Instalacije: Hitne intervencije, planerska ploča, održavanje, ispitni protokoli, rashladna sredstva

• Servis & SHK › Intervencije: sve hitne, popravne i servisne intervencije s vrstom radova, mjestom i poštanskim brojem, hitnošću, rokom, monterom, postrojenjem i statusom. Filteri „Danas“, „Ovaj tjedan“, „Otvoreno“, „Završeno“, „Samo moje“ i „Bez montera“; pretraživanje pronalazi mjesto, poštanski broj, kupca i vrstu radova. „Rok prekoračen“ i „Hitna intervencija otvorena“ su obojeni.
• Klik otvara intervenciju: Kupac i mjesto intervencije, postrojenje s „Dosadašnje na ovom postrojenju“, termin i monter („Promijeni mjesto intervencije / termin“), status alarma za hitnu intervenciju, „Javi da sam na putu“ i „Obavijesti kupca“, servisni izvještaj i pod „Izvještaj & Račun“ račun. Povijest prikazuje tko je kada što promijenio na intervenciji.

Hitna intervencija alarmira dežurstvo prema rasporedu dežurstava (vidi gore). Tko pritisne „Preuzimam“, odmah se bilježi kao monter na intervenciji i u svom retku na ploči rasporeda.

• Obavijest kupcu: Monter u aplikaciji AIRIS odabire „Na putu sam“ s predviđenim dolaskom za cca 15–60 minuta. Kupac prima e-poruku „Vaš tehničar je na putu — dolazak cca…“ (vrijeme u vremenskoj zoni Vaše tvrtke). Šalje li se poruka automatski, ovisi o postavci autonomije; u suprotnom monter ili ured šalju putem „Obavijesti kupca sada“.
• Tijekom intervencije monter vidi što je zadnje rađeno i ugrađeno na sustavu te koje odgovarajuće dijelove ima u svom vozilu. Pri pretrazi materijala uz svaki artikl prikazano je stanje u vozilu.
• Dodatak za hitne intervencije: Pod Intervencije › Dodatak za hitne intervencije definirate cjenik — postotak na radne sate ili paušal, noćni termin, subotu od, nedjelje i praznike. Račun iz servisnog izvještaja automatski dodaje zasebnu stavku; mjerodavan je početak intervencije (preuzimanje odn. „na putu“).
• Ujutro dnevni pregled prikazuje svaku noćnu hitnu intervenciju: kada je prijavljena, tko ju je preuzeo, kada je dovršena, pripadajući izvještaj — i račun koji kao skica čeka Vaše odobrenje.

• Monter danas radi u web-aplikaciji airis.divinemind.ai/app: „Moje današnje intervencije“ prikazuje njegove intervencije za taj dan. U intervenciji vidi postrojenje s „Dosadašnje na ovom postrojenju“ (posljednji izvještaji i ugrađeni materijal) i pod „U vlastitom vozilu“ odgovarajuće dijelove iz svog skladišta vozila. Odatle javlja „Na putu sam“, piše servisni izvještaj i daje na potpis.
• Servisno vozilo u voznom parku: Kreirajte vozilo s registarskom oznakom i vozačem; pregled prikazuje sljedeći pregled prema §57a (Austrija) odnosno tehnički pregled (Njemačka) i označava vozila kojima je uskoro dospio. Materijal u vozilu upravljate pod Skladište vozila.

Pod Planer intervencija vidite svoje servisere kao retke, a dan ili tjedan kao stupce. Radne naloge iz telefonskih poziva, helpdeska i dospjela održavanja povucite na servisera i vrijeme — serviser odmah dobiva radni nalog u aplikaciji.

• Boje: plava planirano, žuta na putu/na lokaciji (serviser javlja u aplikaciji), ljubičasta čeka, zelena završeno, crvena hitna služba. Isprekidani crveni okvir označava konflikt, isprekidani žuti napomenu.
• Konflikti: odobrena ili zatražena odsutnost, dva radna naloga u isto vrijeme, termin u kalendaru, poštanski broj izvan područja, radni nalog izvan radnog vremena bez dežurstva i prekratak odmor nakon noćne intervencije (pravilo prema državi vaše tvrtke, s izvorom i stanjem).
• Certifikat: Ako serviseru nedostaje potrebno ovlaštenje ili je isteklo (npr. plinsko ovlaštenje), rasporedna ploča ne dopušta dodjelu. Druge crvene konflikte možete svjesno potvrditi; to se bilježi na radnom nalogu.
• Planiranje održavanja: Povlačenjem dospjelog održavanja na ploču stvara se radni nalog s postrojenjem i kupcem te se zatvara otvoreni podsjetnik kupca kako ne bi nastao dvostruki termin.
• Bez miša: Dodirnite karticu, odaberite servisera, datum, vrijeme i trajanje te spremite. Raspoređivati smije uprava (vlasnik, administrator, voditelj); zaposlenici vide ploču.
• Vrijeme odmora nakon noćne intervencije: Ako ploča prebrzo planira nekoga nakon intervencije izvan radnog vremena, pojavljuje se obavijest s pravilom Vaše zemlje tvrtke — Austrija 11 sati (AZG § 12), inače u EU 11 sati (Direktiva o radnom vremenu 2003/88/EG čl. 3), svaki put s izvorom i stanjem. Ovo je obavijest, a ne pravni savjet; kolektivni ugovor i sporazum o radu imaju prednost.

