Upravljanje zgradama: Najam, etažno vlasništvo, obračun, očitanja, sastanak stanara

Otvorite Upravljanje nekretninama

Otvorite „Sve aplikacije“ i odaberite „Upravljanje nekretninama“. Pregled prikazuje sve nekretnine s brojem jedinica, iznajmljenih i praznih jedinica; gore filtrirate po Austriji ili Njemačkoj.

Kreirajte nekretninu

Kliknite na „Kreiraj nekretninu“. Čarobnjak će redom tražiti osnovne podatke i državu, zgradu s njezinim pravnim značajkama (npr. datum građevinske dozvole ili potpore), jedinice i račune. Država određuje koje će se pravo kasnije primjenjivati.

Kreirajte jedinice u seriji

U koraku „Jedinice“ možete kreirati mnogo jedinica odjednom, na primjer Top 1 do 24, s zajedničkom vrstom korištenja i površinom. Pojedinačne jedinice možete kasnije mijenjati u njihovom dosjeu; površina se verzira s datumom valjanosti.

Unesite vlasništvo i udjele

Na kartici „Vlasnici“ unosite vlasnike s njihovim udjelom. Za etažno vlasništvo u Austriji unosite korisne vrijednosti iz procjene korisne vrijednosti, u Njemačkoj suvlasničke udjele i zajednički red. Zbroj se provjerava.

Kreirajte najam

Pod „Ugovori o korištenju“ kliknite na „Novo“. Čarobnjak vas vodi kroz jedinicu, ugovor i ograničenje roka, najmoprimce iz vaših kontakata, komponente najamnine s PDV-om po retku, polog i prilagodbu najamnine (indeksacija, indeksna ili stupnjevita najamnina) te pravne značajke.

Provjerite pravnu klasifikaciju

U posljednjem koraku vidite koje se najmodavno pravo primjenjuje — korak po korak obrazloženo, s referencom i poveznicom na tekst zakona. Ako nedostaju podaci, klasifikacija je „neodređena“, a nedostajuća polja su povezana kao popis. Klasifikacija se sprema s najmom.

Potvrdite ili premostite klasifikaciju

U dosjeu najma možete ponovno izračunati, potvrditi ili premostiti klasifikaciju s obrazloženjem od najmanje 20 znakova. Svaka verzija ostaje vidljiva u povijesti.

Početna stranica „Moje nekretnine danas“

Nakon prijave otvara se „Moje nekretnine danas“. Vidite što je danas na redu u Vašim nekretninama: hitni slučajevi, dospjele provjere, rokovi, zaostaci i nove obavijesti iz korisničke mape. Gore „Nekretnine“, „Štete“ i „Učitaj izvod računa“ vode izravno dalje.

Nekretnine za koje ste Vi zaduženi

Kartice prikazuju nekretnine za koje ste Vi zaduženi, svaka sa semaforom. Ako Vam još nije dodijeljena nijedna nekretnina, vidite sve nekretnine. „Prikaži sve“ otvara cijeli popis pod „Objekt & Ured“.

Objekt & Ured

U izborniku „Objekt & Ured“ nalazi se ista dnevna lista i ispod nje unosi iz korisničke mape (šteta, stanje brojila, povratna informacija obrtnika). Gore „Štete“ i „Provjere & Rokovi“ vode dalje; vlasnici i administratori dodatno vide „Postavke“.

Postavke Vaše uprave

Pod „Postavke“ vlasnici i administratori određuju vrijeme reakcije, rokove i granice – odvojeno od zakonskih rokova: npr. „Odobrenje s četiri oka od (€, neto)“ za narudžbe, „Rokovi dodatno kao termin u kalendaru“ i poslovni pretinac za slanje e-pošte. Nikada se ne šalje automatski, uvijek tek nakon odobrenja.

Otvorite karticu „Obračun“

Otvorite nekretninu i odaberite karticu „Obračun“. Pregled prikazuje otvorene troškove, nedostajuća očitanja, rokove sa semaforom i dospjele prilagodbe.

Definirajte krugove i ključeve

Pod „Krugovi i ključevi“, „Predloži krugove“ kreira krug pogonskih troškova, dodatno grijanje/toplu vodu za centralno opskrbu, te zaseban krug za lift ili praonicu. Odstupajući ključ raspodjele zahtijeva pravnu osnovu i dokaz; valjanost postavljaju vlasnici ili administratori. U krugu grijanja unesite podatke za obračun troškova grijanja (Austrija: odvojeno grijanje/topla voda, sporazum o udjelu potrošnje; Njemačka: metoda tople vode, vrsta CO2 zgrade). Vrste troškova koje se mogu prebaciti samo uz dokazani preduvjet, označite u krugu čim dokaz bude dostupan.

