Restauration & Hôtellerie

• MHD / FEFO : Stock trié par date d'expiration — à amortir ou à faire réapprovisionner par AIRIS.
• Autocontrôle HACCP : Saisir les températures de réfrigération/congélation ; les écarts sont immédiatement signalés en rouge.
• Pointage & Registre de quart : Les employés pointent leur entrée/sortie par poste — suivi du temps réel.
• Poinçonner sur le site : Sous Suivi du temps, les propriétaires, administrateurs et responsables définissent la règle par succursale dans la carte « Poinçonner uniquement sur le site » et fixent le « Rayon en mètres ». Ensuite, le poinçonnage n'est possible que si le téléphone se trouve dans le rayon — dans l'application et sur le Web.

• Livre de réservations : Vue journalière avec chronologie sous Livre de réservations — Tables × Heure, un clic sur un champ libre crée une réservation (personnes, durée, table automatique ou fixe).
• Tables et zones : sous « Gérer les tables », vous créez des tables avec des places assises et les attribuez directement à une zone (par ex. salle à manger ou terrasse) — vous créez de nouvelles zones dans le même dialogue.
• Demandes des clients et allergies : champs réels sur la réservation et le contact CRM — les avertissements d'allergies apparaissent en rouge dans la vue journalière et sont automatiquement repris pour les clients réguliers.
• Confirmation au client : Il n'y a pas encore de confirmation WhatsApp directe depuis le carnet de réservations (elle suivra après l'approbation par Meta) — votre équipe envoie elle-même la confirmation.
• Réservation par téléphone : Prenez l'appel et saisissez la réservation dans le carnet de réservations. La prise d'appels par IA n'est pas activée pour le moment.

• Sous Événements, définissez l'occasion, la date, le nombre de personnes, la salle ou les tables, le menu issu de vos articles de caisse (prix par personne), le forfait boissons, le déroulement et les allergies.
• « Créer un devis » génère l'offre en PDF premium via la fonction de devis standard. Après accord, « Confirmer » bloque les tables dans le carnet de réservations — en cas de chevauchement, la réservation en conflit est indiquée et rien n'est réservé.
• Émettez ensuite la facture d'acompte (ex. 30 %, ventilée par taux de TVA) puis la facture finale selon le nombre réel de personnes — l'acompte est déduit automatiquement. La fiche banquet (BEO, PDF) sert de feuille de route pour la cuisine et le service.
• La cuisine et l'équipe reçoivent un rappel deux jours avant et le jour même à 08h00 (heure locale de votre établissement) avec le nombre de personnes, le menu et les allergies.

• Sous Fournil → « Configuration », définissez quel site est le fournil, quels sites commandent, jusqu'à quand (heure limite de commande pour le lendemain, heure locale de votre établissement) et par quelle tournée ils sont livrés. Configurez pour chaque article la pâte, le four, le temps de cuisson et la taille de plaque.
• Commande de filiale : chaque filiale dispose le matin d'une proposition de commande préremplie et la valide avant l'heure limite — sur la caisse sous « Filiale » ou sur le web sous « Commandes de filiales ». Ensuite, seul le fournil ou la direction peut la modifier ; ces ajouts sont signalés.
• Liste de production : somme de toutes les commandes de filiales validées plus les précommandes, regroupées par pâte, four et temps de cuisson, avec le nombre de plaques — également disponible en PDF. « Enregistrer comme cuit » transfère la marchandise dans le stock du fournil.
• Livraison : « Départ » génère le bon de livraison pour chaque filiale (un transfert de stock) ; la filiale accuse réception et indique les écarts avec leur motif.
• Invendus du soir : pour chaque article, la quantité restante et son affectation (perte, épicerie solidaire, Too Good To Go, personnel, retour fournil) ainsi que l'heure de rupture de stock. Cela permet de calculer le taux d'invendus par filiale, article et jour.
• Prévision : la proposition est calculée de manière transparente — mêmes jours de la semaine, tendance, météo, jours fériés, heure de rupture et marge de sécurité basée sur votre marge. « Détail du calcul » montre chaque étape ; la rétrospective compare prévisions et réalité. AIRIS ne peut envoyer automatiquement que si vous l'autorisez via le bouton d'autonomie.
• Objectif par succursale : Dans l'onglet « Prévision », sous « Objectif de la suggestion de commande », choisissez entre « équilibré » (le moins de retours possible, sans être plus souvent en rupture de stock) et « économe » (encore moins de retours, mais plus souvent en rupture de stock). Ci-dessous, vous verrez comment les retours et les ruptures de stock auraient été avec l'autre objectif sur la même période. Vous trouverez le même choix dans « Configuration » dans la colonne « Suggestion » ; il s'applique à partir de la prochaine suggestion de commande de cette succursale.
• Précommandes : gâteaux et plateaux avec date/heure de retrait, filiale et client du CRM ; l'acompte fait l'objet d'une facture d'acompte standard. La quantité apparaît sur la liste de production le jour du retrait, et l'équipe reçoit un rappel à 07h00.

