Gestion immobilière : loyer, copropriété (WEG), décompte, comptage, assemblée

Ouvrir la gestion immobilière

Ouvrez « Toutes les applications » et sélectionnez « Gestion immobilière ». L'aperçu montre toutes les propriétés avec le nombre d'unités, d'unités louées et d'unités vides ; en haut, vous filtrez par Autriche ou Allemagne.

Créer une propriété

Cliquez sur « Créer une propriété ». L'assistant vous demande successivement les données de base et le pays, le bâtiment avec ses caractéristiques légales (par exemple, la date du permis de construire ou de la subvention), les unités et les comptes. Le pays détermine le droit applicable par la suite.

Créer des unités en série

À l'étape « Unités », vous créez plusieurs unités à la fois, par exemple de l'unité 1 à 24, avec un type d'utilisation et une surface communs. Vous modifiez ensuite les unités individuelles dans leur dossier ; la surface est versionnée avec une date de validité.

Enregistrer la propriété et les parts

Dans l'onglet « Propriétaires », vous saisissez les propriétaires avec leur part. Pour la copropriété, vous enregistrez en Autriche les valeurs d'usage du rapport d'évaluation des valeurs d'usage, en Allemagne les parts de copropriété et le règlement de copropriété. La somme est vérifiée.

Créer un bail

Sous « Contrats d'utilisation », cliquez sur « Nouveau ». L'assistant vous guide à travers l'unité, le contrat et la durée, les locataires de vos contacts, les composantes du loyer avec la TVA par ligne, la caution et l'ajustement du loyer (indexation, loyer indexé ou progressif) ainsi que les caractéristiques légales.

Vérifier la classification juridique

À la dernière étape, vous voyez quel droit de location s'applique — justifié étape par étape, avec référence et lien vers le texte de loi. Si des informations sont manquantes, la classification est « indéterminée » et les champs manquants sont liés sous forme de liste. La classification est enregistrée avec le bail.

Confirmer ou outrepasser la classification

Dans le dossier du bail, vous pouvez recalculer, confirmer ou outrepasser la classification avec une justification d'au moins 20 caractères. Chaque version reste visible dans l'historique.

Page d'accueil « Mes immeubles aujourd'hui »

Après la connexion, « Mes immeubles aujourd'hui » s'ouvre. Vous voyez ce qui est prévu pour aujourd'hui dans vos immeubles : urgences, contrôles à échéance, délais, arriérés et nouveaux messages du dossier client. En haut, « Immobilier », « Sinistres » et « Lire le relevé de compte » mènent directement plus loin.

Immeubles dont vous êtes responsable

Les cartes montrent les immeubles dont vous êtes responsable, chacun avec un feu de signalisation. Si aucun immeuble ne vous est encore attribué, vous voyez tous les immeubles. « Tout montrer » ouvre la liste complète sous « Immobilier & Bureau ».

Immobilier & Bureau

Dans le menu « Immobilier & Bureau », vous trouvez la même liste journalière et, en dessous, les entrées du dossier client (sinistre, relevé de compteur, retour d'un artisan). En haut, « Sinistres » et « Contrôles & Délais » mènent plus loin ; les propriétaires et administrateurs voient en plus « Prescriptions ».

Prescriptions de votre administration

Sous « Prescriptions », les propriétaires et administrateurs définissent les délais de réaction, les délais de préavis et les limites – séparément des délais légaux : par exemple, « Validation par deux personnes à partir de (€, net) » pour les commandes, « Délais supplémentaires comme rendez-vous dans le calendrier » et la boîte aux lettres de l'entreprise pour l'envoi d'e-mails. Rien n'est jamais envoyé automatiquement, toujours après validation.

Ouvrir l'onglet « Décompte »

Ouvrez la propriété et sélectionnez l'onglet « Décompte ». L'aperçu montre les coûts ouverts, les relevés manquants, les délais avec un feu de signalisation et les ajustements dus.

Définir les cercles et les clés

Sous « Cercles & Clés », « Suggérer des cercles » crée le cercle des charges d'exploitation, en cas d'approvisionnement centralisé, également le chauffage/eau chaude et, pour l'ascenseur ou la buanderie, un cercle séparé. Une clé de répartition différente nécessite une base juridique et une preuve ; les propriétaires ou les administrateurs la valident. Pour le circuit de chauffage, vous saisissez les informations relatives au décompte des frais de chauffage (Autriche : séparation chauffage/eau chaude, accord sur la part de consommation ; Allemagne : méthode eau chaude, type de bâtiment CO2). Les types de coûts qui ne peuvent être imputés qu'avec une condition documentée sont cochés dans le cercle dès que la preuve est disponible.

