Ingatlankezelés: bérlet, társasház, elszámolás, mérési szolgáltatás, közgyűlés

Ingatlanüzemeltetés megnyitása

Nyissa meg az „Összes alkalmazás” menüpontot, és válassza az „Ingatlanüzemeltetés” lehetőséget. Az áttekintés az összes ingatlant mutatja az egységek, a bérbe adott és üres egységek számával; felül szűrhet Ausztria vagy Németország szerint.

Ingatlan létrehozása

Kattintson az „Ingatlan létrehozása” gombra. Az asszisztens egymás után lekérdezi az alapadatokat és az országot, az épületet jogi jellemzőivel (például az építési engedély vagy a támogatás dátuma), az egységeket és a számlákat. Az ország határozza meg, hogy később mely jogszabályok érvényesek.

Egységek sorozatban történő létrehozása

Az „Egységek” lépésben egyszerre több „Top” egységet hozhat létre, például Top 1-től 24-ig, közös használati móddal és területtel. Az egyes egységeket utólag módosíthatja az aktájukban; a terület érvényességi dátummal verziózott.

Tulajdon és tulajdoni hányadok rögzítése

A „Tulajdonosok” fülön adja meg a tulajdonosokat a tulajdoni hányadukkal. Lakástulajdon esetén Ausztriában a hasznosítási értékeket a hasznosítási értékbecslésből, Németországban a tulajdonközösségi hányadokat és a közösségi rendet rögzíti. Az összeg ellenőrzésre kerül.

Bérleti jogviszony létrehozása

A „Használati jogviszonyok” alatt kattintson az „Új” gombra. Az asszisztens végigvezeti Önt az egységen, a szerződésen és a határozott időtartamon, a bérlőkön a kapcsolatai közül, a bérleti díj összetevőin soronkénti áfával, a kaución és a bérleti díj kiigazításán (értékbiztosítás, index- vagy lépcsős bérleti díj), valamint a jogi jellemzőkön.

Jogi besorolás ellenőrzése

Az utolsó lépésben láthatja, hogy mely bérleti jogszabályok érvényesek – lépésről lépésre indokolva, hivatkozással és linkkel a jogszövegre. Ha hiányoznak adatok, a besorolás „meghatározatlan” állapotú, és a hiányzó mezők listaként vannak linkelve. A besorolás a bérleti jogviszonnyal együtt mentésre kerül.

Besorolás megerősítése vagy felülbírálása

A bérleti jogviszony aktájában újraszámolhatja, megerősítheti vagy legalább 20 karakteres indoklással felülbírálhatja a besorolást. Minden változat látható marad az előzményekben.

„Az Ön házai ma” kezdőlap

A bejelentkezés után az „Az Ön házai ma” (a Irányítópult alatt) nyílik meg. Itt láthatja, mi vár ma az Ön házaiban: vészhelyzetek, esedékes ellenőrzések, határidők, elmaradások és új bejelentések az ügyfélmappából. Felül a „Helyszínek”, „Károk” és „Bankszámlakivonat beolvasása” közvetlenül továbbvisznek.

Az Ön által felügyelt házak

A kártyák az Ön által felügyelt házakat mutatják, mindegyiket jelzőlámpával. Ha még nincs hozzárendelve ház, az összes házat látja. A „Mindent mutat” megnyitja a teljes listát az „Objektum és iroda” alatt.

Objektum és iroda

Az „Objektum és iroda” menüben ugyanaz a napi lista található, alatta pedig az ügyfélmappából érkező bejegyzések (kár, mérőóraállás, kivitelezői visszajelzés). Felül a „Károk” és az „Ellenőrzések és határidők” visznek tovább; a tulajdonosok és az adminisztrátorok emellett látják a „Végzéseket” is.

Az Ön által kezelt végzések

A „Végzések” alatt a tulajdonosok és az adminisztrátorok reakcióidőket, előkészítési időket és határértékeket állíthatnak be – a törvényi határidőktől elkülönítve: például „Négy szemes jóváhagyás (nettó € összegtől)” megbízásokhoz, „Határidők emellett naptári időpontként” és a céges postafiók az e-mail küldéshez. Soha nem kerül automatikus kiküldésre, mindig csak jóváhagyás után.

„Elszámolás” fül megnyitása

Nyissa meg az ingatlant, és válassza az „Elszámolás” fület. Az áttekintés mutatja a nyitott költségeket, a hiányzó leolvasásokat, a határidőket jelzőlámpával és az esedékes kiigazításokat.

Körök és kulcsok meghatározása

A „Körök és kulcsok” alatt a „Körök javaslása” létrehozza az üzemeltetési költségek körét, központi ellátás esetén ezen felül a fűtés/melegvíz körét, lift vagy mosókonyha esetén pedig külön kört. Az eltérő elosztási kulcshoz jogalap és bizonylat szükséges; érvényessé a tulajdonosok vagy adminisztrátorok tehetik. A fűtési körben adja meg a fűtési költségelszámoláshoz szükséges adatokat (Ausztria: fűtés/melegvíz szétválasztása, fogyasztási arányról szóló megállapodás; Németország: melegvíz-módszer, CO2-épülettípus). Azokat a költségtípusokat, amelyek csak igazolt feltételekkel oszthatók fel, jelölje be a körben, amint az igazolás rendelkezésre áll.