• Chaque fiche contact comprend l'onglet « Données personnelles » : droit d'accès selon l'art. 15 en PDF et copie intégrale des données selon l'art. 20 en JSON — incluant réservations, appels, e-mails, justificatifs et consentements.
• Les demandes sont enregistrées avec date de réception et délai légal (1 mois) ; les propriétaires et administrateurs reçoivent un rappel 7 jours avant l'échéance.
• Effacement selon l'art. 17 : une simulation préalable indique ce qui sera supprimé, anonymisé ou conservé pour obligation légale. Les factures et tickets de caisse restent inchangés (pseudonymisés) ; seuls les propriétaires et administrateurs peuvent exécuter l'action, le rapport d'effacement est généré en PDF.

• Export d'audit : sous Listes de contrôle HACCP dans l'onglet « Historique », téléchargez l'historique complet des listes de contrôle au format CSV ou PDF pour l'inspection alimentaire (période sélectionnable, écarts marqués).
• Liaison d'appareils de réfrigération : les points de contrôle de température peuvent être associés aux appareils gérés sous Appareils de réfrigération — le nom de l'appareil apparaît lors de la saisie, dans l'historique et dans l'export d'audit.
• Vérifications oubliées : Chaque matin à 07h00, le système vérifie quelles listes de contrôle sont ouvertes ou en retard. Les responsables reçoivent une tâche avec le nombre de vérifications ouvertes et en retard et une notification dans la cloche — vous n'avez rien à activer pour cela.

• Les deux points de menu ouvrent un modèle prêt à l'emploi dans l'éditeur de flux de travail — rien ne s'exécute encore. Vérifiez le nom, le déclencheur et les étapes, enregistrez avec « Enregistrer » et activez ensuite le flux de travail. Avec « Tester », vous l'essayez au préalable (enregistrez au préalable).
• Flux de travail No-show (Gastro › Flux de travail No-show) : Déclencheur « manuel » pour un contact, c'est-à-dire le client. L'étape 1 lui envoie un rappel amical de sa réservation du jour avec une demande de confirmation rapide (texte de l'IA), l'étape 2 attend un jour, l'étape 3 vous signale « Vérifier le no-show et faire un suivi si nécessaire ».
• Commandes (Gastro › Commandes) : Modèle « Déclencher une nouvelle commande » avec un calendrier hebdomadaire le lundi matin (modifiable dans le déclencheur). Il signale « Vérifier le besoin de commande — articles sous le stock minimum » et crée la tâche « Déclencher la commande auprès du fournisseur », à livrer le lendemain. Il ne crée pas la commande elle-même — cela est fait par la suggestion de commande quotidienne dans le stock (voir ci-dessous).
• Les e-mails aux clients ne sont envoyés de manière autonome que dans la mesure où votre bouton d'autonomie pour les automatisations le permet — sinon, l'e-mail attend votre approbation. Vous pouvez voir les exécutions effectuées sous Automatisation › Exécutions.

