Grossiste & Distribution

Dans le menu « Gros volumes », les éléments sont classés par ordre chronologique, et sous « Gros volumes · autres » se trouvent les pages moins fréquentes. Ce qui est expliqué étape par étape dans le chapitre Stock & Inventaire n'est mentionné ici que brièvement.

• Stock : Aperçu du stock avec sous-stocks, lots arrivant à expiration et derniers mouvements.
• Entrée des commandes : Vérifier et approuver les commandes reçues par e-mail, PDF/Fax, WhatsApp, message vocal et chat AIRIS — voir « Entrée des commandes » ci-dessous.
• Préparation des commandes : Liste de prélèvement par commande avec emplacement en stock, quantité et lot FEFO. Sous « Processus », vous configurez si la marchandise est réservée lors de la commande, si les livraisons partielles sont autorisées, si le bon de livraison et la facture sont préparés automatiquement (« Générer automatiquement le BL », « Générer automatiquement la facture » — les deux uniquement via le bouton Autonomie) et le gardien de marge.
• Expédition : Expédition toujours liée à un bon de livraison, avec le service de colis, le numéro de suivi et le lien de suivi.
• Rondiers : Répartir les bons de livraison sur des rondiers par véhicule et chauffeur ; le chauffeur effectue ses arrêts dans l'application AIRIS.
• Assortiment client : Assortiment, numéros d'articles clients et liste maîtresse par client — voir ci-dessous.
• Conditions : Listes de prix avec échelons de quantité et, par client, délai de paiement, escompte, limite de crédit et blocage de livraison ; vous y créez également le lien de commande personnalisé.
• Bons de livraison : Créer et envoyer un bon de livraison pour confirmation de commande — voir « Bons de livraison et chaîne de commande » ci-dessous.
• Gros volumes · autres : Rappels, EDI, Retours, Achats, Entrées de marchandises, Inventaire et Emplacements de stockage sont décrits en détail dans le chapitre Stock et Inventaire.
• Consigne et Prévision sont expliqués dans la section « Réapprovisionnement prévisionnel et quantités de consigne à usage unique », Achats et rapprochement à 3 voies dans la section du même nom plus bas.

• Commandes : consultez les commandes clients ouvertes et interrogez AIRIS par commande vocale.
• Picklist / Préparation de commandes : traitez les articles triés par emplacement de stockage.
• Réception des marchandises : enregistrez les marchandises livrées — le stock est mis à jour immédiatement.

• Commande chez le client : dans l'application AIRIS, ouvrez le client sous Contacts et appuyez sur « Saisir une commande ». Le catalogue affiche les prix de CE client selon sa liste de prix, les paliers de quantité (« dès 10 ») et le conditionnement — + et − avancent par unité d'emballage.
• « Reprendre la dernière commande » remplit le panier avec les quantités de la dernière commande ; il suffit ensuite d'ajuster et d'envoyer. Au bureau, la commande est générée de la même manière qu'une commande issue du dossier client, avec confirmation de commande et réservation.
• Dépassement de la limite de crédit : la commande est enregistrée, mais acceptée uniquement après validation (bouton d'autonomie). En cas de blocage de livraison, elle n'est pas acceptée du tout ; le propriétaire et l'administrateur en sont informés.
• Inventaire par caméra : sous Stock › « Compter l'inventaire », sélectionnez un entrepôt (ou un emplacement), scannez les articles par code EAN, GS1 ou référence, puis saisissez la quantité. La quantité théorique n'apparaît que lors de l'évaluation (comptage à l'aveugle).
• La clôture comptabilise les écarts par rapport au stock au moment de la clôture. Les écarts importants (dès 250 € ou 25 % pour au moins 3 unités) nécessitent une validation ; le stock ne change qu'après « Valider ». Dans le back-office, les mêmes listes de comptage sont disponibles sous Inventaire.