Dodijelite troškove

Pod „Troškovi“ nalaze se ulazni računi s razlogom podudaranja (troškovno mjesto, dobavljač, mjerno mjesto, adresa). „Dodijeli“ raspoređuje račun na krug i vrstu troška, po potrebi u više dijelova. Odluke, vlastite usluge i prihode evidentirate s dokazom.

Očitajte brojila

Pod „Brojila“ evidentirate stanja na kraju razdoblja — putem mobitela preko „Očitavanje putem mobitela“ s fotografijom — ili učitavate datoteku mjerne službe. Ispravak kreira novi redak s razlogom.

Kreirajte obračun

„Novi obračun“ otvara asistenta. Odaberite razdoblje i opseg: u Austriji odvojeni pogonski troškovi i troškovi grijanja, u Njemačkoj zajednički obračun.

Provjerite i izračunajte

U koraku „Provjera“ pritisnite „Izračunaj“. Vidjet ćete stavke, pojedinačne obračune s popisom PDV-a i pregled u PDF formatu. Klik na blokator vodi do odgovarajućeg koraka.

Fiksiranje

Vlasnici ili administratori fiksiraju obračun. On dobiva broj dokumenta i nakon toga je nepromjenjiv; greške se ispravljaju ispravkom kao nova verzija.

Pošaljite i evidentirajte primitak

U Austriji objavljujete obračun pogonskih troškova i evidentirate datum objave. U Njemačkoj evidentirate primitak po najmoprimcu — on postavlja dospijeće i rok za prigovor.

Knjiženje

„Knjiženje“ upisuje doplate kao zaduženje, a potraživanja kao odobrenje na račun najmoprimca. Otvoreni predujmovi razdoblja u Njemačkoj se otpisuju; prazni stanovi se samo iskazuju.

Novi predujmovi

U posljednjem koraku, iz rezultata se generiraju prijedlozi za nove predujmove — s dopisom i preuzimanjem u najamninu.

Otvorite predračun

Otvorite nekretninu, karticu „Novac / Lista salda“, i kliknite na „Predračun“. Odaberite mjesec, nekretninu i što se predračunava. Najamnina dolazi iz komponenti najamnine, WEG predujmovi iz utvrđenog plana predujmova; ako dospijeće pada na subotu ili praznik, pomiče se na sljedeći radni dan.

Provjerite pregled (probni rad)

„Izračunaj pregled“ ne knjiži ništa. Vidite što će se knjižiti, što je blokirano (s nedostajućim podacima) i što će se preskočiti. Ako se nešto promijenilo od pregleda, sustav ne knjiži ništa i zahtijeva novi pregled.

Knjiženje

„Knjiži sada“ dodjeljuje brojeve dokumenata i knjiži na račune najmoprimaca odnosno vlasnika; račun najmoprimca nastaje pri prvom knjiženju. Drugi prolaz za isti mjesec ne knjiži ništa dvaput. Knjižiti smiju vlasnici, administratori i menadžeri.

Stornirati umjesto prebrisati

Pogrešan predračun poništavate s „Storniraj“ putem protuknjiženja – nikada se ne prebriše; već podmireni iznosi ostaju kao potraživanje. Plaćanja se podmiruju prema zakonu: Austrija § 1415/§ 1416 ABGB, Njemačka §§ 366, 367 BGB. Lista salda u kartici „Novac / Lista salda“ prikazuje dugovnu, potražnu stranu i saldo po računu; klik otvara konto karticu.

Postupak opominjanja

U izborniku „Opomene“ odaberite nekretninu i datum. „Pregled“ izračunava za svaki račun sljedeću razinu opomene s blokadama, rokovima i kamatama; „Kreiraj prijedloge“ kreira prijedloge opomena za provjeru.

Zatezne kamate i troškovi opomene

Prilikom odobravanja odabirete hoće li se „Knjiži zatezne kamate do datuma“ i „Knjiži troškove opomene“ uključiti. Privremeni periodi (osnovna kamatna stopa još nije objavljena) se ne knjiže; troškovi opomene samo ako su dogovoreni odnosno dopušteni.