Költségek hozzárendelése

A „Költségek” alatt találhatók a bejövő számlák a találati okkal (költséghely, szállító, mérőpont, cím). A „Hozzárendelés” egy számlát körhöz és költségtípushoz rendel, szükség esetén több részre osztva. Határozatokat, saját teljesítményeket és bevételeket bizonylattal rögzíthet.

Mérőállások leolvasása

A „Mérők” alatt rögzítheti a mérőállásokat a periódus végén – mobiltelefonon keresztül a „Leolvasás mobiltelefonon” funkcióval, fotóval – vagy beolvashatja a mérőszolgálat fájlját. Egy korrekció új sort hoz létre indokkal.

Elszámolás létrehozása

Az „Új elszámolás” megnyitja az asszisztenst. Válassza ki a periódust és a hatókört: Ausztriában az üzemeltetési költségek és a fűtési költségek külön, Németországban egy közös elszámolás.

Ellenőrzés és számítás

Az „Ellenőrzés” lépésben nyomja meg a „Számítás” gombot. Látni fogja a tételeket, az egyedi elszámolásokat ÁFA-kimutatással és egy előnézetet PDF formátumban. Egy blokkolóra kattintva a megfelelő lépésre ugrik.

Véglegesítés

A tulajdonosok vagy adminisztrátorok véglegesítik az elszámolást. Az elszámolás bizonylatszámot kap, és utána megváltoztathatatlan; a hibákat egy helyesbítés javítja új verzióként.

Küldés és hozzáférés rögzítése

Ausztriában kifüggeszti az üzemeltetési költségelszámolást, és rögzíti a kifüggesztés dátumát. Németországban rögzíti a hozzáférést bérlőnként – ez határozza meg az esedékességet és a kifogásolási határidőt.

Könyvelés

A „Könyvelés” a pótbefizetéseket előírásként, a jóváírásokat pedig jóváírásként írja jóvá a bérlői számlán. A periódus nyitott előlegfizetései Németországban kivezetésre kerülnek; az üresedés csak kimutatásra kerül.

Új előlegfizetések

Az utolsó lépésben az eredményből új előlegfizetési javaslatok születnek – levéllel és a bérleti díjba való átvétellel.

Számlázás megnyitása

Nyissa meg a helyszínt, a „Pénz / Saldo lista” lapot, és kattintson a „Számlázás” gombra (a alatt). Válassza ki a hónapot, a helyszínt és azt, hogy mi kerül számlázásra. A bérleti díj a bérleti díj-komponensekből származik, a társasházi előlegek a meghatározott előlegtervből; ha a fizetési határidő szombatra vagy ünnepnapra esik, az a következő munkanapra tolódik.

Előnézet ellenőrzése (szárazfutás)

A „Számítás előnézete” nem könyvel semmit. Látja, mi kerül könyvelésre, mi van blokkolva (a hiányzó adatokkal) és mi kerül kihagyásra. Ha az előnézet óta valami megváltozott, a rendszer nem könyvel semmit, és új előnézetet kér.

Könyvelés

A „Könyvelés most” bizonylatszámokat rendel hozzá és könyvel a bérlői, illetve tulajdonosi számlákra; bérlői számla az első könyveléskor jön létre. Ugyanazon hónap második futtatása nem könyvel duplán. A tulajdonosok, adminisztrátorok és vezetők könyvelhetnek.

Stornírozás felülírás helyett

Egy téves számlázást a „Stornírozás” gombbal, ellenkönyveléssel töröl – soha nem írja felül; a már teljesített összegek jóváírásként maradnak. A fizetéseket a törvény szerint teljesíti: Ausztria § 1415/§ 1416 ABGB, Németország §§ 366, 367 BGB. A „Pénz / Saldo lista” lapon található saldo lista számlánként mutatja a tartozást, a követelést és a saldót; egy kattintással megnyílik a számlakivonat.

Fizetési felszólítás futtatása

A „Fizetési felszólítás” menüben (a alatt) válassza ki a helyszínt és a fordulónapot. Az „Előnézet” minden számlára kiszámítja a következő felszólítási szintet blokkolásokkal, határidőkkel és kamatokkal; a „Javaslatok létrehozása” létrehozza a felszólítási javaslatokat ellenőrzésre.

Késedelmi kamatok és felszólítási költségek

A jóváhagyáskor kiválaszthatja, hogy a „Késedelmi kamatok a fordulónapig könyvelése” és a „Felszólítási költségek könyvelése” fut-e. Az ideiglenes időszakokat (az alapkamatláb még nem lett közzétéve) nem könyveli; a felszólítási költségeket csak akkor, ha azok megállapodottak, illetve engedélyezettek.

