Alkalmazási példa · Finance Agent
MI-alapú számlaautomatizálás — a kiállítástól az egyeztetésig
Egy AI pénzügyi ügynök előkészíti a számla teljes életciklusát: üzleti vagy munkaidő-adatokból számlatervezetet készít, kiválasztja a megfelelő e-számla-formátumot (XRechnung, ZUGFeRD vagy EN 16931), ellenőrzi a számlákat, nemfizetés esetén a 3., 14., 28. és 42. napon fizetési felszólítást javasol, a beérkező átutalásokat a nyitott számlákkal egyezteti, és minden lépést egy változásnaplóba ír. A számlák és felszólítások emberi jóváhagyás után kerülnek kiküldésre, az Ön cégének autonómia-beállításai szerint (EU AI Act 14. cikk).
Miért drága a kézi számlázás
A számlázás költsége nem maga a számla — hanem minden, ami körülötte van.
Így intézi a Finance Agent — 5 lépés
Minden számla ugyanazon a hurkon fut végig, akár ismétlődő SaaS-megújításról, akár egyszeri tanácsadói megbízásról van szó.
- 01
Trigger
Lezárt üzlet a CRM-ben, beadott munkaidő-nyilvántartás, esedékes előfizetés-megújítás vagy közvetlen utasítás: „Megújítás az Acme részére, 12.400 €”.
- 02
Piszkozat
A Finance Agent lekéri az ügyfél adóadatait, alkalmazza az árazási szabályokat és adókódokat, majd a helyes formátumban készíti el a számlát (XRechnung B2G-hez, ZUGFeRD B2B-hez, EN 16931 EU-n belüli, határon átnyúló ügyletekhez).
- 03
Jóváhagyás
Az ügynök egykattintásos jóváhagyásra terjeszti elő a tervezetet. Az Ön küszöbértéke felett (alapértelmezés: 1.000 €) mindig ember hagy jóvá; hogy az alatt szabad-e megerősítés nélkül küldeni, azt az Ön cége dönti el az autonómia-beállításokban.
- 04
Kiküldés
Jóváhagyás után a Mail ügynök udvarias kísérőlevéllel küldi el a számlát. A kézbesítés nyomon követhető; az átvételi visszaigazolás mentésre kerül.
- 05
Egyeztetés
Az ügynök naponta ellenőrzi a bankszámlakivonatokat OAuth-on keresztül a nyitott számlákkal szemben. 90% feletti egyezési magabiztosság → fizetettként megjelölve. Ez alatt → felülvizsgálati sorba állítva.
Támogatott e-invoicing formátumok
A helyes formátumválasztás már nem opcionális. A német B2B e-számlázási kötelezettség 2026–2027-ben lép hatályba; Ausztria a közbeszerzéseknél már most XRechnungot ír elő.
XRechnung 3.0
DE · AT közszféraKötelező a német és osztrák B2G számláknál. Az ügynök közvetlenül állítja elő az XML-t — külső konverter nélkül.
ZUGFeRD 2.x
DE · AT B2BHibrid PDF + XML formátum. A német B2B címzettek többsége elfogadja. Az ügynök automatikusan beágyazza az XML-t.
EN 16931
EU-szabványAz e-számlák alapjául szolgáló európai szabvány. Minden XRechnung és ZUGFeRD formátum ebből származik.
Felszólítási sorozat — az ügynök készíti elő, küldés jóváhagyás után
Az ügynök minden felszólítást udvariasan és következetesen készít elő. Ön állítja be a küszöböket és hagy jóvá; az ügynök az Ön autonómia-beállításai szerint hajtja végre.
| — | Channel | Tone |
|---|---|---|
| +3. nap | E-mail (barátságos emlékeztető) | Udvarias, feltételezi a figyelmetlenséget. Utal rá, hogy a számla esetleg elkerülte a figyelmet. |
| +14. nap | E-mail (második felszólítás) | Határozottabb. Megismétli a feltételeket, a fizetési határidőt és a fizetési lehetőségeket. |
| +28. nap | E-mail (hivatalos felszólítás + késedelmi költségek) | Hivatalos nyelvezet, hivatkozik a szerződéses feltételekre, alkalmazza a beállított felszólítási díjat. |
| +42. nap | Telefonhívás (Call Agent) | Hívás emberi hanggal. Ellenőrzi, hogy megérkezett-e a számla, fizetési tervet ajánl, szükség esetén átadja Önnek. |
A küszöbértékek (napok, összegek, felszólítási díj százaléka, hangnem) ügyfelenként vagy ügyfélszegmensenként konfigurálhatók. Minden művelet dokumentálásra kerül az audit naplóban.
Költségpélda — 10 fős tanácsadó cég, ~80 számla/hó
A számok osztrák/német kkv-benchmarkokon alapulnak, 2026. áprilisi állapot.
Havonta 80 kimenő számlát állít ki. 18 % késedelmessé válik és bekerül a felszólítási ciklusba. Ezek közül 3 esetében telefonhívásra van szükség a 42. napon.
