Du plan des chambres à la facture — dans un seul système.

↳ Qui dort dans quelle chambre et quand est indiqué dans le livre, sur le portail et dans votre tête. Les prix saisonniers sont calculés à la main.

→ Un calendrier d'occupation pour toutes les chambres : cliquer sur un jour libre crée la réservation. Chaque réservation passe de la demande à confirmée, enregistrée puis départ. Une chambre ne peut pas être confirmée deux fois pour la même nuit. Le prix s'applique par nuit de la saison où se situe la nuit ; catégories de chambres de la chambre simple à l'appartement.

↳ Les réservations directes arrivent par téléphone et e-mail. Les clients ne voient pas ce qui est disponible, et chaque demande de renseignement prend du temps.

→ Un lien de réservation sans inscription : le client voit le mois disponible par catégorie avec le prix, le système propose la plus petite chambre correspondante. La demande apparaît immédiatement dans le calendrier d'occupation ; vous recevez un e-mail et une notification, le client une confirmation de réception dans sa langue. Ce n'est que lorsque vous confirmez que la chambre est réservée et que le client reçoit la confirmation. La page indique le prix TTC, la taxe de séjour, les informations sur la protection des données et les conditions d'annulation.

↳ Booking.com, Airbnb et la réservation propre ne savent rien les uns des autres. Les doubles réservations ne sont découvertes qu'à l'arrivée.

→ Pour chaque chambre, un calendrier d'exportation pour le portail et une importation du calendrier de portail, synchronisés toutes les heures. Si une réservation de portail chevauche une réservation propre, DivineMind ne la crée qu'en tant que demande avec un marqueur de conflit et vous alerte par une cloche et un e-mail. iCal ne transmet que « occupé » ou « libre » : pas de prix, pas de contingents, pas de données client. Ce n'est pas un Channel Manager.

↳ Le voyageur d'affaires a besoin d'une facture au nom de son entreprise, avec adresse et numéro de TVA. La facture du bloc-notes ne suffit pas.

→ Au départ, vous sélectionnez un contact du CRM ou saisissez l'entreprise, l'adresse et le numéro de TVA. Au-dessus de la limite de montant pour les factures de petit montant, DivineMind exige l'adresse. La facture comprend l'hébergement, la restauration, les postes du compte client et la taxe de séjour, et déduit automatiquement un acompte. Elle est créée comme brouillon dans le module de facturation et y est validée.

↳ La location, le petit-déjeuner et les boissons ont des taux de TVA différents, et ceux-ci sont différents en Autriche qu'en Allemagne.

→ Les taux proviennent du pays de votre entreprise : en Autriche, hébergement 10 % et taux normal 20 %, en Allemagne 7 % et 19 %. Le petit-déjeuner est une ligne séparée sur la facture, en Allemagne divisé en aliments 7 % et boissons 19 %. La demi-pension avec boissons est également divisée en aliments et boissons ; vous définissez vous-même la proportion.

↳ Par personne et par nuit ou en pourcentage, enfants exonérés ou non, avec ou sans petit-déjeuner : la taxe de séjour varie dans chaque commune.

→ Vous définissez le mode de calcul, le taux et la limite d'âge pour les enfants ; pour Vienne, il existe un modèle. Sur la facture, la taxe de séjour apparaît comme une ligne séparée avec son calcul, en Autriche en tant que poste transitoire sans TVA. En Allemagne, vous choisissez si le débiteur de la taxe est le client conformément au règlement. Pour la déclaration à la commune, la liste mensuelle de la taxe de séjour est disponible en PDF ; la déclaration et le paiement sont effectués comme auparavant par vos soins.

↳ Le dîner, le bar et le minibar finissent sur des tickets. Au départ, il manque la moitié, et le client demande ce qu'il a signé.

→ Dans la caisse enregistreuse (RKSV), le personnel débite le bon « À la chambre » sur le compte client. Le bouton n'est actif que lorsque le client a signé sur l'appareil. Le minibar et les extras sont débités directement dans le compte client. La facture est accompagnée d'une annexe avec toutes les signatures en PDF. Les paiements en espèces ou par carte à la réception passent par la caisse : ticket avec signature, facture payée, taxe de séjour comme poste de caisse séparé.

↳ Les acomptes sont demandés par virement, suivis et déduits manuellement de la facture finale.

→ La facture d'acompte (30 % ou un montant libre) est générée à partir de la réservation. Avec « Envoyer au client (PDF + lien de paiement) », le client reçoit la facture et un lien pour payer via votre compte de paiement chez Mollie. Lors de la facture finale, l'acompte est déduit comme une ligne séparée.

↳ La cuisine ne sait pas le matin combien de clients prendront le petit-déjeuner et qui aura la demi-pension le soir.

→ Par réservation : sans restauration, petit-déjeuner, demi-pension ou pension complète. La liste des petits-déjeuners ne montre que les clients prenant le petit-déjeuner, l'aperçu indique « Petit-déjeuner demain matin » et « Dîner ce soir (DP/PC) ». Sur la facture, la restauration apparaît comme une ligne séparée avec le taux de TVA approprié.

↳ La fiche client est recopiée à partir d'un modèle, les numéros et les champs obligatoires manquent.

→ Pour l'Autriche, la fiche d'hébergement selon l'annexe A du règlement sur les fiches d'hébergement avec numéro séquentiel, sexe, document de voyage et accompagnants. Pour l'Allemagne, le formulaire de déclaration spécial selon § 30 BMG. Les deux en PDF à remplir et signer. DivineMind n'effectue pas de déclaration électronique à la commune ou aux autorités.

↳ Après le départ, personne ne sait quelle chambre doit être nettoyée. L'efficacité de l'occupation de l'établissement n'est révélée que par le conseiller fiscal.

→ Au départ, la chambre est automatiquement marquée comme « à nettoyer », l'équipe reçoit une notification. Sur la page Housekeeping, y compris dans le navigateur sur mobile, vous appuyez sur « Propre » ; le nom et l'heure sont enregistrés, les chambres peuvent être bloquées. Les rapports indiquent par mois le taux d'occupation, le prix moyen par chambre (ADR), le RevPAR, le nombre de nuitées par pays d'origine et la liste mensuelle de la taxe de séjour.

↳ Une demande de disponibilité le soir reste en suspens jusqu'au lendemain.

→ Avec l'assistant IA AIRIS (dans le pack à 999 €), vous demandez par chat ce qui est disponible, faites créer une réservation en tant que demande ou demandez un aperçu de la journée dans l'établissement. AIRIS ne confirme, n'enregistre, ne dé-enregistre, ne débite des postes, ne crée la fiche client et ne gère l'acompte que si vous l'avez autorisé via le bouton d'autonomie ; sinon, il vous propose l'étape. Si la réservation concernée n'est pas claire, AIRIS vous pose des questions.