Affecter les coûts

Sous « Coûts », les factures d'entrée sont listées avec le motif de correspondance (centre de coûts, fournisseur, point de mesure, adresse). « Affecter » répartit une facture sur un cercle et un type de coût, si nécessaire en plusieurs parties. Les avis, les prestations propres et les revenus sont saisis avec un justificatif.

Relever les compteurs

Sous « Compteurs », vous saisissez les relevés à la fin de la période — sur votre téléphone via « Relever sur mobile » avec photo — ou vous importez le fichier du service de mesure. Une correction crée une nouvelle ligne avec un motif.

Créer un décompte

« Nouveau décompte » ouvre l'assistant. Sélectionnez la période et l'étendue : en Autriche, les charges d'exploitation et les frais de chauffage sont séparés, en Allemagne, un décompte commun.

Vérifier et calculer

À l'étape « Vérifier », appuyez sur « Calculer ». Vous voyez les postes, les décomptes individuels avec le détail de la TVA et un aperçu en PDF. Un clic sur un bloqueur vous mène à l'étape correspondante.

Valider

Les propriétaires ou les administrateurs valident le décompte. Il reçoit un numéro de justificatif et est ensuite immuable ; les erreurs sont corrigées par une rectification en tant que nouvelle version.

Envoyer et enregistrer la réception

En Autriche, vous affichez le décompte des charges d'exploitation et saisissez la date de dépôt. En Allemagne, vous saisissez la réception par locataire — cela fixe l'échéance et le délai d'opposition.

Comptabiliser

« Comptabiliser » enregistre les paiements supplémentaires comme une facturation et les crédits comme une note de crédit sur le compte du locataire. Les acomptes ouverts de la période sont annulés en Allemagne ; les vacances sont seulement indiquées.

Nouveaux acomptes

La dernière étape génère des propositions pour de nouveaux acomptes à partir du résultat — avec rédaction et intégration au loyer.

Ouvrir la facturation

Ouvrez l'immeuble, onglet « Argent / Liste des soldes », et cliquez sur « Facturation ». Choisissez le mois, l'immeuble et ce qui doit être facturé. Le loyer provient des composantes du loyer, les avances de charges de copropriété du plan de provision fixé ; si la date d'échéance tombe un samedi ou un jour férié, elle est reportée au jour ouvrable suivant.

Vérifier l'aperçu (simulation)

« Calculer l'aperçu » ne débite rien. Vous voyez ce qui sera débité, ce qui est bloqué (avec les informations manquantes) et ce qui est ignoré. Si quelque chose a changé depuis l'aperçu, le système ne débite rien et demande un nouvel aperçu.

Débiter

« Débiter maintenant » attribue des numéros de pièce justificative et débite les comptes des locataires ou des propriétaires ; un compte locataire est créé lors du premier débit. Une seconde exécution pour le même mois ne débite rien en double. Les propriétaires, administrateurs et gestionnaires sont autorisés à débiter.

Annuler au lieu de surcharger

Vous annulez une facturation incorrecte avec « Annuler » par contre-passation – elle n'est jamais surchargée ; les montants déjà réglés restent comme crédit. Les paiements sont réglés selon la loi : Autriche § 1415/§ 1416 ABGB, Allemagne §§ 366, 367 BGB. La liste des soldes dans l'onglet « Argent / Liste des soldes » montre pour chaque compte le débit, le crédit et le solde ; un clic ouvre la fiche du compte.

Processus de mise en demeure

Dans le menu « Mise en demeure », vous choisissez l'immeuble et la date limite. « Aperçu » calcule pour chaque compte le prochain niveau de mise en demeure avec blocages, délais et intérêts ; « Créer des suggestions » crée les suggestions de mise en demeure pour vérification.

Intérêts de retard et frais de mise en demeure

Lors de la validation, vous choisissez si « Débiter les intérêts de retard jusqu'à la date limite » et « Débiter les frais de mise en demeure » sont inclus. Les périodes provisoires (taux d'intérêt de base non encore publiés) ne sont pas débitées ; les frais de mise en demeure uniquement s'ils sont convenus ou autorisés.