Kézi folyamat
- 80 számla × 11 perc elkészítés14,7 óra / hó
- 14 késedelmes × 20 perc felszólító e-mail4,7 óra / hó
- 3 eszkaláció × 15 perc telefonos utánkövetés0,8 óra / hó
- Banki egyeztetés4,0 óra / hó
- Audit napló karbantartása2,0 óra / hó
Finance Agenttel
- Ügynöki feldolgozás (a 749 €/felhasználó előfizetésben benne van)0 € marginális
- Emberi jóváhagyási kapuk 1.000 € feletti számlákhoz~30 perc / hó
- Felszólító telefonhívások a Call AgenttőlCsak Voice kreditek
~1.150 € havonta munka, amely átcsoportosul számlázható vagy növekedési tevékenységre. A Finance Agent egy a 28 közül a 749 €/felhasználó előfizetésben — a munkaerő többi része párhuzamosan futtatja a CRM-et, a levelezést, a hívásokat, a naptárat stb.
Feltételezés: havi 80 számla és 45 €/óra belső munkaköltség (bruttó terhelt junior könyvelő). Skálázza arányosan a saját volumenére. A Call Agent felszólító hívásaihoz tartozó hangperceket külön számlázzuk.
Elejétől fogva nyomon követhető
Minden számla, felszólítás és egyeztetés naplózásra kerül. A kiállított számlák zárolva vannak, a módosítások új verzióként jönnek létre.
Minden számla és minden módosítás verziózott, a kiállított számlák zárolva vannak. Az adótanácsadó részére történő exportálást egy gombnyomással generálhatja.
Ausztriára ugyanaz a protokoll vonatkozik: minden változás nyomon követhető marad.
Strukturált export (CSV, XML) a DATEV Unternehmen Online rendszerébe — nincs szükség kézi újrarögzítésre az Ön adótanácsadója részéről.
Az Ön számláinak tartalmát soha nem használjuk fel modellek tanítására. Tenant-izolált, titkosítva nyugalmi állapotban (AES-256) és átvitel közben (TLS 1.3).
PSD2-konform OAuth kapcsolatok az Ön bankjához. Egy kattintással visszavonható. Minimális scope-ok — alapértelmezés szerint csak olvasás az egyeztetéshez.
Gyakori kérdések
Kezeli az ügynök a bejövő számlákat is?+
Igen. Külön folyamat: a Mail Agent felismeri a beérkező számla PDF-et, a Document Agent OCR-t futtat és kinyeri a tételeket, a Finance Agent jóváhagyásra továbbítja és az esedékesség napján fizet.
Mi történik, ha az MI hibás számlát készít?+
Az Ön jóváhagyási küszöbe (alapértelmezés 1.000 €) feletti számlák küldés előtt mindig emberi ellenőrzésen mennek át. Az alatt az ügynök az Ön korábbi számlázási mintáit és üzleti adatait használja — itt is jóváhagyás után történik a küldés, hacsak az Ön cége az autonómia-beállításokban kifejezetten mást nem engedélyezett. Minden tervezet látható az irányítópulton küldés előtt.
Együtt tud működni az ügynök a meglévő könyvelőszoftveremmel?+
Igen. Natív OAuth integrációk már ma a QuickBooks, Xero, Stripe és Mollie rendszerekkel. DATEV export strukturált CSV/XML formában. A HubSpot, a Salesforce és mások a 2026-os ütemtervben szerepelnek.
Kötelező a hangalapú felszólítás (a 42. napi telefonhívások)?+
Nem. A telefonos fokozat ügyfelenként vagy globálisan kikapcsolható. A hangperceket külön, kreditcsomagként értékesítjük — csak akkor fogynak, ha a Call Agent ténylegesen tárcsáz.
Hogyan kezeli az ügynök a vitatott számlákat?+
Ha az ügyfél kifogással vagy ellentmondással válaszol, a Mail Agent megjelöli a számlát és szünetelteti a felszólítási ciklust. Továbbítja az Ön postafiókjába emberi megoldásra — az ügynök nem vitatkozik automatikusan.
Működik ismétlődő előfizetéseknél?+
Igen. A Finance ügynök ütemterv szerint készíti el az ismétlődő számlákat, figyelembe veszi a ciklus közbeni változásokat (frissítések, jóváírások, szüneteltetések), és jóváhagyásra terjeszti elő őket — vagy az Ön autonómia-beállításai szerint küldi el. A minta megegyezik az egyszeri számlákéval.
Mi a helyzet a többdevizás számlákkal?+
Támogatott. Az ügynök az ügyfél joghatósága szerinti helyes adó- és devizaszabályokat alkalmazza. Az EU-n belüli, határon átnyúló fordított adózást (reverse charge) automatikusan kezeli.
Mennyi ideig tart a beállítás?+
1–2 munkanap a vállalkozói státusz ellenőrzése után. Az ügynök importálja az elmúlt 12 hónap számláit, hogy megtanulja az árakat, adókódokat és ügyfélmintákat, mielőtt élesben elindul.
Nézze meg működés közben a saját számlaadatain
Foglaljon egy 30 perces demót. Hozza magával a legutóbbi számla-PDF-jét. Nézze végig, ahogy a Finance Agent élőben reprodukálja és javítja.