Jóváhagyás és küldés

A „Jóváhagyás” bizonylatszámot ad a felszólításnak – semmi sem kerül kiküldésre. A „Küldés” elküldi azt „E-mailben küldés” PDF-ként; postai úton, ajánlott levélként vagy személyes átadással Ön intézi, és „Elküldöttként jelölés” gombbal jelöli. Ezt követően az „Átvétel rögzítése” gombbal rögzíti az átvétel napját, és szükség esetén megad egy igazolást (pl. visszajáró szelvény).

Felmondási ok csak jelzésként

A felszólítás jelzi, hogy és attól kezdve állhat-e fenn felmondási ok fizetési késedelem miatt (Németország § 543 BGB, Ausztria § 30 MRG). Ez csak egy jelzés: a rendszer soha nem indít felmondást – erről a kezelő dönt.

SEPA-mandátum létrehozása

A „SEPA-beszedés” alatt (a alatt, valamint a „Pénz / Saldo lista” lapon) válassza ki a helyszínt. Szüksége van egy aktív számlára a számlatulajdonos IBAN-jával és hitelezői azonosítójával. A „Mandátum létrehozása” rögzíti a mandátumot személyenkénti számlánként – alapbeszedés (CORE) vagy céges beszedés (B2B) – az aláírt mandátum szkennelésével.

Beszedési futam létrehozása

Az „Új beszedési futam” magában foglalja a beszedési fizetési móddal és aktív mandátummal rendelkező, számlázott tételeket; az „Futam létrehozása” létrehozza azt. Ha egy időpont már nem elérhető, az „Időpont módosítása” gombbal áthelyezheti; az „Futam elvetése” újra felszabadítja a számlázott tételeket.

Banki fájl (pain.008) és benyújtás

A „Fájl létrehozása” létrehozza a SEPA-beszedési fájlt (pain.008) letöltéshez. A benyújtást az online bankban intézi, majd az „Benyújtottként jelölés” gombbal jelenti.

Banki lekérdezés (EBICS)

Ha a cég számára EBICS-kapcsolat van beállítva (Bejövő számlák → Beállítások → Banki lekérdezés), az objektum számlák kivonatai naponta automatikusan megérkeznek. Csak a házkezelésbe kerülnek, soha nem a cég banki rendszerébe – a bérlői és tulajdonosi pénz bizalmi pénz.

Bankszámlakivonat fájlként beolvasása

EBICS nélkül nyissa meg a „Bankszámlakivonat és fizetési beérkezések” (a alatt) menüt, és a „Bankszámlakivonat beolvasása” gombbal olvassa be a bankja fájlját (CAMT.053 vagy MT940). Az IBAN határozza meg a helyszín számláját; ugyanazon kivonat második beolvasása nem könyvel duplán.

Kifizetések hozzárendelése

A „Számlakivonat és bejövő kifizetések” alatt minden kifizetéshez tartozik egy javaslat jelzőlámpával: fizetési referencia, ismert IBAN (részleges, túlfizetés vagy gyűjtőfizetés esetén is) vagy a fizető neve. Ha a közlemény más számlát említ, az IBAN számlája nem kerül javaslatra. Automatikusan csak az egyértelmű tételek kerülnek könyvelésre – és csak akkor, ha az autonómia beállítás engedélyezi.

Figyelje a megjegyzéseket

Egy másik ingatlanra, lezárt számlára vagy „kaucióra” vonatkozó referencia az objektum számlán soha nem kerül bérleti díjként könyvelésre – a megjegyzés jelzi, mit kell tenni (visszautalás vagy átvezetés a kauciós számlára).

Bankszámlakivonat húzása az AIRIS csevegésbe

A kivonat fájlt az AIRIS csevegésbe is húzhatja. Az AIRIS beolvassa és jelenti a számlát, az időszakot és a mozgásokat; az egyértelmű tételek csak az Ön „Igen, könyvelés” jóváhagyása után kerülnek könyvelésre, a többi a „Bankszámlakivonat és fizetési beérkezések” alatt marad kézi hozzárendelésre. Második beolvasás nem könyvel duplán. A kivonat adatai (nevek, IBAN, közlemény) nem kerülnek semmilyen nyelvi modellbe.

Átutalás javaslata

A „Kifizetés” alatt találhatók a nyitott szállítói számlák, a befejezett szerződésekből származó jóváírások és kauciók. A „Javaslat” létrehoz egy átutalást az ingatlan objektum számlájáról – még nem folyik pénz.

Jóváhagyás (négy szem)

A tulajdonosok és az adminisztrátorok hagyhatják jóvá. Az adminisztrációs szerződés kompetenciahatára felett (érték nélkül: 1.000 €) két különböző személynek kell jóváhagynia; a kezelés számlájára történő kifizetéseket mindig.

Banki fájl vagy EBICS

A „Banki fájl létrehozása” minden objektum számlához létrehoz egy SEPA átutalási fájlt (pain.001). Töltse fel a banki rendszerbe, és jegyezze fel – vagy küldje be közvetlenül az EBICS-kapcsolaton keresztül.

