Zalihe, kretanje skladišta i naručivanje pod kontrolom.
Tipičan tijek
Kreiranje artikla kao proizvoda → Knjiženje početnog stanja/prijema robe → Prodaja/potrošnja smanjuje zalihe → Pravila ponovnog naručivanja pokreću narudžbu kada se dosegne minimalna količina.
Modul Skladište podijeljen je u četiri područja — Pregled, Zalihe, Nabava i Otprema. Svaka je funkcija opisana pojedinačno, istim redoslijedom kao u bočnoj traci.
Pregled
Nadzorna ploča — Skladište na prvi pogled
Nadzorna ploča Skladišta objedinjuje sve lokacije i odmah prikazuje gdje je potrebna akcija. Ključni pokazatelji poput manjka zaliha i serija kojima uskoro istječe rok trajanja pulsiraju crveno čim se pojavi problem — klik vas vodi izravno na odgovarajuću stranicu s detaljima.
- Ključni pokazatelji u stvarnom vremenu: broj skladišta, proizvoda i ukupne zalihe na svim lokacijama.
- Upozorenje o manjku zaliha: artikli ispod točke narudžbe istaknuti su crvenom bojom.
- Serije kojima istječe rok trajanja (60 dana), sortirane po datumu isteka — narančasto ispod 45, crveno ispod 14 dana (FEFO).
- Posljednja kretanja: deset najnovijih knjiženja sa smjerom (+/−) i vremenskom oznakom.
Zaliha
Skladišta i lokacije
Upravljajte svim fizičkim skladišnim lokacijama i njihovim svojstvima — od standardnog skladišta do hladnog lanca s kontroliranom temperaturom. Standardno skladište (označeno zvjezdicom) koristi se ako pri knjiženju nije odabrano skladište.
Kreiraj novo skladište
Kliknite 'Novo skladište', dodijelite šifru skladišta (npr. BERLIN-01) i naziv.
Vrsta i adresa
Odaberite vrstu skladišta (Standardno, Hladni lanac, BtM, Tranzitno, Virtualno, Konsignacijsko); za hladni lanac unesite min/max temperaturu i opcionalno adresu.
Spremi i održavaj
Spremite klikom na 'Kreiraj'. Skladišta se mogu kasnije uređivati; brisanje je moguće samo ako je stanje 0.
Zalihe
Pregled zaliha prikazuje količine u stvarnom vremenu za svaki proizvod po skladištu — uključujući rezervirane i stvarno dostupne količine (Dostupno = Zaliha − Rezervirano). Filtrirajte po skladištu ili jednim klikom prikažite samo artikle ispod točke narudžbe.
- Kod boja: crveni redak = prazno (0), narančasto = manjak zaliha, zeleno = normalno.
- Pretraživanje po nazivu proizvoda, SKU-u ili barkodu; filtar po skladištu.
- Točka narudžbe (Reorder-Point) i sljedeći datum isteka roka trajanja vidljivi po artiklu.
- Više serija po proizvodu prikazano je s brojem serija.
Knjiženja — Ulaz i Izlaz
Brzo ručno knjižite ulaz ili izlaz zaliha — optimizirano za barkod skener. Nakon svakog knjiženja, fokus se vraća na polje za skeniranje, omogućujući vam neprekidno skeniranje.
Odaberite način rada
Gore odaberite 'Ulaz robe +' ili 'Izlaz robe −'.
Skeniraj artikl
Skenirajte barkod ili unesite SKU/naziv i pritisnite Enter — trenutno stanje zaliha odmah će se prikazati.
Knjiži količinu
Unesite količinu, skladište i opcionalno seriju/datum isteka (samo ulaz) te razlog i knjižite ulaz ili izlaz.
Kretanja — Besprijekorna povijest
Svaka promjena zalihe se bilježi. Popis kretanja vaš je potpuni revizijski trag — pretraživ po proizvodu i filtrabilan po vrsti kretanja.
- Vrste kretanja sa simbolom: Ulaz, Izlaz, Korekcija, Inventura, Premještaj, Povrat, Početno stanje.
- Stanje zaliha prije i poslije svakog knjiženja je prikazano.
- Referenca, skladište, korisnik i vremenska oznaka po unosu; broj serije, ako je relevantno.
- Filtar po vrsti i pretraživanje po nazivu proizvoda/SKU-u; po stranici (50 po stranici).
Inventura
Provedite fizička brojanja i uskladite stvarno stanje (IST) sa sustavom (SOLL). Razlike se knjiže kao korekcije pritiskom na gumb — uz analizu viškova i manjkova u eurima.