Valider et envoyer

« Valider » attribue un numéro de pièce justificative à la mise en demeure – rien n'est envoyé à ce moment-là. « Envoyer » l'envoie « Envoyer par e-mail » en PDF ; le courrier, la lettre recommandée ou la remise en main propre sont effectués par vous-même et marqués avec « Marquer comme envoyé ». Ensuite, vous saisissez avec « Enregistrer l'accusé de réception » le jour de la réception et, si nécessaire, vous déposez une preuve (par ex. accusé de réception).

Motif de résiliation uniquement comme indication

La mise en demeure indique si et à partir de quand un motif de résiliation pour retard de paiement peut exister (Allemagne § 543 BGB, Autriche § 30 MRG). Ce n'est qu'une indication : une résiliation n'est jamais déclenchée par le système – c'est l'administration qui décide.

Créer un mandat SEPA

Sous « Prélèvement SEPA » (également dans l'onglet « Argent / Liste des soldes »), vous choisissez l'immeuble. Il a besoin d'un compte actif avec IBAN et identifiant créancier du titulaire du compte. « Créer un mandat » enregistre le mandat par compte de personne – prélèvement de base (CORE) ou prélèvement pour entreprises (B2B) – avec le scan du mandat signé.

Créer un cycle de prélèvement

« Nouveau cycle de prélèvement » prend en compte les facturations débitées avec mode de paiement par prélèvement et mandat actif ; « Créer le cycle » le crée. Si une date n'est plus accessible, vous la reportez avec « Reporter la date » ; « Annuler le cycle » libère à nouveau les facturations.

Fichier bancaire (pain.008) et soumission

« Créer le fichier » génère le fichier de prélèvement SEPA (pain.008) à télécharger. Vous effectuez la soumission dans la banque en ligne et le signalez ensuite avec « Signaler comme soumis ».

Relevé bancaire (EBICS)

Si une connexion EBICS est configurée pour l'entreprise (Factures d'achat → Paramètres → Relevé bancaire), les extraits de compte des comptes de propriété sont reçus automatiquement chaque jour. Ils sont uniquement disponibles dans la gestion immobilière, jamais dans les services bancaires de l'entreprise – l'argent des locataires et des propriétaires est de l'argent fiduciaire.

Lire le relevé de compte sous forme de fichier

Sans EBICS, vous ouvrez « Relevé de compte & paiements reçus » et lisez le fichier de votre banque avec « Lire le relevé de compte » (CAMT.053 ou MT940). L'IBAN détermine le compte de l'objet ; une seconde lecture du même relevé ne débite rien en double.

Attribuer les paiements

Sous « Extrait de compte & Encaissements », chaque paiement est accompagné d'une suggestion avec un feu de signalisation : référence de paiement, IBAN connu (même pour les paiements partiels, excédentaires ou groupés) ou nom du payeur. Si le motif de paiement mentionne un autre compte, le compte de l'IBAN n'est pas suggéré. Seuls les éléments univoques sont automatiquement comptabilisés – et uniquement si le paramètre d'autonomie le permet.

Considérer les remarques

Une référence d'une autre propriété, d'un compte clôturé ou « Caution » sur le compte de propriété ne sera jamais comptabilisée comme loyer – la remarque indique ce qu'il faut faire (remboursement ou virement vers le compte de cautionnement).

Glisser le relevé de compte dans le chat AIRIS

Vous pouvez également glisser le fichier de relevé dans le chat AIRIS. AIRIS le lit et signale le compte, la période et les mouvements ; les éléments non ambigus ne sont débités qu'après votre « Oui, débiter », le reste reste sous « Relevé de compte & paiements reçus » pour attribution manuelle. Une seconde lecture ne débite rien en double. Les données du relevé (noms, IBAN, motif de paiement) ne sont pas transmises à un modèle linguistique.

Suggérer un virement

Sous « Paiements sortants » se trouvent les factures fournisseurs ouvertes, les soldes créditeurs et les cautions des contrats terminés. « Proposition » crée un virement depuis le compte de propriété de l'immeuble – aucun argent n'est encore transféré.

Approuver (Quatre yeux)

Les propriétaires et les administrateurs sont autorisés à approuver. Au-delà du seuil de compétence du contrat de gestion (sans valeur : 1 000 €), deux personnes différentes doivent approuver ; toujours pour les paiements à un compte de l'administration.