Végrehajtás és könyvelés

Ha az átutalás a következő számlakivonaton szerepel, „végrehajtva” állapotban van. A „Könyvelés” rögzíti a költségfizetést, a jóváírás kifizetését, illetve a kaució visszatérítését. A visszatérített átutalásról értesítés érkezik.

Esedékes kiigazítások megnyitása

Az „Elszámolás” fülön az „Értékbiztosítás” (Ausztria) vagy „Index & Staffeltarif” (Németország) alatt találhatók az esedékes kiigazításokkal, indexállással és zárolási időszakkal rendelkező szerződések.

Számítás

A „Számítás” létrehoz egy jegyzőkönyvet: régi és új index forrással és verzióval, változás, felső határ, kerekítés és hatálybalépés dátuma.

Jóváhagyás és levél

A tulajdonosok vagy adminisztrátorok általi jóváhagyás után a levél PDF formátumban készen áll.

Küldés és hozzáférés

Küldje el a levelet, és rögzítse a hozzáférést. A hatás a hozzáféréssel újra számolódik; Németországban az asszisztens mutatja az indexált bérleti díj éves zárolását.

Átvétel

Az „Átvétel” lezárja az eddigi összeget, és létrehozza az új bérleti díj-összetevőt. Az előírás a következő időszaktól használja azt.

Bérleti díj emelésének előkészítése (Németország)

A szerződéses aktában az „Emelések” fül megnyitja a „Bérleti díj emelésének előkészítése (§ 558 BGB)” asszisztenst: kiindulási helyzet, zárolási és várakozási idő, indoklás bérleti díj tükörrel, szakvéleménnyel vagy összehasonlító lakásokkal, felső határ, új bérleti díj és ellenőrzés. A számítás a motorban történik; minden számnak van számítási módja.

Engedélyezés, küldés, hozzáférés rögzítése

A tulajdonosok vagy adminisztrátorok engedélyezik az iratküldést – az iktatószám és az állapot rögzítésre kerül. A DivineMind nem küld semmit magától: PDF letöltése, elküldése, a küldés rögzítése és a hozzáférés bejegyzése. Csak a hozzáféréssel kezdődik a hozzájárulási és perindítási határidő.

Válasz és átvétel

A hozzájárulás (akár részlegesen vagy fizetéssel), elutasítás, per és ítélet rögzítése. Az „Átvétel a bérleti díjba” az előző összeget az előző napon lezárja, és az újat a hatályba lépéstől kezdve rögzíti; a modernizációs pótdíjak külön sorban szerepelnek.

Modernizáció és bérleti díjfék

Az ingatlan „Modernizáció” füle a tervtől az értesítésen és a befejezésen keresztül vezet az egyes bérlőkre vonatkozó emelésig. Az egység „Bérleti díj” füle ellenőrzi az új bérbeadás esetén megengedett bérleti díjat, és elkészíti a tájékoztatást a szerződéses nyilatkozat előtt.

Ausztria: Bérleti díj képzése és főbérleti díj elszámolása

A lakás „Bérleti díj” lapján jön létre a legfelső határ a § 16 MRG szerint (irányadó érték vagy kategória) emelésekkel és csökkentésekkel, elhelyezkedéssel, határozott időtartammal és igazolással, PDF-ként. Emelés § 45, belépés § 46, § 46a, § 12a és felújítás § 16 Abs 10 a szerződés „Emelések” lapján indul; a főbérleti díj elszámolása a § 20 MRG szerint a helyszín „Főbérleti díj” lapján jön létre, szintén PDF-ként.

Határidők és bérleti díj tükör

A „Bérleti díj és átvétel” alatt található az összes határidő jelzőlámpával és a bérleti díj tükrök (mindig forrással). A kezdőoldal mutatja a nyitott ügyeket, határidőket, kifogásokat és hiányzó alapokat, mint például a területi állapot vagy az új irányadó értékek.

Adatátvétel

A „Adatátvétel” alatt töltse le az Excel sablont, töltse fel a kitöltött fájlt, rendelje hozzá az oszlopokat, és indítsa el a szárazfutást. Ez nem könyvel semmit, és soronkénti hibalistát mutat. Személyegyeztetés és ellenőrző összegek után a tulajdonosok vagy az adminisztrátorok átveszik a tételt, ellenőrzik a termékben, és rögzítik a saldókat.

WEG-kezelés megnyitása

A „WEG-kezelés” menüből vagy az ingatlan „WEG” füléről, amely lakástulajdonnal rendelkezik. Felül az összes ház nyitott határideje látható lámpával, alatta pedig az Áttekintés, Gazdasági terv, Éves elszámolás, Tartalék, Gyűlések, Határozatok és Kezelés alfülek.

Gazdasági terv, illetve előrejelzés

Az asszisztens végigvezeti Önt a perióduson, a tételeken, az elosztási kulcsokon, az adatokon, az egységenkénti egyedi terveken és a rögzítésen. Az előlegeket ezután a pénzforgalmon keresztül írják elő.