Odobri i pošalji

„Odobri“ daje opomeni broj dokumenta – ništa se ne šalje. „Pošalji“ je šalje „Pošalji e-poštom“ kao PDF; poštu, preporučeno pismo ili osobnu predaju obavljate sami i bilježite ih s „Označi kao poslano“. Nakon toga s „Zabilježi primitak“ unosite dan primitka i po potrebi prilažete dokaz (npr. povratnicu).

Razlog za otkaz samo kao obavijest

Opomena pokazuje može li i od kada postojati razlog za otkaz zbog kašnjenja plaćanja (Njemačka § 543 BGB, Austrija § 30 MRG). To je samo obavijest: sustav nikada ne pokreće otkaz – o tome odlučuje uprava.

Kreiraj SEPA nalog

Pod „SEPA izravno terećenje“ (također u kartici „Novac / Lista salda“) odaberite nekretninu. Potreban je aktivan račun s IBAN-om i ID-om vjerovnika vlasnika računa. „Kreiraj nalog“ bilježi nalog po osobnom računu – osnovno izravno terećenje (CORE) ili poslovno izravno terećenje (B2B) – sa skenom potpisanog naloga.

Kreiraj postupak izravnog terećenja

„Novi postupak izravnog terećenja“ uključuje knjižene predračune s načinom plaćanja izravnim terećenjem i aktivnim nalogom; „Kreiraj postupak“ ga kreira. Ako termin više nije dostupan, pomaknite ga s „Promijeni datum“; „Odbaci postupak“ ponovno oslobađa predračune.

Bankovna datoteka (pain.008) i podnošenje

„Kreiraj datoteku“ generira SEPA datoteku izravnog terećenja (pain.008) za preuzimanje. Podnošenje obavljate u online bankarstvu i nakon toga ga prijavljujete s „Prijavi kao podneseno“.

Preuzimanje bankovnih podataka (EBICS)

Ako je za tvrtku postavljena EBICS veza (Ulazni računi → Postavke → Preuzimanje bankovnih podataka), izvodi računa nekretnina automatski pristižu svakodnevno. Oni se pohranjuju samo u upravljanju nekretninama, nikada u bankarstvu tvrtke – novac najmoprimaca i vlasnika je povjerenički novac.

Učitajte izvod računa kao datoteku

Bez EBICS-a otvorite „Izvod računa & Priljevi plaćanja“ i s „Učitaj izvod računa“ učitajte datoteku Vaše banke (CAMT.053 ili MT940). IBAN određuje račun objekta; drugo učitavanje istog izvoda ne knjiži ništa dvaput.

Dodjela plaćanja

Pod „Izvod računa i primici plaćanja“ za svako plaćanje postoji prijedlog sa semaforom: referenca plaćanja, poznati IBAN (čak i za djelomična, prekomjerna ili skupna plaćanja) ili ime platitelja. Ako svrha plaćanja navodi drugi račun, račun IBAN-a neće biti predložen. Automatski se knjiži samo ono što je jednoznačno – i to samo ako postavka autonomije to dopušta.

Obratite pozornost na napomene

Referenca druge nekretnine, zatvorenog računa ili „Polog“ na računu nekretnine nikada se neće knjižiti kao najamnina – napomena govori što treba učiniti (povratni prijenos ili preknjižba na račun pologa).

Predaja izvoda računa AIRIS-u u chatu

Datoteku izvoda možete povući i u AIRIS chat. AIRIS je učitava i javlja račun, razdoblje i transakcije; jednoznačno se knjiži tek nakon Vašeg „Da, knjiži“, ostalo ostaje pod „Izvod računa & Priljevi plaćanja“ za ručno dodjeljivanje. Drugo učitavanje ne knjiži ništa dvaput. Podaci izvoda (imena, IBAN, svrha plaćanja) ne idu nijednom jezičnom modelu.

Predloži prijenos

Pod „Odljev plaćanja“ nalaze se otvoreni računi dobavljača, stanja i polog za raskinute ugovore. „Prijedlog“ stvara nalog za prijenos s računa nekretnine – novac još ne teče.

Odobri (četiri oka)

Vlasnici i administratori smiju odobravati. Iznad granice ovlasti ugovora o upravljanju (bez vrijednosti: 1.000 €) moraju odobriti dvije različite osobe; plaćanja na račun uprave uvijek.

Bankovna datoteka ili EBICS

„Generiraj bankovnu datoteku“ stvara SEPA datoteku za prijenos (pain.001) za svaki račun nekretnine. Prenesite je u bankarstvo i zabilježite to – ili je izravno podnesite putem EBICS veze.

