Pour les cabinets de recrutement et les chasseurs de têtes : du mandat de recherche du client au paiement des honoraires avec garantie, en passant par le vivier de talents, la mise en correspondance par IA et l'exposé anonyme. Le tout dans le menu « Recrutement ».
1. Créer et faire signer le mandat de recherche
Nouveau mandat de recherche
Sous Mandats de recherche « Nouveau mandat de recherche » : client du CRM, poste, lieu, fourchette salariale, honoraires en % du salaire annuel brut ou forfaitaires, taux de rétention, exclusivité et garantie en mois. Le même mandat est également disponible dans le dossier client sous l'onglet « Mandats de recherche ».
Créer une offre
« Créer une offre » crée un projet d'offre avec rétention et honoraires de succès. En cas d'honoraires en %, l'offre est calculée sur la médiane de la fourchette salariale ; la facturation sera effectuée ultérieurement sur le salaire réel. Si le client accepte via le lien, le mandat passe à « actif ».
Faire signer par lien
Sous « Signature du client » : « Créer un lien de signature » (valide 14 jours) : Le client lit les conditions, éventuellement en PDF, et signe à l'écran. Le nom, l'heure, l'appareil et la somme de contrôle du contenu sont enregistrés. Si vous modifiez le mandat par la suite, un nouveau lien est nécessaire. Vous transmettez vous-même le lien.
2. Collecter les candidats : vivier de talents et CV
Importer un CV
Menu « Importer un CV » : sélectionner le poste ou le mandat de recherche et télécharger le CV (PDF, JPG, PNG ou Word/DOCX). L'IA pré-remplit le nom, l'e-mail, le téléphone et le lieu ; vous vérifiez et enregistrez. Le consentement est obligatoire, aucune notification n'est envoyée au candidat.
Vivier de talents
Sous Vivier de talents se trouvent tous les candidats, même sans poste : compétences, poste actuel, prétentions salariales, disponibilité à partir de, préavis. Recherchez et filtrez par compétence, lieu et prétentions salariales. Un candidat peut être associé à plusieurs mandats de recherche (« Associer »).
Consentement et délai de suppression
La règle est de 6 mois de conservation sans consentement au vivier de talents et 24 mois avec consentement. L'aperçu se trouve sous « Délais de suppression ». Il s'agit d'une directive, pas d'un conseil juridique – vérifiez les délais en vigueur dans votre pays.
3. Mise en correspondance par IA : proposer des candidats pertinents
Dans le mandat de recherche sous « Candidats pertinents (IA) », « Rechercher des candidats » lance une analyse du vivier de talents. Chaque proposition a un score de 0 à 100, une justification et la liste « correspond » / « manque ». L'IA ne voit ni noms, ni âge, ni sexe, ni origine. L'acceptation (le candidat entre dans le pipeline) ou le rejet est décidé par un humain ; l'évaluation et la décision sont enregistrées.
4. Dans le dossier du candidat
Note interne et entretien
La note interne n'est visible que par votre équipe. « Enregistrer l'entretien » ouvre l'outil d'entretien avec le candidat pré-sélectionné ; la transcription et le résumé apparaissent ensuite dans le dossier. Vous pouvez planifier des rendez-vous pour que le candidat choisisse lui-même sous « Rendez-vous » (pages de réservation).
Message à partir d'un modèle
« Message au candidat » : accusé de réception, mise à jour intermédiaire, invitation à un entretien ou refus. Le texte s'ouvre dans DivineMail avec le nom et le poste insérés ; vous vérifiez et envoyez vous-même.
Exposé anonyme pour le client
« Exposé pour le client » crée un lien (valide 60 jours) et un PDF sans nom, coordonnées, photo et nom de l'employeur, avec votre évaluation si vous le souhaitez. Le client répond sans se connecter avec « intéressant », « entretien souhaité » ou « pas d'intérêt » accompagné d'un commentaire ; vous recevez une notification dans la cloche.
5. Recrutement, facturation des honoraires et garantie
Enregistrer le recrutement
Si le candidat a signé chez le client, sélectionnez dans le mandat de recherche sous « Recrutement » le candidat, la date de début de contrat et le salaire annuel brut conformément au contrat.
Projet de facture d'honoraires
La facture destinée au client du mandat de recherche est créée comme brouillon dans la section Finances : pourcentage du salaire réel ou forfait, avec mention de la garantie. Vous vérifiez et envoyez.
Surveiller la garantie
À la fin de la période de garantie, le consultant reçoit une tâche. Si le candidat quitte l'entreprise pendant la période de garantie, vous signalez un « Cas de garantie » avec une note ; cela crée la tâche « Vérifier le crédit ». Vous créez vous-même le crédit dans la section Finances.
Partage de commission
Sous chaque placement, vous trouverez « Partage de commission ». Avec « Modifier le partage », vous répartissez la commission sur autant d'employés que vous le souhaitez, avec un rôle librement nommé (par exemple, Acquisition, Recherche de candidats) et une part en %, totalisant 100 %. La règle est déterminée par votre entreprise ; sans partage propre, 100 % reviennent à la personne qui a enregistré le placement. L'analyse « Commission par recruteur » utilise ces parts.
6. Évaluation
Sous Analyse : recrutements, honoraires nets, durée moyenne de pourvoi, cas de garantie, honoraires par recruteur, sources des candidats, mandats de recherche par statut et pipeline ouvert – avec filtre de période et uniquement à partir de vos données réelles.
7. Avec AIRIS
AIRIS connaît les mandats de recherche, le vivier de talents et l'évaluation. Exemples : « Quels mandats de recherche avons-nous ? », « Recherche dans le vivier de talents pour la comptabilité salariale », « Effectue une mise en correspondance par IA pour SA-0238 », « Crée un exposé anonyme de… pour SA-0238 », « … a signé, début de contrat le 1er février, 62 000 € – enregistre le recrutement ». AIRIS ne vous donne que les liens et les projets de facture ; rien n'est envoyé. Vous définissez ce qu'AIRIS peut faire lui-même dans la configuration d'autonomie – sur « désactivé », AIRIS refuse.
La mise à disposition de personnel (feuilles de temps des personnes mises à disposition, facturation à l'entreprise utilisatrice, délais de paiement égalitaire et de durée maximale) et la gestion de la paie ne sont pas incluses. La signature par lien est une signature électronique simple, pas qualifiée.
Les offres d'emploi, la page carrière et le pipeline des candidats se trouvent dans le chapitre Équipe & Personnel.