Pokreni inventuru
Kliknite 'Nova inventura', dodijelite naziv i opcionalno ograničite na kategoriju.
Brojanje
Za svaki artikl unesite izbrojanu STVARNU količinu — automatski se sprema svakih 60 sekundi.
Knjiži razlike
Završite brojanje, provjerite odstupanja u pregledu i potvrdite s 'Knjiži razlike'.
Ispis naljepnica i barkodova
Ispišite cjenike i naljepnice s barkodom izravno iz skladišta — spremne za policu ili prijem robe. Isti barkodovi funkcioniraju s kamerom-skenerom za inventuru.
Odabir proizvoda
U kartici „Naljepnice" potražite i dodajte artikle po nazivu ili broju artikla.
Format i količina
Odaberite format naljepnice (mali, standardni ili veliki) i odredite broj kopija po proizvodu.
Ispis
Kliknite na „Ispis (PDF)" — DivineMind generira list s nazivom, cijenom i barkodom koji se može skenirati za svaku naljepnicu.
Nabava
Slanje narudžbenice dobavljaču
Na Nabava otvorite narudžbenicu, provjerite dobavljača i stavke te je pošaljite jednim klikom — DivineMind generira PDF i šalje ga izravno dobavljaču e-poštom. AIRIS također može automatski kreirati narudžbenice na temelju pravila ponovne narudžbe.
Otvaranje narudžbenice
S popisa odaberite narudžbenicu — dobavljač, ključni podaci, stavke i iznosi na prvi pogled.
Slanje dobavljaču
Kliknite na 'Pošalji dobavljaču' — narudžbenica se generira kao PDF i šalje e-poštom (status se mijenja u 'Poslano').
Praćenje
Pratite potvrdu i prijem robe putem promjene statusa; poslani PDF ostaje arhiviran.
Primke robe
Provjerite i knjižite ulazne isporuke za vaše narudžbe. Svaka primka robe prikazuje povezanu narudžbu, dobavljača, skladište i status provjere.
Otvori primku robe
Na popisu odaberite odgovarajuću primku ili kreirajte novu s 'Nova primka robe'; filtar po statusu (otvoreno, prihvaćeno, djelomično, odbijeno).
Provjeri stavke
Uskladite isporučene količine s narudžbom i opcionalno unesite broj dostavnice.
Prihvati ili odbij
Postavite status na prihvaćeno, djelomično prihvaćeno ili odbijeno — zalihe će biti knjižene u skladu s tim.
Pravila naručivanja
Definirajte za svaki proizvod razinu zaliha za ponovnu narudžbu. Automatsko naručivanje, na temelju signalne zalihe, količine narudžbe i preferiranog dobavljača, odlučuje kada će se generirati narudžba.
Pronađi pravilo
Pretražite proizvod ili filtrirajte po 'Samo automatsko naručivanje' za već aktivirane artikle.
Postavi pragove
Signalna zaliha (točka ponovne narudžbe), količina narudžbe, dobavljač i vrijeme isporuke održavaju se za svaki proizvod na stranici s detaljima zaliha.
Aktiviraj automatiku
Aktivirajte automatsko naručivanje pomoću prekidača 'Auto' za svaki redak; način rada (prijedlog, odobrenje, autonomno) kontrolira razinu samostalnosti naručivanja.
Katalog dobavljača
Centralno usporedite koji dobavljač isporučuje koji proizvod po kojoj cijeni. Katalog je vaša osnova za donošenje odluka o narudžbama — s cijenom, minimalnom količinom narudžbe, vremenom isporuke i pouzdanošću.
- Po poveznici: proizvod, dobavljač, jedinična cijena i kataloški broj dobavljača.
- Minimalna količina narudžbe (MOQ) i vrijeme isporuke u danima.
- Vrijednost pouzdanosti 0–100 % (zeleno ≥ 90, narančasto ≥ 70, crveno ispod).
- Datum zadnje narudžbe po kombinaciji dobavljač-proizvod.
Automatsko naručivanje — Zapisnik
Zapisnik automatskog naručivanja prikazuje kada je automatsko naručivanje bilo aktivno i što je odlučilo — od kreiranog prijedloga narudžbe do eskalirane iznimke.
- Tri ključna pokazatelja gore: kreirane narudžbe, prijedlozi i eskalirani slučajevi.