Izvršenje i knjiženje

Ako se prijenos pojavi u sljedećem izvodu računa, status će biti „izvršeno“. „Knjiženje“ bilježi plaćanje troškova, isplatu stanja ili povrat pologa. Prijavljeni su povratni prijenosi.

Otvorite dospjele prilagodbe

Na kartici „Obračun“ pod „Osiguranje vrijednosti“ (Austrija) odnosno „Indeks i razina“ (Njemačka) nalaze se ugovori s dospjelim prilagodbama, s indeksom i rokom blokade.

Izračunaj

„Izračunaj“ kreira protokol: stari i novi indeks s izvorom i verzijom, promjena, gornja granica, zaokruživanje i datum stupanja na snagu.

Odobrite i pošaljite dopis

Nakon odobrenja od strane vlasnika ili administratora, dopis je spreman kao PDF.

Slanje i primitak

Pošaljite dopis i evidentirajte primitak. Učinak se ponovno izračunava s primitkom; u Njemačkoj asistent prikazuje godišnju blokadu indeksne najamnine.

Preuzmi

„Preuzmi“ završava dosadašnji iznos i kreira novi dio najamnine. Zaduženje ga koristi od sljedećeg razdoblja.

Priprema povećanja najamnine (Njemačka)

U ugovornom dosjeu, kartica „Povećanja“ otvara pomoćnika „Priprema povećanja najamnine (§ 558 BGB)“: početna situacija, razdoblje zabrane i čekanja, obrazloženje s indeksom najamnine, procjenom ili usporednim stanovima, gornja granica, nova najamnina i provjera. Izračun se vrši u motoru; svaki broj ima put izračuna.

Odobrite, pošaljite, evidentirajte primitak

Vlasnici ili administratori odobravaju dopis — referentni broj i status se zamrzavaju. DivineMind ne šalje ništa sam: preuzmite PDF, pošaljite, zabilježite slanje i evidentirajte primitak. Tek s primitkom počinju teći rokovi za pristanak i tužbu.

Odgovor i preuzimanje

Evidentirajte pristanak (djelomičan ili plaćanjem), odbijanje, tužbu i presudu. „Preuzmi u najamninu“ završava dosadašnji iznos dan prije i primjenjuje novi od datuma stupanja na snagu; naknade za modernizaciju navedene su kao zasebna stavka.

Modernizacija i ograničenje cijene najma

Kartica „Modernizacija“ nekretnine vodi od projekta, preko najave i završetka, do povećanja po najmoprimcu. U jedinici, kartica „Najamnina“ provjerava dopuštenu najamninu pri novom najmu i izrađuje informaciju prije izjave o ugovoru.

Austrija: Formiranje najamnine i obračun glavne najamnine

U kartici „Najamnina“ jedinice nastaje gornja granica prema § 16 MRG (referentna vrijednost ili kategorija) s dodacima i odbicima, lokacijom, rokom i dokazom, kao PDF. Povećanje § 45, ulazak § 46, § 46a, § 12a i sanacija § 16 st. 10 počinju u kartici „Povećanja“ ugovora; obračun glavne najamnine prema § 20 MRG nastaje u kartici „Glavna najamnina“ nekretnine, također kao PDF.

Rokovi i indeksi najamnine

Pod „Najam i preuzimanje“ nalaze se svi rokovi s indikatorom i indeksi najamnine (uvijek s izvorom). Početna stranica prikazuje otvorene postupke, rokove, prigovore i nedostajuće osnove poput statusa područja ili novih referentnih vrijednosti.

Prijenos podataka

Pod „Prijenos podataka“ preuzimate Excel predložak, učitavate ispunjenu datoteku, dodjeljujete stupce i pokrećete probni rad. On ne knjiži ništa i prikazuje popis pogrešaka po retku. Nakon usklađivanja osoba i kontrolnih zbrojeva, vlasnici ili administratori preuzimaju seriju, provjeravaju je u proizvodu i fiksiraju salda.

Otvorite upravljanje WEG-om

Kroz izbornik „Upravljanje WEG-om“ ili karticu „WEG“ nekretnine s etažnim vlasništvom. Gore su otvoreni rokovi svih zgrada sa semaforom, ispod su podkartice Pregled, Gospodarski plan, Godišnji obračun, Rezerva, Sastanci, Odluke i Uprava.

Gospodarski plan odnosno predviđanje

Asistent Vas vodi kroz razdoblje, stavke, ključeve raspodjele, podatke, pojedinačne planove po jedinici i određivanje. Akontacije se zatim propisuju putem novčanog toka.