• Dans le chat AIRIS : Envoyez la facture sous forme de photo ou de PDF, AIRIS demande « Dois-je l'enregistrer dans le stock ? ». Votre bouton d'autonomie pour le stock détermine si AIRIS enregistre directement ou attend votre approbation.
• Suggestion de commande quotidienne : Sous Réapprovisionnement automatique, le système vérifie chaque matin les règles de réapprovisionnement actives et crée un projet de commande par fournisseur ; les propriétaires, administrateurs et responsables sont notifiés. « Vérifier maintenant » lance la vérification immédiatement. Les lots périmés ne comptent pas comme stock. Le bouton d'autonomie décide si le projet est seulement proposé, soumis à approbation ou envoyé directement au fournisseur.

Les règles de réapprovisionnement, les commandes et le FEFO sont décrits en détail dans le chapitre Stock & Inventaire.

La configuration, le plan de table, l'encaissement, l'écran de cuisine et l'imprimante sont décrits en détail dans le chapitre DivinePOS — Système de caisse. Ici, vous trouverez ce qui s'ajoute au quotidien de la restauration.

• Plusieurs établissements : Si vous possédez plusieurs entreprises avec une caisse, sélectionnez l'entreprise après la connexion sous pos.divinemind.ai/firmenwahl. Le choix est mémorisé ; vous pouvez changer à tout moment dans le back-office via le menu profil → « Changer d'entreprise ». La caisse activée de chaque entreprise est mémorisée par l'appareil — lors du retour, le code PIN suffit.
• Pourboire : Dans la boîte de dialogue de paiement, sous « Pourboire », choisissez « Aucun », « Arrondir » ou « Montant personnalisé » — même en cas de « Paiement partagé » (espèces et carte). Le pourboire n'est pas un chiffre d'affaires et n'apparaît pas dans le montant signé. Sous Rapports, « Chiffre d'affaires par serveur » affiche le chiffre d'affaires et les pourboires par personne ; le ticket Z indique les pourboires par serveur, avec « dont non encaissés, à payer ». Vous décidez vous-même comment payer le pourboire non encaissé (en espèces de la caisse ou via la paie) — il n'est pas enregistré automatiquement.
• Facture ouverte au comptoir : Caisse → Bouton « Facture », recherchez la facture et encaissez en espèces ou par carte. Le montant provient de la facture, un reçu de caisse signé est généré, la facture est ensuite payée. Sur le ticket Z, le paiement apparaît dans son propre bloc « Paiements sur factures » et ne compte pas une deuxième fois comme chiffre d'affaires.
• Affichage « Prêt à emporter » : Dans l'écran de cuisine, le bouton « À emporter » ouvre l'affichage client pour un écran au comptoir — « En préparation » et « Prêt à emporter » avec le numéro de commande, pour la vente à emporter et le comptoir. Lorsque la cuisine signale une commande terminée, le numéro passe à « Prêt à emporter ».
• Clôture journalière : Le ticket Z est généré chaque matin à 05h00, heure locale de votre établissement, pour la journée d'activité écoulée — avec le chiffre d'affaires par taux de TVA et mode de paiement, et les pourboires par serveur. Vous pouvez toujours déclencher une clôture manuelle ; aucune commande ne sera comptée deux fois.

• Les abréviations apparaissent sur la vignette de la caisse, sur le ticket de cuisine et dans l'écran de cuisine. Sur le ticket client, les extras et le menu en ligne, il n'y a pas d'allergènes — pour cela, il y a la carte des allergènes.
• Marge par plat : Sous Rapports → onglet « Marge par plat », la caisse calcule le net à partir de la recette et du dernier prix d'achat — avec le coût des marchandises et le ratio de coût alimentaire par plat. Si un ingrédient manque du prix d'achat, cela est indiqué pour le plat au lieu d'inventer un chiffre. Vous gérez les recettes sous Stock › Attribution.

• Bons d'achat : À la caisse, bouton « Bon d'achat » → « Vendre » ou « Vérifier le solde ». Le code avec QR apparaît sur le reçu et peut être échangé dans n'importe quelle succursale, même en plusieurs étapes — dans la boîte de dialogue de paiement sous « Échanger un bon d'achat ». Vous pouvez voir les bons vendus et ouverts dans le back-office dans l'onglet « Bons d'achat ».
• Dans l'onglet « Rapport », vous voyez les membres, les tampons, les primes et les bons d'achat par succursale. Publicité par SMS ou WhatsApp aux détenteurs de cartes uniquement si le client y a consenti séparément.