• Dans l'application AIRIS, sous Contacts, ouvrez le client : Le « Dossier client » affiche le chiffre d'affaires (payé), les montants ouverts et en retard, le dernier contact, les interlocuteurs ainsi que les rendez-vous à venir, les offres en cours, les factures ouvertes et les tâches ouvertes.
• « Ce qu'il achète » : les groupes de marchandises du client issus de ses factures émises au cours des 12 derniers mois, hors consigne — avec le montant sur lequel le calcul a été effectué.
• « Promotion en cours » : une promotion actuelle qui correspond à ses groupes de marchandises, avec une justification (« Correspond à » groupe de marchandises et part). En dessous se trouvent ses bons de livraison et — s'il existe un accord — son solde de bonus. De là, vous démarrez « Saisir commande ».

• Force de vente hors ligne : le catalogue et les prix client récemment chargés par l'application restent sur le téléphone — la date de mise à jour s'affiche en haut. Une commande hors ligne est enregistrée comme brouillon (« en attente de réseau ») et envoyée automatiquement dès le retour de la connexion. DivineMind recalcule systématiquement les prix (tarif, dégressif, limite de crédit, blocage de livraison). Si un prix diffère de celui affiché, la commande apparaît avec la mention « avec remarque » dans l'application : ancien prix → nouveau prix.
• Entrepôt hors ligne : les quantités prélevées (y compris partielles avec − / +) et les comptages d'inventaire sont mémorisés puis transmis ultérieurement. L'expédition et la clôture de l'inventaire ne sont possibles qu'une fois tout synchronisé. Si le bureau a effectué la livraison entre-temps, DivineMind réduit la quantité prélevée au reliquat ; si quelqu'un d'autre a recompté une ligne plus tard, son comptage est conservé. Les deux cas sont signalés dans l'application.
• Chauffeur hors ligne : connectée au réseau à l'entrepôt, l'application précharge tous les arrêts restants de la journée. En tournée, « Arrivé », signature, emballages consignés, écart, client absent et remarque d'encaissement fonctionnent aussi hors ligne ; l'heure de saisie fait foi. Si le bureau a traité l'arrêt entre-temps, rien n'est écrasé — l'entrée s'affiche comme « non acceptée » avec le motif.
• Aucun doublon : chaque transmission possède une clé unique. Si la réponse est perdue en zone blanche et que l'application renvoie les données, aucune commande en double, aucune écriture de consigne en double et aucun double comptage n'est créé. Pour les prix et les stocks, le serveur a toujours la priorité.

• AIRIS lit automatiquement les commandes de vos clients par e-mail (y compris avec pièces jointes PDF ou fax) et par WhatsApp (texte, message vocal, photo/PDF) dès lors que l'expéditeur figure comme client dans le CRM. Dans Stock › « Boîte de réception des commandes », vous pouvez également coller du texte, téléverser un PDF, un scan de fax ou une photo, ou enregistrer un message vocal.
• AIRIS identifie le client (adresse de l'expéditeur, numéro de téléphone, numéro client, nom de l'entreprise) et chaque article dans l'ordre suivant : référence article client, EAN, référence fabricant ou fournisseur, votre référence article, désignation apprise du client, texte. Si un article est ambigu, une demande de précision s'affiche avec des suggestions — AIRIS ne devine jamais.
• Le prix appliqué est toujours le prix client issu de la grille tarifaire et des barèmes dégressifs (calculé par le serveur). La limite de crédit, le blocage de livraison, le stock disponible et la DLUO la plus proche sont affichés à titre indicatif.
• « Approuver » crée la commande client avec confirmation de commande et réservation — selon le même processus que le dossier client et la force de vente. Si la limite de crédit est dépassée, la commande reste en attente de validation du crédit. Vous définissez ce qu'AIRIS peut effectuer sans votre validation dans la configuration de l'autonomie (Stock › bestelleingang_annehmen) ; les demandes de précision sont toujours transmises à un opérateur humain.
• AIRIS rédige la réponse au client dans sa langue — toujours sous forme de brouillon. Pour les e-mails, elle est enregistrée comme brouillon dans DivineMail après approbation ; pour WhatsApp, vous copiez le texte dans la discussion. AIRIS mémorise les correspondances validées pour chaque client en vue des prochaines commandes.
• Dans le chat AIRIS : « Saisis la commande du PDF » (avec pièce jointe) ou « Commande du Glacier Venezia : 10 caisses Export Blonde, 5 Aperol » — la même proposition est générée dans la boîte de réception des commandes.
• Depuis DivineMail : Ouvrez un e-mail client par clic droit et sélectionnez « Saisir comme commande » dans le menu contextuel. AIRIS lit le texte et la pièce jointe PDF ou fax ; dès que « Commande détectée — vérifier dans l'entrée des commandes » apparaît, la proposition se trouve sous Boîte de réception des commandes.
• Protection contre les doublons : La même entrée n'est proposée qu'une seule fois, même si elle arrive une deuxième fois ou est relue. Les e-mails sans commande — comme « Merci pour la livraison » — ne génèrent aucune entrée.