Sazovite sastanak

Pod „Sastanci“ postavljate termin, mjesto ili online sobu i dnevni red. Pozivnica se bilježi s načinom dostave i rokovima po vlasniku i šalje se tek pritiskom na gumb. Online sudionici dolaze preko čekaonice DivineMeet; snimka ne postoji. Zapisnik je moguć samo uz pristanak svih prisutnih (vidi „Sastanak uživo“).

Glasanje i zapisnik

U vođenju sastanka bilježite prisutnost i punomoći te glasove po točki dnevnog reda. Rezultat se utvrđuje metodom izračuna prema zakonu zemlje. Zatim slijede zapisnik, potpisi i — u Njemačkoj — zbirka odluka.

Odluka putem cirkulacije

Odluke bez sastanka pokrećete pod „Sastanci“ s „Pokreni cirkulaciju“; glasovi se bilježe po vlasniku s rokom i ocjenjuju se kao na sastanku.

Godišnji obračun

Pod „Godišnji obračun“ izračunavate obračun zajednice i pojedinačne obračune po vlasniku, određujete ih, šaljete ih i knjižite doplate i potraživanja na račun vlasnika — svaki korak pritiskom na gumb.

Rezerva i uprava

„Rezerva“ prikazuje stanje, uplate i isplate; tamo se također generira izvješće o imovini (Njemačka) odnosno obračun rezervi pri promjeni upravitelja (Austrija). Pod „Uprava“ održavate imenovanje upravitelja, savjetodavno vijeće, promjenu vlasnika, podatke o dostavi i jedinice za glasanje.

Vođenje sastanka

Na dan sastanka otvorite sastanak pod „WEG-Upravljanje“ → „Sastanci“ i kliknite na „Vođenje sastanka“. Ako još nema online sobe, „Kreiraj online sobu“ je kreira; „Otvori kao domaćin“ pokreće DivineMeet, „Kopiraj link za vlasnike“ daje link za online sudjelovanje.

Dodijelite Meet-goste jedinici

Vlasnici dolaze preko čekaonice. Nakon ulaska, Vi kao predsjedavajući provjeravate identitet, birate nositelja glasa i kliknete „Identitet provjeren – dodijeli“. Tek nakon toga gost može glasati; za strane nositelje glasa glasanje je blokirano.

Glasanje uživo

Za svaku točku dnevnog reda „Otvori glasanje“ pokreće glasanje. Online glasaju Meet-gosti i sama korisnička mapa; glasove u sobi unosite u glasačku karticu. Stalno vidite predane glasove, prisutnost, online sudjelovanje i kvorum.

Zabilježite rezultat

U Njemačkoj „Zatvori, objavi i u zbirku odluka“ zaključuje točku i unosi odluku izravno u zbirku odluka. U Austriji „Zatvori i zabilježi rezultat“ bilježi rezultat; nakon toga slijedi objava u kući i slanje (§ 24 st. 5 WEG 2002), od kojih teče rok za osporavanje. Zabilježiti smiju vlasnici i administratori.

Zapisnik samo uz pristanak svih

Pod „Transkript za zapisnik“ uključujete zapisnik s „Uključi transkript“ – on radi samo dok su svi prisutni dali pristanak. Ako netko dođe bez pristanka, odmah se zaustavlja. Snimka ne postoji. Zapisnik piše uprava; rezultati uvijek dolaze iz prebrojavanja.

DATEV/BMD izvoz po nekretnini

Pod „DATEV/BMD izvoz“ odabirete nekretninu, račun i razdoblje (kalendarska godina). Pretpregled prikazuje sva knjiženja s kontom, protukontom i napomenama; „Preuzmi izvoz“ generira ZIP datoteku s paketom knjiženja, analitičkim kontima i dodjelom konta te je arhivira s kontrolnim zbrojem. Izvoz predstavlja zasebnog klijenta za poreznog savjetnika vlasnika – najamnine i pričuva se nikada ne pojavljuju u izvozu za poreznog savjetnika vaše tvrtke.

Kontni plan i dodjela konta

Na kartici „Postavke“ definirate format (DATEV ili BMD), kontni plan, broj savjetnika i broj klijenta. Konta su prijedlozi iz kontnog plana; svaka se kategorija može promijeniti na vlastiti konto – molimo uskladite s poreznim savjetnikom.