- Po unosu: proizvod, zaliha pri pokretanju, signalna zaliha, količina narudžbe i dobavljač.
- Razlog pokretanja (npr. signalna zaliha ispod praga) i status akcije označeni bojom.
- Povezani broj narudžbe — klik otvara generiranu narudžbu.
Isporuka
Komisioniranje i otprema
Pod Komisioniranje vidite sve otvorene narudžbe za komisioniranje — s praćenjem djelomičnih isporuka i backorder-a.
Otvorene narudžbe
Radna lista prikazuje naručene, isporučene i otvorene količine po proizvodu za svaku narudžbu.
Rezervacija zaliha
Klikom rezervirajte zalihe za kupca — tako se sprječava dvostruka prodaja.
Pick & Pack lista
Generirajte Pick & Pack listu kao PDF — zalihe se dodjeljuju prema najranijem datumu isteka (FEFO).
Otprema
Pratite sve odlazne pošiljke — od nacrta, preko poslanih i u tranzitu, do isporučenih. Broj pošiljke, pružatelj usluge otpreme i broj za praćenje uvijek su dostupni.
- Pretraživanje po broju pošiljke, primatelju ili broju za praćenje.
- Filter statusa (nacrt, komisionirano, pakirano, poslano, u tranzitu, isporučeno, stornirano, povrat).
- Po pošiljci: pružatelj usluge otpreme, praćenje, izvorno skladište, mjesto primatelja, broj stavki i datum otpreme.
Povrati (RMA)
Strukturirano obradite povrate kupaca putem RMA procesa — od zahtjeva, preko provjere i povrata novca, do zaključenja.
Provjeri povrat
Pretražite po RMA broju ili kupcu; pregledajte i odobrite otvorene zahtjeve putem filtera statusa (zatraženo).
Provjeri robu
Provjerite primljene artikle i razlog povrata te postavite status na 'primljeno' odnosno 'provjereno'.
Vrati novac i zaključi
Unesite iznos i metodu povrata novca, pokrenite povrat i zatvorite slučaj.
Rezervacije
Rezervacije blokiraju zalihe za otvorene ponude i narudžbe kako se ista roba ne bi dvaput prodala. Vidite koja ponuda ili narudžba je vezala koliko zaliha.
Pronađi rezervaciju
Pretražite po proizvodu, SKU-u ili referenci (broj ponude/narudžbe); filter je standardno postavljen na 'aktivno'.
Iskoristi
Prilikom isporuke, označite aktivnu rezervaciju zelenom kvačicom kao iskorištenu.
Oslobodi
Ako ponuda istekne, oslobodite rezervaciju crvenim X-om — zaliha će ponovno postati dostupna.
Farma i usklađenost
Pod Pharma upravljate opozivima serija i licencama kupaca (dozvola za ljekarnu/veleprodaju) — uz potpunu sljedivost kroz sve isporuke.
Licence kupaca
Za svakog kupca pohranite dozvolu za ljekarnu, veleprodaju ili hranu. Istekle licence označavaju se crvenom bojom i automatski blokiraju izdavanje.
Praćenje serije
Prilikom opoziva, DivineMind provjerava koje su isporuke primile dotičnu seriju — kroz sve dostavnice.
Pokretanje opoziva
Opoziv postavite kao događaj kvalitete (CAPA); pogođeni kupci se pripremaju i obavještavaju klikom.
Izvoz izvješća o povlačenju
Na kartici „Izvješće o povlačenju“ odaberite proizvod i seriju — vidjet ćete sve kupce i isporuke koji su primili robu iz te serije te izvezite popis kao CSV za nadležna tijela i dokumentaciju.
Opoziv i sljedivost (hrana, piće, trgovačka roba)
Pod Opozivi pronaći ćete opoziv, izvještaj o opozivu i sljedivost bez farmaceutskih licenci — za veleprodaju hrane, pića i opću veleprodaju. Temelj je sljedivost „korak naprijed, korak natrag“ (Uredba (EZ) br. 178/2002, čl. 18./19.). Podaci su isti kao pod Pharma & Compliance.
Izrada opoziva
Pretražite artikl, unesite seriju, kliknite „Provjeri zahvaćene“: vidjet ćete koliko je isporuka primilo seriju — i koliko isporuka bez serije čini opoziv nepotpunim.
Obavještavanje kupaca
Dopisi o opozivu šalju se tek na Vaš klik — jedna e-poruka po kupcu, čak i ako je imao više isporuka.
