalja a gépkocsit az indulástól a következő útvonalig, illetve a nap végéig. A járműpark és az építési tervezőtábla mutatja az útvonalat; ha a kocsi ott már máshová be van osztva, az útvonaltervezés figyelmeztet rá.
Szállítmány a szállítólevélhez
A Raktár › Szállítás menüpontban mindig egy szállítólevélhez hoz létre szállítmányt. Az ügyfél, a címzett és a sarzsalapú tételek a szállítólevélből származnak; a készletlevonás már ott megtörtént, az „Elküldve” státusz nem könyvel újra.
Szállítmány létrehozása
„Szállítmány létrehozása”, szállítólevél keresése (szám vagy ügyfél alapján), futárszolgálat kiválasztása, nyomkövetési szám megadása. Egy szállítólevélhez csak egy nyitott szállítmány tartozhat.
Küldemény nyomkövetése
A DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS és Canada Post esetén a követési link automatikusan létrejön. A DivineMind nem nyomtat futárszolgálati címkét.
Státusz léptetése
A szállítási oldalon jobb oldalt: kigyűjtve, csomagolva, elküldve, kézbesítve. Az ehhez a szállítmányhoz tartozó visszáruk alul találhatók.
Visszáru zárolt készlettel
A visszáru mindig egy szállítólevélhez tartozik: csak az küldhető vissza, ami kiszállításra került, a kiszállított sarzzsal. Áruátvételkor a hibátlan áru a raktárba kerül, a megsemmisült kivezetésre kerül — a sérült vagy ellenőrizetlen áru a zárolt készletbe kerül, és nem értékesíthető, illetve nem komissiózható.
Visszáru létrehozása
Raktár › Visszáruk › „Visszáru létrehozása”, szállítólevél kiválasztása, tételek bejelölése, mennyiség és állapot megadása.
Áru beérkezett
Jóváhagyás, majd „Áru beérkezett”. A visszáruhoz a szokásos módon létrejön egy jóváíró számla tervezete.
Döntés a zárolt készletről
Tételenként: újra eladható (raktárba kerül), megsemmisítendő vagy visszaküldendő a beszállítónak. A döntés a raktár autonómia-kapcsolójának beállítását követi — a beállítástól függően azonnal vagy jóváhagyással. A lezárás csak akkor lehetséges, ha már nincs zárolt tétel.
Gyártói cikkszám, egységek, ársávok a rendelési linken
A cikknél a cikkszám és az EAN mellett a gyártói cikkszám (MPN) külön mezőként szerepel. A keresés, az applikációs beolvasás és a címkeszkennelés ez alapján is megtalálja a cikket; a DATANORM-import a B-rekord referenciaszámából tölti ki anélkül, hogy felülírná a meglévő értékeket. Az olyan mértékegységek, mint a „piece”, az Ön nyelvén jelennek meg. A rendelési hivatkozás az Ön árlistájának mennyiségi sávjait mutatja, a kosár pedig a sávos árakkal számol — az elküldéskor érvényes ár a kötelező érvényű.
Átmozgatások
Mozgassa a készletet a raktárai között, és kövesse nyomon az átadást a piszkozattól az úton lévőn át a befejezettig.
Átmozgatás létrehozása
Kattintson az 'Új átmozgatás' gombra, és válassza ki a forrás- és célraktárat.
Tételek rögzítése
Adjon hozzá tételeket és mennyiségeket az átadáshoz, majd indítsa el az átmozgatást.
Nyomon követés és befejezés
Kövesse nyomon az átadást az 'úton' státuszon keresztül, és a célraktárba érkezéskor jelölje meg befejezettként.
Kapcsolódó funkciók
EDI: Megrendelések beolvasása, szállítási értesítés küldése
A Raktár › EDI-interfész menüpontban beolvashatja ügyfelei megrendeléseit EDIFACT ORDERS (D.96A) vagy openTRANS ORDER formátumban. Ebből egy jóváhagyásra váró megrendelés-javaslat jön létre — az Ön árlistájának áraival, hitelkeret-, szállítási zárolás- és fedezetellenőrzéssel. A számlák (INVOIC, Peppol) a DivineFinance-on keresztül futnak, nem itt.
Saját GLN megadása
Az Ön 13 jegyű GLN-je szerepel feladóként a szállítási értesítésben. Az ügyfél GLN-jét az első beolvasáskor jegyzi meg a rendszer, miután egyszer kiválasztotta.
Megrendelés ellenőrzése és létrehozása
Fájl kiválasztása, „Ellenőrzés”: Látni fogja az összes tételt a hozzárendelt cikkel (GTIN vagy cikkszám alapján) és az árlista szerinti árat. „Létrehozás megrendelés-javaslatként” — a megrendelés az Automatizálás › Jóváhagyások menüpontban történő jóváhagyás után jön létre. Egy ügyfél azonos megrendelésszáma nem hoz létre kétszer megrendelést.
Szállítási értesítés létrehozása
Minden szállítólevélhez letöltheti a DESADV (EDIFACT) vagy DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) fájlt — tételenkénti sarzs- és lejárati idő adatokkal, valamint az ügyfél megrendelésszámával.
Interfészen keresztül
Ügyfelei rendszerei megrendeléseket küldenek a Megrendelés interfész (API) végpontra az Ön cégének API-kulcsával (Beállítások › API-kulcsok, orders:write jogosultság). A szállítási értesítést az orders:read jogosultsággal hívják le.
Fedezetfigyelő
Ha egy eladási ár a cikk bekerülési ára vagy az Ön minimális fedezeti összege alatt van, a megrendelés jóváhagyásra vár — a rendelési hivatkozásnál, az ügyfélmappából, a területi képviselőknél, EDI-n keresztül és akkor is, ha az AIRIS fogad el egy megrendelést. Az árak soha nem módosulnak. Beállítás: Raktár › Komissiózás › Folyamat (alapértelmezés: be, 0% = csak bekerülés alatt). Azt, hogy jóváhagyás nélkül átengedhető-e, a Raktár autonómia-beállítása határozza meg.
Bekerülési ár és Intrastat a cikknél
A cikknél kezelheti az önköltségi árat és az Intrastat-adatokat: vámtarifaszám (KN, 8 számjegyű), nettó saját tömeg kg-ban, származási ország (ISO-kód), és – ahol a KN megköveteli – a kiegészítő mértékegység az egységenkénti mennyiséggel. CSV-/Excel-importáláskor a rendszer felismeri az olyan oszlopokat, mint a „Beszerzési ár”, „Vámtarifaszám”, „Nettó tömeg” és „Származási ország”.
Ügyfél-megrendelési link
Adjon törzsvásárlóinak egy személyes megrendelési linket: Ők bejelentkezés nélkül nyitják meg, látják az Ön katalógusát a megegyezett áraikkal és közvetlenül rendelnek — Önnél automatikusan létrejön egy megrendelés.
Link létrehozása
Az ügyfelenkénti feltételek alatt hozzon létre egy megrendelési linket (árlista, minimális rendelési érték, érvényesség).
Link megosztása
Küldje el a személyes linket az ügyfélnek — nincs szüksége fiókra.
Ügyfél rendel
Az ügyfél választ a katalógusból és elküldi — létrejön egy megrendelés-visszaigazolás az ő feltételeivel.
Adjon meg minimális készletszinteket és beszállítókat tételenként. Az automatikus újrarendelés megakadályozza az ellátási hiányokat manuális nyomon követés nélkül.