Fichier bancaire ou EBICS

« Générer un fichier bancaire » crée un fichier de virement SEPA (pain.001) pour chaque compte de propriété. Téléchargez-le dans votre banque et notez-le – ou soumettez-le directement via la connexion EBICS.

Exécution et comptabilisation

Si le virement apparaît dans le prochain extrait de compte, il est marqué « exécuté ». « Comptabiliser » enregistre le paiement des coûts, le décaissement du solde créditeur ou le remboursement de la caution. Un virement retourné est signalé.

Ouvrir les ajustements dus

Dans l'onglet « Décompte » sous « Indexation » (Autriche) ou « Index & Échelonnement » (Allemagne), se trouvent les contrats avec ajustement dû, avec l'indice et la période de blocage.

Calculer

« Calculer » crée un protocole : ancien et nouvel indice avec source et version, modification, plafond, arrondi et date d'effet.

Valider et rédiger

Après validation par les propriétaires ou les administrateurs, le document est disponible en PDF.

Envoi et réception

Envoyez le document et enregistrez la réception. L'effet est recalculé avec la réception ; en Allemagne, l'assistant affiche le blocage annuel du loyer indexé.

Reprendre

« Reprendre » met fin au montant précédent et crée le nouveau composant du loyer. La facturation l'utilise à partir de la période suivante.

Préparer l'augmentation de loyer (Allemagne)

Dans le dossier du contrat, l'onglet « Augmentations » ouvre l'assistant « Préparer l'augmentation de loyer (§ 558 BGB) » : situation initiale, délai de blocage et d'attente, justification avec le barème des loyers, expertise ou logements comparables, plafond de limitation, nouveau loyer et vérification. Le calcul est effectué dans le moteur ; chaque chiffre a un chemin de calcul.

Approuver, envoyer, enregistrer la réception

Les propriétaires ou administrateurs approuvent le document — le numéro de dossier et le statut sont gelés. DivineMind n'envoie rien directement : télécharger le PDF, l'envoyer, noter l'envoi et enregistrer la réception. Ce n'est qu'avec la réception que les délais d'approbation et de recours commencent à courir.

Réponse et reprise

Enregistrer l'approbation (même partielle ou par paiement), le refus, la plainte et le jugement. « Reprendre dans le loyer » met fin au montant précédent la veille et applique le nouveau à partir de la date d'effet ; les suppléments de modernisation apparaissent comme une ligne distincte.

Modernisation et encadrement des loyers

L'onglet « Modernisation » de la propriété mène du projet à l'annonce et à la conclusion de l'augmentation par locataire. Dans l'unité, l'onglet « Loyer » vérifie le loyer admissible en cas de nouvelle location et établit l'information avant la déclaration de contrat.

Autriche : Calcul du loyer et décompte du loyer principal

Dans l'onglet « Loyer » de l'unité, la limite supérieure selon § 16 MRG (taux directeur ou catégorie) est créée avec majorations et réductions, localisation, durée déterminée et justificatif, en PDF. L'augmentation § 45, l'entrée en vigueur § 46, § 46a, § 12a et la rénovation § 16 al. 10 démarrent dans l'onglet « Augmentations » du contrat ; le décompte du loyer principal selon § 20 MRG est créé dans l'onglet « Loyer principal » de l'immeuble, également en PDF.

Délais et barèmes de loyers

Sous « Loyer & Reprise », toutes les échéances avec feu de signalisation et les barèmes de loyers (toujours avec source) sont disponibles. La page d'accueil affiche les opérations en cours, les échéances, les réclamations et les bases manquantes telles que le statut de la zone ou les nouvelles valeurs de référence.

Reprise de données

Sous « Reprise de données », vous téléchargez le modèle Excel, téléchargez le fichier rempli, attribuez les colonnes et démarrez la simulation. Elle ne débite rien et affiche une liste d'erreurs par ligne. Après rapprochement des personnes et sommes de contrôle, les propriétaires ou administrateurs reprennent la charge, la vérifient dans le produit et fixent les soldes.

Ouvrir la gestion de copropriété

Via le menu « Gestion de copropriété » ou l'onglet « Copropriété » d'un bien immobilier en copropriété. En haut se trouvent les délais ouverts de tous les immeubles avec un feu de signalisation, en dessous les sous-onglets Aperçu, Plan économique, Décompte annuel, Réserve, Assemblées, Résolutions et Administration.

