Organisation, suivi du temps, absences et recrutement.
Sections principales
- Organisation — Structure et hiérarchie.
- Personnel — Profils d'employés et données de base.
- Suivi du temps — Horaires de travail et taux horaires.
- Absences — Congés et absences, échange de postes.
- Onboarding — Listes de contrôle et modèles pour les nouveaux collègues.
- Évaluations et Performance — Appréciations.
- Recrutement — Postes et candidatures.
- Frais de déplacement — Dépenses et remboursement.
Créer et intégrer des collaborateurs
Chaque collaborateur est créé une seule fois sous Employés — les données de base, le contrat et les accès sont ensuite disponibles pour tous les domaines RH. Avec un modèle d'onboarding, chaque nouvelle embauche démarre immédiatement de manière complète.
Créer un collaborateur
Sous Employés, cliquez sur « Nouveau collaborateur » — saisissez le nom, le poste, le département et la date d'entrée.
Compléter les données de base
Dans le profil, parcourez les onglets : coordonnées bancaires, contact d'urgence, qualifications, données fiscales et contractuelles.
Attribuer un modèle d'onboarding
Sélectionnez un modèle parmi Modèles d'intégration — la liste de contrôle avec toutes les tâches est automatiquement créée.
Suivre les progrès
Cochez les étapes terminées ; le statut indique quand le collaborateur sera entièrement intégré.
Accorder l'accès AIRIS
Si nécessaire, invitez sous Accès AIRIS — le collaborateur saisit alors lui-même ses heures et ses absences.
Saisie et approbation des temps
Les temps de travail sont saisis dans Suivi du temps, approuvés par le responsable et intégrés automatiquement dans les évaluations et la préparation de la paie.
Saisir le temps
Les collaborateurs pointent via Arrivée/Départ ou saisissent manuellement les heures — avec pauses et projet/activité.
Vérifier l'aperçu de l'équipe
Le responsable voit tous les temps saisis par l'équipe et identifie les réservations manquantes ou inhabituelles.
Approuver
Approuver les entrées correctes — seuls les temps approuvés sont pris en compte pour les évaluations et la facturation.
Évaluer
Exportez les heures, les heures supplémentaires et les soldes par collaborateur ou période via les rapports.
En cas de travail posté, planifiez des semaines entières dans le planning (Roster) — les temps théoriques servent alors de modèle pour la saisie.
Pour les astreintes de nuit et de week-end (par ex. service d'urgence CVC), l'onglet « Astreinte » est disponible dans la saisie des temps : générez une rotation pour les techniciens sélectionnés, transférez une astreinte ou annulez-la avec un motif — le planning est conservé comme preuve.
Si un client signale une panne urgente via l'autocollant QR sur son installation, la personne d'astreinte selon le planning est alertée. Avec « Je prends en charge », elle est assignée à l'intervention ; sans confirmation, l'alerte passe au délai configuré à la personne suivante, et enfin à la direction d'exploitation. Le bureau voit le statut de l'intervention (« Astreinte alertée », « Astreinte a pris en charge »). Vous activez « Alerte active » et le délai dans l'onglet « Astreinte » sur la carte « Alerte d'urgence » ; sous « Dernières alertes », l'historique indique ce qui a été transmis ou ignoré pour chaque niveau. DivineMind ne prend pas encore en charge automatiquement les urgences par téléphone — détails dans le chapitre CVC.
Planification automatique : basée sur les besoins et les disponibilités
AIRIS crée automatiquement le planning hebdomadaire : à partir des besoins en personnel par site, des heures d'ouverture et des disponibilités des employés. Les absences approuvées (congés/maladie) et les quarts de travail déjà planifiés sont pris en compte.
Définir les heures d'ouverture et les besoins
Paramètres → Sites → Icône d'engrenage à côté du site → Onglet « Planning » : Saisissez les heures d'ouverture par jour de la semaine et l'effectif minimum (Jour, Plage horaire, Rôle, Nombre).
Disponibilités et préférences par employé
Dans le profil de l'employé, sous « Paramètres RH », saisissez les disponibilités par jour de la semaine (plage horaire) et les préférences optionnelles. Vide = non disponible ce jour-là.
Créer automatiquement
Dans le planning des quarts, sélectionnez la semaine et cliquez sur « Créer automatiquement ». AIRIS affiche un aperçu avec le taux de couverture en %, qui est affecté et où il reste des quarts ouverts — le planning est enregistré avec « Appliquer ».