Praćenje unatrag
U kartici „Sljedivost“ unesite broj otpremnice ili računa kako biste vidjeli seriju, primku i dobavljača.
Planiranje ruta i zaslon za vozača
Pod Skladište › Planiranje ruta planirate za svaki dan koje vozilo s kojim vozačem dostavlja koje otvorene otpremnice i kojim redoslijedom. Vozač odrađuje svoju rutu u aplikaciji AIRIS pod „Rute”.
Kreiranje rute
Odaberite dan, „Nova ruta”, vozilo iz voznog parka, vozača i mjesto utovara. Upozorenja se prikazuju odmah: dospjeli tehnički pregled, vozilo već dodijeljeno, vozač odsutan, druga ruta istog dana.
Raspoređivanje otpremnica
Dovucite otvorene otpremnice s lijeve strane na rutu ili odaberite „Na rutu …”. Unutar rute promijenite redoslijed povlačenjem ili strelicama ↑/↓, a uklonite s ×. Otpremnica može biti samo na jednoj ruti.
Predloži redoslijed
„Predloži redoslijed“ pronalazi adrese dostave na karti i izračunava najkraći redoslijed zračnom linijom od mjesta utovara. Adrese bez pronađene lokacije razvrstavaju se prema poštanskom broju. Tek „Preuzmi“ mijenja rutu.
Kod kupca (aplikacija)
Vozač vidi zaustavljanja, navigaciju i otpremnicu sa serijom. Daje kupcu da potpiše na mobitelu (ili bilježi „otpremnica ostavljena“ / „roba odložena“), knjiži vraćenu ambalažu na račun za povratnu ambalažu i prijavljuje odstupanja (manjak, oštećeno) — iz toga nastaje nacrt povrata.
Naplata
Ako vozač primi novac, unosi iznos i vrstu kao napomenu. Ništa se ne knjiži — uplatu evidentira računovodstvo. Kupac nije zatečen ili je odbio preuzimanje: otpremnica se ponovno pojavljuje pod „Otvorene otpremnice“.
Fotografija kao dokaz dostave
Na stanici priložite do pet fotografija pomoću „+ Fotografija” (npr. odložena roba, paleta, oštećenje). Fotografije su zaštićene i dostupne samo nakon prijave.
Vozilo u voznom parku zauzeto
Ruta s vozilom zauzima vozilo od polaska do sljedeće rute, odnosno do kraja dana. Vozni park i građevinski raspored prikazuju rutu; ako je vozilo tamo već dodijeljeno, planiranje ruta na to upozorava.
Otprema uz otpremnicu
Pod Skladište › Otprema pošiljku uvijek kreirate uz otpremnicu. Kupac, primatelj i stavke sa serijom preuzimaju se s otpremnice; zaliha je tamo već razdužena, status „Otpremljeno“ ne knjiži ponovno.
Kreiranje otpreme
„Kreiraj otpremu“, potražite otpremnicu (broj ili kupac), odaberite paketnu službu, unesite broj za praćenje. Za jednu otpremnicu postoji samo jedna otvorena pošiljka.
Praćenje pošiljke
Za DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS i Canada Post poveznica za praćenje generira se automatski. DivineMind ne ispisuje naljepnice paketnih službi.
Promjena statusa
Na stranici otpreme desno: komisionirano, zapakirano, otpremljeno, dostavljeno. Povrati za ovu pošiljku prikazani su na dnu.
Povrat uz karantenu
Povrat uvijek pripada otpremnici: vratiti se može samo isporučeno, s isporučenom serijom. Pri zaprimanju robe ispravna roba ide u skladište, uništena se otpisuje — oštećena ili neprovjerena roba ide u karantenu te se ne prodaje niti komisionira.
Kreiranje povrata
Skladište › Povrati › „Kreiraj povrat“, odaberite otpremnicu, označite stavke, unesite količinu i stanje.
Roba zaprimljena
Odobrite, zatim „Roba zaprimljena“. Uz povrat se kao i dosad stvara skica knjižnog odobrenja.
Odluka o karanteni
Po stavci: ponovno za prodaju (ide u skladište), uništiti ili dobavljaču. Odluka prati vašu postavku autonomije za skladište — ovisno o postavci odmah ili kao odobrenje. Zaključivanje je moguće tek kad više ništa nije u karanteni.