Gyűlés összehívása

A „Közgyűlések” alatt hozza létre az időpontot, helyszínt vagy online teret és a napirendet. A meghívó a kézbesítési mód és a határidők tulajdonosonként kerül rögzítésre, és csak a gombbal kerül kiküldésre. Az online résztvevők a DivineMeet várótermén keresztül érkeznek; felvétel nincs. Jegyzőkönyv csak minden jelenlévő beleegyezésével lehetséges (lásd: „Közgyűlés élőben”).

Szavazás és jegyzőkönyv

A gyűlésvezetés során rögzíti a jelenlétet és a meghatalmazásokat, valamint a szavazatokat napirendi pontonként. Az eredményt a számítási módszerrel, az adott ország joga szerint határozzák meg. Ezt követi a jegyzőkönyv, az aláírások és – Németországban – a határozatgyűjtemény.

Körlevél útján hozott határozat

A gyűlés nélküli határozatokat a „Gyűlések” alatt indíthatja el a „Körlevél indítása” gombbal; a szavazatokat minden tulajdonosra vonatkozóan határidővel rögzítik és a gyűléshez hasonlóan értékelik ki.

Éves elszámolás

Az „Éves elszámolás” alatt kiszámítja a közösség elszámolását és az egyes tulajdonosok egyedi elszámolásait, rögzíti azokat, elküldi őket, és a pótbefizetéseket és jóváírásokat a tulajdonosi számlára könyveli – minden lépés egy gombnyomásra.

Tartalék és adminisztráció

A „Tartalék” mutatja az állást, a befizetéseket és a kivételeket; ott készül el a vagyonjelentés (Németország) vagy a tartalékelszámolás a kezelőváltáskor (Ausztria). Az „Adminisztráció” alatt kezeli a kezelő kinevezését, a tanácsot, a tulajdonosváltást, a kézbesítési adatokat és a szavazási egységeket.

Közgyűlés vezetése

A közgyűlés napján a „Társasházkezelés” → „Közgyűlések” alatt nyissa meg a közgyűlést, és kattintson a „Közgyűlés vezetése” gombra. Ha még nincs online tér, az „Online tér létrehozása” hozza létre; a „Gazdaként megnyitás” indítja el a DivineMeet-et, a „Link másolása tulajdonosoknak” megadja az online részvételhez szükséges linket.

Meet vendégek hozzárendelése a lakáshoz

A tulajdonosok a várótermen keresztül érkeznek. A belépés után Ön, mint elnök, ellenőrzi az azonosságot, kiválasztja a szavazó képviselőt, és rákattint az „Azonosság ellenőrizve – hozzárendelés” gombra. Csak ezt követően tud a vendég szavazni; idegen szavazó képviselők esetében a szavazás blokkolva van.

Szavazás élőben

Minden napirendi pontnál az „Szavazás megnyitása” indítja el a szavazást. Online szavaznak a Meet vendégek és maga az ügyfélmappa; a teremben leadott szavazatokat a szavazólapon rögzíti. Folyamatosan látja a leadott szavazatokat, a jelenlétet, az online részvételt és a határozatképességet.

Eredmény rögzítése

Németországban a „Lezárás, kihirdetés és határozatgyűjteménybe való bejegyzés” lezárja a pontot, és közvetlenül bejegyzi a határozatot a határozatgyűjteménybe. Ausztriában a „Lezárás és eredmény rögzítése” rögzíti az eredményt; ezt követi a kifüggesztés a házban és a kézbesítés (§ 24 Abs 5 WEG 2002), amikortól a megtámadási határidő fut. Rögzíthetnek a tulajdonosok és az adminisztrátorok.

Jegyzőkönyv csak mindenki beleegyezésével

A „Szöveg átírása a jegyzőkönyvhöz” alatt a „Szöveg átírás bekapcsolása” gombbal kapcsol be egy jegyzőkönyvet – ez csak addig fut, amíg minden jelenlévő beleegyezett. Ha valaki beleegyezés nélkül csatlakozik, azonnal leáll. Felvétel nincs. A jegyzőkönyvet a kezelő írja; az eredmények mindig a számlálásból származnak.

DATEV/BMD-export ingatlanonként

A „DATEV/BMD-export” alatt válassza ki az ingatlant, a számlát és az időszakot (egy naptári év). Az előnézet megjeleníti az összes tételt számlával, ellenszámlával és megjegyzésekkel; az „Export letöltése” egy ZIP-fájlt készít könyvelési tételsorral, személyi számlákkal és számlahozzárendeléssel, majd ellenőrző összeggel archiválja azt. Az export külön ügyfélként szolgál a tulajdonos adótanácsadója számára – a bérleti díjak és a közös költségek soha nem jelennek meg az Ön cégének adótanácsadói exportjában.

Számlatükör és számlahozzárendelés

A „Beállítások” fülön adhatja meg a formátumot (DATEV vagy BMD), a számlatükröt, a tanácsadó- és az ügyfélszámot. A számlák a számlatükör javaslatai; minden kategória átállítható egyedi számlára – kérjük, egyeztesse az adótanácsadóval.