Plan économique ou prévision

L'assistant vous guide à travers la période, les postes, les clés de répartition, les informations, les plans individuels par unité et la fixation. Les avances sont ensuite facturées via le circuit financier.

Convoquer une assemblée

Sous « Assemblées », vous créez la date, le lieu ou la salle en ligne et l'ordre du jour. L'invitation est enregistrée avec le mode de transmission et les délais par propriétaire et n'est envoyée qu'en cliquant sur un bouton. Les participants en ligne passent par la salle d'attente de DivineMeet ; il n'y a pas d'enregistrement. La prise de notes n'est possible qu'avec le consentement de toutes les personnes présentes (voir « Assemblée en direct »).

Voter et procès-verbal

Lors de la direction de l'assemblée, vous enregistrez les présences et les procurations ainsi que les voix par point de l'ordre du jour. Le résultat est déterminé avec le calcul selon la loi du pays. Suivent ensuite le procès-verbal, les signatures et — en Allemagne — le recueil de résolutions.

Résolution par consultation

Vous lancez les résolutions sans assemblée sous « Assemblées » avec « Lancer la consultation » ; les voix sont enregistrées par propriétaire avec un délai et évaluées comme lors de l'assemblée.

Décompte annuel

Sous « Décompte annuel », vous calculez le décompte de la communauté et les décomptes individuels par propriétaire, les fixez, les envoyez et comptabilisez les compléments et les crédits sur le compte du propriétaire — chaque étape par un bouton.

Réserve et administration

« Réserve » affiche le solde, les apports et les prélèvements ; c'est là que sont également générés le rapport de patrimoine (Allemagne) ou le compte de réserve lors d'un changement de syndic (Autriche). Sous « Administration », vous gérez la nomination du syndic, le conseil syndical, les changements de propriétaire, les informations de livraison et les unités de vote.

Animer l'assemblée

Le jour de l'assemblée, sous « Gestion de copropriété » → « Assemblées », ouvrez l'assemblée et cliquez sur « Animer l'assemblée ». S'il n'y a pas encore de salle en ligne, « Créer une salle en ligne » la crée ; « Ouvrir en tant qu'hôte » démarre DivineMeet, « Copier le lien pour les propriétaires » fournit le lien pour la participation en ligne.

Attribuer les invités Meet à l'unité

Les propriétaires passent par la salle d'attente. Après l'admission, vous vérifiez en tant que président l'identité, choisissez le mandataire et cliquez sur « Identité vérifiée – attribuer ». Ce n'est qu'après que l'invité peut voter ; pour les mandataires externes, le vote est bloqué.

Vote en direct

Pour chaque point de l'ordre du jour, « Ouvrir le vote » démarre le vote. En ligne, les invités Meet et le dossier client lui-même votent ; vous enregistrez les votes dans la salle sur la carte de vote. Vous voyez en continu les votes exprimés, la présence, la participation en ligne et la quorum.

Enregistrer le résultat

En Allemagne, « Fermer, annoncer et inscrire au recueil des décisions » clôture le point et inscrit la décision directement dans le recueil des décisions. En Autriche, « Fermer et enregistrer le résultat » enregistre le résultat ; ensuite, il y a l'affichage dans l'immeuble et la transmission (§ 24 al. 5 WEG 2002), à partir desquels le délai d'appel commence à courir. Les propriétaires et administrateurs sont autorisés à enregistrer.

Prise de notes uniquement avec le consentement de tous

Sous « Transcription pour le procès-verbal », vous activez une prise de notes avec « Activer la transcription » – elle ne fonctionne que tant que toutes les personnes présentes ont consenti. Si quelqu'un rejoint sans consentement, elle s'arrête immédiatement. Il n'y a pas d'enregistrement. Le procès-verbal est rédigé par l'administration ; les résultats proviennent toujours du dépouillement.

Export DATEV/BMD par bien immobilier

Sous « Export DATEV/BMD », sélectionnez le bien, le compte et la période (une année civile). L'aperçu affiche toutes les écritures avec compte, contrepartie et remarques ; « Télécharger l'export » génère un fichier ZIP contenant le lot d'écritures, les comptes individuels et l'affectation des comptes, et l'archive avec une somme de contrôle. L'export constitue un dossier distinct pour le conseiller fiscal du propriétaire – les loyers et charges de copropriété n'apparaissent jamais dans l'export fiscal de votre cabinet.