• Vous gérez la limite de crédit, le délai de paiement, l'escompte et le blocage de livraison (avec motif) par client sous Conditions. La vérification a lieu avant chaque acceptation de commande et avant chaque bon de livraison — dans tous les canaux : Offre, lien de commande, dossier client, personnel de terrain, entrée des commandes, EDI et AIRIS.
• Si une commande dépasse la limite de crédit, elle est enregistrée et attend l'approbation. En cas de blocage de livraison, elle est enregistrée mais non acceptée — aucune confirmation de commande n'est générée. Votre client ne voit aucune donnée de solvabilité.
• Pour le bon de livraison, le message « Limite de crédit / Blocage de livraison » apparaît. Les propriétaires et les administrateurs approuvent eux-mêmes en cliquant sur « Créer quand même » ; sinon, une demande d'approbation est envoyée à la comptabilité, et le bon de livraison n'est créé qu'après approbation. La décision est enregistrée chez le client.
• Les conditions via AIRIS (« Client X : délai de 30 jours, 2 % d'escompte pour 10 jours, limite de crédit 20 000 € ») suivent votre bouton Autonomie. Une limite de crédit à partir de 50 000 € n'est approuvée par AIRIS qu'après votre validation.
• Gardien de marge : DivineMind met en attente pour approbation les commandes inférieures au coût d'acquisition ou à votre marge de contribution minimale ; le prix reste inchangé. Configuration sous Préparation des commandes › « Processus », détails dans le chapitre Stock et Inventaire.

Chaque commande suit le même chemin : Offre → Confirmation de commande → Bon de livraison → Facture — qu'elle provienne de l'entrée des commandes, du lien de commande, du dossier client, du personnel de terrain ou de l'EDI.

Alerte date de péremption : Chaque matin, DivineMind signale à la direction les lots dont la date de péremption approche ; le même avertissement figure dans le bulletin quotidien. La traçabilité et le rappel sont des indications avec source, pas des conseils juridiques.

• Assortiment client : sous Stock › « Assortiment client », sélectionnez un client et gérez ses articles, ses propres références et sa liste habituelle avec quantités. « Suggérer d'après les commandes » analyse les commandes des 12 derniers mois et propose l'assortiment et la liste habituelle ; rien n'est appliqué sans votre validation.
• « Commander la liste habituelle » remplit le panier en un clic — dans le portail client, via le lien de commande et lors des saisies par les commerciaux dans l'application. Les prix proviennent toujours du tarif du client et sont calculés par le serveur lors de l'envoi.
• Avec « Le client ne voit que son assortiment », le portail client et le lien de commande n'affichent plus que ces articles ; le commercial continue de tout voir et peut filtrer par « Assortiment ». La recherche trouve aussi les articles par la référence du client, tout comme la réception des commandes.
• Informations alimentaires (INCO) : sur l'article, sous « Informations alimentaires », renseignez les 14 allergènes majeurs (contient/traces), ingrédients, valeurs nutritionnelles pour 100 g ou 100 ml, origine, titre alcoométrique et conservation. Les allergènes sont identiques à ceux de la caisse restauration.
• Vos clients consultent la fiche technique (PDF) dans le portail client, via le lien de commande et le lien du bon de livraison — vous respectez ainsi l'obligation de transmission selon l'art. 8, par. 8 du règlement INCO.
• BMEcat : sous Produits › Nouveau › « Grossiste », importez BMEcat 1.2 et 2005 (XML, aussi en ZIP) en plus de DATANORM. Aperçu, détection des doublons (réf. article fournisseur, réf. article, EAN) et rapport de prix sont identiques ; le fournisseur est proposé d'après l'en-tête du catalogue. Rien n'est supprimé — les articles déréférencés restent dans la base.

