Ugostiteljstvo i hotelijerstvo

• MHD / FEFO: Zalihe sortirane po datumu isteka roka — otpisati ili prepustiti AIRIS-u da ponovno naruči.
• HACCP samokontrola: Unos temperatura hlađenja/zamrzavanja; odstupanja se odmah prijavljuju crvenom bojom.
• Evidencija dolazaka/odlazaka i knjiga smjena: Zaposlenici se prijavljuju/odjavljuju po radnom mjestu — pravo praćenje vremena.
• Evidentiranje dolazaka i odlazaka na lokaciji: Pod Praćenje vremena, vlasnici, administratori i menadžeri u kartici „Evidentiranje dolazaka i odlazaka samo na lokaciji“ uključuju pravilo za svaku poslovnicu i određuju „Radijus u metrima“. Tada je evidentiranje dolazaka i odlazaka moguće samo ako je mobitel unutar radijusa – u aplikaciji i na webu.

• Knjiga rezervacija: Dnevni prikaz s vremenskom osi pod Knjiga rezervacija — Stolovi × Vrijeme, klik na slobodno polje kreira rezervaciju (Osobe, trajanje, stol automatski ili fiksno).
• Stolovi i područja: pod „Upravljanje stolovima“ kreirate stolove sa sjedećim mjestima i dodjeljujete ih izravno području (npr. blagovaonica ili terasa) — nova područja kreirate u istom dijalogu.
• Želje gostiju i alergije: stvarna polja na rezervaciji i CRM kontaktu — Napomene o alergijama prikazuju se crveno u dnevnom prikazu i automatski se preuzimaju za stalne goste.
• Potvrda gostu: WhatsApp potvrda izravno iz knjige rezervacija još nije dostupna (slijedi tek nakon odobrenja Mete) – potvrdu šalje Vaš tim.
• Telefonska rezervacija: Prihvatite poziv i unesite rezervaciju u knjigu rezervacija. Telefonsko prihvaćanje poziva putem AI trenutno nije omogućeno.

• Pod Događaji unosite prigodu, termin, broj osoba, prostoriju ili stolove, meni iz artikala na blagajni (cijena po osobi), paušal za piće, raspored i alergije.
• „Izradi ponudu“ stvara ponudu kao Premium PDF putem standardne funkcije ponuda. Nakon prihvaćanja, „Potvrdi“ blokira stolove u knjizi rezervacija — u slučaju preklapanja, rezervacija se navodi i ništa se ne knjiži.
• Nakon toga slijedi račun za predujam (npr. 30 %, iskazano po poreznoj stopi) i završni račun sa stvarnim brojem osoba — predujam se automatski oduzima. Banketni list (PDF) služi za kuhinju i poslugu.
• Kuhinja i tim dobivaju podsjetnik s brojem osoba, menijem i alergijama dva dana ranije te na sam dan u 08:00 sati (prema lokalnom vremenu vašeg objekta).

• Pod Pekarnica → „Postavke“ definirate koja je lokacija pekara, koje lokacije naručuju, do kada (rok narudžbe za sljedeći dan, lokalno vrijeme) i kojom se rutom opskrbljuju. Za svaki artikl postavite tijesto, pećnicu, vrijeme pečenja i veličinu lima.
• Narudžba filijale: Svaka filijala ujutro vidi unaprijed ispunjen prijedlog i šalje ga do roka narudžbe — na blagajni pod „Filijala“ ili na webu pod „Narudžbe filijale“. Nakon toga mijenja samo pekara/uprava; takve su naknadne izmjene označene.
• Plan proizvodnje: zbroj svih poslanih narudžbi filijala plus prednarudžbe, grupirano prema tijestu, pećnici i vremenu pečenja, s limovima — također kao PDF. „Knjiži kao pečeno“ stavlja robu u skladište pekare.
• Dostava: „Polazak“ stvara otpremnicu za svaku filijalu (međuskladišnica); filijala potvrđuje primitak i unosi odstupanja s razlogom.
• Povrati navečer: po artiklu, što je ostalo i kamo ide (otpis, socijalna trgovina, Too Good To Go, osoblje, povrat u pekaru) i kada je artikl rasprodan. Iz toga nastaje stopa povrata po filijali, artiklu i danu.
• Prognoza: prijedlog računa transparentno — isti dani u tjednu, trend, vrijeme, praznici, vrijeme rasprodaje i sigurnosni dodatak iz Vaše marže. „Ovako izračunato“ prikazuje svaki korak; pregled uspoređuje prognozu i stvarnost. AIRIS smije samostalno slati samo ako to dopustite gumbom za autonomiju.
• Zadana postavka po poslovnici: U kartici „Prognoza“, pod „Zadana postavka prijedloga narudžbe“, odaberite između „uravnoteženo“ (što manje povrata, bez češćih rasprodaja) i „štedljivo“ (još manje povrata, ali češće rasprodaje). Ispod toga je prikazano kako bi povrati i rasprodaje izgledali s drugom zadanom postavkom u istom razdoblju. Isti izbor pronaći ćete u „Postavkama“ u stupcu „Prijedlog“; primjenjuje se od sljedećeg prijedloga narudžbe za tu poslovnicu.
• Prednarudžbe: torte i plate s terminom preuzimanja, filijalom i kupcem iz CRM-a; predujam je uobičajeni račun za predujam. Količina je na dan preuzimanja na planu proizvodnje, tim dobiva podsjetnik u 07:00.