Plan comptable et affectation des comptes

Dans l'onglet « Paramètres », définissez le format (DATEV ou BMD), le plan comptable ainsi que les numéros de conseiller et de client. Les comptes proposés sont issus du plan comptable ; chaque catégorie peut être modifiée vers un compte dédié – veuillez vous coordonner avec votre conseiller fiscal.

Décompte propriétaire

Sous « Décompte propriétaire », sélectionnez le contrat de gestion (gestion locative ou gestion de lot de copropriété) et le mois. L'aperçu affiche les encaissements de loyer, les frais réglés ou charges de copropriété, les honoraires de gestion selon le contrat, la réserve, le solde et la proposition de versement. « Créer comme brouillon », puis « Valider » – le décompte devient alors non modifiable et est archivé au format PDF.

Envoi et versement

Envoyez le décompte par e-mail ou mettez-le à disposition dans le dossier client du propriétaire. « Déclencher le versement » crée un virement depuis le compte de l'immeuble dans les paiements sortants ; la validation, le principe des quatre yeux et le fichier bancaire y sont traités.

Facture électronique pour les avis d'échéance

Sous « Facture électronique » figurent tous les avis d'échéance comptabilisés avec TVA, ainsi que l'obligation ou non d'émettre une facture électronique (Allemagne : § 14 UStG avec périodes transitoires ; Autriche : facultatif avec accord). « Vérifier » indique les données manquantes, « Générer » crée le fichier XRechnung, ZUGFeRD ou ebInterface et archive l'original.

Information mensuelle sur la consommation (§ 6a HeizkostenV)

Pour les compteurs télérelevables, importez les valeurs mensuelles du prestataire via l'import de relevés. Sous « Information sur la consommation », visualisez pour chaque occupant la consommation en kWh comparée au mois précédent, au même mois de l'année précédente et à l'utilisateur moyen. « Générer » fige les données, « Envoyer » les transmet par e-mail ou les met à disposition dans le dossier client. Les valeurs manquantes sont explicitement mentionnées, jamais estimées.

Démarrer la journée de clôture

Sous « Jour de décompte », sélectionnez l'immeuble, l'année et le périmètre (charges d'exploitation, frais de chauffage ou les deux). Vous pouvez aussi dire à AIRIS : « Fais le décompte de charges 2025 pour L-003 » – l'assistant et la conversation partagent le même état d'avancement.

Factures de la boîte de réception

« Lire la boîte de réception » transmet les e-mails contenant une facture à la reconnaissance de justificatifs de DivineFinance. Si le numéro d'immeuble ou l'adresse est détecté, la facture reçoit le centre de coûts de l'immeuble. « Reprendre les factures univoques comme justificatifs de coûts » crée les justificatifs ; vous attribuez vous-même dans le décompte les factures sans nature de coût claire. Les e-mails des locataires et propriétaires ne sont jamais lus.

Demander les relevés manquants

S'il manque un relevé de compteur à la fin de la période, « Demander aux locataires » sollicite les occupants actuels : dans l'espace client (notification push) ou par e-mail, sinon sous forme de lettre à imprimer. La locataire transmet son index dans l'espace client sous « Signaler le relevé » ; vous reprenez le relevé comme d'habitude sous « Depuis l'espace client ».

Projet et rapport de contrôle

« Calculer le projet » utilise le moteur de calcul du logiciel de gestion. « Contrôler » enregistre un rapport de contrôle avec indicateur visuel : points bloquants, postes sans justificatif, factures non reprises, relevés manquants, comparaison N-1 par nature de coût (dès 20 % et 100 €), compléments à payer anormaux et délai. Le rapport est disponible en PDF ; il correspond uniquement au projet ayant fait l'objet du contrôle.

Validation et envoi

En l'absence de point rouge, les propriétaires ou administrateurs valident : le décompte est arrêté (Autriche : affichage « Legung » ce jour) et envoyé dans l'espace client ou par e-mail. Les destinataires par voie postale sont signalés pour impression. AIRIS procède à l'envoi uniquement après votre validation expresse.

Le locataire demande, AIRIS explique

Dans l'espace client, la locataire peut poser des questions sur son décompte, par exemple « Pourquoi mon complément est-il si élevé ? ». AIRIS répond uniquement à partir du journal de calcul de ce décompte précis (quote-part, provisions, postes principaux, exercice précédent), affiche les justificatifs de ses postes et indique le délai de réclamation avec sa référence juridique. AIRIS n'effectue aucun calcul : chaque chiffre de la réponse est vérifié par rapport au journal ; AIRIS n'a pas accès aux données des autres locataires.