Obračun za vlasnika

Pod „Obračun za vlasnika“ odabirete ugovor o upravljanju (upravljanje najmom ili upravljanje posebnim dijelom nekretnine) i mjesec. Pretpregled prikazuje uplate najamnine, plaćene troškove odn. pričuvu, naknadu za upravljanje prema ugovoru, pričuvu, saldo i prijedlog isplate. „Kreiraj kao skicu“, zatim „Fiksiraj“ – nakon toga je obračun nepromjenjiv i pohranjen kao PDF.

Slanje i isplata

Pošaljite obračun e-poštom ili ga stavite na raspolaganje u mapi za klijente vlasnika. „Zatraži isplatu“ kreira nalog za prijenos s računa objekta u izlaznim plaćanjima; odobrenje, princip četiri oka i bankovna datoteka vode se tamo.

E-račun za zaduženja

Pod „E-račun“ nalaze se sva proknjižena zaduženja s PDV-om i oznakom je li e-račun obvezan (Njemačka: § 14 UStG s prijelaznim rokovima; Austrija: dobrovoljno uz suglasnost). „Provjeri“ prikazuje podatke koji nedostaju, „Preuzmi“ generira XRechnung, ZUGFeRD ili ebInterface i arhivira original.

Mjesečne informacije o potrošnji (§ 6a HeizkostenV)

Kod mjerila s daljinskim očitanjem uvozite mjesečne vrijednosti mjerne službe putem uvoza očitanja. Pod „Informacije o potrošnji“ vidite potrošnju u kWh po korisniku s prethodnim mjesecom, istim mjesecom prošle godine i prosječnim korisnikom. „Kreiraj“ zamrzava vrijednosti, „Pošalji“ ih šalje e-poštom ili stavlja na raspolaganje u mapi za klijente. Vrijednosti koje nedostaju se navode, nikada se ne procjenjuju.

Započni dan obračuna

Pod „Dan obračuna“ odabirete nekretninu, godinu i opseg (režijski troškovi, troškovi grijanja ili oboje). Alternativno možete reći AIRIS-u „Napravi obračun režijskih troškova za 2025. za L-003“ – čarobnjak i razgovor dijele isti međustatus.

Računi iz pretinca pristigle pošte

„Čitaj pretinac“ prosljeđuje e-poruke s priloženim računima modulu za prepoznavanje računa usluge DivineFinance. Ako prepozna broj objekta ili kućnu adresu, račun dobiva mjesto troška nekretnine. „Preuzmi jednoznačne kao troškovne dokumente“ kreira troškovne dokumente; račune bez jednoznačne vrste troška sami dodjeljujete u obračunu. E-poruke najmoprimaca i vlasnika nikada se ne čitaju.

Zatraži očitanja koja nedostaju

Ako nedostaje stanje brojila na kraju razdoblja, opcija „Zatraži od najmoprimaca“ traži stanje od trenutnih korisnika: putem korisničke mape (push-obavijest i obavijest) ili e-poštom, inače kao pismo za ispis. Najmoprimac prijavljuje stanje u korisničkoj mapi pod „Prijavi stanje brojila“; stanje preuzimate kao i obično pod „Iz korisničke mape“.

Nacrt i zapisnik o provjeri

„Izračunaj nacrt“ koristi modul za izračun upravljanja nekretninama. „Provjeri“ sprema zapisnik o provjeri sa semaforom: blokade, stavke bez dokumenta, nepreuzeti računi, očitanja koja nedostaju, usporedba s prethodnom godinom po vrsti troška (od 20 % i 100 €), uočljive nadoplate i rok. Zapisnik je dostupan kao PDF; vrijedi samo za nacrt s kojim je provjera izvršena.

Odobrenje i slanje

Ako nema crvene točke, vlasnici ili administratori odobravaju: Obračun se zaključuje (Austrija: Legung/isticanje danas) i šalje u korisničku mapu, odn. e-poštom. Primatelji s dostavom poštom navode se za ispis. AIRIS šalje isključivo nakon Vašeg izričitog odobrenja.

Najmoprimac pita, AIRIS objašnjava

U korisničkoj mapi najmoprimac može postaviti pitanje o svojem obračunu, npr. „Zašto je moja nadoplata tako visoka?“. AIRIS odgovara isključivo na temelju zapisnika o izračunu tog obračuna (udio, predujmovi, najveće stavke, prethodna godina), prikazuje račune njegovih stavki i navodi rok za prigovor s izvorom. AIRIS ne računa: svaki broj u odgovoru provjerava se prema zapisniku, a podatke drugih najmoprimaca AIRIS nema.