• Sous Produits › Nouveau › « Catalogue grossiste (DATANORM · BMEcat) », vous importez le DATANORM 4 ou 5 de votre grossiste — fichiers individuels ou tout ensemble en ZIP : articles, prix catalogue, vos groupes de remise, groupes de marchandises et modifications de prix (DATPREIS). Vous obtenez les fichiers sur le portail client de votre grossiste.
• Choisissez le grossiste ou « + créer un nouveau grossiste », définissez le taux de TVA des nouveaux articles et décidez ce qu'il advient de vos prix de vente : Prix de vente = prix catalogue du grossiste (en cas de modification de prix, uniquement tant que vous ne l'avez pas modifié vous-même) ou « Ne pas toucher aux prix de vente — uniquement reprendre les prix d'achat ».
• L'aperçu affiche par ligne le numéro d'article, la désignation, le groupe de marchandises, le prix catalogue, votre prix d'achat et l'action (nouveau, mise à jour, inchangé) ; si le groupe de remise est manquant, il est indiqué « sans PA ». « Importer maintenant » enregistre, le rapport de prix indique ensuite les anciens et nouveaux prix catalogue et d'achat. DivineMind reconnaît les doublons par numéro d'article et EAN ; rien n'est supprimé. Les exécutions précédentes se trouvent sous « Derniers imports de catalogue ».
• Devise étrangère : Si un catalogue est dans une autre devise, DivineMind convertit les prix en euros en utilisant le taux de référence de la BCE à la date du prix. L'aperçu affiche le cours par devise (« 1 EUR = … le … ») et le montant original sur le prix. Si le cours de la BCE manque pour une devise, la ligne n'est pas reprise (« refusé – cours manquant »).

• Créer un accord sur la fiche client dans l'onglet « Primes & ristournes » : période (année, semestre ou trimestre), barème « dès le CA X → Y % » et si le taux atteint s'applique rétroactivement au CA total ou uniquement au CA incrémental par palier. En option, uniquement certains groupes de marchandises.
• Le CA net issu des factures émises sur la période, déduction faite des avoirs émis (retours inclus), est éligible aux ristournes. Au choix, seules les factures payées sont prises en compte. Les brouillons, factures annulées ainsi que les consignes, emballages vides et frais de port sont toujours exclus.
• L'onglet affiche en continu : le CA actuel, le palier suivant et le montant manquant, la ristourne au stade actuel et la projection en fin de période. Les commerciaux voient la même chose sur l'application client ; sur le portail client uniquement si l'option « Afficher l'état sur le portail client » est activée.
• En fin de période, AIRIS calcule la ristourne par taux de TVA d'après les lignes de facture et génère une proposition sous Automatisation › Approbations. Ce n'est qu'après votre approbation qu'un projet d'avoir est créé (une ligne par taux de TVA, sans référence à une facture) — il n'est jamais envoyé automatiquement. Il n'y a au maximum qu'un avoir de ristourne par client et par période.
• Ristourne fournisseur : saisir sur la fiche fournisseur la ristourne attendue. La valeur attendue d'après les factures d'achat est affichée ; aucune écriture n'est encore comptabilisée.
• Rapprochement des bonus fournisseurs : À côté de « Remboursement attendu maintenant », vous voyez « Déjà crédité » (provenant des crédits du fournisseur) et « En attente ». Les retours et les crédits de bonus du fournisseur réduisent le chiffre d'affaires d'achat. La comptabilisation est effectuée par votre comptabilité.