Enregistrer le congé

Sous « Changement de locataire » → « Nouveau changement de locataire », sélectionnez l'immeuble et l'unité, puis indiquez l'auteur du congé, la date de réception et la forme (avec scan du courrier). Le moteur calcule la fin du bail avec le détail du calcul et la base légale : Allemagne § 573c BGB (3e jour ouvré, délais bailleur après 5 et 8 ans, forme écrite § 568 BGB), Autriche § 560 ZPO et § 33 MRG. Un congé par e-mail apparaît comme nul pour vice de forme. « Inscrire la fin du contrat dans le bail » applique la date uniquement après votre clic.

État des lieux de sortie

« Créer un état des lieux de sortie » ouvre l'état des lieux habituel : pièces, défauts avec photos, relevés de compteurs, clés et signature des deux parties. Les relevés de compteurs sont intégrés au décompte lors de la clôture.

Annonce et candidats

L'annonce est créée dans le module courtage, associée à l'unité. Une fois publiée, elle reçoit un lien ; les demandes arrivent en tant que contacts dans le CRM et deviennent des candidats via « Reprendre les demandes de l'annonce ». Pour chaque candidat, vous renseignez la visite et la fiche de renseignements – uniquement des questions autorisées, adaptées à l'avancement du dossier.

Consentement et solvabilité

Avant le contrôle de solvabilité, le candidat donne son consentement (texte avec somme de contrôle, signature à l'écran, papier ou e-mail ; révocable à tout moment). L'interrogation KSV1870 (Autriche) ou SCHUFA (Allemagne) requiert un contrat avec le prestataire – d'ici là, elle fonctionne en mode test dans les sociétés de démo, clairement identifiée comme « aucun renseignement réel ». Utilisable sans contrat : téléverser le justificatif fourni par le candidat et saisir le résultat. Seul le voyant est enregistré ; en cas de refus, les données sont anonymisées à l'expiration du délai.

Bail avec signature

Après acceptation, le contrat est généré depuis le modèle avec vos montants ; DivineMind vérifie le dépôt de garantie par rapport au plafond légal (§ 551 BGB). Un contrat à durée indéterminée n'exige aucune forme : le locataire signe à l'écran ou via un lien sur mobile, le gestionnaire signe également. Si le contrat requiert la forme écrite (durée déterminée, longue renonciation au congé), seul le papier avec signature manuscrite ou une signature électronique qualifiée (SEQ) est valable. « Conclure le contrat » crée la nouvelle relation locative.

Dépôt de garantie et emménagement

Le dépôt de garantie est saisi sur le nouveau contrat – sous forme de fonds uniquement sur un compte de dépôt dédié de l'immeuble, séparé du compte d'exploitation. Pour l'emménagement : état des lieux d'entrée avec relevés de compteurs, « Calculer l'aperçu » et « Comptabiliser l'avis d'échéance » pour le premier mois (créant le compte individuel du locataire), puis « Déclarer le changement d'occupant » comme fichier ARGE pour le service de comptage. Une fois toutes les étapes terminées, clôturez le changement de locataire. AIRIS en connaît l'état à tout moment.

Enregistrer le service de comptage

Sous « Service de comptage », sélectionnez pour chaque immeuble le prestataire, le format d'échange (ARGE-HeiWaKo 3.10 ou fichier de relevé) ainsi que vos numéros de client et d'immeuble auprès du prestataire.

Importer les fichiers

Téléversez le fichier du prestataire et lancez le test à blanc. Fichiers ARGE : les index sont intégrés aux relevés, les décomptes par occupant sont enregistrés pour contre-vérification. Les fichiers de relevé (CSV/Excel) sont reconnus via les en-têtes de colonnes ; vous vérifiez le mappage avant validation. Les profils des prestataires sans contrat n'ont pas été testés avec des fichiers originaux.

Signaler un changement d'occupant

« Télécharger » ou « Créer et classer dans le dossier » génère le fichier ARGE avec tous les occupants et périodes d'occupation de la période de décompte, logements vacants inclus. Depuis le changement de locataire, « Signaler un changement d'occupant » ne transmet que le logement concerné.

Télé-relève

Les titulaires et administrateurs activent l'interface : une passerelle radio ou le prestataire transmet les index à DivineMind avec la clé ; ils sont soumis aux mêmes contrôles que tout import. La clé n'est affichée qu'une seule fois.