Tulajdonosi elszámolás

A „Tulajdonosi elszámolás” alatt válassza ki a kezelési szerződést (bérbeadási vagy albetét-kezelés) és a hónapot. Az előnézet mutatja a bérletidíj-bevételeket, a kifizetett költségeket ill. közös költséget, a szerződés szerinti kezelési díjat, a tartalékot, az egyenleget és a kifizetési javaslatot. „Létrehozás vázlatként”, majd „Véglegesítés” – ezt követően az elszámolás nem módosítható, és PDF-ként archiválásra kerül.

Kiküldés és kifizetés

Küldje el az elszámolást e-mailben, vagy tegye elérhetővé a tulajdonos ügyfélmappájában. A „Kifizetés megbízása” átutalást hoz létre a kimenő kifizetésekben az ingatlanszámláról; a jóváhagyás, a négy szem elve és a banki fájl kezelése ott történik.

E-számla az előírásokhoz

Az „E-számla” alatt található az összes lekönyvelt, áfás előírás, valamint az, hogy kötelező-e az e-számla (Németország: § 14 UStG átmeneti határidőkkel; Ausztria: önkéntes, beleegyezéssel). Az „Ellenőrzés” mutatja a hiányzó adatokat, a „Betöltés” előállítja az XRechnung, ZUGFeRD vagy ebInterface fájlt, és archiválja az eredetit.

Havi fogyasztási tájékoztató (§ 6a HeizkostenV)

Távleolvasható mérők esetén a leolvasás-importálás segítségével olvassa be a mérési szolgáltató havi értékeit. A „Fogyasztási tájékoztató” alatt felhasználónként látható a fogyasztás kWh-ban, összevetve az előző hónappal, az előző év azonos hónapjával és az átlagos felhasználóval. A „Létrehozás” rögzíti az értékeket, a „Kiküldés” elküldi őket e-mailben vagy elérhetővé teszi az ügyfélmappában. A hiányzó értékek megnevezésre kerülnek, becslés sosem történik.

Elszámolási nap indítása

Az „Elszámolási nap” menüpontban válassza ki az ingatlant, az évet és a terjedelmet (üzemeltetési költségek, fűtési költségek vagy mindkettő). Alternatív megoldásként mondja ezt az AIRIS-nek: „Készítsd el a 2025-ös üzemeltetésiköltség-elszámolást az L-003-hoz” – az asszisztens és a beszélgetés ugyanazt a köztes állapotot használja.

Számlák a postafiókból

A „Postafiók beolvasása” funkció átadja a számlamelléklettel rendelkező e-maileket a DivineFinance bizonylatfelismerőjének. Ha felismeri az objektumszámot vagy a házszámot, a számla megkapja az ingatlan költséghelyét. Az „Egyértelműek átvétele költségbizonylatként” létrehozza a költségbizonylatokat; az egyértelmű költségnem nélküli számlákat Ön rendeli hozzá az elszámolásban. A bérlőktől és tulajdonosoktól érkező e-maileket a rendszer soha nem olvassa be.

Hiányzó mérőóraállások bekérése

Ha az időszak végén hiányzik egy mérőóraállás, a „Bekérés a bérlőktől” funkció bekéri az állást a jelenlegi felhasználóktól: az ügyfélmappában (push-üzenet és értesítés) vagy e-mailben, egyébként nyomtatható levélként. A bérlő az ügyfélmappában a „Mérőóraállás bejelentése” alatt rögzíti azt; Ön a szokásos módon az „Ügyfélmappából” menüpontban veszi át.

Tervezet és ellenőrzési jegyzőkönyv

A „Tervezet számítása” az ingatlankezelő számítási motorját használja. Az „Ellenőrzés” elmenti a jelzőlámpás ellenőrzési jegyzőkönyvet: blokkolók, bizonylat nélküli tételek, át nem vett számlák, hiányzó mérőóraállások, előző évi összehasonlítás költségnemenként (20% és 100 € felett), kirívó pótbefizetések és a határidő. A jegyzőkönyv PDF formátumban érhető el; kizárólag ahhoz a tervezethez tartozik, amellyel az ellenőrzés történt.

Jóváhagyás és kiküldés

Piros jelzés hiányában a tulajdonosok vagy adminisztrátorok jóváhagyják: az elszámolás véglegesítésre kerül (Ausztria: kifüggesztés/„Legung” ma), és kiküldésre kerül az ügyfélmappába, illetve e-mailben. A postai kézbesítésű címzettek nyomtatásra kerülnek listázásra. Az AIRIS kizárólag az Ön kifejezett jóváhagyása után küldi ki.

A bérlő kérdez, az AIRIS magyaráz

Az ügyfélmappában a bérlő kérdéseket tehet fel az elszámolásával kapcsolatban, például: „Miért ilyen magas a pótbefizetésem?”. Az AIRIS kizárólag az adott elszámolás számítási jegyzőkönyvéből válaszol (részesedés, előlegek, legnagyobb tételek, előző év), megjeleníti a tételeihez tartozó bizonylatokat, és megadja a kifogásolási határidőt a hivatkozási hellyel együtt. Az AIRIS nem végez számításokat: a válasz minden számadatát ellenőrzi a jegyzőkönyvvel szemben; más bérlők adatait az AIRIS nem ismeri.