Modifier un arrêt maladie
Si quelqu'un tombe malade : « Modifier un arrêt maladie » → sélectionnez l'employé et la période. AIRIS marque les quarts comme « maladie » et cherche un remplaçant ; s'il n'y en a pas, un quart ouvert est créé pour être pris en charge.
Si un quart reste non pourvu, AIRIS le crée comme un « quart ouvert » — visible sur tous les sites, afin que les collègues disponibles puissent le prendre en charge.
Dans le profil de l'employé sous « Paramètres RH » → « Filiales », définissez la filiale principale, les autres filiales autorisées ou l'option « Remplaçant volant » (toutes les filiales). Le planning automatique, les demandes de remplacement et la reprise de créneaux vacants dans l'application respectent cette règle — ainsi que le temps de repos (UE/UK : 11 h, Canada : 8 h), les heures hebdomadaires et les qualifications.
En cas de déclaration de maladie (application, AIRIS ou Absences), le créneau devient vacant et le système recherche un remplaçant : d'abord dans la filiale, puis dans les filiales voisines autorisées, enfin parmi les remplaçants volants — selon la disponibilité, les qualifications et le quota d'heures. Le responsable reçoit immédiatement une notification push et une alerte avec la suggestion et clique sur « Envoyer la demande » dans le planning ; si configuré dans l'autonomie (RH · Demander un remplaçant), le système s'en charge automatiquement. L'employé reçoit une notification push et un message WhatsApp avec les options « J'accepte » / « Je ne peux pas », sans savoir qui est absent ni pourquoi. Sans réponse dans le délai imparti (10 à 60 minutes selon l'heure du créneau), la demande passe à la personne suivante.
Demander et approuver une absence
Les congés et les absences passent par Absences comme demande → approbation → entrée de calendrier. Les congés restants et les contingents sont automatiquement déduits.
Faire une demande
Le collaborateur choisit le type (congé, maladie, congé spécial), la période et ajoute une note si nécessaire.
Vérifier le contingent
Le système affiche le droit restant et avertit en cas de chevauchement dans l'équipe.
Approuver ou refuser
Le responsable décide dans la boîte de réception d'approbation ; le collaborateur est automatiquement notifié.
Calendrier et solde
Les absences approuvées apparaissent dans le calendrier d'équipe, le solde de congés est immédiatement mis à jour.
Les collaborateurs peuvent échanger directement leurs postes — l'échange est transmis au responsable pour confirmation.
Recrutement : du poste à l'embauche
Sous Recrutement, vous publiez des postes et guidez les candidats le long d'un pipeline jusqu'à l'embauche — de manière structurée et traçable.
Créer un poste
Saisissez le titre, le département, les exigences et le texte de l'annonce via l'assistant de poste.
Publier
Activez le poste et partagez le lien de candidature — les candidatures entrantes atterrissent automatiquement dans la première étape du pipeline.
Déplacer les candidats
Faites glisser les candidats sur le tableau Kanban à travers les étapes (par exemple, Examen → Entretien → Offre).
Évaluer et décider
Enregistrez les évaluations et les notes par candidat ; un résultat (embauche/refus) clôture la candidature.
Intégration à l'équipe
Lors de l'embauche, créez le candidat comme collaborateur sous Employés et démarrez l'onboarding.
Soumettre et rembourser les frais de déplacement
Les voyages d'affaires sont saisis dans Frais de déplacement comme voyage avec des postes individuels, vérifiés et remboursés — y compris les indemnités kilométriques et les forfaits.
Créer un voyage
Saisissez le motif, la destination et la période du voyage.
Postes et justificatifs
Ajoutez les dépenses individuelles (hôtel, train, repas) avec justificatif ; les trajets via le calculateur de kilomètres, les indemnités journalières via le tableau des forfaits.
Soumettre
Soumettez le voyage complet pour vérification — le total est automatiquement calculé.
Vérifier et rembourser
Le responsable approuve dans la boîte de réception ; le montant approuvé est prêt pour le remboursement.
Évaluations et Performance
- Reviews — entretiens structurés avec les collaborateurs et cycles d'évaluation.
- Objectifs & OKR — fixer des objectifs, mesurer les progrès, enregistrer les résultats.
- Entretiens individuels — documenter les rendez-vous réguliers avec ordre du jour et notes.
- Feedback 360° — recueillir des retours de plusieurs perspectives.
Définissez les modèles d'onboarding une fois de manière claire — chaque nouvelle embauche démarre ainsi immédiatement de manière complète et uniforme.