Onglets « Exploitation » et « Bureau »

Dans l'immeuble, l'onglet « Exploitation » regroupe les sinistres, les commandes, les « Installations & Contrôles » et les délais de la maison, l'onglet « Bureau » les circulaires, les prestataires, la liste des locataires et les clés. Sur tous les immeubles, vous accédez aux mêmes listes depuis « Immobilier & Bureau ».

Signalement de sinistre par e-mail

Sous « Sinistres & Signalements », le bloc « Par téléphone & e-mail » affiche les signalements de sinistres provenant d'e-mails à votre boîte aux lettres connectée. Le déclarant est identifié via votre répertoire de contacts et attribué à la bonne unité ; si seul le nom correspond, aucune supposition n'est faite – vous attribuez vous-même. Il est créé selon votre réglage d'autonomie ou avec « Créer comme signalement » ; sur demande, le déclarant reçoit une confirmation de réception.

Artisans : offres et attribution

Sous « Commandes », « Attribuer une commande » démarre – à partir d'un sinistre ou directement. « Demander aux prestataires » et « Envoyer les demandes » recueillent les offres, « Enregistrer l'offre » les saisit ; la comparaison montre la différence avec la moins chère. À partir de votre limite de montant, une deuxième personne valide (« Valider ce montant »), puis vient « Commander ». Sous « Informations pour l'artisan », vous définissez ce qui est transmis. Après « Enregistrer la réception », le registre des délais enregistre la garantie.

Obligations de contrôle des installations

Sous « Installations & Contrôles », vous enregistrez l'ascenseur, le chauffage, les détecteurs de fumée et autres installations. Le système calcule les dates de contrôle à partir de la loi, de la norme et du contrat – avec la référence : l'obligation de contrôle des détecteurs de fumée et la compétence pour les 16 Länder allemands et 9 Länder autrichiens, l'ascenseur pour tous les Länder autrichiens. Si aucune règle n'est définie pour un pays, il est indiqué « non défini » au lieu d'un délai inventé. Vous désactivez une obligation de contrôle légale uniquement avec justification.

Registre des délais

« Contrôles & Délais » affiche « Contrôles à échéance » et « Délais » avec l'étiquette Loi, Contrat, Norme ou Prescription de votre administration. Chaque délai a un responsable ; si sous « Prescriptions » « Délais supplémentaires comme rendez-vous dans le calendrier » est activé, il apparaît également dans le calendrier. « Synchroniser maintenant » met le registre à jour ; vous rejetez un délai uniquement avec justification.

Jours fériés sur place

Les délais et les temps de réaction tiennent compte des jours fériés légaux par Land et commune. Vous voyez lesquels s'appliquent dans l'onglet « Aperçu » de l'immeuble sous « Jours fériés sur place ». Si la commune manque, un délai concerné est « indéterminé ».

Protocole de remise

« Nouvelle remise » → « Créer et démarrer » ouvre le protocole de remise ; les pièces, compteurs et clés sont pré-remplis à partir de l'unité et du dernier protocole. Les défauts avec photos et les signatures des deux parties figurent ensuite dans le PDF.

Circulaire et affichage

Dans l'onglet « Bureau » sous « Circulaires », cliquez sur « Rédiger une circulaire », choisissez sous « À qui ? » les rôles et « Déterminer les destinataires ». « Vérifier » montre ce qui doit être modifié ; après « Valider », des lettres par destinataire, une lettre de série et un affichage en PDF sont créés. Les e-mails sont envoyés individuellement par destinataire, le courrier est imprimé en lettre de série. Les résiliations et autres déclarations nécessitant une forme écrite ne sont pas envoyées sous forme de circulaire.

Liste des locataires

Dans l'onglet « Bureau », « Liste des locataires » affiche le parc locatif de l'immeuble – « Télécharger en Excel » ou « Télécharger en PDF ».

Ouvrir le catalogue de règles

Dans le menu « Catalogue de règles », vous trouvez toutes les règles selon lesquelles DivineMind classe et calcule. Filtrez par Autriche ou Allemagne, par loi et par type.

Comprendre une règle

Chaque règle affiche la condition, le résultat, la référence, la source avec la date de la source, la validité et ses cas de test. Les versions remplacées restent visibles ; les questions ouvertes à l'avocat sont marquées.