• U svakom profilu kontakta nalazi se kartica „Zaštita podataka“: uvid prema čl. 15 kao PDF i cjelovita kopija podataka prema čl. 20 kao JSON datoteka — s rezervacijama, pozivima, e-porukama, računima i privolama.
• Zahtjevi se evidentiraju kao postupak s datumom primitka i rokom (1 mjesec); vlasnici i administratori dobivaju podsjetnik 7 dana prije isteka roka.
• Brisanje prema čl. 17: probno pokretanje prvo prikazuje što se briše, anonimizira ili zadržava zbog zakonske obveze čuvanja. Računi ostaju nepromijenjeni (pseudonimizirani); izvršiti ga mogu samo vlasnici i administratori, a zapisnik o brisanju dostupan je u PDF-u.

• Izvoz revizije: pod HACCP Kontrolne liste u kartici „Povijest“ preuzmite kompletnu povijest kontrolnih lista kao CSV ili PDF za nadzor hrane (razdoblje se može odabrati, odstupanja su označena).
• Povezivanje rashladnih uređaja: Kontrolne točke temperature mogu se dodijeliti uređajima održavanim pod Rashladne jedinice — Naziv uređaja pojavljuje se prilikom unosa, u povijesti i u izvozu revizije.
• Zaboravljene provjere: Svako jutro u 07:00 sati sustav provjerava koje su kontrolne liste otvorene ili prekoračene. Odgovorne osobe dobivaju zadatak s brojem otvorenih i prekoračenih provjera te obavijest u zvoncu – Vi ne morate ništa uključivati.

• Obje stavke izbornika otvaraju gotov predložak u uređivaču radnih procesa – još ništa ne radi. Provjerite naziv, okidač i korake, spremite s „Spremi“ i zatim aktivirajte radni proces. S „Testiraj“ ga možete isprobati prije (prethodno spremite).
• Radni proces za nedolazak (Gastro › Radni proces za nedolazak): Okidač „ručno“ za kontakt, odnosno gosta. Korak 1 šalje mu prijateljski podsjetnik na današnju rezervaciju s molbom za kratku potvrdu (tekst od AI), korak 2 čeka jedan dan, korak 3 Vam javlja „Provjerite nedolazak i po potrebi pratite“.
• Narudžbe (Gastro › Narudžbe): Predložak „Pokreni ponovnu narudžbu“ s tjednim rasporedom ponedjeljkom ujutro (može se mijenjati u okidaču). Javlja „Provjerite potrebu za narudžbom – artikli ispod minimalne zalihe“ i kreira zadatak „Pokreni narudžbu kod dobavljača“, s rokom dospijeća sljedeći dan. Sama narudžba se ne generira – to radi dnevni prijedlog narudžbe u skladištu (vidi dolje).
• E-pošta gostima šalje se automatski samo onoliko koliko to dopušta Vaš gumb za autonomiju za automatizacije – inače e-pošta čeka Vaše odobrenje. Izvršene radnje možete vidjeti pod Automatizacija › Pokretanja.

