Hôtel & Pension : chambres, réservation, fiche de police, taxe de séjour

Chambres, réservations, compte client et facturation — avec un calendrier d'occupation sur deux semaines comme centre de contrôle.

• Chiffres quotidiens en haut : arrivées et départs aujourd'hui, chambres occupées, petit-déjeuner pour demain matin, chambres à nettoyer.
• Calendrier d'occupation chambre par jour : un clic sur un champ libre ouvre la réservation avec la chambre et la date pré-remplies ; la couleur indique le statut.
• Gérez la réservation : confirmez, enregistrez l'arrivée, enregistrez le départ ; annulez ou marquez comme non présenté.
• Compte client : nuitée, articles réservés et taxe de séjour ; sur place, les services avec quantité et taux de TVA peuvent être facturés à la chambre.
• Facturation : départ avec facture collective, facture d'acompte de 30 pour cent, fiche client en PDF.
• Configurez une seule fois : chambres avec catégorie et prix, saisons avec facteur de prix, taxe de séjour, calendrier de portail via iCal et le lien de réservation public.
• Destinataire de la facture : choisissez un contact CRM dans la réservation ou saisissez le nom de l'entreprise/le nom, l'adresse et le numéro de TVA. Au-delà de 400 € (AT) ou 250 € (DE) bruts, le système exige le nom et l'adresse.
• Les taux d'imposition proviennent du pays de l'entreprise (AT hébergement 10 %, articles 20 % ; DE 7 % / 19 %). Si le petit-déjeuner est inclus dans le prix de la chambre, il apparaît comme une ligne distincte sur la facture (DE : repas 7 %, boissons 19 %).
• Configurez la taxe de séjour dans les paramètres — il n'y a pas de valeur par défaut. Le modèle de Vienne fixe 5 % du logement sans petit-déjeuner ni TVA (à partir du 01.07.2027 8 %), avec source ; les enfants de moins d'un certain âge sont exemptés.
• Les prix sont par nuit : si un séjour s'étend sur une saison, chaque nuit reçoit son propre prix de saison — dans le module, sur la page de réservation et dans AIRIS.
• iCal : si une réservation de portail chevauche une réservation propre, rien n'est réservé en double — elle apparaît comme une demande avec conflit dans le calendrier, et la cloche et le mail le signalent.
• Page de réservation : prix finaux TTC, avis de taxe de séjour, avis de confidentialité et d'annulation ; activer et désactiver dans les paramètres. Les nouvelles demandes sont signalées par la cloche et le mail ; le client reçoit un e-mail de réception et de confirmation dans sa langue.
• Fiche d'enregistrement : en Autriche, la fiche d'enregistrement des hôtes conformément à l'annexe A du règlement sur les registres d'hôtes, en Allemagne, le formulaire d'enregistrement spécial (uniquement pour les hôtes étrangers) — avec un numéro séquentiel.

• « Sur la chambre » à la caisse : Le client signe sur l'écran de la caisse. La signature est enregistrée en privé sur le poste du compte client et apparaît sur le « Supplément avec signatures » (PDF) de la facture.
• Payer la facture à la réception (Dossier client → Factures) : « Espèces (caisse) » ou « Carte (caisse) » encaisse via votre caisse enregistreuse — avec reçu de caisse et signature ; la facture est ensuite marquée comme payée.
• Acompte : la facture d'acompte validée génère un lien de paiement. Le client paie sur une page dédiée via le compte Mollie de votre établissement. Un brouillon ou un établissement sans prestataire de paiement ne reçoit aucun lien.
• Restauration par réservation (chambre seule, petit-déjeuner, demi-pension, pension complète) : lignes de facture distinctes pour le forfait repas, liste de petit-déjeuner et nombre de dîners par jour (bouton « Liste petit-déjeuner »).
• Housekeeping sur mobile : le départ passe la chambre à « à nettoyer » et la cloche signale « Chambre … disponible — veuillez nettoyer ». « Propre » enregistre le nom et l'heure, « Bloquée » retire également la chambre du site de réservation.
• Rapports : Taux d'occupation, ADR, RevPAR, nuitées par pays d'origine et la liste mensuelle de la taxe de séjour au format PDF pour la commune. Le numéro d'enregistrement (VO (EU) 2024/1028) figure sur la page de réservation et la facture ; AIRIS peut confirmer, enregistrer l'arrivée/le départ, réserver des postes, la fiche client et l'acompte — en écriture uniquement via le bouton d'autonomie.
• Taxe de séjour en caisse : si la caisse enregistreuse encaisse la taxe de séjour, elle apparaît sur le reçu comme ligne distincte « débours » à 0 %. La demi-pension et la pension complète avec boissons séparent la facture en repas et boissons ; vous définissez vous-même la répartition.
• AIRIS sans autorisation : vérifier les chambres libres, afficher la journée de l'établissement et créer une demande. Si plusieurs réservations correspondent, AIRIS demande confirmation.

• Heure de l'entreprise : Aperçu, calendrier d'occupation, le „aujourd'hui“ lors de la synchronisation iCal et la vue journalière d'AIRIS calculent dans le fuseau horaire de votre établissement (à partir des données de l'entreprise ou du pays de l'entreprise) — pas dans le fuseau horaire du serveur. L'arrivée, le départ et le „Petit-déjeuner pour demain“ changent donc à minuit, heure locale.
• Saisir le numéro d'enregistrement (VO (UE) 2024/1028, Location à court terme) : Hôtel › „Paramètres“ › „Numéro d'enregistrement de la propriété“ et „Attribué par / Date“. Si un appartement a son propre numéro, saisissez-le sous „Gérer les chambres“ › Chambres › „N° d'enregistrement (uniquement si différent)“. Le numéro apparaît sur la page de réservation et sur les factures ; vérifiez si votre commune ou votre pays a une procédure d'enregistrement.
• Les signatures restent privées : La signature „sur la chambre“ à la caisse n'est pas accessible publiquement — uniquement via un lien signé et limité dans le temps depuis le compte client ou dans la „Pièce jointe avec signatures“. Une signature vide ou endommagée sera rejetée, le bouton „sur la chambre“ n'est actif qu'après la signature, et seuls les clients présents dans l'établissement peuvent être sélectionnés.
• Langues : L'interface et la page de réservation publique sont disponibles en 30 langues ; le client reçoit les e-mails d'entrée et de confirmation dans sa langue. DivineMind ne contient pas de Channel Manager (synchronisation des prix et des contingents avec les portails de réservation) — la synchronisation avec les portails se fait via iCal (uniquement occupé/libre).