• Račune stvara ured s pravom „Pisanje financija”; monter ne vidi taj gumb.
• Za privatne kupce u Njemačkoj račun iskazuje troškove rada uključujući PDV za § 35a EStG; kupci u Austriji ne dobivaju ovaj iskaz.
• U dnevnom pregledu nalaze se noćna dežurna služba, račun koji čeka vaše odobrenje i dospjela održavanja s poveznicom na sustav.

Pod Sustavi možete vidjeti sve sustave svojih klijenata i dospjela održavanja. Nekoliko tjedana prije dospijeća klijent dobiva podsjetnik s tri slobodna termina od vaših tehničara u području; odabrani termin odmah postaje zadatak.

• Podsjetnik: AIRIS šalje samo ako gumb autonomije agenta službe za pomoć to dopušta — inače završava u odobrenju. S „Podsjeti klijenta“ šaljete sami, „Provjeri sada“ pokreće proces odmah.
• Završetak: Tehničar zaključuje servisni izvještaj — time je održavanje evidentirano (tko, kada) i sljedeći termin se pomiče za interval.
• Ugovor o održavanju: „Kreiraj ugovor“ pretvara ugovornu cijenu sustava u pretplatnički račun (godišnje, tromjesečno ili mjesečno).
• Uvoz: Preuzmite sustave i ugovore putem CSV-a — prvo provjerite, zatim uvezite; postojeći sustavi nikada se ne prebrisuju.
• CSV-uvoz korak po korak: Sustavi › Kartica „Uvoz“ › Odaberite datoteku › „Provjeri“ prikazuje redak po redak što bi se preuzelo i što nedostaje — tek „… uvozi postrojenja“ piše. Postojeća postrojenja se nikada ne prebrisuju.
• Ugovor o održavanju: U popisu postrojenja odnosno na postrojenju „Kreiraj ugovor“ — iz cijene ugovora nastaje pretplatni račun („Ugovor o održavanju kreiran — pretplatni račun … € od …“), koji vidite i mijenjate pod Ponavljajuće. Postrojenja s ugovorom nose „S ugovorom o održavanju“.
• AIRIS odgovara na „Koja su održavanja dospjela?“, prikazuje popis sustava i unosi dovršeno održavanje na glasovni zahtjev — uključujući i za servisere unutar AIRIS chata web-aplikacije.

Pod QR sustava ispisujete naljepnice za Vašu opremu — 24 ili 10 po A4 arku, uključujući i od određenog polja za načete arke. U radnom nalogu „Ispiši QR naljepnicu“ ispisuje naljepnicu točno za tu opremu.

• Vaš kupac skenira naljepnicu na uređaju. Stranica prikazuje samo naziv Vaše tvrtke i vrstu opreme — bez imena, bez adrese, bez modela uređaja.
• „Prijavi kvar“ odmah stvara radni nalog za odgovarajuću opremu (kupac i adresa iz Vaših matičnih podataka). Ako je upit hitan i uključen je alarm za dežurstvo, dežurna služba se alarmira. Druga prijava za istu opremu nadopunjuje otvoreni radni nalog.
• „Rezerviraj održavanje“ prikazuje slobodne termine iz ciklusa održavanja; odabir postaje radni nalog s tehničarom i terminom. Pod „Upiti putem naljepnice“ vidite sve prijave; „Novi kod“ poništava izgubljene ili stare naljepnice.

• Izrada stranice za rezervacije: Kalendar › Stranice za rezervaciju › „Nova stranica za rezervaciju”, npr. „Održavanje bojlera” s 60 minuta, rezervom i vašim terminima. Kupac rezervira bez računa i vidi samo slobodne termine.
• Podsjetnik ciklusa održavanja sadrži poveznicu na stranicu za rezervaciju. Koju stranicu povezati određujete pod Sustavi › „Postavke” › „Stranica za rezervaciju u poveznici”; „Automatski” odabire stranicu s nazivom „Održavanje”.
• Na istoj kartici postavljate koliko se „Tjedana prije dospijeća” šalje podsjetnik. Preko QR naljepnice kupac rezervira izravno putem „Rezerviraj održavanje”.