• Page « Caisse enregistreuse (RKSV) » dans le back-office de la caisse sous Paramètres : statut de chaque caisse, données pour FinanzOnline, liste des reçus, « Export DEP » et « Vérifier la chaîne ». La vérification contrôle les signatures, les numéros de reçus, le chaînage, les compteurs de chiffre d'affaires, le reçu de démarrage, les pannes et les codes QR. Chaque caisse a sa propre chaîne de signatures.
• Créez le reçu nul, mensuel, annuel et final sur la même page. Le reçu final met définitivement hors service la caisse — cela ne peut pas être annulé.
• Panne de l'unité de signature : La caisse continue d'encaisser ; les reçus portent la mention « Dispositif de sécurité en panne ». Lorsque l'unité est de nouveau opérationnelle, un reçu collectif signé est généré pour la panne. Sur une caisse de démonstration, vous pouvez simuler cela avec « Simuler une panne ».
• Continuer à encaisser sans Internet — même dans le navigateur : Si la caisse affiche « Prêt hors ligne », elle continue de fonctionner en cas de panne de réseau, même après le rechargement de la page. Les commandes et les paiements sont placés dans la « file d'attente hors ligne » sur cet appareil ; le client reçoit un reçu de remplacement sans QR (« KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG »).
• Lorsque le réseau revient, les transactions sont traitées dans l'ordre de saisie — jamais en double — et signées avec la mention « Nacherfassung » et l'heure de vente réelle. Avec « Imprimer le reçu signé pour le client », le client reçoit ensuite son reçu signé. Si l'appareil n'a pas d'imprimante, la caisse indique que la commande doit être transmise oralement à la cuisine — le ticket de cuisine ne sera pas réimprimé.

• Exploitation de succursales : Vous gérez les caisses, les prix (dans le back-office de la caisse sous Produits, assortiment par succursale) et le livre de caisse par succursale. Le « Cockpit de chaîne » dans le back-office de la caisse compare les succursales, y compris la fidélisation client.
• Livre de caisse (Gastro & Hôtel › Livre de caisse) : Les espèces de la clôture journalière sont automatiquement placées dans le livre de caisse de la succursale, avec une chaîne de hachage vérifiée.
• DATEV : Sous Conseiller fiscal, exportez le lot de comptabilisation DATEV sous forme de fichier CSV — avec la solution de caisse, en Autriche dans le plan comptable SKR07, en Allemagne SKR03 ou SKR04. Le chiffre d'affaires par carte de la caisse est comptabilisé comme transit d'argent. Il s'agit d'un fichier, pas d'une interface.

• AIRIS répond à partir de vos propres données, par exemple : « Quel chiffre d'affaires et quels pourboires chaque serveur a-t-il eus aujourd'hui ? », « Qui est de service aujourd'hui ? », « Quels plats sont sans gluten ? » ou « Combien de croissants la succursale devrait-elle commander demain ? » — avec le calcul.
• AIRIS ne peut agir (commander, enregistrer, envoyer) que dans la mesure où votre bouton d'autonomie le permet.

Tous les outils par branche se trouvent dans le chapitre Ce que propose AIRIS par secteur — tous les outils.

• Créer un fournisseur : Saisir manuellement les fournisseurs de produits alimentaires sous Fournisseurs.
• Créer un employé : sans e-mail → PIN AIRIS, avec lequel l'employé se connecte à l'application.
• Arrêt maladie : Soumettre une demande d'absence (maladie) — apparaît immédiatement dans la liste de l'équipe.
• Libérer les demandes de commande : Vérifiez et libérez les demandes de commande des employés sous Demandes de commande — et envoyez-les directement au fournisseur par e-mail avec le bouton "Bestellung senden" (le statut passe automatiquement à "bestellt").