• U AIRIS chatu: Pošaljite račun kao fotografiju ili PDF, AIRIS pita „Želite li da ovo knjižim u skladište?“. Hoće li AIRIS knjižiti izravno ili čekati Vaše odobrenje, određuje Vaš gumb za autonomiju za skladište.
• Dnevni prijedlog narudžbe: Pod Automatska ponovna narudžba sustav svako jutro provjerava aktivna pravila ponovne narudžbe i kreira nacrt narudžbe po dobavljaču; vlasnici, administratori i menadžeri bit će obaviješteni. „Provjeri sada“ odmah pokreće provjeru. Istekle serije ne računaju se kao zaliha. Hoće li nacrt biti samo predložen, podnesen na odobrenje ili izravno poslan dobavljaču, odlučuje gumb za autonomiju.

Pravila ponovne narudžbe, narudžbe i FEFO detaljno su opisani u poglavlju Skladište i zalihe.

Postavke, plan stolova, naplata, kuhinjski ekran i pisač detaljno su opisani u poglavlju DivinePOS — blagajnički sustav. Ovdje je opisano što se dodaje u svakodnevnom poslovanju ugostiteljstva.

• Više poduzeća: Ako posjedujete više poduzeća s blagajnom, nakon prijave na pos.divinemind.ai/firmenwahl odaberite poduzeće. Izbor ostaje zapamćen; možete ga promijeniti u bilo kojem trenutku u Backofficeu putem izbornika profila → „Promijeni poduzeće“. Aktivna blagajna svakog poduzeća pamti uređaj – pri povratku je dovoljan PIN.
• Napojnica: U dijalogu za plaćanje pod „Napojnica“ odaberite „Nema“, „Zaokruži“ ili „Vlastiti iznos“ – čak i kod „Podijeljenog plaćanja“ (gotovina i kartica). Napojnica nije promet i ne ulazi u potpisani iznos. Pod Izvješća, „Promet po konobaru“ prikazuje promet i napojnicu po osobi; Z-bon prikazuje napojnicu po konobaru, s „od toga bezgotovinsko, za isplatu“. Kako ćete isplatiti bezgotovinsku napojnicu (gotovina iz ladice ili putem obračuna plaća), odlučujete sami – ne knjiži se automatski.
• Otvoreni račun na šanku: Blagajna → gumb „Račun“, pronađite račun i naplatite gotovinom ili karticom. Iznos dolazi s računa, kreira se potpisani blagajnički račun, nakon čega je račun plaćen. U Z-bonu plaćanje stoji u vlastitom bloku „Plaćanja na računima“ i ne broji se drugi put kao promet.
• Prikaz spremnosti za preuzimanje: Na kuhinjskom ekranu gumb „Preuzimanje“ otvara korisnički prikaz za ekran na šanku – „U pripremi“ i „Spremno za preuzimanje“ s brojem preuzimanja, za van i za šank. Ako kuhinja javi da je narudžba gotova, broj se prebacuje na „Spremno za preuzimanje“.
• Dnevni zaključak: Z-bon se automatski generira svako jutro u 05:00 sati po lokalnom vremenu Vašeg objekta za protekli poslovni dan – s prometom po poreznoj stopi i vrsti plaćanja te napojnicom po konobaru. Ručni zaključak možete i dalje pokrenuti; nijedna narudžba neće biti dvostruko zabilježena.

• Kratice se pojavljuju na pločici blagajne, na kuhinjskom bonu i na kuhinjskom ekranu. Na računu za kupca, na dodacima i na online jelovniku nema alergena – za to služi kartica alergena.
• Marža po jelu: Pod Izvješća → kartica „Marža po jelu“ blagajna neto izračunava iz recepture i zadnje nabavne cijene – s troškom robe i udjelom troška hrane po jelu. Ako nekom sastojku nedostaje nabavna cijena, to stoji kod jela, umjesto da se izmišlja brojka. Recepture održavate pod Skladište › Dodjela.