Pod Protokoli ispitivanja — ili izravno na radnom nalogu i u servisnom izvještaju — unosite ispitne zapisnike s izmjerenim vrijednostima. Svaka izmjerena vrijednost ima jedinicu i graničnu vrijednost; semafor odmah pokazuje je li ispravna (zeleno), granična (žuto) ili neispravna (crveno).

• Predlošci: nepropusnost plina (AT/DE), pregled grijanja za Beč, Donju Austriju, Gornju Austriju i Štajersku, održavanje grijanja DE, provjera dizalice topline prema § 60a GEG, puštanje u pogon, pitka voda i UK Gas Safety Record (CP12). Postavlja se ono što odgovara zemlji Vaše tvrtke.
• Svaki predložak navodi pravnu referencu i stanje izvora, ali ne i tekst norme. Granične vrijednosti su prijedlozi — prilagodite ih pod kontrolnim listama; zaključeni zapisnik zadržava tadašnje vrijednosti.
• Završetak: potpis ispitivača (obavezno) i po želji kupca. PDF u vizualnom identitetu tvrtke sprema se privatno i šalje kao poveznica kupcu; sljedeće ispitivanje proizlazi iz intervala.
• Na mobitelu: u aplikaciji AIRIS serviser unosi zapisnik tijekom intervencije — ista polja, isti semafor.

Pod Rashladna sredstva — ili izravno iz radnog naloga — unosite jedan ili više rashladnih krugova po opremi: rashladno sredstvo, količinu punjenja u kg, GWP i iz toga izvedene tone ekvivalenta CO₂. Interval provjere izračunava se automatski prema državi vaše tvrtke.

• EU/EGP (VO (EU) 2024/573): od 5 t CO₂e svakih 12 mjeseci, od 50 t svakih 6, od 500 t svaka 3 mjeseca — sa sustavom za detekciju curenja dvostruko duže. Hermetički zatvoreno ispod 10 t: bez provjere. UK prema britanskoj F-gas uredbi, Kanada prema propisima o halougljikovodicima (uzeti u obzir pokrajinske zakone).
• SAD (EPA Section 608 / AIM Act): nema fiksnog intervala — pri svakom dopunjavanju izračunava se stopa curenja; iznad praga (komforno hlađenje 10 %, komercijalno hlađenje 20 %, industrijsko hlađenje 30 %) nastaje rok za popravak od 30 dana.
• Unosi (punjenje, dopunjavanje, oporaba, provjera nepropusnosti, popravak curenja, stavljanje izvan pogona) mogući su samo s tehničarem koji na dan aktivnosti ima važeći certifikat za rashladna sredstva/F-plinove odgovarajuće kategorije (Matični dosje → Certifikati). Certifikat se pohranjuje uz unos; unosi se samo dodaju.
• Dospjele provjere nalaze se u dnevnom izvješću i na rasporednoj ploči pod „Za planiranje“. Izvješće za operatera (PDF u dizajnu tvrtke, privatno pohranjeno) prikazuje pravilo, pravnu referencu i stanje te dnevnik za zadnjih 5 godina.

Pod Skladište vozila postavljate skladište za svako servisno vozilo te dodjeljujete vozilo i tehničara. Za svaki artikl definirate minimalnu i ciljnu zalihu.

• Kada tehničar zaključi servisno izvješće, materijal iz kataloga automatski se otpisuje iz njegovog vozila. Ako nešto nedostaje u vozilu, knjiži se iz glavnog skladišta; ono čega nema nigdje, navodi se kao manjak na izvješću.
• Ako artikl padne ispod minimalne zalihe, stvara se prijedlog dopune: prijenos iz glavnog skladišta do ciljne zalihe, a ostatak kao zahtjev za nabavu. Hoće li AIRIS to sam izraditi, ovisi o vašoj postavci autonomije; inače prijedlog čeka vaše odobrenje.
• Kada je roba u vozilu, klik na „Roba je u vozilu — proknjiži“ knjiži prijenos. Tehničar vidi svoje vozilo u aplikaciji AIRIS pod radnim nalozima.

Pod Varijante ponuda — ili u radnom nalogu putem „Nova ponuda s opcijama“ — postavite dvije ili tri opcije jednu pored druge, npr. novi plinski bojler, dizalica topline ili dizalica topline s pripremom tople vode. Stavke se preuzimaju iz kataloga (s cijenom i vrstom troška) ili unose slobodno.