• Réapprovisionnement prévisionnel : sous Stock › « Réapprovisionnement prévisionnel », activez les prévisions pour chaque règle de réapprovisionnement. Au lieu d'un point de commande fixe, AIRIS calcule la demande prévue jusqu'à la prochaine livraison : jour de la semaine, tendance, saisonnalité N-1, jours fériés du Land/région de l'entrepôt et, pour les boissons, météo (prévisions du Deutscher Wetterdienst, historique Copernicus ERA5).
• Par article, définissez le cycle de commande (jours jusqu'à la livraison suivante) et le profil « équilibré » ou « économique ». « Détail du calcul » affiche chaque jour avec quantité prévue, variance, jour férié et météo — en toute transparence. Sans historique de vente, le point de commande fixe s'applique.
• Le processus de commande reste inchangé : le traitement matinal (ou « Créer la proposition de commande maintenant ») génère un brouillon de commande par fournisseur. Il n'est envoyé que si le bouton d'autonomie l'autorise ou après validation manuelle. Importez l'historique de vente de l'ancien système par CSV (date ; référence article ou EAN ; quantité). Dans l'application AIRIS, consultez les prévisions sous Stock › « Réapprovisionnement prévisionnel ».
• Quantités de consigne unique : sous Stock › « Quantités de consigne unique », associez à chaque type de consigne son système (usage unique AT, usage unique DE, réemployable), le matériau et le volume, puis définissez la nomenclature sur l'article (ex. 1 plateau = 24 canettes).
• Chaque mois, visualisez les articles par code-barres (distribués, pertes, quantité à déclarer, correction) et le compte de consigne par type de contenant (sorties, reprises, solde). Export en CSV ou PDF avec source et date d'état. En Autriche, les premiers metteurs sur le marché déclarent les quantités par code-barres dans les 5 premiers jours du mois suivant sur le portail Recycling Pfand Österreich (tolérance jusqu'au 9) ; en Allemagne, le rapport sert au rapprochement avec le clearing DPG.
• Compte de consigne du client : La consigne et les emballages consignés transitent par le compte de consigne pour chaque emballage. Le chauffeur enregistre les emballages consignés repris lors du rondier, un retour ramène la consigne avec l'ébauche de crédit. Le solde par emballage est visible sous Consigne dans la section « Emballages — flux d'emballages consignés avec les clients (compte de consigne) », votre client dans son dossier client.
• Avant l'échéance, AIRIS notifie les propriétaires, admins et la direction (cloche et push) jusqu'à ce que le mois soit « marqué comme déclaré ». Seules les quantités sont traitées — les montants de consigne continuent de figurer sur le bon de livraison, le compte de consigne et la facture.

• Fournisseurs & Achats: Sources d'approvisionnement sous Fournisseurs, commandes et rapprochement à trois voies (commande/réception de marchandises/facture).
• Entrepôt & Inventaire: Stocks, niveaux de stock minimum, règles de réapprovisionnement et commande automatique sous Gestion des stocks.
• Prix & Conditions: Gérez les prix clients et les prix dégressifs — ils sont directement intégrés dans les offres et les commandes.

Sous « Achats et rapprochement à 3 voies » (la page s'ouvre sur Rapprochement à 3 voies), DivineMind compare votre commande chez le fournisseur, l'entrée de marchandises et la facture d'entrée. Tolérance : Prix ±2 % ou ±50 €, Quantité ±1 % (vrac ±3 %).

• Vous gérez le prix d'acquisition net sur l'article sous « Coût d'acquisition & Intrastat ». DivineMind enregistre chaque modification avec la date (historique des coûts d'acquisition) — une date de référence est évaluée avec le coût d'acquisition qui était valable ce jour-là.
• DivineMind calcule le stock à la date de référence en remontant les mouvements de stock, dans le fuseau horaire de votre entreprise : une sortie le 31 décembre à 23h30 appartient à l'année précédente.
• Si un coût d'acquisition est manquant, il est évalué avec le coût d'acquisition actuel ou le prix de vente — toujours marqué comme solution de secours. Dans le tableau de bord de gros volumes, vous trouvez « Valeur du stock aujourd'hui · … positions » et, si nécessaire, « … évalué sans coût d'acquisition ».
• Pour la clôture annuelle, le « Pack de clôture annuelle pour le conseil fiscal » sous Grand livre contient la valeur du stock au 31 décembre par article (stock, coût d'acquisition, valeur, évaluation) au format CSV avec comparaison par rapport à l'année précédente. La valeur du stock est uniquement lue — rien n'est comptabilisé.