Broj proizvođača, jedinice, količinski razredi na poveznici za narudžbu
Na artiklu postoji broj dijela proizvođača (MPN) kao zasebno polje uz šifru artikla i EAN. Pretraga, skeniranje u aplikaciji i skeniranje naljepnica također pronalaze artikl putem njega; DATANORM uvoz ga popunjava iz referentnog broja B-sloga, bez prebrisivanja uređenih vrijednosti. Jedinice poput „piece” pojavljuju se na Vašem jeziku. Poveznica za narudžbu prikazuje količinske razrede Vašeg cjenika, a košarica računa s cijenom prema razredu — obvezujuća ostaje cijena pri slanju.
Premještanja zaliha
Premještajte zalihe između svojih skladišta i pratite transfer od nacrta, preko u tranzitu, do zaključenog.
Kreiraj premještanje
Kliknite na 'Novo premještanje' i odaberite izvorno i odredišno skladište.
Unesi stavke
Dodajte artikle i količine za transfer i pokrenite premještanje.
Prati i zaključi
Pratite transfer putem statusa 'u tranzitu' i označite ga kao zaključenog po primitku u odredišno skladište.
Povezane funkcije
EDI: Uvoz narudžbi, slanje najava isporuke
Pod Skladište › EDI sučelje uvozite narudžbe svojih kupaca kao EDIFACT ORDERS (D.96A) ili openTRANS ORDER. Iz toga nastaje narudžba kao prijedlog za odobrenje — prema cijenama iz Vašeg cjenika, uz provjeru kreditnog limita, blokade isporuke i marže. Računi (INVOIC, Peppol) idu preko DivineFinance, a ne ovdje.
Unos vlastitog GLN-a
Vaš 13-znamenkasti GLN navodi se kao pošiljatelj u najavi isporuke. GLN kupca pamti se pri prvom uvozu kada ga jednom odaberete.
Provjera i kreiranje narudžbe
Odaberite datoteku, „Provjeri”: vidjet ćete svaku stavku s dodijeljenim artiklom (putem GTIN-a ili Vašeg broja artikla) i cijenu prema cjeniku. „Kreiraj kao prijedlog narudžbe” — narudžba nastaje nakon odobrenja pod Automatizacija › Odobrenja. Isti broj narudžbe kupca neće se dvaput pretvoriti u narudžbu.
Generiranje najave isporuke
Za svaku otpremnicu preuzimate DESADV (EDIFACT) ili DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) — sa serijom i rokom valjanosti po stavci te brojem narudžbe kupca.
Putem sučelja
Sustavi Vaših kupaca šalju narudžbe na Sučelje za narudžbe (API) pomoću API ključa Vaše tvrtke (Postavke › API ključevi, ovlaštenje orders:write). Najavu isporuke preuzimaju s orders:read.
Čuvar marže
Ako je prodajna cijena ispod nabavne cijene artikla ili ispod Vaše minimalne marže pokrića, narudžba čeka odobrenje — putem poveznice za narudžbu, iz korisničkog profila, na terenu, putem EDI-ja i kada AIRIS preuzme narudžbu. Cijene se nikada ne mijenjaju. Postavke pod Skladište › Komisioniranje › Tijek (zadano: uključeno, 0 % = samo ispod nabavne cijene). Propušta li se bez odobrenja, određuje Vaša postavka autonomije Skladište.
Nabavna cijena i Intrastat na artiklu
U artiklu održavate nabavnu cijenu i Intrastat podatke: tarifni broj (KN, 8-znamenkasti), neto masu u kg, zemlju podrijetla (ISO kod) i — gdje to KN zahtijeva — dopunsku jedinicu mjere s količinom po jedinici. Pri uvozu iz CSV/Excela prepoznaju se stupci poput „Nabavna cijena“, „Tarifni broj“, „Neto težina“ i „Zemlja podrijetla“.
Poveznica za narudžbu kupca
Dajte stalnim kupcima osobnu poveznicu za narudžbu: Otvaraju je bez prijave, vide vaš katalog s dogovorenim cijenama i naručuju izravno — kod vas se automatski kreira narudžba.
Kreiranje poveznice
Pod uvjetima, za svakog kupca kreirajte poveznicu za narudžbu (cjenik, minimalna vrijednost narudžbe, valjanost).
Dijeljenje poveznice
Pošaljite osobnu poveznicu kupcu — ne treba mu račun.
Kupac naručuje
Kupac bira iz kataloga i šalje narudžbu — kreira se potvrda narudžbe s njegovim uvjetima.
Unesite minimalne zalihe i dobavljače za svaki artikl. Automatsko ponovno naručivanje sprječava nedostatke u isporuci bez ručnog praćenja.