Evidentiranje otkaza

Pod „Promjena najmoprimca“ → „Nova promjena najmoprimca“ odaberite nekretninu i jedinicu te unesite tko je otkazao, kada je otkaz zaprimljen i u kojem obliku (uz sken dopisa). Kraj ugovora izračunava kalkulator uz prikaz izračuna i pravni temelj: Njemačka § 573c BGB (3. radni dan, rokovi najmodavca nakon 5 i 8 godina, pisani oblik § 568 BGB), Austrija § 560 ZPO i § 33 MRG. Otkaz e-poštom prikazuje se kao formalno nevaljan. „Unesi kraj ugovora u ugovor o najmu“ postavlja datum završetka tek na Vaš klik.

Primopredaja

„Izradi zapisnik o povratu“ otvara poznati primopredajni zapisnik: prostorije, nedostaci s fotografijama, stanja brojila, ključevi i potpis obiju strana. Stanja brojila pri zaključivanju ulaze u obračun.

Oglas i podnositelji prijava

Oglas se izrađuje u posredničkom modulu, povezan s jedinicom. Nakon objave dobiva poveznicu; upiti stižu kao kontakti u CRM i pomoću „Preuzmi upite iz oglasa“ postaju podnositelji prijava. Za svakog podnositelja unosite razgledavanje i samoprocjenu – samo dopuštena pitanja, stupnjevana prema fazi postupka.

Privola i bonitet

Prije provjere boniteta podnositelj daje privolu (tekst s kontrolnim zbrojem, potpis na zaslonu, papiru ili e-poštom; opoziv u svakom trenutku). Za upit prema KSV1870 (Austrija) odn. SCHUFA (Njemačka) potreban je ugovor s pružateljem – do tada u demo tvrtkama radi u testnom načinu rada, jasno označenom kao „nije stvarna informacija“. Moguće koristiti bez ugovora: učitajte potvrdu koju je priložio podnositelj i unesite rezultat. Sprema se samo semafor; nakon odbijenice podaci se po isteku roka anonimiziraju.

Ugovor o najmu s potpisom

Nakon prihvaćanja, ugovor nastaje iz predloška s Vašim iznosima; jamčevinu DivineMind provjerava u odnosu na maksimalni iznos (§ 551 BGB). Ugovor na neodređeno vrijeme nema propisani oblik: najmoprimac potpisuje na zaslonu ili putem poveznice na mobitelu, a upravitelj također potpisuje. Ako ugovor zahtijeva pisani oblik (na određeno vrijeme, dugotrajno odricanje od otkaza), moguć je samo papir s vlastoručnim potpisom ili kvalificirani elektronički potpis. „Zaključi ugovor“ kreira novi najamni odnos.

Jamčevina i useljenje

Jamčevina se unosi u novi ugovor – u novcu samo na račun za jamčevinu nekretnine, odvojeno od računa objekta. Za useljenje: zapisnik o useljenju sa stanjima brojila, „Izračunaj pregled“ i „Knjiži propisivanje“ za prvi mjesec (time se stvara analitička kartica najmoprimca) te „Prijavi promjenu korisnika“ kao ARGE datoteku za mjernu službu. Kada su svi koraci dovršeni, zaključite promjenu najmoprimca. AIRIS u svakom trenutku zna status.

Unos mjerne službe

Pod „Mjerna služba“ odaberite za svaku nekretninu pružatelja usluge, format razmjene (ARGE-HeiWaKo 3.10 ili datoteka očitanja) te svoj korisnički broj i broj nekretnine kod mjerne službe.

Učitavanje datoteka

Učitajte datoteku mjerne službe i pokrenite probni rad. ARGE datoteke: Stanja brojila unose se u očitanja, rezultati obračuna po korisniku spremaju se radi provjere. Datoteke očitanja (CSV/Excel) prepoznaju se prema nazivima stupaca – mapiranje možete vidjeti prije primjene. Profili pružatelja usluga nisu provjereni prema izvornim datotekama bez ugovora.

Prijava promjene korisnika

„Preuzmi“ odnosno „Izradi i spremi u spis“ stvara ARGE datoteku sa svim korisnicima i razdobljima stanovanja unutar obračunskog razdoblja, uključujući prazne stanove. Iz modula Promjena najmoprimca, opcija „Prijavi promjenu korisnika“ prijavljuje samo dotični stan.

Daljinsko očitanje

Vlasnici i administratori aktiviraju sučelje: radijski pristupnik ili mjerna služba šalje stanja brojila s ključem u DivineMind; ona prolaze istu provjeru kao i svaki uvoz. Ključ se prikazuje samo jednom.