• Facture récapitulative : sous Facture collective, sélectionnez le client et la période, vérifiez les bons de livraison et commandes ouverts dans l'aperçu et créez le brouillon. AIRIS peut également le faire (« Crée la facture récapitulative pour le client X pour septembre »).
• Facturation intersociétés : dès que l'entreprise destinataire enregistre la réception d'un transfert intersociétés, un brouillon de facture est généré chez l'expéditeur — au niveau national avec TVA, au niveau transfrontalier avec Reverse Charge si les deux numéros de TVA sont valides.
• Retour → Avoir : lors de la réception d'un retour, un brouillon d'avoir lié à la facture d'origine est généré — au prix réellement facturé avec remise, avec le même taux de taxe et avec la consigne des marchandises retournées.
• Tous les trois sont des brouillons : l'envoi n'a lieu qu'après vérification et validation de la pièce par vos soins.

• AIRIS répond instantanément dans le chat aux questions concernant le stock, les dates de péremption et les postes ouverts d'un client — la lecture ne nécessite aucune approbation.
• AIRIS saisit les commandes à partir de PDF ou de chat (comme proposition dans l'entrée des commandes), rédige des offres au prix client et crée des factures collectives comme brouillons. Tout ce qui crée un enregistrement suit votre bouton Autonomie ; les réponses aux clients restent des brouillons.
• AIRIS ne crée pas d'accords de bonus — cela ne peut se faire que sur le Web au niveau du client. Tous les outils nommés se trouvent dans le chapitre « Ce qu'AIRIS peut faire par secteur ».

Les entreprises du secteur du commerce de gros pharmaceutique utilisent les mêmes fonctions de stock et de commande que le commerce de gros et voient en plus le menu « Pharma ». La traçabilité et le rappel sont des indications avec source, pas des conseils juridiques.

• Chaîne du froid : ouvre l'aperçu du stock avec sous-stocks et lots arrivant à expiration. Vous créez des entrepôts frigorifiques sous Emplacements de stockage avec le type de stockage « Chaîne du froid » et la température min/max ; la plage est indiquée sur la carte de stockage. Les températures sont enregistrées via des checklists, pas via des capteurs.
• Workflow de rappel : ouvre le modèle « Workflow de rappel (lot) » dans l'éditeur de workflow — indication « Identifier et bloquer le lot concerné », e-mail au client pour rappel de lot, tâche « Documenter et clôturer le rappel » (échéance après 2 jours). Le modèle est initialement inactif et est lancé manuellement par contact ; l'e-mail aux clients n'est envoyé qu'après votre approbation.
• Stock pharmaceutique et Rappels : licences clients, rappel par lot, rapport de rappel et traçabilité — étape par étape dans le chapitre Stock et Inventaire sous « Pharma & Conformité » et « Rappel & Traçabilité ». Les courriers de rappel ne sont envoyés qu'en cliquant sur votre part.
• Unités frigorifiques : avec « Nouvelle unité frigorifique », créez un réfrigérateur, un congélateur, une chambre froide ou une vitrine réfrigérée avec emplacement et consigne (min/max en °C). Vous attribuez des points de contrôle de température dans les checklists à un appareil ; le nom de l'appareil apparaît alors lors de la saisie, dans l'historique et dans l'export d'audit.
• EDI : lisez les commandes en EDIFACT ORDERS ou openTRANS et générez l'avis de livraison avec lot et date de péremption — voir chapitre Stock et Inventaire, « EDI : lecture des commandes, envoi des avis de livraison ». Les systèmes de vos clients utilisent à cet effet une clé API des Paramètres › Intégrations.
• Mesures correctives : créez « Nouvelle CAPA » ; le tableau affiche Brouillon, Ouvert, En cours, Vérification d'efficacité et Clos. Dans la CAPA, vous saisissez la cause racine, la mesure corrective, la mesure préventive, « Échéance le » et « Vérification d'efficacité le », construisez un plan d'action avec « Ajouter une action » et voyez les événements qualité liés. « Clôturer la CAPA » n'est possible qu'avec une preuve d'efficacité et uniquement pour les propriétaires, administrateurs et responsables QM ; chaque étape est consignée dans la piste d'audit.
• Lot et péremption : Stock par lot avec date de péremption, FEFO lors de la préparation des commandes et sur le bon de livraison, alerte d'expiration matinale. De plus, la même chaîne de commande que dans le commerce de gros — prix clients avec échelons, limite de crédit et blocage de livraison avec approbation.
• AIRIS répond aux questions sur le stock, l'expiration et les postes ouverts ; toute action d'écriture passe par le bouton Autonomie.