• Svaka opcija postaje zasebna ponuda s vlastitim brojem; porezna stopa i Reverse Charge za građevinske usluge ravnaju se prema državi Vaše tvrtke i kupcu. Jednu opciju označite kao preporuku.
• „Prikaži na tabletu“ otvara stranicu za kupca: kupac uspoređuje cijene, prednosti i usluge, odabire opciju i potpisuje prstom. Alternativno možete poslati poveznicu e-poštom.
• Potpisom se odabrana opcija prihvaća i postaje narudžba: potvrda narudžbe šalje se kupcu, obavijest Vama, a ostale opcije smatraju se zamijenjenima. Potpis i PDF „Narudžba — odabrana opcija“ spremaju se privatno.

Ako ponuda sadrži dizalicu topline, grijanje na drva ili pelete ili priključak na daljinsko grijanje, u uređivanju ponude otvara se kartica „Provjera subvencija“. Pregled svih takvih ponuda i pohranjenog pravilnika možete pronaći na Potpore.

• Programi: Austrija — savezni poticaj Kesseltausch (ranije „Raus aus Öl und Gas“), Wien (Heizungsumstellung, MA 50) i Niederösterreich (Eigenheimsanierung); Njemačka — KfW 458 poticaj za grijanje s bonusom za brzinu zaštite klime i prihodovnim bonusom. Odlučujuća je država kupca, a bez adrese kupca država Vaše tvrtke; savezna pokrajina se preuzima iz poštanskog broja i može se promijeniti.
• Iznos poticaja uvijek je procjena s izračunom. Kartica traži podatke koji nedostaju (staro grijanje, vlastito korištenje, prihod, stambena površina); svaka promjena odmah ponovno računa. Ono što samo kupac može znati nalazi se pod „provjeriti s kupcem“.
• Rokovi: Kod KfW-a zahtjev se mora podnijeti prije početka radova, nakon sklapanja ugovora s odgodnim uvjetom — kartica upozorava, a po želji ponuda ispisuje ovaj ugovorni uvjet s predviđenim datumom realizacije.
• Nakon spremanja, PDF ponude ispisuje procjenu, rokove, kontrolni popis dokaza i izvore. Račun uz ponudu sadrži obvezne podatke tijela za dodjelu poticaja (npr. adresa objekta ulaganja, prihvatljivi troškovi, rok za podnošenje zahtjeva Wien).
• Svako pravilo navodi izvor i datum dohvaćanja. Tijela za dodjelu poticaja stalno mijenjaju proračune i uvjete — podaci su stručno istraživanje, a ne savjetovanje o poticajima ili pravno savjetovanje. Uz poticaje KfW-a za istu mjeru nije moguć porezni odbitak prema § 35a/§ 35c EStG.

Pod Proizvodi → Izradi proizvod → „Veletrgovac“ učitavate DATANORM datoteke vašeg veletrgovca (verzija 4 ili 5, pojedinačno ili kao ZIP): artikle s cjenikom, vaše rabatne grupe, grupe proizvoda i promjene cijena. Pregled prvo prikazuje što bi se dogodilo — zapisivanje se vrši tek klikom na „Uvezi sada“.

• Uvoz prepoznaje duplikate putem broja artikla veletrgovca, matičnog broja artikla i EAN-a. Ništa se ne briše: ako veletrgovac izbaci artikl iz ponude, samo se njegov uvjet označava kao izbačen.
• Vaša nabavna cijena (NC) izračunava se iz neto cijene u datoteci ili iz cjenika i rabatne grupe. Uvoz postavlja prodajnu cijenu (PC) na cjenik — kod kasnijih promjena cijena samo ako je niste sami promijenili. Na zahtjev prodajne cijene ostaju nepromijenjene.
• Datoteke s promjenama cijena (DATPREIS) generiraju izvješće o cijenama: koji artikli poskupljuju ili pojeftinjuju, za koji postotak te u obliku CSV-a za preuzimanje.
• IDS-Connect: Pod Upiti za narudžbu unosite IDS adresu i pristupne podatke vašeg veletrgovca (šifrirano). „Sastavi u trgovini“ otvara trgovinu s prijavom; „Proslijedi u trgovinu veletrgovca“ šalje upit za narudžbu kao košaricu. Natrag se vraćaju brojevi artikala, količine i vaše neto cijene — odabirom „Naruči“ u trgovini upit se označava kao naručen.
• Za isprobavanje je dostupna testna trgovina (simulator) — to nije stvarni veletrgovac. Demo tvrtke mogu koristiti samo testnu trgovinu.

Veće narudžbe poput sanacije kupaonice ili zamjene grijanja provodite pomoću građevinskih funkcija: gradilište pod Gradilišta s ekipom, satima, materijalom i građevinskim dnevnikom, izvještaj o režiji s potpisom, izmjera s predujmom i konačnim računom u građevinskoj ponudi. Put intervencije (servisni izvještaj → račun) ostaje za korisničku podršku i održavanje. Na poglavlje Gradnja