Kartice „Poslovanje“ i „Ured“

U nekretnini kartica „Poslovanje“ objedinjuje štete, narudžbe, „Postrojenja & Provjere“ i rokove kuće, kartica „Ured“ okružnice, pružatelje usluga, popis najmoprimaca i ključeve. Preko svih nekretnina pristupate istim popisima iz „Objekt & Ured“.

Prijava štete putem e-pošte

Pod „Štete & Obavijesti“ blok „Iz telefona & E-pošte“ prikazuje prijave šteta iz e-pošte na Vaš povezani poštanski sandučić. Prijavitelj se prepoznaje putem Vašeg kontakta i dodjeljuje ispravnoj jedinici; ako se podudara samo ime, ne nagađa se – Vi sami dodjeljujete. Kreira se prema Vašoj postavci autonomije ili s „Kreiraj kao obavijest“; po želji prijavitelj dobiva potvrdu primitka.

Obrtnici: ponude i dodjela

Pod „Narudžbe“ počinje „Dodijeli narudžbu“ – iz štete ili izravno. „Zatraži ponude od pružatelja usluga“ i „Pošalji upite“ prikupljaju ponude, „Unesi ponudu“ ih unosi; usporedba pokazuje razliku do najpovoljnije. Od Vaše granične vrijednosti druga osoba odobrava („Odobri ovo stanje“), zatim slijedi „Naruči“. Pod „Podaci za obrtnika“ određujete što se prosljeđuje. Nakon „Zabilježi prihvat“ registar rokova unosi jamstvo.

Obveze provjere postrojenja

Pod „Postrojenja & Provjere“ bilježite dizalo, grijanje, detektore dima i druga postrojenja. Sustav izračunava datume provjere prema zakonu, normi i ugovoru – s referencom: obveza detektora dima i nadležnost za svih 16 njemačkih i 9 austrijskih saveznih zemalja, dizalo za sve austrijske savezne zemlje. Ako za neku zemlju nije pohranjeno pravilo, stoji „nije pohranjeno“ umjesto izmišljenog roka. Zakonsku obvezu provjere isključujete samo s razlogom.

Registar rokova

„Provjere & Rokovi“ prikazuje „Dospjele provjere“ i „Rokove“ s oznakom Zakon, Ugovor, Norma ili Postavka Vaše uprave. Svaki rok ima odgovornu osobu; ako je pod „Postavke“ uključeno „Rokovi dodatno kao termin u kalendaru“, stoji i u kalendaru. „Uskladi sada“ ažurira registar; rok odbacujete samo s obrazloženjem.

Praznici na lokaciji

Rokovi i vrijeme reakcije uzimaju u obzir zakonske praznike po saveznoj zemlji i općini. Koje vrijede, vidite u kartici „Pregled“ nekretnine pod „Praznici na lokaciji“. Ako općina nedostaje, pogođeni rok je „neodređen“.

Zapisnik o primopredaji

„Nova primopredaja“ → „Kreiraj i pokreni“ otvara zapisnik o primopredaji; prostorije, brojila i ključevi se unaprijed popunjavaju iz jedinice i zadnjeg zapisnika. Nedostaci s fotografijama i potpisi obje strane nalaze se nakon toga u PDF-u.

Okružnice i obavijesti

U kartici „Ured“ pod „Okružnice“ kliknite „Napiši okružnicu“, odaberite pod „Kome?“ uloge i „Odredi primatelje“. „Provjeri“ pokazuje što treba promijeniti; nakon „Odobri“ nastaju pismo po primatelju, serijsko pismo i obavijest kao PDF. E-pošta ide pojedinačno po primatelju, pošta se ispisuje kao serijsko pismo. Otkazi i druge izjave koje zahtijevaju pisanu formu ne idu kao okružnice.

Popis najmoprimaca

U kartici „Ured“ „Popis najmoprimaca“ prikazuje pregled najmoprimaca nekretnine – „Preuzmi kao Excel“ ili „Preuzmi kao PDF“.

Otvorite katalog pravila

U izborniku „Katalog pravila“ nalaze se sva pravila prema kojima DivineMind klasificira i izračunava. Filtrirajte prema Austriji ili Njemačkoj, prema zakonu i vrsti.

Razumijevanje pravila

Svako pravilo prikazuje uvjet, rezultat, referencu, izvor sa statusom izvora, valjanost i svoje testne slučajeve. Zamijenjene verzije ostaju vidljive; otvorena pitanja odvjetniku su označena.