Felmondás rögzítése

A „Bérlőváltás” → „Új bérlőváltás” menüpontban válassza ki az ingatlant és az egységet, majd adja meg, ki mondott fel, mikor érkezett meg a felmondás és milyen formában (a levél szkennelt másolatával). A szerződés végét a rendszer számítja ki a levezetéssel és a jogszabályi hivatkozással: Németország § 573c BGB (3. munkanap, bérbeadói határidők 5 és 8 év után, írásbeli forma § 568 BGB), Ausztria § 560 ZPO és § 33 MRG. Az e-mailben érkező felmondás alaki hibásként jelenik meg. A „Szerződés végének beírása a bérleti szerződésbe” gombra kattintva rögzíti csak a határidőt.

Átadás

A „Visszavételi jegyzőkönyv létrehozása” megnyitja a megszokott átadás-átvételi jegyzőkönyvet: helyiségek, hibák fényképekkel, mérőállások, kulcsok és mindkét fél aláírása. A mérőállások a lezáráskor átkerülnek az elszámolásba.

Hirdetés és jelentkezők

A hirdetés a közvetítői modulban jön létre, az egységhez kapcsolva. Közzétételkor kap egy hivatkozást; a megkeresések kapcsolatként érkeznek a CRM-be, és „Megkeresések átvétele a hirdetésből” opcióval válnak jelentkezőkké. Jelentkezőnként rögzítheti a megtekintést és az önbevallást – kizárólag a megengedett kérdésekkel, a folyamat szakaszának megfelelően.

Hozzájárulás és hitelképesség

A hitelképesség vizsgálata előtt a jelentkező hozzájárul (ellenőrző összeggel ellátott szöveg, képernyőn, papíron vagy e-mailben történő aláírás; bármikor visszavonható). A KSV1870 (Ausztria), illetve SCHUFA (Németország) lekérdezéshez szerződés szükséges a szolgáltatóval – ennek hiányában a demócégeknél tesztüzemmódban fut, egyértelműen „nem valódi lekérdezés” jelöléssel. Szerződés nélkül is használható: a jelentkező által benyújtott igazolás feltöltése és az eredmény rögzítése. Csak a jelzőlámpa kerül mentésre; elutasítás esetén az adatok a határidő lejárta után anonimizálásra kerülnek.

Bérleti szerződés aláírással

Az elfogadás után a szerződés a sablonból jön létre az Ön összegeivel; az óvadékot a DivineMind ellenőrzi a törvényi felső határ alapján (§ 551 BGB). A határozatlan idejű szerződés alakszerűtlen: a bérlő a képernyőn vagy mobilos linken keresztül írja alá, és a kezelőség is aláírja. Ha a szerződéshez írásbeli forma szükséges (határozott idő, hosszú felmondási lemondás), csak a saját kezűleg aláírt papír vagy a minősített elektronikus aláírás érvényes. A „Szerződés lezárása” létrehozza az új bérleti jogviszonyt.

Óvadék és beköltözés

Az óvadék az új szerződéshez kerül rögzítésre – pénzben kizárólag az ingatlan óvadéki számláján, elkülönítve az üzemeltetési számlától. Beköltözéshez: beköltözési jegyzőkönyv mérőállásokkal, „Előnézet számítása” és „Előírás könyvelése” az első hónapra (ez létrehozza a bérlői folyószámlát), valamint „Használóváltás bejelentése” ARGE-fájlként az elszámolási szolgáltató felé. Ha minden lépés kész, zárja le a bérlőváltást. Az AIRIS mindig ismeri a folyamat állását.

Mérési szolgáltató megadása

A „Mérési szolgáltató” menüpontban ingatlanonként válassza ki a szolgáltatót, az adatcsere-formátumot (ARGE-HeiWaKo 3.10 vagy leolvasási fájl), valamint az ügyfélszámát és az ingatlanszámát a mérési szolgáltatónál.

Fájlok beolvasása

Töltse fel a mérési szolgáltató fájlját, és indítsa el a próbaüzemet. ARGE-fájlok: A mérőállások a leolvasásokhoz kerülnek, a felhasználónkénti elszámolási eredmények ellenőrzés céljából mentésre kerülnek. A leolvasási fájlok (CSV/Excel) felismerése az oszlopnevek alapján történik – a hozzárendelést az átvétel előtt láthatja. A szolgáltatói profilok szerződés hiányában nincsenek eredeti fájlokkal tesztelve.

Felhasználóváltás bejelentése

A „Letöltés”, illetve a „Létrehozás és mentés az aktába” gomb előállítja az ARGE-fájlt az elszámolási időszak összes felhasználójával és lakhatási időszakával, beleértve az üresedéseket is. A bérlőváltásból indított „Felhasználóváltás bejelentése” csak az érintett lakást jelenti be.

Távleolvasás

A tulajdonosok és rendszergazdák bekapcsolhatják az interfészt: egy rádiós átjáró vagy a mérési szolgáltató elküldi a mérőállásokat a kulccsal a DivineMind részére; ezek ugyanazon az ellenőrzésen mennek keresztül, mint bármely import. A kulcs csak egyszer jelenik meg.