• Vrijednosni bonovi: Na blagajni gumb „Bon“ → „Prodaj“ ili „Provjeri preostalu vrijednost“. Kod s QR-om stoji na računu i može se iskoristiti u svakoj poslovnici, čak i u više koraka – u dijalogu za plaćanje pod „Iskoristi bon“. Prodane i otvorene bonove vidite u Backofficeu u kartici „Bonovi“.
• U kartici „Izvješće“ vidite članove, pečate, nagrade i bonove po poslovnici. Oglašavanje putem SMS-a ili WhatsAppa vlasnicima kartica samo ako je gost zasebno pristao.

• Stranica „Fiskalna blagajna (RKSV)“ u Backofficeu blagajne pod Postavke: Status svake blagajne, podaci za FinanzOnline, popis računa, „DEP-Export“ i „Provjeri lanac“. Provjera kontrolira potpise, brojeve računa, povezivanje, brojače prometa, početni račun, kvarove i QR kodove. Svaka blagajna ima svoj vlastiti lanac potpisa.
• Nulte, mjesečne, godišnje i završne račune kreirate na istoj stranici. Završni račun trajno isključuje blagajnu iz pogona – to se ne može poništiti.
• Kvar potpisne jedinice: Blagajna nastavlja s radom; računi nose oznaku „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“. Kada se jedinica ponovno uspostavi, kreira se potpisani zbirni račun o kvaru. Na demo blagajni to možete prikazati s „Ausfall vorführen“.
• Nastavite naplaćivati bez interneta – čak i u pregledniku: Ako blagajna prikazuje „Offline bereit“, nastavlja raditi u slučaju prekida mreže, čak i nakon ponovnog učitavanja stranice. Narudžbe i plaćanja završavaju u „Offline-Warteschlange“ na ovom uređaju; gost dobiva zamjenski račun bez QR-a („KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG“).
• Kada se mreža vrati, transakcije se naknadno unose redoslijedom unosa – nikada dvostruko – i potpisuju s oznakom „Nacherfassung“ i stvarnim vremenom prodaje. S „Signierten Beleg für den Gast drucken“ gost nakon toga dobiva svoj potpisani račun. Ako uređaj nema pisač, blagajna javlja da se narudžba mora usmeno proslijediti kuhinji – kuhinjski bon se ne ispisuje ponovno.

• Poslovanje s poslovnicama: Blagajne, cijene (u Backofficeu blagajne pod Proizvodi, asortiman po poslovnici) i blagajničku knjigu vodite po poslovnici. „Ketten-Cockpit“ u Backofficeu blagajne uspoređuje poslovnice, uključujući vjernost kupaca.
• Blagajnička knjiga (Gastro & Hotel › Blagajnička knjiga): Gotovina iz dnevnog zaključka automatski se knjiži u blagajničku knjigu poslovnice, s provjerenim hash lancem.
• DATEV: Pod Porezni savjetnik izvozite DATEV knjižni snop kao CSV datoteku – s blagajničkim prometom, u Austriji u kontnom okviru SKR07, u Njemačkoj SKR03 ili SKR04. Promet kartica blagajne knjiži se kao novčani tranzit. To je datoteka, a ne sučelje.

• AIRIS odgovara iz Vaših vlastitih podataka, na primjer: „Koliko prometa i napojnica ima svaki konobar danas?“, „Tko danas radi?“, „Koja su jela bez glutena?“ ili „Koliko kroasana treba poslovnica naručiti sutra?“ – s načinom izračuna.
• AIRIS smije djelovati (naručivati, knjižiti, slati) samo onoliko koliko to dopušta Vaš gumb za autonomiju.

Svi alati po industriji nalaze se u poglavlju Što AIRIS može po djelatnostima — svi alati.

• Lieferant anlegen: Ručno unijeti dobavljače hrane pod Dobavljači.
• Mitarbeiter anlegen: bez e-pošte → AIRIS-PIN, kojim se djelatnik prijavljuje u aplikaciju.
• Krankmeldung: Podnošenje zahtjeva za odsutnost (bolest) — odmah se pojavljuje na popisu tima.
• Odobravanje zahtjeva za narudžbu: Pregledajte i odobrite zahtjeve zaposlenika pod Zahtjevi za narudžbe te ih pošaljite izravno dobavljaču e-poštom klikom na "Bestellung senden" (Pošalji narudžbu) (status se automatski mijenja u "naručeno").