„Üzemeltetés” és „Iroda” lapok

A helyszínen az „Üzemeltetés” lap összefogja a ház kárjait, megbízásait, „Berendezések és ellenőrzések” és határidőit, az „Iroda” lap pedig a körleveleket, szolgáltatókat, bérlőlistát és kulcsokat. Az összes házon keresztül elérheti az „Objektum és iroda” azonos listáit.

Kárbejelentés e-mailből

A „Károk és bejelentések” alatt a „Telefonról és e-mailből” blokk mutatja a bejelentett károkat az Ön által csatlakoztatott postafiókba érkező e-mailekből. A bejelentőt az Ön kapcsolati törzséből ismerik fel, és a megfelelő lakáshoz rendelik hozzá; ha csak a név egyezik, nem tesz javaslatot – Ön rendeli hozzá. A létrehozás az Ön autonómia-beállítása szerint történik, vagy a „Bejelentésként létrehozás” gombbal; kérésre a bejelentő visszaigazolást kap.

Kivitelezők: ajánlatok és megbízás

A „Megbízások” alatt a „Megbízás kiadása” indul – egy kár vagy közvetlenül. A „Szolgáltatók megkeresése” és a „Megkeresések küldése” ajánlatokat kér be, az „Ajánlat rögzítése” beírja azokat; az összehasonlítás mutatja a különbséget a legolcsóbbhoz képest. Az Ön összegbeli határától kezdve egy második személy hagyja jóvá („Ezt az összeget jóváhagyni”), majd következik a „Megbízás”. A „Adatok a kivitelezőnek” alatt határozza meg, mi kerül továbbításra. Az „Átvétel rögzítése” után a határidő-nyilvántartás rögzíti a jótállást.

Berendezések ellenőrzési kötelezettségei

A „Berendezések és ellenőrzések” alatt rögzíti a felvonót, fűtést, füstjelzőket és egyéb berendezéseket. A rendszer a törvény, norma és szerződés alapján számítja ki az ellenőrzési időpontokat – a forrásmegjelöléssel: a füstjelzők kötelezettsége és felelőssége mind a 16 német, mind a 9 osztrák tartományban, a felvonó az összes osztrák tartományban. Ha egy tartományra nincs szabály megadva, ott „nincs megadva” szerepel egy kitalált határidő helyett. Törvényi ellenőrzési kötelezettséget csak indokkal lehet kikapcsolni.

Határidő-nyilvántartás

A „Ellenőrzések és határidők” mutatja a „Eskedékes ellenőrzéseket” és a „Határidőket” Törvény, Szerződés, Norma vagy az Ön által kezelt végzés címkével. Minden határidőnek van felelőse; ha a „Végzések” alatt az „Határidők emellett naptári időpontként” be van kapcsolva, akkor az a naptárban is szerepel. A „Most egyeztetni” frissíti a nyilvántartást; egy határidőt csak indoklással lehet elvetni.

Helyi ünnepnapok

A határidők és reakcióidők figyelembe veszik a törvényi ünnepnapokat tartományonként és településenként. Melyek érvényesek, azt a helyszín „Áttekintés” lapján láthatja a „Helyi ünnepnapok” alatt. Ha hiányzik a település, egy érintett határidő „határozatlan”.

Átadás-átvételi jegyzőkönyv

Az „Új átadás” → „Létrehozás és indítás” megnyitja az átadás-átvételi jegyzőkönyvet; a helyiségek, mérőórák és kulcsok a lakásból és az utolsó jegyzőkönyvből kerülnek előre beállításra. A hibák fotókkal és mindkét fél aláírásával később a PDF-ben szerepelnek.

Körlevél és hirdetmény

Az „Iroda” lapon a „Körlevél” alatt kattintson a „Körlevél írása” gombra, válassza ki a „Kinek?” alatt a szerepköröket, és az „Címzettek meghatározása” gombot. A „Címzettek ellenőrzése” mutatja, mit kell módosítani; a „Jóváhagyás” után minden címzettnek létrejön egy levél, egy sorlevél és egy hirdetmény PDF-ként. Az e-mailek címzettenként egyesével mennek, a postát sorlevélként nyomtatja. A felmondások és más írásbeli nyilatkozatok nem körlevélként kerülnek kiküldésre.

Bérlőlista

Az „Iroda” lapon a „Bérlőlista” mutatja a helyszín bérlői áttekintését – „Letöltés Excelként” vagy „Letöltés PDF-ként”.

Szabálykatalógus megnyitása

A „Szabálykatalógus” menüben találhatók az összes szabály, amelyek alapján a DivineMind besorol és számol. Szűrjön Ausztria vagy Németország, törvény és típus szerint.

Szabály megértése

Minden szabály mutatja a feltételt, az eredményt, a forrásmegjelölést, a forrást a forrásállapotával, az érvényességet és a teszteseteit. A helyettesített verziók láthatóak maradnak; az ügyvédhez intézett nyitott kérdések jelölve vannak.